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辦公室副主任角色定位(5篇)

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辦公室副主任角色定位(5篇)
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辦公室副主任角色定位篇一

發(fā)布日期:2006-03-27

韓玲

在打造現(xiàn)代農(nóng)發(fā)行的今天,,作為承上啟下,、溝通內(nèi)外、協(xié)調(diào)左右,,承擔(dān)“中心樞紐”的辦公室工作,,顯得尤為重要。為適應(yīng)新形勢,、新任務(wù)的要求,,進(jìn)一步做好工作,辦公室主任應(yīng)具備以下素質(zhì),。

一,、較高的政治素質(zhì)

具備一定的政治理論水平。在辦公室崗位工作,,必須要有一定的政治理論水平,,才能適應(yīng)辦公室工作的需要。因此,,平時要注重學(xué)習(xí),,理解掌握有關(guān)國家的方針政策,保持清醒的政治頭腦,,才能夠在工作中始終把握正確的政治方向,,保持較高的政治敏銳性。

敬業(yè)精神強(qiáng),。工作認(rèn)真負(fù)責(zé),,勤勤懇懇、任勞任怨,、干一行,、愛一行、專一行,。特別是要有嚴(yán)明的組織紀(jì)律性,吃苦耐勞的優(yōu)良品質(zhì),,雷厲風(fēng)行的工作作風(fēng),。要辦事穩(wěn)妥,處事嚴(yán)謹(jǐn),廉潔自律,,起模范帶頭作用,。

思想活躍。敢于解放思想,,具有實(shí)事求是精神,,接受新生事物快,愛學(xué)習(xí),,愛出點(diǎn)子,,改革和超前意識強(qiáng),在工作中能充分發(fā)揮主觀能動性,,不斷開拓新局面,。

信奉誠實(shí)。做人誠實(shí),、正派,,具有高尚的道德品質(zhì),樸實(shí)的工作作風(fēng),,公正的處事原則,。所謂“高尚”就是樹立正確的世界觀、人生觀和價值觀,,做到堂堂正正做人,,認(rèn)認(rèn)真真做事;所謂“樸實(shí)”就是人的能力有大小,,水平有高低,,只要把勁全使出來,就是一個好同志,;所謂“公正”就是在原則問題上不能糊涂,,慎用權(quán)力,知人善任,,能夠與人團(tuán)結(jié)共事,,而且具有良好的協(xié)調(diào)能力和科學(xué)的工作方法。

二,、一定的業(yè)務(wù)能力

從辦公室的職能來看,,綜合性強(qiáng),事務(wù)繁雜,,擔(dān)負(fù)著機(jī)關(guān)內(nèi)務(wù),、文秘、協(xié)調(diào),、后勤服務(wù)和機(jī)關(guān)管理等多項(xiàng)工作,。辦公室主任必須具備一定的文字和綜合業(yè)務(wù)能力、組織協(xié)調(diào)能力。

具備一定的文字功底和語言表達(dá)能力,。同時,,要熟悉業(yè)務(wù)知識,包括財務(wù)會計(jì),、信貸知識,。

具備很強(qiáng)的協(xié)調(diào)能力。協(xié)調(diào),,是辦公室主任協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行管理的基本職能,,也是一項(xiàng)十分重要而且難度很大的工作。在現(xiàn)行的機(jī)構(gòu)設(shè)置中,,一項(xiàng)工作幾個科室負(fù)責(zé)的現(xiàn)象比較普遍,,你中有我、我中有你,,職責(zé)交錯,、利益相兼。因此,,辦公室主任在協(xié)調(diào)工作時,,要站在全局的高度,正確處理好整體與局部,、局部與局部之間的利益關(guān)系,,在全局利益上達(dá)到協(xié)調(diào)統(tǒng)一。

三,、良好的工作態(tài)度

辦公室是綜合部門,,既要協(xié)調(diào)方方面面,又要服務(wù)上下左右,,具有整體性強(qiáng),、影響大的特點(diǎn),要使辦公室具有戰(zhàn)斗力,,發(fā)揮窗口作用,,辦公室主任必須具備良好的工作態(tài)度。一是忠誠可靠,,潔身端正,。在思想上忠于農(nóng)發(fā)行事業(yè),不折不扣地理解黨的路線,、方針,、政策,樹立全心全意為人民服務(wù)的思想,;在行動上要服從領(lǐng)導(dǎo),,對各項(xiàng)決定應(yīng)認(rèn)真地貫徹執(zhí)行,,不得自行其事,,一旦遇到領(lǐng)導(dǎo)作出的決定不妥或明顯失誤時,,應(yīng)該出以公心,予以提醒,。二是任勞任怨,,勤奮好學(xué)。不論是撰寫材料,,還是協(xié)調(diào)辦事,,都要有強(qiáng)烈的服務(wù)意識,以高度負(fù)責(zé)的態(tài)度,,一絲不茍地做好工作,。同時,要具有不為名,、不為利,、任勞任怨、甘當(dāng)無名英雄的思想品德,,經(jīng)受得起各種誤解,、委曲和挫折。三是團(tuán)結(jié)同志,,寬以待人,。對同志大事講原則,小事講風(fēng)格,,待人寬厚誠懇,,辦事嚴(yán)謹(jǐn)認(rèn)真,使同志之間,、科室之間,、上下級之間團(tuán)結(jié)一心,促進(jìn)機(jī)關(guān)工作的高效運(yùn)轉(zhuǎn),。

