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二級學院辦公室主任的崗位職責篇一

關鍵詞：工作現(xiàn)狀 角色定位 職業(yè)素養(yǎng)

隨著《國家中長期教育改革和發(fā)展規(guī)劃綱要》(2010-2020年)的正式頒布與實施,，我國高校教育改革跨入新的里程碑,。高校行政管理工作的優(yōu)劣直接關系著新時期高校人才培養(yǎng)的質(zhì)量。高校院系行政秘書既是辦公室行政工作的管理者,，又是高校教育工作的基層人員,。行政秘書對院系與學院、院系與教師,、教師與學生,、院系與社會之間的溝通，起著獨特而重要的作用,，是維持高校正常工作的基本保障,。

一、高校院系行政秘書的工作現(xiàn)狀

高校院系行政秘書是一個平凡的工作崗位,，涉及教育學,、管理學、語言學,、社會學等多種學科。由此,，院系行政秘書的工作現(xiàn)狀為事務繁雜,，專業(yè)知識綜合性強，職業(yè)規(guī)劃不清晰,，執(zhí)行力不強,。

1.工作繁雜，專業(yè)知識綜合性強

知識經(jīng)濟時代,，高校人才濟濟,，只有具備全面、良好,、合理的知識結(jié)構(gòu),，才能勝任門類眾多、事務繁瑣的行政秘書工作,。院系行政秘書隊伍中,，包括秘書、計算機,、數(shù)學,、化學等各類專業(yè)畢業(yè)的人員,。非科班出身的行政秘書缺乏普通語言學、檔案管理學,、行政管理,、心理學、教育管理學,、公共關系學等綜合性理論知識,。行政秘書必須熟悉學院規(guī)章制度、工作流程;掌握院系管理工作的基本理論和實務知識;拓展與工作緊密聯(lián)系的學科知識,。理論聯(lián)系實際,，從實踐中不斷積累經(jīng)驗，逐步做好院系管理,、協(xié)調(diào)等工作,。

2.職業(yè)規(guī)劃不清晰，執(zhí)行力不強

細致繁忙的行政工作,，縮短了行政秘書參加教學和科研活動的時間,。高校行政秘書對自己的職業(yè)前景充滿困惑，職業(yè)倦怠等消極情緒悠然而生,。高校必須制定嚴格的信息素質(zhì)培訓制度,，針對全校行政秘書，策劃高水平的,、系統(tǒng)的學習培訓項目,，開放更廣闊的學術(shù)交流平臺，堅定院系行政秘書的信心,，為高校教育和諧發(fā)展提供精神動力,。

院系行政秘書在高校工作中起著舉足輕重的作用。怎樣成為一名合格的行政秘書工作?首先,，要明確行政秘書的角色定位,，熟悉行政秘書的工作職責。其次,，強化職業(yè)素養(yǎng)是提高行政秘書工作效率的重要途徑,。

二、院系行政秘書的角色定位及工作職責

院系行政秘書只有明確角色定位,，增強角色意識,，才能高效準確地履行工作職責。

1.行政事務的小管家

行政秘書輔助系領導做好院系各項工作,，管人,、管物、管錢,，是名副其實的小管家,。

(1)人事管理,。協(xié)助院院系領導做好有關招聘教師的面試、試講等工作,，并提供決策依據(jù),。負責本院系教職員工的考勤、考核,、職稱申報工作,。

(2)資產(chǎn)管理。根據(jù)教學,、科研及其他工作的需要,，填報維修、添置辦公用品的計劃,，領取和發(fā)放辦公用品及備品,，以保證正常教學的需要。負責保管院系公章,，按學院制度監(jiān)督公章的使用范圍,。

(3)經(jīng)費管理。擬定院系每學年的經(jīng)費預算,，負責記賬及報銷各項活動的費用,。

(4)檔案管理。負責院系會議記錄,、行政文件,、各種教學文件、教學檔案及教學資料的收集,、匯總,、立卷和歸檔工作。

(5)其它事務管理,。負責做好日常的行政事務工作，負責考務,、學生成績,、學生學籍管理、教材征訂等教學工作,。做好各種信函,、報紙、雜志,、學術(shù)期刊的收轉(zhuǎn)傳閱工作,。負責各屆畢業(yè)生的畢業(yè)資格審核，保正畢業(yè)證書的準確印發(fā),。

