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文秘基礎(chǔ)知識(shí)和技能考試篇一

一,、秘書工作的內(nèi)容

(一)秘書工作領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)及其領(lǐng)導(dǎo)者的工作內(nèi)容

1.機(jī)關(guān)辦公廳(室)的基本任務(wù)

辦公廳(室)屬于秘書工作部門,，是機(jī)關(guān)工作正常運(yùn)轉(zhuǎn)的樞紐。它的出現(xiàn)是秘書工作發(fā)展的必然結(jié)果,。中外領(lǐng)導(dǎo)機(jī)構(gòu)或高級(jí)領(lǐng)導(dǎo)人都設(shè)置辦公廳或辦公室,。它的主要任務(wù)是協(xié)助它所直屬的領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)完成各項(xiàng)領(lǐng)導(dǎo)工作，尤其是為領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)制定和實(shí)施決策服務(wù),。

辦公廳(室)的任務(wù)主要分為兩大部分：一是政務(wù)服務(wù),，包括辦文,、辦會(huì)、文檔管理,、代擬文稿,、綜合協(xié)調(diào)等，這就是人們通常所說(shuō)的秘書工作;二是事務(wù)服務(wù),，主要是后勤服務(wù)保障工作。

2.秘書長(zhǎng),、辦公廳(室)主任的基本任務(wù)

秘書長(zhǎng)和辦公廳(室)主任兼有秘書工作領(lǐng)導(dǎo)人和秘書人員的雙重身份,。根據(jù)1951年中央人民政府批準(zhǔn)頒發(fā)的《政務(wù)院關(guān)于各級(jí)政府秘書長(zhǎng)和不設(shè)秘書長(zhǎng)的辦公廳主任的工作任務(wù)和秘書工作機(jī)構(gòu)的決定》，各級(jí)政府機(jī)關(guān)的秘書長(zhǎng)或辦公廳主任主要承擔(dān)以下任務(wù)：第一,，協(xié)助首長(zhǎng)綜合情況,、研究政策,、推行工作;第二，協(xié)助首長(zhǎng)密切各方面的工作關(guān)系;第三,，協(xié)助首長(zhǎng)掌管機(jī)關(guān)內(nèi)部的統(tǒng)一戰(zhàn)線工作;第四,，協(xié)助首長(zhǎng)掌管保密工作;第五，協(xié)助首長(zhǎng)掌管機(jī)要工作;第六,，主持日常行政事務(wù)(包括公文處理,、會(huì)議組織、檢查和督促政府決議的執(zhí)行等事項(xiàng));第七,，掌管機(jī)關(guān)事務(wù)工作,。

因此,，秘書長(zhǎng)和辦公廳主任的工作任務(wù),，可以總結(jié)為“既要參與政務(wù)，又要掌管政務(wù)”兩個(gè)方面,。而其中第一至第五項(xiàng)工作是需要協(xié)助首長(zhǎng)完成的，具有明顯的參與政務(wù)性質(zhì);而第六,、七項(xiàng)工作則主要是掌管機(jī)關(guān)日常事務(wù),，具有明顯的事務(wù)性特色。政務(wù)院的這些規(guī)定,，雖然是針對(duì)我國(guó)秘書工作高層領(lǐng)導(dǎo)者和領(lǐng)導(dǎo)機(jī)構(gòu)而言的,，但是卻為全國(guó)秘書部門應(yīng)當(dāng)承擔(dān)的主要工作內(nèi)容確定了基本格局,。

(二)秘書工作的主要內(nèi)容

1.擬定、辦理公文

擬定公文是指根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)者意圖和領(lǐng)導(dǎo)班子的決定精神起草公文或在領(lǐng)導(dǎo)者主持,、指導(dǎo)之下,，起草領(lǐng)導(dǎo)講話稿。

擬定公文是秘書工作的傳統(tǒng)職能?，F(xiàn)代社會(huì),，擬定公文更成為秘書工作的一項(xiàng)極其重要的日常工作。因?yàn)楣木哂邪l(fā)布政令,、傳達(dá)意圖,、溝通情況、憑證記載等重要功能,，因此,，擬定公文是一項(xiàng)非常嚴(yán)肅的工作，秘書人員應(yīng)該以高度的責(zé)任心對(duì)待,。

辦理公文簡(jiǎn)稱辦文,，是圍繞公文的形成、處理,、管理所進(jìn)行的全部工作,，反映了公文在機(jī)關(guān)內(nèi)部處理的全過(guò)程。

辦理公文是秘書工作中一項(xiàng)最基本的工作內(nèi)容,，大致可以分為發(fā)文處理和收文處理兩類,。其中，發(fā)文過(guò)程包括擬制,、核簽,、繕印、審核,、簽發(fā),、立卷、歸檔等主要環(huán)節(jié);收文過(guò)程包括簽收,、分送、擬辦,、批辦、承辦,、催辦,、注辦,、立卷,、歸檔等主要環(huán)節(jié)。在日常工作的發(fā)文和收文過(guò)程中,，秘書人員都要按照黨和政府頒布的公文處理?xiàng)l例,、法規(guī)和標(biāo)準(zhǔn)辦理，做到分工合理,、責(zé)任明確,，確保公文處理過(guò)程的嚴(yán)謹(jǐn),、規(guī)范、優(yōu)質(zhì),、高效,，為公文發(fā)揮應(yīng)有的效能創(chuàng)造條件。

2.辦理組織會(huì)務(wù)

辦理組織會(huì)務(wù)簡(jiǎn)稱辦會(huì),，是指機(jī)關(guān)秘書部門或臨時(shí)設(shè)立的會(huì)議秘書機(jī)構(gòu)辦理與會(huì)議有關(guān)的各類具體事務(wù)，目的是為領(lǐng)導(dǎo)人開(kāi)好會(huì)議做會(huì)前,、會(huì)中和會(huì)后的各種綜合輔助性服務(wù)。辦會(huì)過(guò)程中應(yīng)主要做好以下工作：一是會(huì)議議題的協(xié)調(diào)與安排,，應(yīng)與各方面協(xié)調(diào)聯(lián)系,，將會(huì)上討論決定的事項(xiàng)預(yù)先整理形成文件形式后，再將其中已經(jīng)立題的成熟文件交給主管領(lǐng)導(dǎo),，決定是否提交會(huì)議討論;二是會(huì)議的統(tǒng)籌安排,，即從整體上安排好會(huì)議的各項(xiàng)方面事宜，如會(huì)議時(shí)間,、地點(diǎn),、議程、參加人員,、會(huì)場(chǎng)布置等;三是會(huì)議文件材料的印發(fā),、傳遞,、清退、立卷,、歸檔等;四是會(huì)議期間的各項(xiàng)服務(wù);五是會(huì)議善后工作,，如整理會(huì)議記錄、編寫簡(jiǎn)報(bào)和會(huì)議紀(jì)要,、督促檢查會(huì)議決策的落實(shí)等。

