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公司文件資料管理制度篇一
為適應(yīng)公司全方位規(guī)范化管理,，做好公司文件管理工作,，確保使用文件的統(tǒng)一性和有效性，使之規(guī)范化和制度化,，特制定本制度,。
本制度適用于公司所有文件的管理。
公司文件是傳達(dá)方針政策,，發(fā)布公司行政規(guī)章制度,、指示、請(qǐng)示和答復(fù)問(wèn)題,、指導(dǎo)商洽工作,、報(bào)告情況,、交流信息的重要工具。
公司各部門(mén)都應(yīng)堅(jiān)持實(shí)事求是,、尊重客觀,、理論聯(lián)系實(shí)際、認(rèn)真負(fù)責(zé)的工作作風(fēng),，努力提高文件質(zhì)量和處理效率,。文件處理必須做到準(zhǔn)確、及時(shí),、安全,，嚴(yán)格按照規(guī)定的時(shí)限和要求完成。
4.1總裁辦負(fù)責(zé)公司行政文件的編制,、發(fā)放,、登記、存檔,、更改,、回收、作廢等管理工作,。
4.2公司各職能部門(mén)負(fù)責(zé)本部門(mén)的文件編制,、編號(hào)、登記,、存檔,、更改和專(zhuān)用文件的管理，發(fā)放文件必須在總裁辦備份存檔,，并接受總裁辦的檢查與監(jiān)督,。
5.1管理制度：適用于公司各部門(mén)的規(guī)范性程序的明確，包括條例,、制度,、規(guī)定、管理辦法,?！皸l例”一般應(yīng)用于系統(tǒng)性制度匯編；“制度”一般應(yīng)用于某一方面職能的明確,；“規(guī)定”應(yīng)用于一項(xiàng)具體工作的明確,；“管理辦法”一般是對(duì)條例、制度或規(guī)定的細(xì)化性操作程序明確,。
5.2工作通知：適用于轉(zhuǎn)發(fā)上級(jí)文件,，批轉(zhuǎn)下級(jí)文件，要求下級(jí)辦理和需要共同執(zhí)行的事項(xiàng)；
5.3人事通知適用于公司人員錄用,、晉升,、調(diào)動(dòng)、降職,、獎(jiǎng)懲等事項(xiàng)的公布,。
5.4工作報(bào)告適用于下級(jí)因?yàn)槟稠?xiàng)工作對(duì)上級(jí)進(jìn)行匯報(bào)請(qǐng)示的行文。
5.5會(huì)議紀(jì)要適用于公司各級(jí)會(huì)議進(jìn)行的記錄的文件,。
5.6對(duì)外發(fā)函適用于公司因某項(xiàng)事情對(duì)外部機(jī)構(gòu)或個(gè)人發(fā)送的文件,。
5.7決定、決議：對(duì)重要事項(xiàng)或重大行動(dòng)做出安排,，用“決定”,；經(jīng)會(huì)議討論通過(guò)并要求貫徹的事項(xiàng)，用“決議”,。
5.8通報(bào)：表彰先進(jìn),，批評(píng)錯(cuò)誤，傳達(dá)重要信息,。
5.9請(qǐng)示：向上級(jí)請(qǐng)求批示與批準(zhǔn)，用“請(qǐng)示”,。
5.10批復(fù)：答復(fù)請(qǐng)示事項(xiàng)用“批復(fù)”,。
6.1公司所有文件采用a4豎版模式，四周頁(yè)邊距設(shè)置為2.5cm,，頁(yè)腳設(shè)置為1.5cm,，采用數(shù)字形式；6.2文件首頁(yè)頂部添加公司徽標(biāo)和中英文名稱(chēng),。
6.3文件一般由標(biāo)題,、發(fā)文字號(hào)、簽發(fā)人,、密級(jí),、緊急程度、正文,、附件,、發(fā)文時(shí)間、印章,、主題詞,、主送單位（部門(mén)）、抄報(bào)（送)單位(部門(mén)）等部分組成,；
6.4文件標(biāo)題使用華文中宋體小二號(hào),，其他均使用宋體五號(hào)，1.5倍行距。標(biāo)題與公司徽標(biāo)間空一行,；標(biāo)題下方靠右為發(fā)文編號(hào),；發(fā)文編號(hào)與正文之間可空一行；正文中小標(biāo)題可使用粗體,；章節(jié)段落之間可空一行,；文件落款位置偏右，正文與落款之間空二行,；有附件的文件,，附件在文本正文后落款前列出，與正文間隔一行,、與落款間隔二行,。
6.5發(fā)文字號(hào)包括代號(hào)、年號(hào),、順序號(hào),；公司各類(lèi)文件須統(tǒng)一編制發(fā)文編號(hào)，編號(hào)數(shù)字不分按年度時(shí)間順序排序,。
6.5.1公司級(jí)發(fā)文瑞普總字【xx】號(hào),，一般適用公司級(jí)重大決定、戰(zhàn)略,、管理制度等方面發(fā)文,，其他各部門(mén)發(fā)文為該部門(mén)為主要責(zé)任的相關(guān)工作文件，一般不具有全局性,。 6.5.2人事任免類(lèi)發(fā)文瑞普人字【xx】號(hào)
6.5.3總裁辦發(fā)文瑞普辦字【xx】號(hào)
6.5.4財(cái)務(wù)部發(fā)文瑞普財(cái)字【xx】號(hào)
6.5.5研發(fā)部發(fā)文瑞普研字【xx】號(hào)
6.5.6質(zhì)管部發(fā)文瑞普質(zhì)字【xx】號(hào)
6.5.7營(yíng)銷(xiāo)中心發(fā)文瑞普銷(xiāo)字【xx】號(hào)
6.6簽發(fā)人：制度類(lèi)和通知類(lèi)文件在落款處上方應(yīng)加“簽發(fā)人”項(xiàng)目,，由相關(guān)負(fù)責(zé)人手寫(xiě)簽名。文件底部應(yīng)添加與文字頁(yè)面等寬兩橫線,，兩橫線間下添加“報(bào)送,、發(fā)送、抄送,、印制份數(shù)”等項(xiàng)目,，1.5倍行距?！皥?bào)送”為需要了解此文件的總監(jiān)級(jí)以上領(lǐng)導(dǎo),，“主送”對(duì)象為該文件直接關(guān)系到的部門(mén)或人員，“抄送”對(duì)象為該文件不直接相關(guān)卻應(yīng)該了解的部門(mén)或人員,。對(duì)于版面一頁(yè)稍多的文件,，文檔正文部分可以適當(dāng)縮小行距，使該文件保持在一頁(yè)內(nèi),，但是如果不能保證蓋章生效和相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)簽字,，在文件的第二頁(yè)開(kāi)頭可寫(xiě)明此頁(yè)無(wú)正文的.字樣。
6.7密級(jí)：公司文件密級(jí)分為“絕密”、“機(jī)密”,、“秘密”,、“內(nèi)部文件”四級(jí)，注在文件的右上角,。
6.8緊急程度：最緊急,、最重要、權(quán)重最大的工作或事項(xiàng),，標(biāo)注“緊急”或“急”字樣,，經(jīng)理、主管以上人員閱辦此類(lèi)文件要求引起高度關(guān)注,，以最快的速度,，組織最有力的資源，統(tǒng)籌安排,、科學(xué)組織,、協(xié)調(diào)配合、逐項(xiàng)落實(shí),，確保工作在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)按期完成,。
6.9具體要求：
6.9.1文件標(biāo)題應(yīng)準(zhǔn)確簡(jiǎn)要概括文件的主要內(nèi)容；
6.9.2文件中包括項(xiàng)目符號(hào),、文件編號(hào),、統(tǒng)計(jì)表、計(jì)劃表,、序號(hào)、專(zhuān)用術(shù)語(yǔ)和百分比必須用阿拉伯?dāng)?shù)字書(shū)寫(xiě),，分層標(biāo)識(shí),。年月日、人名,、地名,、文件名稱(chēng)、事物名稱(chēng)等,，一般不要簡(jiǎn)稱(chēng),，文件必須加蓋公司公章。
6.9.3文件最后一頁(yè)的頁(yè)腳橫線上方有主題詞,；
6.9.4公司兩頁(yè)以上頁(yè)數(shù)文件都必須添加頁(yè)碼,，位置為頁(yè)面底端，對(duì)齊方式為居中,，首頁(yè)顯示頁(yè)碼,，格式為默認(rèn)格式；
6.9.5文件內(nèi)容要求按章按條款依次排列，結(jié)構(gòu)完整,、層次清楚,；實(shí)事求是、觀點(diǎn)鮮明,、條理清晰,、文字精煉、標(biāo)點(diǎn)正確,、用字準(zhǔn)確,、格式規(guī)范；
6.9.6本規(guī)定中其他未規(guī)定事宜,，應(yīng)按照應(yīng)用文標(biāo)準(zhǔn)格式編輯,。
7.1收文一律使用《天津瑞普生物技術(shù)股份有限公司收文簿》；
7.2外單位來(lái)文均由總裁辦指定專(zhuān)人收文,，由總裁辦統(tǒng)一拆封,、登記，由行政總監(jiān)填寫(xiě)《文件閱辦單》提出處理意見(jiàn)后,，簽收人應(yīng)于接件當(dāng)日即按文件的要求報(bào)送給有關(guān)部門(mén)或領(lǐng)導(dǎo),，不得積壓遲誤，屬急件的,，應(yīng)在接件后即時(shí)報(bào)送,。
7.3文書(shū)處理工作：
7.3.1文書(shū)處理包括文件的分送、傳遞,、承辦,、催辦、簽收,、保管,、立卷歸檔等程序；
7.3.2部門(mén)文件平時(shí)的管理,，要求實(shí)行分類(lèi)管理,，文件夾側(cè)面標(biāo)題設(shè)置為4個(gè)字，添加公司徽標(biāo)和英文簡(jiǎn)稱(chēng),。如：行政管理,、公司制度、公司證件,、數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì),。文件夾內(nèi)設(shè)目錄便于查找。標(biāo)題格式詳見(jiàn)附表,；
8.1發(fā)文執(zhí)行天津瑞普生物技術(shù)股份有限公司發(fā)文流程,，發(fā)文程序如下：公司內(nèi)部發(fā)文：
擬稿人→核稿人：部門(mén)主管領(lǐng)導(dǎo)（經(jīng)理,、總監(jiān)）審核→公司主管領(lǐng)導(dǎo)（總監(jiān)、副總裁）核準(zhǔn)→編號(hào)→打印→蓋章（簽字）→發(fā)文→備案對(duì)外發(fā)文：
擬稿人→部門(mén)經(jīng)理或總監(jiān),、副總裁審核→總裁核準(zhǔn)→編號(hào)→打印→蓋章（簽字）→發(fā)文→備案
9.1本制度的最終解釋權(quán)及修改權(quán)歸天津瑞普生物技術(shù)股份有限公司總裁辦,；
9.2本制度的制定、解釋,、修改等工作由公司總裁辦負(fù)責(zé),，經(jīng)公司總裁批準(zhǔn)后下發(fā)；
9.3本制度自下發(fā)之日起生效,。
9.4附相關(guān)支持性文件,。
9.4.1文件頁(yè)面格式
9.4.2文件閱辦單
9.4.3公文擬稿紙
9.4.4標(biāo)題格式
公司文件資料管理制度篇二
一、總則
1,、為規(guī)范公司文件的起草,、審批、傳達(dá),、存檔工作,，充分發(fā)揮文件在各項(xiàng)工作中的指導(dǎo)作用，結(jié)合公司的實(shí)際情況,，特制訂本制度,。
2、文件管理內(nèi)容主要包括：上級(jí)函,、電,、來(lái)文，公司上報(bào)下發(fā)的各種文件,，同級(jí)相關(guān)方函,、電、來(lái)文,。其中工程系統(tǒng)與甲方的往來(lái)函件按《檔案管理制度》執(zhí)行,。
3、公司文件由辦公室統(tǒng)一管理和存檔,。
一、文件的分類(lèi)
1,、外收文：公司從外部接收的政府文件,。
2、外發(fā)文：以公司名義向外部發(fā)送的文件,。
