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機(jī)關(guān)單位接待函篇一
二,、地點(diǎn)
農(nóng)業(yè)科技發(fā)展基地和農(nóng)科村
三、參加接待人員
1,、縣領(lǐng)導(dǎo):梁偉(郫縣政府副縣長)
2,、部門:縣外事辦,、縣農(nóng)發(fā)局、友愛鎮(zhèn)
四,、內(nèi)容及線路
1,、14:00從高新區(qū)前往郫縣
2、14:30---15:30參觀農(nóng)業(yè)科技發(fā)展基地
(1)省農(nóng)科院介紹農(nóng)業(yè)科技發(fā)展基地情況;
(2)縣領(lǐng)導(dǎo)梁偉和農(nóng)發(fā)局介紹郫縣農(nóng)業(yè)發(fā)展情況;
3,、15:00前往農(nóng)科村
4,、15:30---17:30參觀郫縣農(nóng)科村
成都高新區(qū)----成灌高速郫縣石家橋收費(fèi)站出口(郫縣外辦人員等候)---省農(nóng)業(yè)科技發(fā)展基地參觀-----郫縣農(nóng)科村參觀---返回成都
五、具體要求
1,、請農(nóng)發(fā)局作好省農(nóng)科院基地的參觀事宜,,并作好發(fā)言和外賓宣傳資料的準(zhǔn)備。
2,、請友愛鎮(zhèn)作好農(nóng)科村的參觀準(zhǔn)備,,擬出參觀線路圖,并作好沿線的安全和秩序保障,。
3,、外事辦協(xié)助作好翻譯工作,作好新聞媒體的聯(lián)系,。
六,、聯(lián)系方式
1、郫縣外辦電話xxxxxx
傳真:xxxxxx
2,、李澤xxxxxx(郫縣外辦主任)
馬敏xxxxxx(郫縣外辦副主任)
機(jī)關(guān)單位接待函篇二
20xx年11月21日(星期三),,下午14:00——17:30
農(nóng)業(yè)科技發(fā)展基地和農(nóng)科村
1、縣領(lǐng)導(dǎo):梁xx
2,、部門:縣外事辦,、縣農(nóng)發(fā)局、友愛鎮(zhèn)
1,、14:00從高新區(qū)前往郫縣
2,、14:30---15:30參觀農(nóng)業(yè)科技發(fā)展基地
(1)省農(nóng)科院介紹農(nóng)業(yè)科技發(fā)展基地狀況;
(2)縣領(lǐng)導(dǎo)梁偉和農(nóng)發(fā)局介紹郫縣農(nóng)業(yè)發(fā)展?fàn)顩r,;
3,、15:00前往農(nóng)科村
4、15:30---17:30參觀郫縣農(nóng)科村
成都高新區(qū)----成灌高速郫縣石家橋收費(fèi)站出口(郫縣外辦人員等候)---省農(nóng)業(yè)科技發(fā)展基地參觀-----郫縣農(nóng)科村參觀---回到成都
1,、請農(nóng)發(fā)局作好省農(nóng)科院基地的參觀事宜,,并作好發(fā)言和外賓宣傳資料的準(zhǔn)備。
2,、請友愛鎮(zhèn)作好農(nóng)科村的參觀準(zhǔn)備,,擬出參觀線路圖,并作好沿線的安全和秩序保障。
3,、外事辦協(xié)助作好翻譯工作,,作好新聞媒體的聯(lián)系。
1,、郫縣外辦電話xxxxx
傳真:xxxxx
2,、李澤xxxxxx(郫縣外辦主任)
馬敏xxxx(郫縣外辦副主任)
機(jī)關(guān)單位接待函篇三
組長:趙羅海
副組長:齊學(xué)軍陳術(shù)根李新毅
(一)資料、牌匾等準(zhǔn)備
2,、捐款公布牌:校友捐款牌,、教職工捐款牌、友好單位捐款牌,、祝賀單位(賀信,、賀電)。負(fù)責(zé)人:陳術(shù)根,。16號(hào)設(shè)計(jì)方案,,22號(hào)制作到位。
3,、桌簽:15cm×4cm,,“校友簽到處”9塊,“歷任教職工簽到處”1塊,,“來賓簽到處”5塊,,“已捐款校友、來賓簽到處”1塊,,“省,、市領(lǐng)導(dǎo)簽到處”1塊,“住宿登記處”1塊,。負(fù)責(zé)人:陳術(shù)根。17號(hào)審方案,,22號(hào)制作到位,。
4、標(biāo)牌:8cm×12cm,,“校友簽到處”2塊,,“來賓簽到處”2塊,已捐贈(zèng)校友,、來賓簽到處1塊,,校友紀(jì)念品領(lǐng)取處1塊,來賓紀(jì)念品領(lǐng)取處1塊,。負(fù)責(zé)人:陳術(shù)根,。17號(hào)審方案,22號(hào)制作到位。
5,、校友聯(lián)誼場地安排:25cm×4cm,,用紅紙寫“××年畢業(yè)校友聯(lián)誼室”,劉俊才書寫,,1月24日前完成,。15號(hào)審方案。陳術(shù)根負(fù)責(zé),。
6,、指路牌:8塊,8cm×12cm,,“校友,、來賓簽到處由此去”?!笆∈锌h領(lǐng)導(dǎo)簽到處由此去”,。負(fù)責(zé)人:陳術(shù)根。17號(hào)審方案,,24號(hào)到位,。
7、簽到登記表:1人一組,,粉紅,、大紅各2張。陳術(shù)根負(fù)責(zé),。22號(hào)到位,。
8、工作人員符號(hào):24個(gè),,“湘潭縣一中6周年校慶工作人員”,。13號(hào)審方案,22號(hào)到位,。趙羅海負(fù)責(zé),。
9、紀(jì)念品券:來賓券15張,,校友券3張,,來賓券用粉紅色,校友券用大紅色,。趙羅海負(fù)責(zé),。17號(hào)審方案,22號(hào)由印刷廠印制到位,。
1,、簽到臺(tái):老辦公桌(在宣傳窗前大道上排成一行,共16套)。
