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電子檔案管理辦法中國科學(xué)院篇一

在“綠色通道”政策的執(zhí)行過程中，會產(chǎn)生大量相關(guān)電子檔案,，為規(guī)范有序的管理這些檔案,，特制定本辦法,。

一、設(shè)備管理

1,、班組交接班前,，接班班長負(fù)責(zé)檢查本班組“綠色通道”專用相機(jī)、電池,、充電器等設(shè)備,，確保設(shè)備能正常工作，如發(fā)現(xiàn)問題及時上報,。

2,、相機(jī)屬“綠色通道”驗貨專用，使用時要愛護(hù),，不得隨意損壞,，未經(jīng)站領(lǐng)導(dǎo)同意不準(zhǔn)借與他人使用，當(dāng)班人員不準(zhǔn)任意調(diào)整相機(jī)參數(shù),。

3,、無“綠色通道”車輛時，相機(jī)由當(dāng)班班長負(fù)責(zé)放置在收費(fèi)亭內(nèi),。

4,、下班后當(dāng)班班長處理完當(dāng)天“綠色通道”電子圖片后，相機(jī),、移動硬盤,、數(shù)據(jù)線等存放在內(nèi)業(yè)室，未經(jīng)站領(lǐng)導(dǎo)同意不得私自挪用,。

二,、拍照規(guī)范

1、驗貨人員拍照前,，首先確保身穿反光背心,，車輛停在驗貨點，監(jiān)控員控制廣場攝像頭監(jiān)督驗貨全過程記錄,，錐形標(biāo)擺放在“綠色通道”車輛后面以確保安全,。

2、一般車輛拍照順序為前車頭,、車輛全景,、左右車身、車尾,、車頂,，共六張照片；其中車頭與車尾相片中必須顯示清晰的車牌號碼，左右車身能看清貨物的裝載情況,，車頂照片能顯示貨物種類以及有無混裝,。

3、特殊車輛拍照時,，車頭,、車尾、車輛全景,、左右車身的照片必不可少,，如遇到廂式貨車，則照片中必須顯示其車廂內(nèi)貨物裝載情況,；如遇到運(yùn)輸豬,、牛,、羊等活牲口的車可以簡化拍照程序,，但每輛車必須至少拍六張照片。

4,、驗貨員拍照時身體不能移動,，手不能顫動，照片拍完后負(fù)責(zé)將所拍照片瀏覽一遍,，確保照片質(zhì)量,。

三、存儲流程

1,、下班后,，“綠色通道”車輛照片電子檔案由當(dāng)班班長負(fù)責(zé)保存在內(nèi)業(yè)室電腦中，并在指定移動硬盤里備份,，監(jiān)控員負(fù)責(zé)保存當(dāng)班“綠色通道”驗貨錄像,。

2、保存照片時以月份日期為第一目錄,，二級目錄是白班夜班,，三級目錄是車牌號，每天該車照片放置在以其車牌號為名稱的文件夾內(nèi),。例如：有7月1日白班13：00,，車牌號豫s00001車輛照片a、b,、c,、d、e,、f,，保存時文件夾名稱順序是：

2011年綠色通道 →電子檔案 → 豫s00001 → 20110701-13 → a、b、c,、d,、e、f,，備份時將文件夾<20110701-13>復(fù)制到移動硬盤相關(guān)目錄中即可,。保存完畢后再瀏覽一遍，確保每個車輛保存有六張照片,，每張照片圖像清晰,。

3、驗貨錄像保存在監(jiān)控室電腦中,，按照月份日期保存,，保存前先查看驗貨時間，確保保存的錄像中能顯示整個驗貨過程,。

電子檔案管理辦法中國科學(xué)院篇二

邑等檔案室實行電子化管理實施方案

數(shù)字檔案室

指以電子檔案為對象,，以電子計算機(jī)等數(shù)字設(shè)備為手段，基于網(wǎng)絡(luò)實現(xiàn)檔案收集,、整理,、保管、保護(hù),、共享利用的檔案管理模式,。文檔一體化原則

各單位應(yīng)堅持文檔一體化原則，規(guī)劃建設(shè)本單位的數(shù)字檔案室,，實現(xiàn)辦公信息的順暢交流,。

統(tǒng)籌規(guī)劃原則

數(shù)字檔案室是單位信息化建設(shè)的基礎(chǔ)內(nèi)容，是辦公自動化的重要構(gòu)成,。各單位應(yīng)把數(shù)字檔案室納入單位信息化建設(shè)總體格局之中,，與辦公自動化融為一體，統(tǒng)籌規(guī)劃建設(shè),。

確保安全原則

各位教師應(yīng)健全各種設(shè)施,，加強(qiáng)管理，確保檔案數(shù)據(jù)的安全,。

網(wǎng)絡(luò)建設(shè)

1檔案數(shù)據(jù)網(wǎng)建設(shè)

檔案室應(yīng)配備能夠滿足運(yùn)行需要的計算機(jī)設(shè)備,，采用高性能的符合保密要求的網(wǎng)絡(luò)設(shè)備和材料，建設(shè)獨立的檔案數(shù)據(jù)網(wǎng),，進(jìn)行檔案數(shù)據(jù)整理加工和存儲管理,。檔案數(shù)據(jù)網(wǎng)為保密網(wǎng)，應(yīng)依據(jù)國家有關(guān)涉密信息系統(tǒng)分級管理規(guī)定確定等級,，明確安全域,，按照bmb17的技術(shù)要求進(jìn)行建設(shè),。應(yīng)與單位辦公網(wǎng)和業(yè)務(wù)網(wǎng)實現(xiàn)物理隔離，禁止接入因特網(wǎng),。2接入單位辦公網(wǎng)和業(yè)務(wù)網(wǎng)

