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文書檔案新規(guī)則篇1

1、文書立卷

每年年初機關(guān)文書部門或業(yè)務(wù)部門首先要制訂出當(dāng)年可能形成文件的案卷類目,，根據(jù)案卷類目做好平時的文件收集,、分類工作。在文件收集齊全的基礎(chǔ)上,，將文件按以下特征逐項分開。

①分年度,。將文件按其形成的年度分開,。

②分級別。將文件按其作者之間的關(guān)系分成上級,、同級,、下級。對互相聯(lián)系緊密的文件,，如上級的批復(fù),、下級的請示應(yīng)放在一起。

③分機構(gòu),。將文件按其產(chǎn)生或承辦部門分開,。

④分問題。將文件按其內(nèi)容所反映的問題分開,。

⑤分期限,。根據(jù)《文書檔案保管期限的規(guī)定》，將文件按不同的,。保管期限分開,。

在文書分類的基礎(chǔ)上，根據(jù)實際情況,，靈活運用文件各特征（問題,、作者、時間,、地區(qū),、文件名稱、文件往來機關(guān)）,，分別組合成若干個案卷,。擬寫案卷標(biāo)題,，簡明、確切地反映卷內(nèi)文件的內(nèi)容,。案卷正式確定下來后,，根據(jù)卷內(nèi)文件時間、重要程序,、問題,、作者、地區(qū),、文件名稱,、文書往來機關(guān)等具體情況系統(tǒng)排列。編寫卷內(nèi)文件的頁號,；填寫卷內(nèi)文件目錄和備考表,；拆除檔案文件上的金屬物，裝訂案卷,；填寫案卷封面,，包括案卷標(biāo)題、卷內(nèi)文件的起止年月,、頁數(shù),、件數(shù)、保管期限,、案卷編號等,。

2、檔案管理

將檔案庫房的檔案柜,、架科學(xué)排列編號,。保持庫房內(nèi)外清潔衛(wèi)生。學(xué)習(xí)和掌握檔案保護技術(shù),。庫房要有防高溫,、防潮、防盜,、防光,、防塵等安全設(shè)施，避免灰塵,、有害氣體,、微生物、蟲,、鼠等對檔案的危害,。

3、檔案利用

準(zhǔn)備檢索工具。編制案卷目錄,、全引目錄,、專題文件目錄、資料卡片,、檔案資料存放索引,、匯編有關(guān)文件、參考資料等,，并積極開展檔案史料的編研工作,。查閱、借閱有關(guān)文件,，需經(jīng)秘書長批準(zhǔn),；對摘抄、復(fù)制的檔案資料進行審核,、登記,，然后在摘抄、復(fù)印件上注明出外,、時間,。借閱檔案，應(yīng)認(rèn)真填寫借閱登記薄《檔案利用效果登記表》,，以便存查。對借出的檔案資料要按時收回入庫,。

4,、檔案統(tǒng)計

建立檔案收進、移出登記簿,。準(zhǔn)確編制檔案工作情況統(tǒng)計年報,，及時上報有關(guān)部門。

5,、檔案鑒定

根據(jù)國家有關(guān)檔案保管期限的規(guī)定,，制定檔案保管期限表，由檔案部門和有關(guān)業(yè)務(wù)部門的人員組成鑒定小組,，定期對檔案進行鑒定,。剔除沒有保存價值的文件，對歸檔文件確定其保管期限,。對保管期限已經(jīng)滿10年的檔案,，移交市檔案館保存。對會議形成的資料,、市政協(xié)大事記,、常委會議記錄等也要立卷、歸檔,、入館,。

文書檔案新規(guī)則篇2

(一) 文件管理制度

第一條 管理要點

1,、 為使文件管理工作制度化、規(guī)范化,、科學(xué)化,，提高辦文速度和發(fā)文質(zhì)量，充分發(fā)揮文件在各項工作中的指導(dǎo)作用,。

2,、 文件管理的范圍包括：上級下發(fā)文件、公司各類制度文件,、外部傳真文件,、政策指導(dǎo)類文件、各類合同文件等,。

3,、 制度類文件按照公司文檔統(tǒng)一格式進行編寫，統(tǒng)一頁眉,、頁腳,，寫明公司全稱及文件性質(zhì)；正文部分寫明題目,、時間,、發(fā)文部門、內(nèi)容等信息,；措辭規(guī)范,，表達(dá)無歧義。

4,、 根據(jù)文件屬性,、類別，對所有文件進行編號,，根據(jù)編號定期歸檔,，做好相應(yīng)的文字記錄，以備查閱,。

第二條 制度規(guī)范

1,、 文件的起草、收發(fā),、打印,、歸檔整理、借閱銷毀等由辦公室人員負(fù)責(zé)執(zhí)行,。

2,、 公司上報下發(fā)正式文件的權(quán)利主要集中在行政人事部，各部門一律不得自行向上、向下發(fā)送正式文件,。

3,、 公司對內(nèi)公開文件由行政人事部負(fù)責(zé)起草和審核，總經(jīng)理簽發(fā),；各部門需要向下或?qū)ν獍l(fā)文的文件由各部門負(fù)責(zé)起草,，行政人事部負(fù)責(zé)審核，審核無誤后行政辦公室打印,，打印后送回起草部門校對,，校對無誤方可正式打印，由總經(jīng)理蓋章,，簽發(fā),。

