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公司內(nèi)部文件管理規(guī)定篇一

第1條 目的,。

通過對公司內(nèi)部文件控制流程進行管理，使文件管理控制工作更加系統(tǒng),、科學(xué),、規(guī)范、高效,，以保證各部門及人員及時,、正確地使用有效文件，提高工作效率,。

第2條 適用范圍,。

本制度中的“文件”包括公司日常運營過程中產(chǎn)生或所需的文件資料、公司業(yè)務(wù)往來公文以及公司對內(nèi)發(fā)布的所有流程,、制度,、作業(yè)標(biāo)準(zhǔn)與規(guī)范、作業(yè)指導(dǎo)書等,。

根據(jù)公司各類文件的性質(zhì)進行縱向?qū)蛹墑澐?，可分為下列五級文件?/p>

第3條 管理職責(zé)劃分。

(1)各級主管副總主要負(fù)責(zé)所轄職責(zé)范圍內(nèi)的文件進行審核,、批準(zhǔn)工作,，其中,，總經(jīng)理(或管理者代表)還承擔(dān)著對公司各類體系文件進行定期評審的職責(zé)。

(2)總經(jīng)理辦公室主要負(fù)責(zé)公司一級文件的組織編制,、審核,，以及二級文件的會審組織工作。

(3)人事行政部負(fù)責(zé)本制度的編制,、解釋與修訂工作,，并由其行政專員負(fù)責(zé)公司營運、資質(zhì)類文件資料的保管;其中,，人事行政部下轄體系文件管理室,，并由其文控員專職負(fù)責(zé)公司各類體系文件的統(tǒng)一編號、收發(fā),、存檔,、作廢等管理事宜。

(4)各職能部門負(fù)責(zé)對各歸口職能和分管業(yè)務(wù)線的有關(guān)文件的編制和副本保管工作,。

第2章 公司內(nèi)部文件編碼細(xì)則

第4條 公司內(nèi)部文件的編碼主要由以下五個部分組成,。

(1)第一部分：公司代號，代碼為×××,。

(2)第二部分：層級分類代碼,，代碼分別為1、2,、3,、4、5,。

(3)第三部分：大類代碼,，代碼分別為綜(綜合管理類)、制(生產(chǎn)制造類),、市(市場營銷類),、研(研發(fā)類)、其(其它類)等,。

(4)第四部分：小類分類代碼,，代碼分別為目標(biāo)(目標(biāo)計劃類)、人力(人力資源類),、辦公(辦公類),、總務(wù)(總務(wù)后勤類)、保衛(wèi)(保衛(wèi)類),、生產(chǎn)(生產(chǎn)類),、質(zhì)管(質(zhì)管類)、項管(項目管理類)、產(chǎn)研(產(chǎn)品研發(fā)類),、其(其它類)等,。

(5)第五部分：文件流水號，代碼為001～999,。

第5條 公司內(nèi)部各級文件編碼示例如下(以人事行政部文件為例),。

(1)一級文件：×××1—001。

(2)二級文件：×××2—綜—001,。

(3)三級文件：×××3—綜—行政—001,。

(4)四級文件：×××4—綜—行政—001。

(5)五級文件：×××5—綜—行政—001—001,。

第3章 公司各級文件編制,、審核、審批規(guī)定

第6條 公司一級文件,，由公司總經(jīng)理辦公室組織相關(guān)人員進行編制,。一級文件編制完成后，需經(jīng)總經(jīng)理辦公室主任審核后,，交由公司總經(jīng)理審批,。

第7條 公司二級文件,，由各業(yè)務(wù)歸口部門協(xié)同流程協(xié)同作業(yè)部門共同編寫,。二級文件編制完成后，由總經(jīng)理辦公室組織相關(guān)部門及人員進行會審,。經(jīng)會審后,，二級文件需交總經(jīng)理審批。

第8條 公司三級文件,，若其覆蓋范圍超過2個(含2個)職能部門,，其編制工作由各歸口管理職能部門組織，并交主管副總審核后,，交總經(jīng)理審批,。具體分工如下。