3,、內(nèi)行文：公司內(nèi)部下發(fā)的文件，分為正式文件和臨時(shí)文件（指時(shí)效性較強(qiáng)的文件）,。本制度的內(nèi)行文所指的是正式文件,。
三,、內(nèi)行文的`管理
1、內(nèi)行文的范圍：
凡是以公司名義對(duì)內(nèi)發(fā)布的制度,、辦法,、通知、決定,、決議,、會(huì)議紀(jì)要和會(huì)議簡(jiǎn)報(bào)，均屬內(nèi)行文范圍,。
2,、內(nèi)行文的編號(hào)
公司文件資料管理制度篇三
為了保持公司技術(shù)部的技術(shù)文件；項(xiàng)目資料,；項(xiàng)目預(yù)算單,、決算單的完整性，避免混亂,，特制定本標(biāo)準(zhǔn),。
本標(biāo)準(zhǔn)適用于技術(shù)部的技術(shù)文件；項(xiàng)目資料,；項(xiàng)目預(yù)算單,、決算單的管理。
1.技術(shù)部負(fù)責(zé)人,。負(fù)責(zé)本制度的制定及有關(guān)技術(shù)文件各項(xiàng)管理業(yè)務(wù)的審批及有關(guān)事項(xiàng)的確定,。
2.技術(shù)員。負(fù)責(zé)總則中所述文件的.保管,、收發(fā)及按本制度進(jìn)行技術(shù)文件的管理工作,。
1.技術(shù)文件的種類(lèi)
（1）技術(shù)類(lèi)文件
由技術(shù)部負(fù)責(zé)的圖紙及各類(lèi)工藝規(guī)程、工藝卡片,、作業(yè)指導(dǎo)書(shū),。
（2）管理類(lèi)文件
由技術(shù)部負(fù)責(zé)的項(xiàng)目的合同；項(xiàng)目資料,；項(xiàng)目預(yù)算單,、決算單等。
2.文件登記
（1）技術(shù)部必須建立《技術(shù)文件管理臺(tái)賬》,，掌握技術(shù)部全__文件的情況,。其臺(tái)賬應(yīng)包括：編號(hào)、名稱(chēng),、數(shù)量,、文件編制時(shí)間。
（2）文件接收后,，技術(shù)員應(yīng)及時(shí)對(duì)文件進(jìn)行分類(lèi)編號(hào)并作記錄,。
3.文件的歸檔及保管
技術(shù)文件的保管由技術(shù)員按檔案類(lèi)型進(jìn)行保管,。
4.文件的借用
（1）文件的借閱應(yīng)開(kāi)具借條并由技術(shù)部領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，方可借閱,。
5.文件的修改與審批
（1）當(dāng)某專(zhuān)業(yè)的工程技術(shù)人員或使用單位的有關(guān)人員提出對(duì)不合理或者已經(jīng)落后的技術(shù)文件時(shí),，由技術(shù)部該專(zhuān)業(yè)的工程師（或?qū)I(yè)的業(yè)務(wù)負(fù)責(zé)人）分析確定是否需要修改。
（2）技術(shù)文件確定修改后,，由技術(shù)部該專(zhuān)業(yè)工程師（或?qū)I(yè)的業(yè)務(wù)負(fù)責(zé)人）填寫(xiě)《設(shè)計(jì)更改單》,。
《設(shè)計(jì)更改單》應(yīng)包括下列內(nèi)容：
（a）技術(shù)文件名稱(chēng)、編號(hào),、或圖紙名稱(chēng),、圖號(hào)；
（b）更改理由,；
（c）會(huì)審意見(jiàn),、會(huì)審簽名；
（d）設(shè)計(jì),、工藝負(fù)責(zé)人簽名,；
（e）修改內(nèi)容和修改要求（以圖紙和文檔形式表現(xiàn)）。
（3）技術(shù)文件的xx與批準(zhǔn)
一般性的內(nèi)容更改只須將填好的《設(shè)計(jì)更改單》交技術(shù)部負(fù)責(zé)人進(jìn)行xx和簽字批準(zhǔn)即可,。重大內(nèi)容的更改與涉及安全,、質(zhì)量、投資等影響面較大的內(nèi)容更改由技術(shù)部召集有關(guān)人員參加審定,，會(huì)議通過(guò)審定后,，由技術(shù)部負(fù)責(zé)人簽字后交公司批準(zhǔn)。
（4）技術(shù)員接到《設(shè)計(jì)更改單》后,，應(yīng)立即著手工作,，更改時(shí)，必須把已發(fā)出和保存,、儲(chǔ)備的技術(shù)文件一次全部修改完畢以保證技術(shù)文件的統(tǒng)一性（圖紙更改后的發(fā)放除執(zhí)行發(fā)放規(guī)定外,，應(yīng)同時(shí)將舊圖紙收回并登記）。
（5）技術(shù)文件的管理應(yīng)以紙質(zhì)和電子版形式存檔（在登記時(shí)應(yīng)作出標(biāo)記）,。
公司文件資料管理制度篇四
1,、為使文件管理工作制度化、規(guī)范化,、科學(xué)化,，提高辦文速度和發(fā)文質(zhì)量,，充分發(fā)揮文件在各項(xiàng)工作中的指導(dǎo)作用,。
2、文件管理的范圍包括：上級(jí)下發(fā)文件、公司各類(lèi)制度文件,、外部傳真文件,、政策指導(dǎo)類(lèi)文件、各類(lèi)合同文件等,。
3,、制度類(lèi)文件按照公司文檔統(tǒng)一格式進(jìn)行編寫(xiě)，統(tǒng)一頁(yè)眉,、頁(yè)腳,，寫(xiě)明公司全稱(chēng)及文件性質(zhì)；正文部分寫(xiě)明題目,、時(shí)間,、發(fā)文部門(mén)、內(nèi)容等信息,；措辭規(guī)范,，表達(dá)無(wú)歧義。
4,、根據(jù)文件屬性,、類(lèi)別，對(duì)所有文件進(jìn)行編號(hào),，根據(jù)編號(hào)定期歸檔,，做好相應(yīng)的文字記錄，以備查閱,。
1,、文件的`起草、收發(fā),、打印,、歸檔整理、借閱銷(xiāo)毀等由辦公室人員負(fù)責(zé)執(zhí)行,。
2,、公司上報(bào)下發(fā)正式文件的權(quán)利主要集中在行政人事部，各部門(mén)一律不得自行向上,、向下發(fā)送正式文件,。
3、公司對(duì)內(nèi)公開(kāi)文件由行政人事部負(fù)責(zé)起草和審核,，總經(jīng)理簽發(fā),；各部門(mén)需要向下或?qū)ν獍l(fā)文的文件由各部門(mén)負(fù)責(zé)起草，行政人事部負(fù)責(zé)審核,，審核無(wú)誤后行政辦公室打印,，打印后送回起草部門(mén)校對(duì)，校對(duì)無(wú)誤方可正式打印,，由總經(jīng)理蓋章,，簽發(fā),。
4、凡寄至公司的文件,、傳真等,，由辦公室簽收并做好相應(yīng)記錄。
5,、機(jī)密文件由行政人事部主管保管,，辦公室人員對(duì)一般性文件進(jìn)行分類(lèi)管理，定期整理并制作相關(guān)報(bào)表提交給部門(mén)主管,。
6,、各部門(mén)因工作需要可借閱一般性文件，需嚴(yán)格履行借閱手續(xù),，對(duì)有密級(jí)程度的文件,，需行政人事主管審批，總經(jīng)理批準(zhǔn)后方可借閱,。
7,、辦公室管理人員對(duì)文件借閱情況進(jìn)行登記，做好借閱記錄并限期清退,。
8,、按時(shí)間、內(nèi)容,、部門(mén),、名稱(chēng)等內(nèi)容分門(mén)別類(lèi)進(jìn)行整理，附件,、批件,、定稿等資料收集完全，存檔備案,。半年一小清,，年終一大清。
9,、根據(jù)存檔時(shí)間及存檔的必要性對(duì)文件進(jìn)行銷(xiāo)毀,，需上報(bào)行政人事主管簽字批準(zhǔn)，按照文件管理制度進(jìn)行處理,。
1,、內(nèi)部文件管理流程：起草文件→審查編號(hào)→審批、簽發(fā)→打印文件→下發(fā)文件→文件存檔
2,、外部文件管理流程：外部收文→文件整理→文件存檔→清退→文件存檔→文件銷(xiāo)毀
3,、借閱流程：提出申請(qǐng)，辦理手續(xù)→批準(zhǔn)→借閱→清退→文件存檔→文件銷(xiāo)毀
公司文件資料管理制度篇五
本公司為了規(guī)范化質(zhì)量流程，提升任務(wù)運(yùn)營(yíng)流轉(zhuǎn)效率,，以對(duì)接國(guó)際化質(zhì)量管理為努力方向,，為完善內(nèi)部質(zhì)量追溯管理，特編制此制度,。
本制度適用于公司內(nèi)部記錄和內(nèi)外部發(fā)放文件的管理，是對(duì)公司記錄和文件編號(hào)的詮釋文件,，適用于本公司現(xiàn)涉及的所有記錄和文件,。
本制度的編訂和修訂部門(mén)為公司iso體系部。
4.1記錄編號(hào)規(guī)定
4.1.1公司記錄分為內(nèi)部記錄和外來(lái)記錄,。
4.1.2內(nèi)部記錄的設(shè)定格式為：
qr + xx + xx + x/x
記錄縮寫(xiě)+隸屬部門(mén)+記錄編號(hào)+版本號(hào)
4.1.3外來(lái)記錄的設(shè)定格式為：
（wl）qr + xx + xx
外來(lái)記錄縮寫(xiě)+隸屬部門(mén)+記錄編號(hào)
4.2公司文件編號(hào)規(guī)定
4.2.1公司文件分為內(nèi)部文件和外部文件,。內(nèi)部文件可以有：
（1）標(biāo)準(zhǔn)操作指導(dǎo)書(shū)：sop
（2）標(biāo)準(zhǔn)檢驗(yàn)指導(dǎo)書(shū)：sip
（3）標(biāo)準(zhǔn)管理程序：smp
4.2.2質(zhì)量手冊(cè)的編寫(xiě)格式為：
txjy + qm + x/x
公司簡(jiǎn)稱(chēng)+質(zhì)量手冊(cè)縮寫(xiě)+手冊(cè)版本號(hào)
4.2.3程序文件的設(shè)定格式為：
txjy + qp + xx + x/x
公司簡(jiǎn)稱(chēng)+程序文件縮寫(xiě)+文件編號(hào)+版本號(hào)
4.2.4操作/檢驗(yàn)規(guī)程、管理程序的設(shè)定格式為：
sop/smp/sip+ xx + xx + x/x
文件類(lèi)別+文件所屬部門(mén)+文件編號(hào)+版本號(hào)
4.2.5外來(lái)文件的設(shè)定格式為：
wl + xx + xx
外來(lái)文件縮寫(xiě)+隸屬部門(mén)+部門(mén)內(nèi)部編號(hào)
4.3部門(mén)編號(hào)的規(guī)定
4.3.1各部門(mén)的編號(hào)以組織機(jī)構(gòu)圖中的部門(mén)名稱(chēng)為標(biāo)準(zhǔn),，如：
行政部ad,、人力資源部hr、質(zhì)量部qm,、市場(chǎng)部md,、銷(xiāo)售部sd、售后服務(wù)部as,、商務(wù)部mc,、采購(gòu)部pd、倉(cāng)庫(kù)wd,。
4.4文件編寫(xiě)格式的確認(rèn)
4.4.1本公司所有文件和記錄分為標(biāo)題和正文,。
4.4.1.1公司文件和記錄的標(biāo)題抬頭采用仿宋字體三號(hào)，以保證字體標(biāo)頭清晰醒目,。表格寬度設(shè)定為15厘米,，表格內(nèi)容采用單元格對(duì)齊方式為中心對(duì)齊，行間距設(shè)置為單倍行距,，段前首行縮進(jìn)2字符,，段前段后間距設(shè)置為0，同時(shí)設(shè)定為自動(dòng)調(diào)整中文與數(shù)字的間距,。
4.4.1.2文件內(nèi)容中的一級(jí)標(biāo)題及二級(jí)標(biāo)題采用統(tǒng)一字號(hào),，文字方向?yàn)閺淖笙蛴遥淖謱?duì)齊方式為左對(duì)齊,，字體為宋體（標(biāo)題）四號(hào),，編號(hào)方式為多級(jí)遞進(jìn)的編號(hào)方式。如：
1.