3.調(diào)查研究工作

調(diào)查研究工作是指圍繞中心工作,，針對(duì)當(dāng)前領(lǐng)導(dǎo)關(guān)心和急需解決的有關(guān)問(wèn)題，調(diào)查了解相關(guān)情況,，并進(jìn)行分析研究，寫出調(diào)查報(bào)告呈交給領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)或領(lǐng)導(dǎo)人,。這是發(fā)揮秘書工作的參謀、助手職能,，直接為領(lǐng)導(dǎo)決策服務(wù)的一項(xiàng)重要工作,。

每一項(xiàng)調(diào)查研究均應(yīng)做好調(diào)查準(zhǔn)備,、調(diào)查實(shí)施和調(diào)查總結(jié)收尾這三個(gè)階段的工作,。其中,，準(zhǔn)備階段應(yīng)根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)工作的需求確定調(diào)查題目，擬制提綱;實(shí)施階段要注意選準(zhǔn)調(diào)查研究對(duì)象,，采用多種方式,，廣泛搜集,、認(rèn)真整理,、深入研究調(diào)查得來(lái)的材料;總結(jié)收尾階段就是對(duì)調(diào)查研究工作進(jìn)行整體分析,，在以前階段工作的基礎(chǔ)上，寫出調(diào)查報(bào)告,。

4.信息處理工作

秘書信息處理工作是指按照黨政領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)工作的要求，采集與處理信息,，為領(lǐng)導(dǎo)正確決策和實(shí)施決策服務(wù)的一項(xiàng)工作,。凡是領(lǐng)導(dǎo)工作中要掌握的各種動(dòng)態(tài)、情況以及實(shí)際工作領(lǐng)域中帶有苗頭性,、傾向性的問(wèn)題,，都需要收集并及時(shí)反饋給領(lǐng)導(dǎo)部門。

開(kāi)展信息處理工作首先要建立和健全信息網(wǎng)絡(luò),，這是搞好信息處理工作的基礎(chǔ);其次要建立一支德才兼?zhèn)?、思路開(kāi)闊,、反應(yīng)敏捷，具有較強(qiáng)的觀察和分析問(wèn)題能力的信息員隊(duì)伍;最后要實(shí)現(xiàn)信息處理工作手段的現(xiàn)代化,，以便快速傳遞和處理信息,。開(kāi)展信息處理工作應(yīng)確保信息的收集,、加工,、存儲(chǔ)、輸出,、反饋等基本環(huán)節(jié)的工作質(zhì)量。

5.溝通協(xié)調(diào)工作

對(duì)秘書工作而言,，溝通協(xié)調(diào)工作的內(nèi)容極為廣泛,，依據(jù)協(xié)調(diào)對(duì)象劃分,，有對(duì)上的協(xié)調(diào)(即對(duì)領(lǐng)導(dǎo)者之間和領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)之間的協(xié)調(diào)),、對(duì)下的協(xié)調(diào),、同級(jí)之間的協(xié)調(diào),、上下級(jí)雙方的協(xié)調(diào),、同屬部門的協(xié)調(diào),、業(yè)務(wù)工作的協(xié)調(diào)等,，而其中最常見(jiàn)的是業(yè)務(wù)工作的協(xié)調(diào)，如會(huì)議協(xié)調(diào),、公文活動(dòng)協(xié)調(diào)、事項(xiàng)協(xié)調(diào)等,?？傊彩桥c領(lǐng)導(dǎo)決策和指導(dǎo)工作有關(guān)事項(xiàng)的協(xié)調(diào),，均屬于秘書工作的業(yè)務(wù)范圍,。開(kāi)展秘書協(xié)調(diào)工作時(shí),，可以利用的方式有電話協(xié)調(diào)、送文上門協(xié)調(diào),、請(qǐng)人進(jìn)門協(xié)調(diào)、登門拜訪協(xié)調(diào)、召開(kāi)會(huì)議協(xié)調(diào)等,。

6.信訪接待工作

信訪接待工作是處理群眾來(lái)信和接待群眾來(lái)訪工作的總稱,，是各級(jí)黨政機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位,、社會(huì)團(tuán)體的秘書工作的一項(xiàng)經(jīng)常性的重要工作,。收到群眾來(lái)信,，要及時(shí)拆封，認(rèn)真閱讀,，做好摘記,，準(zhǔn)確交辦，按“分級(jí)負(fù)責(zé),，歸口辦理”的原則妥善處理或轉(zhuǎn)交有關(guān)部門辦理,。有群眾來(lái)訪時(shí)，要熱情接待,，認(rèn)真聽(tīng)記，恰當(dāng)處理,。

7.監(jiān)督檢查工作

監(jiān)督檢查工作的主要內(nèi)容分為三個(gè)方面,，即對(duì)黨的路線,、方針,、政策和黨政機(jī)關(guān)工作部署落實(shí)情況的督促檢查;對(duì)領(lǐng)導(dǎo)人批辦事件承辦情況的督促檢查;對(duì)文件和會(huì)議事項(xiàng)的督促辦理。監(jiān)督檢查工作的具體做法主要包括催辦檢查,、實(shí)地調(diào)研,、日常查辦,、綜合反饋等工作形式，其工作的最基本的方式就是向下了解情況,，向上反映情況,。

8.公務(wù)接洽工作

公務(wù)接洽工作是指辦理領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)、平行單位、下級(jí)組織與本機(jī)關(guān)聯(lián)系公務(wù)事宜的接洽工作。這是黨政機(jī)關(guān),、企事業(yè)單位、社會(huì)團(tuán)體均不可缺少的一項(xiàng)工作,，是作為機(jī)關(guān)“窗口”的秘書工作經(jīng)常性的重要工作內(nèi)容,，主要包括：承辦處理各機(jī)關(guān)單位直接派人或通過(guò)電話形式來(lái)本機(jī)關(guān)商洽或聯(lián)系的公文事宜,，有協(xié)助聯(lián)絡(luò)公務(wù)，安排領(lǐng)導(dǎo)人接見(jiàn),，答復(fù)詢問(wèn)，落實(shí)承辦單位,，解決來(lái)訪者食宿、交通等事項(xiàng),。為確保公務(wù)接洽工作的順利進(jìn)行，秘書人員應(yīng)做到忠于職守,、認(rèn)真執(zhí)行交接班制度和請(qǐng)示報(bào)告制度，做好值班日記和電話記錄,。同時(shí)，還應(yīng)熟悉領(lǐng)導(dǎo)者情況,，與有關(guān)部門保持密切聯(lián)系。此外,，還應(yīng)善于處理人際關(guān)系。

