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公司文件管理制度篇一

為適應(yīng)公司全方位規(guī)范化管理，做好公司文件管理工作,，確保使用文件的統(tǒng)一性和有效性,，使之規(guī)范化和制度化，特制定本制度,。

本制度適用于公司所有文件的管理,。

公司文件是傳達方針政策，發(fā)布公司行政規(guī)章制度,、指示,、請示和答復(fù)問題、指導(dǎo)商洽工作,、報告情況,、交流信息的重要工具。

公司各部門都應(yīng)堅持實事求是,、尊重客觀,、理論聯(lián)系實際、認(rèn)真負(fù)責(zé)的工作作風(fēng),，努力提高文件質(zhì)量和處理效率,。文件處理必須做到準(zhǔn)確、及時,、安全,，嚴(yán)格按照規(guī)定的時限和要求完成。

4.1總裁辦負(fù)責(zé)公司行政文件的編制,、發(fā)放,、登記、存檔,、更改,、回收,、作廢等管理工作。

4.2公司各職能部門負(fù)責(zé)本部門的文件編制,、編號,、登記、存檔,、更改和專用文件的管理,，發(fā)放文件必須在總裁辦備份存檔，并接受總裁辦的檢查與監(jiān)督,。

5.1管理制度：適用于公司各部門的規(guī)范性程序的明確,，包括條例、制度,、規(guī)定,、管理辦法?！皸l例”一般應(yīng)用于系統(tǒng)性制度匯編,；“制度”一般應(yīng)用于某一方面職能的明確；“規(guī)定”應(yīng)用于一項具體工作的明確,；“管理辦法”一般是對條例,、制度或規(guī)定的細(xì)化性操作程序明確。

5.2工作通知：適用于轉(zhuǎn)發(fā)上級文件,，批轉(zhuǎn)下級文件,，要求下級辦理和需要共同執(zhí)行的事項；

5.3人事通知適用于公司人員錄用,、晉升,、調(diào)動、降職,、獎懲等事項的公布,。

5.4工作報告適用于下級因為某項工作對上級進行匯報請示的行文。

5.5會議紀(jì)要適用于公司各級會議進行的記錄的文件,。

5.6對外發(fā)函適用于公司因某項事情對外部機構(gòu)或個人發(fā)送的文件,。

5.7決定、決議：對重要事項或重大行動做出安排,，用“決定”,；經(jīng)會議討論通過并要求貫徹的事項，用“決議”,。

5.8通報：表彰先進,，批評錯誤，傳達重要信息。

5.9請示：向上級請求批示與批準(zhǔn),，用“請示”,。

5.10批復(fù)：答復(fù)請示事項用“批復(fù)”。

6.1公司所有文件采用a4豎版模式,，四周頁邊距設(shè)置為2.5cm,，頁腳設(shè)置為1.5cm，采用數(shù)字形式,；6.2文件首頁頂部添加公司徽標(biāo)和中英文名稱,。

6.3文件一般由標(biāo)題、發(fā)文字號,、簽發(fā)人,、密級、緊急程度,、正文,、附件、發(fā)文時間,、印章,、主題詞,、主送單位（部門）,、抄報（送)單位(部門）等部分組成；

6.4文件標(biāo)題使用華文中宋體小二號,，其他均使用宋體五號,，1.5倍行距。標(biāo)題與公司徽標(biāo)間空一行,；標(biāo)題下方靠右為發(fā)文編號,；發(fā)文編號與正文之間可空一行；正文中小標(biāo)題可使用粗體,；章節(jié)段落之間可空一行,；文件落款位置偏右，正文與落款之間空二行,；有附件的文件,，附件在文本正文后落款前列出，與正文間隔一行,、與落款間隔二行,。

6.5發(fā)文字號包括代號、年號,、順序號,；公司各類文件須統(tǒng)一編制發(fā)文編號，編號數(shù)字不分按年度時間順序排序,。

6.5.1公司級發(fā)文瑞普總字【xx】號,，一般適用公司級重大決定,、戰(zhàn)略、管理制度等方面發(fā)文,，其他各部門發(fā)文為該部門為主要責(zé)任的相關(guān)工作文件,，一般不具有全局性。 6.5.2人事任免類發(fā)文瑞普人字【xx】號

6.5.3總裁辦發(fā)文瑞普辦字【xx】號

6.5.4財務(wù)部發(fā)文瑞普財字【xx】號

6.5.5研發(fā)部發(fā)文瑞普研字【xx】號

6.5.6質(zhì)管部發(fā)文瑞普質(zhì)字【xx】號

6.5.7營銷中心發(fā)文瑞普銷字【xx】號

6.6簽發(fā)人：制度類和通知類文件在落款處上方應(yīng)加“簽發(fā)人”項目,，由相關(guān)負(fù)責(zé)人手寫簽名,。文件底部應(yīng)添加與文字頁面等寬兩橫線，兩橫線間下添加“報送,、發(fā)送,、抄送、印制份數(shù)”等項目,，1.5倍行距,。“報送”為需要了解此文件的總監(jiān)級以上領(lǐng)導(dǎo),，“主送”對象為該文件直接關(guān)系到的部門或人員,，“抄送”對象為該文件不直接相關(guān)卻應(yīng)該了解的部門或人員。對于版面一頁稍多的文件,，文檔正文部分可以適當(dāng)縮小行距,，使該文件保持在一頁內(nèi)，但是如果不能保證蓋章生效和相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)簽字,，在文件的第二頁開頭可寫明此頁無正文的.字樣,。

6.7密級：公司文件密級分為“絕密”、“機密”,、“秘密”,、“內(nèi)部文件”四級，注在文件的右上角,。

6.8緊急程度：最緊急,、最重要、權(quán)重最大的工作或事項,，標(biāo)注“緊急”或“急”字樣,，經(jīng)理、主管以上人員閱辦此類文件要求引起高度關(guān)注,，以最快的速度,，組織最有力的資源，統(tǒng)籌安排,、科學(xué)組織,、協(xié)調(diào)配合、逐項落實，確保工作在規(guī)定的時間內(nèi)按期完成,。

6.9具體要求：

6.9.1文件標(biāo)題應(yīng)準(zhǔn)確簡要概括文件的主要內(nèi)容,；

6.9.2文件中包括項目符號、文件編號,、統(tǒng)計表,、計劃表、序號,、專用術(shù)語和百分比必須用阿拉伯?dāng)?shù)字書寫,，分層標(biāo)識。年月日,、人名,、地名、文件名稱,、事物名稱等,，一般不要簡稱，文件必須加蓋公司公章,。

6.9.3文件最后一頁的頁腳橫線上方有主題詞,；

6.9.4公司兩頁以上頁數(shù)文件都必須添加頁碼，位置為頁面底端,，對齊方式為居中,，首頁顯示頁碼，格式為默認(rèn)格式,；

6.9.5文件內(nèi)容要求按章按條款依次排列,，結(jié)構(gòu)完整,、層次清楚,；實事求是、觀點鮮明,、條理清晰,、文字精煉、標(biāo)點正確,、用字準(zhǔn)確,、格式規(guī)范；

6.9.6本規(guī)定中其他未規(guī)定事宜,，應(yīng)按照應(yīng)用文標(biāo)準(zhǔn)格式編輯,。

7.1收文一律使用《天津瑞普生物技術(shù)股份有限公司收文簿》；

7.2外單位來文均由總裁辦指定專人收文,，由總裁辦統(tǒng)一拆封,、登記，由行政總監(jiān)填寫《文件閱辦單》提出處理意見后，簽收人應(yīng)于接件當(dāng)日即按文件的要求報送給有關(guān)部門或領(lǐng)導(dǎo),，不得積壓遲誤,，屬急件的，應(yīng)在接件后即時報送,。

7.3文書處理工作：

7.3.1文書處理包括文件的分送,、傳遞、承辦,、催辦,、簽收、保管,、立卷歸檔等程序,；

7.3.2部門文件平時的管理，要求實行分類管理,，文件夾側(cè)面標(biāo)題設(shè)置為4個字,，添加公司徽標(biāo)和英文簡稱。如：行政管理,、公司制度,、公司證件、數(shù)據(jù)統(tǒng)計,。文件夾內(nèi)設(shè)目錄便于查找,。標(biāo)題格式詳見附表；

8.1發(fā)文執(zhí)行天津瑞普生物技術(shù)股份有限公司發(fā)文流程,，發(fā)文程序如下：公司內(nèi)部發(fā)文：

擬稿人→核稿人：部門主管領(lǐng)導(dǎo)（經(jīng)理,、總監(jiān)）審核→公司主管領(lǐng)導(dǎo)（總監(jiān)、副總裁）核準(zhǔn)→編號→打印→蓋章（簽字）→發(fā)文→備案對外發(fā)文：

擬稿人→部門經(jīng)理或總監(jiān),、副總裁審核→總裁核準(zhǔn)→編號→打印→蓋章（簽字）→發(fā)文→備案

9.1本制度的最終解釋權(quán)及修改權(quán)歸天津瑞普生物技術(shù)股份有限公司總裁辦,；

9.2本制度的制定、解釋,、修改等工作由公司總裁辦負(fù)責(zé),，經(jīng)公司總裁批準(zhǔn)后下發(fā)；

9.3本制度自下發(fā)之日起生效,。

9.4附相關(guān)支持性文件,。

9.4.1文件頁面格式

9.4.2文件閱辦單

9.4.3公文擬稿紙

9.4.4標(biāo)題格式

公司文件管理制度篇二

一、總則

1,、為規(guī)范公司文件的起草,、審批、傳達,、存檔工作,，充分發(fā)揮文件在各項工作中的指導(dǎo)作用,，結(jié)合公司的實際情況，特制訂本制度,。

2,、文件管理內(nèi)容主要包括：上級函、電,、來文,，公司上報下發(fā)的各種文件，同級相關(guān)方函,、電,、來文。其中工程系統(tǒng)與甲方的往來函件按《檔案管理制度》執(zhí)行,。

3,、公司文件由辦公室統(tǒng)一管理和存檔。

一,、文件的分類

1,、外收文：公司從外部接收的政府文件。

2,、外發(fā)文：以公司名義向外部發(fā)送的文件,。

3、內(nèi)行文：公司內(nèi)部下發(fā)的文件,，分為正式文件和臨時文件（指時效性較強的文件）,。本制度的內(nèi)行文所指的是正式文件。

三,、內(nèi)行文的`管理

1,、內(nèi)行文的范圍：

凡是以公司名義對內(nèi)發(fā)布的制度、辦法,、通知,、決定、決議,、會議紀(jì)要和會議簡報,，均屬內(nèi)行文范圍,。

2,、內(nèi)行文的編號

公司文件管理制度篇三

為了保持公司技術(shù)部的技術(shù)文件；項目資料,；項目預(yù)算單,、決算單的完整性，避免混亂,，特制定本標(biāo)準(zhǔn),。

本標(biāo)準(zhǔn)適用于技術(shù)部的技術(shù)文件,；項目資料；項目預(yù)算單,、決算單的管理,。

1.技術(shù)部負(fù)責(zé)人。負(fù)責(zé)本制度的制定及有關(guān)技術(shù)文件各項管理業(yè)務(wù)的審批及有關(guān)事項的確定,。

2.技術(shù)員,。負(fù)責(zé)總則中所述文件的.保管、收發(fā)及按本制度進行技術(shù)文件的管理工作,。

1.技術(shù)文件的種類

（1）技術(shù)類文件

由技術(shù)部負(fù)責(zé)的圖紙及各類工藝規(guī)程,、工藝卡片、作業(yè)指導(dǎo)書,。

（2）管理類文件

由技術(shù)部負(fù)責(zé)的項目的合同,；項目資料；項目預(yù)算單,、決算單等,。

2.文件登記

（1）技術(shù)部必須建立《技術(shù)文件管理臺賬》，掌握技術(shù)部全__文件的情況,。其臺賬應(yīng)包括：編號,、名稱、數(shù)量,、文件編制時間,。