檔案室應(yīng)配備專門的計算機(jī)與單位辦公網(wǎng),、業(yè)務(wù)網(wǎng)連接，進(jìn)行文件收集歸檔和檔案信息查詢利用,。單位辦公網(wǎng)與當(dāng)?shù)卣?wù)網(wǎng)互聯(lián),、業(yè)務(wù)網(wǎng)系統(tǒng)內(nèi)互聯(lián)的，應(yīng)采取相應(yīng)措施,，確保檔案數(shù)據(jù)安全,。3數(shù)據(jù)交換

數(shù)據(jù)網(wǎng)與辦公網(wǎng)、業(yè)務(wù)網(wǎng)的數(shù)據(jù)交換采用移動硬盤等介質(zhì)實現(xiàn),。

軟件系統(tǒng)建設(shè)

1應(yīng)選擇技術(shù)成熟,、前瞻性好、后期維護(hù)有保障的操作系統(tǒng)和數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng),，構(gòu)建檔案室基礎(chǔ)管理平臺,。選擇適宜的操作系統(tǒng)。采用與硬件選型相匹配的主流操作系統(tǒng),。選擇適宜的數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng),。目錄數(shù)據(jù)推薦采用關(guān)系型數(shù)據(jù)庫存儲管理,，其他數(shù)據(jù)可根據(jù)需要選用相應(yīng)的數(shù)據(jù)庫存儲管理,。應(yīng)根據(jù)數(shù)字檔案室設(shè)計要求開發(fā)電子文件歸檔管理系統(tǒng)、數(shù)字檔案室管理系統(tǒng),、檔案進(jìn)館和報送管理系統(tǒng),、檔案查詢利用系統(tǒng)等，構(gòu)建符合本單位實際,、功能齊全,、運(yùn)行穩(wěn)定、數(shù)據(jù)安全的檔案管理應(yīng)用平臺,。5 電子文件歸檔管理系統(tǒng)

是單位辦公自動化系統(tǒng)的組成部分,，應(yīng)按照gb/t 18894和有關(guān)電子文件歸檔管理的規(guī)定設(shè)計開發(fā)，逐步實現(xiàn)電子文件實時歸檔,，網(wǎng)上移交,。主要包括歸檔鑒定、整理編目,、數(shù)據(jù)加工,、數(shù)據(jù)報送等功能。歸檔管理過程中應(yīng)保證電子文件元數(shù)據(jù)和背景信息的完整性,。6 數(shù)字檔案室管理系統(tǒng)

應(yīng)建立以數(shù)字檔案信息收集,、管理和利用為核心,，涵蓋整個檔案室業(yè)務(wù)工作的管理系統(tǒng)。主要應(yīng)包括電子檔案接收,、檔案資料著錄,、整理加工、檢索利用,、檔案編研,、檔案鑒定、數(shù)據(jù)統(tǒng)計,、庫房管理等功能,。7 檔案進(jìn)館和報送管理系統(tǒng)

按照網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下館室一體化業(yè)務(wù)建設(shè)的模式，按照國家規(guī)定的檔案數(shù)據(jù)及其目錄數(shù)據(jù)格式要求,，整理應(yīng)進(jìn)館的檔案,、資料及現(xiàn)行文件，形成報送數(shù)據(jù),，通過網(wǎng)絡(luò)或載體移交等方式向同級國家綜合檔案館移交報送,。8 檔案查詢利用系統(tǒng)

在單位辦公網(wǎng)上提供非涉密檔案信息資源的在線查詢利用。電子文件歸檔管理系統(tǒng)和檔案查詢利用系統(tǒng)是單位辦公自動化系統(tǒng)的子系統(tǒng),，應(yīng)與辦公自動化系統(tǒng)實現(xiàn)無縫連接,。數(shù)字檔案室一般應(yīng)基于中間件技術(shù)，將業(yè)務(wù)規(guī)則邏輯與后臺數(shù)據(jù)存儲處理和前臺展現(xiàn)程序進(jìn)行分離,，構(gòu)架數(shù)據(jù)庫服務(wù)器處理數(shù)據(jù),，應(yīng)用服務(wù)器處理具體業(yè)務(wù)邏輯，客戶端負(fù)責(zé)和用戶交互的三層體系開發(fā)應(yīng)用平臺,。

數(shù)據(jù)庫建設(shè)

1數(shù)據(jù)庫種類

檔案室應(yīng)建立面向全部室藏檔案的檔案資料目錄數(shù)據(jù)庫和電子檔案數(shù)據(jù)庫,，集中存儲管理數(shù)字檔案數(shù)據(jù)信息。2 檔案資料目錄數(shù)據(jù)庫

室藏檔案應(yīng)按照da/t18和db37/t53的規(guī)定設(shè)計著錄項目,，建立檔案案卷級,、文件級目錄數(shù)據(jù)庫。

室藏資料應(yīng)按照gb3792.1和gb3792.2的規(guī)定設(shè)計著錄項目,，建立資料目錄數(shù)據(jù)庫,。3 電子檔案數(shù)據(jù)庫