除上述之外,，秘書工作還包括管理日常事務(wù),、機(jī)要保密,、文書立卷與歸檔、領(lǐng)導(dǎo)公務(wù)活動(dòng)安排,、領(lǐng)導(dǎo)臨時(shí)交辦事項(xiàng)等。在日常工作中,，秘書工作人員均應(yīng)以認(rèn)真負(fù)責(zé)的態(tài)度,，保質(zhì)保量，切實(shí)做好領(lǐng)導(dǎo)交辦的各項(xiàng)工作和任務(wù),。

二,、秘書工作的作用

秘書工作在領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)和機(jī)關(guān)工作中，只有負(fù)責(zé)管理日常事務(wù)的責(zé)任和義務(wù),，沒(méi)有決定權(quán)和指揮權(quán),。但是，由于其所處的特殊地位及其所承擔(dān)的重要工作,，決定了其具有下述作用：

(一)建議參謀作用

這方面的作用主要表現(xiàn)在領(lǐng)導(dǎo)決策的過(guò)程中,。首先,，秘書工作人員需要在決策的準(zhǔn)備階段做好調(diào)查研究工作，整理相關(guān)信息和資料,，為領(lǐng)導(dǎo)決策提供科學(xué)可靠的依據(jù);其次,，在進(jìn)行實(shí)施方案的選擇過(guò)程中，秘書人員可以根據(jù)所掌握的信息和資料進(jìn)行分析研究,，并憑借自己的經(jīng)驗(yàn),，為領(lǐng)導(dǎo)者提供有參考價(jià)值的材料、建議或方案;最后,，在領(lǐng)導(dǎo)制定決策后,，對(duì)于如何實(shí)施決策以及決策實(shí)施過(guò)程中產(chǎn)生的一系列新情況、新問(wèn)題應(yīng)如何處理,，秘書人員也可提供參考意見(jiàn)或反饋信息,。除了為領(lǐng)導(dǎo)者的決策發(fā)揮建議參謀的作用之外,，秘書人員在擬寫文件,、提供辦事和辦會(huì)預(yù)案、提供辦事的建議,、綜合處理信息等工作中,，也需要充分運(yùn)用自己的聰明才智，努力發(fā)揮為領(lǐng)導(dǎo)者提供建議和參謀的作用,。

(二)事務(wù)助手作用

秘書人員所起的事務(wù)助手作用更多的是指秘書人員輔助領(lǐng)導(dǎo)做好決策工作以外的具體事務(wù)性工作，使領(lǐng)導(dǎo)者有更多的時(shí)間和精力主抓大政方針問(wèn)題,，做好科學(xué)決策事項(xiàng)。秘書工作的助手作用主要體現(xiàn)在下列各方面的工作：一是做好日常的文書處理,、會(huì)務(wù)和檔案管理工作;二是做好文件信息的加工篩選工作;三是做好領(lǐng)導(dǎo)臨時(shí)交辦的工作;四是做好公務(wù)接洽、信訪接待和領(lǐng)導(dǎo)活動(dòng)安排工作;五是做好領(lǐng)導(dǎo)人某些必要的生活服務(wù)工作等。此外,，秘書人員還應(yīng)當(dāng)充分發(fā)揮主動(dòng)性,，積極做好各方面的服務(wù)工作,，爭(zhēng)取成為領(lǐng)導(dǎo)的得力助手。

(三)中心樞紐作用

每一個(gè)機(jī)關(guān),、團(tuán)體、企事業(yè)單位都擁有一套指揮管理系統(tǒng),。而秘書工作部門則正處于這套系統(tǒng)的中樞位置，發(fā)揮著其他職能部門不可替代的中心樞紐作用,。領(lǐng)導(dǎo)集體或者領(lǐng)導(dǎo)者個(gè)人的決策、指示,，都要通過(guò)秘書工作傳遞給實(shí)施單位。因此,，秘書工作是否健全完善，其工作是否運(yùn)轉(zhuǎn)自如,，直接關(guān)系到機(jī)關(guān)工作能否正常運(yùn)轉(zhuǎn)。因此,，必須充分發(fā)揮好秘書工作部門的中心樞紐作用，真正做到“上情下達(dá),，下情上達(dá)”。

(四)統(tǒng)籌協(xié)調(diào)作用

統(tǒng)籌協(xié)調(diào)工作是秘書工作中的一項(xiàng)重要內(nèi)容,，也是秘書工作的一項(xiàng)重要職能，主要體現(xiàn)在三個(gè)方面：第一,，在領(lǐng)導(dǎo)決策中發(fā)揮協(xié)調(diào)作用,。決策前，領(lǐng)導(dǎo)者大都責(zé)成秘書人員對(duì)于要決策的問(wèn)題組織或協(xié)同有關(guān)部門進(jìn)行調(diào)研論證;決策后,，秘書人員還要協(xié)同相關(guān)部門做好信息反饋工作，調(diào)查各有關(guān)實(shí)施單位對(duì)于決策的具體落實(shí)情況,，保持工作運(yùn)行的暢通。第二,，對(duì)于日常工作中難以解決的重要問(wèn)題，秘書人員還要秉承領(lǐng)導(dǎo)思想同時(shí)協(xié)調(diào)各方力量,，抓緊解決和落實(shí)。第三,，在日常辦文、辦會(huì),、辦事過(guò)程中，哪些環(huán)節(jié)出現(xiàn)矛盾,，一般均需要秘書人員按照領(lǐng)導(dǎo)的指示同各方協(xié)調(diào)關(guān)系,，促進(jìn)決策的落實(shí),。

(五)形象窗口作用

在日常工作和各種交往中,，秘書人員需要經(jīng)常代表機(jī)關(guān)或領(lǐng)導(dǎo)人出面，例如內(nèi)外聯(lián)系,、洽商公務(wù)、群眾信訪,、迎來(lái)送往等事宜均需要由秘書出面完成。而對(duì)外行文,、組織會(huì)議,、安排領(lǐng)導(dǎo)人的公務(wù)活動(dòng),，更是秘書形象窗口作用在工作上的反映。因此,，一個(gè)機(jī)關(guān)的形象及其工作面貌、工作作風(fēng),、領(lǐng)導(dǎo)者的形象等都與秘書工作的形象窗口作用有著非常密切的聯(lián)系,，秘書人員在日常工作和生活中要堅(jiān)決抵制“門難進(jìn),、臉難看、話難聽(tīng),、事難辦”的官僚主義作風(fēng)和習(xí)氣,。