2.院系內(nèi),、外交流的協(xié)調(diào)員

院系行政秘書工作服務對象廣泛,，包括院系領導、教師,、學生,、校外來訪者。因此,，行政秘書是高校院系內(nèi),、外交流的形象窗口。

(1)協(xié)助院系領導做好院系內(nèi)部與學院各職能部門的協(xié)調(diào)工作,。

(2)負責接待本部門的外來辦事人員,，對不宜領導接待的來訪，需委婉拒絕,。負責接聽電話,，禮貌回答校內(nèi)外人員對院系日常事務工作的咨詢。

(3)負責學院各職能部門通知的傳遞工作,，及時轉(zhuǎn)發(fā)到院系教職員工,。正確理解上級部門的文件精神，貫徹執(zhí)行上級領導和各職能部門布置的各項任務,。

(4)行政秘書必須建立良好的人際關系,，加強與教職員工的溝通，靈活處理學院,、院系,、教師之間的多種關系，確保院系工作的順利完成,。

三,、

1.良好的心態(tài)

院系行政秘書工作看似簡單，接踵而來的突發(fā)事件,，使人壓力倍增,。保持良好的心態(tài)，充分發(fā)揮自己的思維能力,，從而巧妙地處理緊急問題,。行政秘書應保持良好的心態(tài)，沉著,、寬容,、冷靜、客觀地分析問題,。

2.加強業(yè)務技能

加強業(yè)務技能是提高院系行政秘書職業(yè)素養(yǎng)的關鍵,。院系行政秘書需具備的業(yè)務技能包括：公文寫作能力、應變能力,、組織管理能力,、表達能力,、操作能力。

(1)公文寫作能力

公文寫作要在“學”,、“練”,、“改”三個環(huán)節(jié)上狠下功夫。規(guī)范公文寫作的基本格式,，掌握語法,、邏輯、修辭三方面的知識,。正所謂“讀萬卷書,，行萬里路”。閱讀大量優(yōu)秀范文,、勤奮學習,、修煉語言。公文寫作的語言要求莊重樸實,，準確精練,。熟悉各類公文結(jié)構(gòu)、措辭,，套用固定性用語,。

(2)應變能力

即指在沒有思想準備的情況下靈活處理問題的能力。高校教師請假,、離職等異動工作狀態(tài),，影響了教學工作的正常運行。如開學初期,，某位教師偶然患重病,，尚未確診，教師申請病假二周,。行政秘書得知同時生病的消息,，致電關心教師的身體健康情況，主動提出援助,。教師病假期間,，重新落實教學任務迫在眉睫，采取就近原則,，優(yōu)先考慮院系內(nèi)部適合的教師代課,，聯(lián)系學院內(nèi)外適宜的教師安排兼課等事項,。院系行政秘書與患病教師保持電話聯(lián)系,，密切關注教師身體狀況。當獲知教師病情不穩(wěn)定,，要進行幾個月以上的長期治療后,，立即致電慰問,，可否前往探望。教學工作方面：行政秘書向?qū)W院人事處提交專任教師招聘需求報告,，引進新教師,。校內(nèi)外兼課教師的合理安排，為聘任新教師贏取了充裕的時間,?；疾〗處煟硇钠v,，無微不至的關懷,，為教師戰(zhàn)勝病魔增添一份力量。良好的應變能力,，勤于思考,、善于發(fā)現(xiàn)、勤于總結(jié),，具備較高的警惕性,，做到忙中有序，不斷提升處理突發(fā)事件和緊急事件的能力,，確保正常教學秩序和良好的教學質(zhì)量,。

(3)組織管理能力

組織管理能力指行政秘書統(tǒng)籌策劃并完成所分管方面的工作能力，包括能力和善斷能力,?！皸l條道路通羅馬”，什么是最佳的辦法?在管理工作中,，行政秘書要講究處事策略,，判斷出最佳方法，合理分配工作任務,，并堅持果斷地實行,，成為智慧型的組織管理者。高等學校行政管理工作,，任務繁重,，各部門、各崗位的行政管理干部只有充分發(fā)揮自己的主觀能動作用,，人人能起到獨擋一面的作用,，才能做好全校的行政管理工作，以達到提高整個學校行政管理質(zhì)量的目的,。

(4)表達能力

表達能力主要包括文字表達能力和語言表達能力,。無論是信息、宣傳、調(diào)研等工作,，還是處理公文,，都離不開文字表達。行政秘書要多思考,、多練習,、多交流，日積月累,，潛移默化,，做到思維敏捷、下筆如神,，寫出的文章觀點鮮明,，層次清晰，向上能如實反映事情的真相,，向下能準確表達領導的意圖,。語言表達能力也是行政秘書一項非常重要的基本能力，無論是傳達上級文件精神,，還是協(xié)調(diào)工作,，都離不開較強的語言表達能力，院系內(nèi),、外交流的逐漸增加,，直接以語言表達作為處理公務活動的手段變得極其重要，提高語言表達能力,，還包括普通話水平,、英語口語水平以及言語措詞等。