1.1
1.1.1
4.4.1.3公司文件和記錄的正文采用宋體（正文）四號(hào),，行間距設(shè)置為單倍行距,，段前段后間距設(shè)置為0，頁(yè)面布局設(shè)定為上下頁(yè)間距2.54厘米，左右設(shè)定為3.18厘米,。正文中的數(shù)字與序號(hào)全部使用阿拉伯?dāng)?shù)字,，章節(jié)序號(hào)后空一格編寫(xiě)內(nèi)容以保證美觀。對(duì)于正文中出現(xiàn)的部門(mén),、規(guī)章制度,、法律法規(guī)應(yīng)名稱(chēng)完整，不得使用簡(jiǎn)稱(chēng),。正文編寫(xiě)完成后,，應(yīng)通讀流暢，對(duì)于應(yīng)進(jìn)行斷句的內(nèi)容使用中文標(biāo)點(diǎn)符號(hào)進(jìn)行斷句,。
4.5文件的發(fā)放和管理
4.5.1文件發(fā)行
4.5.1.1公司所有現(xiàn)行文件,，如：操作規(guī)程、檢驗(yàn)規(guī)程,、崗位操作說(shuō)明書(shū)等,。文件全部由體系部進(jìn)行統(tǒng)一發(fā)放，并對(duì)發(fā)放的文件記入《文件發(fā)放管理臺(tái)賬》,，在臺(tái)賬中記清發(fā)放文件數(shù)量,，并由簽收人當(dāng)面進(jìn)行簽收。
4.5.2文件補(bǔ)發(fā)
4.5.2.1文件簽收人應(yīng)對(duì)發(fā)放的文件妥善保存,，如因文件保存不當(dāng),，不慎丟失，請(qǐng)?zhí)顚?xiě)《文件補(bǔ)發(fā)申請(qǐng)表》并交于體系部留檔,，當(dāng)體系部收到文件補(bǔ)發(fā)申請(qǐng)后,，將于三內(nèi)日將補(bǔ)發(fā)的文件交于申請(qǐng)部門(mén)。
4.5.3文件更換
4.5.3.1本公司所執(zhí)行文件如有更新,、替換情況發(fā)生,，將由體系部發(fā)送郵件至相應(yīng)文件隸屬部門(mén)，通知并予以更換,，更換的.文件將計(jì)入《文件更新?lián)Q版臺(tái)賬》,。請(qǐng)各文件執(zhí)行部門(mén)注意，換版的文件的版本號(hào)將有所發(fā)生變化,，如：原文件版本號(hào)為a/0,那么修改后的版本號(hào)則為a/1,，如發(fā)生換版，則版本號(hào)變化為b/0,。
4.5.4文件受控
4.5.4.1下發(fā)文件應(yīng)加蓋體系部的文件受控章,，由部門(mén)編制的文件應(yīng)統(tǒng)一交由體系部進(jìn)行文件格式的確認(rèn)審核，審核后的文件下發(fā)至員工手中應(yīng)具有受控章,，無(wú)受控章的為無(wú)效文件,。
4.5.5文件編號(hào)
4.5.5.1由各部門(mén)編號(hào)的文件應(yīng)統(tǒng)一編號(hào)格式,，部門(mén)內(nèi)編制的文件應(yīng)及時(shí)進(jìn)行梳理，文件編號(hào)不得重復(fù),。如部門(mén)文件編號(hào)在執(zhí)行中發(fā)現(xiàn)重復(fù)應(yīng)及時(shí)上報(bào)體系部進(jìn)行核對(duì)并處理,。
公司文件資料管理制度篇六
為提高公司文件處理工作的效率和質(zhì)量，使之規(guī)范化,、科學(xué)化,、制度化，對(duì)公司的文件的體例格式,、編制,、編號(hào)、審批,、發(fā)布、歸檔等文件管理的工作流程和作業(yè)標(biāo)準(zhǔn)作出明確規(guī)定,，實(shí)現(xiàn)公司文件管理的規(guī)范化,、制度化、提高公司文件管理的.有效性和適應(yīng)性,。結(jié)合公司實(shí)際工作情況,，特制定本制度。
適用于公司及各部門(mén)文件和外來(lái)文件的管理,。
3.1 公司總經(jīng)辦是公司文件管理的歸口部門(mén),，負(fù)責(zé)文件管理制度的制定、修訂的起草及本制度的宣貫,、發(fā)放,、廢止工作，并負(fù)責(zé)在全公司范圍內(nèi)對(duì)本制度執(zhí)行的指導(dǎo)及監(jiān)督,。
3.2 總經(jīng)辦負(fù)責(zé)公司質(zhì)量管理體系,、管理制度、行政性文件,、法律法規(guī)文件,、政府相關(guān)外來(lái)文件的收錄、發(fā)放,、歸檔,、廢止的管理。
3.3 各部門(mén)產(chǎn)生的內(nèi)部使用的文件有部門(mén)負(fù)責(zé)人或者指定人員負(fù)責(zé)文件的收錄,、發(fā)放,、歸檔、廢止的管理,。
3.4 文件編制,、審批、發(fā)布的權(quán)責(zé)
3.4.1 總經(jīng)辦負(fù)責(zé)組織制定公司行政管理、人力資源管理及其他基礎(chǔ)性管理制度及行政性發(fā)文（通知,、通告）等文件,。
3.4.2 財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)制定公司財(cái)務(wù)管理制度文件。
3.4.3 客服部負(fù)責(zé)制定公司客服管理制度文件,。
3.4.4 生產(chǎn)部負(fù)責(zé)制定公司生產(chǎn)管理制度文件,。
3.4.5 質(zhì)檢部負(fù)責(zé)組織制定公司質(zhì)量體系文件、產(chǎn)品認(rèn)證文件,，并負(fù)責(zé)制定質(zhì)量管理制度,、產(chǎn)品質(zhì)量檢驗(yàn)規(guī)程、檢驗(yàn)作業(yè)指導(dǎo)書(shū)等文件,。
3.4.6 設(shè)計(jì)部負(fù)責(zé)制定公司公司技術(shù)管理規(guī)范,、產(chǎn)品技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、產(chǎn)品設(shè)計(jì)開(kāi)發(fā)輸出文件（設(shè)計(jì)圖樣,、產(chǎn)品bom,、檢驗(yàn)標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范測(cè)試）等文件,。
3.4.7 工廠負(fù)責(zé)制定產(chǎn)品bom,、產(chǎn)品工藝文件、操作規(guī)程,、生產(chǎn)作業(yè)指導(dǎo)書(shū)等文件（由打樣工廠負(fù)責(zé)）,。
3.4.8 公司及各部門(mén)文件制定由部門(mén)負(fù)責(zé)人或指定人員編制，公司副總或部門(mén)負(fù)責(zé)人審核,，總經(jīng)理批準(zhǔn),。
3.4.9 公司及各部門(mén)文件分發(fā)布前，應(yīng)向總經(jīng)辦提交電子/紙張文件審核備案,，并獲得文件號(hào),。
3.5 質(zhì)量體系文件的編制、審核,、批準(zhǔn),、發(fā)布，依《質(zhì)量手冊(cè)》和《文件控制程序》的規(guī)定執(zhí)行,。
4.1 文件：公司文件是在公司管理過(guò)程中形成的具有執(zhí)行效力和規(guī)范體式的文書(shū),，是公司各項(xiàng)工作開(kāi)展和進(jìn)行相關(guān)活動(dòng)的重要依據(jù)和工具。
4.2 受控文件：需要對(duì)文件的分發(fā),、更改、回收進(jìn)行控制,。隨時(shí)保持最新有效版本的文件,，
4.3 非受控文件：不受更改/修訂的控制,，其封面或正文頁(yè)面無(wú)“受控”標(biāo)識(shí),，文件更改/修訂后不必通知文件持有人,。
4.4 外來(lái)文件：指來(lái)源于公司之外的與公司各項(xiàng)工作開(kāi)展和進(jìn)行相關(guān)活動(dòng)有關(guān)的文件,。(法律、法規(guī),、標(biāo)準(zhǔn),、行業(yè)規(guī)范,、客戶(hù)要求等）
5.1 文件的分類(lèi)
5.1.1 文件屬性分類(lèi)
（1）質(zhì)量體系文件：質(zhì)量方針,、質(zhì)量目標(biāo),、質(zhì)量手冊(cè),、質(zhì)量體系程序文件,、質(zhì)量計(jì)劃及質(zhì)量體系運(yùn)行過(guò)程中形成的文件,。
（2）行政性文件：公司的公告,、通知、通報(bào),、報(bào)告、申請(qǐng),、傳真等,。
（3）管理性文件：公司管理規(guī)章制度,、工作流程、規(guī)范/規(guī)定等,，如人力資源管理制度,、行政管理制度,、產(chǎn)品設(shè)計(jì)開(kāi)發(fā)流程等,。
（4） 技術(shù)性文件：產(chǎn)品標(biāo)準(zhǔn),、設(shè)計(jì)圖樣,、工藝文件,、操作規(guī)程,、檢驗(yàn)規(guī)程等,。
（5） 外來(lái)文件：國(guó)家有關(guān)法律、法規(guī),、國(guó)家/行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)、供應(yīng)商/客戶(hù)提供文件,、設(shè)備文檔等,。
5.1.2 文件階層分類(lèi)
（1) 一階文件：公司章程、公司經(jīng)營(yíng)規(guī)劃/計(jì)劃,、質(zhì)量手冊(cè),。
（2) 二階文件：公司經(jīng)營(yíng)管理活動(dòng)開(kāi)展所有過(guò)程控制的程序文件,。
（3) 三階文件：管理制度,、規(guī)范/規(guī)定,、設(shè)計(jì)文件,、技術(shù)規(guī)程,、作業(yè)指導(dǎo)書(shū),、外來(lái)文件等,。
（4) 四階文件：各記錄表單,、報(bào)表等。
公司文件資料管理制度篇七
1,、為提高辦文速度和發(fā)文質(zhì)量,，充分發(fā)揮文件在各項(xiàng)工作中的指導(dǎo)作用，根據(jù)文書(shū)處理的有關(guān)規(guī)定,，結(jié)合我企業(yè)實(shí)際情況,，特制定本制度,。
2,、文件管理內(nèi)容包括：上級(jí)政府部門(mén)函,、電,、來(lái)文,，同級(jí)合作企業(yè)函,、電,、來(lái)文,，本企業(yè)上報(bào),、下發(fā)的各種文件、資料,。
3、本企業(yè)各類(lèi)文件統(tǒng)一由辦公室歸口管理,。
1,、凡以我公司名義上報(bào)或下發(fā)的文件（報(bào)告,、請(qǐng)示,、紀(jì)要,、通知,、函件等），由承辦部門(mén)擬稿,，送辦公室核稿,，經(jīng)辦公室核稿后送總經(jīng)理簽發(fā),。
2,、經(jīng)總經(jīng)理簽發(fā)的文件由辦公室統(tǒng)一登記,、分類(lèi)編號(hào)并保留一份原件存檔,。
3、發(fā)出的文件,、傳真應(yīng)追蹤落實(shí)對(duì)方是否收到，對(duì)沒(méi)有收到的應(yīng)及時(shí)進(jìn)行補(bǔ)發(fā)或改用其他方式發(fā)送,。
4,、所有由辦公室發(fā)出的傳真,、文件等應(yīng)統(tǒng)一登記,，并標(biāo)注發(fā)送單位,、日期,，由發(fā)件人簽名。其他部門(mén)自主發(fā)送的,，由發(fā)送部門(mén)自行負(fù)責(zé),。
5、發(fā)文辦理工作程序：
（1）擬稿：公司公文,、日常業(yè)務(wù)和事務(wù)性的文件由各涉及到的職能部門(mén)負(fù)責(zé)擬稿,，擬稿要求內(nèi)容要情況屬實(shí)、觀點(diǎn)明確,、條理清楚,。
（2）核稿：核稿是指由擬稿部門(mén)經(jīng)理對(duì)擬好的文稿進(jìn)行審查、核對(duì),、修改，為簽發(fā)做好準(zhǔn)備,。
（3）會(huì)簽：凡公文涉及到其他部門(mén)有關(guān)事宜,，需給有關(guān)部門(mén)會(huì)簽,。有關(guān)部門(mén)會(huì)簽后送辦公室主任處對(duì)公文進(jìn)行復(fù)核,，復(fù)核的主要內(nèi)容為是否已協(xié)商,、會(huì)簽,；文種,、公文格式是否正確等,。
（4）簽發(fā)：以公司名義報(bào)送的`所有公文一律送總經(jīng)理簽發(fā),。簽發(fā)公文時(shí)如有修改,，應(yīng)在原文上圈改并簽署姓名和日期,。
（5）發(fā)文登記：此時(shí)的發(fā)文登記是指對(duì)待發(fā)文稿進(jìn)行復(fù)核,，重點(diǎn)看審批簽發(fā)手續(xù)是否完備,，附件是否齊全,，格式是否統(tǒng)一,、規(guī)范,，符合要求的文稿由辦公室根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)簽署意見(jiàn)成文稿的內(nèi)容，并對(duì)待發(fā)文稿進(jìn)行編注發(fā)文字號(hào),，確定份數(shù)后印制,。
（6）用?。河糜∈侵皋k公室對(duì)已印制好的公文進(jìn)行蓋章,。
（7）存檔：在發(fā)文辦理流程結(jié)束后,，檔案管理人員按照文書(shū)檔案的歸檔要求對(duì)所發(fā)公文進(jìn)行存檔（應(yīng)包含底稿,、正文兩份,，及有關(guān)電子文檔,，并定期將電子檔備份到專(zhuān)門(mén)的硬盤(pán)）,。沒(méi)有歸檔和存查價(jià)值的公文,，經(jīng)過(guò)鑒定和總經(jīng)理批準(zhǔn)可以定期銷(xiāo)毀,，銷(xiāo)毀秘密公文應(yīng)當(dāng)進(jìn)行登記,，由二人監(jiān)銷(xiāo)，保證不丟失,、不漏銷(xiāo)。
1,、所有發(fā)至本企業(yè)的文件(含傳真和政府部門(mén)傳達(dá)的公文,、業(yè)務(wù)往來(lái)文件等),，由辦公室統(tǒng)一簽收,、登記,、編號(hào),，送總經(jīng)理閱示或送有關(guān)部門(mén)辦理,，為避免文件擠壓,，一般應(yīng)在當(dāng)天完成送閱,。
2,、接收傳真應(yīng)明確來(lái)文單位,、接收人或部門(mén),，辦公室接收后負(fù)責(zé)轉(zhuǎn)交，并由接收人簽收,。
3,、外出辦公帶回的文件及資料應(yīng)及時(shí)向總經(jīng)理上報(bào)或移交辦公室,，直接上報(bào)總經(jīng)理的根據(jù)總經(jīng)理指示辦理,，移交辦公室的由辦公室根據(jù)文件內(nèi)容和性質(zhì)向上級(jí)報(bào)告或指定專(zhuān)人,、轉(zhuǎn)交其他有關(guān)部門(mén)辦理,，并由辦公室保留原件或復(fù)印件存檔,。
