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一、人事檔案保管制度
□ 目 的
第一,，保守檔案機(jī)密?，F(xiàn)代企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)中,，情報(bào)戰(zhàn)是競(jìng)爭(zhēng)的重要內(nèi)容，而檔案機(jī)密便是企業(yè)機(jī)密的一部分,。對(duì)人事檔案進(jìn)行妥善保管,，能有效地保守機(jī)密。
第二,，維護(hù)人事檔案材料完整,，防止材料損壞,，這是檔案保管的主要任務(wù),。
第三，便于檔案材料的使用,。保管與利用是緊密相聯(lián)的,，科學(xué)有序的保管是高效利用檔
案材料的前提和保證。
□ 人事檔案保管制度的基本內(nèi)容
建立健全保管制度是對(duì)人事檔案進(jìn)行有效保管的關(guān)鍵,。其基本內(nèi)容大致包括五部分：材
料歸檔制度;檢查核對(duì)制度;轉(zhuǎn)遞制度;保衛(wèi)保密制度;統(tǒng)計(jì)制度,。
(1)材料歸檔制度。新形成的檔案材料應(yīng)及時(shí)歸檔,，歸檔的大體程序是：首先對(duì)材料
進(jìn)行鑒別,，看其是否符合歸檔的要求;其次，按照材料的屬性,、內(nèi)容,，確定其歸檔的具體
位置;再次，在目錄上補(bǔ)登材料名稱及有關(guān)內(nèi)容;最后,，將新材料放入檔案,。
(2)檢查核對(duì)制度。檢查與核對(duì)是保證人事檔案完整,、安全的重要手段,。
檢查的內(nèi)容是多方面的，既包括對(duì)人事檔案材料本身進(jìn)行檢查,，如查看有無霉?fàn)€,，蟲蛀
等，也包括對(duì)人事檔案保管的環(huán)境進(jìn)行檢查,，如查看庫房門窗是否完好,，有無其他存放錯(cuò)誤
等。
檢查核對(duì)一般要定期進(jìn)行,。但在下列情況下,，也要進(jìn)行檢查核對(duì)：
——突發(fā)事件之后，如被盜,、遺失或水災(zāi)火災(zāi)之后：
——對(duì)有些檔案發(fā)生疑問之后,，如不能確定某份材料是否丟失,。
——發(fā)現(xiàn)某些損害之后，如發(fā)現(xiàn)材料變霉,，發(fā)現(xiàn)了蟲蛀等,。
(3)轉(zhuǎn)遞制度。轉(zhuǎn)遞制度是關(guān)于檔案轉(zhuǎn)移投遞的制度,。檔案的轉(zhuǎn)遞一般是由工作調(diào)動(dòng)等
原因
引起的,，轉(zhuǎn)遞的大致程序如下：
①取出應(yīng)轉(zhuǎn)走的檔案;
②在檔案底賬上注銷;
③填寫《轉(zhuǎn)遞人事檔案材料的通知單》;
④按發(fā)文要求包裝、密封,。
在轉(zhuǎn)遞中應(yīng)遵循保密原則,，一般通過機(jī)要交通轉(zhuǎn)遞，不能交本人自帶,。另外,，收檔單位
在收到檔案，核對(duì)無誤后,，應(yīng)在回執(zhí)上簽字蓋章,，及時(shí)退回。
(4)保衛(wèi)保密制度,。具體要求如下：
①對(duì)于較大的企業(yè),，一般要設(shè)專人負(fù)責(zé)檔案的保管，應(yīng)齊備必要的存檔設(shè)備,。
②庫房備有必要的防火,、防潮器材。
③庫房,、檔案柜保持清潔,，不準(zhǔn)存放無關(guān)物品。
④任何人不得擅自將人事檔案材料帶到公共場(chǎng)合,。
⑤無關(guān)人員不得進(jìn)入庫房,。嚴(yán)禁吸煙。
⑥離開時(shí)關(guān)燈關(guān)窗,，鎖門,。
