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文書檔案管理制度 篇一

1,、文書立卷

每年年初機(jī)關(guān)文書部門或業(yè)務(wù)部門首先要制訂出當(dāng)年可能形成文件的案卷類目，根據(jù)案卷類目做好平時(shí)的文件收集,、分類工作,。在文件收集齊全的基礎(chǔ)上，將文件按以下特征逐項(xiàng)分開,。

①分年度,。將文件按其形成的年度分開。

②分級(jí)別,。將文件按其作者之間的關(guān)系分成上級(jí),、同級(jí)、下級(jí),。對(duì)互相聯(lián)系緊密的文件,，如上級(jí)的批復(fù),、下級(jí)的請(qǐng)示應(yīng)放在一起,。

③分機(jī)構(gòu)。將文件按其產(chǎn)生或承辦部門分開,。

④分問題,。將文件按其內(nèi)容所反映的問題分開。

⑤分期限,。根據(jù)《文書檔案保管期限的規(guī)定》,，將文件按不同的。保管期限分開,。

在文書分類的基礎(chǔ)上,，根據(jù)實(shí)際情況，靈活運(yùn)用文件各特征（問題,、作者,、時(shí)間,、地區(qū)、文件名稱,、文件往來機(jī)關(guān)）,，分別組合成若干個(gè)案卷。擬寫案卷標(biāo)題,，簡明,、確切地反映卷內(nèi)文件的內(nèi)容。案卷正式確定下來后,，根據(jù)卷內(nèi)文件時(shí)間,、重要程序、問題,、作者,、地區(qū)、文件名稱,、文書往來機(jī)關(guān)等具體情況系統(tǒng)排列,。編寫卷內(nèi)文件的頁號(hào)；填寫卷內(nèi)文件目錄和備考表,；拆除檔案文件上的金屬物,，裝訂案卷；填寫案卷封面,，包括案卷標(biāo)題,、卷內(nèi)文件的起止年月、頁數(shù),、件數(shù),、保管期限、案卷編號(hào)等,。

2,、檔案管理

將檔案庫房的檔案柜、架科學(xué)排列編號(hào),。保持庫房內(nèi)外清潔衛(wèi)生,。學(xué)習(xí)和掌握檔案保護(hù)技術(shù)。庫房要有防高溫,、防潮,、防盜、防光,、防塵等安全設(shè)施,，避免灰塵、有害氣體、微生物,、蟲,、鼠等對(duì)檔案的危害。

3,、檔案利用

準(zhǔn)備檢索工具,。編制案卷目錄、全引目錄,、專題文件目錄,、資料卡片、檔案資料存放索引,、匯編有關(guān)文件,、參考資料等，并積極開展檔案史料的編研工作,。查閱,、借閱有關(guān)文件，需經(jīng)秘書長批準(zhǔn),；對(duì)摘抄,、復(fù)制的檔案資料進(jìn)行審核、登記,，然后在摘抄,、復(fù)印件上注明出外、時(shí)間,。借閱檔案,，應(yīng)認(rèn)真填寫借閱登記薄《檔案利用效果登記表》，以便存查,。對(duì)借出的檔案資料要按時(shí)收回入庫,。

4、檔案統(tǒng)計(jì)

建立檔案收進(jìn),、移出登記簿,。準(zhǔn)確編制檔案工作情況統(tǒng)計(jì)年報(bào)，及時(shí)上報(bào)有關(guān)部門,。

5,、檔案鑒定

根據(jù)國家有關(guān)檔案保管期限的規(guī)定,，制定檔案保管期限表,，由檔案部門和有關(guān)業(yè)務(wù)部門的人員組成鑒定小組，定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定,。剔除沒有保存價(jià)值的文件,，對(duì)歸檔文件確定其保管期限。對(duì)保管期限已經(jīng)滿10年的檔案,，移交市檔案館保存,。對(duì)會(huì)議形成的資料,、市政協(xié)大事記、常委會(huì)議記錄等也要立卷,、歸檔,、入館。

文書檔案管理制度 篇二

(一) 文件管理制度

第一條 管理要點(diǎn)