(1)目標(biāo)類,、計劃類三級文件由總經(jīng)理辦公室負(fù)責(zé)組織編制,，交分管運營副總審核。

(2)人事,、行政,、總務(wù)類三級文件由人事行政部負(fù)責(zé)組織編制，交分管行政副總審核,。

(3)財務(wù)類三級文件由財務(wù)部負(fù)責(zé)組織編制,，交分管的財務(wù)副總審核。

(4)生產(chǎn)制造類三級文件由生產(chǎn)部組織編制，交分管的生產(chǎn)副總(或廠長)審核,。

(5)市場營銷類三級文件由營銷部及相關(guān)部門組織編制,，交分管的營銷副總審核。

(6)供應(yīng)類三級文件由采購部及相關(guān)部門組織編制,，交分管的運營副總審核,。

第9條 公司四、五級文件的編制,、審核,、審批規(guī)定如下表所示。

公司四,、五級文件的編制,、審核、審批規(guī)定表

第10條 除部門,、車間內(nèi)部文件外,，其它公司內(nèi)部文件在內(nèi)容審核后，必須交人事行政部或體系文件管理室進行有關(guān)文檔格式,、文件內(nèi)容重復(fù)性與沖突性的二次審核,。二次審核合格后，各文件編制部門方可送交相關(guān)批準(zhǔn)人批準(zhǔn),。

第4章 文件發(fā)放管理規(guī)定

第11條 所有公司內(nèi)部發(fā)布的文件均需由人事行政部制定分發(fā)號,，加蓋“受控”章才能發(fā)放。每份文件不同的復(fù)印件必須注明不同的分發(fā)號,，以便追溯,。

第12條 體系文件需由體系文件管理室文控員負(fù)責(zé)發(fā)放管理工作，其它內(nèi)部文件的發(fā)放由人事行政部行政專員負(fù)責(zé)實施,。

第13條 根據(jù)文件發(fā)放批量劃分,，文件發(fā)放主要兩種情況：大批發(fā)放與零星發(fā)放。

(1)大批發(fā)放時,，應(yīng)建立《公司內(nèi)部文件配置,、發(fā)放與回收登記表》，并報各文件歸口職能部門的分管副總審批,。

(2)零星發(fā)放時,，應(yīng)建立《公司內(nèi)部文件發(fā)放與回收登記表》。

第14條 文件領(lǐng)用人應(yīng)在《公司內(nèi)部文件配置,、發(fā)放與回收登記表》或《公司內(nèi)部文件發(fā)放與回收登記表》上簽名后,，方可領(lǐng)取注有分發(fā)號和“受控”狀態(tài)標(biāo)識的文件。

第15條 領(lǐng)用部門領(lǐng)到文件后,，應(yīng)及時建立《收文登記表》,。

第16條 文件發(fā)放完畢后,，人事行政部行政專員或體系文件管理室文控員應(yīng)及時對文件進行分類、歸檔保存,，并更新《公司內(nèi)部文件清單》,。

第5章 公司內(nèi)部文件使用與借閱規(guī)定

第17條 文件使用部門應(yīng)及時向相關(guān)人員進行文件內(nèi)容宣貫、培訓(xùn),，將文件放置在適當(dāng)?shù)奈恢?場所),，確保相關(guān)人員能夠及時、正確地使用文件,。

第18條 當(dāng)出現(xiàn)以下情況時,，使用部門可填寫《文件領(lǐng)用、借閱申請表》,，申請更換或增發(fā),。

(1)文件破損嚴(yán)重影響使用時。

(2)根據(jù)使用需要須新增,、改版時,。

(3)文件丟失需重新領(lǐng)用時。

第19條 《文件領(lǐng)用,、借閱申請表》需經(jīng)人事行政部審批后方可實施更換或增發(fā),。更改或重新領(lǐng)用時，使用原文件分發(fā)號;增發(fā)時,，應(yīng)按原分發(fā)號順序新增一個分發(fā)號,。

第20條 公司內(nèi)部文件借閱規(guī)定如下。

(1)當(dāng)其他公司或個人需借閱文件時,，應(yīng)填寫《文件領(lǐng)用,、借閱申請表》，經(jīng)人事行政部或體系文件管理室批準(zhǔn)后,，行政專員或文控員方可辦理借閱手續(xù)，并負(fù)責(zé)催討,。