（2）文件接收后，技術(shù)員應(yīng)及時對文件進行分類編號并作記錄,。

3.文件的歸檔及保管

技術(shù)文件的保管由技術(shù)員按檔案類型進行保管,。

4.文件的借用

（1）文件的借閱應(yīng)開具借條并由技術(shù)部領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，方可借閱,。

5.文件的修改與審批

（1）當(dāng)某專業(yè)的工程技術(shù)人員或使用單位的有關(guān)人員提出對不合理或者已經(jīng)落后的技術(shù)文件時,，由技術(shù)部該專業(yè)的工程師（或?qū)I(yè)的業(yè)務(wù)負(fù)責(zé)人）分析確定是否需要修改。

（2）技術(shù)文件確定修改后,，由技術(shù)部該專業(yè)工程師（或?qū)I(yè)的業(yè)務(wù)負(fù)責(zé)人）填寫《設(shè)計更改單》,。

《設(shè)計更改單》應(yīng)包括下列內(nèi)容：

（a）技術(shù)文件名稱、編號,、或圖紙名稱,、圖號；

（b）更改理由,；

（c）會審意見,、會審簽名；

（d）設(shè)計,、工藝負(fù)責(zé)人簽名,；

（e）修改內(nèi)容和修改要求（以圖紙和文檔形式表現(xiàn)）,。

（3）技術(shù)文件的xx與批準(zhǔn)

一般性的內(nèi)容更改只須將填好的《設(shè)計更改單》交技術(shù)部負(fù)責(zé)人進行xx和簽字批準(zhǔn)即可。重大內(nèi)容的更改與涉及安全,、質(zhì)量,、投資等影響面較大的內(nèi)容更改由技術(shù)部召集有關(guān)人員參加審定，會議通過審定后,，由技術(shù)部負(fù)責(zé)人簽字后交公司批準(zhǔn),。

（4）技術(shù)員接到《設(shè)計更改單》后，應(yīng)立即著手工作,，更改時,，必須把已發(fā)出和保存、儲備的技術(shù)文件一次全部修改完畢以保證技術(shù)文件的統(tǒng)一性（圖紙更改后的發(fā)放除執(zhí)行發(fā)放規(guī)定外,，應(yīng)同時將舊圖紙收回并登記）,。

（5）技術(shù)文件的管理應(yīng)以紙質(zhì)和電子版形式存檔（在登記時應(yīng)作出標(biāo)記）。

公司文件管理制度篇四

1,、為使文件管理工作制度化,、規(guī)范化、科學(xué)化,，提高辦文速度和發(fā)文質(zhì)量,，充分發(fā)揮文件在各項工作中的指導(dǎo)作用。

2,、文件管理的范圍包括：上級下發(fā)文件,、公司各類制度文件、外部傳真文件,、政策指導(dǎo)類文件、各類合同文件等,。

3、制度類文件按照公司文檔統(tǒng)一格式進行編寫,，統(tǒng)一頁眉,、頁腳,，寫明公司全稱及文件性質(zhì)；正文部分寫明題目,、時間,、發(fā)文部門、內(nèi)容等信息,；措辭規(guī)范,，表達無歧義,。

4,、根據(jù)文件屬性、類別,，對所有文件進行編號,，根據(jù)編號定期歸檔，做好相應(yīng)的文字記錄,，以備查閱,。

1,、文件的`起草,、收發(fā),、打印,、歸檔整理、借閱銷毀等由辦公室人員負(fù)責(zé)執(zhí)行,。

2,、公司上報下發(fā)正式文件的權(quán)利主要集中在行政人事部，各部門一律不得自行向上,、向下發(fā)送正式文件,。

3、公司對內(nèi)公開文件由行政人事部負(fù)責(zé)起草和審核,，總經(jīng)理簽發(fā),；各部門需要向下或?qū)ν獍l(fā)文的文件由各部門負(fù)責(zé)起草,，行政人事部負(fù)責(zé)審核,，審核無誤后行政辦公室打印,，打印后送回起草部門校對，校對無誤方可正式打印,，由總經(jīng)理蓋章,，簽發(fā),。

4,、凡寄至公司的文件、傳真等,，由辦公室簽收并做好相應(yīng)記錄。

5,、機密文件由行政人事部主管保管,，辦公室人員對一般性文件進行分類管理，定期整理并制作相關(guān)報表提交給部門主管,。

6,、各部門因工作需要可借閱一般性文件,，需嚴(yán)格履行借閱手續(xù)，對有密級程度的文件,，需行政人事主管審批,，總經(jīng)理批準(zhǔn)后方可借閱,。

7,、辦公室管理人員對文件借閱情況進行登記,，做好借閱記錄并限期清退,。

8,、按時間,、內(nèi)容、部門,、名稱等內(nèi)容分門別類進行整理，附件,、批件,、定稿等資料收集完全,，存檔備案。半年一小清,，年終一大清。

9,、根據(jù)存檔時間及存檔的必要性對文件進行銷毀，需上報行政人事主管簽字批準(zhǔn),，按照文件管理制度進行處理,。

1、內(nèi)部文件管理流程：起草文件→審查編號→審批,、簽發(fā)→打印文件→下發(fā)文件→文件存檔

2,、外部文件管理流程：外部收文→文件整理→文件存檔→清退→文件存檔→文件銷毀

3,、借閱流程：提出申請,，辦理手續(xù)→批準(zhǔn)→借閱→清退→文件存檔→文件銷毀

公司文件管理制度篇五

本公司為了規(guī)范化質(zhì)量流程，提升任務(wù)運營流轉(zhuǎn)效率,，以對接國際化質(zhì)量管理為努力方向,，為完善內(nèi)部質(zhì)量追溯管理,，特編制此制度。

本制度適用于公司內(nèi)部記錄和內(nèi)外部發(fā)放文件的管理,，是對公司記錄和文件編號的詮釋文件,，適用于本公司現(xiàn)涉及的所有記錄和文件,。

本制度的編訂和修訂部門為公司iso體系部,。

4.1記錄編號規(guī)定

4.1.1公司記錄分為內(nèi)部記錄和外來記錄,。

4.1.2內(nèi)部記錄的設(shè)定格式為：

qr + xx + xx + x/x

記錄縮寫+隸屬部門+記錄編號+版本號

4.1.3外來記錄的設(shè)定格式為：

（wl）qr + xx + xx

外來記錄縮寫+隸屬部門+記錄編號

4.2公司文件編號規(guī)定

4.2.1公司文件分為內(nèi)部文件和外部文件,。內(nèi)部文件可以有：

（1）標(biāo)準(zhǔn)操作指導(dǎo)書：sop

（2）標(biāo)準(zhǔn)檢驗指導(dǎo)書：sip

（3）標(biāo)準(zhǔn)管理程序：smp

4.2.2質(zhì)量手冊的編寫格式為：

txjy + qm + x/x

公司簡稱+質(zhì)量手冊縮寫+手冊版本號

4.2.3程序文件的設(shè)定格式為：

txjy + qp + xx + x/x

公司簡稱+程序文件縮寫+文件編號+版本號

4.2.4操作/檢驗規(guī)程,、管理程序的設(shè)定格式為：

sop/smp/sip+ xx + xx + x/x

文件類別+文件所屬部門+文件編號+版本號

4.2.5外來文件的設(shè)定格式為：

wl + xx + xx

外來文件縮寫+隸屬部門+部門內(nèi)部編號

4.3部門編號的規(guī)定

4.3.1各部門的編號以組織機構(gòu)圖中的部門名稱為標(biāo)準(zhǔn),，如：

行政部ad,、人力資源部hr,、質(zhì)量部qm,、市場部md,、銷售部sd,、售后服務(wù)部as、商務(wù)部mc,、采購部pd,、倉庫wd,。

4.4文件編寫格式的確認(rèn)

4.4.1本公司所有文件和記錄分為標(biāo)題和正文。

4.4.1.1公司文件和記錄的標(biāo)題抬頭采用仿宋字體三號,，以保證字體標(biāo)頭清晰醒目,。表格寬度設(shè)定為15厘米,，表格內(nèi)容采用單元格對齊方式為中心對齊,，行間距設(shè)置為單倍行距，段前首行縮進2字符,，段前段后間距設(shè)置為0，同時設(shè)定為自動調(diào)整中文與數(shù)字的間距。

4.4.1.2文件內(nèi)容中的一級標(biāo)題及二級標(biāo)題采用統(tǒng)一字號,，文字方向為從左向右,，文字對齊方式為左對齊,，字體為宋體（標(biāo)題）四號,，編號方式為多級遞進的編號方式,。如：

1.

1.1

1.1.1

4.4.1.3公司文件和記錄的正文采用宋體（正文）四號,，行間距設(shè)置為單倍行距，段前段后間距設(shè)置為0,，頁面布局設(shè)定為上下頁間距2.54厘米，左右設(shè)定為3.18厘米,。正文中的數(shù)字與序號全部使用阿拉伯?dāng)?shù)字,，章節(jié)序號后空一格編寫內(nèi)容以保證美觀。對于正文中出現(xiàn)的部門,、規(guī)章制度,、法律法規(guī)應(yīng)名稱完整,，不得使用簡稱,。正文編寫完成后，應(yīng)通讀流暢,，對于應(yīng)進行斷句的內(nèi)容使用中文標(biāo)點符號進行斷句。

4.5文件的發(fā)放和管理

4.5.1文件發(fā)行

4.5.1.1公司所有現(xiàn)行文件,，如：操作規(guī)程、檢驗規(guī)程,、崗位操作說明書等,。文件全部由體系部進行統(tǒng)一發(fā)放，并對發(fā)放的文件記入《文件發(fā)放管理臺賬》,，在臺賬中記清發(fā)放文件數(shù)量,，并由簽收人當(dāng)面進行簽收,。

4.5.2文件補發(fā)

4.5.2.1文件簽收人應(yīng)對發(fā)放的文件妥善保存,，如因文件保存不當(dāng),，不慎丟失，請?zhí)顚憽段募a發(fā)申請表》并交于體系部留檔,，當(dāng)體系部收到文件補發(fā)申請后，將于三內(nèi)日將補發(fā)的文件交于申請部門,。

4.5.3文件更換

4.5.3.1本公司所執(zhí)行文件如有更新,、替換情況發(fā)生,，將由體系部發(fā)送郵件至相應(yīng)文件隸屬部門,，通知并予以更換,，更換的.文件將計入《文件更新?lián)Q版臺賬》,。請各文件執(zhí)行部門注意，換版的文件的版本號將有所發(fā)生變化,，如：原文件版本號為a/0,那么修改后的版本號則為a/1,，如發(fā)生換版，則版本號變化為b/0,。

4.5.4文件受控

4.5.4.1下發(fā)文件應(yīng)加蓋體系部的文件受控章，由部門編制的文件應(yīng)統(tǒng)一交由體系部進行文件格式的確認(rèn)審核,，審核后的文件下發(fā)至員工手中應(yīng)具有受控章,，無受控章的為無效文件,。

4.5.5文件編號

4.5.5.1由各部門編號的文件應(yīng)統(tǒng)一編號格式,，部門內(nèi)編制的文件應(yīng)及時進行梳理，文件編號不得重復(fù),。如部門文件編號在執(zhí)行中發(fā)現(xiàn)重復(fù)應(yīng)及時上報體系部進行核對并處理,。

公司文件管理制度篇六

為提高公司文件處理工作的效率和質(zhì)量，使之規(guī)范化,、科學(xué)化,、制度化,，對公司的文件的體例格式,、編制,、編號、審批,、發(fā)布、歸檔等文件管理的工作流程和作業(yè)標(biāo)準(zhǔn)作出明確規(guī)定,，實現(xiàn)公司文件管理的規(guī)范化,、制度化,、提高公司文件管理的.有效性和適應(yīng)性,。結(jié)合公司實際工作情況,，特制定本制度,。