根據(jù)gb/t18894和國家及省制發(fā)的電子文件管理規(guī)定組織建立電子檔案數(shù)據(jù)庫。檔案數(shù)據(jù)量大,、種類豐富的單位可以區(qū)分類型建立數(shù)據(jù)庫,，分別存儲文本型、圖像型,、圖形型,、音頻型、視頻型等電子檔案數(shù)據(jù),。電子檔案數(shù)據(jù)應(yīng)與其目錄數(shù)據(jù)進(jìn)行有效掛接,。4 數(shù)據(jù)采集和加工 檔案資料目錄數(shù)據(jù)的采集

按照da/t18和db37/t536的規(guī)定采集檔案目錄數(shù)據(jù),。按照gb3792.1和gb3792.2的規(guī)定采集圖書資料目錄數(shù)據(jù)。5 電子檔案數(shù)據(jù)的采集 6 電子文件收集歸檔

單位應(yīng)按照國家及省有關(guān)電子文件歸檔管理的規(guī)定,，建立健全電子文件歸檔管理體制和責(zé)任體系,，采取相應(yīng)的技術(shù)手段和管理措施，逐步實現(xiàn)電子文件形成,、處理,、積累、歸檔的一體化管理,，確保各種類型電子文件完整歸檔,。

歸檔文本型電子文件推薦采用xml格式，可以收集pdf,、rtf,、txt格式文檔；圖像型電子文件推薦采用tiff或jpeg格式,；音頻型電子文件推薦采用mp3或wav格式,；視頻型電子文件推薦采用mpeg2或avi格式。7 檔案數(shù)字化加工

檔案室應(yīng)有計劃地采用成熟的數(shù)字化技術(shù)對室藏非電子檔案進(jìn)行數(shù)字化加工,。紙質(zhì)檔案按照da/t31的規(guī)定進(jìn)行數(shù)字化加工,。

照片檔案采用掃描方式進(jìn)行數(shù)字化時，彩色照片宜采用“rgb”模式,，黑白照片宜采用“灰度”模式,；掃描儀光學(xué)分辨率應(yīng)不低于600dpi；掃描后的照片應(yīng)保存為tiff格式,，采用lzw格式壓縮,；掃描圖像縮放比應(yīng)為100%,。

錄音帶數(shù)字化時應(yīng)選用44.1khz,，16bit來進(jìn)行立體聲采樣。數(shù)字化后存儲格式應(yīng)為wav或mp3,。

錄像帶數(shù)字化時數(shù)據(jù)傳輸率應(yīng)不低于4mb/s,，采用mpeg2壓縮存儲標(biāo)準(zhǔn)。

數(shù)據(jù)管理與維護(hù) 應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)檔案數(shù)據(jù)的維護(hù)與管理,。2 數(shù)據(jù)入庫

電子檔案及其目錄數(shù)據(jù)應(yīng)進(jìn)行齊全性,、準(zhǔn)確性、完整性,、安全性,、有效性鑒定，確認(rèn)達(dá)到相應(yīng)技術(shù)要求后,，經(jīng)檔案部門負(fù)責(zé)人簽字同意后,，才能入庫保管,。3 數(shù)據(jù)修改

入庫后的檔案數(shù)據(jù)一般不能修改。入庫數(shù)據(jù)確有錯誤,，應(yīng)形成書面報告,，按相關(guān)制度的程序規(guī)定批準(zhǔn)后方能修改。.4數(shù)據(jù)備份

檔案及目錄數(shù)據(jù)至少應(yīng)制作三套備份,，脫機(jī)分開保管,，一套異地保存。并定期進(jìn)行更新備份,。有條件的單位,，宜采用雙機(jī)熱備加磁盤陣列柜存儲管理。5數(shù)據(jù)刪除

入庫數(shù)據(jù)不能隨意刪除,。經(jīng)價值鑒定確無保存價值的檔案數(shù)據(jù),，按相關(guān)制度的程序規(guī)定審批同意后，按要求刪除數(shù)據(jù),。刪除數(shù)據(jù)應(yīng)形成紙質(zhì)記錄存檔,。

查詢利用 單位辦公自動化系統(tǒng)應(yīng)設(shè)置非涉密檔案在線查詢利用的功能鏈接。檔案室應(yīng)利用本單位辦公網(wǎng)實現(xiàn)非涉密檔案在線查詢利用,；利用電子郵件或其他通訊方式實現(xiàn)非在線查詢利用,。3 涉密檔案不能上網(wǎng)利用。應(yīng)建立完善的網(wǎng)上查詢利用記錄,，對檔案查詢利用進(jìn)行全程監(jiān)督,。編制提供本單位基礎(chǔ)數(shù)字、重要工作和重大事件等信息資料,，通過辦公網(wǎng)絡(luò)提供檔案信息服務(wù),。

安全管理

1物理安全

檔案室應(yīng)配備專用的電子文件柜，規(guī)范存放歸檔電子文件,；采用溫濕度自動控制系統(tǒng),，使庫房溫度保持在17—20℃之間，相對濕度保持在35%—45%之間,；設(shè)置門控系統(tǒng),、監(jiān)控報警系統(tǒng)，配備磁帶備份系統(tǒng),、光盤刻錄系統(tǒng),、斷電保護(hù)ups系統(tǒng)等外圍輔助設(shè)備，健全環(huán)境安全和介質(zhì)安全等功能,，確保網(wǎng)絡(luò)設(shè)備,、設(shè)施、介質(zhì)和信息的物理安全,。電子檔案庫房應(yīng)遠(yuǎn)離強(qiáng)磁場,、強(qiáng)熱源,，并與有害氣體隔離。有條件的單位應(yīng)建造標(biāo)準(zhǔn)的電子檔案庫房,。2數(shù)據(jù)安全