秘書工作的性質(zhì)和地位決定了秘書工作是機(jī)關(guān)工作中各種信息的主要集散地,，因此,，秘書工作成為方便領(lǐng)導(dǎo)工作和機(jī)關(guān)工作的“信息庫(kù)”和“資料庫(kù)”,，隨時(shí)向領(lǐng)導(dǎo)者提供信息咨詢和服務(wù),。因此，秘書人員常常需要主動(dòng)進(jìn)行調(diào)查研究工作,，及時(shí)地采集和收錄各種有用信息,，向領(lǐng)導(dǎo)提供需要了解和掌握的各種動(dòng)態(tài)信息,，做好領(lǐng)導(dǎo)的各項(xiàng)輔助和服務(wù)工作,。

三,、秘書工作的性質(zhì)

秘書工作是因領(lǐng)導(dǎo)工作的需要而存在的,，屬于機(jī)關(guān)工作的一部分,。要想準(zhǔn)確理解秘書工作的性質(zhì)，需要將其放在領(lǐng)導(dǎo)工作和機(jī)關(guān)工作的領(lǐng)域來(lái)觀察和認(rèn)識(shí),。

(一)秘書工作的輔助性

秘書工作的輔助性是指秘書工作在領(lǐng)導(dǎo)工作中所具有的輔助性,。秘書工作的產(chǎn)生具有必然性,，它是由于統(tǒng)治階級(jí)和領(lǐng)導(dǎo)群體為了滿足其自身工作運(yùn)轉(zhuǎn)需求而產(chǎn)生的。這就決定了秘書人員在處理解決任何問(wèn)題的時(shí)候,，都需要根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)者的意圖和需求來(lái)做,，而不是代替領(lǐng)導(dǎo)者作出決定,。即使秘書人員對(duì)某些問(wèn)題提出了解決方案,，這些方案也需要經(jīng)過(guò)領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)權(quán)衡確定后才能執(zhí)行,。秘書工作機(jī)構(gòu)或秘書人員只能站在輔助的位置上行使職能,，既不能缺位，也不能錯(cuò)位,，更不能越位。秘書工作人員需要對(duì)自身進(jìn)行準(zhǔn)確定位,，努力發(fā)揮好秘書工作在領(lǐng)導(dǎo)工作中的參謀輔助作用。

(二)秘書工作的樞紐性

秘書工作的樞紐性是指秘書工作在機(jī)關(guān)工作中具有樞紐性作用,。由于秘書工作部門是整個(gè)機(jī)關(guān)工作正常運(yùn)轉(zhuǎn)的必要條件和組織保障，因此只有秘書工作井然有序,，高質(zhì)量、高效率地運(yùn)轉(zhuǎn),，才能夠?qū)崿F(xiàn)整個(gè)機(jī)關(guān)工作的各項(xiàng)職能，做到上情下達(dá),、下情上達(dá),、左右協(xié)調(diào)、步調(diào)統(tǒng)一,，并帶動(dòng)職能部門同步運(yùn)轉(zhuǎn),。這種樞紐與核心地位決定了秘書工作的重要性。

(三)秘書工作的機(jī)要性

秘書工作是一項(xiàng)機(jī)要性很強(qiáng)的工作,，這點(diǎn)主要是針對(duì)秘書工作的具體內(nèi)容而言的。漢語(yǔ)中“秘書”一詞,，包含有“秘密”的意思，而英語(yǔ)中的“secretary”(秘書)一詞中的詞干“secret”,，意思也是“秘密”,。因此,，單從“秘書”一詞的字面意思就可以反映出秘書工作的機(jī)要性,。由于秘書工作是輔助領(lǐng)導(dǎo)工作的,，而各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)中樞都是機(jī)密核心,。秘書部門是各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)中樞的綜合辦事機(jī)關(guān),，秘書人員在領(lǐng)導(dǎo)身邊工作，必然要接觸到各種機(jī)密,。特別是重要部門領(lǐng)導(dǎo)人的秘書,，由于掌握更多的重要情況，其機(jī)要性更強(qiáng),。

(四)秘書工作的政治性

秘書工作的政治性是針對(duì)秘書工作人員本身而格外強(qiáng)調(diào)的。這是因?yàn)槊貢块T處于核心要害部門,，秘書人員在領(lǐng)導(dǎo)身邊工作，接觸到工作中的機(jī)密核心文件也會(huì)很多,。這就需要在對(duì)秘書工作人員的選拔和任用上要格外慎重,，要求其能夠做到政治上絕對(duì)忠實(shí)可靠，有高度的保密觀念,，嚴(yán)格遵守保密紀(jì)律,，嚴(yán)守各種機(jī)密,。此外，我們黨和國(guó)家對(duì)秘書人員的選用條件還專門制定頒發(fā)了機(jī)要秘書工作的規(guī)定,，其中，任用前要進(jìn)行政治審查,，任用后要經(jīng)常進(jìn)行保密教育,，都是出于秘書工作的客觀現(xiàn)實(shí)需要,。

四、秘書工作的職能

(一)事務(wù)性助手職能——協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)處理各種事務(wù)

秘書部門的一個(gè)重要職責(zé)就是協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)處理各種日常事務(wù),，保證領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)與領(lǐng)導(dǎo)活動(dòng)能夠高效運(yùn)轉(zhuǎn),。事務(wù)性工作是任何機(jī)關(guān)都無(wú)法回避的,。比如公務(wù)往來(lái)或會(huì)議上使用的大量文稿需要有人撰寫和處理;工作中的許多問(wèn)題需要通過(guò)采集信息和調(diào)查研究才能解決;推進(jìn)工作的過(guò)程中有許多環(huán)節(jié)出現(xiàn)矛盾，需要有人進(jìn)行協(xié)調(diào)處理;還有接待信訪,、機(jī)要,、交通,、接聽(tīng)電話、值班等工作,，這些工作均需要耗用大量的時(shí)間和精力,，但是這又屬于秘書部門的基礎(chǔ)性工作，也是秘書部門最頻繁的工作內(nèi)容,，因此，秘書部門要為領(lǐng)導(dǎo)辦好這些工作,，使其可以從瑣碎的日常辦公事務(wù)中脫身,，集中更多的時(shí)間和精力處理全局工作或者研究解決重大政策性問(wèn)題,。