(二)簽到和紀(jì)念品發(fā)放組(責(zé)任人:陳術(shù)根,、李新毅)
1,、制作簽到簿、紀(jì)念品券:設(shè)計(jì)簽到簿樣式,,含班級(jí),、姓名、捐款金額,、單位,、人次、電話,、備注等要素,。紀(jì)念品券樣式分校友和來賓兩種規(guī)格,15號(hào)審方案,,1月18日前完成,。趙羅海負(fù)責(zé)。
2,、布設(shè)簽到臺(tái):在教學(xué)樓門廳設(shè)1個(gè)“校友簽到處”,、5個(gè)“來賓簽到處”,1個(gè)“已捐贈(zèng)來賓校友簽到處”,,1月26日前完成,。趙羅海負(fù)責(zé)。
3,、在校內(nèi)布設(shè)校友和來賓簽到指示路牌,,1月26日前完成。趙羅海負(fù)責(zé),。
4,、簽到、收禮金,、禮品發(fā)放,、餐票發(fā)放:
(1)禮品裝袋人員安排:
組長:陳術(shù)根
成員:李新毅彭光明李坤元馬興旺劉建民喻立娥 馮怒江張映湘楊正春陽義軍羅玉蘭趙佩芝
職責(zé):負(fù)責(zé)紀(jì)念品裝袋、存放,,張貼標(biāo)簽,布設(shè)指示路牌,,布置簽到臺(tái),。紀(jì)念品存放處:南教學(xué)樓一樓西4、東4教室,。(1月26日前完成)24小時(shí)值班:楊紅負(fù)責(zé)安排人員,。
(2)校友來賓簽到:(1月27日下午2:開始到南教學(xué)樓門廳)
xxxx
(三)咨詢、引導(dǎo)組
組長:何艷紅
成員:許欣高亞
引導(dǎo)員:學(xué)生4人(校門主干道兩側(cè)至簽到處、展室,,統(tǒng)一服裝)
(四)賓館接待
賓館名稱工作人員名單主要職責(zé)
五洲通賓館劉建民,、付舉紅
學(xué)生2人做好接待工作,安排住宿和27日晚餐,、28日早餐,,安排好未帶車校友來賓的交通,負(fù)責(zé)生活安排,。
瑞鴻山莊馬興旺,、尹香清
學(xué)生2人
(聯(lián)誼室配備茶葉、塑料杯,、開水瓶或者飲水機(jī),、學(xué)生接待3人(兩女一男),每名學(xué)生準(zhǔn)備開水瓶兩個(gè),,早上7:3之前打好開水送到指定的教室,,要求開水房全天供應(yīng)開水。)
北教學(xué)樓一樓高一辦公室一:歷任教師聯(lián)誼室,,同時(shí)請老師分別到曾經(jīng)所教年級(jí),、班級(jí)學(xué)生聯(lián)誼室參加聯(lián)誼活動(dòng)。
北教學(xué)樓一樓高一辦公室二:離退休老教師休息室
辦公樓二樓會(huì)議室:來賓聯(lián)誼室
辦公樓三樓會(huì)議室:來賓聯(lián)誼室
1,、指示牌
2,、校友捐款榜
班級(jí)姓名金額班級(jí)姓名金額
3、祝賀單位賀信
單位賀信單位賀信
4,、祝賀單位捐款榜
單位捐款單位捐款
5,、教職工捐款榜
姓名金額姓名金額姓名金額
6、紀(jì)念品券樣式
機(jī)關(guān)單位接待函篇四
1,、目的
商務(wù)接待室公司行政事務(wù)和公關(guān)活動(dòng)的重要組成部分,,為使公司商務(wù)接待工作規(guī)范有序,塑造統(tǒng)一的對外形象,,合理控制接待費(fèi)用,,特制定本方案。
2,、適用范圍
本方案適用于公司所有的商務(wù)接待活動(dòng),,包括公司及所屬各部門,以及各子,、分公司經(jīng)營管理活動(dòng)所必須的接送,、食宿、購票,、會(huì)談和陪同參觀等方面的安排工作,。
3,、接待責(zé)任單位
公司的一般商務(wù)接待活動(dòng)由行政部負(fù)責(zé)實(shí)施,各相關(guān)部門配合,。遇到重大接待工作和活動(dòng),,可由總經(jīng)理或行政總監(jiān)協(xié)調(diào)若干部門共同做好此項(xiàng)工作,有關(guān)部門要積極主動(dòng)配合,。行政部應(yīng)以本方案為模板,,結(jié)合公司的接待制度,制定每一項(xiàng)具體的接待方案并組織實(shí)施,。
(一)了解接待對象的情況
接待對象情況表
(二)制訂接待計(jì)劃
一個(gè)完善的接待計(jì)劃應(yīng)包括接待規(guī)格,、日程安排、費(fèi)用預(yù)算等內(nèi)容,。負(fù)責(zé)接待人員做好計(jì)劃后應(yīng)根據(jù)接待規(guī)模的大小報(bào)相應(yīng)領(lǐng)導(dǎo)審批后實(shí)施,。
1、接待規(guī)格
接待規(guī)格是指接待工作的具體標(biāo)準(zhǔn),,其基本內(nèi)容包括接待規(guī)模的大小,,主要陪同人員職務(wù)高低以及接待費(fèi)用的多少等,一般分為高格接待,、對等接待和低格接待三種形式,。
2、活動(dòng)日程活動(dòng)日程,,即根據(jù)接待對象的來訪目的,、日程安排等確定其在來訪期間的各項(xiàng)活動(dòng)的時(shí)間安排,接待人員要周密部署,,安排好下列四項(xiàng)內(nèi)容,。
(1)接待的日期和具體的時(shí)間。
(2)具體的接待活動(dòng)內(nèi)容及每一項(xiàng)活動(dòng)的具體時(shí)間安排,,如確定主持人,、介紹重要客人、組織領(lǐng)導(dǎo)或重要客人致辭,、安排合影和重要客人留言題字等,。
(3)確定各項(xiàng)接待、活動(dòng)的場地,。如接待室,、休息室、住宿地點(diǎn),、會(huì)議場所和宴會(huì)地點(diǎn)等,,還要備好各場地所需的音響、照明設(shè)備,、錄像機(jī)和花籃等,。