檔案室應(yīng)健全系統(tǒng)備份,、容災(zāi)恢復(fù)和電磁兼容等功能，配備防火墻,、入侵檢測等相應(yīng)技術(shù)設(shè)備,，建立操作日志，通過身份認(rèn)證,、訪問控制,、信息加密、信息完整性校驗,、入侵檢測

等技術(shù)手段和管理方法確保檔案數(shù)據(jù)得到有效保護(hù),，防止因偶然或惡意的原因使網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)遭到破壞、更改,、泄露,，杜絕網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)上的信息丟失、篡改,、失泄密,、系統(tǒng)破壞等事故發(fā)生。3 計算機(jī)病毒防治

采用國家有關(guān)主管部門審驗通過的查毒,、殺毒軟件,，實時對服務(wù)器和客戶端查毒、殺毒,，并健全各種防毒措施,。4 網(wǎng)絡(luò)入侵防護(hù)

采用通過國家鑒定的防火墻設(shè)備構(gòu)建網(wǎng)絡(luò)防護(hù)體系，并通過網(wǎng)絡(luò)入侵檢測設(shè)備,，對網(wǎng)絡(luò)可疑訪問進(jìn)行記錄,、跟蹤，與防火墻及網(wǎng)絡(luò)交換機(jī)聯(lián)動,，阻止非法訪問,，保護(hù)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)和應(yīng)用系統(tǒng)的安全。5系統(tǒng)漏洞掃描防護(hù)

通過系統(tǒng)漏洞掃描系統(tǒng),，主動查找網(wǎng)絡(luò)中存在的各種漏洞，及時采取相應(yīng)的補(bǔ)救措施,，避免可能引起的破壞,。6 身份鑒別

采用各種有效措施對通過網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行在線移交、信息檢索等活動進(jìn)行身份鑒別,，保證用戶身份的合法性,。7訪問控制

通過網(wǎng)絡(luò)硬件設(shè)備和軟件組合功能對用戶進(jìn)行操作權(quán)的限制,，包括功能權(quán)限制和數(shù)據(jù)權(quán)限制，主要防范用戶的越權(quán)訪問,。8 信息加密

包括傳輸加密和存儲加密,。網(wǎng)絡(luò)設(shè)備應(yīng)支持相應(yīng)的加密協(xié)議。9安全審計

利用數(shù)據(jù)庫,、操作系統(tǒng),、安全保密產(chǎn)品和應(yīng)用軟件的審計功能進(jìn)行安全審計、評估,。10 保密管理

應(yīng)根據(jù)《中華人民共和國保守國家秘密法》和國家有關(guān)保密規(guī)定切實做好保密管理,。

制度建設(shè) 電子文件歸檔制度

明確電子文件歸檔范圍、責(zé)任,、格式,、程序、方法,、時限和質(zhì)量要求等,。

2檔案數(shù)字化規(guī)程

明確規(guī)定本單位各種門類、載體檔案進(jìn)行數(shù)字化的具體要求,。檔案安全保密制度

明確規(guī)定電子檔案安全管理職責(zé)要求和措施方法,，網(wǎng)上利用權(quán)限的劃分標(biāo)準(zhǔn)，以及檔案閱讀使用范圍,。檔案數(shù)據(jù)網(wǎng)上查詢利用制度

明確規(guī)定網(wǎng)上查詢利用檔案的范圍,，查詢利用的程序方法及安全要求。5 檔案數(shù)據(jù)管理維護(hù)制度

明確規(guī)定檔案數(shù)據(jù)入庫,、修改,、檢測、備份,、刪除等操作的具體程序和方法,。6 電子檔案鑒定銷毀制度

明確規(guī)定電子檔案鑒定銷毀的基本原則、方法和技術(shù)要求,。7 檔案數(shù)據(jù)網(wǎng)和信息設(shè)備維護(hù)使用制度

明確規(guī)定檔案數(shù)據(jù)網(wǎng)操作管理要求和程序方法,，規(guī)定計算機(jī)等信息設(shè)備維護(hù)使用要求。

施工,、監(jiān)理與驗收 數(shù)字檔案室應(yīng)根據(jù)國家有關(guān)規(guī)定,，由具有信息系統(tǒng)工程施工資質(zhì)的公司進(jìn)行施工，并聘請具有信息系統(tǒng)工程監(jiān)理資質(zhì)的監(jiān)理公司進(jìn)行全程監(jiān)理,。檔案管理軟件系統(tǒng)和數(shù)據(jù)安全管理,，均應(yīng)通過省檔案局專業(yè)驗收。

邑等檔案室實行電子化管理實施方案

邑等完小

電子檔案管理辦法中國科學(xué)院篇三

電子檔案管理辦法

為了加強(qiáng)我公司電子檔案管理,做好電子檔案收集、歸檔,、保管,、統(tǒng)計、鑒定及利用等工作,更好地為公司的經(jīng)營服務(wù),結(jié)合我公司檔案工作實際,特制定本辦法,。