4,、辦公室收到文件,，應(yīng)根據(jù)文件內(nèi)容和性質(zhì)全面統(tǒng)籌,，送總經(jīng)理批示或交有關(guān)部門(mén)閱辦,。需要辦理的公文,，經(jīng)請(qǐng)示總經(jīng)理后辦理,，根據(jù)文件內(nèi)容、總經(jīng)理批示予以催辦,。
5,、已交辦公室存檔的文件在借閱中應(yīng)嚴(yán)格遵守傳閱規(guī)定和保密范圍,，所有文件如需外借或復(fù)印必須辦理文件借閱手續(xù),，經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后方可借閱,。
6,、個(gè)人或部門(mén)閱讀文件應(yīng)抓緊時(shí)間,，不得將有密級(jí)的文件帶回家,、宿舍和公共場(chǎng)所,，也不得將文件轉(zhuǎn)借給其他人,，閱讀完后應(yīng)及時(shí)交還給檔案管理員,。
7,、收文辦理工作程序：
（1）簽收：簽收是指收件人在對(duì)方的公文投遞單或送文簿上簽字,，表示收到。公司所有公文由辦公
室簽收,、拆封，對(duì)需納入收文辦理的,，應(yīng)統(tǒng)一進(jìn)行收文登記,。
（2）收文登記：收文登記是指對(duì)收進(jìn)的公文進(jìn)行注冊(cè),、編寫(xiě)收文號(hào)等,。將收到的文件先按來(lái)文機(jī)關(guān)或部門(mén)進(jìn)行分類(lèi)按收文日期,、收文序號(hào),、來(lái)文單位,、來(lái)文字號(hào)、文件標(biāo)題,、份數(shù)、等逐項(xiàng)進(jìn)行登記,。
（3）擬辦：在收文登記后,，由辦公室人員送辦公室主任處審核,，符合有關(guān)規(guī)定的，辦公室應(yīng)根據(jù)文件的內(nèi)容,、性質(zhì)、緩急程度提出辦理意見(jiàn)和建議,，送請(qǐng)總經(jīng)理批示后交有關(guān)部門(mén)辦理,。
（4）批辦：批辦是指總經(jīng)理對(duì)收文的辦理寫(xiě)出指示性意見(jiàn),，并指定辦理部門(mén)和傳閱范圍,。
（5）承辦：承辦是指按照總經(jīng)理的批辦意見(jiàn)，指定承辦部門(mén)及傳閱范圍,。承辦部門(mén)接到需辦文件后，要認(rèn)真及時(shí)辦理,，急件隨到隨辦,。需兩個(gè)以上部門(mén)承辦的文件,，主辦部門(mén)要主動(dòng)會(huì)同相關(guān)部門(mén)協(xié)商辦理,，并負(fù)責(zé)回復(fù)辦理結(jié)果,。
（6）催辦：催辦是指根據(jù)總經(jīng)理的批辦意見(jiàn),，由辦公室督促承辦部門(mén)盡快上報(bào)辦理結(jié)果,。
（7）注結(jié)：文件辦理完畢,應(yīng)在《收文登記簿》或公文處理單上注結(jié),，注明辦理日期,，并簡(jiǎn)要寫(xiě)明辦理結(jié)果,。
（8）存檔：在收文辦理結(jié)束后,，應(yīng)根據(jù)公文的相互聯(lián)系,、特征和保存價(jià)值分類(lèi)整理立卷,，要保證檔案的齊全、完整,。沒(méi)有存檔和查存價(jià)值的公文,，經(jīng)過(guò)鑒定和總經(jīng)理批準(zhǔn),，可以定期銷(xiāo)毀,，銷(xiāo)毀秘密公文應(yīng)當(dāng)進(jìn)行登記,，由二人監(jiān)銷(xiāo)保證不丟失,、不落銷(xiāo),。
1,、嚴(yán)格遵守保密制度,，保密資料統(tǒng)一由檔案管理員收發(fā),、傳遞,、銷(xiāo)毀等,，并嚴(yán)格把關(guān),。
2,、制發(fā)保密文件時(shí),，經(jīng)辦人要根據(jù)文件,、資料的內(nèi)容和定密范圍,，標(biāo)明密級(jí),、保密期限,，確定發(fā)送范圍,、數(shù)量,，報(bào)送總經(jīng)理審批后印發(fā),。
3,、借閱,、復(fù)印保密文件、保密資料必須嚴(yán)格履行審批登記手續(xù),，嚴(yán)禁將保密資料保密文件拿到其他營(yíng)業(yè)性場(chǎng)所復(fù)印。
4,、對(duì)保密文件,、保密資料要定期清查，一般每季度清查一次。年終進(jìn)行全面清查,、核對(duì),，發(fā)現(xiàn)欠缺要及時(shí)追查,，防止丟失,。
1,、對(duì)于多余,、重復(fù),、過(guò)期和無(wú)保存價(jià)值的文件,，辦公室應(yīng)定期清理造冊(cè),，按照公司有關(guān)規(guī)定，辦理銷(xiāo)毀手續(xù)報(bào)總經(jīng)理批示,。
2、經(jīng)審核同意銷(xiāo)毀的文件,，應(yīng)在檔案管理員和辦公室主任的共同監(jiān)督下進(jìn)行銷(xiāo)毀,。
1,、本制度由公司辦公室負(fù)責(zé)解釋,。
2、本制度自發(fā)文之日起實(shí)施,。
公司文件資料管理制度篇八
行政辦公用品管理制度
第一章總則
第一條目的
為適應(yīng)公司快速發(fā)展的需要,，推進(jìn)行政辦公物品的規(guī)范化管理,，控
制辦公費(fèi)用,，本著節(jié)約高效的原則,，特制訂本制度,。
第二條適用范圍
本制度適用于公司所屬各部門(mén),。本制度所指辦公用品為員工日常辦
公所用文具（文件夾,、檔案袋）,，辦公自動(dòng)化所需用的耗材（含u盤(pán)、數(shù)碼相機(jī),、硒鼓墨盒等）,、辦公設(shè)備（含電腦,、復(fù)印機(jī),、打印機(jī),、傳真機(jī)等）以及辦公家具（含桌,、椅,、柜等）,。
第二章辦公用品的分類(lèi)
第三條行政辦公物品的分類(lèi)
行政辦公物品分三類(lèi)：辦公固定資產(chǎn)、辦公低值資產(chǎn),、辦公用品。
1、辦公固定資產(chǎn)指使用期限在兩年以上,，在使用過(guò)程中保持原有的實(shí)物形態(tài)，單位價(jià)值在20xx元及以上的各種辦公家具及辦公設(shè)備,。
2,、辦公低值資產(chǎn)是指使用期限較長(zhǎng)，在使用過(guò)程中不易損耗,，單位價(jià)值在20xx元以下500元以上的各種辦公家具及辦公設(shè)備,。
3,、辦公用品是指使用期限較短,，價(jià)值較低,，在使用過(guò)程中容易消耗的各種辦公類(lèi)資產(chǎn),。
第三章行政辦公物品的管理職責(zé)
第四條行政部的主要職責(zé)：行政部是行政辦公物品的綜合管理部門(mén)，負(fù)責(zé)對(duì)
行政辦公物品支出情況進(jìn)行監(jiān)督,、控制，其管理職責(zé)主要包括：
1,、供應(yīng)商選擇及管理,；
2,、組織各部門(mén)行政物品管理程序監(jiān)控,；
3,、年度,。每月辦公物品開(kāi)支計(jì)劃的編制,、報(bào)批和執(zhí)行；
4,、行政辦公用品的分配、調(diào)撥,、維修和報(bào)廢,；
5,、配合財(cái)務(wù)部對(duì)辦公物品進(jìn)行盤(pán)點(diǎn),，建立行政辦公物品臺(tái)賬,，負(fù)責(zé)
日常維護(hù)和修理,。
第五條部門(mén)資產(chǎn)負(fù)責(zé)人的主要職責(zé)：認(rèn)真貫徹執(zhí)行公司的資產(chǎn)管理制度,；各
部門(mén)有專(zhuān)人負(fù)責(zé)本部門(mén)資產(chǎn)的保管和資產(chǎn)增減,、轉(zhuǎn)移,、維護(hù),、報(bào)廢與監(jiān)督記錄,；合理調(diào)配本部門(mén)室內(nèi)的辦公設(shè)備等資產(chǎn),；
第六條資產(chǎn)使用人的主要職責(zé)：應(yīng)該愛(ài)護(hù)公司財(cái)產(chǎn),，合理使用辦公設(shè)備,，由
人力資源部協(xié)助負(fù)責(zé)培訓(xùn)員工愛(ài)護(hù)國(guó)有資產(chǎn)意識(shí),，正確使用辦公設(shè)備。如果因使用不當(dāng),，人為破壞，由使用人自行付費(fèi)維修,，并報(bào)送人行部門(mén)進(jìn)行維修登記,。
第四章行政辦公物品采購(gòu)
第七條辦公用品采購(gòu)
1,、行政部每月按各部門(mén)需求編制統(tǒng)一采購(gòu)計(jì)劃,、編制資金使用計(jì)劃,，
納入公司的全面預(yù)算，報(bào)公司財(cái)務(wù)部列入每月全公司資金計(jì)劃,。
2、行政部持相關(guān)票據(jù)根據(jù)公司相關(guān)財(cái)務(wù)規(guī)定報(bào)銷(xiāo)，費(fèi)用計(jì)入各部門(mén)
的年度預(yù)算執(zhí)行臺(tái)賬,。
3,、辦公耗材文具的'領(lǐng)用參照需按照規(guī)格及使用情況購(gòu)買(mǎi),，并由行政
部主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后購(gòu)進(jìn),。購(gòu)進(jìn)消耗材料統(tǒng)一保管,。
第八條辦公類(lèi)服務(wù)采購(gòu)
辦公類(lèi)服務(wù)采購(gòu)指公司各部門(mén)對(duì)外印刷品,、宣傳品、名片,、標(biāo)牌等服務(wù)類(lèi)的采購(gòu)。
1,、行政部進(jìn)行貨比三家的方法進(jìn)行詢(xún)價(jià)后按程序選擇服務(wù)供應(yīng)商,。
2,、各部門(mén)有對(duì)外宣傳品,、印刷品印制需求的，經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)審批后在
公司行政部公布的服務(wù)供應(yīng)商范圍內(nèi)選擇,。
第九條辦公資產(chǎn)采購(gòu)
1、辦公資產(chǎn)采購(gòu)計(jì)劃
各部門(mén)歷史需要置辦辦公資產(chǎn)時(shí),，填寫(xiě)《辦公物品申請(qǐng)表》,，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審批通過(guò)并簽字后,，提交行政部實(shí)施采購(gòu),。
2、實(shí)施采購(gòu)
行政部進(jìn)行貨比三家的辦法進(jìn)行詢(xún)價(jià)后,，連同采購(gòu)申請(qǐng)表和詢(xún)價(jià)后的采購(gòu)報(bào)價(jià)單上報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo),，經(jīng)審批后方可到財(cái)務(wù)部領(lǐng)取支票進(jìn)行購(gòu)買(mǎi),。
3、驗(yàn)收
行政部匯總使用根據(jù)采購(gòu)計(jì)劃或申請(qǐng)表,、購(gòu)物發(fā)票,、購(gòu)物明細(xì)驗(yàn)收采
購(gòu)辦公資產(chǎn),，驗(yàn)收完畢后填寫(xiě)驗(yàn)收單并簽字確認(rèn),，行政部和使用部門(mén)各自登記辦公資產(chǎn)臺(tái)賬,。財(cái)務(wù)部根據(jù)入庫(kù)單和購(gòu)物發(fā)票進(jìn)行賬務(wù)處理,?！掇k公物品申請(qǐng)表》和購(gòu)物明細(xì)復(fù)印件由行政部統(tǒng)一保管,。
第五章辦公物品的管理
第十條辦公用品的配發(fā)
1,、各部門(mén)指定一名專(zhuān)人負(fù)責(zé)本部門(mén)辦公文具的領(lǐng)用和發(fā)放,。
2,、辦公用品按需領(lǐng)用，行政部負(fù)責(zé)辦理使用部門(mén)的領(lǐng)用手續(xù)，認(rèn)真
填寫(xiě)文具領(lǐng)用登記單,，并進(jìn)行臺(tái)賬登記，寫(xiě)明物品名稱(chēng)、規(guī)格,、使用人及數(shù)量等。
3,、員工在公司內(nèi)部調(diào)動(dòng),，其使用的辦公用品可以隨職位轉(zhuǎn)移帶走,。第十一條辦公資產(chǎn)的管理
1、資產(chǎn)調(diào)撥
部門(mén)與部門(mén)之間轉(zhuǎn)移辦公設(shè)備等資產(chǎn)必須填寫(xiě)《資產(chǎn)調(diào)撥單》。必須嚴(yán)格按照審批順序執(zhí)行,。審批順序：調(diào)出部門(mén)負(fù)責(zé)人―調(diào)入部門(mén)負(fù)責(zé)人―行政部確認(rèn)簽字后,，方可轉(zhuǎn)移資產(chǎn)。員工之間不得私自調(diào)換自己使用的辦公設(shè)備等資產(chǎn),。
2、資產(chǎn)報(bào)廢
由部門(mén)負(fù)責(zé)人填寫(xiě)《資產(chǎn)報(bào)廢申請(qǐng)單》,，報(bào)行政部。行政部會(huì)同財(cái)務(wù)部門(mén)進(jìn)行資產(chǎn)損壞鑒定后,，由行政部主管領(lǐng)導(dǎo)審批,，審批后方可報(bào)廢。行政部和財(cái)務(wù)部門(mén)同時(shí)銷(xiāo)賬,。有再使用價(jià)值的,，由行政部收回統(tǒng)一維修、保管,、再分配，資產(chǎn)臺(tái)賬做相應(yīng)調(diào)整,。在報(bào)廢前，部門(mén)不得隨意丟棄,，否則該部門(mén)按照其原值賠償,，并按照公司相關(guān)規(guī)定處罰,。
3,、資產(chǎn)的租用、出租和外借
（1）公司需要的辦公資產(chǎn)原則上不提倡租用,。如果確屬需要，租用
部門(mén)必須報(bào)公司行政部審批,，行政部應(yīng)盡量考慮在公司內(nèi)部調(diào)配，調(diào)配的確有困難而且購(gòu)買(mǎi)不經(jīng)濟(jì)合算的情況下,，經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)方可租用,，租用手續(xù)由行政部統(tǒng)一辦理,。
（2）公司長(zhǎng)期不使用的行政辦公資產(chǎn)可以考慮對(duì)外出租和外借。行