(4)接待人員的各項(xiàng)工作安排。一般陪同,、接送,、剪彩、留言和題字等活動(dòng)都要預(yù)先安排
專人負(fù)責(zé),。其中陪同人員包括主要陪同領(lǐng)導(dǎo),、相關(guān)的職能部門領(lǐng)導(dǎo)和有關(guān)的技術(shù)人員和其他人員,公關(guān)人員應(yīng)根據(jù)來賓的情況事先擬定各個(gè)項(xiàng)目陪同人員及工作人員名單,,報(bào)領(lǐng)導(dǎo)審批,、申請費(fèi)用等。
3,、費(fèi)用預(yù)算
接待人員應(yīng)以接待計(jì)劃為基礎(chǔ),,提前做好接待費(fèi)用預(yù)算。一般費(fèi)用預(yù)算包括招待費(fèi),、食宿費(fèi),、交通費(fèi)、材料費(fèi)和紀(jì)念品等,。接待人員最好估算出大體數(shù)額,,以便領(lǐng)導(dǎo)審批、申領(lǐng)費(fèi)用等,。
4,、其他事項(xiàng)計(jì)劃安排
在接待計(jì)劃中,還應(yīng)體現(xiàn)如下表所示四項(xiàng)工作安排,,接待人員應(yīng)仔細(xì)斟酌來賓情況,,作出合理的計(jì)劃安排。
其他事項(xiàng)工作安排表
(一)制定接待計(jì)劃
(二)迎接安排
(三)看望,、商議日程
(四)接待中商務(wù)接待方案的具體事項(xiàng)要求
1,、接待規(guī)格及陪同人員要求
2、接待地點(diǎn)的選擇
3,、會(huì)場安排
4,、用餐標(biāo)準(zhǔn)及審批權(quán)限
5、住宿標(biāo)準(zhǔn)及審批權(quán)限
6,、交通及車輛安排
7,、參觀旅游安排
8、宴請
9,、迎送安排
每次完成較大規(guī)模的接待活動(dòng)后,,主要負(fù)責(zé)接待的人員應(yīng)進(jìn)行一次小結(jié),以便總結(jié)經(jīng)驗(yàn),、改進(jìn)后續(xù)工作,。
機(jī)關(guān)單位接待函篇五
以純服飾的品牌與服飾設(shè)計(jì)在服裝行業(yè)領(lǐng)域是比較出名的服裝公司之一,,并且服裝設(shè)計(jì)走在休閑服裝前線。該公司與本公司有長期的合作關(guān)系,,此次來訪是為了更好的促進(jìn)雙方發(fā)展,,加強(qiáng)服裝設(shè)計(jì)技術(shù)與創(chuàng)意的交流。
我公司的劉總裁,、張總經(jīng)理,、羅秘書及其相關(guān)人員到成都機(jī)場去迎接所要來的相關(guān)貴賓。要求接待那天大家都要穿本公司工作裝,,陪同的接待人員要有氣質(zhì),、形象好、性格開朗,、和藹可親,、健談、做事認(rèn)真仔細(xì),、注意細(xì)節(jié)等,。
由總經(jīng)理及其秘書到機(jī)場接機(jī),總裁在公司門口接待客人,,并引領(lǐng)客人進(jìn)接待室,。所需用品由后勤部負(fù)責(zé)購買,公關(guān)部配合,;會(huì)場布臵由吳詩怡和張華負(fù)責(zé),;會(huì)場所需設(shè)備由公司技術(shù)人員負(fù)責(zé)。
1,、環(huán)境布臵為暖色,,會(huì)場入口擺放兩盆盆栽,會(huì)議桌中間擺放鮮花,,每個(gè)座位前放臵一瓶礦泉水,,每兩個(gè)座位間擺放一盒紙巾。將濕毛巾放在小碟子中,,并放臵在會(huì)議桌上,。
2、布臵主席臺(tái):會(huì)議桌上擺上桌簽,、配臵話筒,,背景天幕用深紅色的幕布,將會(huì)議的中英文會(huì)標(biāo)“——”掛在天幕上,。
3,、配齊投影儀、麥克風(fēng),,會(huì)前調(diào)試完好,。
機(jī)關(guān)單位接待函篇六
1,、心理準(zhǔn)備
(1)“誠懇”的心,要讓對方感到自己是受到歡迎,、得到重視的,。
(2)合作精神??吹酵略谡写腿?,要有主動(dòng)協(xié)助的精神,不能認(rèn)為不是自己的客人就不予理睬。
(3)具備一定的禮儀知識(shí),。特別注意在接待、洽談,、宴請等方面的相關(guān)禮儀,。
2、物質(zhì)準(zhǔn)備:物質(zhì)準(zhǔn)備包括環(huán)境準(zhǔn)備和辦公用品準(zhǔn)備,,主要由總經(jīng)辦負(fù)責(zé),。
(1)環(huán)境準(zhǔn)備。全力打造清潔,、整齊,、明亮、美觀,,無異味的接待環(huán)境,。包括前臺(tái)、會(huì)客室,、辦公室,、走廊、樓梯等處,。
(2)辦公用品準(zhǔn)備,。例如:前廳,為客人準(zhǔn)備簡潔,、色彩和諧的座椅,。會(huì)客室,桌椅擺放整齊,,桌面清潔,,墻上掛上某次成功的大型公關(guān)活動(dòng)的照片,桌上放一些介紹公司情況的資料,,以提高公司的可信度,。另外,茶具,、茶葉,、飲料要準(zhǔn)備齊全,。
3、業(yè)務(wù)知識(shí)和能力的準(zhǔn)備,,即企業(yè)的發(fā)展歷史,、產(chǎn)品特點(diǎn)、規(guī)格,、種類,、各部門設(shè)置及領(lǐng)導(dǎo)職工的情況;還要準(zhǔn)備一些較完備的資料,如當(dāng)?shù)刭e館,、名勝古跡,、游覽路線、娛樂場所的名稱,、地點(diǎn),、聯(lián)系方式,本市的政治,、經(jīng)濟(jì),、文化等情況。主要由行政部,、市場營銷部負(fù)責(zé),。