一,、電子檔案的管理原則

1、我單位電子檔案實行集中統(tǒng)一管理,。

2,、電子檔案管理包括電子檔案的收集、存貯,、鑒定,、歸檔、保管與利用等方面的工作,。

3,、各科室形成的電子檔案的收集、積累與歸檔等工作,。

4,、檔案室負(fù)責(zé)對各各科電子檔案的收集、歸檔進(jìn)行指導(dǎo),并負(fù)責(zé)電子檔案的鑒定,、保管和利用等工作,。

二、電子檔案歸檔范圍

1,、各科室辦公自動化系統(tǒng)中（oa）形成的各類電子公文和網(wǎng)站各類信息資料（針對我公司）的備份,。

2、在經(jīng)營中形成的各種電子檔案,。

3,、各科室購置的各類操作系統(tǒng)及其應(yīng)用軟件的復(fù)制件。

三,、電子檔案歸檔要求

1,、加強(qiáng)電子檔案鑒定工作。電子檔案歸檔前,檔案室會同信息管理員對電子檔案的有效性和完整性進(jìn)行鑒定審核,并由負(fù)責(zé)人簽署意見,。

2,、電子檔案在收集歸檔時,應(yīng)附帶說明對電子檔案的內(nèi)容、創(chuàng)建時間,、存儲格式與文件類型等加以說明,。

3、電子檔案采用光盤,、磁帶等載體歸檔,歸檔的電子文件必須是最終數(shù)據(jù)信息,。

4、需要永久,、長期保存的電子檔案,應(yīng)與電子檔案版本相同的紙質(zhì)版本檔案一并歸檔,。

5、電子檔案歸檔后,其數(shù)據(jù)信息應(yīng)在各單位計算機(jī)中或系統(tǒng)中保留一年時間,。

四,、電子檔案管理要求

1、歸檔電子文件移交到檔案室之后,檔案室要制作三套,一套封存保管,一套異地保管,，一套查閱利用,。

2、接收入庫的電子檔案,每兩年要抽檢一次,抽檢率不低于10%,發(fā)現(xiàn)問題要及時采取恢復(fù)措施,。

3,、保管的歸檔電子文件要采用專門的保護(hù)設(shè)備和保護(hù)技術(shù)手段。歸檔電子文件載體應(yīng)直立存放于防磁,、防光,、防塵、防有害氣體的裝具中,溫度控制在17℃—20℃;相對濕度控制在35%—45%, 距離強(qiáng)磁場10米以上,。

五,、電子檔案的利用

1、電子檔案的利用范圍與紙質(zhì)類檔案的利用范圍相同,。

2,、電子檔案查閱和借用,按照我公司《檔案查閱制度》的有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。

3,、電子檔案的載體不得外借,。

六、電子檔案歸檔時間

電子檔案歸檔時間,按照《檔案管理辦法》《檔案歸檔范圍及保管期表》中有關(guān)歸檔時間要求執(zhí)行,。

七,、電子檔案保管期限

電子檔案保管期限,按照《機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限審批表》中的有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。

八,、電子檔案的銷毀

電子檔案銷毀,按照《檔案鑒定銷毀制度》中的有關(guān)條款執(zhí)行,。

電子檔案管理辦法中國科學(xué)院篇四

電子文件歸檔與電子檔案管理辦法

第一章 總則

第一條 為了公司信息化建設(shè)需要，規(guī)范公司形成的電子文件的歸檔與管理工作,，維護(hù)電子文件的真實性,、完整性和有效性，確保電子文檔的安全和信息可用性,，充分發(fā)揮電子文檔的憑據(jù)參考作用,，特制定本辦法。

第二條 對電子文件的形成,、積累,、鑒定、歸檔及電子檔案的保管實行全過程管理，應(yīng)當(dāng)由主管部門統(tǒng)一協(xié)調(diào),，指定專門機(jī)構(gòu)或人員負(fù)責(zé),，保證管理工作的連續(xù)性。

第三條 電子文件形成部門負(fù)責(zé)電子文件的積累,、保管和整理工作,，檔案部門要進(jìn)行指導(dǎo)與監(jiān)督。

第四條 電子文件的管理由檔案部門負(fù)責(zé),，電子文件形成部門要提供協(xié)助和支持,。

第五條 明確規(guī)定歸檔時間、歸檔內(nèi)容,、相關(guān)軟件,、版本、數(shù)據(jù)類型,、格式,，以保證電子檔案的質(zhì)量,。

第六條 為保證電子檔案的可利用性,，從電子文件形成就應(yīng)有嚴(yán)格的管理制度和技術(shù)措施,，確保其信息的真實性、安全性和完整性,。

第七條 歸檔電子文件同時存在相應(yīng)的紙質(zhì)或其他載體形式的文件時,，則應(yīng)在內(nèi)容、相關(guān)說明及描述上保持一致,。

第八條 具有保存價值的電子文件,，必須適時生成紙質(zhì)文件等硬拷貝。進(jìn)行歸檔時,，必須將電子文件與相應(yīng)的紙質(zhì)文件等硬拷貝一并 1

歸檔,。

第九條 基本術(shù)語解釋

（一）電子文件：是指在數(shù)字設(shè)備及環(huán)境中生成，以數(shù)碼形式存

儲于磁帶,、磁盤（硬盤,、移動硬盤等）、光盤（dvd,、vcd）等載體,，依賴計算機(jī)數(shù)字設(shè)備閱讀、處理,，并可在通信網(wǎng)絡(luò)上傳送的文件,。