(2)借閱時最長時間不得超過半個月,。

(3)公司內(nèi)部各部門、各車間需借閱文件時,，應(yīng)經(jīng)人事行政部或體系文件管理室審批和登記后,，方可辦理借閱手續(xù)。借閱時,，行政專員或文控員要負(fù)責(zé)明確借閱期限與催討工作,。

第6章 公司內(nèi)部文件更改、回收,、作廢與評審規(guī)定

第21條 公司內(nèi)部文件在使用時若遇到下列情形之一的,，應(yīng)進行修改。

(1)公司現(xiàn)行文件與有關(guān)國際標(biāo)準(zhǔn)、國家標(biāo)準(zhǔn),、地方標(biāo)準(zhǔn)和法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)相沖突時,。

(2)文件內(nèi)容與客戶的需要相矛盾或不能滿足客戶的要求時。

(3)文件的內(nèi)容不正確,、不適合或操作性不強時,。

(4)有更合適、更先進的或更具可操作性的產(chǎn)品標(biāo)準(zhǔn),、操作方法,、管理手段時。

第22條 文件修改程序規(guī)定如下,。

(1)公司一級文件修改或其它各級文件大批修改時,，公司應(yīng)專門成立文件修改小組進行運作，修改完后的審核,、批準(zhǔn),、發(fā)放使用以及舊文件回收均按本制度的相關(guān)條款執(zhí)行。

(2)文件需要更改時,，由文件編制部門填寫《文件變更審批表》并附具體修改內(nèi)容,，交文件原審核人審核、原批準(zhǔn)人批準(zhǔn)后方可進行文件更改,。

(3)文件更改由人事行政部行政專員或文控員按《文件變更審批表》負(fù)責(zé)組織實施,。更改可采取劃(改)或換頁等方式，同時要做好修改狀態(tài)標(biāo)識的更改,，在修改處加蓋“更改”章,，更改應(yīng)覆蓋該文件發(fā)放的所有場所。如采取換頁的形式,，應(yīng)將原未更改的頁面回收,。

第23條 文件回收與作廢規(guī)定如下。

(1)當(dāng)文件改版或修改時,，會產(chǎn)生大量的作廢和失效文件,。行政專員或文控員應(yīng)做好作廢文件的回收、登記和標(biāo)識區(qū)分工作,。

(2)作廢文件應(yīng)進行定期處理,。行政專員或文控員應(yīng)填寫《作廢文件審批表》交部門主管批準(zhǔn)后方可處理，將作廢文件保留一份,，并另加蓋“作廢存留”標(biāo)識,，歸檔保存一年備查，其他的進行銷毀,。

第24條 文件評審規(guī)定如下,。

(1)人事行政部經(jīng)理應(yīng)定期組織行政主管,、行政專員等相關(guān)人員做好文件評審工作。

(2)文件評審的時間可與體系文件的管理評審相結(jié)合,，評審內(nèi)容包括現(xiàn)有文件的充分性,、適宜性和有效性，確定文件修改清單和文件新增清單,，以持續(xù)改進文件的可操作性和科學(xué)性,。

第7章 附則

第25條 本制度由人事行政部編制，解釋權(quán)歸人事行政部所有,。

第26條 本制度經(jīng)行政副總審核,、總經(jīng)理審批后，自發(fā)布之日起開始執(zhí)行,。

公司內(nèi)部文件管理規(guī)定篇二

一,、總則

1、技術(shù)文件是本公司的核心秘密,，是本公司能夠持續(xù)發(fā)展并在市場上保持強勢競爭力的有力保障,，公司的技術(shù)文件屬于公司所有。

2,、為規(guī)范本公司技術(shù)文件的管理,，確保文件編制的正確性、完整性,，明確技術(shù)文件的編制,、簽署、更改,、保存等相關(guān)的內(nèi)容,，確保技術(shù)文件的正確性及實施有效的管理，特制訂本制度,。