4、了解來賓的基本情況,,包括來賓的人數(shù),、姓名、性別,、年齡,、職務(wù)、民族及其宗教信仰等,,以確定接待規(guī)格和制定接待計(jì)劃,。主要由人事部、計(jì)劃部,、財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé),。
快速了解外賓的基本情況后,還需要根據(jù)實(shí)際情況做好以下三項(xiàng)主要準(zhǔn)備工作:確定接待規(guī)格,、擬定日程安排,、提供經(jīng)費(fèi)列支。包括到機(jī)場或車站迎接得人員,、迎接物品的種類及數(shù)量,、專項(xiàng)陪同人員、全程陪同人員;宴請的規(guī)格、地點(diǎn);住宿的賓館等級(jí),、房間標(biāo)準(zhǔn)等等,。涉及到的具體內(nèi)容有:(1)主要陪同人員;(2)主要工作人員;(3)住宿地點(diǎn)、標(biāo)準(zhǔn),、房間數(shù)量;(4)宴請時(shí)間,、標(biāo)準(zhǔn)、人數(shù);(5)會(huì)見,、會(huì)談時(shí)間,、地點(diǎn)、參與人員,。
為了讓所有有關(guān)人員都準(zhǔn)確地知道自己在此次接待活動(dòng)中的任務(wù),,提前安排好自時(shí)間,保證接待工作順利進(jìn)行,,制定一份表格,內(nèi)容如下,,印發(fā)各有關(guān)人員:
1.人員安排表:包括時(shí)間,、地點(diǎn)、事項(xiàng),、主要人員,、陪同人員。
2.日程安排:包括日期,、時(shí)間,、活動(dòng)內(nèi)容、地點(diǎn),、陪同人員等內(nèi)容,,一般以表格的列出。
3.接待經(jīng)費(fèi)列支:包括(1)工作經(jīng)費(fèi):租借會(huì)議室,、打印資料等費(fèi)用;(2)住宿費(fèi);(3)餐飲費(fèi);(4)勞務(wù)費(fèi):講課,、演講、加班等費(fèi)用;(5)交通費(fèi);(6)參觀,、游覽,、娛樂費(fèi)用;(7)紀(jì)念品費(fèi);(8)宣傳、公關(guān)費(fèi)用;(9)其他費(fèi)用,。
機(jī)關(guān)單位接待函篇七
接待時(shí)間:每月雙周五上午9:00-11:30;
接待地點(diǎn):中心八樓玻璃房;
接待對象:中心職工(包括在職職工,、離休干部和退休職工等);
接待形式:電話、書信,、座談;
接待方式:隨訪隨接待或預(yù)約接待;
中心主要領(lǐng)導(dǎo)按照接待日安排表(見附件1)定期值班,,如臨時(shí)有事或出差無法接待,需提前告訴行辦,以便調(diào)整接待領(lǐng)導(dǎo),。
1,、現(xiàn)場座談
職工與接待領(lǐng)導(dǎo)面對面座談,反映問題或提出建議和意見,,行辦做好記錄,,填寫《上海市醫(yī)療急救中心領(lǐng)導(dǎo)接待日登記表》(以下簡稱“《登記表》”),如在接待中不能當(dāng)時(shí)處理的,,由參加接待的領(lǐng)導(dǎo)在《登記表》中批示,,由行辦向承辦科室交辦,并負(fù)責(zé)跟蹤督辦,,限期辦結(jié),。
2、電話和信訪件
(1)行辦做好電話記錄,,填寫《登記表》交由當(dāng)周接待領(lǐng)導(dǎo)批示,,提出意見,并負(fù)責(zé)跟蹤督辦,,在15日內(nèi)辦結(jié),。
(2)行辦做好信訪件收取、閱讀,,填寫《登記表》,,交由當(dāng)周接待領(lǐng)導(dǎo)批示,提出意見,,并負(fù)責(zé)跟蹤督辦,,在15日內(nèi)辦結(jié)。
機(jī)關(guān)單位接待函篇八
1,、與會(huì)議主辦方洽談,。
2、向會(huì)議主辦方提供會(huì)議接待策劃方案和報(bào)價(jià),。
3,、邀請會(huì)議主辦方實(shí)地考察會(huì)議舉辦場所。
4,、與會(huì)議主辦方確認(rèn)會(huì)議接待方案,。
5、與會(huì)議主辦方簽訂會(huì)議接待合同,,順便要定金,。
6、準(zhǔn)備會(huì)議資料,。(含代邀請相關(guān)領(lǐng)導(dǎo),、新聞媒體,、新聞通稿、接待資料,、會(huì)議配套的商務(wù)服務(wù)及公關(guān)禮儀,、翻譯、通訊及文秘服務(wù),。)
1,、機(jī)場、車站:專人,、專車分批分時(shí)段按要求接站,。
2、會(huì)議酒店現(xiàn)場:會(huì)議秘書分發(fā)會(huì)議資料,,來客接待,。
3、會(huì)議秘書協(xié)助會(huì)場布置及會(huì)場的會(huì)務(wù)服務(wù),。
4,、會(huì)議秘書在會(huì)議接待(報(bào)到)處協(xié)助會(huì)務(wù)組確認(rèn)和分發(fā)房間,確認(rèn)vip用房及整理記錄有關(guān)信息,。協(xié)助分發(fā)會(huì)議禮品及房間派送水果等會(huì)務(wù)工作,。
5、確認(rèn)用餐時(shí)間,、菜單,、標(biāo)準(zhǔn),、形式,、酒水及主次桌和其他相關(guān)安排等工作。
6,、提前確認(rèn)會(huì)議代表(客戶)的娛樂項(xiàng)目,、娛樂場所及消費(fèi)和付費(fèi)的方式。