(二)智能性參謀職能——幫助領(lǐng)導(dǎo)制定正確決策

在新時(shí)期下,，秘書工作除了要做好日常各項(xiàng)事務(wù)性工作外,，更要大力加強(qiáng)和發(fā)揮好參謀作用,，加強(qiáng)信息調(diào)研和監(jiān)督檢查工作的力度，為領(lǐng)導(dǎo)決策的科學(xué)化提供有效的服務(wù),。秘書工作的參謀職能是在辦理包括各類事務(wù)性工作的過(guò)程中體現(xiàn)出來(lái)的，尤其是在調(diào)查研究,、信息處理、公務(wù)督查,、綜合協(xié)調(diào)等工作過(guò)程中，秘書人員需要根據(jù)了解和掌握的有關(guān)情況,，及時(shí)向領(lǐng)導(dǎo)提出工作建議，提供決策的參考信息和依據(jù),，或者回答領(lǐng)導(dǎo)提出的相關(guān)問(wèn)題,，為領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)的決策活動(dòng)提供信息服務(wù),。

秘書工作的參謀和助手職能是從秘書工作的整體性而言的，滲透并體現(xiàn)在秘書人員為領(lǐng)導(dǎo)辦文,、辦會(huì)、辦事這“三辦”的大量具體事務(wù)性的工作過(guò)程中,。脫離具體的工作，秘書工作的參謀和助手職能也就成為“空中樓閣”,。因此，秘書工作需要切實(shí)當(dāng)好領(lǐng)導(dǎo)的參謀助手,，腳踏實(shí)地地做好為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)的工作。

五,、秘書工作的特征

(一)秘書工作的本質(zhì)特征

秘書工作與其他工作的本質(zhì)區(qū)別在于秘書工作從屬于一定的領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)或領(lǐng)導(dǎo)者,，并為領(lǐng)導(dǎo)工作提供綜合輔助性服務(wù),。因此,，綜合輔助性服務(wù)是秘書工作的本質(zhì)屬性。其具體體現(xiàn)為：

(1)所有秘書工作都要圍繞領(lǐng)導(dǎo)工作展開(kāi),。領(lǐng)導(dǎo)工作涉及哪里，其工作范圍就要擴(kuò)展或延伸到哪里,。

(2)能夠參加領(lǐng)導(dǎo)班子的各種會(huì)議并共同研究問(wèn)題，并提出各種解決問(wèn)題的方案,，但是只有發(fā)言權(quán)而無(wú)表決權(quán)，更無(wú)決定權(quán),。

(3)秘書人員在處理任何問(wèn)題時(shí)，一般只能根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)的意圖和指示的精神辦理,，不能超越職權(quán)范圍自作主張。

(二)秘書工作的一般特征

秘書工作除了具有綜合輔助性服務(wù)這一本質(zhì)屬性外,，還具有政治性、被動(dòng)性,、綜合性,、全面性、事務(wù)性,、靈活性的特點(diǎn),，這些特征是由其本質(zhì)特征所決定的,、為各類秘書工作所共有的特征,，具體體現(xiàn)為：

(1)政治性,。由于我國(guó)的秘書工作是為人民政權(quán)服務(wù)的，與黨和國(guó)家的根本利益密切相關(guān),，因此，秘書工作具有強(qiáng)烈的政治色彩,。

(2)被動(dòng)性。主要體現(xiàn)為兩點(diǎn)：一是秘書的工作根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)的需要來(lái)安排;二是凡是無(wú)法分解到具體部門的工作都由秘書工作來(lái)承擔(dān),。

(3)綜合性。這是由于秘書部門作為綜合性服務(wù)部門的性質(zhì)所決定的,。

(4)事務(wù)性,。這是由秘書部門所處理的工作內(nèi)容來(lái)決定的。

(5)靈活性,。這是因?yàn)槊貢ぷ鹘?jīng)常會(huì)遇到突發(fā)情況，要求秘書能夠具備很強(qiáng)的變通能力,，從而靈活處理問(wèn)題。

六,、秘書工作的規(guī)律

(一)秘書工作的基本規(guī)律

1.領(lǐng)導(dǎo)工作對(duì)綜合輔助性服務(wù)的需求是秘書工作存在的客觀基礎(chǔ)

秘書人員提供的綜合輔助性服務(wù)與領(lǐng)導(dǎo)者對(duì)綜合輔助性服務(wù)的需求之間，本質(zhì)上是一種供求關(guān)系,。其中,，領(lǐng)導(dǎo)工作的“需求”居于支配和主導(dǎo)地位，而秘書人員的“供給”則處于服從和次要地位,。因此，領(lǐng)導(dǎo)工作的“需求”是秘書人員的“供給”,，即秘書工作賴以存在的客觀基礎(chǔ),。

2.秘書工作高質(zhì)量的綜合輔助性服務(wù)是領(lǐng)導(dǎo)工作正常開(kāi)展的必要條件

由于領(lǐng)導(dǎo)工作對(duì)綜合輔助性服務(wù)的需求是嚴(yán)格限定在公務(wù)活動(dòng)的范圍之內(nèi)的，主要是指領(lǐng)導(dǎo)者在實(shí)施領(lǐng)導(dǎo)行為的過(guò)程中,，需要秘書人員輔助完成的公共事務(wù),。隨著新時(shí)期的發(fā)展，領(lǐng)導(dǎo)工作所面臨的矛盾和問(wèn)題漸趨復(fù)雜化,，因此，秘書人員高質(zhì)量的綜合輔助性服務(wù)是領(lǐng)導(dǎo)工作正常開(kāi)展的必要條件,。

3.不斷滿足領(lǐng)導(dǎo)工作對(duì)綜合輔助性服務(wù)的需求是推進(jìn)秘書工作的根本動(dòng)力

設(shè)立秘書部門是領(lǐng)導(dǎo)工作對(duì)綜合輔助性服務(wù)的客觀需求,。隨著這種需求的日漸強(qiáng)化,，將會(huì)對(duì)秘書部門的服務(wù)水平提出更高的標(biāo)準(zhǔn)和更嚴(yán)的要求,，這必然推動(dòng)秘書工作向新的水平邁進(jìn)和發(fā)展。所以,，不斷滿足領(lǐng)導(dǎo)工作的需求是推進(jìn)秘書工作的根本動(dòng)力。