適用于公司及各部門文件和外來文件的管理,。

3.1 公司總經(jīng)辦是公司文件管理的歸口部門,，負(fù)責(zé)文件管理制度的制定,、修訂的起草及本制度的宣貫,、發(fā)放,、廢止工作,，并負(fù)責(zé)在全公司范圍內(nèi)對本制度執(zhí)行的指導(dǎo)及監(jiān)督。

3.2 總經(jīng)辦負(fù)責(zé)公司質(zhì)量管理體系,、管理制度,、行政性文件、法律法規(guī)文件,、政府相關(guān)外來文件的收錄,、發(fā)放,、歸檔,、廢止的管理,。

3.3 各部門產(chǎn)生的內(nèi)部使用的文件有部門負(fù)責(zé)人或者指定人員負(fù)責(zé)文件的收錄,、發(fā)放,、歸檔、廢止的管理,。

3.4 文件編制,、審批,、發(fā)布的權(quán)責(zé)

3.4.1 總經(jīng)辦負(fù)責(zé)組織制定公司行政管理、人力資源管理及其他基礎(chǔ)性管理制度及行政性發(fā)文（通知,、通告）等文件。

3.4.2 財務(wù)部負(fù)責(zé)制定公司財務(wù)管理制度文件,。

3.4.3 客服部負(fù)責(zé)制定公司客服管理制度文件。

3.4.4 生產(chǎn)部負(fù)責(zé)制定公司生產(chǎn)管理制度文件,。

3.4.5 質(zhì)檢部負(fù)責(zé)組織制定公司質(zhì)量體系文件,、產(chǎn)品認(rèn)證文件,，并負(fù)責(zé)制定質(zhì)量管理制度,、產(chǎn)品質(zhì)量檢驗規(guī)程,、檢驗作業(yè)指導(dǎo)書等文件,。

3.4.6 設(shè)計部負(fù)責(zé)制定公司公司技術(shù)管理規(guī)范,、產(chǎn)品技術(shù)標(biāo)準(zhǔn),、產(chǎn)品設(shè)計開發(fā)輸出文件（設(shè)計圖樣,、產(chǎn)品bom、檢驗標(biāo)準(zhǔn),、規(guī)范測試）等文件,。

3.4.7 工廠負(fù)責(zé)制定產(chǎn)品bom、產(chǎn)品工藝文件,、操作規(guī)程,、生產(chǎn)作業(yè)指導(dǎo)書等文件（由打樣工廠負(fù)責(zé)）,。

3.4.8 公司及各部門文件制定由部門負(fù)責(zé)人或指定人員編制,，公司副總或部門負(fù)責(zé)人審核，總經(jīng)理批準(zhǔn),。

3.4.9 公司及各部門文件分發(fā)布前,，應(yīng)向總經(jīng)辦提交電子/紙張文件審核備案,，并獲得文件號,。

3.5 質(zhì)量體系文件的編制,、審核,、批準(zhǔn),、發(fā)布,，依《質(zhì)量手冊》和《文件控制程序》的規(guī)定執(zhí)行,。

4.1 文件：公司文件是在公司管理過程中形成的具有執(zhí)行效力和規(guī)范體式的文書，是公司各項工作開展和進行相關(guān)活動的重要依據(jù)和工具,。

4.2 受控文件：需要對文件的分發(fā),、更改、回收進行控制,。隨時保持最新有效版本的文件,，

4.3 非受控文件：不受更改/修訂的控制，其封面或正文頁面無“受控”標(biāo)識,，文件更改/修訂后不必通知文件持有人,。

4.4 外來文件：指來源于公司之外的與公司各項工作開展和進行相關(guān)活動有關(guān)的文件,。(法律,、法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn),、行業(yè)規(guī)范,、客戶要求等）

5.1 文件的分類

5.1.1 文件屬性分類

（1）質(zhì)量體系文件：質(zhì)量方針,、質(zhì)量目標(biāo),、質(zhì)量手冊,、質(zhì)量體系程序文件,、質(zhì)量計劃及質(zhì)量體系運行過程中形成的文件,。

（2）行政性文件：公司的公告、通知,、通報,、報告、申請,、傳真等,。

（3）管理性文件：公司管理規(guī)章制度、工作流程,、規(guī)范/規(guī)定等,，如人力資源管理制度,、行政管理制度、產(chǎn)品設(shè)計開發(fā)流程等,。

（4） 技術(shù)性文件：產(chǎn)品標(biāo)準(zhǔn),、設(shè)計圖樣、工藝文件,、操作規(guī)程,、檢驗規(guī)程等。

（5） 外來文件：國家有關(guān)法律,、法規(guī),、國家/行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)、供應(yīng)商/客戶提供文件,、設(shè)備文檔等,。

5.1.2 文件階層分類

（1) 一階文件：公司章程、公司經(jīng)營規(guī)劃/計劃,、質(zhì)量手冊。

（2) 二階文件：公司經(jīng)營管理活動開展所有過程控制的程序文件,。

（3) 三階文件：管理制度,、規(guī)范/規(guī)定,、設(shè)計文件,、技術(shù)規(guī)程,、作業(yè)指導(dǎo)書,、外來文件等,。

（4) 四階文件：各記錄表單,、報表等,。

公司文件管理制度篇七

1,、為提高辦文速度和發(fā)文質(zhì)量,，充分發(fā)揮文件在各項工作中的指導(dǎo)作用,，根據(jù)文書處理的有關(guān)規(guī)定，結(jié)合我企業(yè)實際情況,，特制定本制度,。

2、文件管理內(nèi)容包括：上級政府部門函,、電,、來文，同級合作企業(yè)函,、電,、來文，本企業(yè)上報,、下發(fā)的各種文件,、資料,。

3、本企業(yè)各類文件統(tǒng)一由辦公室歸口管理,。

1,、凡以我公司名義上報或下發(fā)的文件（報告、請示,、紀(jì)要,、通知、函件等）,，由承辦部門擬稿,，送辦公室核稿，經(jīng)辦公室核稿后送總經(jīng)理簽發(fā),。

2,、經(jīng)總經(jīng)理簽發(fā)的文件由辦公室統(tǒng)一登記、分類編號并保留一份原件存檔,。

3,、發(fā)出的文件、傳真應(yīng)追蹤落實對方是否收到,，對沒有收到的應(yīng)及時進行補發(fā)或改用其他方式發(fā)送,。

4、所有由辦公室發(fā)出的傳真,、文件等應(yīng)統(tǒng)一登記,，并標(biāo)注發(fā)送單位、日期,，由發(fā)件人簽名,。其他部門自主發(fā)送的，由發(fā)送部門自行負(fù)責(zé),。

5,、發(fā)文辦理工作程序：

（1）擬稿：公司公文、日常業(yè)務(wù)和事務(wù)性的文件由各涉及到的職能部門負(fù)責(zé)擬稿,，擬稿要求內(nèi)容要情況屬實,、觀點明確、條理清楚,。

（2）核稿：核稿是指由擬稿部門經(jīng)理對擬好的文稿進行審查,、核對、修改,，為簽發(fā)做好準(zhǔn)備,。

（3）會簽：凡公文涉及到其他部門有關(guān)事宜，需給有關(guān)部門會簽,。有關(guān)部門會簽后送辦公室主任處對公文進行復(fù)核,，復(fù)核的主要內(nèi)容為是否已協(xié)商,、會簽；文種,、公文格式是否正確等,。

（4）簽發(fā)：以公司名義報送的`所有公文一律送總經(jīng)理簽發(fā)。簽發(fā)公文時如有修改,，應(yīng)在原文上圈改并簽署姓名和日期,。

（5）發(fā)文登記：此時的發(fā)文登記是指對待發(fā)文稿進行復(fù)核，重點看審批簽發(fā)手續(xù)是否完備,，附件是否齊全,，格式是否統(tǒng)一、規(guī)范,，符合要求的文稿由辦公室根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)簽署意見成文稿的內(nèi)容,，并對待發(fā)文稿進行編注發(fā)文字號，確定份數(shù)后印制,。

（6）用?。河糜∈侵皋k公室對已印制好的公文進行蓋章。

（7）存檔：在發(fā)文辦理流程結(jié)束后,，檔案管理人員按照文書檔案的歸檔要求對所發(fā)公文進行存檔（應(yīng)包含底稿,、正文兩份，及有關(guān)電子文檔,，并定期將電子檔備份到專門的硬盤）。沒有歸檔和存查價值的公文,，經(jīng)過鑒定和總經(jīng)理批準(zhǔn)可以定期銷毀,，銷毀秘密公文應(yīng)當(dāng)進行登記，由二人監(jiān)銷,，保證不丟失,、不漏銷。

1,、所有發(fā)至本企業(yè)的文件(含傳真和政府部門傳達的公文,、業(yè)務(wù)往來文件等)，由辦公室統(tǒng)一簽收,、登記,、編號，送總經(jīng)理閱示或送有關(guān)部門辦理,，為避免文件擠壓,，一般應(yīng)在當(dāng)天完成送閱。

2,、接收傳真應(yīng)明確來文單位,、接收人或部門,，辦公室接收后負(fù)責(zé)轉(zhuǎn)交，并由接收人簽收,。

3,、外出辦公帶回的文件及資料應(yīng)及時向總經(jīng)理上報或移交辦公室，直接上報總經(jīng)理的根據(jù)總經(jīng)理指示辦理,，移交辦公室的由辦公室根據(jù)文件內(nèi)容和性質(zhì)向上級報告或指定專人,、轉(zhuǎn)交其他有關(guān)部門辦理，并由辦公室保留原件或復(fù)印件存檔,。

4,、辦公室收到文件，應(yīng)根據(jù)文件內(nèi)容和性質(zhì)全面統(tǒng)籌,，送總經(jīng)理批示或交有關(guān)部門閱辦,。需要辦理的公文，經(jīng)請示總經(jīng)理后辦理,，根據(jù)文件內(nèi)容,、總經(jīng)理批示予以催辦。

5,、已交辦公室存檔的文件在借閱中應(yīng)嚴(yán)格遵守傳閱規(guī)定和保密范圍,，所有文件如需外借或復(fù)印必須辦理文件借閱手續(xù)，經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后方可借閱,。

6,、個人或部門閱讀文件應(yīng)抓緊時間，不得將有密級的文件帶回家,、宿舍和公共場所,，也不得將文件轉(zhuǎn)借給其他人，閱讀完后應(yīng)及時交還給檔案管理員,。

7,、收文辦理工作程序：

（1）簽收：簽收是指收件人在對方的公文投遞單或送文簿上簽字，表示收到,。公司所有公文由辦公

室簽收,、拆封，對需納入收文辦理的,，應(yīng)統(tǒng)一進行收文登記,。

（2）收文登記：收文登記是指對收進的公文進行注冊、編寫收文號等,。將收到的文件先按來文機關(guān)或部門進行分類按收文日期,、收文序號、來文單位、來文字號,、文件標(biāo)題,、份數(shù)、等逐項進行登記,。

（3）擬辦：在收文登記后,，由辦公室人員送辦公室主任處審核，符合有關(guān)規(guī)定的,，辦公室應(yīng)根據(jù)文件的內(nèi)容,、性質(zhì)、緩急程度提出辦理意見和建議,，送請總經(jīng)理批示后交有關(guān)部門辦理,。

（4）批辦：批辦是指總經(jīng)理對收文的辦理寫出指示性意見，并指定辦理部門和傳閱范圍,。

（5）承辦：承辦是指按照總經(jīng)理的批辦意見,，指定承辦部門及傳閱范圍。承辦部門接到需辦文件后,，要認(rèn)真及時辦理,，急件隨到隨辦。需兩個以上部門承辦的文件,，主辦部門要主動會同相關(guān)部門協(xié)商辦理,，并負(fù)責(zé)回復(fù)辦理結(jié)果。

