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公司文件管理制度及流程 公司文件管理規(guī)定篇一
目錄
總則...........................................................3
員工招募.........................................................4
培訓(xùn)制度......................................................6
考勤管理辦法...................................................8
休假管理辦法...................................................9
福利制度........................................................11
生育保險(xiǎn)津貼制度...................................................13
困難補(bǔ)助金管理辦法.................................................15
離職管理辦法..................................................17
工作服與工作證管理規(guī)定.............................................19
用車管理制度..................................................20
衛(wèi)生管理制度..................................................21
報(bào)刊雜志的管理辦法.................................................22
工具、耗材領(lǐng)用制度.................................................23
辦公用品與日常用品管理.............................................24
總則
一,、為建立組織,，健全制度，使公司各項(xiàng)管理制度,、規(guī)范化,、，特制訂本規(guī)定,，凡本公司所屬員工都應(yīng)遵守本規(guī)定,。
二,、本公司員工任用、擔(dān)保,、工作時(shí)間,、請(qǐng)假休假、出差,、培訓(xùn),、福利、考勤考核,、獎(jiǎng)懲,、年資、離職等事項(xiàng)除國(guó)家有規(guī)定外,，皆按本規(guī)定辦理,。
三、本公司員工應(yīng)團(tuán)結(jié)友愛,，忠于職守,，遵守公司各項(xiàng)規(guī)章制度，服從各級(jí)主管人員的合理指揮與安排,，不得陽(yáng)奉陰違或敷衍塞責(zé)。
四,、本公司員工應(yīng)遵紀(jì)守法,，努力學(xué)習(xí)科學(xué)文化知識(shí)，不斷提高自身修養(yǎng),。
五,、本公司員工對(duì)內(nèi)應(yīng)認(rèn)真工作，愛惜公物,，減少損耗,，提高業(yè)務(wù)水平和工作效率，對(duì)外應(yīng)嚴(yán)守公司商業(yè)機(jī)密（公司的產(chǎn)品,、圖紙,、內(nèi)部文件資料、贏利情況,、銷售計(jì)劃,、客戶資料、工資福利等均屬公司機(jī)密）,。
六,、本公司員工應(yīng)尊重公司信譽(yù)，除辦理本公司指定外,，不得擅用本公司名義,，嚴(yán)禁用公司名義在外招搖撞騙。
七、本公司員工對(duì)外接洽事項(xiàng)時(shí)（包括電話洽談）,，應(yīng)態(tài)度謙和,，特別注意文明用語(yǔ)，不得滿懷不滿情緒,，有損害公司形象的行為,。
八、本公司員工應(yīng)遵守國(guó)家法律,，嚴(yán)禁有酗酒鬧事,，吸食毒品、賭博,、拉幫結(jié)派等行為,。
九、本公司員工應(yīng)發(fā)揚(yáng)團(tuán)隊(duì)精神,，心胸豁達(dá),，勤奮敬業(yè)，始終保持勤儉創(chuàng)業(yè)的'精神,。
十,、本制度經(jīng)行政會(huì)議通過后，試用實(shí)施,，若試用期間有疑問,，可向行政部以書面形式提出意見，再由行政部組織會(huì)議研究修訂,，其他任何人員不得擅自修改,。
行政部
20xx年1月1日
員工招募
為了開發(fā)人力資源，為公司注入新的血液,，規(guī)范公司的員工招募如下：
一,、招聘
1、準(zhǔn)備：各部門經(jīng)理根據(jù)其工作需要進(jìn)行人員編制或根據(jù)人力需求填寫人員增補(bǔ)單,，經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后交行政部進(jìn)行招聘,。
2、本公司所需人員一律公開條件向社會(huì)公開招聘,，以學(xué)識(shí),、品德、能力,、經(jīng)驗(yàn),、體格適合于該工作崗位為聘用原則。公司內(nèi)部人員也可以推薦,，但必須按規(guī)定程序進(jìn)行,。
3,、初試：應(yīng)聘人員自備個(gè)人簡(jiǎn)歷帶齊相關(guān)證件到行政部進(jìn)行面試，技術(shù)人員,、銷售人員需進(jìn)行筆試,。
3、復(fù)試：行政部面試后將其資料與筆試試卷一起交予部門經(jīng)理再由部門經(jīng)理和總經(jīng)理統(tǒng)一安排時(shí)間對(duì)應(yīng)聘者進(jìn)行復(fù)試,，再把最后結(jié)果通知行政部,。
二、錄用
1,、經(jīng)復(fù)試合格的人員接到通知后,，按其指定日期到行政部辦理入職手續(xù)，并繳相關(guān)證件（學(xué)歷證,、身份證復(fù)印件各一份,，照片兩張），由行政部統(tǒng)一安排崗前培訓(xùn),。
2,、凡應(yīng)聘者有以下情形之一者，不予錄用,。
1）曾在本公司被開除或未經(jīng)批準(zhǔn)擅自離職者,。
2）經(jīng)指定醫(yī)院體檢不合格者。
3）未滿16周歲的未成年公民,。
4）品性惡劣,，經(jīng)其他公私營(yíng)機(jī)構(gòu)開除者（需有確鑿證據(jù)）。
5）違法犯法吸食毒品者,。
三、擔(dān)保
1,、經(jīng)公司雇用的經(jīng)濟(jì)管理（財(cái)務(wù)人員）或認(rèn)定其職務(wù)有必要提供擔(dān)保者（倉(cāng)庫(kù)保管員,、安全保衛(wèi)員等）必須于到職前辦理?yè)?dān)保手續(xù)（經(jīng)濟(jì)擔(dān)保，本地有正當(dāng)職業(yè),、固定收入,、固定資產(chǎn)的人士擔(dān)保，合法有實(shí)力的團(tuán)體擔(dān)保）,。
2,、被擔(dān)保人如有下列情形之一者，連帶賠償責(zé)任,。
1）營(yíng)私舞弊或其他不法行為使本公司造成損失者,。
2）侵占、挪用公款,、公物或損壞公物者,。
3）竊取機(jī)密技術(shù)資料或財(cái)物者,。
五、試用
1,、本公司新進(jìn)人員除特殊情況經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)免予試用外,，一律先經(jīng)試用。
2,、新進(jìn)人員一般試用期為1－3個(gè)月,，試用期表現(xiàn)特別優(yōu)秀者，經(jīng)直屬主管呈報(bào)上級(jí)核準(zhǔn)可縮短試用期限,，但至少不少于原試用期的一半,；若在試用期表現(xiàn)不佳者，可當(dāng)場(chǎng)予以辭退,。
3,、新進(jìn)人員試用期滿后由行政部通知部門經(jīng)理對(duì)其進(jìn)行試用期考核，考核合格者由行政部辦理轉(zhuǎn)正手續(xù),；考核不合格者若有培訓(xùn)潛能可考慮延長(zhǎng)試用期（最長(zhǎng)2個(gè)月）,，否則予以辭退，且不得提出異議,。
公司文件管理制度及流程 公司文件管理規(guī)定篇二
為提高公司文件處理工作的效率和質(zhì)量,，使之規(guī)范化、科學(xué)化,、制度化,，對(duì)公司的文件的體例格式、編制,、編號(hào),、審批、發(fā)布,、歸檔等文件管理的工作流程和作業(yè)標(biāo)準(zhǔn)作出明確規(guī)定,，實(shí)現(xiàn)公司文件管理的規(guī)范化、制度化,、提高公司文件管理的有效性和適應(yīng)性,。結(jié)合公司實(shí)際工作情況，特制定本制度,。
適用于公司及各部門文件和外來文件的管理,。
3.1 公司總經(jīng)辦是公司文件管理的歸口部門,，負(fù)責(zé)文件管理制度的制定、修訂的起草及本制度的宣貫,、發(fā)放、廢止工作，并負(fù)責(zé)在全公司范圍內(nèi)對(duì)本制度執(zhí)行的指導(dǎo)及監(jiān)督,。
3.2 總經(jīng)辦負(fù)責(zé)公司質(zhì)量管理體系,、管理制度、行政性文件,、法律法規(guī)文件,、政府相關(guān)外來文件的收錄、發(fā)放,、歸檔、廢止的管理,。
3.3 各部門產(chǎn)生的內(nèi)部使用的文件有部門負(fù)責(zé)人或者指定人員負(fù)責(zé)文件的收錄、發(fā)放,、歸檔,、廢止的'管理。
3.4 文件編制,、審批、發(fā)布的權(quán)責(zé)
3.4.1 總經(jīng)辦負(fù)責(zé)組織制定公司行政管理,、人力資源管理及其他基礎(chǔ)性管理制度及行政性發(fā)文（通知,、通告）等文件,。
3.4.2 財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)制定公司財(cái)務(wù)管理制度文件。
3.4.3 客服部負(fù)責(zé)制定公司客服管理制度文件,。
3.4.4 生產(chǎn)部負(fù)責(zé)制定公司生產(chǎn)管理制度文件,。
3.4.5 質(zhì)檢部負(fù)責(zé)組織制定公司質(zhì)量體系文件、產(chǎn)品認(rèn)證文件,，并負(fù)責(zé)制定質(zhì)量管理制度,、產(chǎn)品質(zhì)量檢驗(yàn)規(guī)程、檢驗(yàn)作業(yè)指導(dǎo)書等文件,。
3.4.6 設(shè)計(jì)部負(fù)責(zé)制定公司公司技術(shù)管理規(guī)范,、產(chǎn)品技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、產(chǎn)品設(shè)計(jì)開發(fā)輸出文件（設(shè)計(jì)圖樣,、產(chǎn)品bom,、檢驗(yàn)標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范測(cè)試）等文件,。
3.4.7 工廠負(fù)責(zé)制定產(chǎn)品bom,、產(chǎn)品工藝文件、操作規(guī)程,、生產(chǎn)作業(yè)指導(dǎo)書等文件（由打樣工廠負(fù)責(zé)）,。
3.4.8 公司及各部門文件制定由部門負(fù)責(zé)人或指定人員編制，公司副總或部門負(fù)責(zé)人審核,，總經(jīng)理批準(zhǔn),。
3.4.9 公司及各部門文件分發(fā)布前，應(yīng)向總經(jīng)辦提交電子/紙張文件審核備案,，并獲得文件號(hào),。
3.5 質(zhì)量體系文件的編制、審核,、批準(zhǔn),、發(fā)布，依《質(zhì)量手冊(cè)》和《文件控制程序》的規(guī)定執(zhí)行,。
4.1 文件：公司文件是在公司管理過程中形成的具有執(zhí)行效力和規(guī)范體式的文書,，是公司各項(xiàng)工作開展和進(jìn)行相關(guān)活動(dòng)的重要依據(jù)和工具。
4.2 受控文件：需要對(duì)文件的分發(fā),、更改,、回收進(jìn)行控制。隨時(shí)保持最新有效版本的文件,，
4.3 非受控文件：不受更改/修訂的控制,，其封面或正文頁(yè)面無“受控”標(biāo)識(shí)，文件更改/修訂后不必通知文件持有人。
4.4 外來文件：指來源于公司之外的與公司各項(xiàng)工作開展和進(jìn)行相關(guān)活動(dòng)有關(guān)的文件,。(法律,、法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn),、行業(yè)規(guī)范,、客戶要求等）