辦公室副主任角色定位篇二

辦公室主任角色定位和素質(zhì)修養(yǎng)

辦公室是單位中的綜合部門,,起著承上啟下、溝通協(xié)調(diào)的中樞作用,,是聯(lián)系基層,、聯(lián)系群眾的橋梁和紐帶,也是展示單位形象的窗口,。辦公室工作任務(wù)龐雜,、責(zé)任重大,不僅要參與政務(wù),、處理事務(wù),,還要協(xié)調(diào)關(guān)系,、做好服務(wù)。如何搞好辦公室工作與辦公室主任能力和素質(zhì)密不可分,。

一,、辦公室主任的角色定位

辦公室主任的工作性質(zhì)從根本上說,具有輔助性和服務(wù)性以及協(xié)調(diào)性等多重性的特點(diǎn),。輔助性是側(cè)重于辦公室主任本人的工作責(zé)任和地位而言,;服務(wù)性則側(cè)重于辦公室主任的思想意識、職業(yè)道德,、工作方式,、方法來說的;協(xié)調(diào)性則是辦公室主任對內(nèi)對外,、對上對下的工作關(guān)系,,前兩者相對于領(lǐng)導(dǎo)而言,后者相對于工作職責(zé),,這些工作性質(zhì)決定了辦公室主任的工作特點(diǎn),,這些特點(diǎn)貫穿于辦公室主任工作的始終。就工作而言,,它最突出的特點(diǎn)具有以下多重性,,即:角色的多重性、工作要求的多重性,、工作能力的多重性,。

(一)角色的多重性

所謂角色多重性,是指人們對某種社會地位,、身份和職責(zé)的一種看法,,也是人們對具有特定身份的人的行為期望。這里所說的角色多重性,,主要是指辦公室主任在組織協(xié)調(diào)或群體活動中通過各種工作關(guān)系所體現(xiàn)出的權(quán)利,、義務(wù)規(guī)范和行為模式。辦公室主任相對于單位的領(lǐng)導(dǎo)他既是下級又是參謀助手或者說有時又可充當(dāng)半個秘書角色部門領(lǐng)導(dǎo),、是核心,、是部門凝聚力的主要源泉;相對于本單位的其它部門,,他既是督促落實(shí)領(lǐng)導(dǎo)的各項(xiàng)工作要求的執(zhí)行者,,又是協(xié)調(diào)各部門之間的中介和橋梁;相對于其它單位,,他又是一位迎賓待客的接待者,,并要求做到舉止得體、熱情周到,、不卑不亢的主人風(fēng)范形象,。所有這些也就決定了辦公室主任角色的多重性,。當(dāng)然,在不同的場合,、時間,、事由,其代表的角色也就可能有所不同,。

(二)要求的多重性

辦公室本身是由其屬性所決定的,,而作為辦公室主任所代表的角色也就多重性,。因此,,對主任在工作上的要求與其它部門負(fù)責(zé)人的要求也就不盡相同,這是因其部門的工作性質(zhì)和主任本人的工作職責(zé)所決定的,。辦公室主任的工作要求大體上體現(xiàn)在以下六個方面,,即:被動性與主動性相結(jié)合;經(jīng)常性與突擊性相結(jié)合,;事物性與政務(wù)性相結(jié)合,;領(lǐng)導(dǎo)性與群眾性相結(jié)合;綜合性與專業(yè)性相結(jié)合,;管理性與服務(wù)性相結(jié)合,。這六個方面既是矛盾的統(tǒng)一體,又是職責(zé)與能力的具體要求,。對這些矛盾和職責(zé)都需要辦公室主任去兼顧并處理好,,不能顧此失彼。

(三)能力的多重性

能力的多重性是相對于辦公室主任本人的工作能力而言,,它是由其工作職責(zé)所決定的,。要使辦公室的功能得到較好的發(fā)揮,辦公室主任就必須具備綜合能力的多重性,。例如:對上準(zhǔn)確把握領(lǐng)導(dǎo)意圖的能力,;對下善于運(yùn)籌落實(shí)的能力;對內(nèi)除要有管理能力外,,還要具備對本單位業(yè)務(wù)知識的了解和掌握,;對外還要具備一定的協(xié)調(diào)溝通能力等等。這些能力的多重性要求,,,;相對于辦公室內(nèi)部來說他又是作為辦公室主任應(yīng)該盡可能地集之于一身。只有這樣工作才能運(yùn)籌自如,,得心應(yīng)手,。

二、辦公室主任的素質(zhì)修養(yǎng)