(5)操作能力

操作能力指計算機的操作能力和辦公室設備的使用能力,。網(wǎng)絡技術(shù)的飛速發(fā)展,，計算機應用的普及，各大高校正立志于實現(xiàn)辦公的自動化,、現(xiàn)代化,、信息化。熟練計算機辦公自動化軟件的操作能力,，掌握掃描儀,、打印機、數(shù)碼照相機,、傳真機等辦公設備的使用,，推動文件、宣傳簡訊的發(fā)布速度,，節(jié)省紙質(zhì)資源,。

四、改善工作方法，完善自身素質(zhì),，提高工作效率

高校院系行政秘書工作繁雜，專業(yè)知識綜合性強,，因而行政秘書必須改善工作方法,，多謀善斷?？v橫結(jié)合建檔工作法,、自我培養(yǎng)和完善高校培訓制度等手段，對行政秘書提高工作效率具有重要的作用,。

1.縱橫結(jié)合建檔工作法

從縱向和橫向分別建立檔案,，縱橫交錯貫穿于整個高校教育工作。為宏觀的教學決策,、微觀的教學管理及教學科研服務,，為創(chuàng)新教學方法，深化教學研究,，提高教學質(zhì)量作出貢獻,。如高校師資業(yè)績檔案。橫向檔案：按教師類型建立檔案,。高校教師分四類：專任教師,、校內(nèi)兼課教師、校外兼課教師,、校外兼職教師,。縱向檔案：以教師個體為單位,，建立業(yè)績檔案,。每位教師業(yè)績檔案主要有基本資料(身份證、學歷學位證,、高校教師資格證,、職稱證、職業(yè)資格證等),，教學信息(教學任務書,、每學期教學情況登記表和工作總結(jié)等)，教科研成果(論文,、教材,、教科研項目、榮譽證書,、繼續(xù)教育等),。縱橫結(jié)合建立檔案為院系領導優(yōu)化師資隊伍結(jié)構(gòu)提供可靠的信息基礎，加強師資隊伍管理工作的科學化,、系統(tǒng)化,。

2.自我培養(yǎng)

作為一名優(yōu)秀的高校系部行政秘書，不僅僅依賴于外界的培育,，關鍵在于自身建設,。行政秘書從我做起，有意識地控制自己,，主動利用校園環(huán)境優(yōu)勢,，堅持不懈地完成目標。與企業(yè)單位相比,，高校擁有資源豐富,、時間寬裕、學習氣氛濃郁等優(yōu)勢,，有助于行政秘書的自我培養(yǎng),。工作期間，行政秘書踴躍參加學院舉辦的各類專題培訓活動,，如公文寫作,、行政管理、心理健康,、高校教育改革等講座;瀏覽圖書館的紙質(zhì)圖書和電子書籍,，補充薄弱環(huán)節(jié)的理論知識。寒暑假期,，行政秘書積極參加各式各樣的學歷進修,，加強自身的文化知識修養(yǎng)。

3.完善培訓制度

高校必須制定嚴格的職業(yè)素質(zhì)培訓制度,，有計劃地開展行政秘書崗前培訓工作,，強化行政秘書職業(yè)素質(zhì)培訓的力度。行政秘書崗前培訓包括行政管理學,、普通語言學,、高等教育學和心理學等相關業(yè)務知識的培訓。高校鼓勵行政秘書通過在職或派遣脫產(chǎn)進修碩士,、博士等方式提高文化素質(zhì);激勵行政秘書發(fā)表學術(shù)論文,，參與學院內(nèi)外教研科研項目，參加專題學術(shù)交流會議,，組織行政秘書外出調(diào)研,、考察，吸取各大高校先進的優(yōu)秀的管理經(jīng)驗,。隨著信息技術(shù)的發(fā)展,，高校應不斷更新教育培訓內(nèi)容,，與時俱進，促進行政秘書隊伍蓬勃發(fā)展,。高校還可以建立全校行政秘書的信息交流平臺,，共同探討工作中的難題和對策。(免費看電影tang)

五,、結(jié)束語

綜上所述,，高校院系行政秘書是一項極具挑戰(zhàn)性的工作，既要求綜合性的專業(yè)知識,，又要求全方位的職業(yè)技能。高校院系行政秘書必須明確角色定位和工作職責,，強化職業(yè)素養(yǎng),，改善工作方法，提高自身素質(zhì)和能力,，促進行政秘書隊伍走向現(xiàn)代化,、職業(yè)化，為高校教育事業(yè)貢獻力量,。