4.領(lǐng)導(dǎo)者對(duì)綜合輔助性服務(wù)的滿意程度是檢驗(yàn)秘書工作水平的主要標(biāo)志

領(lǐng)導(dǎo)者對(duì)于綜合輔助性服務(wù)的期望是“沒(méi)有最好,，只有更好”。而從秘書工作的價(jià)值角度來(lái)看,，一切活動(dòng)均是為了確保領(lǐng)導(dǎo)職能的正常運(yùn)轉(zhuǎn)。領(lǐng)導(dǎo)對(duì)秘書人員提供服務(wù)的滿意程度越高,，領(lǐng)導(dǎo)工作績(jī)效越明顯，秘書工作的價(jià)值就越大,。因此，領(lǐng)導(dǎo)對(duì)綜合輔助性服務(wù)的滿意程度是檢驗(yàn)秘書工作水平的主要標(biāo)志,。

秘書人員要深刻認(rèn)識(shí)秘書工作的普遍規(guī)律，正視秘書工作的服務(wù)水平與領(lǐng)導(dǎo)工作的服務(wù)需求之間的矛盾,，明確秘書工作的重要價(jià)值，更好地為領(lǐng)導(dǎo)做好綜合輔助性服務(wù),。

(二)秘書工作的具體規(guī)律

秘書工作具體規(guī)律實(shí)質(zhì)上是秘書工作基本規(guī)律的具體表現(xiàn)，其主要體現(xiàn)為下述三點(diǎn)：

1.秘書參謀活動(dòng)的規(guī)律

所謂秘書的參謀活動(dòng)是指以出謀獻(xiàn)策為手段,，以輔助領(lǐng)導(dǎo)決策為目的,。秘書部門在行使參謀職能時(shí)應(yīng)當(dāng)注意以下規(guī)律性認(rèn)識(shí)：

(1)將秘書參謀職能寓于具體工作中,。

(2)秘書參謀方向必須與領(lǐng)導(dǎo)決策目標(biāo)保持同一性,。

(3)秘書參謀內(nèi)容必須與領(lǐng)導(dǎo)決策需求相一致。

(4)秘書參謀方法必須與領(lǐng)導(dǎo)決策特征相適應(yīng),。

2.辦公室日常運(yùn)轉(zhuǎn)的規(guī)律

辦公室作為秘書工作的主要場(chǎng)所,，處于中樞地位,。辦公室的工作既有程序性、穩(wěn)定性的一面,，又有隨機(jī)性,、靈活性的一面。在日常運(yùn)轉(zhuǎn)工作中,，應(yīng)注意以下規(guī)律：

(1)區(qū)分辦公室工作的輕重緩急。

(2)增強(qiáng)辦公室工作的質(zhì)量和效率意識(shí),。

(3)優(yōu)化辦公室環(huán)境氛圍，塑造健康的辦公室文化,，增強(qiáng)辦公室工作人員的凝聚力和向心力,。

3.秘書寫作活動(dòng)的規(guī)律

寫作作為秘書人員的一項(xiàng)經(jīng)常性工作，體現(xiàn)了秘書人員發(fā)揮參謀和助手作用的重要職能,。在秘書寫作實(shí)踐中，經(jīng)過(guò)人們逐漸總結(jié)和摸索,，形成了以下一些規(guī)律性的認(rèn)識(shí)：

(1)秘書人員的知識(shí)、能力,、素質(zhì)水平，要與“以文輔政”的職能相適應(yīng),。

(2)秘書人員的思想觀點(diǎn)，要與領(lǐng)導(dǎo)者的思想意圖相統(tǒng)一,。

(3)秘書寫作的內(nèi)容，要與領(lǐng)導(dǎo)工作的要求相合拍,。

(4)秘書起草文稿的風(fēng)格,，要與領(lǐng)導(dǎo)者風(fēng)格、個(gè)性相協(xié)調(diào),。

(5)秘書起草文稿的表達(dá)，要與領(lǐng)導(dǎo)立意相吻合,。

秘書的寫作行為和文稿質(zhì)量，必須以符合領(lǐng)導(dǎo)工作需求為本質(zhì),。高質(zhì)量的公文文稿,，對(duì)于推動(dòng)領(lǐng)導(dǎo)工作，實(shí)現(xiàn)領(lǐng)導(dǎo)職能起著舉足輕重的作用,。

此外，在秘書調(diào)研,、公務(wù)督查、綜合協(xié)調(diào),、會(huì)議服務(wù),、信息服務(wù)等秘書專項(xiàng)活動(dòng)中,，均包含著各自的規(guī)律性,。秘書人員要透過(guò)紛繁復(fù)雜的工作內(nèi)容，不斷摸索和掌握秘書工作的內(nèi)在規(guī)律,，并自覺(jué)用于指導(dǎo)實(shí)踐活動(dòng)。

文秘基礎(chǔ)知識(shí)和技能考試篇二

隨著社會(huì)的發(fā)展,，企業(yè)和個(gè)人對(duì)秘書的需求越來(lái)越旺盛，人才市場(chǎng)對(duì)秘書素質(zhì)及技能的要求有別于傳統(tǒng),，適應(yīng)現(xiàn)代企業(yè)需求的高級(jí)秘書，已成為搶手的職業(yè)新寵,。在無(wú)紙化辦公和網(wǎng)絡(luò)辦公的大趨勢(shì)下,，更多的高級(jí)秘書將逐步成為高層管理人士，在企業(yè)中具有舉足輕重的作用,。秘書必備的理論知識(shí)、基本技能與專業(yè)知識(shí)及專業(yè)技能的結(jié)合,，已成為人才市場(chǎng)對(duì)秘書素質(zhì)與技能的帶有普遍性的要求，這也標(biāo)志著目前我國(guó)秘書行業(yè)已經(jīng)與國(guó)際接軌,。有關(guān)專家預(yù)言，20世紀(jì)最大的職業(yè)群體為會(huì)計(jì),，而21世紀(jì)最大的職業(yè)群體是秘書。

一,、秘書職業(yè)的現(xiàn)狀

(一)社會(huì)對(duì)秘書人員的需求狀況。當(dāng)今社會(huì)對(duì)秘書人員的需求情況,，據(jù)近幾年來(lái)人才市場(chǎng)的信息統(tǒng)計(jì)分析，社會(huì)對(duì)秘書的需求大致可以分為以下4類人員：

1.服務(wù)類秘書：如公司辦公室,，基層行政事業(yè)單位辦公室的服務(wù)人員、生活類秘書。指在生活方面為領(lǐng)導(dǎo)提供服務(wù)和幫助的秘書人員,，通常是專為較高級(jí)的領(lǐng)導(dǎo)人配備的,。