5.1 文件的分類
5.1.1 文件屬性分類
（1）質(zhì)量體系文件：質(zhì)量方針、質(zhì)量目標(biāo),、質(zhì)量手冊(cè),、質(zhì)量體系程序文件、質(zhì)量計(jì)劃及質(zhì)量體系運(yùn)行過程中形成的文件,。
（2）行政性文件：公司的公告,、通知、通報(bào),、報(bào)告,、申請(qǐng)、傳真等,。
（3）管理性文件：公司管理規(guī)章制度,、工作流程、規(guī)范/規(guī)定等,，如人力資源管理制度,、行政管理制度、產(chǎn)品設(shè)計(jì)開發(fā)流程等,。
（4） 技術(shù)性文件：產(chǎn)品標(biāo)準(zhǔn),、設(shè)計(jì)圖樣、工藝文件,、操作規(guī)程,、檢驗(yàn)規(guī)程等。
（5） 外來文件：國(guó)家有關(guān)法律,、法規(guī),、國(guó)家/行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)、供應(yīng)商/客戶提供文件,、設(shè)備文檔等,。
5.1.2 文件階層分類
（1) 一階文件：公司章程、公司經(jīng)營(yíng)規(guī)劃/計(jì)劃,、質(zhì)量手冊(cè),。
（2) 二階文件：公司經(jīng)營(yíng)管理活動(dòng)開展所有過程控制的程序文件。
（3) 三階文件：管理制度,、規(guī)范/規(guī)定,、設(shè)計(jì)文件,、技術(shù)規(guī)程、作業(yè)指導(dǎo)書,、外來文件等,。
（4) 四階文件：各記錄表單、報(bào)表等,。
公司文件管理制度及流程 公司文件管理規(guī)定篇三
防止在服務(wù)過程中因公用設(shè)施和服務(wù)過程無標(biāo)識(shí)或標(biāo)識(shí)不當(dāng)導(dǎo)致各類不合格的發(fā)生。
適用于公司各部門的日常工作,。
3.1總經(jīng)理或授權(quán)人負(fù)責(zé)公用設(shè)施,、倉(cāng)庫(kù)內(nèi)物資、重要,、危險(xiǎn)部位及其他服務(wù)過程標(biāo)識(shí)的監(jiān)察,。
3.2部門主管和崗位責(zé)任人負(fù)責(zé)標(biāo)識(shí)的安裝和檢查。
4.1公用設(shè)施的標(biāo)識(shí)
4.1.1機(jī)電設(shè)備按各設(shè)備名稱,、設(shè)備責(zé)任人標(biāo)識(shí),標(biāo)識(shí)牌掛(貼)在設(shè)備顯眼部位,。
4.1.2消防通道出入口、消防設(shè)施處設(shè)置相應(yīng)消防標(biāo)識(shí),。
4.1.3配電室,、水泵房、泳池機(jī)房,、監(jiān)控中心,、倉(cāng)庫(kù)、辦公室,、公共衛(wèi)生間等部位在出入口上方或門上貼上有部門名稱的標(biāo)識(shí),。
4.1.4所有設(shè)備間出入門上應(yīng)有'機(jī)房重地,非請(qǐng)勿進(jìn)'的標(biāo)識(shí)。
4.1.5所有閥門上應(yīng)作上標(biāo)識(shí)以確認(rèn)閥門開閉狀態(tài),。
4.1.6倉(cāng)庫(kù)內(nèi)的物資名稱和用途需掛貼于貨架或物資上,并在庫(kù)房門上貼'嚴(yán)禁煙火'的告示牌,。
4.1.7樓層的標(biāo)識(shí)貼于本樓層的`顯著位置。
4.1.8在進(jìn)天臺(tái)的通道上應(yīng)有'天臺(tái)重地,非請(qǐng)勿進(jìn)'的標(biāo)識(shí),。
4.1.9變壓器和高壓環(huán)網(wǎng)柜上掛'高壓危險(xiǎn),請(qǐng)勿靠近'告示牌,。
4.1.10游泳池必須標(biāo)明水的深度。
4.1.11天臺(tái)顯眼部位應(yīng)掛貼'高空拋物,手下留人'等字樣的警示牌,。
4.2服務(wù)過程的標(biāo)識(shí)
4.2.1高空作業(yè)時(shí),在危險(xiǎn)區(qū)域周邊用警戒帶圈出警戒區(qū)域,對(duì)區(qū)域內(nèi)的財(cái)產(chǎn)要做好防護(hù)措施,并放置有'危險(xiǎn)勿進(jìn)','高空作業(yè),注意安全'等字樣的告示牌,。
4.2.2配電設(shè)備維修時(shí),必須在開關(guān)上掛'有人工作,禁止合閘'的告示牌。
4.2.3清洗辦公室及其他較光滑位置的地面或天氣潮濕時(shí),應(yīng)在顯眼部位放置'小心地滑'的告示牌,。
4.2.4在公共場(chǎng)所刷油漆時(shí),如果油漆未干而現(xiàn)場(chǎng)又無工作人員時(shí),應(yīng)在顯眼位置放置'油漆未干'告示牌,。
4.2.5泳池、兒童娛樂設(shè)施,、會(huì)所等設(shè)施暫停開放期間,在顯眼部位掛放'暫停使用'告示牌,清潔時(shí)掛放'清潔中'字樣的標(biāo)識(shí),。
4.2.6維修公共衛(wèi)生間設(shè)施時(shí),應(yīng)放置'維修中'或'停用'字樣的告示牌,。
4.2.7樓內(nèi)保潔員在進(jìn)行樓梯道、樓層保潔工作時(shí),應(yīng)在單元防盜門或明顯位置懸掛'此區(qū)域在清潔中'字樣的標(biāo)識(shí),。
4.2.8對(duì)于其他有追溯性要求的服務(wù)過程(如一些清潔,、保安、設(shè)備維護(hù)服務(wù))標(biāo)識(shí),應(yīng)通過制定明確的服務(wù)規(guī)范和做好質(zhì)量記錄予以實(shí)現(xiàn),。
4.3標(biāo)識(shí)的管理
4.3.1各部門自行制作的標(biāo)識(shí),必須嚴(yán)格參照公司ci手冊(cè)標(biāo)識(shí)所規(guī)范的樣式,所有ci手冊(cè)所規(guī)范的標(biāo)識(shí),部門必須嚴(yán)格執(zhí)行,。
4.3.2各部門如需設(shè)置中英文對(duì)照標(biāo)識(shí),需將中文及譯文內(nèi)容報(bào)品質(zhì)主管審批。
4.3.3如發(fā)現(xiàn)標(biāo)識(shí)已經(jīng)被污染,、涂抹,、撕毀、破損或已失去標(biāo)識(shí)意義,應(yīng)及時(shí)更換,、替補(bǔ)或撤消,。
4.3.4當(dāng)設(shè)置標(biāo)識(shí)的位置需要更改或撤銷標(biāo)識(shí)時(shí),必須經(jīng)總經(jīng)理或授權(quán)品質(zhì)主管同意后方可執(zhí)行。
《ci標(biāo)識(shí)手冊(cè)》
公司文件管理制度及流程 公司文件管理規(guī)定篇四
對(duì)管轄區(qū)域內(nèi)的危險(xiǎn)作業(yè)進(jìn)行監(jiān)控,確保人身財(cái)產(chǎn)安全,杜絕事故發(fā)生,。
適用于公司各部門,。
3.1公司總經(jīng)理或相關(guān)授權(quán)人負(fù)責(zé)所轄區(qū)域內(nèi)的危險(xiǎn)作業(yè)的審批。
3.2相關(guān)主管(主辦)具體負(fù)責(zé)危險(xiǎn)作業(yè)的指揮監(jiān)督和落實(shí),。
3.3現(xiàn)場(chǎng)安全員進(jìn)行監(jiān)護(hù),。
4.1本文件所稱的危險(xiǎn)作業(yè)是指在小區(qū)范圍內(nèi)進(jìn)行的高空作業(yè)、物品吊裝,、大件物品(超長(zhǎng),、超寬、超高等)搬運(yùn),、濕滑場(chǎng)地作業(yè),、非水平場(chǎng)地作業(yè)以及重物搬運(yùn)等操作。
4.2所有在管轄區(qū)域內(nèi)公共場(chǎng)所進(jìn)行的危險(xiǎn)作業(yè)必須事先報(bào)公司總經(jīng)理或相關(guān)授權(quán)人審批,批準(zhǔn)后指定專人負(fù)責(zé)作業(yè)指揮,、監(jiān)護(hù)后方可進(jìn)行,。
4.3需要隔夜施工、對(duì)顧客出行造成不便或?qū)π^(qū)有較大影響的危險(xiǎn)作業(yè)必須至少提前一天發(fā)布有關(guān)通知,以便顧客提前準(zhǔn)備,。
4.4安全員在對(duì)危險(xiǎn)作業(yè)進(jìn)行指揮,、監(jiān)控時(shí)應(yīng)首先注意自身安全。
4.5在危險(xiǎn)作業(yè)進(jìn)行前,安全員應(yīng)對(duì)施工人員交代'安全第一,、預(yù)防為主'的方針,。
4.6危險(xiǎn)作業(yè)的施工現(xiàn)場(chǎng)必須用警戒帶圈出警戒區(qū),并在明顯位置放置如'高空作業(yè),請(qǐng)勿靠近'等字樣的標(biāo)識(shí)。
4.7安全員必須維護(hù)好現(xiàn)場(chǎng)秩序,阻止無關(guān)人員進(jìn)入施工區(qū)域,。
4.8對(duì)于3米以上的.高空作業(yè),應(yīng)至少設(shè)一名安全監(jiān)護(hù)員進(jìn)行監(jiān)控,。
4.9對(duì)車輛、人行通道上方的高空作業(yè),必須在通道兩端放置警示標(biāo)識(shí),盡可能將通道臨時(shí)封閉,指揮車輛行人繞行,。
4.10在危險(xiǎn)作業(yè)現(xiàn)場(chǎng)附近停放有車輛或其他重要設(shè)施時(shí),應(yīng)盡可能移走,確實(shí)無法移走時(shí),應(yīng)采取保護(hù)措施,避免造成不必要損失,。
4.11安全員應(yīng)監(jiān)督高空作業(yè)人員是否系安全帶,、掛安全鉤、戴安全帽,、穿膠鞋,。
4.12安全員應(yīng)監(jiān)督作業(yè)人員不可將吊繩、電纜等工作回線纏在身上,。
4.13高空作業(yè),、吊裝以及需四人以上的搬運(yùn)重物,須設(shè)專人指揮。
4.14對(duì)過重的物品搬運(yùn)應(yīng)使用機(jī)械設(shè)備,防止對(duì)員工造成潛在的傷害,。
4.15危險(xiǎn)作業(yè)完畢后,負(fù)責(zé)監(jiān)護(hù)的安全員應(yīng)督促施工人員及時(shí)對(duì)現(xiàn)場(chǎng)進(jìn)行清理,撤回警戒帶和標(biāo)識(shí),并向?qū)徟藚R報(bào)工作結(jié)果,。
jsnhwy7.0-12《安全管理程序》
jsnhwy7.0-12-05《突發(fā)性緊急事件現(xiàn)場(chǎng)處理辦法》
《安全員巡查記錄表》
《緊急事件處理記錄表》
公司文件管理制度及流程 公司文件管理規(guī)定篇五
行政辦公用品管理制度
第一章總則
第一條目的
為適應(yīng)公司快速發(fā)展的需要，推進(jìn)行政辦公物品的規(guī)范化管理,，控
制辦公費(fèi)用，本著節(jié)約高效的原則,，特制訂本制度,。
第二條適用范圍
本制度適用于公司所屬各部門。本制度所指辦公用品為員工日常辦
公所用文具（文件夾,、檔案袋）,，辦公自動(dòng)化所需用的耗材（含u盤、數(shù)碼相機(jī),、硒鼓墨盒等）,、辦公設(shè)備（含電腦、復(fù)印機(jī),、打印機(jī),、傳真機(jī)等）以及辦公家具（含桌、椅,、柜等）,。
第二章辦公用品的分類
第三條行政辦公物品的分類
行政辦公物品分三類：辦公固定資產(chǎn)、辦公低值資產(chǎn),、辦公用品,。
1、辦公固定資產(chǎn)指使用期限在兩年以上,，在使用過程中保持原有的實(shí)物形態(tài),，單位價(jià)值在20xx元及以上的各種辦公家具及辦公設(shè)備。
2,、辦公低值資產(chǎn)是指使用期限較長(zhǎng),，在使用過程中不易損耗，單位價(jià)值在20xx元以下500元以上的各種辦公家具及辦公設(shè)備,。
3,、辦公用品是指使用期限較短,，價(jià)值較低，在使用過程中容易消耗的各種辦公類資產(chǎn),。
第三章行政辦公物品的管理職責(zé)
第四條行政部的主要職責(zé)：行政部是行政辦公物品的綜合管理部門,，負(fù)責(zé)對(duì)
行政辦公物品支出情況進(jìn)行監(jiān)督、控制,，其管理職責(zé)主要包括：
1,、供應(yīng)商選擇及管理；
2,、組織各部門行政物品管理程序監(jiān)控,；
3、年度,。每月辦公物品開支計(jì)劃的編制,、報(bào)批和執(zhí)行；
4,、行政辦公用品的分配,、調(diào)撥、維修和報(bào)廢,；