（二）歸檔電子文件：是指具有參考和利用價值并作為檔案保存的電子文件。

（三）電子文件的歸檔：指把電子文件集中下載到可脫機(jī)保存的載體上,，向檔案部門移交的過程,。

（四）電子文件的真實性：指對電子文件的內(nèi)容,、結(jié)構(gòu)和背景信

息進(jìn)行鑒定后，確認(rèn)其與形成的原始狀況一致,。

（五）電子文件的完整性：指電子文件的內(nèi)容,、結(jié)構(gòu)、背景信息

和元數(shù)據(jù)等無缺損,。

（六）電子文件的有效性：指電子文件應(yīng)具備可理解性和可被利

用性,，包括信息的可識別性,、存儲系統(tǒng)的可靠性,、載體的完好性和兼容性。

（七）背景信息：指描述生成電子文件的職能活動,、電子文件的作用,、辦理過程、結(jié)果等信息,。

（八）元數(shù)據(jù)：指描述電子文件數(shù)據(jù)屬性的數(shù)據(jù),，包括文件的格

式、編排結(jié)構(gòu),、硬件和軟件環(huán)境,、文件處理軟件、字處理和圖形工具軟件等數(shù)據(jù),。

第二章 電子文件的收集與積累

第十條 各部門在主要職能活動中產(chǎn)生的電子文件,，凡是屬于歸

檔范圍和有參考價值的均應(yīng)收集歸檔。

第十一條 收集積累的電子文件類型,，即收集范圍,。

（一）電子文件稿本

電子文件按其稿本分為草稿、定稿和正式電子文件,。

（1）定稿電子文件：用計算機(jī)起草文件時形成的最后一稿電子

文件,，記錄了文件的最后修改結(jié)果，有重要憑證,、依據(jù)價值,，收集時

需落實必要的簽字手續(xù)，明確公文擬稿,、核稿,、簽發(fā)等環(huán)節(jié)的責(zé)任者。

（2）正式電子文件：將修改,、簽發(fā)完的定稿電子文件正式制作

完畢,，能行使其文件的職能，其標(biāo)識應(yīng)以正式文件文號注明,。

主要收集積累正式版本的電子文件,。

（二）電子文件信息類型

要收集積累的電子文件類型有文本文件,、圖像文件、圖形文件,、影像文件,、聲音文件、多媒體文件,、超媒體鏈結(jié)文件,、程序文件和數(shù)據(jù)庫文件。

1,、文本文件：指用計算機(jī)文字處理技術(shù)形成的文字文件,、表格

文件等，收集時應(yīng)注明文件存儲格式,、文字處理工具等,，必要時同時保留文字處理工具軟件。文字型電子文件以word,、excel,、rtf、txt為通用格式,。

2,、圖像文件：指用掃描儀、數(shù)碼相機(jī)等外部設(shè)備獲得的靜態(tài)圖

像文件,。對用掃描儀等設(shè)備獲得的采用非通用格式的圖像電子文件,，收集時應(yīng)將其轉(zhuǎn)換為通用格式，如無法轉(zhuǎn)換,，則應(yīng)將相關(guān)軟件一并收

集,。掃描型電子文件以jpeg、tiff為通用格式,。

3,、圖形文件：指采用計算機(jī)輔助設(shè)計或繪圖工具獲得的靜態(tài)圖形文件，歸檔時應(yīng)注意其設(shè)備依賴性,、易修改性等問題,，不要遺漏相關(guān)軟件及各種數(shù)據(jù)信息。對用計算機(jī)輔助設(shè)計或繪圖等設(shè)備獲得的圖形電子文件,，收集時應(yīng)注明其軟硬件環(huán)境和相關(guān)數(shù)據(jù),。

4、影像文件：指用數(shù)碼攝像機(jī),、視頻采集卡等視頻設(shè)備獲得的動態(tài)圖像文件,。對用視頻或多媒體設(shè)備獲得的文件以及用超媒體鏈接技術(shù)制作的文件，應(yīng)同時收集其非通用格式的壓縮算法和相關(guān)軟件,。要歸檔的視頻和多媒體電子文件以mpeg,、avi為通用格式,。

5、聲音文件：指用音頻設(shè)備獲得并經(jīng)計算機(jī)處理的文件,，歸檔時應(yīng)注意收集其屬性標(biāo)識和相關(guān)軟件,。音頻電子文件以wav、mp3為通用格式,。

6,、超媒體鏈接文件：指用計算機(jī)超媒體鏈接技術(shù)制作的文件。

7,、數(shù)據(jù)庫文件：指用計算機(jī)軟硬件系統(tǒng)進(jìn)行信息處理等過程中形成的各種管理數(shù)據(jù),、參數(shù)等。數(shù)據(jù)庫文件以dbf,、xls文件為通用格式,。

8、計算機(jī)程序：指計算機(jī)使用的商用或自主開發(fā)的系統(tǒng)軟件,、應(yīng)用軟件等。

對用專用軟件產(chǎn)生的電子文件原則上應(yīng)轉(zhuǎn)換成通用型電子文件,，如不能轉(zhuǎn)換,，收集時則用連同專用軟件一并收集歸檔。

第十二條收集積累要求

（一）記錄了重要文件的主要修改過程,，有查考價值的電子文件

應(yīng)被保留,。當(dāng)正式文件是紙質(zhì)時，如果保管部門已開始進(jìn)行向計算機(jī)全文處理的轉(zhuǎn)換工作,，則與正式文件定稿內(nèi)容相同的草稿性電子文件應(yīng)當(dāng)保留,，否則可根據(jù)實際條件或需要，確定是否保留,。

（二）保存與紙質(zhì)等文件內(nèi)容相同的電子文件時,，要與紙質(zhì)等文件之間，相互建立準(zhǔn)確,、可靠的標(biāo)識關(guān)系,。