作為單位“大管家”和單位領(lǐng)導(dǎo)“左右手”的辦公室主任,,他的素質(zhì)高低直接影響著辦公室工作乃至整個單位工作的好壞,。另一方面,,受其工作性質(zhì)和特點(diǎn)以及工作職責(zé)等多方面的客觀因素制約,辦公室主任更應(yīng)該提高自身素質(zhì),,加強(qiáng)個人修養(yǎng),,提升業(yè)務(wù)水平,特別是著力提高五個方面的素質(zhì)修養(yǎng),。

(一)政治素質(zhì) 政治素質(zhì)在辦公室主任日常工作中起著極其重要的作用,。辦公室主任只有具備了良好的政治素質(zhì),才能更好地吸引人才,、領(lǐng)導(dǎo)下屬,,才能提高工作的原則性、預(yù)見性,、系統(tǒng)性和創(chuàng)造性,,保證各項(xiàng)工作沿著正確的路線健康發(fā)展,不斷取得成功,。辦公室主任的政治素質(zhì)是諸多素質(zhì)中的核心,,起著決定和主導(dǎo)的作用,它有力地決定和影響著其他素質(zhì)的形成和發(fā)展,,反映綜合素質(zhì)的高低,。

(二)道德品質(zhì)修養(yǎng)

辦公室主任的道德品質(zhì)素質(zhì)除了要遵循一般的道德標(biāo)準(zhǔn)以外,因受其角色定位和思想意識性質(zhì)的決定,,作為部門領(lǐng)導(dǎo)特別是辦公室主任要時刻清楚自己的角色,,擺正自己的位置,把握好言行分寸,,處理好各方面的關(guān)系,。在主觀上要排除個人榮辱,要先人后己,,處處比別人多付出,,無私才能有德。無論是對上或者對下,,都要做到心懷坦蕩,,一視同仁,以身作則,,不斷錘煉人格,。三)心理素質(zhì)

辦公室主任一點(diǎn)要學(xué)會控制自己的情緒,帶頭保持積極向上的精神狀態(tài),。在生活中,,要豁達(dá)開朗樂觀向上,妥善處理人際關(guān)系,,豐富生活情趣,,適時調(diào)整心態(tài),,矯正行為坐標(biāo)。在工作中,,不僅要熱愛自己的工作,,更要努力施展才智,正確對待工作中的矛盾沖突,,把工作著力點(diǎn)放在如何干好,、干出特色上來,力爭做到讓各方面基本滿意,,自己的心態(tài)才踏實(shí),。

(四)工作能力素質(zhì)

在政治素質(zhì)、道德素質(zhì),、心理素質(zhì)等條件等同的情況下,,辦公室主任能力素質(zhì)的高低,直接影響到其他工作效率的高低和工作業(yè)績的好壞,。作為辦公室主任首先要具有當(dāng)好參謀助手的能力,做到思維敏捷,,足智多謀,。其次,在工作中應(yīng)該具備對領(lǐng)導(dǎo)工作意圖的理解能力和妥善處理問題的能力,。在職權(quán)范圍內(nèi)能熟練掌握和運(yùn)用各種規(guī)章制度去抓好工作,,事事想在前,處處做在前,。第三,,還應(yīng)具有綜合協(xié)調(diào)能力,發(fā)揮樞紐和橋梁作用,,努力成為既是智囊型又是管理型的綜合性人才,。第四,辦公室主任還有要具有在各種場合下的應(yīng)酬能力,。對內(nèi)具有親和力,,對外要有協(xié)調(diào)技巧。工作中既有溫和的一面,,又要有處理問題果斷的一面,。

(五)理論知識素質(zhì)

辦公室主任工作涉及范圍極廣,具有很強(qiáng)的整體性和綜合性,。這種工作特點(diǎn)決定了辦公室主任必須具備豐富的知識和較高的文化素質(zhì),。理論知識包括政治理論和業(yè)務(wù)知識以及現(xiàn)代科學(xué)文化技能等。一是政治理論修養(yǎng),。作為一個辦公室主任應(yīng)該對黨和國家的方針,、政策等政治理論有所掌握,;對社會現(xiàn)象的理解和認(rèn)識要比較敏銳和深刻,特別是自己的獨(dú)到見解要上升到一定的理論高度,。二是業(yè)務(wù)素質(zhì)的修養(yǎng),。辦公室主任應(yīng)盡可能地多掌握本工作范圍內(nèi)的業(yè)務(wù)方面的知識,善于積累有關(guān)業(yè)務(wù)方面的工作經(jīng)驗(yàn)和基礎(chǔ)資料,,不斷充實(shí)自己提升業(yè)務(wù)素質(zhì),。三是現(xiàn)代科學(xué)技能素質(zhì)的修養(yǎng)。作為辦公室主任應(yīng)帶頭學(xué)習(xí)和掌握現(xiàn)代科學(xué)知識和技能,,用所掌握的現(xiàn)代科學(xué)理論知識指導(dǎo)工作,,運(yùn)用現(xiàn)代科學(xué)技能提高工作質(zhì)量和工作效率。