3,、適用范圍:適用于本廠的技術(shù)文件的管理。

二,、技術(shù)文件的編制

1,、技術(shù)文件包括:技術(shù)文件是指公司的產(chǎn)品設(shè)計圖紙、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn),、技術(shù)檔案和技術(shù)資料。

具體包括:

1)開發(fā)計劃階段:方案設(shè)計,、質(zhì)量保障大綱,、設(shè)計開發(fā)計劃書、檢驗要求,。

2)開發(fā)設(shè)計階段:原理圖,、印制版圖,、產(chǎn)品編程手冊、機械結(jié)構(gòu)圖,、編程器件燒寫文件,、可編程器件源碼、硬件編程手冊,、軟件安裝包,、驅(qū)動程序、設(shè)計評審記錄表,。

3)產(chǎn)品調(diào)試階段:產(chǎn)品調(diào)試手冊,、產(chǎn)品焊裝明細(xì)表、產(chǎn)品調(diào)試記錄,、產(chǎn)品驗證記錄,。

4)產(chǎn)品維護階段:設(shè)計開發(fā)總結(jié)、軟件使用手冊,、產(chǎn)品使用手冊,。

2、技術(shù)文件的技術(shù)要求和數(shù)據(jù)等必須符合國家相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)定要求,。

3,、技術(shù)文件由技術(shù)開發(fā)部等相對應(yīng)部門編制，各部門應(yīng)對技術(shù)文件的準(zhǔn)確性,、合理性負(fù)責(zé),。

三、技術(shù)文件的提交

1,、在產(chǎn)品開發(fā)的整個周期中,，設(shè)計人員必須按照技術(shù)文件規(guī)范認(rèn)真進行各項文件的編寫工作，以保證技術(shù)文件的完整性,。

2,、在產(chǎn)品開發(fā)的各個階段，設(shè)計人員都必須按時提交設(shè)計文件,，并保存在公司的服務(wù)器中,。每當(dāng)設(shè)計文件發(fā)生重大更改后，設(shè)計人員都必須重新提交文件,，以便更新服務(wù)器中的文件,，保證開發(fā)工作的可靠性。

3,、設(shè)計文件的提交以starteam為準(zhǔn),，設(shè)計人員須按照提交的文件類別提交到starteam相應(yīng)的目錄。

4,、對于已提交的文件,，任何人員不得故意在服務(wù)器上進行刪除,。

四、技術(shù)文件的歸檔

1,、各相關(guān)負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)技術(shù)文件的審核和批準(zhǔn);技術(shù)文件的編制必須嚴(yán)格執(zhí)行編制,、校對、審核三級把關(guān)制度;明確各級的責(zé),、權(quán),、利。

2,、技術(shù)文件應(yīng)保證標(biāo)題欄中的編號,、名稱、日期,，設(shè)計,、校對、審核,、批準(zhǔn)等欄中簽署齊全,，簽署不齊全的技術(shù)文件不得用于歸檔。

3,、文件簽署分為紙質(zhì)文件簽署,、電子文件簽署和光盤簽署。其中,，紙質(zhì)文件簽署須在紙質(zhì)文件上手寫簽署,，電子文件簽署則在starteam上以備注的方式進行簽署，光盤簽署則在光盤封面的標(biāo)簽上進行總體簽署,。

4,、各類歸檔文件經(jīng)確認(rèn)無誤并且簽署完畢后，方可進行歸檔工作,。歸檔文件要求一式兩套:一套存放在公司服務(wù)器上,，供查閱使用;一套刻錄成光盤，做封存保管,。

5,、用來存儲歸檔文件的光盤或其包裝盒上應(yīng)貼有標(biāo)簽，標(biāo)簽上須注明光盤的大致信息,，如名稱,、編號、簽署信息等,。

6,、歸檔文件時，須填寫<設(shè)計項目歸檔資料清單>,，并對歸檔文件進行真實有效型和完整規(guī)范性檢驗,，檢驗合格后方可給予存檔。

五,、技術(shù)文件的借閱

1,、任何員工之間不得私自傳閱技術(shù)文件，不得非法保持不具權(quán)限的文件,。

2,、若因工作需要，須借閱技術(shù)文件,，則需報相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn),，并填寫<借閱登記表>，然后方可通過獲得的授權(quán)從公司服務(wù)器上下載相應(yīng)的文件進行查閱,。