5,、配合財(cái)務(wù)部對(duì)辦公物品進(jìn)行盤點(diǎn)，建立行政辦公物品臺(tái)賬,，負(fù)責(zé)
日常維護(hù)和修理,。
第五條部門資產(chǎn)負(fù)責(zé)人的主要職責(zé)：認(rèn)真貫徹執(zhí)行公司的資產(chǎn)管理制度；各
部門有專人負(fù)責(zé)本部門資產(chǎn)的保管和資產(chǎn)增減,、轉(zhuǎn)移,、維護(hù)、報(bào)廢與監(jiān)督記錄,；合理調(diào)配本部門室內(nèi)的辦公設(shè)備等資產(chǎn),；
第六條資產(chǎn)使用人的主要職責(zé)：應(yīng)該愛護(hù)公司財(cái)產(chǎn)，合理使用辦公設(shè)備,，由
人力資源部協(xié)助負(fù)責(zé)培訓(xùn)員工愛護(hù)國(guó)有資產(chǎn)意識(shí),，正確使用辦公設(shè)備。如果因使用不當(dāng),，人為破壞,，由使用人自行付費(fèi)維修，并報(bào)送人行部門進(jìn)行維修登記,。
第四章行政辦公物品采購(gòu)
第七條辦公用品采購(gòu)
1,、行政部每月按各部門需求編制統(tǒng)一采購(gòu)計(jì)劃、編制資金使用計(jì)劃,，
納入公司的全面預(yù)算,，報(bào)公司財(cái)務(wù)部列入每月全公司資金計(jì)劃,。
2、行政部持相關(guān)票據(jù)根據(jù)公司相關(guān)財(cái)務(wù)規(guī)定報(bào)銷,，費(fèi)用計(jì)入各部門
的年度預(yù)算執(zhí)行臺(tái)賬,。
3、辦公耗材文具的領(lǐng)用參照需按照規(guī)格及使用情況購(gòu)買,，并由行政
部主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后購(gòu)進(jìn),。購(gòu)進(jìn)消耗材料統(tǒng)一保管。
第八條辦公類服務(wù)采購(gòu)
辦公類服務(wù)采購(gòu)指公司各部門對(duì)外印刷品,、宣傳品,、名片、標(biāo)牌等服務(wù)類的采購(gòu),。
1,、行政部進(jìn)行貨比三家的方法進(jìn)行詢價(jià)后按程序選擇服務(wù)供應(yīng)商。
2,、各部門有對(duì)外宣傳品,、印刷品印制需求的，經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)審批后在
公司行政部公布的服務(wù)供應(yīng)商范圍內(nèi)選擇,。
第九條辦公資產(chǎn)采購(gòu)
1、辦公資產(chǎn)采購(gòu)計(jì)劃
各部門歷史需要置辦辦公資產(chǎn)時(shí),，填寫《辦公物品申請(qǐng)表》,，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審批通過并簽字后，提交行政部實(shí)施采購(gòu),。
2,、實(shí)施采購(gòu)
行政部進(jìn)行貨比三家的辦法進(jìn)行詢價(jià)后，連同采購(gòu)申請(qǐng)表和詢價(jià)后的采購(gòu)報(bào)價(jià)單上報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo),，經(jīng)審批后方可到財(cái)務(wù)部領(lǐng)取支票進(jìn)行購(gòu)買,。
3、驗(yàn)收
行政部匯總使用根據(jù)采購(gòu)計(jì)劃或申請(qǐng)表,、購(gòu)物發(fā)票,、購(gòu)物明細(xì)驗(yàn)收采
購(gòu)辦公資產(chǎn)，驗(yàn)收完畢后填寫驗(yàn)收單并簽字確認(rèn),，行政部和使用部門各自登記辦公資產(chǎn)臺(tái)賬,。財(cái)務(wù)部根據(jù)入庫(kù)單和購(gòu)物發(fā)票進(jìn)行賬務(wù)處理,。《辦公物品申請(qǐng)表》和購(gòu)物明細(xì)復(fù)印件由行政部統(tǒng)一保管。
第五章辦公物品的`管理
第十條辦公用品的配發(fā)
1,、各部門指定一名專人負(fù)責(zé)本部門辦公文具的領(lǐng)用和發(fā)放。
2、辦公用品按需領(lǐng)用，行政部負(fù)責(zé)辦理使用部門的領(lǐng)用手續(xù),，認(rèn)真
填寫文具領(lǐng)用登記單，并進(jìn)行臺(tái)賬登記,，寫明物品名稱,、規(guī)格、使用人及數(shù)量等,。
3,、員工在公司內(nèi)部調(diào)動(dòng)，其使用的辦公用品可以隨職位轉(zhuǎn)移帶走,。第十一條辦公資產(chǎn)的管理
1,、資產(chǎn)調(diào)撥
部門與部門之間轉(zhuǎn)移辦公設(shè)備等資產(chǎn)必須填寫《資產(chǎn)調(diào)撥單》。必須嚴(yán)格按照審批順序執(zhí)行,。審批順序：調(diào)出部門負(fù)責(zé)人—調(diào)入部門負(fù)責(zé)人—行政部確認(rèn)簽字后,，方可轉(zhuǎn)移資產(chǎn)。員工之間不得私自調(diào)換自己使用的辦公設(shè)備等資產(chǎn),。
2,、資產(chǎn)報(bào)廢
由部門負(fù)責(zé)人填寫《資產(chǎn)報(bào)廢申請(qǐng)單》，報(bào)行政部,。行政部會(huì)同財(cái)務(wù)部門進(jìn)行資產(chǎn)損壞鑒定后,，由行政部主管領(lǐng)導(dǎo)審批，審批后方可報(bào)廢,。行政部和財(cái)務(wù)部門同時(shí)銷賬,。有再使用價(jià)值的，由行政部收回統(tǒng)一維修,、保管,、再分配，資產(chǎn)臺(tái)賬做相應(yīng)調(diào)整,。在報(bào)廢前,，部門不得隨意丟棄，否則該部門按照其原值賠償,，并按照公司相關(guān)規(guī)定處罰,。
3、資產(chǎn)的租用,、出租和外借
（1）公司需要的辦公資產(chǎn)原則上不提倡租用,。如果確屬需要，租用
部門必須報(bào)公司行政部審批,，行政部應(yīng)盡量考慮在公司內(nèi)部調(diào)配,，調(diào)配的確有困難而且購(gòu)買不經(jīng)濟(jì)合算的情況下，經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)方可租用，租用手續(xù)由行政部統(tǒng)一辦理,。
（2）公司長(zhǎng)期不使用的行政辦公資產(chǎn)可以考慮對(duì)外出租和外借,。行
政部定期對(duì)所有閑置的辦公資產(chǎn)進(jìn)行清查盤點(diǎn)，對(duì)其中達(dá)到報(bào)廢條件的按相關(guān)制度辦理報(bào)廢手續(xù),，對(duì)長(zhǎng)期閑置的物品主動(dòng)尋求外租,，對(duì)今后沒有使用價(jià)值的物品進(jìn)行出售。
4,、辦公資產(chǎn)的日常維護(hù),、維修
（1）行政部是辦公資產(chǎn)日常維護(hù)、維修的責(zé)任部門,。
（2）行政部編制辦公資產(chǎn)維修計(jì)劃,，并納入預(yù)算和經(jīng)營(yíng)計(jì)劃。根據(jù)
維修計(jì)劃對(duì)各部門辦公資產(chǎn)進(jìn)行檢查,，按期進(jìn)行維護(hù),，保證各物品正常工作。
（3）各部門的辦公資產(chǎn)需要維修時(shí),，由部門負(fù)責(zé)人填寫《辦公設(shè)備
維修申請(qǐng)表》報(bào)送行政部,。不經(jīng)部門資產(chǎn)負(fù)責(zé)人而私自維修的，相關(guān)費(fèi)用行政部不予受理,。
（4）行政部接到申請(qǐng)單后,，需對(duì)報(bào)修設(shè)備進(jìn)行鑒定，進(jìn)行相應(yīng)的維
修,、更換,，一般性維修理應(yīng)在三個(gè)工作日內(nèi)修理完畢，其他較為復(fù)雜的修理應(yīng)在七個(gè)工作日內(nèi)修理完畢,。維修完畢后及時(shí)登記《辦公設(shè)備維修記錄表》，資產(chǎn)使用部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn),。
（5）若聘請(qǐng)外部單位進(jìn)行維修,，相關(guān)付款事項(xiàng)執(zhí)行資金支付程序。
公司文件管理制度及流程 公司文件管理規(guī)定篇六
規(guī)范分公司檔案資料的管理工作,。
適用于分公司所有檔案資料的管理工作,。
3.1行政部負(fù)責(zé)分公司的文件、資料的打印,、歸類,、發(fā)放及登記工作,并保存分公司在管理服務(wù)活動(dòng)中形成的各類檔案。
3.2各部門負(fù)責(zé)管理本部門在管理服務(wù)活動(dòng)中形成的`各類檔案,。
3.3分公司總經(jīng)理負(fù)責(zé)上報(bào)分公司文件,、對(duì)外公開文件的發(fā)放審批工作。
3.4分公司總經(jīng)理負(fù)責(zé)審批已過保存期檔案資料的銷毀工作,。
4.1歸檔保存的文件
4.1.1分公司在管理服務(wù)或公務(wù)活動(dòng)中形成的工作計(jì)劃,、外來文件,、報(bào)告、質(zhì)量記錄及與工作有關(guān)的圖表,、統(tǒng)計(jì)資料等,。
4.1.2在工作中形成的圖紙、操作說明書等技術(shù)檔案,。
4.1.3在專門業(yè)務(wù)活動(dòng)中形成的各種檔案,如:會(huì)議紀(jì)要,、聲像檔案、工作記錄等專項(xiàng)檔案,。
4.2文件,、資料歸檔的要求。
4.2.1歸檔的文件資料必須字跡清楚工整,紙張及文件格式符合國(guó)家標(biāo)準(zhǔn),。
4.2.2歸檔的文件材料要完整齊全,。
4.2.3每類建設(shè)工程竣工必須有兼職資料檔案管理員參加,對(duì)其文件材料(含有關(guān)圖紙等)完整性、準(zhǔn)確性,、系統(tǒng)性進(jìn)行鑒定和驗(yàn)收,。
4.2.4保持歸檔文件材料之間的歷史聯(lián)系,并進(jìn)行科學(xué)分類、立卷和編號(hào),。
4.2.5案卷題名應(yīng)確切反映卷內(nèi)文件內(nèi)容,并區(qū)分保管期限,。
4.3檔案資料的保管。
4.3.1所有檔案資料均由資料管理員管理,。
4.3.2存放檔案必須有專用柜架,在排列上架時(shí),應(yīng)按照類別和保管部門的次序,自左向右,自上而下地排列,以便于管理和查找,。
4.3.3底圖除修改、送曬外,不得外借,。修改后的底圖入庫(kù)時(shí),要認(rèn)真檢查其修改,、補(bǔ)充情況,并在檔案資料盒內(nèi)的面層上注明修改情況。
4.3.4存入膠片,、照片,、錄像帶、軟盤,、磁帶要用特制的密封盒和專門的卷盒,按編號(hào)順序排列在膠片柜或防火資料柜內(nèi),。必要時(shí)采取復(fù)制、拷貝,。
4.3.5每年一季度,對(duì)上一年度的各種資料檔案進(jìn)行歸檔,并對(duì)庫(kù)藏檔案進(jìn)行清理核對(duì)和質(zhì)量檢查工作,做到完好,、齊全。對(duì)破損或載體變質(zhì)檔案,要及時(shí)進(jìn)行修補(bǔ)和復(fù)制,發(fā)現(xiàn)檔案發(fā)霉或蟲害要及時(shí)消殺,。
4.3.6檔案資料柜需做好防盜等設(shè)施,。
4.3.7質(zhì)量記錄保存期為二年。
4.4檔案資料借閱管理。
4.4.1分公司所有人員都有保護(hù)檔案,、借閱檔案的權(quán)利和義務(wù),。
4.4.2分公司員工查閱檔案資料,必須辦理登記手續(xù)。
4.4.3在借閱檔案資料時(shí),應(yīng)做到以下幾點(diǎn):
4.4.3.1按規(guī)定辦理登記手續(xù),定期歸還;
4.4.3.2要愛護(hù)檔案資料,不得丟失;
4.4.3.3所借檔案不得隨意折疊和拆散,不得對(duì)檔案隨意更改,、涂寫;
4.4.4借出和歸還檔案時(shí),應(yīng)辦理清點(diǎn)手續(xù),由資料檔案員和借閱者當(dāng)面核對(duì)清楚,。
4.4.5檔案如有丟失、損壞或泄密,要立即追究當(dāng)事者責(zé)任,。
4.4.6調(diào)離或辭職的人員,必須辦理文檔移交后方可辦理調(diào)離手續(xù),。
4.5檔案鑒定和銷毀
4.5.1檔案鑒定工作由檔案鑒定小組負(fù)責(zé)進(jìn)行,鑒定小組由分公司總經(jīng)理、各部門經(jīng)理,、資料檔案員和有關(guān)業(yè)務(wù)管理人員組成,日常的鑒定工作由行政部資料檔案員負(fù)責(zé),。