三,、辦公室主任如何加強(qiáng)自身修養(yǎng)

(一)善于定位

“定位”是指辦公室主任一定要有清醒的角色意識,,把握好各種角色的轉(zhuǎn)換。對本單位的領(lǐng)導(dǎo),,辦公室主任要時刻注意維護(hù)領(lǐng)導(dǎo)的威信和權(quán)威性,,及時準(zhǔn)確地落實(shí)領(lǐng)導(dǎo)決策,恰到好處地處理好上下級和部門之間的工作關(guān)系,。但要堅(jiān)持原則,,不能怕得罪人,要善意地提出自己的見解,,這是為了有利于工作的開展,。另外,必須有下級服從上級的組織觀念,,要想方設(shè)法支持領(lǐng)導(dǎo)的工作,,協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)做好群眾的思想工作,及時給領(lǐng)導(dǎo)反饋信息,。對于本單位的各股室來說,,辦公室主任應(yīng)當(dāng)是個承上啟下、有威信,、值得信賴的參謀和協(xié)調(diào)者,。如果沒有清醒的角色意識,就不能取得領(lǐng)導(dǎo)的信賴,、群眾的理解與支持和各部門之間的相互配合,,工作上就沒有號召力。同時,,辦公室作為對外交流的窗口,,辦公室主任還應(yīng)妥善處理好對外交往的關(guān)系,維護(hù)好本單位的形象。

(二)善于思考面對千頭萬緒的事務(wù)和各種紛繁復(fù)雜的人際關(guān)系,,辦公室主任遇事時須反應(yīng)靈敏,,同時要冷靜沉著,善于思考,。辦事要三思而后行,,做到慎思、慎言,、慎行,。對于來自四面八方、上下左右,、方方面面的信息,,辦公室主任應(yīng)該是個過濾器,要學(xué)會思考分析,,把有用的信息及時反饋給領(lǐng)導(dǎo)參考,,提供給各部門應(yīng)用。遇到棘手的事,,要養(yǎng)成深入調(diào)查研究的習(xí)慣,,做到有理有據(jù)地處理問題,不能盲目,、簡單地上推下卸,,不加思考、簡單行事或感情用事,。其次,在日常工作上,,除了要完成規(guī)定的工作以外,,要善于動腦筋、敢于創(chuàng)新思路,,提高工作效率,,為領(lǐng)導(dǎo)分憂解勞。只有養(yǎng)成思考的習(xí)慣,,才能在處理問題,、化解矛盾時做到游刃有余,切實(shí)為領(lǐng)導(dǎo)分擔(dān)壓力,,為群眾排憂解難,。

(三)善于學(xué)習(xí)

辦公室主任工作范圍既包括政務(wù),又包括事務(wù),;既有政治上的,,又有文化上的。工作上的綜合性特點(diǎn)決定了辦公室主任要學(xué)習(xí)的東西很多,因此就必須養(yǎng)成善于學(xué)習(xí)的好習(xí)慣,。學(xué)習(xí)的關(guān)鍵在于“善”字上,,因?yàn)槿说木蜁r間是有限的,加上辦公室的工作紛繁復(fù)雜,,因此要學(xué)會利用好“善”字,。一方面要學(xué)會合理利用時間,另一方面要學(xué)會適應(yīng)形勢,,要結(jié)合實(shí)際需要學(xué),。同時,還要充分利用工作上的有利條件,,例如:在擬辦文件時,,要及時對上級政策性和指導(dǎo)性的文件先“飽眼福”認(rèn)真學(xué)習(xí)領(lǐng)會,,不要隨意一覽了之,。只要不斷學(xué)習(xí)和補(bǔ)充新知,調(diào)整自己的知識結(jié)構(gòu),,提高自己的工作能力,,才能遇事不驚,沉著冷靜,,適應(yīng)工作需要,,跟上時代發(fā)展的步伐,為領(lǐng)導(dǎo)當(dāng)好參謀,。

(四)善于“超脫” 辦公室主任的工作,,往往與忙忙碌碌結(jié)下不解之緣,有考慮不完的工作,,寫不盡的文字材料,,干不完的雜事,在精神上,、體力上很難有輕松的時候,。因此辦公室主任更應(yīng)該努力學(xué)會“超脫”,給自己營造一個良好的工作環(huán)境,。一要按照重點(diǎn)工作和日常工作,、中心工作和一般工作以及輕、重,、緩,、急等層次合理安排時間,做到重點(diǎn)工作重點(diǎn)抓,、中心工作集中抓,、日常工作靠制度抓,、雜亂事物性工作用方法抓。二要充分發(fā)揮副職的作用,,調(diào)動本部門其他人員的積極性,,用其所長。三要在部門內(nèi)建立起規(guī)范,、高效的工作秩序,,使其部門內(nèi)下屬各盡其責(zé),相互配合,,提高工作效率,,也是辦公室主任獲得“超脫”的有效方法之一。