4、 凡寄至公司的文件,、傳真等,，由辦公室簽收并做好相應(yīng)記錄。

5,、 機密文件由行政人事部主管保管,，辦公室人員對一般性文件進行分類管理，定期整理并制作相關(guān)報表提交給部門主管,。

6,、 各部門因工作需要可借閱一般性文件，需嚴(yán)格履行借閱手續(xù),，對有密級程度的文件,，需行政人事主管審批，總經(jīng)理批準(zhǔn)后方可借閱,。

7、 辦公室管理人員對文件借閱情況進行登記,，做好借閱記錄并限期清退,。

8、 按時間,、內(nèi)容,、部門、名稱等內(nèi)容分門別類進行整理,，附件,、批件、定稿等資料收集完全,，存檔備案,。半年一小清，年終一大清。

9,、 根據(jù)存檔時間及存檔的必要性對文件進行銷毀,，需上報行政人事主管簽字批準(zhǔn)，按照文件管理制度進行處理,。

第三條 文件管理流程設(shè)計

1,、 內(nèi)部文件管理流程：起草文件→審查編號→審批、簽發(fā)→打印文件→下發(fā)文件→文件存檔

2,、 外部文件管理流程：外部收文→文件整理→文件存檔→清退→文件存檔→文件銷毀

3,、 借閱流程：提出申請，辦理手續(xù)→批準(zhǔn)→借閱→清退→文件存檔→文件銷毀

(二) 文書管理制度

第一條 管理要點

1,、 為確保文書制發(fā),、處理、管理工作順利進行,，保證公司內(nèi)部資料的安全性,、完整性，促進與提高組織管理工作的效率,，充分發(fā)揮文書在各項工作中的指導(dǎo)作用,。

2、 文書管理范圍包括：一般性文書（通知,、公告,、提案意見、會議紀(jì)要,、總結(jié)匯編）,、行政人事部發(fā)文文書（學(xué)習(xí)資料、各類簡報）,、宣傳資料,、各類應(yīng)存檔的圖表、其他有關(guān)公司的重大事項文書資料,。

3,、 除通知外，一般性文書沒有固定的格式,，但必須標(biāo)有頁眉頁腳,，文本內(nèi)容可根據(jù)文書具體內(nèi)容進行調(diào)整。

4,、 根據(jù)文書性質(zhì)進行編號整理,，定期對文書進行歸檔整理，保持紙質(zhì)文檔與電子文檔的同步更新,。

第二條 制度規(guī)范

1,、 根據(jù)公司實際需要及上級安排,，起草編寫內(nèi)部公開文書，張貼公示學(xué)習(xí),。

2,、 按照文書管理范圍，行政人事部的發(fā)文根據(jù)需要填寫《發(fā)文簿》,，所有文書原稿均由行政人事部分類存檔備查,。

3、 行政辦公室發(fā)出的學(xué)習(xí)文書,，需附上學(xué)習(xí)進度表,；閱讀者需認(rèn)真學(xué)習(xí)并簽名備注。

4,、 按時間,、內(nèi)容等降序排列，整理歸檔,，堅持平時歸檔與年終歸檔相結(jié)合,，對照編號列出整理清單。

5,、 根據(jù)文書的時效性和保存的價值性,，對文書進行整理銷毀；須上級審批同意,，方可銷毀,。

6、 辦公室負(fù)責(zé)人為第一責(zé)任人,，若發(fā)現(xiàn)文書丟失,，辦公室人員必須查明原因，如實向主管部門報告,，若未查明原因,，則由辦公室負(fù)責(zé)承擔(dān)。

7,、 違反以上規(guī)定者按照相關(guān)規(guī)定予以懲處,。

第三條 流程設(shè)計

起草文書→填寫《發(fā)文簿》（需要時）→張貼→存檔→更新目錄（紙質(zhì)檔與電子檔）→借閱→清退→審批→銷毀

(三) 檔案管理制度

第一條 管理要點

1、 為了維護檔案的真實性和可查閱性,，使檔案管理更科學(xué)、更專業(yè),，及時分類,、整理、編輯,、傳遞文書資料,，提高檔案管理質(zhì)量與效率,。

2、 檔案管理范圍：公司各類證照及各類文件,、文書資料,、其他應(yīng)存檔的信息資料。

3,、 根據(jù)文書整理和文件整理編號,，對對應(yīng)資料進行相應(yīng)的歸檔、整理,、備注,，并存入專門的檔案文件柜保管。

第二條 制度規(guī)范

1,、 應(yīng)歸檔的文件,、材料由辦公室人員負(fù)責(zé)收集，份數(shù)齊全,，包括附件,、批復(fù)、定稿等,。

2,、 所有歸檔文書材料經(jīng)過初步整理，根據(jù)時間先后順序再按同一項目文書材料集中整理,，并貼上標(biāo)簽,。

3、 堅持平時歸檔與年終歸檔,、定期歸檔與不定期歸檔結(jié)合,，對照編目，列出清單,。

4,、 各部門需借閱相關(guān)檔案，須由行政人事部主管簽字,，審核通過后方可借閱,，不得抄錄、復(fù)制或借出,。

5,、 檔案管理人員必須遵守保密規(guī)定，履行保密手續(xù),，特別是員工個人信息,、公司圖片等主要資料的保管，確保檔案安全與完整,。

6,、 檔案接收,、移交，必須根據(jù)檔案管理制度嚴(yán)格做好記錄,。

第三條 流程設(shè)計

根據(jù)文件,、文書目錄整理需要歸檔的檔案→排序整理，編制編目→存檔→借閱→清退