4.5.2檔案鑒定小組的任務(wù):
4.5.2.1負(fù)責(zé)制訂檔案保管期限表;
4.5.2.2對(duì)到期檔案提出存、毀意見,。
4.5.3確定保管期限原則
4.5.3.1對(duì)有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值(如技術(shù)圖紙,、操作說明書等),并能反映分公司職能活動(dòng)和歷史面貌的檔案應(yīng)永久保存。
4.5.3.2凡是在一定時(shí)間有利用價(jià)值的檔案分別為長(zhǎng)期或短期保存,。
4.5.4鑒定工作應(yīng)該每年進(jìn)行一次,由資料管理員在每年1月初提出,。
4.5.5鑒定中發(fā)現(xiàn)檔案不準(zhǔn)確、不完整,應(yīng)及時(shí)責(zé)成有關(guān)人員負(fù)責(zé)修改和補(bǔ)充,。
4.5.6銷毀檔案的程序包括:
4.5.6.1鑒定小組應(yīng)列出需銷毀檔案的清單和撰寫銷毀報(bào)告分公司總經(jīng)理審批,銷毀清單及報(bào)告要保存,。
4.5.6.2檔案銷毀時(shí),由行政部經(jīng)理進(jìn)行監(jiān)銷并在銷毀清冊(cè)上簽名。
4.5.7銷毀檔案資料時(shí),要嚴(yán)格執(zhí)行保密規(guī)定,對(duì)在銷毀檔案過程中出現(xiàn)失密或?qū)Ψ止驹斐蓳p失的,將根據(jù)有關(guān)規(guī)定進(jìn)行處理,。
5.1《檔案管理制度》
5.2《保密規(guī)定》
5.3《文件發(fā)放登記表》
5.4《文件借閱登記表》
公司文件管理制度及流程 公司文件管理規(guī)定篇七
1,、建立《收文登記表》，由辦公室派專人進(jìn)行文件收文處理,。
2,、實(shí)行收文登記批辦制度，收文由秘書辦理登記,，填《公司收文批辦單》,，統(tǒng)一交辦公室負(fù)責(zé)人，辦公室負(fù)責(zé)人按文件內(nèi)容及各部門分工和職責(zé),，傳達(dá)部門負(fù)責(zé)人辦理,。
3,、辦理文件的有關(guān)人員均應(yīng)簽字,，有關(guān)工作完成后，將文件退辦公室存檔保管,。經(jīng)辦人員需要留存的文件,，經(jīng)總經(jīng)理或分管副總經(jīng)理同意后可留存復(fù)印件。
4、各部門收到的.函件,，應(yīng)交辦公室即時(shí)登記,，交簽字后2、3條處理,。
5,、各有關(guān)人員注意保密，不得泄露本公司機(jī)密,。
1,、公司發(fā)文由有關(guān)部門起草，建立《發(fā)文登記表》,，由辦公室統(tǒng)一編號(hào),、發(fā)出。
2,、每次發(fā)文須經(jīng)總經(jīng)理簽字同意,，并留底存欄。
3,、各部門對(duì)公司所發(fā)的內(nèi)部文件必須認(rèn)真貫徹執(zhí)行,。
4、向上級(jí)單位呈報(bào)的文件,，由辦公室派專人,，按公文傳進(jìn)程序進(jìn)行。
5,、監(jiān)理項(xiàng)目中的一般業(yè)務(wù)文件,，需要辦公室打印的，需辦公室主任簽字批準(zhǔn),。
1,、凡查詢、復(fù)印,、借閱文件,，均需申請(qǐng)、登記,。
2,、凡涉及公司經(jīng)營(yíng)機(jī)密及項(xiàng)目當(dāng)事人有關(guān)機(jī)密的文檔需經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)同意后才能查詢。不允許復(fù)印的文件,，只能在公司辦公室查閱,，允許復(fù)印的文件，不得帶出公司,，只能在公司復(fù)印,。
公司文件管理制度及流程 公司文件管理規(guī)定篇八
(一)意義
(二)文件檔案的類別與形式
公司文件檔案包括以下各類別的'書面文字形式,、磁卡和電腦存藏(硬盤存藏、磁盤存藏)形式,。
1.公司法律文件:公司章程,、批準(zhǔn)證書、營(yíng)業(yè)執(zhí)照,、驗(yàn)資報(bào)告,、審計(jì)報(bào)告、企業(yè)代碼,、銀行稅務(wù)登記等
2.公司董事會(huì)文件:董事會(huì)構(gòu)成,、股本構(gòu)成、董事會(huì)決議,、記要等
3.公司管理制度:公司運(yùn)營(yíng),、行政、財(cái)務(wù),、業(yè)務(wù)管理制度,、文本、流程
4.公司財(cái)務(wù)資料:各類總,、分帳冊(cè),、報(bào)表、單據(jù),、憑賬,、報(bào)告等
5.公司人事薪資:人事結(jié)構(gòu)、錄用考核文件,、薪資結(jié)構(gòu),、薪資表、獎(jiǎng)金計(jì)劃及分配記錄,、獎(jiǎng)懲記錄,、保險(xiǎn)計(jì)劃及記錄《勞動(dòng)合同》等
6.公司經(jīng)營(yíng)策略規(guī)劃:客戶需求分析、市場(chǎng)分析,、各種調(diào)查分析,、營(yíng)銷策略、公關(guān)網(wǎng)絡(luò),、實(shí)施計(jì)劃等
7.公司客戶名冊(cè):客戶名冊(cè),、服務(wù)合同、協(xié)議,、策略聯(lián)盟協(xié)議,、客戶拓展、防談名冊(cè)及記錄等
8.公司業(yè)務(wù)文件:公司各項(xiàng)對(duì)外服務(wù)的內(nèi)部管理制度,、流程,、文本及有關(guān)方法培訓(xùn)資料、報(bào)價(jià)體系等
9.公司客戶服務(wù)文件:服務(wù)過程中與客戶溝通產(chǎn)生的往來傳真,、往來函,、建議書、分析底稿,、調(diào)查底稿,、客戶提供之資料等
10.公司客戶檔案:已結(jié)案客戶的完整檔案,包括客戶服務(wù)資料及公司各種服務(wù)文本、方案,、策劃,、設(shè)計(jì)成果等
11.公司專業(yè)資料:公司搜集的各種業(yè)務(wù)文本、流程,、制度,、企劃書、顧問服務(wù)理論,、方法,、同業(yè)服務(wù)成果、各類行業(yè)資料,、公司由政府主管部門獲取及購(gòu)買的政策法規(guī),、公司各類剪報(bào)等
12.公司圖書、雜志:公司由公開發(fā)行系統(tǒng)購(gòu)買,、訂購(gòu)的各種圖書,、雜志
13.公司日常行政文件:日常通知、備忘,、報(bào)告,、批復(fù)、外來文函
14.公司宣傳資料:公司對(duì)外宣傳廣告用之公司介紹,、業(yè)務(wù)介紹,、互聯(lián)網(wǎng)主頁(yè)介紹等。
公司文件管理制度及流程 公司文件管理規(guī)定篇九
為提高公司文件處理工作的效率和質(zhì)量,，使之規(guī)范化,、科學(xué)化、制度化,，對(duì)公司的文件的格式,、編制、編號(hào),、審批,、發(fā)布、歸檔等文件管理的工作流程和作業(yè)標(biāo)準(zhǔn)作出明確規(guī)定,，實(shí)現(xiàn)公司文件管理的規(guī)范化,、制度化,、提高公司文件管理的有效性和適應(yīng)性。結(jié)合公司實(shí)際工作情況,，特制定本制度,。
適用于公司各類文件的起草、審查,、審批,、發(fā)布、執(zhí)行,、修改,、廢止和備案。
3.1文件：公司文件是在公司管理過程中形成的具有執(zhí)行效力和規(guī)范體式的文書,，是公司各項(xiàng)工作開展和進(jìn)行相關(guān)活動(dòng)的重要依據(jù)和工具,。
3.2受控文件：需要對(duì)文件的分發(fā)、更改,、回收進(jìn)行控制,。隨時(shí)保持有效版本的文件。
3.3非受控文件：不受更改/修訂的控制,，其封面或正文頁(yè)面無“受控”標(biāo)識(shí),，文件更改/修訂后不必通知文件持有人。 3.4外來文件：指xx于公司之外的與公司各項(xiàng)工作開展和進(jìn)行相關(guān)活動(dòng)有關(guān)的文件(法律,、法規(guī),、標(biāo)準(zhǔn)、行業(yè)規(guī)范,、客戶要求等),。
4.1公司人事行政部是公司文件管理的歸口部門，負(fù)責(zé)文件管理制度的制定,、修訂的起草及制度的宣貫,、發(fā)放、廢止工作,，并負(fù)責(zé)在全公司范圍內(nèi)對(duì)制度執(zhí)行的指導(dǎo)及監(jiān)督,。
4.2各部門產(chǎn)生的內(nèi)部使用的文件由部門負(fù)責(zé)人或者指定人員負(fù)責(zé)文件的收錄、發(fā)放,、歸檔,、廢止的管理。 4.3文件編制,、審批,、發(fā)布的權(quán)責(zé)
4.3.1各部門負(fù)責(zé)制定部門職責(zé)范圍內(nèi)的制度文件。 4.3.2管理者代表負(fù)責(zé)組織相關(guān)部門和人員負(fù)責(zé)組織制定公司體系文件,、程序文件,、管理文件,。
4.3.3人事行政部為公司文件規(guī)范化統(tǒng)籌管理部門，負(fù)責(zé)公司文件立,、改,、廢的審核(核稿)、發(fā)布,、匯總。 5文件分級(jí)分類
5.1.1一級(jí)文件：公司戰(zhàn)略規(guī)劃具有長(zhǎng)期指導(dǎo)性,、規(guī)范組織行為的概述性文件或制度匯編類文件等的系統(tǒng)文件,。包括但不限于公司員工手冊(cè)、經(jīng)營(yíng)管理規(guī)范等,。
5.1.2二級(jí)文件：規(guī)范各專業(yè)職能管理,、服務(wù)規(guī)范管理等方面的文件。
5.1.3三級(jí)文件：各職能管理,、服務(wù)規(guī)范等具體實(shí)施的作業(yè)指導(dǎo)流程及相關(guān)技術(shù)文件,、操作規(guī)定、規(guī)范,、項(xiàng)目管理文件,、公文等，包括具體的作業(yè)方法和標(biāo)準(zhǔn),。
5.1.4四級(jí)文件：表格,、表單類文件，凡記錄作業(yè)結(jié)果所用的表格等,。
6.1文件編號(hào)：[microsof1]公司名稱+部門代號(hào)+文件名稱+文件順序號(hào)+時(shí)間
注：各部門代號(hào)
部門代碼部門代碼部門代碼部門代碼 6.2文件的標(biāo)識(shí)與控制
文件分受控與非受控兩種,在管理體系運(yùn)行的有關(guān)場(chǎng)所應(yīng)用的文件及提供給審核機(jī)構(gòu)的文件為受控文件,以編號(hào)為受控標(biāo)識(shí);如因其他目的提供給客戶的文件為非受控文件,，不作標(biāo)識(shí); 長(zhǎng)期有效的文件予以編號(hào)和標(biāo)識(shí)，控制其發(fā)放,，回收作廢失效版本;
一次性或短時(shí)間有效的文件過期自然失效,，以其標(biāo)題、日期作為標(biāo)識(shí),，不必跟蹤回收其過期版本,。
7.1行政文件與管理性文件的編制與審批
(1)公司級(jí)行政性文件：公司組織機(jī)構(gòu)設(shè)置、人事任免涉及公司經(jīng)營(yíng)管理,、技術(shù),、生產(chǎn)、薪資福利,、獎(jiǎng)懲等重要決定的通知/通告,，由人事行政部負(fù)責(zé)編制。
(2)公司級(jí)管理性文件：如人力資源管理制度,、技術(shù)文件管理制度,、財(cái)務(wù)管理制度,，由各部門依本制度4.3條負(fù)責(zé)編制。 (3)各部門行政性文件：各部門因部門管理及工作開展所需求發(fā)布的.通知/通告,，由相關(guān)職能部門負(fù)責(zé)編制,。
(4)公司及各部門所有行政性文件審核由人事行政部填寫《公司內(nèi)部業(yè)務(wù)便簽》，部門負(fù)責(zé)人審核,，常務(wù)副總批準(zhǔn),、審閱和簽發(fā)。
(5)公司及各部門所有管理性文件的審核由人事行政部填寫《文件審閱簽發(fā)單》,，部門負(fù)責(zé)人審核,，常務(wù)副總批準(zhǔn)、審閱和簽發(fā),。
7.2文件歸檔,、發(fā)放、保管
7.2.1文件歸檔
(1)經(jīng)審批后的文件,，人事行政部負(fù)責(zé)填寫“文件/記錄目錄”,，并且將電子檔和紙張文件同時(shí)歸檔。
(2)各部門收到的文件由部門負(fù)責(zé)人或指定人員保管,。各部門的“文件/記錄目錄”應(yīng)定期予以更新,，并將復(fù)印件交人事行政部編制/更新公司《受控文件清單》。 7.2.2文件發(fā)放