7,、確認(rèn)旅游公司為該會(huì)議提供的旅游考察的吃,、住、行,、游,、購、娛安排事宜(日程安排,、房餐車導(dǎo)游等安排),。
8、確認(rèn)并保障會(huì)議期間會(huì)場防盜,、消防等安全工作,、參會(huì)代表的人、財(cái)、物等安全工作,。
9,、確認(rèn)特殊客人(如偉大的領(lǐng)導(dǎo)少數(shù)民族代表、vip,、殘障代表及家屬等)的安排及接待工作,。
10、協(xié)調(diào)會(huì)議期間的交通工具的安排,。
11,、代辦會(huì)議代表返程及他程的交通票務(wù)及其他委托代辦服務(wù)。
1,、會(huì)務(wù)服務(wù)的總結(jié),、評估、會(huì)議代表的意見反饋及處理工作,。
2,、會(huì)議資料、領(lǐng)導(dǎo)講話稿,、,、新聞報(bào)道資料的匯總結(jié)書工作及印刷代表通訊錄。
3,、與會(huì)議主辦者的費(fèi)用結(jié)算工作,。
4、歡送代表工作,。
1,、根據(jù)會(huì)議規(guī)模,確定接待規(guī)格,。設(shè)定待規(guī)格,。
2、發(fā)放會(huì)議通知和會(huì)議日程,。會(huì)議通知必須寫明召集人的姓名或組織,、單位名稱,會(huì)議的時(shí)間,、地點(diǎn),、會(huì)議主題以及會(huì)議參加者、會(huì)務(wù)費(fèi),、應(yīng)帶的材料,、聯(lián)系方式等內(nèi)容。通知后面要注意附回執(zhí),,這樣可以確定受邀請的人是否參加會(huì)議,,準(zhǔn)備參加會(huì)議的是否有其他要求等,。對于外地的會(huì)議參加者還要附上到達(dá)會(huì)議地點(diǎn)和住宿賓館的路線圖。這個(gè)路線圖避免了與會(huì)者問路的許多麻煩,。
會(huì)議日程是會(huì)議活動(dòng)在會(huì)期以內(nèi)每一天的具體安排,,它是人們了解會(huì)議情況的重要依據(jù)。它的形式既可以是文字的也可以是表格的,。它可以隨會(huì)議通知一起發(fā)放,。
3、會(huì)場的布置,。
會(huì)場的布置包括會(huì)場四周的裝飾和坐席的配置,。一般大型會(huì)議,根據(jù)會(huì)議內(nèi)容,,在場內(nèi)懸掛橫幅,。門口張貼歡迎和慶祝標(biāo)語??稍跁?huì)場內(nèi)擺放適當(dāng)?shù)妮p松盆景,、盆花;為使會(huì)場更加莊嚴(yán),會(huì)議桌上可懸掛或擺放國旗,、黨旗或懸掛國徽,、會(huì)徽。桌面上如需擺放茶杯,、飲料,,應(yīng)擦洗干凈,擺放美觀,、統(tǒng)一,。坐席的配置要和會(huì)議的風(fēng)格和氣氛統(tǒng)一,講究禮賓次序,,主要有以下幾種配置方法:圓桌型,,如果是使用圓桌或橢圓形桌子,。這種布置使與會(huì)者同領(lǐng)導(dǎo)一起圍桌而坐,,從而消除不平等的感覺。另外,,與會(huì)者能清楚地看到其他人的面容,,因而有利于互相交換意見。座次安排應(yīng)注意來賓或上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)與企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)及陪同面對面做,,來賓的領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)坐在朝南或朝門的正中位置,,企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)與上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)相對而坐。同級(jí)別的對角線相對而坐,。因?yàn)闉樽鹫呦碛袃?yōu)先知情權(quán),。教室型,,這是采用得最多的一種形式,它適用于以傳達(dá)情況,、指示為目的的會(huì)議,,這時(shí)與會(huì)者人數(shù)比較多、而且與會(huì)者之間不需要討論,、交流意見,。這種形式主席臺(tái)與聽眾席相對而坐。主席臺(tái)的座次按人員的職務(wù),、社會(huì)的地位排列,。主席的座位以第一排正中間的席位為尊位。
一是會(huì)前檢查,。這是對在準(zhǔn)備工作階段考慮不周或不落實(shí)的地方進(jìn)行的補(bǔ)救,。比如檢查音像、文件,、錦旗等是否準(zhǔn)備齊全,。
二是提前進(jìn)入接待崗位。接待人員應(yīng)該在與會(huì)者到來之前提前進(jìn)入各自的崗位,、并進(jìn)入工作狀態(tài),。一般的接待工作分以下幾個(gè)崗位。
1,、簽到,。設(shè)一張簽字臺(tái),配上1-2名工作人員,,如果是要求接待檔次比較高,,可以派禮儀小姐承擔(dān)。簽字臺(tái)北有毛筆,、鋼筆和簽到本,。向客人遞鋼筆時(shí),應(yīng)脫下筆套,,筆尖對自己,,將筆雙手遞上。如果是毛筆,,則應(yīng)蘸好墨汁后再遞上,。簽到本應(yīng)精致些,以便保存,。如需要發(fā)放資料,,應(yīng)禮貌地雙手遞上。接待人員應(yīng)經(jīng)常向會(huì)議組織者匯報(bào)到會(huì)人數(shù),。