3,、對于借閱的文件，不得私自打印,、傳閱,，不得泄露借閱文件的秘密。

4,、如有特殊情況需要將文件轉(zhuǎn)與他人或攜帶外出時,，須經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。

5,、文件閱覽之后,，須在相關(guān)人員的監(jiān)督下徹底刪除借閱文件，并補充完整<借閱文件記錄表>,。

六,、責(zé)任追究

各部門應(yīng)嚴(yán)格遵守上述規(guī)定，若因不遵守上述規(guī)定而遺失或者泄漏公司的技術(shù)文件,，公司將根據(jù)有關(guān)保密規(guī)定給予罰金處罰和公司內(nèi)部記過處罰,，情節(jié)嚴(yán)重者公司將保留追究法律責(zé)任的權(quán)利。

公司內(nèi)部文件管理規(guī)定篇三

1.目的

為了更好的規(guī)范公司各類文件的發(fā)放與存檔管理,，樹立公司正規(guī)嚴(yán)謹(jǐn)?shù)牧己眯蜗蟆?/p>

2.適用范圍

公司及公司各部門,、各門店對內(nèi)發(fā)文。

3.標(biāo)準(zhǔn)

結(jié)合公司實際要求,，在遵循文件格式及標(biāo)準(zhǔn)的前提下,，對其格式及標(biāo)準(zhǔn)進行了靈活運用。

4.內(nèi)容

4.1公司常用文件

4.2規(guī)格：統(tǒng)一使用a4紙張,，上下邊距2.54㎝,，左右邊距3.17㎝。

4.3公司各部門代碼：

總經(jīng)辦：zjb;

人事行政部：rz;

運營部:yy;

商品部：sp;

市場部：sc;

財務(wù)部：cw;

4.4保密等級：公司文件管理分a、b,、c,、d、e五個保密等級

a級：機密文件,，限總經(jīng)理,、董事會等以上成員知悉;

b級：高級文件，限部門經(jīng)理以上管理成員知悉;

c級：中級文件,，限相關(guān)部門內(nèi)部成員及經(jīng)理以上管理成員知悉; d級：普通文件,，限公司內(nèi)部所有成員知悉;

e級：一般文件，限公司內(nèi)部及門店所有成員知悉,。

5.文件的擬稿,、審批、發(fā)放與簽收

5.1擬稿

5.1.1各部門文件的草擬由各部門負(fù)責(zé)起草,，起草應(yīng)做到符合國家法律法規(guī)及公司相關(guān)管理制度,，部門負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)文件審核。

5.1.2正文要情況清楚,、觀點明確,、表述準(zhǔn)確、結(jié)構(gòu)嚴(yán)謹(jǐn),、條理清楚,、直述不曲，字詞規(guī)范,、標(biāo)點正確,、篇幅力求簡短。

5.2審批

5.2.1公司級所有發(fā)文,、制度由公司總經(jīng)理審批后,，方可用印并流轉(zhuǎn);

5.2.2如未經(jīng)審批進行發(fā)文或發(fā)文中存在明顯錯誤，造成不良后果的將追究相關(guān)負(fù)責(zé)人責(zé)任,。

5.2.3考慮到公司實際情況,，公司對內(nèi)緊急公文先以總經(jīng)理確認(rèn)后的電子版上傳到共享并以電話通知方式先行操作，后補發(fā)紙質(zhì)版并簽收,。

5.2.4公司職能部門對部門的通知等不需上升至公司級文件的無需以此文件要求執(zhí)行,。

5.3發(fā)放與簽收

5.3.1公司文件發(fā)放/流轉(zhuǎn)/存檔均由人事部負(fù)責(zé)

5.3.2公司的文件均由各部門負(fù)責(zé)人在原稿上簽收，同時部門負(fù)責(zé)人好做部門內(nèi)其他員工的文件流轉(zhuǎn)工作,。

6.生效日期

6.1本管理制度自20xx年4月8日起實施,。

6.2本制度最終解釋權(quán)歸人事部負(fù)責(zé)