（6）催辦：催辦是指根據(jù)總經(jīng)理的批辦意見,，由辦公室督促承辦部門盡快上報辦理結(jié)果,。

（7）注結(jié)：文件辦理完畢,應(yīng)在《收文登記簿》或公文處理單上注結(jié)，注明辦理日期,，并簡要寫明辦理結(jié)果。

（8）存檔：在收文辦理結(jié)束后,，應(yīng)根據(jù)公文的相互聯(lián)系、特征和保存價值分類整理立卷,，要保證檔案的齊全,、完整,。沒有存檔和查存價值的公文,，經(jīng)過鑒定和總經(jīng)理批準(zhǔn)，可以定期銷毀，銷毀秘密公文應(yīng)當(dāng)進行登記,，由二人監(jiān)銷保證不丟失,、不落銷,。

1,、嚴(yán)格遵守保密制度,，保密資料統(tǒng)一由檔案管理員收發(fā),、傳遞、銷毀等,，并嚴(yán)格把關(guān),。

2、制發(fā)保密文件時,，經(jīng)辦人要根據(jù)文件,、資料的內(nèi)容和定密范圍，標(biāo)明密級,、保密期限,，確定發(fā)送范圍,、數(shù)量,，報送總經(jīng)理審批后印發(fā)。

3,、借閱,、復(fù)印保密文件,、保密資料必須嚴(yán)格履行審批登記手續(xù),，嚴(yán)禁將保密資料保密文件拿到其他營業(yè)性場所復(fù)印。

4,、對保密文件,、保密資料要定期清查，一般每季度清查一次,。年終進行全面清查,、核對，發(fā)現(xiàn)欠缺要及時追查,，防止丟失,。

1、對于多余,、重復(fù),、過期和無保存價值的文件，辦公室應(yīng)定期清理造冊,，按照公司有關(guān)規(guī)定,，辦理銷毀手續(xù)報總經(jīng)理批示。

2,、經(jīng)審核同意銷毀的文件,，應(yīng)在檔案管理員和辦公室主任的共同監(jiān)督下進行銷毀。

1,、本制度由公司辦公室負(fù)責(zé)解釋,。

2、本制度自發(fā)文之日起實施,。

公司文件管理制度篇八

行政辦公用品管理制度

第一章總則

第一條目的

為適應(yīng)公司快速發(fā)展的需要,，推進行政辦公物品的規(guī)范化管理，控

制辦公費用,，本著節(jié)約高效的原則,，特制訂本制度,。

第二條適用范圍

本制度適用于公司所屬各部門。本制度所指辦公用品為員工日常辦

公所用文具（文件夾,、檔案袋）,，辦公自動化所需用的耗材（含u盤、數(shù)碼相機,、硒鼓墨盒等）,、辦公設(shè)備（含電腦、復(fù)印機,、打印機,、傳真機等）以及辦公家具（含桌、椅,、柜等）,。

第二章辦公用品的分類

第三條行政辦公物品的分類

行政辦公物品分三類：辦公固定資產(chǎn)、辦公低值資產(chǎn),、辦公用品,。

1、辦公固定資產(chǎn)指使用期限在兩年以上,，在使用過程中保持原有的實物形態(tài),，單位價值在20xx元及以上的各種辦公家具及辦公設(shè)備。

2,、辦公低值資產(chǎn)是指使用期限較長,，在使用過程中不易損耗，單位價值在20xx元以下500元以上的各種辦公家具及辦公設(shè)備,。

3,、辦公用品是指使用期限較短，價值較低,，在使用過程中容易消耗的各種辦公類資產(chǎn),。

第三章行政辦公物品的管理職責(zé)

第四條行政部的主要職責(zé)：行政部是行政辦公物品的綜合管理部門，負(fù)責(zé)對

行政辦公物品支出情況進行監(jiān)督,、控制,，其管理職責(zé)主要包括：

1、供應(yīng)商選擇及管理,；

2,、組織各部門行政物品管理程序監(jiān)控；

3,、年度,。每月辦公物品開支計劃的編制、報批和執(zhí)行；

4,、行政辦公用品的分配,、調(diào)撥、維修和報廢,；

5,、配合財務(wù)部對辦公物品進行盤點，建立行政辦公物品臺賬,，負(fù)責(zé)

日常維護和修理,。

第五條部門資產(chǎn)負(fù)責(zé)人的主要職責(zé)：認(rèn)真貫徹執(zhí)行公司的資產(chǎn)管理制度；各

部門有專人負(fù)責(zé)本部門資產(chǎn)的保管和資產(chǎn)增減,、轉(zhuǎn)移、維護,、報廢與監(jiān)督記錄,；合理調(diào)配本部門室內(nèi)的辦公設(shè)備等資產(chǎn)；

第六條資產(chǎn)使用人的主要職責(zé)：應(yīng)該愛護公司財產(chǎn),，合理使用辦公設(shè)備,，由

人力資源部協(xié)助負(fù)責(zé)培訓(xùn)員工愛護國有資產(chǎn)意識，正確使用辦公設(shè)備,。如果因使用不當(dāng),，人為破壞，由使用人自行付費維修,，并報送人行部門進行維修登記,。

第四章行政辦公物品采購

第七條辦公用品采購

1、行政部每月按各部門需求編制統(tǒng)一采購計劃,、編制資金使用計劃,，

納入公司的全面預(yù)算，報公司財務(wù)部列入每月全公司資金計劃,。

2,、行政部持相關(guān)票據(jù)根據(jù)公司相關(guān)財務(wù)規(guī)定報銷，費用計入各部門

的年度預(yù)算執(zhí)行臺賬,。

3,、辦公耗材文具的'領(lǐng)用參照需按照規(guī)格及使用情況購買，并由行政

部主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后購進,。購進消耗材料統(tǒng)一保管,。

第八條辦公類服務(wù)采購

辦公類服務(wù)采購指公司各部門對外印刷品、宣傳品,、名片,、標(biāo)牌等服務(wù)類的采購。

1,、行政部進行貨比三家的方法進行詢價后按程序選擇服務(wù)供應(yīng)商,。

2,、各部門有對外宣傳品、印刷品印制需求的,，經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)審批后在

公司行政部公布的服務(wù)供應(yīng)商范圍內(nèi)選擇,。

第九條辦公資產(chǎn)采購

1、辦公資產(chǎn)采購計劃

各部門歷史需要置辦辦公資產(chǎn)時,，填寫《辦公物品申請表》,，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審批通過并簽字后，提交行政部實施采購,。

2,、實施采購

行政部進行貨比三家的辦法進行詢價后，連同采購申請表和詢價后的采購報價單上報公司領(lǐng)導(dǎo),，經(jīng)審批后方可到財務(wù)部領(lǐng)取支票進行購買,。

3、驗收

行政部匯總使用根據(jù)采購計劃或申請表,、購物發(fā)票,、購物明細(xì)驗收采

購辦公資產(chǎn)，驗收完畢后填寫驗收單并簽字確認(rèn),，行政部和使用部門各自登記辦公資產(chǎn)臺賬,。財務(wù)部根據(jù)入庫單和購物發(fā)票進行賬務(wù)處理?！掇k公物品申請表》和購物明細(xì)復(fù)印件由行政部統(tǒng)一保管,。

第五章辦公物品的管理

第十條辦公用品的配發(fā)

1、各部門指定一名專人負(fù)責(zé)本部門辦公文具的領(lǐng)用和發(fā)放,。

2,、辦公用品按需領(lǐng)用，行政部負(fù)責(zé)辦理使用部門的領(lǐng)用手續(xù),，認(rèn)真

填寫文具領(lǐng)用登記單,，并進行臺賬登記，寫明物品名稱,、規(guī)格,、使用人及數(shù)量等。

3,、員工在公司內(nèi)部調(diào)動,，其使用的辦公用品可以隨職位轉(zhuǎn)移帶走。第十一條辦公資產(chǎn)的管理

1,、資產(chǎn)調(diào)撥

部門與部門之間轉(zhuǎn)移辦公設(shè)備等資產(chǎn)必須填寫《資產(chǎn)調(diào)撥單》。必須嚴(yán)格按照審批順序執(zhí)行。審批順序：調(diào)出部門負(fù)責(zé)人―調(diào)入部門負(fù)責(zé)人―行政部確認(rèn)簽字后,，方可轉(zhuǎn)移資產(chǎn),。員工之間不得私自調(diào)換自己使用的辦公設(shè)備等資產(chǎn)。

2,、資產(chǎn)報廢

由部門負(fù)責(zé)人填寫《資產(chǎn)報廢申請單》，報行政部,。行政部會同財務(wù)部門進行資產(chǎn)損壞鑒定后，由行政部主管領(lǐng)導(dǎo)審批,，審批后方可報廢,。行政部和財務(wù)部門同時銷賬。有再使用價值的,，由行政部收回統(tǒng)一維修,、保管、再分配，資產(chǎn)臺賬做相應(yīng)調(diào)整,。在報廢前，部門不得隨意丟棄,，否則該部門按照其原值賠償，并按照公司相關(guān)規(guī)定處罰,。

3,、資產(chǎn)的租用,、出租和外借

（1）公司需要的辦公資產(chǎn)原則上不提倡租用,。如果確屬需要,，租用

部門必須報公司行政部審批,，行政部應(yīng)盡量考慮在公司內(nèi)部調(diào)配,，調(diào)配的確有困難而且購買不經(jīng)濟合算的情況下,，經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)方可租用,，租用手續(xù)由行政部統(tǒng)一辦理。

（2）公司長期不使用的行政辦公資產(chǎn)可以考慮對外出租和外借,。行

政部定期對所有閑置的辦公資產(chǎn)進行清查盤點，對其中達到報廢條件的按相關(guān)制度辦理報廢手續(xù),，對長期閑置的物品主動尋求外租,，對今后沒有使用價值的物品進行出售,。

4、辦公資產(chǎn)的日常維護,、維修

（1）行政部是辦公資產(chǎn)日常維護,、維修的責(zé)任部門。

（2）行政部編制辦公資產(chǎn)維修計劃,，并納入預(yù)算和經(jīng)營計劃,。根據(jù)

維修計劃對各部門辦公資產(chǎn)進行檢查,，按期進行維護,，保證各物品正常工作。

（3）各部門的辦公資產(chǎn)需要維修時,，由部門負(fù)責(zé)人填寫《辦公設(shè)備

維修申請表》報送行政部,。不經(jīng)部門資產(chǎn)負(fù)責(zé)人而私自維修的，相關(guān)費用行政部不予受理,。

（4）行政部接到申請單后,，需對報修設(shè)備進行鑒定，進行相應(yīng)的維

修,、更換,，一般性維修理應(yīng)在三個工作日內(nèi)修理完畢，其他較為復(fù)雜的修理應(yīng)在七個工作日內(nèi)修理完畢,。維修完畢后及時登記《辦公設(shè)備維修記錄表》,，資產(chǎn)使用部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn),。

（5）若聘請外部單位進行維修，相關(guān)付款事項執(zhí)行資金支付程序,。

公司文件管理制度篇九

第一條 為減少發(fā)文數(shù)量,，提高辦文速度和發(fā)文質(zhì)量，充分發(fā)揮文件在各項工作中的指導(dǎo)作用,，根據(jù)區(qū)建設(shè)局關(guān)于文書處理的有關(guān)規(guī)定,，結(jié)合我單的實際情況，特制訂本制度,。

第二條 文件管理內(nèi)容主要包括：上級函,、電、來文,，同級函,、電、來文,，本單位上報下發(fā)的各種文件,、資料。

第三條 按照黨政分工的原則,，本單位各類文件(黨支部和行政)統(tǒng)一由辦公室歸口管理,。

(二)收文的管理

第四條 公文的簽收

1.單位所有文件(除領(lǐng)導(dǎo)訂啟的外)均由收發(fā)員(文書)登記簽收、拆封(由上級或郵電局機要通訊員直送的機要文件除外),。在簽收和拆封時,，收發(fā)員(文書)需注意檢查封口,對開口和郵票撕毀函件應(yīng)查明原因。