政部定期對(duì)所有閑置的辦公資產(chǎn)進(jìn)行清查盤(pán)點(diǎn),，對(duì)其中達(dá)到報(bào)廢條件的按相關(guān)制度辦理報(bào)廢手續(xù)，對(duì)長(zhǎng)期閑置的物品主動(dòng)尋求外租,，對(duì)今后沒(méi)有使用價(jià)值的物品進(jìn)行出售,。
4、辦公資產(chǎn)的日常維護(hù),、維修
（1）行政部是辦公資產(chǎn)日常維護(hù)、維修的責(zé)任部門(mén),。
（2）行政部編制辦公資產(chǎn)維修計(jì)劃，并納入預(yù)算和經(jīng)營(yíng)計(jì)劃,。根據(jù)
維修計(jì)劃對(duì)各部門(mén)辦公資產(chǎn)進(jìn)行檢查，按期進(jìn)行維護(hù),，保證各物品正常工作,。
（3）各部門(mén)的辦公資產(chǎn)需要維修時(shí),，由部門(mén)負(fù)責(zé)人填寫(xiě)《辦公設(shè)備
維修申請(qǐng)表》報(bào)送行政部,。不經(jīng)部門(mén)資產(chǎn)負(fù)責(zé)人而私自維修的，相關(guān)費(fèi)用行政部不予受理,。
（4）行政部接到申請(qǐng)單后,，需對(duì)報(bào)修設(shè)備進(jìn)行鑒定,，進(jìn)行相應(yīng)的維
修,、更換,，一般性維修理應(yīng)在三個(gè)工作日內(nèi)修理完畢,，其他較為復(fù)雜的修理應(yīng)在七個(gè)工作日內(nèi)修理完畢,。維修完畢后及時(shí)登記《辦公設(shè)備維修記錄表》，資產(chǎn)使用部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn),。
（5）若聘請(qǐng)外部單位進(jìn)行維修,，相關(guān)付款事項(xiàng)執(zhí)行資金支付程序,。
公司文件資料管理制度篇九
第一條 為減少發(fā)文數(shù)量，提高辦文速度和發(fā)文質(zhì)量,，充分發(fā)揮文件在各項(xiàng)工作中的指導(dǎo)作用,，根據(jù)區(qū)建設(shè)局關(guān)于文書(shū)處理的有關(guān)規(guī)定，結(jié)合我單的實(shí)際情況,，特制訂本制度,。
第二條 文件管理內(nèi)容主要包括：上級(jí)函、電,、來(lái)文,，同級(jí)函、電,、來(lái)文，本單位上報(bào)下發(fā)的各種文件,、資料,。
第三條 按照黨政分工的原則，本單位各類(lèi)文件(黨支部和行政)統(tǒng)一由辦公室歸口管理,。
(二)收文的管理
第四條 公文的簽收
1.單位所有文件(除領(lǐng)導(dǎo)訂啟的外)均由收發(fā)員(文書(shū))登記簽收,、拆封(由上級(jí)或郵電局機(jī)要通訊員直送的機(jī)要文件除外)。在簽收和拆封時(shí),，收發(fā)員(文書(shū))需注意檢查封口,對(duì)開(kāi)口和郵票撕毀函件應(yīng)查明原因,。
2.對(duì)上級(jí)部門(mén)發(fā)來(lái)的文件，要進(jìn)行文件,、文號(hào),、機(jī)要編號(hào)的核定，如果其中一項(xiàng)不對(duì)口,，應(yīng)立即報(bào)告上級(jí)部門(mén),，并登記差錯(cuò)文件的文號(hào)。
第五條 公文的編號(hào)保管
1. 收發(fā)員(文書(shū)) 拆封和簽收后應(yīng)及時(shí)附上"文件處理傳閱單",，作分類(lèi)登記編號(hào),、保管。
2.本單位外出人員開(kāi)會(huì)帶回的文件及資料應(yīng)及時(shí)送交收發(fā)員(文書(shū))進(jìn)行登記編號(hào)保管,，不得個(gè)人保存,，如職工工作需要借閱的可復(fù)印或借用。
第六條 公文的閱批與分轉(zhuǎn)
1.凡正式文件均需由辦公室主任(或副主任)根據(jù)文件內(nèi)容和性質(zhì)閱簽后,，由收發(fā)員(文書(shū))分送領(lǐng)導(dǎo)和承辦部門(mén)閱辦,，重要文件或急作應(yīng)立刻呈送領(lǐng)導(dǎo)(或分管領(lǐng)導(dǎo))閱批后分送承辦部門(mén)閱辦。為避免文件積壓誤事,，一般應(yīng)在當(dāng)天閱簽完,。
2.一般性質(zhì)的`函,、電、單據(jù)等,，可由辦公室直接分轉(zhuǎn)處理,。如涉及幾個(gè)單位會(huì)辦的文件，應(yīng)同各單位聯(lián)系后再分轉(zhuǎn)處理,。
3.為加速文件運(yùn)轉(zhuǎn),，收發(fā)員(文書(shū))應(yīng)在當(dāng)天或第二天將文件送到領(lǐng)導(dǎo)和承辦部門(mén)，如關(guān)系到兩個(gè)以上部門(mén),，應(yīng)按批示次序依次傳閱,，最遲不得超過(guò)兩天(特殊情況例外)。
第七條 文件的傳閱與催辦,。
1.傳閱文件應(yīng)嚴(yán)格遵守傳閱范圍和保密規(guī)定,，不得將有密級(jí)的文件帶回家、宿舍和公共場(chǎng)所,，也不得將文件轉(zhuǎn)借其他人閱看,。對(duì)尚未傳達(dá)的文件不得向外泄露內(nèi)容。
2.閱讀文件應(yīng)抓緊時(shí)間,，當(dāng)天閱完后應(yīng)在下班前將文件交收發(fā)員(文書(shū)),，閱批文件一般不得超過(guò)兩天，閱后應(yīng)簽名以示負(fù)責(zé),。如有領(lǐng)導(dǎo)"批示",、"擬辦意見(jiàn)"辦公室應(yīng)責(zé)成有關(guān)部門(mén)和人員按文件所提要求和領(lǐng)導(dǎo)批示辦理有關(guān)事宜。
3.閱文時(shí)不得抄錄全文,，不得任意取走文件夾內(nèi)任何文件及附件,，如確系工作需要，要辦理借閱手續(xù),，以防止丟失泄密,。
4.文件閱完后，應(yīng)交收發(fā)員(文書(shū)),，切忌橫傳,。
5.辦公室對(duì)文件負(fù)有催辦檢查督促的責(zé)任，承辦部門(mén)接到文件,、函電應(yīng)立即指定專(zhuān)人辦理,。不得將文件壓放分散，如需備查,，應(yīng)按照有關(guān)保密規(guī)定,，并征得辦公室同意后，予以復(fù)印或摘抄,，原件應(yīng)及時(shí)歸檔周轉(zhuǎn),。
6.按照閱文范圍,，離、退休干部,，一般由有關(guān)部門(mén)定期組織學(xué)習(xí)有關(guān)文件,，或由辦公室通知到單位閱文。
(三)發(fā)文的管理
第八條 發(fā)文的規(guī)定
1.單位上報(bào)下發(fā)正式文件的權(quán)力分別集中黨支部和行政辦公室,，各群眾團(tuán)體和部門(mén)一律不得自行向上,、向下發(fā)送正式文件。
2.各群眾團(tuán)體,、部門(mén)需要向上反映匯報(bào)重要情況或向下安排布置重要工作要求發(fā)文應(yīng)分別向黨支部,、行政辦公室提出發(fā)文申請(qǐng)，并將文件底稿分別交黨支部,、行政辦公室審核,。黨支部、行政辦公室同意發(fā)文,，方可按黨,、政機(jī)構(gòu)設(shè)置與業(yè)務(wù)分工統(tǒng)一歸口以黨×字、政×字發(fā)文,。群眾團(tuán)體文件由黨支部批轉(zhuǎn)。
3.對(duì)單位影響較大,，涉及多個(gè)以上領(lǐng)導(dǎo)分管范圍的文件,，須經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)班子研究決定后批準(zhǔn)簽發(fā)。其余文件均由主要領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)簽發(fā),。
第九條 發(fā)文的范圍：
1.凡是以黨支部,、行政辦公室名義發(fā)出的文件、通告,、決定,、決議、請(qǐng)示,、報(bào)告,、編寫(xiě)的會(huì)議紀(jì)要和會(huì)議簡(jiǎn)報(bào)，均屬發(fā)文范圍,。
2.黨支部,、、行政辦公室下發(fā)文件主要用于：
(1)公布單位規(guī)章制度,；
(2)轉(zhuǎn)發(fā)上級(jí)文件或根據(jù)上級(jí)文件精神制訂的文件,；
(3)公布單位體制機(jī)構(gòu)變動(dòng)或干部任免事項(xiàng)；
(4)公布單位重大生產(chǎn),、技術(shù),、管理,、政治工作、生活福利等工作的決定,；
(5)發(fā)布有關(guān)獎(jiǎng)懲決定和通報(bào),；
(6)其他有關(guān)重大事項(xiàng)；
3.黨支部,、行政辦公室上行文,、外發(fā)文主要用于：
(1)對(duì)上級(jí)機(jī)關(guān)呈報(bào)、請(qǐng)示報(bào)告,、處理決定,；
(2)同兄弟單位聯(lián)系有關(guān)重大生產(chǎn)、技術(shù),、人事勞資,、物資供應(yīng)、科研,、基建,、管理、黨群工作等事宜,。
4.日常生產(chǎn),、技術(shù)、管理,、黨群工作中,，有關(guān)圖紙、技術(shù)文件,、工藝修改,、審批工作、安排部署,、傳達(dá)上級(jí)指示等事項(xiàng),，應(yīng)按有關(guān)制度辦理，經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后,，由各科室書(shū)面或口頭自行通知執(zhí)行,，一般不用發(fā)文。
5.各科室如會(huì)議所作的決定,，一般都不應(yīng)發(fā)文,，不備查考，可以科室名義用《工作簡(jiǎn)訊》發(fā)會(huì)議紀(jì)要,。
(四)發(fā)文程序與要求
第十條 發(fā)文程序規(guī)定：
1.各科室需要發(fā)文,，應(yīng)事先向黨支部、行政辦公室提出申請(qǐng)；
2.黨支部,、行政辦公室同意發(fā)文后,，主辦科室應(yīng)以黨的方針、政策和國(guó)家法令,，上級(jí)指示或工作實(shí)際需要草擬文件初稿,；
3.草擬文稿必須從本單位角度出發(fā)，做到情況確實(shí),、觀點(diǎn)鮮明,、條理清楚、層次分明,、文字簡(jiǎn)煉,、標(biāo)點(diǎn)符號(hào)正確、書(shū)寫(xiě)工整,。嚴(yán)禁使用鉛筆,、圓珠筆、紅墨水和彩筆書(shū)寫(xiě),；
4.文稿擬就后,，擬搞人應(yīng)填附發(fā)文稿紙首頁(yè)，詳細(xì)寫(xiě)明文件標(biāo)題,、發(fā)送范圍,、印刷份數(shù)、擬稿單位與擬稿人,，并簽名,、蓋章、標(biāo)定日期和密級(jí),；
5.辦公室應(yīng)根據(jù)黨支部,、行政的要求和上級(jí)有關(guān)指示精神,，有關(guān)文件規(guī)定,，對(duì)文稿進(jìn)行審查和修改。對(duì)涂改不清,、文字錯(cuò)漏嚴(yán)重,、內(nèi)容不妥、格式不符的文稿應(yīng)退回?cái)M稿單位重新擬稿,；
6.經(jīng)辦公室審查修改后的文稿,，送分管領(lǐng)導(dǎo)核稿(對(duì)文稿內(nèi)容、質(zhì)量負(fù)責(zé)),；
7.對(duì)審核時(shí)修改較多,，有礙打印和存檔的文稿，應(yīng)由擬搞部門(mén)重新整理寫(xiě)清楚,；
8.需經(jīng)會(huì)簽的文稿,，應(yīng)在交付打印前送會(huì)簽部門(mén)會(huì)簽,；
9.文稿審核會(huì)簽后，按批準(zhǔn)權(quán)限的規(guī)定分別呈送黨政領(lǐng)導(dǎo)審定批準(zhǔn)簽發(fā),；
10.經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)簽發(fā)后的文稿交辦公室收發(fā)員(文書(shū))統(tǒng)一編號(hào)送打字室打?。?/p>
11.文件打印清樣,，應(yīng)由擬稿人校對(duì),，校對(duì)人員應(yīng)在發(fā)文稿上簽名；
12.文件打字后,，由辦公室派專(zhuān)人按數(shù)印刷,，再由收發(fā)員(文書(shū))分發(fā)并檢查落實(shí)情況。
(五)文件的借閱和清退
第十一條 各部門(mén)有關(guān)工作人員因工作需要借閱一般文件,，需經(jīng)本部門(mén)負(fù)責(zé)人簽寫(xiě)便條,，對(duì)有密級(jí)的文件須分管領(lǐng)導(dǎo)或辦公室主任同意后方可借閱。
第十二條 借閱文件應(yīng)嚴(yán)格履行借閱登記手續(xù),，就地閱看,，按時(shí)歸還。任何人不得將文件帶走或全文抄錄,，不允許拆卷和在文件上勾劃等,。
第十三條 辦公室收發(fā)員(文書(shū))對(duì)承辦的公文應(yīng)抓緊催辦，應(yīng)定期對(duì)事情已經(jīng)辦妥的本單位文件和上級(jí)要求限期清退的文件,，進(jìn)行收繳清退工作,。(一般為月底一小清，季末一中清,、年終一總清),。如發(fā)現(xiàn)文件丟失，必須及時(shí)查明原因和責(zé)任者,，并如實(shí)向領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告,。
(六)文件的立卷與歸檔
第十五條 文件的歸檔范圍：
1.凡下列文件統(tǒng)一分別由辦公室收發(fā)員(文書(shū))負(fù)責(zé)歸檔：
(1)上級(jí)機(jī)關(guān)來(lái)文，包括上級(jí)對(duì)單位報(bào)告,、申請(qǐng)的批復(fù),；
(2)黨支部、行政辦公室發(fā)出的報(bào)告,、指示,、決定、決議,、通報(bào),、紀(jì)要、重要通知、,、領(lǐng)導(dǎo)發(fā)言和生產(chǎn)工作的各類(lèi)計(jì)劃統(tǒng)計(jì),、季度、年度報(bào)表等,；
(3)黨支部會(huì),、主任辦公會(huì)議、中層干部會(huì)議,、職工委員會(huì)以及各種例會(huì)記錄,；
(4)支部黨代會(huì)、職代工,、工會(huì)會(huì)員代表大會(huì),、團(tuán)代會(huì)等組織召開(kāi)的代表大會(huì)所形成的報(bào)告、總結(jié),、決議,、發(fā)言、簡(jiǎn)報(bào),、會(huì)議記錄等,；
(5)有保存價(jià)值的人民來(lái)信來(lái)訪記錄及處理結(jié)果；
(6)參加上級(jí)召開(kāi)的各種會(huì)議帶回的文件,、資料及本單位在會(huì)上匯報(bào)表言材料等,；