2.事務(wù)類秘書：如企業(yè),、基層行政事業(yè)單位的辦公室文員，公關(guān)文員,，檔案管理人員等，在辦公室主任領(lǐng)導(dǎo)下做好辦公室日常行政事務(wù)及文秘工作,。及時(shí)處理上級(jí)文件的簽收、傳遞,、催辦;做好文件的回收、清退,、銷毀工作;做好文秘檔案收集管理及保密工作,。做好各種會(huì)議的記錄及會(huì)務(wù)工作,。

3.文書類秘書：如在企業(yè)，基層行政事業(yè)單位負(fù)責(zé)文字起草,，文字處理的專業(yè)文字秘書。撰擬,、處理文稿為主要工作的秘書人員，即人們通常所說(shuō)的一個(gè)機(jī)關(guān)或單位的“筆桿子”“秀才”,。 負(fù)責(zé)各種文件的起草、裝訂及傳遞工作,。

4.管理類秘書：如企事業(yè)單位的總經(jīng)理助理,、辦公室主任、部門經(jīng)理等具有管理能力的秘書人員,。辦理本單位人員的招聘錄用,、培訓(xùn)教育,、績(jī)效考核、晉級(jí)晉職,、薪資福利、各類保險(xiǎn),、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等事項(xiàng)的具體事宜并進(jìn)行管理。

目前,，我國(guó)企事業(yè)單位尤為需要高層次的滿足國(guó)際化要求的高級(jí)秘書,。打造高素質(zhì)的秘書已成為市場(chǎng)的迫切要求，也將為秘書專業(yè)人才提供較好的就業(yè)前景,。

(二)秘書人員自身素質(zhì)狀況分析。

1.業(yè)務(wù)水平欠缺,，專業(yè)技能薄弱,。這是目前秘書表現(xiàn)最弱的一點(diǎn),。伴隨信息技術(shù)的高速發(fā)展和辦公自動(dòng)化的趨勢(shì),，秘書人員的很多工作，比如傳統(tǒng)的文書寫作,、文檔管理、文字處理等，逐漸被自動(dòng)辦公系統(tǒng)所取代,，現(xiàn)代辦公效率同時(shí)大為提高,。雖然絕大部分秘書的文化層次不低,，但是由于沒(méi)有經(jīng)過(guò)專門的行業(yè)業(yè)務(wù)知識(shí)培訓(xùn),，在初入職的時(shí)候,，工作效率低,，不能及時(shí)保質(zhì)保量地完成領(lǐng)導(dǎo)交辦的工作任務(wù),，也不能適應(yīng)市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的快節(jié)奏,。

2.創(chuàng)新能力及意識(shí)低下。創(chuàng)新能力及意識(shí)是對(duì)秘書素質(zhì)的考驗(yàn),，當(dāng)今很多秘書缺乏創(chuàng)新意識(shí)和能力,，主要表現(xiàn)在以下兩方面：首先，墨守成規(guī)的傳統(tǒng)觀念難以打破,。任何事情和工作都按照領(lǐng)導(dǎo)說(shuō)得做,，依葫蘆畫瓢，沒(méi)有自己獨(dú)立的風(fēng)格和個(gè)性,。慣性順向思維及依賴性過(guò)強(qiáng),。其次，工作缺乏主動(dòng)性,。日常工作中采取被動(dòng)的工作方式，滿足于跟著領(lǐng)導(dǎo)的指揮棒行事,，沒(méi)有主動(dòng)積極,、樂(lè)于開(kāi)拓的創(chuàng)新精神，而目前企事業(yè)單位強(qiáng)調(diào)的是秘書要具有時(shí)代感和創(chuàng)新意識(shí),，能有效地提出新見(jiàn)解,、新看法，具有預(yù)見(jiàn)性,、前瞻性,，積極主動(dòng)展開(kāi)工作，充分發(fā)揮出主觀能動(dòng)性,。

3.知識(shí)老化過(guò)時(shí)，知識(shí)儲(chǔ)備不足,。隨著信息時(shí)代的到來(lái)，傳統(tǒng)的知識(shí)儲(chǔ)備已不能滿足時(shí)代的發(fā)展及需求,，知識(shí)更新迫在眉睫。部分秘書目前還局限于傳統(tǒng)知識(shí)結(jié)構(gòu),，不善于接受和學(xué)習(xí)新知識(shí)，不善于對(duì)已學(xué)知識(shí)進(jìn)行整合,。一些秘書人員天天雜事纏身，疲于奔命,，自學(xué)也難抽出時(shí)間，知識(shí)得不到更新,，只能啃老本。還有部分秘書依靠老秘書傳幫帶的方式,，知識(shí),、經(jīng)驗(yàn)難免有局限性，缺乏現(xiàn)代管理方面的綜合性知識(shí)和能力,。

4.缺乏“通才”及“全才”,。當(dāng)今對(duì)秘書綜合素質(zhì)要求越來(lái)越高，除了專業(yè)知識(shí)和技能之外,，還要有行業(yè)知識(shí)和社會(huì)知識(shí),，更需要具備高情商和高智商，通才和全才真的是一將難求,。

二,、秘書應(yīng)具備的能力與知識(shí)

(一)秘書應(yīng)具備的能力。

1.普通能力,。主要指人的智商,，包括人的洞察力、注意力,、記憶力、思維力,、理解辨別力、交際溝通力,。上述能力是其他能力的基礎(chǔ)。現(xiàn)代秘書工作人員要具有敏銳的洞察力和靈敏的應(yīng)變能力,，要善于觀察事務(wù)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題,，這樣才能加強(qiáng)輔佐領(lǐng)導(dǎo)的主動(dòng)性,，真正發(fā)揮參謀助手作用。思維力是人們智力活動(dòng)的核心,，一個(gè)人如果失去了思維能力,，其他能力也就失去了意義。

2.通用能力?，F(xiàn)代的秘書人員要掌握表達(dá),、調(diào)研、管理,、辦事4種通用能力,。秘書的首要職能就是運(yùn)用語(yǔ)言載體進(jìn)行信息溝通，輔助領(lǐng)導(dǎo)的活動(dòng),，因此,，表達(dá)能力是最關(guān)鍵的。表達(dá)能力包括口頭表達(dá)能力和文字表達(dá)能力兩個(gè)方面?，F(xiàn)代秘書要既擅長(zhǎng)寫，又長(zhǎng)于說(shuō),，無(wú)論寫說(shuō)，都要做到準(zhǔn)確簡(jiǎn)潔,、適用合理,。秘書人員的調(diào)研能力包括調(diào)查能力及研究能力兩方面,，秘書調(diào)研能力的強(qiáng)弱直接影響著秘書參謀助手作用的發(fā)揮,。秘書的管理能力包括3個(gè)方面： 輔助計(jì)劃能力、組織實(shí)施能力和溝通協(xié)調(diào)能力?，F(xiàn)代秘書必須具備較強(qiáng)的管理能力以輔助領(lǐng)導(dǎo)的管理活動(dòng)，為領(lǐng)導(dǎo)活動(dòng)提供全局性和超前性的智能服務(wù),。范圍廣，內(nèi)容多,，頭緒多的事務(wù)性工作要求秘書人員要有較強(qiáng)的應(yīng)變品質(zhì)和變通能力;要熟悉辦事渠道、掌握辦事程序,，及時(shí)準(zhǔn)確,、妥善地處理事務(wù). 同時(shí),，還要有較強(qiáng)的人際交往能力,，能善于通過(guò)建立良好的人際關(guān)系，創(chuàng)造良好的人際環(huán)境,，提高辦事的效率,。