2.對上級部門發(fā)來的文件,，要進行文件,、文號、機要編號的核定,，如果其中一項不對口,，應(yīng)立即報告上級部門，并登記差錯文件的文號,。

第五條 公文的編號保管

1. 收發(fā)員(文書) 拆封和簽收后應(yīng)及時附上"文件處理傳閱單",，作分類登記編號、保管,。

2.本單位外出人員開會帶回的文件及資料應(yīng)及時送交收發(fā)員(文書)進行登記編號保管,，不得個人保存，如職工工作需要借閱的可復(fù)印或借用,。

第六條 公文的閱批與分轉(zhuǎn)

1.凡正式文件均需由辦公室主任(或副主任)根據(jù)文件內(nèi)容和性質(zhì)閱簽后,，由收發(fā)員(文書)分送領(lǐng)導(dǎo)和承辦部門閱辦，重要文件或急作應(yīng)立刻呈送領(lǐng)導(dǎo)(或分管領(lǐng)導(dǎo))閱批后分送承辦部門閱辦,。為避免文件積壓誤事,，一般應(yīng)在當(dāng)天閱簽完,。

2.一般性質(zhì)的`函、電,、單據(jù)等,，可由辦公室直接分轉(zhuǎn)處理。如涉及幾個單位會辦的文件,，應(yīng)同各單位聯(lián)系后再分轉(zhuǎn)處理,。

3.為加速文件運轉(zhuǎn)，收發(fā)員(文書)應(yīng)在當(dāng)天或第二天將文件送到領(lǐng)導(dǎo)和承辦部門,，如關(guān)系到兩個以上部門,，應(yīng)按批示次序依次傳閱，最遲不得超過兩天(特殊情況例外),。

第七條 文件的傳閱與催辦,。

1.傳閱文件應(yīng)嚴(yán)格遵守傳閱范圍和保密規(guī)定，不得將有密級的文件帶回家,、宿舍和公共場所,，也不得將文件轉(zhuǎn)借其他人閱看。對尚未傳達的文件不得向外泄露內(nèi)容,。

2.閱讀文件應(yīng)抓緊時間,，當(dāng)天閱完后應(yīng)在下班前將文件交收發(fā)員(文書)，閱批文件一般不得超過兩天,，閱后應(yīng)簽名以示負(fù)責(zé),。如有領(lǐng)導(dǎo)"批示"、"擬辦意見"辦公室應(yīng)責(zé)成有關(guān)部門和人員按文件所提要求和領(lǐng)導(dǎo)批示辦理有關(guān)事宜,。

3.閱文時不得抄錄全文,，不得任意取走文件夾內(nèi)任何文件及附件，如確系工作需要,，要辦理借閱手續(xù),，以防止丟失泄密。

4.文件閱完后,，應(yīng)交收發(fā)員(文書),，切忌橫傳,。

5.辦公室對文件負(fù)有催辦檢查督促的責(zé)任,，承辦部門接到文件、函電應(yīng)立即指定專人辦理,。不得將文件壓放分散,，如需備查，應(yīng)按照有關(guān)保密規(guī)定,，并征得辦公室同意后,，予以復(fù)印或摘抄,，原件應(yīng)及時歸檔周轉(zhuǎn)。

6.按照閱文范圍,，離,、退休干部，一般由有關(guān)部門定期組織學(xué)習(xí)有關(guān)文件,，或由辦公室通知到單位閱文,。

(三)發(fā)文的管理

第八條 發(fā)文的規(guī)定

1.單位上報下發(fā)正式文件的權(quán)力分別集中黨支部和行政辦公室，各群眾團體和部門一律不得自行向上,、向下發(fā)送正式文件,。

2.各群眾團體、部門需要向上反映匯報重要情況或向下安排布置重要工作要求發(fā)文應(yīng)分別向黨支部,、行政辦公室提出發(fā)文申請,，并將文件底稿分別交黨支部、行政辦公室審核,。黨支部,、行政辦公室同意發(fā)文，方可按黨,、政機構(gòu)設(shè)置與業(yè)務(wù)分工統(tǒng)一歸口以黨×字,、政×字發(fā)文。群眾團體文件由黨支部批轉(zhuǎn),。

3.對單位影響較大,，涉及多個以上領(lǐng)導(dǎo)分管范圍的文件，須經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)班子研究決定后批準(zhǔn)簽發(fā),。其余文件均由主要領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)簽發(fā),。

第九條 發(fā)文的范圍：

1.凡是以黨支部、行政辦公室名義發(fā)出的文件,、通告,、決定、決議,、請示,、報告、編寫的會議紀(jì)要和會議簡報,，均屬發(fā)文范圍,。

2.黨支部、,、行政辦公室下發(fā)文件主要用于：

(1)公布單位規(guī)章制度,；

(2)轉(zhuǎn)發(fā)上級文件或根據(jù)上級文件精神制訂的文件；

(3)公布單位體制機構(gòu)變動或干部任免事項,；

(4)公布單位重大生產(chǎn),、技術(shù),、管理、政治工作,、生活福利等工作的決定,；

(5)發(fā)布有關(guān)獎懲決定和通報；

(6)其他有關(guān)重大事項,；

3.黨支部,、行政辦公室上行文、外發(fā)文主要用于：

(1)對上級機關(guān)呈報,、請示報告,、處理決定；

(2)同兄弟單位聯(lián)系有關(guān)重大生產(chǎn),、技術(shù),、人事勞資、物資供應(yīng),、科研,、基建、管理,、黨群工作等事宜,。

4.日常生產(chǎn)、技術(shù),、管理,、黨群工作中，有關(guān)圖紙,、技術(shù)文件,、工藝修改、審批工作,、安排部署,、傳達上級指示等事項，應(yīng)按有關(guān)制度辦理,，經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后,，由各科室書面或口頭自行通知執(zhí)行，一般不用發(fā)文,。

5.各科室如會議所作的決定,，一般都不應(yīng)發(fā)文，不備查考,，可以科室名義用《工作簡訊》發(fā)會議紀(jì)要,。

(四)發(fā)文程序與要求

第十條 發(fā)文程序規(guī)定：

1.各科室需要發(fā)文,，應(yīng)事先向黨支部,、行政辦公室提出申請,；

2.黨支部、行政辦公室同意發(fā)文后,，主辦科室應(yīng)以黨的方針,、政策和國家法令，上級指示或工作實際需要草擬文件初稿,；

3.草擬文稿必須從本單位角度出發(fā),，做到情況確實、觀點鮮明,、條理清楚,、層次分明、文字簡煉,、標(biāo)點符號正確,、書寫工整。嚴(yán)禁使用鉛筆,、圓珠筆,、紅墨水和彩筆書寫；

4.文稿擬就后,，擬搞人應(yīng)填附發(fā)文稿紙首頁,，詳細(xì)寫明文件標(biāo)題、發(fā)送范圍,、印刷份數(shù),、擬稿單位與擬稿人，并簽名,、蓋章,、標(biāo)定日期和密級；

5.辦公室應(yīng)根據(jù)黨支部,、行政的要求和上級有關(guān)指示精神,，有關(guān)文件規(guī)定，對文稿進行審查和修改,。對涂改不清,、文字錯漏嚴(yán)重、內(nèi)容不妥,、格式不符的文稿應(yīng)退回擬稿單位重新擬稿,；

6.經(jīng)辦公室審查修改后的文稿，送分管領(lǐng)導(dǎo)核稿(對文稿內(nèi)容,、質(zhì)量負(fù)責(zé)),；

7.對審核時修改較多，有礙打印和存檔的文稿，應(yīng)由擬搞部門重新整理寫清楚,；

8.需經(jīng)會簽的文稿,，應(yīng)在交付打印前送會簽部門會簽；

9.文稿審核會簽后,，按批準(zhǔn)權(quán)限的規(guī)定分別呈送黨政領(lǐng)導(dǎo)審定批準(zhǔn)簽發(fā),；

10.經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)簽發(fā)后的文稿交辦公室收發(fā)員(文書)統(tǒng)一編號送打字室打印,；

11.文件打印清樣,，應(yīng)由擬稿人校對，校對人員應(yīng)在發(fā)文稿上簽名,；

12.文件打字后,，由辦公室派專人按數(shù)印刷，再由收發(fā)員(文書)分發(fā)并檢查落實情況,。

(五)文件的借閱和清退

第十一條 各部門有關(guān)工作人員因工作需要借閱一般文件,，需經(jīng)本部門負(fù)責(zé)人簽寫便條，對有密級的文件須分管領(lǐng)導(dǎo)或辦公室主任同意后方可借閱,。

第十二條 借閱文件應(yīng)嚴(yán)格履行借閱登記手續(xù),，就地閱看，按時歸還,。任何人不得將文件帶走或全文抄錄,，不允許拆卷和在文件上勾劃等。

第十三條 辦公室收發(fā)員(文書)對承辦的公文應(yīng)抓緊催辦,，應(yīng)定期對事情已經(jīng)辦妥的本單位文件和上級要求限期清退的文件,，進行收繳清退工作。(一般為月底一小清,，季末一中清,、年終一總清)。如發(fā)現(xiàn)文件丟失,，必須及時查明原因和責(zé)任者,，并如實向領(lǐng)導(dǎo)報告。

(六)文件的立卷與歸檔

第十五條 文件的歸檔范圍：

1.凡下列文件統(tǒng)一分別由辦公室收發(fā)員(文書)負(fù)責(zé)歸檔：

(1)上級機關(guān)來文,，包括上級對單位報告,、申請的批復(fù)；

(2)黨支部,、行政辦公室發(fā)出的報告,、指示、決定,、決議,、通報,、紀(jì)要、重要通知,、,、領(lǐng)導(dǎo)發(fā)言和生產(chǎn)工作的各類計劃統(tǒng)計、季度,、年度報表等,；

(3)黨支部會,、主任辦公會議,、中層干部會議、職工委員會以及各種例會記錄,；

(4)支部黨代會,、職代工、工會會員代表大會,、團代會等組織召開的代表大會所形成的報告,、總結(jié)、決議,、發(fā)言,、簡報、會議記錄等,；

(5)有保存價值的人民來信來訪記錄及處理結(jié)果,；

(6)參加上級召開的各種會議帶回的文件、資料及本單位在會上匯報表言材料等,；

(7)上級機關(guān)領(lǐng)導(dǎo)同志來單位檢查視察工作的報告,、指示記錄，以及本單位向上級進行匯報的提綱和材料,；

(8)反映本單位生產(chǎn)活動,、先進人物事跡及領(lǐng)導(dǎo)工作等的音、像攝制品,；

(9)單位日志和大事記,；

(10)單位向上級請示批復(fù)的文件及上報的有關(guān)材料。

2.業(yè)務(wù)科室,，各群眾團體日常工作中形成的活動資料,，由各業(yè)務(wù)科室、群眾團體負(fù)責(zé)立卷歸檔,。

第十六條 立卷要求

1.文件立卷應(yīng)按照內(nèi)容,、名稱、時間順序,，分門別類地進行整理歸檔,。

2.立卷時，要求把文件的批復(fù)、正本,、底稿,、主件、附件收集齊全,，保持文件,、材料的完整性。

3.要堅持平時立卷與年終立卷歸檔相結(jié)合的原則,。重要工作,、重要會議形成的文件材料，要及時立卷歸檔,。

4.上年度形成的文件材料,，要求在下年度7月份以前整理完。

(七)文件的銷毀

第十七條 對于多余,、重復(fù),、過時和無保存價值的文件，辦公室應(yīng)定期清理造冊,，并按上級有關(guān)規(guī)定,，辦理申請銷毀手續(xù)。

第十八條 經(jīng)審核同意銷毀的文件,，應(yīng)在辦公室收發(fā)員(文書)和正副主任以及分管領(lǐng)導(dǎo)的共同監(jiān)督下銷毀,。