公司受控文件,、記錄由人事行政部負(fù)責(zé)按以下范圍發(fā)放： (1)管理手冊(cè),、程序文件和公司管理文件下發(fā)至各部門; (2)作業(yè)文件、記錄下發(fā)至使用文件的相關(guān)部門; (3)各個(gè)部門都要使用相應(yīng)文件,、記錄的有效版本,，人事行政部及時(shí)收回作廢文件;行政辦公室擬定《文件發(fā)放登記表》按上述規(guī)定范圍發(fā)放文件,并注明發(fā)放數(shù)量，填寫發(fā)放編號(hào),，并由領(lǐng)用者簽名,。
(4)文件接收部門應(yīng)指定人員接收文件，收文者要在《文件發(fā)放登記表》中簽名,。
7.2.3文件保管與借閱
(1)文件保管：所有經(jīng)批準(zhǔn)發(fā)布的文件皆應(yīng)登記編目并歸檔保存于文件的歸口部門,，文件持有者使用有效版本，并確保文件清晰易于識(shí)別,。
a,、行政文件正本、管理文件存放在人事行政部,。 b,、技術(shù)文件正本按文件歸口存放于文件產(chǎn)生的技術(shù)部門。 c、外來文件正本依文件分類存放于檔案室及相應(yīng)的文件接收部門,。
(2)各部門需要借閱文件時(shí)可向文件歸口部門辦理借閱手續(xù),，各部門文件管理人員應(yīng)建立“文件借閱登記表”，管理文件的借出和歸還,。
(3)存放與硬盤和軟盤的文件應(yīng)有備份,，并作出版本標(biāo)識(shí)，采用密碼進(jìn)行保護(hù),，限定查閱及使用范圍,，由授權(quán)使用的人員進(jìn)行操作。
(4)文件的持有者若跨部門調(diào)動(dòng)或離職,，應(yīng)辦理文件交接,、歸還手續(xù)。
7.3文件的更改與回收作廢
7.3.1文件更改
(1)當(dāng)文件不適應(yīng)需要更改時(shí),，由文件歸口部門提出,，并實(shí)施具體更改工作,，文件更改必須符合統(tǒng)一性,、協(xié)調(diào)性，必要時(shí)相關(guān)的文件應(yīng)進(jìn)行同步更改,。
(2)文件更改的起草,、審核、批準(zhǔn)由原文件起草,、審核,、批準(zhǔn)部門/人員按負(fù)責(zé)填寫《文件更改/評(píng)審單》并實(shí)施更改。 (3)文件修改內(nèi)容較少時(shí),，可以采用劃改,、換頁(yè)的方式進(jìn)行更改;單文件更改超過三次或更改較大或公司組織結(jié)構(gòu)、管理體系發(fā)生重大變化時(shí)應(yīng)進(jìn)行換版,。
(4)公司文件更改狀態(tài)按版本號(hào)為a版(b,、c、d等)/修改狀態(tài)為0(1,、2,、3、4等)依此編號(hào),。版本號(hào)與更改狀態(tài)之間的關(guān)系為：每版文件同一版本內(nèi)可以允許修改10次,，即修改狀態(tài)號(hào)最高是10，當(dāng)超過10次時(shí),，文件換版,，即由a版升為b版，以此類推。特殊情況下,，換版不受此限制,。
(5)文件更改內(nèi)容必須及時(shí)到達(dá)文件使用場(chǎng)所，對(duì)文件的宣貫,、實(shí)施情況有文件歸口部門進(jìn)行檢查,，并確認(rèn)更改效果。 (6)公司鼓勵(lì)各部門及人員在使用文件時(shí)及時(shí)發(fā)現(xiàn)文件的問題,，提出文件更改意見,。
7.4文件的作廢與銷毀
(1)各部門使用中的文件已被更改且有新版文件發(fā)布時(shí)，原文件應(yīng)作廢收回,，作廢的原版文件由人事行政部按原發(fā)放數(shù)量回收,，并登記標(biāo)明回收日期。
(2)文件作廢或換頁(yè)換版時(shí),，對(duì)已回收的作廢文件由行政辦公室及時(shí)銷毀,，并記錄在《文件銷毀(留用)記錄表》中，若需保留作廢文件時(shí)要在文件上標(biāo)注“作廢”字樣,。
(3)各類文件的保存期按《檔案管理制度》的規(guī)定執(zhí)行,。 7.5外來文件管理
7.5.1外來文件接收與歸口
(1)國(guó)家法律、法規(guī);國(guó)家,、行業(yè),、地方標(biāo)準(zhǔn);上級(jí)主管部門下發(fā)的管理辦法、制度,、規(guī)定等外來文件,，由人事行政部統(tǒng)一收集管理，并建立《外來文件清單》,。
(2)外來文件由接收部門或形成文件部門歸口管理,。 (3)外來的一般性通知、公告等需執(zhí)行的文件由公司總經(jīng)理審批后,，交由相關(guān)部門傳閱執(zhí)行,，履行完畢后，由執(zhí)行部門記錄執(zhí)行情況,，交檔案室備檔,。
7.6保密文件的管理
7.6.1保密文件及保密信息在形成后、歸檔前以“誰形成誰負(fù)責(zé)”為原則進(jìn)行管理,，秘密信息以載體形式歸檔后,，交由檔案室負(fù)責(zé)管理。
7.6.2保密文件的發(fā)放,、傳閱,、披露應(yīng)遵守以下原則： 文件密級(jí)發(fā)放、傳閱范圍
絕密公司核心領(lǐng)導(dǎo)、絕對(duì)信息形成部門的負(fù)責(zé)人及公司領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)為需要讓其知悉的對(duì)象
機(jī)密公司部門負(fù)責(zé)人以上人員,，機(jī)密信息形成部門的相關(guān)人員及公司領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)為需要讓其知悉的對(duì)象
秘密公司部門主管級(jí)以上人員,，秘密形成部門的相關(guān)人員及該部門認(rèn)為需要讓其知悉的對(duì)象
公司文件管理制度及流程 公司文件管理規(guī)定篇十
為保證公司文件的完整，便于查找利用,，做好收集,、立卷、保管,、借閱,、統(tǒng)計(jì)、銷毀等工作,，維護(hù)檔案的完整和安全,，特制定本制度。
1,、公司經(jīng)濟(jì)活動(dòng)中與外單位的來往信件,、合同、協(xié)議,。
2,、會(huì)議文件，包括本公司重要會(huì)議形成的文件,、紀(jì)要,、決定等
3,、公司的請(qǐng)示與上級(jí)批復(fù)文件
4,、公司各職能部門在工作中形成的`工作計(jì)劃、總結(jié),、報(bào)告
5,、公司成立、合并,、撤銷,、更改名稱、股東會(huì)決議,、董事會(huì)決議等相關(guān)文件資料
6,、公司制定的章程、制度等文件材料
7,、公司營(yíng)業(yè)執(zhí)照,、稅務(wù)登記證等重要文件
1、公司各類文件應(yīng)由總經(jīng)理辦公室安排專人保管,。
2,、保管人員需根據(jù)文件內(nèi)容及其歷史關(guān)系，合并整理，分類保存,。
3,、檔案保管人員應(yīng)及時(shí)將辦理完畢或經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)人員批存的文件材料，收集齊全,，加以整理后歸檔,。
4、庫(kù)藏文檔要定期核對(duì),，做到帳物相符,。發(fā)現(xiàn)破損變質(zhì)及時(shí)修補(bǔ)或復(fù)制。
1,、借閱檔案必須先辦理借閱手續(xù),，登記《檔案借閱審批表》由部門負(fù)責(zé)人簽字。
2,、借閱的案卷要注意愛護(hù),，不得丟失、損壞,、涂改,。
3、借出的檔案要注意保密,，不得將檔案帶入私人場(chǎng)所,，不得讓無關(guān)人員翻閱。
4,、借閱的檔案應(yīng)如期歸還,，如因工作需要到期不能歸還者，要說明情況,，辦理續(xù)借手續(xù),。
4、歸還檔案時(shí),，由檔案保管人員當(dāng)面查點(diǎn)清楚,，并在《檔案借閱審批表》上及時(shí)注銷。
5,、凡需借閱,、抄錄絕密級(jí)重要數(shù)據(jù)資料，必須經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn),，否則一律不準(zhǔn)借閱,、抄錄、復(fù)印,。
經(jīng)確定需銷毀的檔案,，由檔案保管人員編造銷毀清冊(cè),，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)及有關(guān)人員會(huì)審批準(zhǔn)后銷毀。
1,、檔案保管人員要嚴(yán)守機(jī)密,，檔案存放要單獨(dú)設(shè)鎖，無關(guān)人員不準(zhǔn)接觸,。
2,、不得傳播、議論有關(guān)機(jī)密問題,。
3,、檔案資料不準(zhǔn)帶到公共場(chǎng)所。
公司文件管理制度及流程 公司文件管理規(guī)定篇十一
加強(qiáng)文件檔案管理,，規(guī)范公司文件檔案的收集,、歸檔程序和方法，確保公司檔案的完整性,、準(zhǔn)確性和系統(tǒng)性,。提供符合公司需求和保證管理體系有效運(yùn)行的證據(jù)。
適用于公司及各部門檔案的收集,、整理,、分類、利用及歸檔,。
1,、檔案：指公司過去和現(xiàn)在各級(jí)部門及員工從事業(yè)務(wù)、經(jīng)營(yíng),、企業(yè)管理,、宣傳等活
動(dòng)中所直接形成的對(duì)企業(yè)有保存價(jià)值的'各種文字、圖表,、賬冊(cè),、憑證,、報(bào)表,、電腦
盤片、聲像,、膠卷,、榮譽(yù)實(shí)物、證件等不同形式的歷史記錄,。
2,、檔案管理：就是指檔案的收集、整理,、鑒定,、保管,、統(tǒng)計(jì)、提供利用等活動(dòng),。
1,、行政人事部：
1）負(fù)責(zé)公司檔案的集中管理和制度執(zhí)行及檢查工作，并負(fù)責(zé)督促指導(dǎo)部門檔案管理,；
2）建立健全公司檔案管理制度,，指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查執(zhí)行情況,；
3）收集,、整理、分類,、鑒定,、統(tǒng)計(jì)、保管公司的檔案和其他資料,；
4）負(fù)責(zé)公司檔案的利用和銷毀管理,，監(jiān)控檔案利用和銷毀的全過程，確保公司檔案的安全,；
5）提高檔案信息的利用效率,，促進(jìn)信息傳遞和溝通；
6）負(fù)責(zé)組織學(xué)習(xí)和培訓(xùn)檔案管理辦法,、使用知識(shí),。
2、其他各部門相關(guān)人員：
1）負(fù)責(zé)在工作變動(dòng)時(shí),，做好或協(xié)助移交工作,，并及時(shí)通知行政人事部；
2）向行政人事部移交合同或文件資料原件或復(fù)印件,；
3）負(fù)責(zé)本部門文件資料或合同復(fù)印件的日常收集,、標(biāo)識(shí)、貯存,、保管,、利用、歸檔,；
4）財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)按規(guī)定獨(dú)立建檔保管財(cái)務(wù)檔案資料,；
3、各部門檔案主管人員
公司文件管理制度及流程 公司文件管理規(guī)定篇十二
為減少發(fā)文數(shù)量,提高辦文速度和發(fā)文質(zhì)量,充分發(fā)揮文件在各項(xiàng)工作中的指導(dǎo)作用,特制訂本制度,。
內(nèi)容主要包括:上級(jí)函,、電、來文,同級(jí)函,、電,、來文,本公司上報(bào)下發(fā)的各種文件,、資料。按照分工的原則,全公司各類文件由辦公室歸口管理,。
1,、公文的簽收凡來公司公啟文件(除公司領(lǐng)導(dǎo)訂啟的外)均由收發(fā)員登記簽收后分別交辦公室文書拆封。在簽收和拆封時(shí),收發(fā)員和辦公室文書要注意檢查封口和郵戳,。對(duì)于口和郵票撕毀函件應(yīng)查明原因,對(duì)密件開口和國(guó)外信函郵票被撕應(yīng)拒絕簽收,。對(duì)上級(jí)機(jī)要部門發(fā)來的文件,要進(jìn)行信封、文件,、文號(hào),、機(jī)要編號(hào)的“四對(duì)口”核定,如果其中一項(xiàng)不對(duì)口,應(yīng)立即報(bào)告上級(jí)機(jī)要部門,并登記差錯(cuò)文件的文號(hào)。
2,、公文的編號(hào)保管辦公室文書對(duì)上級(jí)來文拆封后應(yīng)及時(shí)附上“文件處理傳閱單”,并分類登記編號(hào),、保管。須由公司承辦或歸檔的公司領(lǐng)導(dǎo)親啟文件,公司領(lǐng)導(dǎo)啟封后,也應(yīng)交辦公室辦理正常手續(xù),。本公司外出人員開會(huì)帶回的文件及資料應(yīng)及時(shí)分別送交辦公室文書進(jìn)行登記編號(hào)保管,不得個(gè)人保存,。