2,、引座,。簽到后。會(huì)議接待人員應(yīng)有禮貌地將與會(huì)者引入會(huì)場就座,。對重要領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)先引入休息室,,由企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)親自作陪,會(huì)議開始前幾分鐘再到主席臺(tái)就座,。
3,、接待。與會(huì)者坐下后,,接待人員應(yīng)遞茶,,或遞上毛巾、水果,,熱情向與會(huì)者解答各種問題,,滿足各種要求,提供盡可能周到的服務(wù),。
1,、所有員工統(tǒng)一外著公司西服套裝工作服,男士內(nèi)穿藍(lán)色襯衣工作服,,女士內(nèi)穿白色襯衣工作服,,服裝應(yīng)完好、無污漬,,扣子齊全,,不漏扣、錯(cuò)扣,。打好領(lǐng)帶,,配穿皮鞋,上衣袋不裝東西,,褲袋少裝東西,,并做到不挽袖口和褲腳。佩戴工號(hào)牌,。
2,、接待時(shí)注意力集中,展現(xiàn)良好的精神狀態(tài),,無疲勞狀,、憂郁狀和不滿狀,。立姿端正,,抬頭、挺胸,、收腹,、雙手自然下垂,。行走步伐有力,步幅適當(dāng),,節(jié)奏適宜,。
3、避免在客戶面前打哈欠,、伸懶腰,、打噴嚏、挖耳朵等,,實(shí)在難以控制時(shí)應(yīng)側(cè)面回避,。與領(lǐng)導(dǎo)、客人交談時(shí),,要神態(tài)專注,,表情自然,表達(dá)得體,,不得背手,、袖手、抱手或抄手,,不要左右晃動(dòng)和抓耳撓腮,。
4、會(huì)議進(jìn)行中的服務(wù)盡量要做到穩(wěn)重,、大方,。如果操作不慎,出了差錯(cuò),,應(yīng)不動(dòng)聲色地盡快處理,,不能驚動(dòng)其他人,不能慌慌張張,,來回奔跑,,將與會(huì)者的注意力引到自己身上,否則,,這將是極大的工作失誤,。
5、服務(wù)會(huì)議應(yīng)緊湊,,不要出現(xiàn)冷場的局面,。這就要求各個(gè)工作人員“嚴(yán)陣以待”,做好各項(xiàng)準(zhǔn)備工作,。
6,、要做好會(huì)后服務(wù)的準(zhǔn)備。會(huì)議進(jìn)行之中,,就應(yīng)為會(huì)后服務(wù)做好準(zhǔn)備,。如,,會(huì)后要照相,就應(yīng)提前將場地,、椅子等布置好,,攝影師做好攝影的準(zhǔn)備。另外,,會(huì)后的用車也應(yīng)在會(huì)議結(jié)束前妥善安排,。
會(huì)議結(jié)束后,全部接待人員應(yīng)分工明確地做好善后處理工作,。
1,、組織活動(dòng)會(huì)議結(jié)束后,有時(shí)還會(huì)安排一些活動(dòng),。如聯(lián)歡會(huì),、會(huì)餐、參觀,、照相等,,這些工作很繁瑣,應(yīng)有一位領(lǐng)導(dǎo)統(tǒng)一指揮和協(xié)調(diào),,而且這位領(lǐng)導(dǎo)要有很強(qiáng)的組織能力才能勝任,,同時(shí)其他接待人員要積極配合,各負(fù)其責(zé),,做好自己分擔(dān)的工作,,以保證活動(dòng)計(jì)劃的順利實(shí)施。
2,、送別根據(jù)情況安排好與會(huì)者的交通工具,,使其愉快、及時(shí)地踏上歸程,。
3,、清理會(huì)議文件回收有關(guān)文件資料,整理會(huì)議紀(jì)要,,會(huì)議總結(jié),。
機(jī)關(guān)單位接待函篇九
1、確定具體行程
時(shí)間:待定
事宜:與xx負(fù)責(zé)人聯(lián)系確認(rèn)此次的具體安排,、行程安排,、來訪人數(shù)、性別比例,、到達(dá)地點(diǎn),、具體時(shí)間等
2、迎接安排
時(shí)間:待定
事宜:根據(jù)來訪人數(shù)、迎接地點(diǎn),、時(shí)間,、安排迎接人員,、車輛,、司機(jī)等
3、住宿安排
時(shí)間:待定
地點(diǎn):待定
事宜:根據(jù)來訪人數(shù),、來訪人員性別比例訂好酒店
4,、就餐安排
時(shí)間:待定
地點(diǎn):待定
事宜:根據(jù)來訪人數(shù)、客人禁忌,、到達(dá)時(shí)間訂好飯店并點(diǎn)菜,,同時(shí)視情況安排陪同人員
陪同人員:待定
5、車輛安排
時(shí)間:根據(jù)來訪人員的行程安排
事宜:全程專職為來訪人員服務(wù)
車輛臺(tái)數(shù)(司機(jī)人數(shù)):根據(jù)來訪人員及陪同人員數(shù)量
司機(jī):待定
6,、行程安排
(1)座談會(huì)
會(huì)議主題:待定
時(shí)間:待定
會(huì)議地點(diǎn):大會(huì)議室
參加人員:待定
(2)企業(yè)參觀
時(shí)間:待定
地點(diǎn):待定
陪同人員:待定
司機(jī)(車輛):待定
7,、送客時(shí)間
時(shí)間:待定
送到地點(diǎn):待定
司機(jī)(車輛):待定
1、由xx負(fù)責(zé)組織此次接待任務(wù),,接待通知由xx傳達(dá),,聯(lián)系來訪單位負(fù)責(zé)人,確認(rèn)來訪人數(shù),、行程安排,。
2、由xx負(fù)責(zé)聯(lián)系安排來訪人員的酒店預(yù)訂,、飯店預(yù)訂,。車輛安排及司機(jī)確定。
3,、由xx負(fù)責(zé)會(huì)議室的安排,、會(huì)議室的檢查(空調(diào)、投影儀,、線路),、參會(huì)人員的簽到并負(fù)責(zé)布置會(huì)議室(會(huì)議前后的打掃、橫幅,、桌牌的擺放,、水果)