公司文件管理制度篇十

為提高公司文件處理工作的效率和質(zhì)量,使之規(guī)范化、科學(xué)化,、制度化,結(jié)合公司實際工作情況,特制定本制度,。

公司在籌備、成立,、生產(chǎn),、管理及產(chǎn)權(quán)變動過程中形成的具有保存價值的文件材料均列入歸檔范圍。

3.1公司下列主要安全生產(chǎn)資料應(yīng)進行檔案管理：主要安全生產(chǎn)文件,、風(fēng)險評價信息,；培訓(xùn)記錄；標(biāo)準(zhǔn)化系統(tǒng)評價報告,；事故調(diào)查報告,；檢查、整改記錄,；職業(yè)衛(wèi)生檢查與監(jiān)護記錄,；安全生產(chǎn)會議記錄；安全活動記錄,；法定檢測記錄,；關(guān)鍵設(shè)備設(shè)施檔案,；應(yīng)急演習(xí)信息；承包商和供應(yīng)商信息,；維護和校驗記錄,；技術(shù)圖紙；人員資格證,；安全評價報告等,。

3.2公司各部門負(fù)責(zé)歸檔文件材料的收集和整理，并定期交行政部集中管理,，任何人不得拒絕歸檔,。

3.3歸檔文件材料必須齊全、完整,、準(zhǔn)確,、系統(tǒng),、簽署完備,。

3.4歸檔文件材料必須準(zhǔn)確地反映企業(yè)生產(chǎn)、基建和生產(chǎn)管理等各項活動的真實內(nèi)容和歷史面貌,。

3.5歸檔文件材料必須層次分明,，符合其形成規(guī)律，保持同一案卷內(nèi)文件材料的有機聯(lián)系,。

3.6歸檔的文件材料主要包括紙質(zhì),、光盤、磁帶,、照片及底片,、膠片、實物等各種載體形式,。

3.7歸檔的文件材料必須為正本,，本企業(yè)編制的文件應(yīng)附發(fā)文底稿。

3.8歸檔的具有永久,、長期保存價值的電子文件應(yīng)有相應(yīng)的紙質(zhì)文件材料一并歸檔保存,。

3.9非紙質(zhì)文件材料應(yīng)與其文字說明一并歸檔。

3.10外文（或少數(shù)民族文字）材料若有漢譯文的應(yīng)與漢譯文一并歸檔,，無譯文的要譯出標(biāo)題后歸檔,。

3.11為便于保管和利用，歸檔的文件材料用的紙張必須優(yōu)良,，紙面清潔,，書寫文件材料應(yīng)用碳素墨水或藍黑墨水，禁用圓珠筆,、鉛筆,、紅墨水,、純藍墨水及復(fù)寫紙等不牢固的書寫材料。書寫工整,、圖像,、字跡清晰。

3.12歸檔范圍及保管期限

3.13歸檔時間：

（1）管理性文件材料一般應(yīng)在辦理完畢后的第二年第1季度連同收發(fā)簿一同移交行政部歸檔,。

（2）凡專項工程,、專題項目等由發(fā)生部門將文件材料整理后經(jīng)部門領(lǐng)導(dǎo)及項目負(fù)責(zé)人審定后向行政部移交歸檔。周期長的可分階段,、單項歸檔,。

（3）外購設(shè)備儀器或引進項目的文件材料在開箱驗收或接收后即時登記，安裝調(diào)試后歸檔,。

（4）工程項目在竣工驗收后三個月內(nèi)接收歸檔,。

（5）每年形成的財務(wù)檔案，由行政部及有關(guān)部門保存一年,，在下一年的'第一季度內(nèi)向行政部移交歸檔,。

（6）電子文件邏輯歸檔實時進行，物理歸檔應(yīng)與紙質(zhì)文件歸檔時間一致,。

（7）榮譽檔案由給合辦收集整理后于次年統(tǒng)一歸檔,。

（8）聲像檔案在每次活動結(jié)束后整理歸檔。

（9）相關(guān)會議（技術(shù)會議,、專題會議,、年度工作會議），在會議結(jié)束后歸檔,。

（10）外出,、出差考察材料由當(dāng)事人在回來后一個月內(nèi)整理歸檔。

（11）變更,、修改,、補充的文件材料隨進歸檔。

（12）公司內(nèi)部機構(gòu)變動和職工調(diào)動,、離崗時留在部門或個人手中的文件材料隨時歸檔,。

（13）公司產(chǎn)權(quán)變動過程中形成的文件材料隨時歸檔。

3.14檔案查（借）閱制度

檔案借閱是行政部的日常業(yè)務(wù)工作,，是檔案更好地為生產(chǎn)提供利用服務(wù)的基本形式,，為做好檔案管理工作，特制訂如下制度：

（1）凡本公司有關(guān)人員,，因工作需要借閱檔案者,，一般只允許在行政部閱檔室查閱。查閱內(nèi)容根據(jù)檔案密級程度,，取得相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)簽字,，同時做登記,。

（2）本公司有關(guān)人員如有實際情況必須借出者，須辦理相關(guān)手續(xù),，超過兩天以上歸還者,，須經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)簽字。但要如期歸還,。

（3）借閱檔案者應(yīng)愛護檔案,，確保檔案的完整性，不得擅自涂改,、勾畫,、剪裁、抽取,、拆散或損毀,。借閱檔案交還時，須當(dāng)面查看清楚,，如發(fā)現(xiàn)遺失或損壞,，應(yīng)及時反映給主管領(lǐng)導(dǎo)。

（4）外單位借閱檔案者,，須持單位介紹信,，且經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后方可借閱,，只限在本室查閱,，一律不外借，且抄摘內(nèi)容也須經(jīng)總經(jīng)理同意審核后方能帶出,。

（5）凡屬不成熟的現(xiàn)行技術(shù)資料及保密文件一律不外借,。

3.15檔案的保密制度

（1）凡屬密級檔案，必須正確地標(biāo)明密級,，并妥善存放,。

（2）非綜合行政部人員不得隨便進入行政部，行政部門窗及箱柜應(yīng)及時關(guān)鎖,。

（3）全體職工對密級檔案,、文件、資料均須嚴(yán)格執(zhí)行企業(yè)保密規(guī)定,，不失密,。否則應(yīng)追究責(zé)任。

（4）凡查閱密級檔案,，均須辦理審批和借閱手續(xù),，一般只允許在閱檔室查閱，不得帶出或復(fù)制,，確屬需要者須辦理相關(guān)手續(xù),。

（5）查閱人員對檔案內(nèi)容承擔(dān)保密義務(wù),，違反規(guī)定造成后果者必須追究責(zé)任。

（6）檔案人員要忠于職守,，認(rèn)真執(zhí)行各項保密制度,。

（7）定期對保密檔案保管情況進行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時處理,。

3.16行政部管理制度

（1）檔案存入檢查：

1）檔案出入行政部要清點,、登記。

2）定期對檔案保管狀況進行全面檢查,，做好記錄,，發(fā)現(xiàn)問題要采取積極有效措施，保證檔案的安全,。

（2）行政部管理：

1）行政部未經(jīng)許可,，外來人員不得擅自進入。

2）檔案柜,、卷排列科學(xué),、合理,、整齊,、美觀，便于調(diào)卷,。

3）行政部門窗須安裝窗簾,，行政部內(nèi)采用白熾燈且照度不超過100lx,。

4）避免光線直射檔案，更不能在烈日下曝曬檔案,。防止有害生物對檔案的危害,。

5）行政部嚴(yán)禁堆放食品和易燃易爆物，必須配備適合檔案用的消防器材并禁止吸煙,，定期檢查,，杜絕一切發(fā)生火災(zāi)的可能。

8）行政部須做到八防：防火,、防盜,、防光、防有害氣體,、防潮,、防濕、防蟲,、防塵,。

9）做好檔案接收、移交,、保管,、鑒定,、利用各檔案構(gòu)成情況的準(zhǔn)確、及時,、科學(xué)的統(tǒng)計工作,。

10）建立健全檔案的接收、移交,、庫藏,、保管、利用和鑒定銷毀等統(tǒng)計臺帳,。

3.17檔案鑒定,、銷毀制度

（1）根據(jù)《檔案法》中的相關(guān)規(guī)定，編制本企業(yè)的檔案保管期限表,。其中會計檔案見會計檔案保存期限表,。

（2）保管期限分永久、長期,、短期三種,。介于兩種保管期限，保管期限從長,。

（3）從檔案的內(nèi)容,、來源、時間,、可靠程度,、名稱等方面監(jiān)別檔案的價值。

（4）檔案通過鑒定,，要求保管期準(zhǔn)確,，案卷質(zhì)量達到規(guī)定標(biāo)準(zhǔn)。如果鑒定中發(fā)現(xiàn)檔案不準(zhǔn)確,，不完整，應(yīng)及時責(zé)成有關(guān)部門修改,、補充,。

（5）銷毀檔案必須嚴(yán)格掌握，慎重從事,。銷毀前要造具清冊,、提出銷毀報告報總經(jīng)理審批。銷毀檔案時要嚴(yán)格執(zhí)行保密規(guī)定,，由鑒定小組指定人員會同保密,、保衛(wèi)人員銷毀或監(jiān)銷，防止失密,。檔案銷毀時要有二人以上監(jiān)銷,，并在清冊上簽字,。

3.18檔案工作人員崗位職責(zé)

（1）認(rèn)真學(xué)習(xí)貫徹執(zhí)行《檔案法》和檔案工作的方針、政策,，堅持以法治檔,，忠于職守，全心全意為本部門各項工作做好服務(wù),。

（2）負(fù)責(zé)管理本部門的檔案,，做好各門類、各種載體檔案的接收,、收集,、登記、整理,、編目,、保管、借閱,。

（3）積極做好檔案的服務(wù)利用工作,，編制必要的檢索工具和參考資料，及時準(zhǔn)確地提供利用,。

（4）做好檔案的“八防”工作,，確保檔案的完整與安全。

（5）嚴(yán)格遵守“保密制度”工作,，未經(jīng)批準(zhǔn),，不得擅自擴大檔案的借閱范圍，不得泄露檔案的保密內(nèi)容,。

（6）負(fù)責(zé)對本部門檔案工作進行監(jiān)督,、檢查和指導(dǎo)。

公司文件管理制度篇十一

防止在服務(wù)過程中因公用設(shè)施和服務(wù)過程無標(biāo)識或標(biāo)識不當(dāng)導(dǎo)致各類不合格的發(fā)生,。

適用于公司各部門的日常工作,。

3.1總經(jīng)理或授權(quán)人負(fù)責(zé)公用設(shè)施、倉庫內(nèi)物資,、重要,、危險部位及其他服務(wù)過程標(biāo)識的監(jiān)察。

3.2部門主管和崗位責(zé)任人負(fù)責(zé)標(biāo)識的安裝和檢查,。

4.1公用設(shè)施的標(biāo)識

4.1.1機電設(shè)備按各設(shè)備名稱,、設(shè)備責(zé)任人標(biāo)識,標(biāo)識牌掛(貼)在設(shè)備顯眼部位。

4.1.2消防通道出入口,、消防設(shè)施處設(shè)置相應(yīng)消防標(biāo)識,。

4.1.3配電室、水泵房、泳池機房,、監(jiān)控中心,、倉庫、辦公室,、公共衛(wèi)生間等部位在出入口上方或門上貼上有部門名稱的標(biāo)識,。

4.1.4所有設(shè)備間出入門上應(yīng)有'機房重地,非請勿進'的標(biāo)識。

4.1.5所有閥門上應(yīng)作上標(biāo)識以確認(rèn)閥門開閉狀態(tài),。

4.1.6倉庫內(nèi)的物資名稱和用途需掛貼于貨架或物資上,并在庫房門上貼'嚴(yán)禁煙火'的告示牌,。

4.1.7樓層的標(biāo)識貼于本樓層的顯著位置。

4.1.8在進天臺的通道上應(yīng)有'天臺重地,非請勿進'的`標(biāo)識,。

4.1.9變壓器和高壓環(huán)網(wǎng)柜上掛'高壓危險,請勿靠近'告示牌,。

4.1.10游泳池必須標(biāo)明水的深度。

4.1.11天臺顯眼部位應(yīng)掛貼'高空拋物,手下留人'等字樣的警示牌,。

4.2服務(wù)過程的標(biāo)識

4.2.1高空作業(yè)時,在危險區(qū)域周邊用警戒帶圈出警戒區(qū)域,對區(qū)域內(nèi)的財產(chǎn)要做好防護措施,并放置有'危險勿進','高空作業(yè),注意安全'等字樣的告示牌,。