3、公文的閱批與分轉(zhuǎn)凡正式文件均需分別由辦公室主任(或副主任)根據(jù)文件內(nèi)容和性質(zhì)閱簽后,由辦公室文書分送承辦部門閱辦,重要文件應(yīng)呈送公司領(lǐng)導(dǎo)(或分管領(lǐng)導(dǎo))親自閱批后分送承辦部門閱辦,。為避免文件積壓誤事,一般應(yīng)在當(dāng)天閱簽完,緊急文件要月即辦,。
4、文件的傳閱與催辦傳閱文件應(yīng)嚴(yán)格遵守傳閱范圍和保密規(guī)定,不得將有密級(jí)的文件帶回家,、宿舍或公共場(chǎng)所,也不得將文件轉(zhuǎn)借其他人閱看,。對(duì)尚未傳達(dá)的文件不得向外泄露內(nèi)容。閱讀文件應(yīng)抓緊時(shí)間,當(dāng)天閱完后應(yīng)在下班前將文件交回辦公室,閱批文件一般不得超過2天,閱后應(yīng)簽名以示負(fù)責(zé),。如有領(lǐng)導(dǎo)“批示”,、“擬辦意見”,辦公室應(yīng)責(zé)成有關(guān)部門和人員按文件所提要求和領(lǐng)導(dǎo)批示辦理有關(guān)事宜。閱文時(shí)不得抄錄全文,不得任意取走文件夾內(nèi)任何文件及附件,如確系工作需要,要辦理借閱手續(xù),以防止丟失泄密,。文件閱完后,應(yīng)送交辦公室辦公室文書,切忌橫傳,。辦公室辦公室文書對(duì)文件負(fù)有催辦檢查督促的責(zé)任,承辦部門接到文件、函電應(yīng)立即指定專人辦理,。不得將文件壓放分散,如需備查,應(yīng)按照有關(guān)保密規(guī)定,并征得辦公室同意后,予以復(fù)印或摘抄,原件應(yīng)及時(shí)歸檔周轉(zhuǎn),。
1、發(fā)文的范圍凡是以公司名義發(fā)出的文件,、通知,、決定、決議,、請(qǐng)示、報(bào)告,、編寫的會(huì)議紀(jì)要和會(huì)議簡(jiǎn)報(bào),均屬發(fā)文范圍,。
2,、公司下發(fā)文件主要用于:公布公司規(guī)章制度;公布公司體制機(jī)構(gòu)變動(dòng)或干部任免事項(xiàng);公布公司性的重大開發(fā)、項(xiàng)目,、經(jīng)營(yíng)管理,、政治工作、生活福利等工作的決定;發(fā)布有關(guān)獎(jiǎng)懲決定和通報(bào);其他有關(guān)公司的重大事項(xiàng),。
3,、公司上行文、外發(fā)文主要用于:對(duì)上級(jí)機(jī)關(guān)呈報(bào)工作計(jì)劃,、請(qǐng)示報(bào)告,、處理決定;同兄弟單位聯(lián)系有關(guān)公司重大開發(fā)項(xiàng)目、人事勞資,、物資供應(yīng),、科研、基建,、經(jīng)營(yíng)管理等事宜,。在公司日常項(xiàng)目開發(fā)和經(jīng)營(yíng)管理中,有關(guān)圖紙、技術(shù)文件,、工藝修改,、審批工作、安排部署,、傳達(dá)上級(jí)指示等事項(xiàng),應(yīng)按有關(guān)制度辦理,由主管業(yè)務(wù)部門書面或口頭通知執(zhí)行,一般不用公司文件發(fā)布,。凡各業(yè)務(wù)部門如開專題會(huì)議所作的決定,一般都不應(yīng)發(fā)文,不備查考,可以簡(jiǎn)寫名義用《工作簡(jiǎn)訊》發(fā)會(huì)議紀(jì)要。各業(yè)務(wù)部門與外單位發(fā)生的一般業(yè)務(wù)聯(lián)系,可用各簡(jiǎn)寫的名義對(duì)外發(fā)函(應(yīng)各自編號(hào)備查),不用公司名義發(fā)文,。
1,、凡下列文件統(tǒng)一分別由兩辦負(fù)責(zé)歸檔:
①上級(jí)機(jī)關(guān)來文,包括上級(jí)對(duì)公司報(bào)告、申請(qǐng)的批復(fù);
②公司發(fā)出的報(bào)告,、指示,、決定、決議,、通報(bào),、紀(jì)要、重要通知,、工作總結(jié),、領(lǐng)導(dǎo)發(fā)言和生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)工作的種類計(jì)劃統(tǒng)計(jì)、季度,、年度報(bào)表等;
③經(jīng)理辦公室各種專業(yè)例會(huì)記錄;
④公司一級(jí)組織召開的代表大會(huì)所形成的報(bào)告,、總結(jié)、決議,、發(fā)言,、簡(jiǎn)報(bào),、會(huì)議記錄等;
⑤有保存價(jià)值的人民來信,來訪記錄及處理結(jié)果;
⑥參加上級(jí)召開的各種會(huì)議帶回的文件、資料及本公司在會(huì)上匯報(bào)發(fā)言材料等;
⑦上級(jí)機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)同志來公司檢查視察工作的報(bào)告,、指示記錄,以及公司向上級(jí)進(jìn)行匯報(bào)的提綱和材料;
⑧反映公司生產(chǎn),、經(jīng)營(yíng)活動(dòng)、先進(jìn)人物事跡及公司領(lǐng)導(dǎo)工作等的音像攝制品;
⑨公司日志和大事記;⑩公司向上級(jí)請(qǐng)求批復(fù)的文件及上報(bào)的有關(guān)材料,。
2,、業(yè)務(wù)部門、各群眾團(tuán)體日常工作中形成的活動(dòng)資料,由各業(yè)務(wù)科室,、群眾團(tuán)體負(fù)責(zé)立卷歸檔,。
3、立卷要求文件立卷應(yīng)按照內(nèi)容,、名稱,、作者、時(shí)間順序,分門別類地進(jìn)行整理歸檔,。立卷時(shí),要求把文件的批復(fù),、正本、底稿,、主件,、附件收集齊全,保持文件、材料的完整性,。要堅(jiān)持平時(shí)立卷與年終立卷歸檔相結(jié)合的原則,。重要工作、重要會(huì)議形成的文件材料,要及時(shí)立卷歸檔,。上年度形成的文件材料,要求在下年度5月份以前整理完,。6月份正式向檔案館(室)移交,清單一式兩份(接交單位各留存一份備查)。
4,、文件的銷毀對(duì)于多余,、重復(fù)、過時(shí)和無保存價(jià)值的文件,公司辦公室應(yīng)定期清理造冊(cè),并按上級(jí)有關(guān)規(guī)定,辦理申請(qǐng)銷毀手續(xù),。
公司文件管理制度及流程 公司文件管理規(guī)定篇十三
規(guī)定本公司文件資料的編寫,、批準(zhǔn)、發(fā)布,、更改,、保存和作廢等活動(dòng)以及適用外來文件的控制要求,確保公司各項(xiàng)工作正常開展和保存必要的證據(jù)。
適用于本公司內(nèi)部文件的編寫,、收發(fā),、控制及資料保管和外來文件的管理。
3.1各職能部門負(fù)責(zé)工作文件的編寫、收集和存檔,。
3.2綜合管理部負(fù)責(zé)業(yè)主檔案的管理與控制,。
3.3辦公室負(fù)責(zé)文件發(fā)放,、存檔,、資料保管以及文件的處理。
3.4辦公室主任主管文件,、資料管理工作的控制,。
《文件控制程序》q/ph-qp-4.2.3
《質(zhì)量記錄控制程序》q/ph-qp-4.2.4
5、工作程序和管理辦法
5.1文件的產(chǎn)生
5.1.1各相關(guān)部門根據(jù)工作需求編寫文件,。
5.1.2總經(jīng)理助理對(duì)文件進(jìn)行審核,。
5.1.3總經(jīng)理審批通過的文件由辦公室打印和發(fā)放,作為非受控文件生效。
5.1.4辦公室對(duì)生效的文件印制,必須使用[印制文件登記表](qr-wd01-02-01),。
5.2文件,、資料的類別
5.2.1受控文件
a)內(nèi)業(yè)資料;
b)圖紙資料;
c)按照質(zhì)量體系的控制要求進(jìn)行管理的文件;
d)在質(zhì)量體系中引用的法律、法規(guī)和外來文件;
e)與服務(wù)過程有關(guān)的合同協(xié)議;
f)業(yè)主檔案(如:公共合約,、用戶登記表等,屬于業(yè)主財(cái)產(chǎn),由綜合管理部管理與控制,具體執(zhí)行[顧客財(cái)產(chǎn)控制程序]q/ph-qp-7.5.4),。
管理與控制具體執(zhí)行[文件控制程序](q/ph-qp-4.2.3)。
5.2.2非受控文件
與公司經(jīng)營(yíng)和服務(wù)工作范圍相關(guān)的文件作為非受控文件管理,辦公室應(yīng)對(duì)其進(jìn)行分類和編碼,以便于歸檔,根據(jù)目前公司現(xiàn)有的'非受控文件,可分為:
a)內(nèi)行文,、外行文:1
b)未被質(zhì)量體系引用的外來文件:2
c)與服務(wù)過程無關(guān)的合同協(xié)議:3
d)未被質(zhì)量體系引用的法律法規(guī):4
e)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)性文件:5
f)照片,、錄像帶:6
g)電腦貯存:7
5.3文件、資料目錄的索引號(hào)
x-x.x-xx
文件盒編號(hào)
同號(hào)柜序列號(hào)
文件柜編號(hào)
文件類別編碼
5.4文件,、資料歸檔與管理
5.4.1各職能部門對(duì)各種工作文件進(jìn)行編寫,、收集、整理和存檔,并匯總到辦公室統(tǒng)一管理,。
5.4.2辦公室負(fù)責(zé)文件,、資料的保密性防范,公司所有受控文件和非受控文件的資料均屬保密性文件。
5.4.3辦公室負(fù)責(zé)對(duì)文件,、資料的管理和保護(hù),文件,、資料應(yīng)分門別類包裝和存放,對(duì)于需存檔的文件、資料要及時(shí)存檔,并建立[存檔備案資料目錄](qr-wd01-02-02),注明文件類別,、索引號(hào),、份數(shù)等,如用必要還應(yīng)有內(nèi)容說明。并在檔案柜上貼好存放文件的索引號(hào)范圍,。確保調(diào)用,、借閱文件、資料時(shí)易于識(shí)別和檢索,便于對(duì)文件資料的保管,。
5.5文件,、資料的發(fā)放
5.5.1文件應(yīng)按各職能部門工作性質(zhì)和范圍發(fā)放,由辦公室制定[文件分發(fā)登記表](qr-wd01-02-03),注明發(fā)放范圍、數(shù)量、分發(fā)號(hào)等,并要求領(lǐng)用人在[文件分發(fā)登記表]上簽領(lǐng),以便對(duì)發(fā)放的文件進(jìn)行統(tǒng)計(jì)和檢查,。
5.5.2辦公室在文件發(fā)放的過程中不得誤發(fā),、遺失,發(fā)現(xiàn)文件誤發(fā)時(shí)應(yīng)立即追回,同時(shí)作好文件的補(bǔ)救工作。
5.6文件資料的調(diào)用,、借閱與歸還
5.6.1借閱者應(yīng)在[文件,、資料借閱登記表](qr-wd01-02-04)上詳細(xì)注明文件、資料的編號(hào)和圖號(hào),并按時(shí)歸還和辦理歸還手續(xù)
5.6.2借閱的文件,、資料未經(jīng)允許不得復(fù)印,、摘抄、外借和傳播,。
5.6.3借閱的文件,、資料歸還時(shí),辦公室應(yīng)對(duì)文件資料是否完好進(jìn)行檢查,若文件、資料受損的,借閱者應(yīng)闡述受損原因,并在[文件,、資料借閱登記表]的備注欄上注明,因人為因素造成的應(yīng)追究當(dāng)事人的責(zé)任,。
5.6.4機(jī)密性文件的調(diào)用與借閱規(guī)定
a)a級(jí)機(jī)密文件資料:公司年度計(jì)劃、公司年終報(bào)告總結(jié)及公司章程,、董事會(huì)決議,公司財(cái)務(wù)報(bào)表,、法律訴訟文件等的調(diào)用與借閱需經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)。
b)b級(jí)機(jī)密文件資料:業(yè)主檔案,公司員工檔案,、公司規(guī)章制度,、公司經(jīng)營(yíng)專項(xiàng)審批文件等的調(diào)用與借閱需經(jīng)辦公室主任批準(zhǔn)。
c)c級(jí)機(jī)密文件資料:內(nèi)業(yè)資料和技術(shù)性圖紙資料,、法律法規(guī)類文件的調(diào)用與借閱需經(jīng)有關(guān)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)并向辦公室聯(lián)系辦理,。
d)行業(yè)主管借閱文件、資料的僅限于b級(jí)機(jī)密和c級(jí)機(jī)密文件,、資料,。
e)業(yè)主(用戶)因工作需要借閱文件、資料的,僅限于技術(shù)圖紙和已張貼在公共場(chǎng)所的文件,。