3.專業(yè)技能,。作為現(xiàn)代秘書,，必須具備較強(qiáng)的專業(yè)技能，如語(yǔ)言溝通表達(dá)能力,、外語(yǔ)聽(tīng)說(shuō)讀寫能力、計(jì)算機(jī)操作能力,、速記能力。秘書人員工作一個(gè)重要的任務(wù)就是辦文,，從事大量文稿的草擬與修改，這都要求現(xiàn)代秘書具備扎實(shí)的文字功底,，要精通語(yǔ)法、修辭,、格式及邏輯知識(shí),，要掌握一定的寫作規(guī)律,，要做到內(nèi)容與形式的統(tǒng)一,，既要有好的表現(xiàn)形式,，又要有充實(shí)的內(nèi)容。因此秘書一定要加強(qiáng)寫作訓(xùn)練,，熟練掌握各類應(yīng)用文的特點(diǎn)、寫作要求和語(yǔ)言表達(dá)技巧,，平時(shí)隨時(shí)注意積累資料，不斷提高寫作水平,，培養(yǎng)精確的文字表達(dá)能力,。加入wto后的中國(guó),，外貿(mào)出口已經(jīng)在許多企業(yè)的貿(mào)易總額中占據(jù)了相當(dāng)大的比重，對(duì)外貿(mào)易中多多少少都會(huì)用到外語(yǔ),，因此這也客觀地要求現(xiàn)代秘書必須具備較強(qiáng)的外語(yǔ)能力,。計(jì)算機(jī)操作能力是現(xiàn)代秘書應(yīng)具備的又一個(gè)基本能力要求，秘書要熟悉辦公軟件的使用并熟悉計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)，還要對(duì)辦公室常用設(shè)備的使用達(dá)到熟練程度,。速記是近年來(lái)被提到日程上來(lái)的一種錄入能力，領(lǐng)導(dǎo)在口頭表述的時(shí)候,，秘書要以最快的速度記錄到工作筆記中，或者錄入電腦中,，從而大大減少工作時(shí)間,，提高工作效率。

4.創(chuàng)新能力,。秘書還應(yīng)具備一定的創(chuàng)新能力,。秘書的創(chuàng)新能力,，是指秘書人員能夠領(lǐng)悟領(lǐng)導(dǎo)的意圖,，發(fā)揮主觀能動(dòng)性,，創(chuàng)造性地為領(lǐng)導(dǎo)提供最佳服務(wù)的能力,。在知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代，各種信息瞬息萬(wàn)變的情況下,，要求秘書在實(shí)際工作中勇于探索、改革創(chuàng)新,。所謂創(chuàng)新，就是無(wú)論從工作內(nèi)容還是從工作方式上都有新意,、新內(nèi)容、新辦法,。

要做到這些,，秘書人員必須注重自身的繼續(xù)教育和綜合能力的培養(yǎng)，激勵(lì)自己盡快增長(zhǎng)理論知識(shí)和實(shí)踐才干,，在思想觀念,、行為傾向、知識(shí)結(jié)構(gòu),、知識(shí)存量,、應(yīng)用能力等方面作較大努力，以適應(yīng)知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代對(duì)人才的要求,。

(二)秘書應(yīng)具備的知識(shí),。

基本知識(shí)?；局R(shí)是秘書工作者知識(shí)結(jié)構(gòu)的關(guān)鍵 。一切其它知識(shí)離不開(kāi)基本基礎(chǔ)知識(shí)的鋪墊,，否則就是“ 無(wú)源之水,，無(wú)本之木”。秘書應(yīng)具有的基本知識(shí)可分為兩類：

一方面是社會(huì)科學(xué)知識(shí),，相當(dāng)于高中水平的語(yǔ)文,、政治、歷史,、地理等知識(shí);

一方面是自然科學(xué)知識(shí),，即物理,、化學(xué),、數(shù)學(xué),、生物知識(shí)，除此之外還應(yīng)懂得一點(diǎn)經(jīng)濟(jì)知識(shí),，法律知識(shí)和科技常識(shí),，并且熟練一門外語(yǔ)。

2.專業(yè)知識(shí),。秘書人員的專業(yè)知識(shí)可分為兩大部分，第一部分是秘書專業(yè)的基礎(chǔ)知識(shí),，第二部分是秘書所在行業(yè)的行業(yè)知識(shí),。行業(yè)知識(shí)是指秘書專業(yè)知識(shí)的另一部分,，是秘書所在行業(yè)的行業(yè)知識(shí),。這是秘書知識(shí)結(jié)構(gòu)中的核心部分,?？傮w來(lái)說(shuō),，行業(yè)知識(shí)是指秘書在單位所從事的行業(yè)要求秘書必須具備的行業(yè)知識(shí)，這對(duì)于秘書來(lái)說(shuō)是“第二專業(yè)知識(shí)”,。在秘書學(xué)研究中,，人們愈來(lái)愈重視到第二專業(yè)知識(shí)的重要性。在國(guó)外,，對(duì)秘書職業(yè)早按第二專業(yè)進(jìn)行分類,，如法律秘書、商務(wù)秘書,、外事秘書,、技術(shù)秘書、醫(yī)務(wù)秘書等,。

3.拓展知識(shí),。秘書人員不僅要了解并熟知專業(yè)知識(shí)和生活當(dāng)中的一些基礎(chǔ)知識(shí),，還應(yīng)該掌握一些相關(guān)的邊緣知識(shí)來(lái)拓展自己更好的工作。比如心理學(xué),、禮儀學(xué),、公關(guān)關(guān)系學(xué)、企業(yè)管理學(xué)等,。拓展自己的知識(shí)面,，才能使自己在工作中更加揮灑自如、得心應(yīng)手?，F(xiàn)代秘書人員不僅應(yīng)該是一個(gè)專才,，還應(yīng)該是通才、全才,。