公司辦公室主任管理建議

公司辦公室承擔(dān)著參與領(lǐng)導(dǎo)班子對重大問題的討論和決策,、招投標(biāo),、檔案文件合同管理、會議,、接待等工作,,是信息傳遞、政策落實(shí),、上下內(nèi)外溝通的窗口,,是為公司運(yùn)營起輔助作用的綜合部門。如果我作為公司辦公室主任,,我開展工作的計(jì)劃如下:

一,、充分深入地了解公司情況,找準(zhǔn)自己的工作定位

了解公司的信息主要包括:公司的發(fā)展遠(yuǎn)景,、發(fā)展戰(zhàn)略,、管理理念、企業(yè)文化等,;公司的主營業(yè)務(wù)各部門各項(xiàng)工作和流程,、以及工作技能技巧,組織結(jié)構(gòu),,公司的整體運(yùn)作,以及公司目前狀況等,。

在了解了公司的遠(yuǎn)景和發(fā)展戰(zhàn)略等基本情況,、深入領(lǐng)會了自己的工作職責(zé)的基礎(chǔ)上,對自己的工作進(jìn)行定位,,按照職位對公司的重要程度來明確工作重點(diǎn),,并就這些工作重點(diǎn)制定工作計(jì)劃方案和備選方案。

二,、具體工作業(yè)務(wù)開展

(一),、公文,、檔案、信息管理,;

加強(qiáng)政務(wù)工作效率,,推進(jìn)電子政務(wù)平臺建設(shè)。推薦使用oa辦公系統(tǒng)或相關(guān)erp操作軟件,,簡化流程,。

公文處理要求及時高效、嚴(yán)格保密,、歸口統(tǒng)一,;

凡公司在各項(xiàng)工作和活動中形成的、辦理完畢具有保存價值的各種載體的文件均應(yīng)收集齊全,,由各部門內(nèi)勤人員進(jìn)行系統(tǒng)整理后向辦公室移交,,兼職檔案員負(fù)責(zé)歸納整理;同時要建立健全公司檔案的收進(jìn),、移出,、保管、利用等情況的統(tǒng)計(jì),。

應(yīng)主動積極地組織和參與各種調(diào)查研究,,做好信息的收集、篩選,,傳輸工作,,把調(diào)查中獲得的大量第一手材料,進(jìn)行綜合分析,,去粗取精,,去偽存真,由此及彼,,由表及里,,從中理出完成各項(xiàng)工作任務(wù)和進(jìn)行決策的有利因素與不利因素,及時向領(lǐng)導(dǎo)反饋,。

(二),、招投標(biāo)、合同管理,;

公司屬于生產(chǎn)型企業(yè),,大批訂單紛至沓來,不管是采購還是銷售,,都需要加以規(guī)范,,以保證公司的利益,因此合同簽訂和后續(xù)管理極為重要,。

“三務(wù)”(即:法務(wù),、財務(wù),、業(yè)務(wù))介入公司經(jīng)濟(jì)活動,成立五人談判小組,,無論是商務(wù)談判還是招投標(biāo)等重大經(jīng)濟(jì)活動及凡涉及到價格的談判,,談判小組必須介入,爭取在合同的談判過程中爭取主動,,爭取到有利的地位,,更好的為公司經(jīng)濟(jì)活動保駕護(hù)航。

建立的合同臺賬,,負(fù)責(zé)監(jiān)督檢查合同執(zhí)行情況,;

(三)、督辦管理,; 為保證企業(yè)各項(xiàng)管理工作落實(shí)到位,、政令暢通,提高工作效率,,保證上級指示,、公司決策的貫徹落實(shí),按時完成領(lǐng)導(dǎo)交辦的工作,,建議啟用督辦機(jī)制,。綜合管理部設(shè)督辦員,負(fù)責(zé)對公司督辦范圍內(nèi)的工作進(jìn)行檢查,、協(xié)調(diào),、督促。負(fù)責(zé)在各項(xiàng)工作任務(wù)的完成節(jié)點(diǎn),,向承辦部門下《督辦單》,,跟蹤任務(wù)的完成情況與進(jìn)度。人力資源部負(fù)責(zé)將督辦工作納入績效考核內(nèi)容,。

(四),、會議、接待管理,;準(zhǔn)備好議題,;做好會議記錄;已形成決定的,,整理好書面材料,,需有關(guān)部門執(zhí)行的,會后形成文件下發(fā)執(zhí)行,;會議討論中遇到的疑難問題,組織人員進(jìn)行調(diào)查研究,,提出解決方案,。

接待工作應(yīng)遵循“節(jié)約,、對等、周到”的原則,。

節(jié)約:招待來賓一律從簡,,不鋪張浪費(fèi),不重復(fù)宴請,,控制陪餐人數(shù),。對等:各職能部門對口接待,遇有綜合性接待時,,辦公室負(fù)責(zé)予以協(xié)調(diào),,保證接待行為規(guī)范有效,實(shí)行“誰組織接待誰簽單”的原則,。