(5)統(tǒng)計(jì)制度。人事檔案統(tǒng)計(jì)的內(nèi)容主要有以下幾項(xiàng)：
①人事檔案的數(shù)量,。
②人事檔案材料收集補(bǔ)充情況,。
③檔案整理情況。
④檔案保管情況,。
⑤利用情況,。
⑥庫房設(shè)備情況。
⑦人事檔案工作人員情況,。
二,、人事檔案利用制度
□ 目 的
第一,，建立人事檔案利用制度是為了高效、有序地利用檔案材料,。檔案在利用過程中,，
應(yīng)遵循一定的程度和手續(xù)，這是保證檔案管理秩序的重要手段,。
第二,，建立人事檔案利用制度也是為了給檔案管理活動(dòng)提供規(guī)章依據(jù)。工作人員必須按
照這些制度行事,，這是對(duì)工作人員的基本要求,。
□ 人事檔案利用的方式
人事檔案的利用有多種方式：
(1)設(shè)立閱覽室以供利用查閱。閱覽室一般設(shè)在人事檔案庫房?jī)?nèi)或靠近庫房的地方,，
以便調(diào)卷和管理,。這種方式具有許多優(yōu)點(diǎn),，如便于查閱指導(dǎo),，便于監(jiān)督，利于防止泄密和丟
失等,。這是人事檔案利用的主要方式,。
(2)借出使用。借出庫房須滿足一定的條件,，比如：本機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)需要查閱人事檔案;
公安,、保衛(wèi)部門因特殊需要必須借用人事檔案等。借出的時(shí)間不宜過長(zhǎng),，到期未還者應(yīng)及時(shí)
催還,。
(3)出具證明材料。這也是人事檔案部門的功能之一,。出具的證明材料可以是人事檔
案部門按有關(guān)文件規(guī)定寫出的有關(guān)情況的證明材料,，也可以是人事檔案材料的復(fù)制件。要求
出具材料的原因一般是入黨,、入團(tuán),、提升、招工,、出國(guó)等,。
3.人事檔案利用的手續(xù)
在通過以上方式利用人事檔案時(shí)，必須符合一定的手續(xù),。這是維護(hù)人事檔案完整安全的
重要保證,。
(1)查閱手續(xù)。正規(guī)的查閱手續(xù)包括以下內(nèi)容：首先,，由申請(qǐng)查閱者寫出查檔報(bào)告,，在
報(bào)告
中寫明查閱的對(duì)象,，目的，理由,，查閱人的概況等情況;其次,，查閱單位(部門)蓋章。負(fù)責(zé)
人簽字;最后,，由人事檔案部門審核批準(zhǔn),。人事檔案部門對(duì)申請(qǐng)報(bào)告進(jìn)行審核，若理由充分
,，手續(xù)齊全,，則給予批準(zhǔn)。
(2)外借手續(xù),。
首先,，借檔單位(部門)寫出借檔報(bào)告，內(nèi)容與查檔報(bào)告相似,。
其次,，借檔單位(部門)蓋章，負(fù)責(zé)人簽字,。
再次,，人事檔案部門對(duì)其進(jìn)行審核、批準(zhǔn),。
然后,，進(jìn)行借檔登記。把借檔的時(shí)間,，材料名稱,、份數(shù)、理由等填清楚,，并由借檔人
員簽字,。
最后，歸還時(shí),，及時(shí)在外借登記上注銷,。
(3)出具證明材料的手續(xù)：?jiǎn)挝弧⒉块T或個(gè)人需要由人事檔案部門出具證明材料時(shí)
,，需履行以下
手續(xù)：首先,，由有關(guān)單位(部門)開具介紹信，說明要求出具證明材料的理由,，并加蓋公章
;其次,，人事
檔案部門按照有關(guān)規(guī)定，結(jié)合利用者的要求，提供證明材料;最后,，證明材料由人事檔案部
門有關(guān)領(lǐng)
導(dǎo)審閱,，加蓋公章，然后登記,、發(fā)出,。
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