(7)上級(jí)機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)同志來(lái)單位檢查視察工作的報(bào)告、指示記錄,，以及本單位向上級(jí)進(jìn)行匯報(bào)的提綱和材料,；
(8)反映本單位生產(chǎn)活動(dòng)、先進(jìn)人物事跡及領(lǐng)導(dǎo)工作等的音,、像攝制品,；
(9)單位日志和大事記；
(10)單位向上級(jí)請(qǐng)示批復(fù)的文件及上報(bào)的有關(guān)材料,。
2.業(yè)務(wù)科室,，各群眾團(tuán)體日常工作中形成的活動(dòng)資料，由各業(yè)務(wù)科室,、群眾團(tuán)體負(fù)責(zé)立卷歸檔,。
第十六條 立卷要求
1.文件立卷應(yīng)按照內(nèi)容,、名稱(chēng),、時(shí)間順序，分門(mén)別類(lèi)地進(jìn)行整理歸檔,。
2.立卷時(shí),，要求把文件的批復(fù)、正本、底稿,、主件,、附件收集齊全，保持文件,、材料的完整性,。
3.要堅(jiān)持平時(shí)立卷與年終立卷歸檔相結(jié)合的原則。重要工作,、重要會(huì)議形成的文件材料,，要及時(shí)立卷歸檔。
4.上年度形成的文件材料,，要求在下年度7月份以前整理完,。
(七)文件的銷(xiāo)毀
第十七條 對(duì)于多余、重復(fù),、過(guò)時(shí)和無(wú)保存價(jià)值的文件,，辦公室應(yīng)定期清理造冊(cè)，并按上級(jí)有關(guān)規(guī)定,，辦理申請(qǐng)銷(xiāo)毀手續(xù),。
第十八條 經(jīng)審核同意銷(xiāo)毀的文件，應(yīng)在辦公室收發(fā)員(文書(shū))和正副主任以及分管領(lǐng)導(dǎo)的共同監(jiān)督下銷(xiāo)毀,。
公司文件資料管理制度篇十
為提高公司文件處理工作的效率和質(zhì)量,使之規(guī)范化,、科學(xué)化、制度化,結(jié)合公司實(shí)際工作情況,特制定本制度,。
公司在籌備,、成立、生產(chǎn),、管理及產(chǎn)權(quán)變動(dòng)過(guò)程中形成的具有保存價(jià)值的文件材料均列入歸檔范圍,。
3.1公司下列主要安全生產(chǎn)資料應(yīng)進(jìn)行檔案管理：主要安全生產(chǎn)文件、風(fēng)險(xiǎn)評(píng)價(jià)信息,；培訓(xùn)記錄,；標(biāo)準(zhǔn)化系統(tǒng)評(píng)價(jià)報(bào)告；事故調(diào)查報(bào)告,；檢查,、整改記錄；職業(yè)衛(wèi)生檢查與監(jiān)護(hù)記錄,；安全生產(chǎn)會(huì)議記錄,；安全活動(dòng)記錄；法定檢測(cè)記錄,；關(guān)鍵設(shè)備設(shè)施檔案,；應(yīng)急演習(xí)信息,；承包商和供應(yīng)商信息；維護(hù)和校驗(yàn)記錄,；技術(shù)圖紙,；人員資格證；安全評(píng)價(jià)報(bào)告等,。
3.2公司各部門(mén)負(fù)責(zé)歸檔文件材料的收集和整理,，并定期交行政部集中管理，任何人不得拒絕歸檔,。
3.3歸檔文件材料必須齊全,、完整、準(zhǔn)確,、系統(tǒng),、簽署完備。
3.4歸檔文件材料必須準(zhǔn)確地反映企業(yè)生產(chǎn),、基建和生產(chǎn)管理等各項(xiàng)活動(dòng)的真實(shí)內(nèi)容和歷史面貌,。
3.5歸檔文件材料必須層次分明，符合其形成規(guī)律,，保持同一案卷內(nèi)文件材料的有機(jī)聯(lián)系,。
3.6歸檔的文件材料主要包括紙質(zhì)、光盤(pán),、磁帶,、照片及底片、膠片,、實(shí)物等各種載體形式,。
3.7歸檔的文件材料必須為正本，本企業(yè)編制的文件應(yīng)附發(fā)文底稿,。
3.8歸檔的具有永久,、長(zhǎng)期保存價(jià)值的電子文件應(yīng)有相應(yīng)的紙質(zhì)文件材料一并歸檔保存。
3.9非紙質(zhì)文件材料應(yīng)與其文字說(shuō)明一并歸檔,。
3.10外文（或少數(shù)民族文字）材料若有漢譯文的應(yīng)與漢譯文一并歸檔,，無(wú)譯文的要譯出標(biāo)題后歸檔。
3.11為便于保管和利用,，歸檔的文件材料用的紙張必須優(yōu)良,，紙面清潔，書(shū)寫(xiě)文件材料應(yīng)用碳素墨水或藍(lán)黑墨水,，禁用圓珠筆,、鉛筆、紅墨水,、純藍(lán)墨水及復(fù)寫(xiě)紙等不牢固的書(shū)寫(xiě)材料,。書(shū)寫(xiě)工整、圖像,、字跡清晰,。
3.12歸檔范圍及保管期限
3.13歸檔時(shí)間：
（1）管理性文件材料一般應(yīng)在辦理完畢后的第二年第1季度連同收發(fā)簿一同移交行政部歸檔。
（2）凡專(zhuān)項(xiàng)工程,、專(zhuān)題項(xiàng)目等由發(fā)生部門(mén)將文件材料整理后經(jīng)部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)及項(xiàng)目負(fù)責(zé)人審定后向行政部移交歸檔,。周期長(zhǎng)的可分階段、單項(xiàng)歸檔,。
（3）外購(gòu)設(shè)備儀器或引進(jìn)項(xiàng)目的文件材料在開(kāi)箱驗(yàn)收或接收后即時(shí)登記,，安裝調(diào)試后歸檔。
（4）工程項(xiàng)目在竣工驗(yàn)收后三個(gè)月內(nèi)接收歸檔,。
（5）每年形成的財(cái)務(wù)檔案,，由行政部及有關(guān)部門(mén)保存一年，在下一年的'第一季度內(nèi)向行政部移交歸檔,。
（6）電子文件邏輯歸檔實(shí)時(shí)進(jìn)行,，物理歸檔應(yīng)與紙質(zhì)文件歸檔時(shí)間一致。
（7）榮譽(yù)檔案由給合辦收集整理后于次年統(tǒng)一歸檔,。
（8）聲像檔案在每次活動(dòng)結(jié)束后整理歸檔,。
（9）相關(guān)會(huì)議（技術(shù)會(huì)議、專(zhuān)題會(huì)議,、年度工作會(huì)議）,，在會(huì)議結(jié)束后歸檔。
（10）外出,、出差考察材料由當(dāng)事人在回來(lái)后一個(gè)月內(nèi)整理歸檔,。
（11）變更、修改,、補(bǔ)充的文件材料隨進(jìn)歸檔,。
（12）公司內(nèi)部機(jī)構(gòu)變動(dòng)和職工調(diào)動(dòng)、離崗時(shí)留在部門(mén)或個(gè)人手中的文件材料隨時(shí)歸檔,。
（13）公司產(chǎn)權(quán)變動(dòng)過(guò)程中形成的文件材料隨時(shí)歸檔,。
3.14檔案查（借）閱制度
檔案借閱是行政部的日常業(yè)務(wù)工作，是檔案更好地為生產(chǎn)提供利用服務(wù)的基本形式,，為做好檔案管理工作,，特制訂如下制度：
（1）凡本公司有關(guān)人員，因工作需要借閱檔案者,，一般只允許在行政部閱檔室查閱,。查閱內(nèi)容根據(jù)檔案密級(jí)程度，取得相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)簽字,，同時(shí)做登記,。
（2）本公司有關(guān)人員如有實(shí)際情況必須借出者,，須辦理相關(guān)手續(xù)，超過(guò)兩天以上歸還者,，須經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)簽字,。但要如期歸還。
（3）借閱檔案者應(yīng)愛(ài)護(hù)檔案,，確保檔案的完整性,，不得擅自涂改、勾畫(huà),、剪裁,、抽取、拆散或損毀,。借閱檔案交還時(shí),，須當(dāng)面查看清楚，如發(fā)現(xiàn)遺失或損壞,，應(yīng)及時(shí)反映給主管領(lǐng)導(dǎo),。
（4）外單位借閱檔案者，須持單位介紹信,，且經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后方可借閱,，只限在本室查閱，一律不外借,，且抄摘內(nèi)容也須經(jīng)總經(jīng)理同意審核后方能帶出,。
（5）凡屬不成熟的現(xiàn)行技術(shù)資料及保密文件一律不外借。
3.15檔案的保密制度
（1）凡屬密級(jí)檔案,，必須正確地標(biāo)明密級(jí),，并妥善存放。
（2）非綜合行政部人員不得隨便進(jìn)入行政部,，行政部門(mén)窗及箱柜應(yīng)及時(shí)關(guān)鎖,。
（3）全體職工對(duì)密級(jí)檔案、文件,、資料均須嚴(yán)格執(zhí)行企業(yè)保密規(guī)定,，不失密。否則應(yīng)追究責(zé)任,。
（4）凡查閱密級(jí)檔案,，均須辦理審批和借閱手續(xù)，一般只允許在閱檔室查閱,，不得帶出或復(fù)制,，確屬需要者須辦理相關(guān)手續(xù)。
（5）查閱人員對(duì)檔案內(nèi)容承擔(dān)保密義務(wù),，違反規(guī)定造成后果者必須追究責(zé)任,。
（6）檔案人員要忠于職守,，認(rèn)真執(zhí)行各項(xiàng)保密制度。
（7）定期對(duì)保密檔案保管情況進(jìn)行檢查,，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理,。
3.16行政部管理制度
（1）檔案存入檢查：
1）檔案出入行政部要清點(diǎn)、登記,。
2）定期對(duì)檔案保管狀況進(jìn)行全面檢查,，做好記錄,，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題要采取積極有效措施,，保證檔案的安全。
（2）行政部管理：
1）行政部未經(jīng)許可,，外來(lái)人員不得擅自進(jìn)入,。
2）檔案柜、卷排列科學(xué),、合理,、整齊、美觀,，便于調(diào)卷,。
3）行政部門(mén)窗須安裝窗簾，行政部?jī)?nèi)采用白熾燈且照度不超過(guò)100lx,。
4）避免光線直射檔案,，更不能在烈日下曝曬檔案。防止有害生物對(duì)檔案的危害,。
5）行政部嚴(yán)禁堆放食品和易燃易爆物,，必須配備適合檔案用的消防器材并禁止吸煙，定期檢查,，杜絕一切發(fā)生火災(zāi)的可能,。
8）行政部須做到八防：防火、防盜,、防光,、防有害氣體、防潮,、防濕,、防蟲(chóng)、防塵,。
9）做好檔案接收,、移交、保管,、鑒定,、利用各檔案構(gòu)成情況的準(zhǔn)確,、及時(shí)、科學(xué)的統(tǒng)計(jì)工作,。
10）建立健全檔案的接收,、移交、庫(kù)藏,、保管,、利用和鑒定銷(xiāo)毀等統(tǒng)計(jì)臺(tái)帳。
3.17檔案鑒定,、銷(xiāo)毀制度
（1）根據(jù)《檔案法》中的相關(guān)規(guī)定,，編制本企業(yè)的檔案保管期限表。其中會(huì)計(jì)檔案見(jiàn)會(huì)計(jì)檔案保存期限表,。
（2）保管期限分永久,、長(zhǎng)期、短期三種,。介于兩種保管期限,，保管期限從長(zhǎng)。
（3）從檔案的內(nèi)容,、來(lái)源,、時(shí)間,、可靠程度,、名稱(chēng)等方面監(jiān)別檔案的價(jià)值,。
（4）檔案通過(guò)鑒定，要求保管期準(zhǔn)確,，案卷質(zhì)量達(dá)到規(guī)定標(biāo)準(zhǔn),。如果鑒定中發(fā)現(xiàn)檔案不準(zhǔn)確，不完整,，應(yīng)及時(shí)責(zé)成有關(guān)部門(mén)修改,、補(bǔ)充。
（5）銷(xiāo)毀檔案必須嚴(yán)格掌握,，慎重從事,。銷(xiāo)毀前要造具清冊(cè)、提出銷(xiāo)毀報(bào)告報(bào)總經(jīng)理審批,。銷(xiāo)毀檔案時(shí)要嚴(yán)格執(zhí)行保密規(guī)定,，由鑒定小組指定人員會(huì)同保密、保衛(wèi)人員銷(xiāo)毀或監(jiān)銷(xiāo),，防止失密,。檔案銷(xiāo)毀時(shí)要有二人以上監(jiān)銷(xiāo)，并在清冊(cè)上簽字。
3.18檔案工作人員崗位職責(zé)
（1）認(rèn)真學(xué)習(xí)貫徹執(zhí)行《檔案法》和檔案工作的方針,、政策,，堅(jiān)持以法治檔，忠于職守,，全心全意為本部門(mén)各項(xiàng)工作做好服務(wù),。
（2）負(fù)責(zé)管理本部門(mén)的檔案，做好各門(mén)類(lèi),、各種載體檔案的接收,、收集、登記,、整理,、編目、保管,、借閱,。
（3）積極做好檔案的服務(wù)利用工作,，編制必要的檢索工具和參考資料,，及時(shí)準(zhǔn)確地提供利用。
（4）做好檔案的“八防”工作,，確保檔案的完整與安全,。
（5）嚴(yán)格遵守“保密制度”工作，未經(jīng)批準(zhǔn),，不得擅自擴(kuò)大檔案的借閱范圍,，不得泄露檔案的保密內(nèi)容。
（6）負(fù)責(zé)對(duì)本部門(mén)檔案工作進(jìn)行監(jiān)督,、檢查和指導(dǎo),。
公司文件資料管理制度篇十一
防止在服務(wù)過(guò)程中因公用設(shè)施和服務(wù)過(guò)程無(wú)標(biāo)識(shí)或標(biāo)識(shí)不當(dāng)導(dǎo)致各類(lèi)不合格的發(fā)生。
適用于公司各部門(mén)的日常工作,。
3.1總經(jīng)理或授權(quán)人負(fù)責(zé)公用設(shè)施,、倉(cāng)庫(kù)內(nèi)物資、重要,、危險(xiǎn)部位及其他服務(wù)過(guò)程標(biāo)識(shí)的監(jiān)察,。
3.2部門(mén)主管和崗位責(zé)任人負(fù)責(zé)標(biāo)識(shí)的安裝和檢查。
4.1公用設(shè)施的標(biāo)識(shí)
4.1.1機(jī)電設(shè)備按各設(shè)備名稱(chēng),、設(shè)備責(zé)任人標(biāo)識(shí),標(biāo)識(shí)牌掛(貼)在設(shè)備顯眼部位,。
4.1.2消防通道出入口、消防設(shè)施處設(shè)置相應(yīng)消防標(biāo)識(shí),。