涉外賓客的接待,、重大活動招待、上級機(jī)關(guān)主要領(lǐng)導(dǎo)視察,、由董事長總經(jīng)理邀請的客人,,由辦公室負(fù)責(zé)牽頭,相關(guān)部門配合,,共同做好接待工作,。周到:各接待部門應(yīng)全程接待,時間安排銜接周密,,接待方式恰當(dāng),。

(五)、車輛管理,;

公務(wù)車實(shí)行司機(jī)負(fù)責(zé)制,,單車費(fèi)用核算控制。指定司機(jī)負(fù)責(zé)車輛的管理,、保養(yǎng),、維修、審驗(yàn)等事宜,。建立公務(wù)車單車管理檔案,,實(shí)施單車費(fèi)用獨(dú)立管理。

(六),、食堂管理,;

餐廳管理實(shí)行“主管負(fù)責(zé)制”,即由餐廳負(fù)責(zé)人對本餐廳飯菜質(zhì)量,、衛(wèi)生狀況,、就餐環(huán)境、員工紀(jì)律等全面負(fù)責(zé),,并對發(fā)生的問題承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任,。

嚴(yán)把采購關(guān),,原材料采購需填報《請購單》,由廚師長,、食堂負(fù)責(zé)人,、辦公室主任確認(rèn)后方可進(jìn)行,并備案,;采購?fù)旰笥蓮N師長及食堂負(fù)責(zé)人進(jìn)行驗(yàn)收,;每月對食堂出入庫進(jìn)行盤點(diǎn)。廚房人員實(shí)行衛(wèi)生分片包干制,,做到分擔(dān)區(qū)掛牌,,衛(wèi)生天天達(dá)到標(biāo)準(zhǔn),明確衛(wèi)生責(zé)任,,真正落實(shí)衛(wèi)生制度,。餐廳工作人員實(shí)行投訴意見考核評分管理,分為二部分:服務(wù)性投訴及菜品質(zhì)量,、衛(wèi)生投訴,,與月度工資掛鉤。

(七),、宿舍管理,;

宿舍嚴(yán)格實(shí)行半軍事化管理。確保員工宿舍安全,、有序,、整潔、舒適,、衛(wèi)生,。設(shè)立兼職宿舍管理員,負(fù)責(zé)員工宿舍的安全,、秩序,、物業(yè)、衛(wèi)生管理,,定期抽查,。

建立宿舍內(nèi)部衛(wèi)生值日制度,由室長安排,,同寢室人員輪流值日,;(八)、保潔,、綠化管理,;

辦公室派專人負(fù)責(zé)廠區(qū)保潔、綠化工作,每日要填寫《環(huán)境衛(wèi)生日檢查記錄表》認(rèn)真做好保潔工作的監(jiān)管,發(fā)現(xiàn)問題及時上報,,監(jiān)督每日保潔工作的全過程。搞好廠區(qū)花木的維護(hù)保養(yǎng),做到春栽,、夏剪、秋管,、冬保,,設(shè)專人對花草進(jìn)行施肥、施水,,防治病蟲害,,適時修剪。每日填寫《綠化養(yǎng)管記錄表》 設(shè)定保潔,、綠化工作處理單,,嚴(yán)格執(zhí)行監(jiān)管職能。

三,、綜合管理及協(xié)調(diào)機(jī)制 辦公室主任要出色地履行自己的各項(xiàng)職責(zé),,必須注意和不斷改進(jìn)工作方法,從而充分發(fā)揮作用,。

(一)要總攬全局,,抓好大事,突出重點(diǎn),,兼顧一般,。辦公室主任不論工作多忙,都要始終站在全局的高度上,,注意處理全局與局部的關(guān)系,,重點(diǎn)與一般的關(guān)系,分清主次緩急,,鎮(zhèn)定自若地處理好每一項(xiàng)工作,。因此,統(tǒng)籌規(guī)劃是關(guān)鍵,。

(二)管理制度化

辦公室是聯(lián)系上下,、協(xié)調(diào)左右、連接內(nèi)外的橋梁和紐帶,,部門的工作任務(wù)重,,頭緒多、內(nèi)容雜,。為了確保辦公室各項(xiàng)工作有序可循,,規(guī)范有序,就需要為辦公室的管理工作建立一套切實(shí)可行的規(guī)章制度,將辦公室的各項(xiàng)辦事規(guī)程,、行為準(zhǔn)則以條文的形式確定下來,,把辦公室人員的行為納入管理規(guī)范之中,使辦公室的工作有章可循,、有法可依,。

(三)精細(xì)化管理

我們要以構(gòu)建和諧團(tuán)隊(duì)為目標(biāo),營造寬松和諧,、溫暖如春,、催人奮進(jìn)的辦公室內(nèi)外工作環(huán)境,促進(jìn)和諧企業(yè)建設(shè),。注重細(xì)節(jié),,例如關(guān)注高層領(lǐng)導(dǎo)管理人員和各部門領(lǐng)導(dǎo)的生日,代表董事長和公司送他們一份禮物,,哪怕是一份寫著生日快樂的郵件也可以,。讓其感受到企業(yè)如同一個大家庭,和諧一家親,。