4、由xx負(fù)責(zé)會(huì)議材料的準(zhǔn)備,、會(huì)議記錄,、會(huì)議后的材料收集及整理工作。
5,、由xx負(fù)責(zé)安排全程的攝像,、錄像、錄音及整理工作。
機(jī)關(guān)單位接待函篇十
1,、接到來客通知時(shí),,首先了解清楚來客的單位、姓名,、身份,、性別、民族等基本狀況;了解來客的目的和要求;弄清來客抵達(dá)具體時(shí)光和所乘車次或航班,。
2,、擬訂接待方案送主任審閱。
3,、按主任意見做好接待準(zhǔn)備工作,,一般客人由工作人員直接作出安排,。重要客人,、考察組、視察團(tuán),、英模報(bào)告團(tuán)等要制定接待方案,,在匯報(bào)資料,、陪同人員、交通工具,、費(fèi)用開支,、活動(dòng)方式、日程安排等方面,,提出具體意見,,報(bào)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。
4,、按領(lǐng)導(dǎo)批示意見或接待方案,,安排好接站和客人食宿;落實(shí)好匯報(bào)單位和匯報(bào)地點(diǎn)。
1,、迎接,。根據(jù)不一樣狀況或接待方案的要求,接待人員提前到達(dá)賓館或車站,、機(jī)場迎接客人,。對重要客人,接待人員要陪同領(lǐng)導(dǎo)前往迎接,。
2,、安排食宿。來客到達(dá)賓館后,,如有領(lǐng)導(dǎo)迎候,,接待人員要將客主介紹給對方,,然后按事先確定的住宿方案將來客依次引入房間,讓客人休息,。再與來客的工作人員一齊安排伙食等,。
3、商議活動(dòng)日程,。食宿安排就緒后,,接待人員要向客人進(jìn)一步了解前來的意圖和要求,商議具體活動(dòng)日程,,然后逐項(xiàng)落實(shí),。
4,、安排領(lǐng)導(dǎo)同志看望,。如需陪餐或宴請,要提前安排妥當(dāng),。
5,、組織好客人的各項(xiàng)活動(dòng)。聽取匯報(bào),,要事先安排好匯報(bào)人員,、匯報(bào)資料和時(shí)光地點(diǎn):參觀游覽,要落實(shí)好用車和陪同人員及介紹人員等,。
1,、為客人訂購返程的車、機(jī)票,,并送到客人手中,,或?yàn)榭腿俗庥梅党誊囕v。
2,、協(xié)助客人按規(guī)定結(jié)算食宿等費(fèi)用,。
3、安排送客的車輛,,并由接待人員將客人送至車站,、或機(jī)場等。如屬重要客人,,安排領(lǐng)導(dǎo)人前往送行,。
4、電話或電報(bào)通知來客單位或客人要到達(dá)的地方,,客人何時(shí)乘何車,、機(jī)班次離開,以便對方接站,。
5,、做好接待工作記錄,。
機(jī)關(guān)單位接待函篇十一
(一)住宿
公務(wù)接待原則上不安排住宿,但因城市建設(shè),、發(fā)展規(guī)劃,、招商引資工作需要,屬于我市邀請的專家,、講師,、客商等確需安排住宿的接待對象,按照正處級(jí)以上的安排單間,,副處級(jí)以下安排標(biāo)準(zhǔn)間,,其他來賓按其身份、知名度酌情安排住宿的標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行,。
(二)就餐
1,、一般安排在定點(diǎn)賓館、飯店和市機(jī)關(guān)會(huì)務(wù)中心就餐,。
2,、就餐原則上以自助餐形式為主,情況特殊確需采用桌餐形式 1
的,,每人用餐標(biāo)準(zhǔn)參照自助餐標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行,。
(三)用車
接待活動(dòng)用車必須經(jīng)接待工作主管領(lǐng)導(dǎo)審批,一般僅用于接待對象的接送機(jī)和本市范圍內(nèi)的參觀,、考察,、調(diào)研等公務(wù)活動(dòng)。
(四)宣傳品和紀(jì)念品
確因工作需要向接待對象贈(zèng)送宣傳品或者紀(jì)念品的,,必須本著勤儉節(jié)約的原則,,經(jīng)接待工作主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后進(jìn)行。原則上以贈(zèng)送能代表本地文化,、民俗,、旅游特色的宣傳品或者土特產(chǎn)品為主。
機(jī)關(guān)單位接待函篇十二
一,、市督查組組成人員
組長:xx市安監(jiān)局局長
成員:xx市質(zhì)監(jiān)局特檢分院x長
xx市農(nóng)機(jī)局x長
xx市安監(jiān)局x主任
xx市安監(jiān)局x科員
二,、區(qū)陪同人員
xx、xx,,xx,,區(qū)質(zhì)監(jiān)分局分管負(fù)責(zé)人
三、活動(dòng)安排
(一)聽匯報(bào),、查資料
時(shí)間:6月18日上午9:00
地點(diǎn):區(qū)政府一樓會(huì)議室
匯報(bào)人:xx
(二)現(xiàn)場檢查(上午)
時(shí)間:上午9:40
檢查路線:區(qū)政府出發(fā)→xx街道→(經(jīng)x街,、x路)→x股份有限公司→(經(jīng)x路、x街,、x路)→x股份有限公司→(經(jīng)x街,、x路)x餐廳
(三)午餐
地點(diǎn):x餐廳
(四)現(xiàn)場檢查(下午)