4.1.3配電室,、水泵房、泳池機(jī)房、監(jiān)控中心,、倉(cāng)庫(kù),、辦公室、公共衛(wèi)生間等部位在出入口上方或門(mén)上貼上有部門(mén)名稱(chēng)的標(biāo)識(shí),。
4.1.4所有設(shè)備間出入門(mén)上應(yīng)有'機(jī)房重地,非請(qǐng)勿進(jìn)'的標(biāo)識(shí),。
4.1.5所有閥門(mén)上應(yīng)作上標(biāo)識(shí)以確認(rèn)閥門(mén)開(kāi)閉狀態(tài)。
4.1.6倉(cāng)庫(kù)內(nèi)的物資名稱(chēng)和用途需掛貼于貨架或物資上,并在庫(kù)房門(mén)上貼'嚴(yán)禁煙火'的告示牌,。
4.1.7樓層的標(biāo)識(shí)貼于本樓層的顯著位置,。
4.1.8在進(jìn)天臺(tái)的通道上應(yīng)有'天臺(tái)重地,非請(qǐng)勿進(jìn)'的`標(biāo)識(shí)。
4.1.9變壓器和高壓環(huán)網(wǎng)柜上掛'高壓危險(xiǎn),請(qǐng)勿靠近'告示牌,。
4.1.10游泳池必須標(biāo)明水的深度,。
4.1.11天臺(tái)顯眼部位應(yīng)掛貼'高空拋物,手下留人'等字樣的警示牌。
4.2服務(wù)過(guò)程的標(biāo)識(shí)
4.2.1高空作業(yè)時(shí),在危險(xiǎn)區(qū)域周邊用警戒帶圈出警戒區(qū)域,對(duì)區(qū)域內(nèi)的財(cái)產(chǎn)要做好防護(hù)措施,并放置有'危險(xiǎn)勿進(jìn)','高空作業(yè),注意安全'等字樣的告示牌,。
4.2.2配電設(shè)備維修時(shí),必須在開(kāi)關(guān)上掛'有人工作,禁止合閘'的告示牌,。
4.2.3清洗辦公室及其他較光滑位置的地面或天氣潮濕時(shí),應(yīng)在顯眼部位放置'小心地滑'的告示牌。
4.2.4在公共場(chǎng)所刷油漆時(shí),如果油漆未干而現(xiàn)場(chǎng)又無(wú)工作人員時(shí),應(yīng)在顯眼位置放置'油漆未干'告示牌,。
4.2.5泳池,、兒童娛樂(lè)設(shè)施、會(huì)所等設(shè)施暫停開(kāi)放期間,在顯眼部位掛放'暫停使用'告示牌,清潔時(shí)掛放'清潔中'字樣的標(biāo)識(shí),。
4.2.6維修公共衛(wèi)生間設(shè)施時(shí),應(yīng)放置'維修中'或'停用'字樣的告示牌,。
4.2.7樓內(nèi)保潔員在進(jìn)行樓梯道、樓層保潔工作時(shí),應(yīng)在單元防盜門(mén)或明顯位置懸掛'此區(qū)域在清潔中'字樣的標(biāo)識(shí),。
4.2.8對(duì)于其他有追溯性要求的服務(wù)過(guò)程(如一些清潔,、保安、設(shè)備維護(hù)服務(wù))標(biāo)識(shí),應(yīng)通過(guò)制定明確的服務(wù)規(guī)范和做好質(zhì)量記錄予以實(shí)現(xiàn),。
4.3標(biāo)識(shí)的管理
4.3.1各部門(mén)自行制作的標(biāo)識(shí),必須嚴(yán)格參照公司ci手冊(cè)標(biāo)識(shí)所規(guī)范的樣式,所有ci手冊(cè)所規(guī)范的標(biāo)識(shí),部門(mén)必須嚴(yán)格執(zhí)行,。
4.3.2各部門(mén)如需設(shè)置中英文對(duì)照標(biāo)識(shí),需將中文及譯文內(nèi)容報(bào)品質(zhì)主管審批。
4.3.3如發(fā)現(xiàn)標(biāo)識(shí)已經(jīng)被污染,、涂抹,、撕毀、破損或已失去標(biāo)識(shí)意義,應(yīng)及時(shí)更換,、替補(bǔ)或撤消,。
4.3.4當(dāng)設(shè)置標(biāo)識(shí)的位置需要更改或撤銷(xiāo)標(biāo)識(shí)時(shí),必須經(jīng)總經(jīng)理或授權(quán)品質(zhì)主管同意后方可執(zhí)行。
《ci標(biāo)識(shí)手冊(cè)》
公司文件資料管理制度篇十二
文件管理內(nèi)容主要包括外部來(lái)函,、電郵,、資料和本公司內(nèi)部上報(bào)下發(fā)的各種文件、資料,。按照統(tǒng)一收發(fā)集中管理的原則自即日起本公司各類(lèi)文件外來(lái)和內(nèi)發(fā)統(tǒng)一由總經(jīng)辦歸口管理
1.公司所有文件(除董事長(zhǎng),、總經(jīng)理訂啟的外)均由總經(jīng)辦專(zhuān)人登記簽收、拆封。在簽收和拆封時(shí),，需注意檢查封口,，對(duì)開(kāi)口和郵票撕毀函件應(yīng)查明原因。
2.對(duì)政府部門(mén)發(fā)來(lái)的文件要進(jìn)行文件,、文號(hào),、機(jī)要編號(hào)的核定，如果其中一項(xiàng)不對(duì)口應(yīng)立即報(bào)告上級(jí)部門(mén)并登記差錯(cuò)文件的文號(hào),。
1.文件拆封和簽收后應(yīng)及時(shí)附上“文件處理傳閱單”作分類(lèi)登記編號(hào),、保管。
2.本公司外出人員開(kāi)會(huì)帶回的文件及資料應(yīng)及時(shí)送交總經(jīng)辦進(jìn)行登記編號(hào)保管,，不得個(gè)人保存,，如職工工作需要借閱的可復(fù)印或借用。
1.凡正式文件均需由總經(jīng)辦主任或行政主管根據(jù)文件內(nèi)容和性質(zhì)閱簽后由收發(fā)員分送領(lǐng)導(dǎo)和承辦部門(mén)閱辦,，重要文件或急電應(yīng)立刻呈送主管領(lǐng)導(dǎo)或分管領(lǐng)導(dǎo)閱批后分送承辦部門(mén)閱辦,。為避免文件積壓誤事一般應(yīng)在當(dāng)天閱簽完。
2.一般性質(zhì)的函,、電郵,、單據(jù)等可由總經(jīng)辦直接分轉(zhuǎn)處理。如涉及幾個(gè)部門(mén)會(huì)辦的文件應(yīng)同各部門(mén)聯(lián)系后再分轉(zhuǎn)處理,。
3.為加速文件運(yùn)轉(zhuǎn)收發(fā)員應(yīng)在當(dāng)天或第二天將文件送到領(lǐng)導(dǎo)和承辦部門(mén)如關(guān)系到兩個(gè)以上部門(mén)應(yīng)按批示次序依次傳閱最遲不得超過(guò)兩天特殊情況例外,。
1.傳閱文件應(yīng)嚴(yán)格遵守傳閱范圍和保密規(guī)定,，不得將有密級(jí)的文件帶回家,、宿舍和公共場(chǎng)所，也不得將文件轉(zhuǎn)借其他人閱看,。對(duì)尚未傳達(dá)的文件不得向外泄露內(nèi)容,。
2.閱讀文件應(yīng)抓緊時(shí)間當(dāng)天閱完后應(yīng)在下班前將文件交收發(fā)員，閱批文件一般不得超過(guò)兩天閱后應(yīng)簽名以示負(fù)責(zé),。如有領(lǐng)導(dǎo)“批示”,、“擬辦意見(jiàn)”總經(jīng)辦應(yīng)責(zé)成有關(guān)部門(mén)和人員按文件所提要求和領(lǐng)導(dǎo)批示辦理有關(guān)事宜。
3.閱文時(shí)不得抄錄全文,，不得任意取走文件夾內(nèi)任何文件及附件如確系工作需要要辦理借閱手續(xù)以防止丟失泄密,。 4.文件閱完后應(yīng)交收發(fā)員切忌橫傳。
5.總經(jīng)辦對(duì)文件負(fù)有催辦檢查督促的責(zé)任,，承辦部門(mén)接到文件,、函電應(yīng)立即指定專(zhuān)人辦理。不得將文件壓放分散,，如需備查,，應(yīng)按照有關(guān)保密規(guī)定，并征得總經(jīng)辦同意后，予以復(fù)印或摘抄原件應(yīng)及時(shí)歸檔保存,。
6.按照閱文范圍,。一線員工。一般由有關(guān)部門(mén)定期組織學(xué)習(xí)相關(guān)文件,?；蛴煽偨?jīng)辦通知到單位閱文。
1.公司上報(bào)下發(fā)正式文件的權(quán)力分別集中總經(jīng)辦和行政辦公室,。各分公司和部門(mén)一律不得自行向上,、向下發(fā)送正式文件。
2.各下屬公司,、部門(mén)需要向上反映匯報(bào)重要情況或向下安排布置重要工作要求發(fā)文應(yīng)分別向總經(jīng)辦,、行政辦公室提出發(fā)文申請(qǐng)并將文件底稿分別交總經(jīng)辦、行政辦公室審核,?？偨?jīng)辦、行政辦公室同意發(fā)文方可按公司發(fā)文規(guī)定設(shè)置與業(yè)務(wù)分工統(tǒng)一歸口以密×字,、政×字發(fā)文,。各分公司團(tuán)體文件由總經(jīng)辦批轉(zhuǎn)。
3.對(duì)公司影響較大,，涉及多個(gè)以上領(lǐng)導(dǎo)分管范圍的文件,，須經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)班子研究決定后批準(zhǔn)簽發(fā)。其余文件均由主要領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)簽發(fā),。
1.凡是以公司名義,、總經(jīng)辦、行政辦公室名義發(fā)出的文件,、通告,、決定、決議,、請(qǐng)示,、報(bào)告、編寫(xiě)的會(huì)議紀(jì)要和會(huì)議簡(jiǎn)報(bào),，均屬發(fā)文范圍,。
2.總經(jīng)辦、行政辦公室下發(fā)文件主要用于：
(1)公布公司規(guī)章制度
(2)轉(zhuǎn)發(fā)上級(jí)文件或根據(jù)上級(jí)文件精神制訂的文件
(3)公布公司體制機(jī)構(gòu)變動(dòng)或干部任免事項(xiàng)
(4)公布單位重大建設(shè),、技術(shù),、管理、政治工作,、生活福利等工作的決定
(5)發(fā)布相關(guān)獎(jiǎng)懲決定和通報(bào)
(6)其他相關(guān)重大事項(xiàng)
3.總經(jīng)辦,、行政辦公室上行文,、外發(fā)文主要用于：
(1)對(duì)上級(jí)機(jī)關(guān)呈報(bào)、請(qǐng)示報(bào)告,、處理決定
(2)同兄弟公司聯(lián)系有關(guān)重大生產(chǎn),、技術(shù)、人事勞資,、物資供應(yīng),、科研、基建,、管理,、黨群工作等事宜。
4.日常工程,、技術(shù),、管理、建設(shè)工作中有關(guān)圖紙,、技術(shù)文件,、工藝修改、審批工作,、安排部署,、傳達(dá)上級(jí)指示等事項(xiàng)，應(yīng)按有關(guān)制度辦理,，經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后,，由各部門(mén)書(shū)面或口頭自行通知執(zhí)行一般不用發(fā)文。
5.各部門(mén)如會(huì)議所作的決定,，一般都不應(yīng)發(fā)文,，不備查考，可以部門(mén)名義用《工作簡(jiǎn)訊》發(fā)會(huì)議紀(jì)要,。
1.總經(jīng)辦,、行政辦公室同意發(fā)文后，主辦部門(mén)應(yīng)以公司目前方針,、政策和國(guó)家法令，上級(jí)指示或工作實(shí)際需要草擬文件初稿
2.草擬文稿必須從本公司角度出發(fā),，做到情況確實(shí),、觀點(diǎn)鮮明、條理清楚,、層次分明,、文字簡(jiǎn)煉、標(biāo)點(diǎn)符號(hào)正確,、書(shū)寫(xiě)工整,。嚴(yán)禁使用鉛筆,、圓珠筆、紅墨水和彩筆書(shū)寫(xiě)
3.文稿擬就后,，擬搞人應(yīng)填附發(fā)文稿紙首頁(yè),，詳細(xì)寫(xiě)明文件標(biāo)題、發(fā)送范圍,、印刷份數(shù),、擬稿部門(mén)與擬稿人，并簽名,、蓋章,、標(biāo)定日期和密級(jí)
4.總經(jīng)辦應(yīng)根據(jù)董事長(zhǎng)和總經(jīng)理有關(guān)指示精神，相關(guān)文件規(guī)定,，對(duì)文稿進(jìn)行審查和修改,。對(duì)涂改不清、文字錯(cuò)漏嚴(yán)重,、內(nèi)容不妥,、格式不符的文稿應(yīng)退回?cái)M稿部門(mén)重新擬稿
5.經(jīng)總經(jīng)辦審查修改后的文稿，送分管領(lǐng)導(dǎo)核稿對(duì)文稿內(nèi)容,、質(zhì)量負(fù)責(zé)
6.對(duì)審核時(shí)修改較多,，有礙打印和存檔的文稿，應(yīng)由擬搞部門(mén)重新整理寫(xiě)清楚
7.文稿審核總經(jīng)辦簽署后,，按批準(zhǔn)權(quán)限的規(guī)定分別呈送董事長(zhǎng),、總經(jīng)理處審定批準(zhǔn)簽發(fā)
8.經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)簽發(fā)后的文稿交總經(jīng)辦收發(fā)員統(tǒng)一編號(hào)送打字室打印
9.文件打印清樣，應(yīng)由擬稿人校對(duì),，校對(duì)人員應(yīng)在發(fā)文稿上簽名
10.文件打字后,，由總經(jīng)辦派專(zhuān)人按數(shù)印刷，再由收發(fā)員分發(fā)并檢查落實(shí)情況,。
各部門(mén)有關(guān)工作人員因工作需要借閱一般文件,，需經(jīng)本部門(mén)負(fù)責(zé)人同意，對(duì)有密級(jí)的文件須分管領(lǐng)導(dǎo)或總經(jīng)辦主任同意后方可借閱,。
借閱文件應(yīng)嚴(yán)格旅行借閱登記手續(xù),，就地閱看，按時(shí)歸還,。任何人不得將文件帶走或全文抄錄,，不允許拆卷和在文件上勾劃等。
總經(jīng)辦收發(fā)員對(duì)承辦的公文應(yīng)抓緊催辦,，應(yīng)定期對(duì)事情已經(jīng)辦妥的本單位文件和上級(jí)要求限期清退的文件,，進(jìn)行收繳清退工作。一般為月底一小清季末一中清,、年終一總清,。如發(fā)現(xiàn)文件丟失,，必須及時(shí)查明原因和責(zé)任者，并如實(shí)向領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告,。
文件的立卷與歸檔范圍
1.凡下列文件統(tǒng)一分別由總經(jīng)辦收發(fā)員負(fù)責(zé)歸檔