4.2.2配電設(shè)備維修時,必須在開關(guān)上掛'有人工作,禁止合閘'的告示牌。

4.2.3清洗辦公室及其他較光滑位置的地面或天氣潮濕時,應(yīng)在顯眼部位放置'小心地滑'的告示牌,。

4.2.4在公共場所刷油漆時,如果油漆未干而現(xiàn)場又無工作人員時,應(yīng)在顯眼位置放置'油漆未干'告示牌,。

4.2.5泳池、兒童娛樂設(shè)施,、會所等設(shè)施暫停開放期間,在顯眼部位掛放'暫停使用'告示牌,清潔時掛放'清潔中'字樣的標(biāo)識,。

4.2.6維修公共衛(wèi)生間設(shè)施時,應(yīng)放置'維修中'或'停用'字樣的告示牌。

4.2.7樓內(nèi)保潔員在進行樓梯道,、樓層保潔工作時,應(yīng)在單元防盜門或明顯位置懸掛'此區(qū)域在清潔中'字樣的標(biāo)識,。

4.2.8對于其他有追溯性要求的服務(wù)過程(如一些清潔、保安,、設(shè)備維護服務(wù))標(biāo)識,應(yīng)通過制定明確的服務(wù)規(guī)范和做好質(zhì)量記錄予以實現(xiàn),。

4.3標(biāo)識的管理

4.3.1各部門自行制作的標(biāo)識,必須嚴(yán)格參照公司ci手冊標(biāo)識所規(guī)范的樣式,所有ci手冊所規(guī)范的標(biāo)識,部門必須嚴(yán)格執(zhí)行。

4.3.2各部門如需設(shè)置中英文對照標(biāo)識,需將中文及譯文內(nèi)容報品質(zhì)主管審批,。

4.3.3如發(fā)現(xiàn)標(biāo)識已經(jīng)被污染,、涂抹、撕毀,、破損或已失去標(biāo)識意義,應(yīng)及時更換,、替補或撤消。

4.3.4當(dāng)設(shè)置標(biāo)識的位置需要更改或撤銷標(biāo)識時,必須經(jīng)總經(jīng)理或授權(quán)品質(zhì)主管同意后方可執(zhí)行,。

《ci標(biāo)識手冊》

公司文件管理制度篇十二

文件管理內(nèi)容主要包括外部來函、電郵,、資料和本公司內(nèi)部上報下發(fā)的各種文件,、資料。按照統(tǒng)一收發(fā)集中管理的原則自即日起本公司各類文件外來和內(nèi)發(fā)統(tǒng)一由總經(jīng)辦歸口管理

1.公司所有文件(除董事長、總經(jīng)理訂啟的外)均由總經(jīng)辦專人登記簽收,、拆封,。在簽收和拆封時，需注意檢查封口,，對開口和郵票撕毀函件應(yīng)查明原因,。

2.對政府部門發(fā)來的文件要進行文件、文號,、機要編號的核定,，如果其中一項不對口應(yīng)立即報告上級部門并登記差錯文件的文號。

1.文件拆封和簽收后應(yīng)及時附上“文件處理傳閱單”作分類登記編號,、保管,。

2.本公司外出人員開會帶回的文件及資料應(yīng)及時送交總經(jīng)辦進行登記編號保管，不得個人保存,，如職工工作需要借閱的可復(fù)印或借用,。

1.凡正式文件均需由總經(jīng)辦主任或行政主管根據(jù)文件內(nèi)容和性質(zhì)閱簽后由收發(fā)員分送領(lǐng)導(dǎo)和承辦部門閱辦，重要文件或急電應(yīng)立刻呈送主管領(lǐng)導(dǎo)或分管領(lǐng)導(dǎo)閱批后分送承辦部門閱辦,。為避免文件積壓誤事一般應(yīng)在當(dāng)天閱簽完,。

2.一般性質(zhì)的函、電郵,、單據(jù)等可由總經(jīng)辦直接分轉(zhuǎn)處理,。如涉及幾個部門會辦的文件應(yīng)同各部門聯(lián)系后再分轉(zhuǎn)處理。

3.為加速文件運轉(zhuǎn)收發(fā)員應(yīng)在當(dāng)天或第二天將文件送到領(lǐng)導(dǎo)和承辦部門如關(guān)系到兩個以上部門應(yīng)按批示次序依次傳閱最遲不得超過兩天特殊情況例外,。

1.傳閱文件應(yīng)嚴(yán)格遵守傳閱范圍和保密規(guī)定,，不得將有密級的文件帶回家、宿舍和公共場所,，也不得將文件轉(zhuǎn)借其他人閱看,。對尚未傳達的文件不得向外泄露內(nèi)容。

2.閱讀文件應(yīng)抓緊時間當(dāng)天閱完后應(yīng)在下班前將文件交收發(fā)員,，閱批文件一般不得超過兩天閱后應(yīng)簽名以示負(fù)責(zé),。如有領(lǐng)導(dǎo)“批示”、“擬辦意見”總經(jīng)辦應(yīng)責(zé)成有關(guān)部門和人員按文件所提要求和領(lǐng)導(dǎo)批示辦理有關(guān)事宜,。

3.閱文時不得抄錄全文,，不得任意取走文件夾內(nèi)任何文件及附件如確系工作需要要辦理借閱手續(xù)以防止丟失泄密。 4.文件閱完后應(yīng)交收發(fā)員切忌橫傳,。

5.總經(jīng)辦對文件負(fù)有催辦檢查督促的責(zé)任,，承辦部門接到文件、函電應(yīng)立即指定專人辦理,。不得將文件壓放分散,，如需備查,，應(yīng)按照有關(guān)保密規(guī)定，并征得總經(jīng)辦同意后,，予以復(fù)印或摘抄原件應(yīng)及時歸檔保存,。

6.按照閱文范圍。一線員工,。一般由有關(guān)部門定期組織學(xué)習(xí)相關(guān)文件,。或由總經(jīng)辦通知到單位閱文,。

1.公司上報下發(fā)正式文件的權(quán)力分別集中總經(jīng)辦和行政辦公室,。各分公司和部門一律不得自行向上、向下發(fā)送正式文件,。

2.各下屬公司,、部門需要向上反映匯報重要情況或向下安排布置重要工作要求發(fā)文應(yīng)分別向總經(jīng)辦、行政辦公室提出發(fā)文申請并將文件底稿分別交總經(jīng)辦,、行政辦公室審核,。總經(jīng)辦,、行政辦公室同意發(fā)文方可按公司發(fā)文規(guī)定設(shè)置與業(yè)務(wù)分工統(tǒng)一歸口以密×字,、政×字發(fā)文。各分公司團體文件由總經(jīng)辦批轉(zhuǎn),。

3.對公司影響較大,，涉及多個以上領(lǐng)導(dǎo)分管范圍的文件，須經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)班子研究決定后批準(zhǔn)簽發(fā),。其余文件均由主要領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)簽發(fā),。

1.凡是以公司名義、總經(jīng)辦,、行政辦公室名義發(fā)出的文件,、通告、決定,、決議,、請示、報告,、編寫的會議紀(jì)要和會議簡報,，均屬發(fā)文范圍。

2.總經(jīng)辦,、行政辦公室下發(fā)文件主要用于：

(1)公布公司規(guī)章制度

(2)轉(zhuǎn)發(fā)上級文件或根據(jù)上級文件精神制訂的文件

(3)公布公司體制機構(gòu)變動或干部任免事項

(4)公布單位重大建設(shè),、技術(shù)、管理,、政治工作,、生活福利等工作的決定

(5)發(fā)布相關(guān)獎懲決定和通報

(6)其他相關(guān)重大事項

3.總經(jīng)辦,、行政辦公室上行文,、外發(fā)文主要用于：

(1)對上級機關(guān)呈報,、請示報告、處理決定

(2)同兄弟公司聯(lián)系有關(guān)重大生產(chǎn),、技術(shù),、人事勞資、物資供應(yīng),、科研,、基建、管理,、黨群工作等事宜,。

4.日常工程、技術(shù),、管理,、建設(shè)工作中有關(guān)圖紙、技術(shù)文件,、工藝修改,、審批工作、安排部署,、傳達上級指示等事項,，應(yīng)按有關(guān)制度辦理，經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后,，由各部門書面或口頭自行通知執(zhí)行一般不用發(fā)文,。

5.各部門如會議所作的決定，一般都不應(yīng)發(fā)文,，不備查考,，可以部門名義用《工作簡訊》發(fā)會議紀(jì)要。

1.總經(jīng)辦,、行政辦公室同意發(fā)文后,，主辦部門應(yīng)以公司目前方針、政策和國家法令,，上級指示或工作實際需要草擬文件初稿

2.草擬文稿必須從本公司角度出發(fā),，做到情況確實、觀點鮮明,、條理清楚,、層次分明、文字簡煉,、標(biāo)點符號正確,、書寫工整,。嚴(yán)禁使用鉛筆、圓珠筆,、紅墨水和彩筆書寫

3.文稿擬就后,，擬搞人應(yīng)填附發(fā)文稿紙首頁，詳細(xì)寫明文件標(biāo)題,、發(fā)送范圍,、印刷份數(shù)、擬稿部門與擬稿人,，并簽名,、蓋章、標(biāo)定日期和密級

4.總經(jīng)辦應(yīng)根據(jù)董事長和總經(jīng)理有關(guān)指示精神,，相關(guān)文件規(guī)定,，對文稿進行審查和修改。對涂改不清,、文字錯漏嚴(yán)重,、內(nèi)容不妥、格式不符的文稿應(yīng)退回擬稿部門重新擬稿

5.經(jīng)總經(jīng)辦審查修改后的文稿,，送分管領(lǐng)導(dǎo)核稿對文稿內(nèi)容,、質(zhì)量負(fù)責(zé)

6.對審核時修改較多，有礙打印和存檔的文稿,，應(yīng)由擬搞部門重新整理寫清楚

7.文稿審核總經(jīng)辦簽署后,，按批準(zhǔn)權(quán)限的規(guī)定分別呈送董事長、總經(jīng)理處審定批準(zhǔn)簽發(fā)

8.經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)簽發(fā)后的文稿交總經(jīng)辦收發(fā)員統(tǒng)一編號送打字室打印

9.文件打印清樣,，應(yīng)由擬稿人校對,，校對人員應(yīng)在發(fā)文稿上簽名

10.文件打字后，由總經(jīng)辦派專人按數(shù)印刷,，再由收發(fā)員分發(fā)并檢查落實情況,。

各部門有關(guān)工作人員因工作需要借閱一般文件，需經(jīng)本部門負(fù)責(zé)人同意,，對有密級的文件須分管領(lǐng)導(dǎo)或總經(jīng)辦主任同意后方可借閱,。

借閱文件應(yīng)嚴(yán)格旅行借閱登記手續(xù)，就地閱看,，按時歸還,。任何人不得將文件帶走或全文抄錄，不允許拆卷和在文件上勾劃等,。

總經(jīng)辦收發(fā)員對承辦的公文應(yīng)抓緊催辦,，應(yīng)定期對事情已經(jīng)辦妥的本單位文件和上級要求限期清退的文件，進行收繳清退工作,。一般為月底一小清季末一中清,、年終一總清,。如發(fā)現(xiàn)文件丟失，必須及時查明原因和責(zé)任者,，并如實向領(lǐng)導(dǎo)報告,。