1,、 為使文件管理工作制度化,、規(guī)范化、科學(xué)化,，提高辦文速度和發(fā)文質(zhì)量,，充分發(fā)揮文件在各項(xiàng)工作中的指導(dǎo)作用。

2,、 文件管理的范圍包括：上級(jí)下發(fā)文件,、公司各類制度文件、外部傳真文件,、政策指導(dǎo)類文件,、各類合同文件等。

3,、 制度類文件按照公司文檔統(tǒng)一格式進(jìn)行編寫,，統(tǒng)一頁眉、頁腳,，寫明公司全稱及文件性質(zhì),；正文部分寫明題目、時(shí)間,、發(fā)文部門,、內(nèi)容等信息；措辭規(guī)范,，表達(dá)無歧義,。

4、 根據(jù)文件屬性,、類別,，對(duì)所有文件進(jìn)行編號(hào)，根據(jù)編號(hào)定期歸檔,，做好相應(yīng)的文字記錄,，以備查閱。

第二條 制度規(guī)范

1,、 文件的起草,、收發(fā)、打印、歸檔整理,、借閱銷毀等由辦公室人員負(fù)責(zé)執(zhí)行,。

2、 公司上報(bào)下發(fā)正式文件的權(quán)利主要集中在行政人事部,，各部門一律不得自行向上,、向下發(fā)送正式文件。

3,、 公司對(duì)內(nèi)公開文件由行政人事部負(fù)責(zé)起草和審核,，總經(jīng)理簽發(fā)；各部門需要向下或?qū)ν獍l(fā)文的文件由各部門負(fù)責(zé)起草,，行政人事部負(fù)責(zé)審核,，審核無誤后行政辦公室打印，打印后送回起草部門校對(duì),，校對(duì)無誤方可正式打印,，由總經(jīng)理蓋章，簽發(fā),。

4,、 凡寄至公司的文件、傳真等,，由辦公室簽收并做好相應(yīng)記錄,。

5、 機(jī)密文件由行政人事部主管保管,，辦公室人員對(duì)一般性文件進(jìn)行分類管理,，定期整理并制作相關(guān)報(bào)表提交給部門主管。

6,、 各部門因工作需要可借閱一般性文件,，需嚴(yán)格履行借閱手續(xù)，對(duì)有密級(jí)程度的文件,，需行政人事主管審批,，總經(jīng)理批準(zhǔn)后方可借閱。

7,、 辦公室管理人員對(duì)文件借閱情況進(jìn)行登記,，做好借閱記錄并限期清退。

8,、 按時(shí)間,、內(nèi)容、部門,、名稱等內(nèi)容分門別類進(jìn)行整理,，附件,、批件,、定稿等資料收集完全,，存檔備案。半年一小清,，年終一大清,。

9、 根據(jù)存檔時(shí)間及存檔的必要性對(duì)文件進(jìn)行銷毀,，需上報(bào)行政人事主管簽字批準(zhǔn),，按照文件管理制度進(jìn)行處理。

第三條 文件管理流程設(shè)計(jì)

1,、 內(nèi)部文件管理流程：起草文件→審查編號(hào)→審批,、簽發(fā)→打印文件→下發(fā)文件→文件存檔

2、 外部文件管理流程：外部收文→文件整理→文件存檔→清退→文件存檔→文件銷毀

3,、 借閱流程：提出申請(qǐng),，辦理手續(xù)→批準(zhǔn)→借閱→清退→文件存檔→文件銷毀

(二) 文書管理制度

第一條 管理要點(diǎn)

1、 為確保文書制發(fā),、處理,、管理工作順利進(jìn)行，保證公司內(nèi)部資料的安全性,、完整性,，促進(jìn)與提高組織管理工作的效率，充分發(fā)揮文書在各項(xiàng)工作中的指導(dǎo)作用,。

2,、 文書管理范圍包括：一般性文書（通知、公告,、提案意見,、會(huì)議紀(jì)要、總結(jié)匯編）,、行政人事部發(fā)文文書（學(xué)習(xí)資料,、各類簡報(bào)）、宣傳資料,、各類應(yīng)存檔的圖表,、其他有關(guān)公司的重大事項(xiàng)文書資料。