二級學院辦公室主任的崗位職責篇二

系秘書崗位職責

1．協(xié)助系領導檢查,、督促系內(nèi)行政工作計劃的實施及催辦已經(jīng)傳達的各項行政工作,。

2．負責系辦公室和系外聘人員的日常管理,。協(xié)管系科研工作。

3.協(xié)助系分管領導做好

教學

4.做好會議記錄以及系考勤工作,。協(xié)助系領導做好系內(nèi)、外宣傳,。代行政領導起草各類文書,。

5.協(xié)助系主任做好對本系職工年度考核工作；

6.協(xié)助系分管領導落實,、協(xié)調(diào)各教研室每學期教師任課事宜,，負責在規(guī)定時間將教學任務書發(fā)放給各任課教師,。

7.督促教研室主任提醒教師提前出好每門考試課的試卷及答案。

8.負責與教務處聯(lián)系考試時間,、考場,、配合教務處安排監(jiān)考人員,，并將監(jiān)考通知單交與每位監(jiān)考教師。做好教學工作量的計算,、匯總工作,。

9.新學期開學初貼出本系各班級課表，并將各任課教師課表發(fā)給教師,。

10.協(xié)助教研室主任做好畢業(yè)生答辯的各項工作,。

11.做好教學檔案的收集與歸檔工作。

12.完成領導交辦的其他工作任務,。

國土資源系

2009年8月

二級學院辦公室主任的崗位職責篇三

系教學秘書崗位職責

（一）教學組織工作

1、根據(jù)本系各專業(yè)教學計劃,，擬定本系教學計劃實施方案（課程,、課時、學生數(shù),、任課教師等）,，并就可能出現(xiàn)的專業(yè)教學計劃的調(diào)整情況寫出書面報告，經(jīng)系主任審核后,，報教務處,。

2、下發(fā)各班教學課程表,、各任課教師任課表,；負責調(diào)課事宜；

3,、發(fā)放并收取教學日歷,，制備并發(fā)放記分冊、考勤表,。

4,、發(fā)放“考試安排表”，協(xié)助系主任檢查考場紀律及監(jiān)考情況,；

5,、發(fā)放任課教師“教學任務書”。

（二）教學行政及學籍管理工作

1,、負責辦理學籍異動手續(xù),，并將材料歸檔；協(xié)助系主任做好學生入學注冊,、離校工作,，并及時向教務處上報學生流動情況；

2,、負責成績管理工作,；做好學生重修課程的組織和管理工作,；

3、負責選修課的報名工作,，按教學管理軟件要求正確操作,；

4、負責教師教學工作量及課時費的統(tǒng)計工作,，做好教材管理工作,。

（三）教學質(zhì)量管理工作

1、做好聘任教師管理工作,，配合系主任檢查教師教學進度表的實施情況,；

2、協(xié)助系主任做好期中教學檢查工作,，定期召開學生座談會,，及時了解學生學習及教學管理中的問題，向系領導匯報并解決,；

3,、根據(jù)課程改革需要,，協(xié)助主任組織課程教學大綱的制定,、修訂工作。

（四）檔案管理及其它工作

1,、及時做好有關教學方面的報表填寫,，文件的收發(fā)、傳遞,；

2,、做好教學資料的整理、歸檔工作,；

（五）完成系領導交辦的其它工作,。

二級學院辦公室主任的崗位職責篇四

黨務秘書崗位職責

1、認真學習貫徹黨的基本路線和方針政策,，做到黨性強,、作風正，工作認真負責,，具有較強的事業(yè)心和政治責任感,。堅決執(zhí)行上級黨組織的有關決議，落實執(zhí)行學院黨委的各項決定,。

2,、協(xié)助黨政辦主任處理辦公室日常黨務工作。

3,、負責學院黨委印章的管理與使用,，辦理黨委介紹信,。

4、草擬學院黨委的文件,、報告,、

總結(jié)

5,、管理黨委文件與資料,，領取黨委機要文件。負責上級黨委機關文件和黨內(nèi)文件的收發(fā),、登記,、傳閱、保管和歸檔工作,。

6,、負責學院黨委安排的重要會議、大型活動的組織工作,，做好會議記錄與會務工作,。

7、協(xié)助黨委書記及時了解各支部的工作情況,，督促落實各級黨組織布置的工作任務,，做好綜合匯總等工作。

8,、參與編制學院年鑒,、各種材料匯編等工作。

9,、根據(jù)黨委的中心工作任務,，積極開展調(diào)查研究，參加學院黨支部有關會議,，了解學院黨支部有關動態(tài),，及時、準確地向黨委領導提供各種信息和建議,。

10,、協(xié)助領導做好穩(wěn)定安全的相關工作。

11,、完成領導交辦的各項臨時工作,。