時(shí)間:下午14:00(待定)
檢查路線:x餐廳出發(fā)→(經(jīng)x路,、x街)→x街道→(經(jīng)x街、x街)→x有限公司→(經(jīng)x街,、x路)→x股份有限公司→(經(jīng)x路,、x路)→x餐廳
(五)晚餐
地點(diǎn):x餐廳
四、有關(guān)事宜
1,、區(qū)政府值班室:負(fù)責(zé)通知區(qū)政府領(lǐng)導(dǎo)及有關(guān)部門按時(shí)參加活動(dòng),。責(zé)任人:xx
2、區(qū)政府辦公室綜合科:負(fù)責(zé)安排中轎車一輛(礦泉水)于6月18日上午9:30前到區(qū)政府辦公大樓等候;安排會(huì)議室茶水,、水果,、濕巾、看牌;安排午餐;通知宣傳報(bào)道,。責(zé)任人:xx
3,、區(qū)政府辦公室秘書科:負(fù)責(zé)把關(guān)區(qū)政府匯報(bào)材料。責(zé)任人:xx
4,、區(qū)政府xxx:安排大樓準(zhǔn)備電子屏宣傳口號(hào),。責(zé)任人:xx
電子屏內(nèi)容:深入開展安全生產(chǎn)基礎(chǔ)管理落實(shí)年活動(dòng);認(rèn)真開展安全生產(chǎn)月活動(dòng);熱烈歡迎市領(lǐng)導(dǎo)蒞臨我區(qū)檢查指導(dǎo)工作;安全第一預(yù)防為主綜合治理
5,、區(qū)安監(jiān)局:負(fù)責(zé)與市考核組溝通銜接;起草匯報(bào)材料草稿;準(zhǔn)備迎查資料,,協(xié)調(diào)被查單位做好迎查準(zhǔn)備;x路兩側(cè)加油站懸掛標(biāo)語。責(zé)任人:xx
6,、區(qū)經(jīng)信局:負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)x股份有限公司和x有限公司做好迎查準(zhǔn)備;協(xié)調(diào)x兩側(cè)企業(yè)及x有限公司懸掛安全生產(chǎn)標(biāo)語,。責(zé)任人:xx
7、區(qū)商務(wù)局:負(fù)責(zé)安排x街x萬家福,、x區(qū)府店,、x店三個(gè)超市各懸掛2幅安全生產(chǎn)標(biāo)語。責(zé)任人:x
8,、x街道,、x街道:負(fù)責(zé)做好匯報(bào)準(zhǔn)備;準(zhǔn)備有關(guān)安全生產(chǎn)備查材料;分別準(zhǔn)備2處企業(yè)備查;懸掛標(biāo)語;x負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)x股份有限公司做好迎查準(zhǔn)備;x街道負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)x有限公司做好迎查準(zhǔn)備。責(zé)任人:xx,、xx
機(jī)關(guān)單位接待函篇十三
(一)常規(guī)性公務(wù)接待
1,、常規(guī)性公務(wù)接待,由四套班子辦公室根據(jù)上級(jí)通知要求擬定接待方案,,交接待處按照接待標(biāo)準(zhǔn)先予以審核,,填寫《公務(wù)接待審批單》,經(jīng)部門主管領(lǐng)導(dǎo)核準(zhǔn)后,,報(bào)接待工作主管領(lǐng)導(dǎo)審批,。如因接待工作主管領(lǐng)導(dǎo)出差等原因未能審批的,可由接待處口頭請示后對照上級(jí)接待通知和本級(jí)接待方案先行安排,,事后補(bǔ)批審批單,。
2,、接待處接到主管領(lǐng)導(dǎo)審批后的《公務(wù)接待審批單》,根據(jù)要求填寫《旅游景點(diǎn)公務(wù)接待通知單》,、《公務(wù)接待通知單》,,經(jīng)接待處領(lǐng)導(dǎo)簽批后,按標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行接待,。
(二)臨時(shí)性公務(wù)接待
1,、市委、市政府主要領(lǐng)導(dǎo)安排的臨時(shí)性公務(wù)接待,,由市委,、政府辦公室根據(jù)主要領(lǐng)導(dǎo)和接待工作主管領(lǐng)導(dǎo)要求,及時(shí),、準(zhǔn)確的將接待任務(wù)下達(dá)到接待處;接待處應(yīng)保持與市委,、市政府辦公室的及時(shí)溝通對接,了解清楚接待對象及接待要求,,擬定接待方案,,報(bào)經(jīng) 2
接待工作主管領(lǐng)導(dǎo)審批后,統(tǒng)一由接待處出具通知單予以安排,,市委,、市政府辦公室派人具體落實(shí)。
2,、重大接待工作嚴(yán)格按照市委辦公室的統(tǒng)一安排,,開展接待活動(dòng)。
(三)專項(xiàng)性活動(dòng)接待
全市專項(xiàng)性活動(dòng)接待,,本著“誰牽頭,,誰負(fù)責(zé),誰接待”的原則,,由活動(dòng)牽頭部門統(tǒng)一制定接待方案和接待經(jīng)費(fèi)的申報(bào)列支,,接待處予以協(xié)調(diào)和配合。
(四)部門對口公務(wù)接待
部門對口公務(wù)接待,,原則上由部門自行組織,,費(fèi)用由各部門自理,接待處可予以必要的協(xié)助和指導(dǎo),。特殊情況需接待處安排的,,經(jīng)接待工作主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)予以執(zhí)行。