f)外來單位借閱,、調(diào)用文件、資料的限于國(guó)家執(zhí)法部門,如公安機(jī)關(guān),、檢察機(jī)關(guān),、法院等單位因工作和偵破案件需要的,可以給予協(xié)助與配合,但在此之前應(yīng)檢驗(yàn)和登記來訪單位和人員的證明文件和相關(guān)證件,由辦公室主任向總經(jīng)理請(qǐng)示后親自辦理。
g)以上文件資料的調(diào)用與借閱按5.5.1,、5.5.2和5.5.3條款執(zhí)行,。
5.7文件的復(fù)制、破損和丟失
5.7.1未經(jīng)允許,不得隨意復(fù)印公司的文件資料,如因工作需要復(fù)印文件,須經(jīng)辦公室主任批準(zhǔn),并在[文件復(fù)印登記表](qr-wd01-02-05)上填寫復(fù)印文件的名稱,復(fù)印數(shù)量,并簽名,。
5.7.2文件使用人應(yīng)對(duì)文件妥善保管,當(dāng)文件破損嚴(yán)重影響使用或丟失時(shí),應(yīng)填寫[文件補(bǔ)發(fā)申請(qǐng)表](qr-wd01-02-06),由辦公室主任批準(zhǔn),辦理更換手續(xù),。補(bǔ)發(fā)新文件時(shí)應(yīng)收回破損文件,并應(yīng)給予新的分發(fā)號(hào),新的分發(fā)號(hào)延續(xù)原來文件分發(fā)號(hào),。
5.8文件、資料的更新
文件增加條款和更新時(shí)應(yīng)及時(shí)更換,保證在使用處獲得有效版本,。
5.9文件的作廢與銷毀
5.9.1內(nèi)容不適用于公司運(yùn)行或超過有效期限的文件,經(jīng)過總經(jīng)理過期審批后給予作廢或銷毀處理,。
5.9.2在分發(fā)過程中發(fā)現(xiàn)文件遺失或在使用過程中文件破損嚴(yán)重和丟失的,應(yīng)向上級(jí)匯報(bào),經(jīng)總經(jīng)理審批后,給予作廢處理。
5.9.3作廢文件蓋作廢章,留一至兩份備案,其余銷毀,。文件銷毀處理時(shí)需兩個(gè)人進(jìn)行,一人實(shí)施,一人監(jiān)督,。
5.9.4辦公室對(duì)于作廢和銷毀的文件,應(yīng)在[作廢、銷毀文件登記表](qr-wd01-02-07)上注明作廢或銷毀文件的編號(hào),、版本號(hào)和分發(fā)號(hào)作廢,并向各部門書面發(fā)布作廢聲明,防止誤用,。
6,、使用的記錄表格
序號(hào)
名稱
編號(hào)
存放地點(diǎn)
存放時(shí)間
1
[印制文件登記表]
qr--wd01--02--01
辦公室
一年
2
[存檔備案資料目錄]
qr--wd01--02--02
辦公室
長(zhǎng)期
3
[文件分發(fā)登記表]
qr--wd01--02--03
辦公室
一年
4
[文件,、資料借閱登記表]
qr--wd01--02--04
辦公室
一年
5
[文件復(fù)印登記表]
qr--wd01--02--05
辦公室
一年
6
[文件補(bǔ)發(fā)申請(qǐng)表]
qr--wd01--02--06
辦公室
一年
7
[作廢、銷毀文件登記表]
qr--wd01--02--07
辦公室
一年
起草人:審核人:審批人:
日期:日期:日期:
公司文件管理制度及流程 公司文件管理規(guī)定篇十四
第一條爲(wèi)減少發(fā)文數(shù)量,，提高辦文速度和發(fā)文質(zhì)量,，充分發(fā)揮文件在各項(xiàng)工作中的指導(dǎo)作用，根據(jù)中央關(guān)於文書處理的有關(guān)規(guī)定,，結(jié)合我廠的實(shí)際情況,，特制訂本制度。
第二條文件管理內(nèi)容主要包括：上級(jí)函,、電,、來文，同級(jí)函,、電,、來文，本廠上報(bào)下發(fā)的各種文件,、資料,。
第三條按照黨政分工的原則，全廠各類文件分別由黨委辦公室和廠部辦（以下簡(jiǎn)稱兩辦）歸口管理,。
第四條公文的簽收
1,、凡來廠公啓文件（除廠領(lǐng)導(dǎo)訂啓的外）均由廠收發(fā)員登記簽收（由上級(jí)或郵電局機(jī)要通訊員直送機(jī)要室的機(jī)要文件除外）後分別交兩辦機(jī)要秘書拆封。在簽收和拆封時(shí),，收發(fā)員和機(jī)要秘書均需注意檢查封口和郵戳,。對(duì)開口和郵票撕毀函件應(yīng)查明原因，對(duì)密件開口和國(guó)外信函郵票被撕應(yīng)拒絕簽收,。
2,、對(duì)上級(jí)機(jī)要部門發(fā)來的文件，要進(jìn)行信封,、文件,、文號(hào)、機(jī)要編號(hào)的四對(duì)口核定，如果其中一項(xiàng)不對(duì)口,，應(yīng)立即報(bào)告上級(jí)機(jī)要部門,，并登記差錯(cuò)文件的文號(hào)。
第五條公文的編號(hào)保管
1,、兩辦機(jī)要秘書對(duì)上級(jí)來文拆封後應(yīng)及時(shí)附上文件處理傳閱單,，并分類登記編號(hào)、保管,。須由工廠承辦或歸檔的廠領(lǐng)導(dǎo)親啓文件,，廠領(lǐng)導(dǎo)啓封後，也應(yīng)分別交兩辦辦理正常手續(xù),。
2,、本廠外出人員開會(huì)帶回的文件及資料應(yīng)及時(shí)分別送交兩辦機(jī)要秘書進(jìn)行登記編號(hào)保管，不得個(gè)人保存,。
第六條公文的閱批與分轉(zhuǎn)
1,、凡正式文件均需分別由兩辦主任（或副主任）根據(jù)文件內(nèi)容和性質(zhì)閱簽後，由機(jī)要秘書分送承辦部門閱辦,，重要文件應(yīng)呈送廠領(lǐng)導(dǎo)（或分管領(lǐng)導(dǎo)）親自閱批後分送承辦部門閱辦避免文件積壓誤事,，一般應(yīng)在當(dāng)天閱簽完，緊急文件要即閱即辦,。
2,、一般函、電,、單據(jù)等,，分別由兩辦機(jī)要秘書直接分轉(zhuǎn)處理。如涉及幾個(gè)單位會(huì)辦的文件,，應(yīng)同主辦單位聯(lián)系後再分轉(zhuǎn)處理,。
3、爲(wèi)加速文件運(yùn)轉(zhuǎn),，機(jī)要秘書應(yīng)在當(dāng)天或第二天將文件送到廠領(lǐng)導(dǎo)和承辦部門,，如關(guān)系到兩個(gè)以上業(yè)務(wù)部門，應(yīng)按批示次序依次傳閱,，最遲不得超過兩天（特殊情況例外）,。
第七條文件的傳閱與催辦。
1,、傳閱文件應(yīng)嚴(yán)格遵守傳閱范圍和保密規(guī)定,，不得將有密級(jí)的文件帶回家、宿舍和公共場(chǎng)所,，也不得將文件轉(zhuǎn)借其他人閱看,。對(duì)尚未傳達(dá)的文件不得向外泄露內(nèi)容,。
2、閱讀文件應(yīng)抓緊時(shí)間,，當(dāng)天閱完後應(yīng)在下班前將文件交機(jī)要室,，閱批文件一般不得超過兩天,，閱後應(yīng)簽名以示負(fù)責(zé),。如有領(lǐng)導(dǎo)批示,、擬辦意見兩辦應(yīng)責(zé)成有關(guān)部門和人員按文件所提要求和領(lǐng)導(dǎo)批示辦理有關(guān)事宜。
3,、閱文時(shí)不得抄錄全文,，不得任意取走文件夾內(nèi)任何文件及附件，如確系工作需要,，要辦理借閱手續(xù),，以防止丟失泄密。
4,、文件閱完後,，應(yīng)送交兩辦機(jī)要秘書，切忌橫傳,。
5、兩辦機(jī)要秘書對(duì)文件負(fù)有催辦檢查督促的`責(zé)任,，承辦部門接到文件,、函電應(yīng)立即指定專人辦理。不得將文件壓放分散,，如需備查,，應(yīng)按照有關(guān)保密規(guī)定，并征得兩辦同意後,，予以復(fù)印或摘抄,，原件應(yīng)及時(shí)歸檔周轉(zhuǎn)。
6,、按照閱文范圍,，離、退休干部,，一般由有關(guān)部門定期組織學(xué)習(xí)有關(guān)文件,，或由兩辦機(jī)要室通知到機(jī)要室閱文。
第八條發(fā)文的規(guī)定
1,、全廠上報(bào)下發(fā)正式文件的權(quán)力分別集中黨委和廠部,，各群衆(zhòng)團(tuán)體和部門一律不得自行向上、向下發(fā)送正式文件,。
2,、各群衆(zhòng)團(tuán)體,、部門需要向上反映匯報(bào)重要情況或向下安排布置重要工作要求發(fā)文應(yīng)分別向黨委、廠部提出發(fā)文申請(qǐng),，并將文件底稿分別交兩辦審核,。黨委、廠部同意發(fā)文,，則兩辦分別按黨,、政機(jī)構(gòu)設(shè)置與業(yè)務(wù)分工統(tǒng)一歸口以黨×字、廠×字發(fā)文,。群衆(zhòng)團(tuán)體文件由黨委批轉(zhuǎn),。
3、對(duì)全廠影響較大,，涉及兩個(gè)以上廠領(lǐng)導(dǎo)分管范圍的文件,，須由黨委書記或廠長(zhǎng)批準(zhǔn)簽發(fā)。其馀文件均由分管廠領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)簽發(fā),。
第九條發(fā)文的范圍：
1,、凡是以黨委、廠部名義發(fā)出的文件,、通告,、決定、決議,、請(qǐng)示,、報(bào)告、編寫的會(huì)議紀(jì)要和會(huì)議簡(jiǎn)報(bào),，均屬發(fā)文范圍,。
2、黨委,、廠部下發(fā)文件主要用於：
（1）公布全廠規(guī)章制度,；
（2）轉(zhuǎn)發(fā)上級(jí)文件或根據(jù)上級(jí)文件精神制訂的工廠文件；
（3）公布工廠體制機(jī)構(gòu)變動(dòng)或干部任免事項(xiàng),；
（4）公布全廠性的重大生産,、技術(shù)、經(jīng)營(yíng)管理,、政治工作,、生活福利等工作的決定；
（5）發(fā)布有關(guān)獎(jiǎng)懲決定和通報(bào),；
（6）其他有關(guān)全廠的重大事項(xiàng),；
3、黨委,、廠部上行文,、外發(fā)文主要用於：
（1）對(duì)上級(jí)機(jī)關(guān)呈報(bào)工作計(jì)劃,、請(qǐng)示報(bào)告、處理決定,；
（2）同兄弟單位聯(lián)系有關(guān)工廠重大生産,、技術(shù)、人事勞資,、物資供應(yīng),、科研、基建,、經(jīng)營(yíng)管理,、黨群工作等事宜。
4,、在工廠日常生産,、技術(shù)、經(jīng)營(yíng)管理,、黨群工作中,，有關(guān)圖紙、技術(shù)文件,、工藝修改,、審批工作、安排部署,、傳達(dá)上級(jí)指示等事項(xiàng),，應(yīng)按有關(guān)制度辦理，經(jīng)分管廠領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)後,，由主管業(yè)務(wù)科室書面或口頭通知執(zhí)行，一般不用廠部文件發(fā)布,。
5,、凡各業(yè)務(wù)科室如開專題會(huì)議所作的決定，一般都不應(yīng)發(fā)文,，不備查考,，可以科室名義用《工作簡(jiǎn)訊》發(fā)會(huì)議紀(jì)要。
6,、各業(yè)務(wù)科室與外單位發(fā)生的一般業(yè)務(wù)聯(lián)系,，可用各科室的名義對(duì)外發(fā)函（應(yīng)各自編號(hào)備查）不用廠部名義發(fā)文。
第十條發(fā)文程式規(guī)定：
1,、各單位元需要發(fā)文,，應(yīng)事先分別向黨委、廠部提出申請(qǐng),；
2,、黨委,、廠部同意發(fā)文時(shí)，主辦單位應(yīng)以黨的方針,、政策和國(guó)家法令,，上級(jí)指示或工作實(shí)際需要草擬文件初稿；
3,、草擬文稿必須從全廠角度出發(fā),，做到情況確實(shí)、觀點(diǎn)鮮明,、條理清楚,、層次分明、文字簡(jiǎn)煉,、標(biāo)點(diǎn)符號(hào)正確,、書寫工整。嚴(yán)禁使用鉛筆,、圓珠筆,、紅墨水和彩筆書寫；
4,、文稿擬就後,，擬搞人應(yīng)填附發(fā)文稿紙首頁(yè)，詳細(xì)寫明文件標(biāo)題,、發(fā)送范圍,、印刷份數(shù)、擬稿單位與擬稿人,，并簽名,、蓋章、標(biāo)定日期和密級(jí),；
5,、兩辦應(yīng)根據(jù)黨委、廠部的要求和上級(jí)有關(guān)指示精神,，有關(guān)文件規(guī)定,，對(duì)文稿進(jìn)行審查和修改。對(duì)涂改不清,、文字錯(cuò)漏嚴(yán)重,、內(nèi)容不妥、格式不符的文稿應(yīng)退回?cái)M稿單位重新擬稿,；