(四)協(xié)調(diào)服務(wù)管理

從協(xié)調(diào)工作看,,辦公室的協(xié)調(diào)聯(lián)絡(luò)對象是各職能部門。在協(xié)調(diào)工作中,,辦公室主任始終要站在全局利益上,,毫不含糊地貫徹領(lǐng)導(dǎo)意圖和決策性意見,這是大前提,。

從服務(wù)工作看,,辦公室主任要始終把全心全意為各職能部門服務(wù)作為自己的宗旨,帶領(lǐng)辦公室全體工作人員主動熱情,、盡心竭力地為各職能部門服務(wù),。經(jīng)常向領(lǐng)導(dǎo)反映他們的意見和要求,積極幫助他們解決實(shí)際困難,。這不僅是辦公室的一項(xiàng)職責(zé),,也是調(diào)整辦公室同各職能部門之間關(guān)系的有效途徑。

我認(rèn)為做好一個辦公室主任,,需要做到:一是發(fā)言不施令,,切實(shí)擺正自己的位置。把握層次性,、把握準(zhǔn)確性,、把握原則性、把握分寸性,。二是協(xié)調(diào)不指揮,,注意自己的角色。決策協(xié)調(diào)、工作協(xié)調(diào),、活動協(xié)調(diào),。三是建議不越權(quán),認(rèn)真履行自己的職責(zé),;四是服務(wù)不盲從,,努力形成自己的風(fēng)格。測重不失重,,服務(wù)不盲從,。五是自尊不自傲,培養(yǎng)自己獨(dú)立的人格,。正直、勤奮,、熱情,、奉獻(xiàn)的工作作風(fēng)。

因未對公司全面了解,,暫作以上計(jì)劃,。計(jì)劃只是簡略的介紹一下個人的一些管理方法,辦公室的工作瑣碎,、繁雜,,一些日常工作沒有具體羅列,請見諒,,也希望能夠獲得您的認(rèn)可,。

辦公室副主任角色定位篇三

辦公室主任角色定位和素質(zhì)修養(yǎng)

辦公室是單位中的綜合部門,起著承上啟下,、溝通協(xié)調(diào)的中樞作用,,是聯(lián)系基層、聯(lián)系群眾的橋梁和紐帶,,也是展示單位形象的窗口,。辦公室工作任務(wù)龐雜、責(zé)任重大,,不僅要參與政務(wù),、處理事務(wù),還要協(xié)調(diào)關(guān)系,、做好服務(wù),。如何搞好辦公室工作與辦公室主任能力和素質(zhì)密不可分。

一,、辦公室主任的角色定位

辦公室主任的工作性質(zhì)從根本上說,,具有輔助性和服務(wù)性以及協(xié)調(diào)性等多重性的特點(diǎn)。輔助性是側(cè)重于辦公室主任本人的工作責(zé)任和地位而言;服務(wù)性則側(cè)重于辦公室主任的思想意識,、職業(yè)道德,、工作方式、方法來說的,;協(xié)調(diào)性則是辦公室主任對內(nèi)對外,、對上對下的工作關(guān)系,前兩者相對于領(lǐng)導(dǎo)而言,,后者相對于工作職責(zé),,這些工作性質(zhì)決定了辦公室主任的工作特點(diǎn),這些特點(diǎn)貫穿于辦公室主任工作的始終,。就工作而言,,它最突出的特點(diǎn)具有以下多重性,即:角色的多重性,、工作要求的多重性,、工作能力的多重性。

(一)角色的多重性

所謂角色多重性,,是指人們對某種社會地位,、身份和職責(zé)的一種看法,也是人們對具有特定身份的人的行為期望,。這里所說的角色多重性,,主要是指辦公室主任在組織協(xié)調(diào)或群體活動中通過各種工作關(guān)系所體現(xiàn)出的權(quán)利、義務(wù)規(guī)范和行為模式,。辦公室主任相對于單位的領(lǐng)導(dǎo)他既是下級又是參謀助手或者說有時又可充當(dāng)半個秘書角色,;相對于辦公室內(nèi)部來說他又是部門領(lǐng)導(dǎo)、是核心,、是部門凝聚力的主要源泉,;相對于本單位的其它部門,他既是督促落實(shí)領(lǐng)導(dǎo)的各項(xiàng)工作要求的執(zhí)行者,,又是協(xié)調(diào)各部門之間的中介和橋梁,;相對于其它單位,他又是一位迎賓待客的接待者,,并要求做到舉止得體,、熱情周到、不卑不亢的主人風(fēng)范形象,。所有這些也就決定了辦公室主任角色的多重性,。當(dāng)然,在不同的場合,、時間,、事由,,其代表的角色也就可能有所不同。