3,、 除通知外,，一般性文書沒有固定的格式，但必須標(biāo)有頁眉頁腳,，文本內(nèi)容可根據(jù)文書具體內(nèi)容進(jìn)行調(diào)整,。

4,、 根據(jù)文書性質(zhì)進(jìn)行編號(hào)整理，定期對(duì)文書進(jìn)行歸檔整理,，保持紙質(zhì)文檔與電子文檔的同步更新,。

第二條 制度規(guī)范

1、 根據(jù)公司實(shí)際需要及上級(jí)安排,，起草編寫內(nèi)部公開文書,，張貼公示學(xué)習(xí)。

2,、 按照文書管理范圍,，行政人事部的發(fā)文根據(jù)需要填寫《發(fā)文簿》，所有文書原稿均由行政人事部分類存檔備查,。

3,、 行政辦公室發(fā)出的學(xué)習(xí)文書，需附上學(xué)習(xí)進(jìn)度表,；閱讀者需認(rèn)真學(xué)習(xí)并簽名備注,。

4、 按時(shí)間,、內(nèi)容等降序排列,，整理歸檔，堅(jiān)持平時(shí)歸檔與年終歸檔相結(jié)合,，對(duì)照編號(hào)列出整理清單,。

5、 根據(jù)文書的時(shí)效性和保存的價(jià)值性,，對(duì)文書進(jìn)行整理銷毀,；須上級(jí)審批同意，方可銷毀,。

6,、 辦公室負(fù)責(zé)人為第一責(zé)任人，若發(fā)現(xiàn)文書丟失,，辦公室人員必須查明原因,，如實(shí)向主管部門報(bào)告，若未查明原因,，則由辦公室負(fù)責(zé)承擔(dān),。

7、 違反以上規(guī)定者按照相關(guān)規(guī)定予以懲處,。

第三條 流程設(shè)計(jì)

起草文書→填寫《發(fā)文簿》（需要時(shí)）→張貼→存檔→更新目錄（紙質(zhì)檔與電子檔）→借閱→清退→審批→銷毀

(三) 檔案管理制度

第一條 管理要點(diǎn)

1,、 為了維護(hù)檔案的真實(shí)性和可查閱性，使檔案管理更科學(xué),、更專業(yè),，及時(shí)分類,、整理、編輯,、傳遞文書資料,，提高檔案管理質(zhì)量與效率。

2,、 檔案管理范圍：公司各類證照及各類文件,、文書資料,、其他應(yīng)存檔的信息資料,。

3、 根據(jù)文書整理和文件整理編號(hào),，對(duì)對(duì)應(yīng)資料進(jìn)行相應(yīng)的歸檔,、整理、備注,，并存入專門的檔案文件柜保管,。

第二條 制度規(guī)范

1、 應(yīng)歸檔的文件,、材料由辦公室人員負(fù)責(zé)收集,，份數(shù)齊全，包括附件,、批復(fù),、定稿等。

2,、 所有歸檔文書材料經(jīng)過初步整理,，根據(jù)時(shí)間先后順序再按同一項(xiàng)目文書材料集中整理，并貼上標(biāo)簽,。

3,、 堅(jiān)持平時(shí)歸檔與年終歸檔、定期歸檔與不定期歸檔結(jié)合,，對(duì)照編目,，列出清單。

4,、 各部門需借閱相關(guān)檔案,，須由行政人事部主管簽字，審核通過后方可借閱,，不得抄錄,、復(fù)制或借出。

5,、 檔案管理人員必須遵守保密規(guī)定,，履行保密手續(xù),，特別是員工個(gè)人信息、公司圖片等主要資料的保管,，確保檔案安全與完整,。

6、 檔案接收,、移交,，必須根據(jù)檔案管理制度嚴(yán)格做好記錄。

第三條 流程設(shè)計(jì)

根據(jù)文件,、文書目錄整理需要?dú)w檔的檔案→排序整理,，編制編目→存檔→借閱→清退

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