(1)上級(jí)部門(mén)來(lái)文包括上級(jí)對(duì)本部門(mén)報(bào)告,、申請(qǐng)的批復(fù)(2)總經(jīng)辦、行政辦公室發(fā)出的報(bào)告,、指示,、決定、決議,、通報(bào),、紀(jì)要、重要通知,、領(lǐng)導(dǎo)發(fā)言和生產(chǎn)工作的各類(lèi)計(jì)劃統(tǒng)計(jì),、季度、年度報(bào)表等
(3)高層會(huì)議,、行政辦公會(huì)議,、中層干部會(huì)議、全體職工大會(huì)以及各種例會(huì)記錄(4)總經(jīng)理辦公會(huì)議所形成的.報(bào)告,、總結(jié),、決議、發(fā)言,、簡(jiǎn)報(bào),、會(huì)議記錄等(5)有保存價(jià)值的人民來(lái)信來(lái)訪記錄及處理結(jié)果
(6)參加上級(jí)召開(kāi)的各種會(huì)議帶回的文件、資料及本單位在會(huì)上匯報(bào)表言材料等(7)上級(jí)機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)同志來(lái)單位檢查視察工作的報(bào)告,、指示記錄,，以及本單位向上級(jí)進(jìn)行匯報(bào)的提綱和材料
(8)反映本單位生產(chǎn)活動(dòng)、先進(jìn)人物事跡及領(lǐng)導(dǎo)工作等的音,、像攝制品(9)單位日志和大事記
(10)單位向上級(jí)請(qǐng)示批復(fù)的文件及上報(bào)的有關(guān)材料,。
1.文件立卷應(yīng)按照內(nèi)容、名稱(chēng),、時(shí)間順序分門(mén)別類(lèi)地進(jìn)行整理歸檔,。
2.立卷時(shí)要求把文件的批復(fù)、正本,、底稿,、主件、附件收集齊全保持文件,、材料的完整性。
3.要堅(jiān)持平時(shí)立卷與年終立卷歸檔相結(jié)合的原則,。重要工作,、重要會(huì)議形成的文件材料要及時(shí)立卷歸檔,。
4.上年度形成的文件材料，要求在下年度7月份以前整理完,。
1,、對(duì)于多余、重復(fù),、過(guò)時(shí)和無(wú)保存價(jià)值的文件,，總經(jīng)辦應(yīng)定期清理造冊(cè)，并按上級(jí)有關(guān)規(guī)定辦理申請(qǐng)銷(xiāo)毀手續(xù),。
2,、經(jīng)審核同意銷(xiāo)毀的文件，應(yīng)在總經(jīng)辦收發(fā)員文書(shū)和正副主任以及分管領(lǐng)導(dǎo)的共同監(jiān)督下銷(xiāo)毀,。
公司文件資料管理制度篇十三
為減少發(fā)文數(shù)量,提高辦文速度和發(fā)文質(zhì)量,充分發(fā)揮文件在各項(xiàng)工作中的指導(dǎo)作用,特制訂本制度,。
內(nèi)容主要包括:上級(jí)函、電,、來(lái)文,同級(jí)函,、電、來(lái)文,本公司上報(bào)下發(fā)的各種文件,、資料,。按照分工的原則,全公司各類(lèi)文件由辦公室歸口管理。
1,、公文的簽收凡來(lái)公司公啟文件(除公司領(lǐng)導(dǎo)訂啟的外)均由收發(fā)員登記簽收后分別交辦公室文書(shū)拆封,。在簽收和拆封時(shí),收發(fā)員和辦公室文書(shū)要注意檢查封口和郵戳。對(duì)于口和郵票撕毀函件應(yīng)查明原因,對(duì)密件開(kāi)口和國(guó)外信函郵票被撕應(yīng)拒絕簽收,。對(duì)上級(jí)機(jī)要部門(mén)發(fā)來(lái)的文件,要進(jìn)行信封,、文件、文號(hào),、機(jī)要編號(hào)的“四對(duì)口”核定,如果其中一項(xiàng)不對(duì)口,應(yīng)立即報(bào)告上級(jí)機(jī)要部門(mén),并登記差錯(cuò)文件的文號(hào),。
2、公文的編號(hào)保管辦公室文書(shū)對(duì)上級(jí)來(lái)文拆封后應(yīng)及時(shí)附上“文件處理傳閱單”,并分類(lèi)登記編號(hào),、保管,。須由公司承辦或歸檔的公司領(lǐng)導(dǎo)親啟文件,公司領(lǐng)導(dǎo)啟封后,也應(yīng)交辦公室辦理正常手續(xù)。本公司外出人員開(kāi)會(huì)帶回的文件及資料應(yīng)及時(shí)分別送交辦公室文書(shū)進(jìn)行登記編號(hào)保管,不得個(gè)人保存,。
3,、公文的閱批與分轉(zhuǎn)凡正式文件均需分別由辦公室主任(或副主任)根據(jù)文件內(nèi)容和性質(zhì)閱簽后,由辦公室文書(shū)分送承辦部門(mén)閱辦,重要文件應(yīng)呈送公司領(lǐng)導(dǎo)(或分管領(lǐng)導(dǎo))親自閱批后分送承辦部門(mén)閱辦。為避免文件積壓誤事,一般應(yīng)在當(dāng)天閱簽完,緊急文件要月即辦,。
4,、文件的傳閱與催辦傳閱文件應(yīng)嚴(yán)格遵守傳閱范圍和保密規(guī)定,不得將有密級(jí)的文件帶回家、宿舍或公共場(chǎng)所,也不得將文件轉(zhuǎn)借其他人閱看,。對(duì)尚未傳達(dá)的文件不得向外泄露內(nèi)容,。閱讀文件應(yīng)抓緊時(shí)間,當(dāng)天閱完后應(yīng)在下班前將文件交回辦公室,閱批文件一般不得超過(guò)2天,閱后應(yīng)簽名以示負(fù)責(zé),。如有領(lǐng)導(dǎo)“批示”、“擬辦意見(jiàn)”,辦公室應(yīng)責(zé)成有關(guān)部門(mén)和人員按文件所提要求和領(lǐng)導(dǎo)批示辦理有關(guān)事宜,。閱文時(shí)不得抄錄全文,不得任意取走文件夾內(nèi)任何文件及附件,如確系工作需要,要辦理借閱手續(xù),以防止丟失泄密,。文件閱完后,應(yīng)送交辦公室辦公室文書(shū),切忌橫傳。辦公室辦公室文書(shū)對(duì)文件負(fù)有催辦檢查督促的責(zé)任,承辦部門(mén)接到文件,、函電應(yīng)立即指定專(zhuān)人辦理,。不得將文件壓放分散,如需備查,應(yīng)按照有關(guān)保密規(guī)定,并征得辦公室同意后,予以復(fù)印或摘抄,原件應(yīng)及時(shí)歸檔周轉(zhuǎn)。
1,、發(fā)文的范圍凡是以公司名義發(fā)出的文件,、通知、決定,、決議,、請(qǐng)示、報(bào)告,、編寫(xiě)的會(huì)議紀(jì)要和會(huì)議簡(jiǎn)報(bào),均屬發(fā)文范圍,。
2、公司下發(fā)文件主要用于:公布公司規(guī)章制度;公布公司體制機(jī)構(gòu)變動(dòng)或干部任免事項(xiàng);公布公司性的重大開(kāi)發(fā),、項(xiàng)目,、經(jīng)營(yíng)管理、政治工作,、生活福利等工作的決定;發(fā)布有關(guān)獎(jiǎng)懲決定和通報(bào);其他有關(guān)公司的重大事項(xiàng),。
3、公司上行文,、外發(fā)文主要用于:對(duì)上級(jí)機(jī)關(guān)呈報(bào)工作計(jì)劃,、請(qǐng)示報(bào)告、處理決定;同兄弟單位聯(lián)系有關(guān)公司重大開(kāi)發(fā)項(xiàng)目,、人事勞資,、物資供應(yīng)、科研,、基建,、經(jīng)營(yíng)管理等事宜。在公司日常項(xiàng)目開(kāi)發(fā)和經(jīng)營(yíng)管理中,有關(guān)圖紙,、技術(shù)文件,、工藝修改、審批工作,、安排部署,、傳達(dá)上級(jí)指示等事項(xiàng),應(yīng)按有關(guān)制度辦理,由主管業(yè)務(wù)部門(mén)書(shū)面或口頭通知執(zhí)行,一般不用公司文件發(fā)布。凡各業(yè)務(wù)部門(mén)如開(kāi)專(zhuān)題會(huì)議所作的決定,一般都不應(yīng)發(fā)文,不備查考,可以簡(jiǎn)寫(xiě)名義用《工作簡(jiǎn)訊》發(fā)會(huì)議紀(jì)要。各業(yè)務(wù)部門(mén)與外單位發(fā)生的一般業(yè)務(wù)聯(lián)系,可用各簡(jiǎn)寫(xiě)的名義對(duì)外發(fā)函(應(yīng)各自編號(hào)備查),不用公司名義發(fā)文,。
1,、凡下列文件統(tǒng)一分別由兩辦負(fù)責(zé)歸檔:
①上級(jí)機(jī)關(guān)來(lái)文,包括上級(jí)對(duì)公司報(bào)告,、申請(qǐng)的批復(fù);
②公司發(fā)出的報(bào)告,、指示、決定,、決議,、通報(bào)、紀(jì)要,、重要通知,、工作總結(jié)、領(lǐng)導(dǎo)發(fā)言和生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)工作的種類(lèi)計(jì)劃統(tǒng)計(jì),、季度,、年度報(bào)表等;
③經(jīng)理辦公室各種專(zhuān)業(yè)例會(huì)記錄;
④公司一級(jí)組織召開(kāi)的代表大會(huì)所形成的報(bào)告、總結(jié),、決議,、發(fā)言、簡(jiǎn)報(bào),、會(huì)議記錄等;
⑤有保存價(jià)值的'人民來(lái)信,來(lái)訪記錄及處理結(jié)果;
⑥參加上級(jí)召開(kāi)的各種會(huì)議帶回的文件,、資料及本公司在會(huì)上匯報(bào)發(fā)言材料等;
⑦上級(jí)機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)同志來(lái)公司檢查視察工作的報(bào)告、指示記錄,以及公司向上級(jí)進(jìn)行匯報(bào)的提綱和材料;
⑧反映公司生產(chǎn),、經(jīng)營(yíng)活動(dòng),、先進(jìn)人物事跡及公司領(lǐng)導(dǎo)工作等的音像攝制品;
⑨公司日志和大事記;⑩公司向上級(jí)請(qǐng)求批復(fù)的文件及上報(bào)的有關(guān)材料。
2,、業(yè)務(wù)部門(mén),、各群眾團(tuán)體日常工作中形成的活動(dòng)資料,由各業(yè)務(wù)科室、群眾團(tuán)體負(fù)責(zé)立卷歸檔,。
3,、立卷要求文件立卷應(yīng)按照內(nèi)容、名稱(chēng),、作者,、時(shí)間順序,分門(mén)別類(lèi)地進(jìn)行整理歸檔。立卷時(shí),要求把文件的批復(fù),、正本,、底稿、主件,、附件收集齊全,保持文件,、材料的完整性。要堅(jiān)持平時(shí)立卷與年終立卷歸檔相結(jié)合的原則。重要工作,、重要會(huì)議形成的文件材料,要及時(shí)立卷歸檔,。上年度形成的文件材料,要求在下年度5月份以前整理完。6月份正式向檔案館(室)移交,清單一式兩份(接交單位各留存一份備查),。
4,、文件的銷(xiāo)毀對(duì)于多余、重復(fù),、過(guò)時(shí)和無(wú)保存價(jià)值的文件,公司辦公室應(yīng)定期清理造冊(cè),并按上級(jí)有關(guān)規(guī)定,辦理申請(qǐng)銷(xiāo)毀手續(xù),。
公司文件資料管理制度篇十四
為保證公司文件的完整，便于查找利用,，做好收集,、立卷、保管,、借閱,、統(tǒng)計(jì)、銷(xiāo)毀等工作,，維護(hù)檔案的完整和安全,，特制定本制度。
1,、公司經(jīng)濟(jì)活動(dòng)中與外單位的來(lái)往信件,、合同、協(xié)議,。
2,、會(huì)議文件，包括本公司重要會(huì)議形成的文件,、紀(jì)要,、決定等
3、公司的請(qǐng)示與上級(jí)批復(fù)文件
4,、公司各職能部門(mén)在工作中形成的工作計(jì)劃,、總結(jié)、報(bào)告
5,、公司成立,、合并、撤銷(xiāo),、更改名稱(chēng),、股東會(huì)決議、董事會(huì)決議等相關(guān)文件資料
6,、公司制定的章程,、制度等文件材料
7,、公司營(yíng)業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登記證等重要文件
1,、公司各類(lèi)文件應(yīng)由總經(jīng)理辦公室安排專(zhuān)人保管,。
2、保管人員需根據(jù)文件內(nèi)容及其歷史關(guān)系,，合并整理,，分類(lèi)保存。
3,、檔案保管人員應(yīng)及時(shí)將辦理完畢或經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)人員批存的`文件材料,，收集齊全，加以整理后歸檔,。
4、庫(kù)藏文檔要定期核對(duì),，做到帳物相符,。發(fā)現(xiàn)破損變質(zhì)及時(shí)修補(bǔ)或復(fù)制。
1,、借閱檔案必須先辦理借閱手續(xù),，登記《檔案借閱審批表》由部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字。
2,、借閱的案卷要注意愛(ài)護(hù),，不得丟失、損壞,、涂改,。
3、借出的檔案要注意保密,，不得將檔案帶入私人場(chǎng)所,，不得讓無(wú)關(guān)人員翻閱。
4,、借閱的檔案應(yīng)如期歸還,，如因工作需要到期不能歸還者，要說(shuō)明情況,，辦理續(xù)借手續(xù),。
4、歸還檔案時(shí),，由檔案保管人員當(dāng)面查點(diǎn)清楚,，并在《檔案借閱審批表》上及時(shí)注銷(xiāo)。
5,、凡需借閱,、抄錄絕密級(jí)重要數(shù)據(jù)資料，必須經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，否則一律不準(zhǔn)借閱,、抄錄,、復(fù)印。
經(jīng)確定需銷(xiāo)毀的檔案,，由檔案保管人員編造銷(xiāo)毀清冊(cè),，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)及有關(guān)人員會(huì)審批準(zhǔn)后銷(xiāo)毀。
1,、檔案保管人員要嚴(yán)守機(jī)密,，檔案存放要單獨(dú)設(shè)鎖，無(wú)關(guān)人員不準(zhǔn)接觸,。
2,、不得傳播、議論有關(guān)機(jī)密問(wèn)題,。
3,、檔案資料不準(zhǔn)帶到公共場(chǎng)所。