（三）對產(chǎn)生的電子文件，應(yīng)采取更嚴(yán)格的安全措施,，保證電子文件不被非正常改動,。同時必須隨時備份，存儲于能夠脫機(jī)保存的載體上,，并對有檔案價值的電子文件制作紙質(zhì)件保留,。

第十三條 收集、積累方法

（一）及時按照要求制作電子文件備份,。

（二）每份電子文件均需在電子文件登記表中登記,。

（三）電子文件登記表應(yīng)與電子文件的備份一同保存,。

（四）電子文件登記表如果制成電子表格，應(yīng)與備份文件一同保存,，并附有紙張打印件,。

第四章 電子文件的歸檔

第十四條 電子文件歸檔范圍

電子文件的歸檔范圍參照公司制定的文書檔案歸檔范圍。此外,，還應(yīng)將各部門形成的有重要參考利用價值的數(shù)據(jù)庫文件和相關(guān)軟件,、超媒體鏈接文件（web網(wǎng)頁）、數(shù)字化的影像文件,、聲音文件,、cad圖形文件等電子文件收集積累歸檔。

第十五條 電子文件歸檔

（一）各部門電子文件承辦人將定稿的正式電子文件向檔案管理

部門歸檔時,，應(yīng)填寫《歸檔電子文件表》,，與電子文件同移交給檔案管理部門歸檔。

（二）對存儲在載體（磁帶,、光盤）的電子文檔向檔案管理部門存檔時,，應(yīng)在載體上標(biāo)注文件的內(nèi)容、類別,、日期等,。

（三）特殊格式的電子文件（非通用格式），歸檔時應(yīng)存儲相應(yīng)的查看軟件,。

第十六條 電子文件的鑒定

（一）電子文件的鑒定工作,，包括對電子文件真實性、完整性,、有效性的鑒定及確定密級等,。各部門要對歸檔的電子文件要進(jìn)行文件真實性、完整性,、有效性檢驗,，發(fā)現(xiàn)問題及時采取補(bǔ)救措施。

（二）電子文件檢驗合格的分別由移交部門和接收部門填寫《歸檔電子文件表》,，雙方簽字,，登記表一式兩份，一份由電子文件形成部門保管,，一份由交檔案管理部門保管,。

第五章 電子檔案的保管

第十七條 歸檔電子文件移交到檔案部門后，要及時進(jìn)行備份,。檔案部門要對歸檔的電子文件制作至少兩份,，一套保管，一套用于查閱,。

第十八條 檔案部門對接收入的電子檔案要定期進(jìn)行檢查,，發(fā)現(xiàn)問題及時采取恢復(fù),、補(bǔ)救措施。

第十九條 保管的歸檔電子文件要采用專門的保護(hù)技術(shù)手段,。歸檔電子文件載體要注意防磁,、防光、防塵,、有害氣體等,，并注意溫度和濕度控制，防止強(qiáng)磁干擾,。

電子檔案管理辦法中國科學(xué)院篇五

文化委電子文件和電子檔案管理辦法

為適應(yīng)檔案管理的需要,，確保各種文件的安全性、可靠性和保密性,，按照國家檔案局及區(qū)檔案局電子檔案工作要求,，結(jié)合我文化委工作的實際情況，制定本辦法,。

一,、歸檔范圍

電子文檔歸檔范圍參照紙質(zhì)文件的歸檔范圍，并應(yīng)包括相應(yīng)的背景信息和元數(shù)據(jù),。具體包括：

1,、在計算機(jī)中產(chǎn)生和處理的文書文件、報表數(shù)據(jù),。

2、在計算機(jī)中產(chǎn)生和處理的各種文件,、圖像,、聲像等。

3,、信息及計算機(jī)程序類文件,，包括軟件任務(wù)開發(fā)書、需求分析說明,、系統(tǒng)分析報告,、鑒定證書、軟件文件,、原程序,、編寫說明、測試報告,、修改記錄,、安裝使用說明書等。

二,、分工與負(fù)責(zé)

電子文件的形成,、積累,、鑒定歸檔及電子檔案的保管必須實行全過程管理，并由各科室專人負(fù)責(zé),。

1,、電子文件的形成科室負(fù)責(zé)電子文件的收集、積累,、鑒定和整理工作,，并對電子檔案的管理工作提供協(xié)助和支持。

2,、計算機(jī)管理員負(fù)責(zé)對電子檔案的技術(shù)環(huán)境,、相關(guān) 軟件、版本,、數(shù)據(jù)類型,、格式、被操作數(shù)據(jù),、檢測數(shù)據(jù)等提供技術(shù)服務(wù),。

3、檔案管理部門負(fù)責(zé)電子檔案的保管,、保密,、借閱、統(tǒng)計工作,。

三,、歸檔時間

邏輯歸檔可實時進(jìn)行，物理歸檔及電子文件內(nèi)容相同的紙質(zhì)文件在次年2月底完成并移交綜合檔案室實行集中統(tǒng)一管理,。

四,、歸檔要求

1、歸檔前應(yīng)由文件形成科室對電子文件的原始性,、有效性和完整性進(jìn)行審核,，并由負(fù)責(zé)人簽署意見，如文件形成科室采用某些技術(shù)方法保證電子文件的有效性,、完整性,，則應(yīng)把其技術(shù)方法和相關(guān)軟件一同移交給檔案室。

2,、具有保存價值的電子文件,，必須生成紙質(zhì)文件，進(jìn)行歸檔時,，電子文件與紙質(zhì)文件之間建立準(zhǔn)確,、可靠的標(biāo)識關(guān)系，一并歸檔。