6,、經(jīng)兩辦審查修改後的文稿，送部門主管領(lǐng)導(dǎo)核稿（對(duì)文稿內(nèi)容,、質(zhì)量負(fù)責(zé)）,；
7,、對(duì)審核時(shí)修改較多，有礙列印和存檔的文稿,，應(yīng)由擬搞部門重新謄寫清楚,；
8、需經(jīng)會(huì)簽的文稿,，應(yīng)在交付列印前送會(huì)簽部門會(huì)簽,；
9、文稿審核會(huì)簽後,，按批準(zhǔn)許可權(quán)的規(guī)定分別呈送黨委,、廠部領(lǐng)導(dǎo)審定批準(zhǔn)簽發(fā)；
10,、經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)簽發(fā)後的文稿交兩辦機(jī)要秘書統(tǒng)一編號(hào)送打字室列?。?/p>
11,、文件列印清樣,，應(yīng)由擬稿人校對(duì)，校對(duì)人員應(yīng)在發(fā)文稿上簽名,；
12,、文件打字後，由兩辦派專人按數(shù)印刷,，再由兩辦機(jī)要秘書分發(fā)并檢查落實(shí)情況,，對(duì)印刷質(zhì)量不好的文件，機(jī)要秘書應(yīng)拒絕蓋印分發(fā),。
第十一條各部門有關(guān)工作人員因工作需要借閱一般文件,，需經(jīng)本部門負(fù)責(zé)人簽寫便條，對(duì)有密級(jí)的文件須兩辦主任同意後方可借閱,。
第十二條借閱文件應(yīng)嚴(yán)格履行借閱登記手續(xù),，就地閱看，按時(shí)歸還,。任何人不得將文件帶走或全文抄錄，不允許拆卷和在文件上勾劃等,。
第十三條兩辦機(jī)要秘書對(duì)承辦的公文應(yīng)抓緊催辦,，應(yīng)定期對(duì)事情已經(jīng)辦妥的本廠文件和上級(jí)要求限期清退的文件，進(jìn)行收繳清退工作,。（一般爲(wèi)月底一小清,，季末一中清、年終一總清）,。如發(fā)現(xiàn)文件丟失,，必須及時(shí)查明原因和責(zé)任者,，并如實(shí)向領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告。
第十四條各部門應(yīng)指定一位責(zé)任心強(qiáng)的同志負(fù)責(zé)文件收交,、保管,、保密、催辦檢查工作,。
第十五條文件的歸檔范圍：
1,、凡下列文件統(tǒng)一分別由兩辦負(fù)責(zé)歸檔：
（1）上級(jí)機(jī)關(guān)來文，包括上級(jí)對(duì)工廠報(bào)告,、申請(qǐng)的批復(fù),；
（2）黨委、廠部發(fā)出的報(bào)告,、指示,、決定、決議,、通報(bào),、紀(jì)要、重要通知,、工作總結(jié),、領(lǐng)導(dǎo)發(fā)言和生産經(jīng)營(yíng)工作的各類計(jì)劃統(tǒng)計(jì)、季度,、年度報(bào)表等,；
（3）廠黨委會(huì)、廠長(zhǎng)辦公室,、廠務(wù)會(huì),、工廠管理委員會(huì)、中層干部會(huì)以及各種專業(yè)例會(huì)記錄,；
（4）廠黨代會(huì),、職代工、工會(huì)會(huì)員代表大會(huì),、團(tuán)代會(huì)等廠一級(jí)的黨群組織召開的代表大會(huì)所形成的報(bào)告,、總結(jié)、決議,、發(fā)言,、簡(jiǎn)報(bào)、會(huì)議記錄等,；
（5）有保存價(jià)值的人民來信來訪記錄及處理結(jié)果,；
（6）叁加上級(jí)召開的各種會(huì)議帶回的文件、資料及本廠在會(huì)上匯報(bào)表言材料等；
（7）上級(jí)機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)同志來廠檢查視察工作的報(bào)告,、指示記錄,，以及本廠向上級(jí)進(jìn)行匯報(bào)的提綱和材料；
（8）反映本廠生産,、經(jīng)營(yíng)活動(dòng),、先進(jìn)人物事跡及廠領(lǐng)導(dǎo)工作等的音、像攝制品,；
（9）工廠日志和大事記,；
（10）工廠向上級(jí)請(qǐng)示批復(fù)的文件及上報(bào)的有關(guān)材料。
2,、業(yè)務(wù)科室,，各群衆(zhòng)團(tuán)體日常工作中形成的活動(dòng)資料，由各業(yè)務(wù)科室,、群衆(zhòng)團(tuán)體負(fù)責(zé)立卷歸檔,。
第十六條立卷要求
1、文件立卷應(yīng)按照內(nèi)容,、名稱,、作者、時(shí)間順序,，分門別類地進(jìn)行整理歸檔,。
2、立卷時(shí),，要求把文件的批復(fù),、正本、底稿,、主件,、附件收集齊全，保持文件,、材料的完整性,。
3、要堅(jiān)持平時(shí)立卷與年終立卷歸檔相結(jié)合的原則,。重要工作,、重要會(huì)議形成的文件材料，要及時(shí)立卷歸檔,。
4,、上年度形成的文件材料，要求在下年度5月份以前整理完,。6月份正式向檔案館（室）移交，清單一式兩份。（接交單位各留存一份備查）,。
第十七條對(duì)於多馀,、重復(fù)、過時(shí)和無保存價(jià)值的文件,，兩辦機(jī)要室應(yīng)定期清理造冊(cè),，并按上級(jí)有關(guān)規(guī)定，辦理申請(qǐng)銷毀手續(xù),。
第十八條經(jīng)審核同意銷毀的文件,，應(yīng)派專車分別由兩辦機(jī)要秘書和正副主任護(hù)送到上級(jí)機(jī)關(guān)指定的紙廠監(jiān)視銷毀。
公司文件管理制度及流程 公司文件管理規(guī)定篇十五
及時(shí)糾正在服務(wù)過程中產(chǎn)生的不合格,防止不合格服務(wù)的再發(fā)生,識(shí)別潛在的不合格原因,防止?jié)撛诓缓细穹?wù)的產(chǎn)生,實(shí)現(xiàn)持續(xù)改進(jìn),為顧客提供更優(yōu)質(zhì)的服務(wù),。
適用于公司所有糾正預(yù)防措施活動(dòng)的實(shí)施,。
3.1管理者代表負(fù)責(zé)監(jiān)督、協(xié)調(diào)改進(jìn),、糾正和預(yù)防措施的實(shí)施,。
3.2質(zhì)主管負(fù)責(zé)在公司質(zhì)量體系(活動(dòng))出現(xiàn)或存在潛在的質(zhì)量問題時(shí)發(fā)出相應(yīng)的通知,并跟進(jìn)驗(yàn)證實(shí)施效果。
3.3部門相關(guān)主管負(fù)責(zé)落實(shí)糾正和預(yù)防措施的實(shí)施,。
3.4產(chǎn)生不合格服務(wù)的部門主辦以上管理人員負(fù)責(zé)組織調(diào)查產(chǎn)生不合格的原因,制定糾正措施,。
3.5公司所有員工都有提出和實(shí)施糾正預(yù)防措施的責(zé)任。
4.1糾正措施
4.1.1對(duì)公司所有活動(dòng)中存在的不合格進(jìn)行分析,確定不合格原因,采取糾正措施予以改善,消除不合格并防止其再次發(fā)生,。
4.1.2對(duì)以下信息采用統(tǒng)計(jì)技術(shù)或試驗(yàn)的方法進(jìn)行識(shí)別,對(duì)不合格項(xiàng)進(jìn)行確定,。
a.顧客的投訴(建議)
b.緊急事件及重大質(zhì)量事故
c.品質(zhì)主管對(duì)各部門日常工作的檢查和建議
d.對(duì)分承包服務(wù)的評(píng)估
e.顧客滿意度調(diào)查的.輸出
f.內(nèi)、外審報(bào)告
g.管理評(píng)審的各項(xiàng)輸出
h.其他不符合公司質(zhì)量方針,、目標(biāo)及質(zhì)量體系要求的情況
4.1.3對(duì)于情況f,審核小組按《內(nèi)部質(zhì)量審核程序》的要求執(zhí)行,。
4.1.4對(duì)于情況d,品質(zhì)主管填寫《糾正和預(yù)防措施實(shí)施記錄表》,交責(zé)任部門通知分承包方,要求分承包方對(duì)原因進(jìn)行分析,提出糾正措施反饋;品質(zhì)主管對(duì)其措施審核后由責(zé)任部門跟進(jìn)落實(shí)情況,相關(guān)結(jié)果在《糾正和預(yù)防措施實(shí)施記錄表》上進(jìn)行記錄,并簽名確認(rèn),該表品質(zhì)主管和責(zé)任部門各存一份。
4.1.5對(duì)于情況g,由管理者代表負(fù)責(zé)監(jiān)督執(zhí)行,。
4.1.6對(duì)于其他不合格,品質(zhì)主管填寫《糾正和預(yù)防措施實(shí)施記錄表》,對(duì)不合格事實(shí)進(jìn)行描述后發(fā)往責(zé)任部門,責(zé)任部門對(duì)不合格事實(shí)進(jìn)行確認(rèn)后填寫'原因分析'項(xiàng)目,制定糾正措施并實(shí)施,品質(zhì)主管負(fù)責(zé)對(duì)糾正措施進(jìn)行評(píng)估并跟蹤驗(yàn)證實(shí)施效果,表格品質(zhì)主管和責(zé)任部門各留存一份,。
4.1.7對(duì)日常工作中出現(xiàn)的不合格,按《不合格服務(wù)處理程序》和《顧客投訴(建議)處理程序》進(jìn)行處理。
4.1.8因質(zhì)量體系或服務(wù)規(guī)范引起的不合格,由品質(zhì)主管組織相關(guān)人員進(jìn)行論證,提出修改意見,呈交總經(jīng)理或管理者代表審批后修改下發(fā),并保存與此有關(guān)的文件和記錄,。
4.1.9因員工素質(zhì)引起的不合格,由人事行政主管會(huì)同責(zé)任部門主管采取人事調(diào)整,、處罰或加強(qiáng)員工培訓(xùn)等措施,總經(jīng)理負(fù)責(zé)監(jiān)督實(shí)施。
4.1.10因服務(wù)設(shè)備或設(shè)施引起的不合格,采取的糾正措施包括增加或更換設(shè)備設(shè)施,、重新選擇分承包方,、內(nèi)部調(diào)配及進(jìn)行合理技術(shù)改造等,由總經(jīng)理負(fù)責(zé)監(jiān)督實(shí)施。
4.1.11對(duì)出現(xiàn)的嚴(yán)重或具有代表性的不合格,由品質(zhì)主管根據(jù)總經(jīng)理意見組織有關(guān)部門開展專題討論,對(duì)質(zhì)量問題進(jìn)行綜合分析,指定措施并組織實(shí)施,并總經(jīng)理負(fù)責(zé)監(jiān)督,。
4.2預(yù)防措施
4.2.1對(duì)公司所有活動(dòng)中潛在的不合格進(jìn)行識(shí)別,分析其原因并采取相應(yīng)預(yù)防措施,以防止不合格的發(fā)生,。
4.2.2對(duì)以下信息進(jìn)行分析,識(shí)別潛在不合格
a.日常工作中反映出來的問題
b.品質(zhì)主管對(duì)日常工作的檢查和有關(guān)建議
c.顧客滿意度調(diào)查結(jié)果
d.以往管理評(píng)審的情況
e.以往預(yù)防和糾正措施的實(shí)施情況
f.內(nèi)、外審結(jié)果
4.2.3各部門應(yīng)根據(jù)日常工作中反映出來的問題識(shí)別潛在不合格,并根據(jù)其影響制定預(yù)防措施,。
4.2.4各部門未能識(shí)別的潛在不合格,根據(jù)潛在問題的影響程度,由品質(zhì)主管召集相關(guān)部門講明原因,制定預(yù)防措施,同時(shí)指定責(zé)任部門,。品質(zhì)主管填寫《糾正和預(yù)防措施實(shí)施記錄表》的潛在不合格事實(shí)欄,責(zé)任部門分析原因后制定預(yù)防措施并付諸實(shí)施,品質(zhì)主管負(fù)責(zé)跟蹤并驗(yàn)證實(shí)施效果,同時(shí)對(duì)有效性進(jìn)行評(píng)審,。在《糾正和預(yù)防措施實(shí)施記錄表》上簽字確認(rèn),表格品質(zhì)主管與責(zé)任部門各留存一份。
4.2.5品質(zhì)主管負(fù)責(zé)對(duì)各部門所采取的預(yù)防措施,、實(shí)施過程和結(jié)果予以記錄,整理后提交管理評(píng)審,。
4.3在改進(jìn)、糾正和預(yù)防措施的實(shí)施過程中,管理者代表負(fù)責(zé)配置必要的資源,協(xié)助分析原因和確定責(zé)任部門,并監(jiān)督措施實(shí)施過程,。
4.4由改進(jìn),、糾正和預(yù)防措施引起的對(duì)體系文件的任何更改,按《質(zhì)量體系文件管理辦法》執(zhí)行。
jsnhwy8.0-04-f1《糾正和預(yù)防措施實(shí)施記錄表》