文件的立卷與歸檔范圍

1.凡下列文件統(tǒng)一分別由總經(jīng)辦收發(fā)員負(fù)責(zé)歸檔

(1)上級部門來文包括上級對本部門報告、申請的批復(fù)(2)總經(jīng)辦,、行政辦公室發(fā)出的報告,、指示、決定,、決議、通報,、紀(jì)要,、重要通知、領(lǐng)導(dǎo)發(fā)言和生產(chǎn)工作的各類計劃統(tǒng)計,、季度,、年度報表等

(3)高層會議、行政辦公會議,、中層干部會議,、全體職工大會以及各種例會記錄(4)總經(jīng)理辦公會議所形成的.報告、總結(jié),、決議,、發(fā)言、簡報,、會議記錄等(5)有保存價值的人民來信來訪記錄及處理結(jié)果

(6)參加上級召開的各種會議帶回的文件,、資料及本單位在會上匯報表言材料等(7)上級機關(guān)領(lǐng)導(dǎo)同志來單位檢查視察工作的報告、指示記錄,，以及本單位向上級進行匯報的提綱和材料

(8)反映本單位生產(chǎn)活動,、先進人物事跡及領(lǐng)導(dǎo)工作等的音、像攝制品(9)單位日志和大事記

(10)單位向上級請示批復(fù)的文件及上報的有關(guān)材料,。

1.文件立卷應(yīng)按照內(nèi)容,、名稱、時間順序分門別類地進行整理歸檔,。

2.立卷時要求把文件的批復(fù),、正本、底稿,、主件,、附件收集齊全保持文件、材料的完整性,。

3.要堅持平時立卷與年終立卷歸檔相結(jié)合的原則,。重要工作,、重要會議形成的文件材料要及時立卷歸檔。

4.上年度形成的文件材料,，要求在下年度7月份以前整理完,。

1、對于多余,、重復(fù),、過時和無保存價值的文件，總經(jīng)辦應(yīng)定期清理造冊,，并按上級有關(guān)規(guī)定辦理申請銷毀手續(xù),。

2、經(jīng)審核同意銷毀的文件,，應(yīng)在總經(jīng)辦收發(fā)員文書和正副主任以及分管領(lǐng)導(dǎo)的共同監(jiān)督下銷毀,。

公司文件管理制度篇十三

為保證公司文件的完整，便于查找利用,，做好收集,、立卷、保管,、借閱,、統(tǒng)計、銷毀等工作,，維護檔案的完整和安全,，特制定本制度。

1,、公司經(jīng)濟活動中與外單位的來往信件,、合同、協(xié)議,。

2,、會議文件，包括本公司重要會議形成的文件,、紀(jì)要,、決定等

3、公司的請示與上級批復(fù)文件

4,、公司各職能部門在工作中形成的工作計劃,、總結(jié)、報告

5,、公司成立,、合并、撤銷、更改名稱,、股東會決議,、董事會決議等相關(guān)文件資料

6、公司制定的章程,、制度等文件材料

7,、公司營業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登記證等重要文件

1,、公司各類文件應(yīng)由總經(jīng)理辦公室安排專人保管,。

2、保管人員需根據(jù)文件內(nèi)容及其歷史關(guān)系,，合并整理,，分類保存。

3,、檔案保管人員應(yīng)及時將辦理完畢或經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)人員批存的`文件材料,，收集齊全，加以整理后歸檔,。

4、庫藏文檔要定期核對,，做到帳物相符,。發(fā)現(xiàn)破損變質(zhì)及時修補或復(fù)制。

1,、借閱檔案必須先辦理借閱手續(xù),，登記《檔案借閱審批表》由部門負(fù)責(zé)人簽字。

2,、借閱的案卷要注意愛護,，不得丟失、損壞,、涂改,。

3、借出的檔案要注意保密,，不得將檔案帶入私人場所,，不得讓無關(guān)人員翻閱。

4,、借閱的檔案應(yīng)如期歸還,，如因工作需要到期不能歸還者，要說明情況,，辦理續(xù)借手續(xù),。

4、歸還檔案時,，由檔案保管人員當(dāng)面查點清楚,，并在《檔案借閱審批表》上及時注銷,。

5、凡需借閱,、抄錄絕密級重要數(shù)據(jù)資料,，必須經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，否則一律不準(zhǔn)借閱,、抄錄,、復(fù)印。

經(jīng)確定需銷毀的檔案,，由檔案保管人員編造銷毀清冊,，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)及有關(guān)人員會審批準(zhǔn)后銷毀。

1,、檔案保管人員要嚴(yán)守機密,，檔案存放要單獨設(shè)鎖，無關(guān)人員不準(zhǔn)接觸,。

2,、不得傳播、議論有關(guān)機密問題,。

3,、檔案資料不準(zhǔn)帶到公共場所。

公司文件管理制度篇十四

為減少發(fā)文數(shù)量,提高辦文速度和發(fā)文質(zhì)量,充分發(fā)揮文件在各項工作中的指導(dǎo)作用,特制訂本制度,。

內(nèi)容主要包括:上級函,、電、來文,同級函,、電,、來文,本公司上報下發(fā)的各種文件、資料,。按照分工的原則,全公司各類文件由辦公室歸口管理,。

1、公文的簽收凡來公司公啟文件(除公司領(lǐng)導(dǎo)訂啟的外)均由收發(fā)員登記簽收后分別交辦公室文書拆封,。在簽收和拆封時,收發(fā)員和辦公室文書要注意檢查封口和郵戳,。對于口和郵票撕毀函件應(yīng)查明原因,對密件開口和國外信函郵票被撕應(yīng)拒絕簽收。對上級機要部門發(fā)來的文件,要進行信封,、文件,、文號、機要編號的“四對口”核定,如果其中一項不對口,應(yīng)立即報告上級機要部門,并登記差錯文件的文號,。

2,、公文的編號保管辦公室文書對上級來文拆封后應(yīng)及時附上“文件處理傳閱單”,并分類登記編號、保管。須由公司承辦或歸檔的公司領(lǐng)導(dǎo)親啟文件,公司領(lǐng)導(dǎo)啟封后,也應(yīng)交辦公室辦理正常手續(xù),。本公司外出人員開會帶回的文件及資料應(yīng)及時分別送交辦公室文書進行登記編號保管,不得個人保存,。

3、公文的閱批與分轉(zhuǎn)凡正式文件均需分別由辦公室主任(或副主任)根據(jù)文件內(nèi)容和性質(zhì)閱簽后,由辦公室文書分送承辦部門閱辦,重要文件應(yīng)呈送公司領(lǐng)導(dǎo)(或分管領(lǐng)導(dǎo))親自閱批后分送承辦部門閱辦,。為避免文件積壓誤事,一般應(yīng)在當(dāng)天閱簽完,緊急文件要月即辦,。

4、文件的傳閱與催辦傳閱文件應(yīng)嚴(yán)格遵守傳閱范圍和保密規(guī)定,不得將有密級的文件帶回家,、宿舍或公共場所,也不得將文件轉(zhuǎn)借其他人閱看,。對尚未傳達的文件不得向外泄露內(nèi)容。閱讀文件應(yīng)抓緊時間,當(dāng)天閱完后應(yīng)在下班前將文件交回辦公室,閱批文件一般不得超過2天,閱后應(yīng)簽名以示負(fù)責(zé),。如有領(lǐng)導(dǎo)“批示”,、“擬辦意見”,辦公室應(yīng)責(zé)成有關(guān)部門和人員按文件所提要求和領(lǐng)導(dǎo)批示辦理有關(guān)事宜。閱文時不得抄錄全文,不得任意取走文件夾內(nèi)任何文件及附件,如確系工作需要,要辦理借閱手續(xù),以防止丟失泄密,。文件閱完后,應(yīng)送交辦公室辦公室文書,切忌橫傳,。辦公室辦公室文書對文件負(fù)有催辦檢查督促的責(zé)任,承辦部門接到文件、函電應(yīng)立即指定專人辦理,。不得將文件壓放分散,如需備查,應(yīng)按照有關(guān)保密規(guī)定,并征得辦公室同意后,予以復(fù)印或摘抄,原件應(yīng)及時歸檔周轉(zhuǎn),。

1、發(fā)文的范圍凡是以公司名義發(fā)出的文件,、通知,、決定、決議,、請示、報告,、編寫的會議紀(jì)要和會議簡報,均屬發(fā)文范圍,。

2、公司下發(fā)文件主要用于:公布公司規(guī)章制度;公布公司體制機構(gòu)變動或干部任免事項;公布公司性的重大開發(fā),、項目,、經(jīng)營管理、政治工作,、生活福利等工作的決定;發(fā)布有關(guān)獎懲決定和通報;其他有關(guān)公司的重大事項,。

3、公司上行文,、外發(fā)文主要用于:對上級機關(guān)呈報工作計劃,、請示報告、處理決定;同兄弟單位聯(lián)系有關(guān)公司重大開發(fā)項目,、人事勞資,、物資供應(yīng)、科研、基建,、經(jīng)營管理等事宜,。在公司日常項目開發(fā)和經(jīng)營管理中,有關(guān)圖紙、技術(shù)文件,、工藝修改,、審批工作、安排部署,、傳達上級指示等事項,應(yīng)按有關(guān)制度辦理,由主管業(yè)務(wù)部門書面或口頭通知執(zhí)行,一般不用公司文件發(fā)布,。凡各業(yè)務(wù)部門如開專題會議所作的決定,一般都不應(yīng)發(fā)文,不備查考,可以簡寫名義用《工作簡訊》發(fā)會議紀(jì)要。各業(yè)務(wù)部門與外單位發(fā)生的一般業(yè)務(wù)聯(lián)系,可用各簡寫的名義對外發(fā)函(應(yīng)各自編號備查),不用公司名義發(fā)文,。

1,、凡下列文件統(tǒng)一分別由兩辦負(fù)責(zé)歸檔:

①上級機關(guān)來文,包括上級對公司報告、申請的批復(fù);

②公司發(fā)出的報告,、指示,、決定、決議,、通報,、紀(jì)要、重要通知,、工作總結(jié),、領(lǐng)導(dǎo)發(fā)言和生產(chǎn)經(jīng)營工作的種類計劃統(tǒng)計、季度,、年度報表等;

③經(jīng)理辦公室各種專業(yè)例會記錄;

④公司一級組織召開的代表大會所形成的報告,、總結(jié)、決議,、發(fā)言,、簡報、會議記錄等;

⑤有保存價值的'人民來信,來訪記錄及處理結(jié)果;

⑥參加上級召開的各種會議帶回的文件,、資料及本公司在會上匯報發(fā)言材料等;

⑦上級機關(guān)領(lǐng)導(dǎo)同志來公司檢查視察工作的報告,、指示記錄,以及公司向上級進行匯報的提綱和材料;

⑧反映公司生產(chǎn)、經(jīng)營活動,、先進人物事跡及公司領(lǐng)導(dǎo)工作等的音像攝制品;

⑨公司日志和大事記;⑩公司向上級請求批復(fù)的文件及上報的有關(guān)材料,。

2、業(yè)務(wù)部門,、各群眾團體日常工作中形成的活動資料,由各業(yè)務(wù)科室,、群眾團體負(fù)責(zé)立卷歸檔。

3,、立卷要求文件立卷應(yīng)按照內(nèi)容,、名稱,、作者、時間順序,分門別類地進行整理歸檔,。立卷時,要求把文件的批復(fù),、正本、底稿,、主件,、附件收集齊全,保持文件、材料的完整性,。要堅持平時立卷與年終立卷歸檔相結(jié)合的原則,。重要工作、重要會議形成的文件材料,要及時立卷歸檔,。上年度形成的文件材料,要求在下年度5月份以前整理完,。6月份正式向檔案館(室)移交,清單一式兩份(接交單位各留存一份備查)。

4,、文件的銷毀對于多余,、重復(fù)、過時和無保存價值的文件,公司辦公室應(yīng)定期清理造冊,并按上級有關(guān)規(guī)定,辦理申請銷毀手續(xù),。