3,、將帶有歸檔標(biāo)識的電子文件集中,，制成數(shù)據(jù)庫，拷貝到耐久性載體,，一式兩份,。對于加密電子文件，應(yīng)解密后完成上述工作,。

4,、軟磁盤不可作為歸檔電子文件長期的載體。

5,、存儲電子文件的載體應(yīng)貼標(biāo)簽,，標(biāo)簽內(nèi)容包括編 號、名稱,、密級,、保管期限、硬件及軟件環(huán)境等,。

6,、電子文件的機(jī)讀目錄、相關(guān)軟件,、說明等一并歸檔,，并附歸檔電子文件登記表。

7,、原電子文件數(shù)據(jù)庫載體在完成電子文件歸檔后保留一年,。

五、收集與整理

1,、在電子文件收集,、積累過程中，應(yīng)采取嚴(yán)格的安全措施,，保證電子文件不被非正常改動。在電子文件的運(yùn)行中,，采取簽署技術(shù),、加密技術(shù)、身份驗證,、防寫措施等保證電子文件信息的準(zhǔn)確性,、原始性。

2,、建立電子檔案庫的數(shù)據(jù)備份制度,。必須隨時備份、存儲于能夠脫機(jī)保存的載體上，或通過計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)將電子文件轉(zhuǎn)儲到受檔案部門控制的存儲器上,。

3,、對脫機(jī)保存的電子檔案，按照保管期限,、歸檔部門進(jìn)行組盤,、并建立盤內(nèi)文件目錄。

4,、對電子檔案載體的著錄內(nèi)容包括載體類型,、盤號、保管期限,、歸檔部門,、備注等。載體類型：磁盤,、磁帶,、光盤

光盤：按不同的載體類型分別編制流水號。保管期限：記錄該載體內(nèi)電子文件的保管期限 歸檔部門：記錄歸檔部門名稱

5,、對電子檔案文件的著錄內(nèi)容包括：文號,、責(zé)任者、文件題名,、文件日期,、歸檔日期、相關(guān)文號,、保管期限,、主題詞、密級,、盒號,、文件頁數(shù)、借閱范圍,、歸檔號,、文件來源、備注等,。對文件的著錄項目可從電子文件的形成,、運(yùn)轉(zhuǎn)中繼承，由檔案部門給定保管期限,，并由計算機(jī)自動生成件號,。

六、鑒定與銷毀

（一）對電子文件的鑒定：歸檔前,，電子文件的形成部門在檔案部門的協(xié)助下,，對歸檔的電子文件的內(nèi)容進(jìn)行鑒定。具體包括：

1、對電子文件的原始性,、真實性的鑒定：確定歸檔電子文件是否形成時的或通過審批更改的,、有效的電子文件是否是組成完成的系統(tǒng)的檔案文件。

2,、確定電子文件的價值和保存期限,。并依此刪除已收集積累但無保存價值的電子文件予以銷毀。

3,、在鑒定工作的同時,，對電子文件、記錄載體及計算機(jī)軟硬件平臺進(jìn)行檢測,。

（二）對電子文件檔案的鑒定：內(nèi)容包括對已有保管期限的電子檔案重新審查,、鑒定，把丟失保存價值的電子檔案剔除銷毀,。

（三）電子檔案的銷毀,，應(yīng)參照紙質(zhì)檔案的規(guī)定和程序執(zhí)行。非保密電子檔案可進(jìn)行邏輯刪除,；屬于機(jī)密范圍的電子檔案被銷毀時,，如存儲在不可擦除載體上，須連同 儲存載體一起銷毀,，并在網(wǎng)絡(luò)中徹底清除,。

七、質(zhì)檢與移交

1,、對電子檔案質(zhì)量檢驗：檔案部門在接收電子文件時,，應(yīng)檢驗每個文件能否被正常讀取、打開或運(yùn)行時,，有無被感染計算機(jī)病毒,；內(nèi)容是否完整，是否與歸檔移交清單一致,。

2,、對電子文件載體的檢驗：為保證電子檔案檢驗工作的進(jìn)行，檔案部門應(yīng)配備相應(yīng)的處理設(shè)備,。電子檔案存儲載體每兩年要機(jī)讀抽驗一次,，不少于歸檔總數(shù)40%的載體均應(yīng)接受檢驗。

3,、電子檔案的移交：歸檔電子文件經(jīng)檔案部門檢查合格后，在電子檔案入庫移交登記表上簽字,。檔案入庫移交登記表一式兩份,，由文件形成部門、檔案部門分別保存。紙質(zhì)文件一同歸檔,。

八,、保管、統(tǒng)計與利用

1,、電子檔案的載體的保管應(yīng)采用專門的保護(hù)設(shè)備,，直立存放在避光、防磁,、防有害氣體的裝具中,，溫度控制在17—20度，相對濕度控制在35%—46%,。并由專人負(fù)責(zé)定期檢查,、復(fù)制。

2,、電子檔案統(tǒng)計：按對電子檔案的歸檔,、保管、利用情況,、銷毀情況進(jìn)行統(tǒng)計,。并生成電子檔案統(tǒng)計表。

3,、電子檔案利用的要求：封存的電子檔案不得外 借,，未經(jīng)批準(zhǔn)任何人不得擅自復(fù)制電子檔案；保密電子檔案的利用參照紙質(zhì)檔案的國家有關(guān)規(guī)定執(zhí)行,。