(二)要求的多重性

辦公室本身是由其屬性所決定的,,而作為辦公室主任所代表的角色也就多重性,。因此,對主任在工作上的要求與其它部門負(fù)責(zé)人的要求也就不盡相同,,這是因其部門的工作性質(zhì)和主任本人的工作職責(zé)所決定的,。辦公室主任的工作要求大體上體現(xiàn)在以下六個方面,即:被動性與主動性相結(jié)合,;經(jīng)常性與突擊性相結(jié)合,;事物性與政務(wù)性相結(jié)合;領(lǐng)導(dǎo)性與群眾性相結(jié)合,;綜合性與專業(yè)性相結(jié)合,;管理性與服務(wù)性相結(jié)合。這六個方面既是矛盾的統(tǒng)一體,,又是職責(zé)與能力的具體要求,。對這些矛盾和職責(zé)都需要辦公室主任去兼顧并處理好,不能顧此失彼,。

(三)能力的多重性

能力的多重性是相對于辦公室主任本人的工作能力而言,它是由其工作職責(zé)所決定的,。要使辦公室的功能得到較好的發(fā)揮,,辦公室主任就必須具備綜合能力的多重性。例如:對上準(zhǔn)確把握領(lǐng)導(dǎo)意圖的能力,;對下善于運(yùn)籌落實(shí)的能力,;對內(nèi)除要有管理能力外,還要具備對本單位業(yè)務(wù)知識的了解和掌握,;對外還要具備一定的協(xié)調(diào)溝通能力等等,。這些能力的多重性要求,作為辦公室主任應(yīng)該盡可能地集之于一身,。只有這樣工作才能運(yùn)籌自如,,得心應(yīng)手。

二,、辦公室主任的素質(zhì)修養(yǎng)

作為單位“大管家”和單位領(lǐng)導(dǎo)“左右手”的辦公室主任,,他的素質(zhì)高低直接影響著辦公室工作乃至整個單位工作的好壞。另一方面,,受其工作性質(zhì)和特點(diǎn)以及工作職責(zé)等多方面的客觀因素制約,,辦公室主任更應(yīng)該提高自身素質(zhì),加強(qiáng)個人修養(yǎng),,提升業(yè)務(wù)水平,,特別是著力提高五個方面的素質(zhì)修養(yǎng),。

(一)政治素質(zhì)

政治素質(zhì)在辦公室主任日常工作中起著極其重要的作用。辦公室主任只有具備了良好的政治素質(zhì),,才能更好地吸引人才,、領(lǐng)導(dǎo)下屬,才能提高工作的原則性,、預(yù)見性,、系統(tǒng)性和創(chuàng)造性,保證各項(xiàng)工作沿著正確的路線健康發(fā)展,,不斷取得成功,。辦公室主任的政治素質(zhì)是諸多素質(zhì)中的核心,起著決定和主導(dǎo)的作用,,它有力地決定和影響著其他素質(zhì)的形成和發(fā)展,,反映綜合素質(zhì)的高低。

(二)道德品質(zhì)修養(yǎng)

辦公室主任的道德品質(zhì)素質(zhì)除了要遵循一般的道德標(biāo)準(zhǔn)以外,,因受其角色定位和思想意識性質(zhì)的決定,,作為部門領(lǐng)導(dǎo)特別是辦公室主任要時刻清楚自己的角色,擺正自己的位置,,把握好言行分寸,,處理好各方面的關(guān)系。在主觀上要排除個人榮辱,,要先人后己,,處處比別人多付出,無私才能有德,。無論是對上或者對下,,都要做到心懷坦蕩,一視同仁,,以身作則,,不斷錘煉人格。

(三)心理素質(zhì)

辦公室主任一點(diǎn)要學(xué)會控制自己的情緒,,帶頭保持積極向上的精神狀態(tài),。在生活中,要豁達(dá)開朗樂觀向上,,妥善處理人際關(guān)系,,豐富生活情趣,適時調(diào)整心態(tài),,矯正行為坐標(biāo),。在工作中,不僅要熱愛自己的工作,,更要努力施展才智,,正確對待工作中的矛盾沖突,,把工作著力點(diǎn)放在如何干好、干出特色上來,,力爭做到讓各方面基本滿意,,自己的心態(tài)才踏實(shí)。

(四)工作能力素質(zhì)

在政治素質(zhì),、道德素質(zhì),、心理素質(zhì)等條件等同的情況下,辦公室主任能力素質(zhì)的高低,,直接影響到其他工作效率的高低和工作業(yè)績的好壞,。作為辦公室主任首先要具有當(dāng)好參謀助手的能力,做到思維敏捷,,足智多謀,。其次,在工作中應(yīng)該具備對領(lǐng)導(dǎo)工作意圖的理解能力和妥善處理問題的能力,。在職權(quán)范圍內(nèi)能熟練掌握和運(yùn)用各種規(guī)章制度去抓好工作,,事事想在前,處處做在前,。第三,,還應(yīng)具有綜合協(xié)調(diào)能力,發(fā)揮樞紐和橋梁作用,,努力成為既是智囊型又是管理型的綜合性人才,。第四,辦公室主任還有要具有在各種場合下的應(yīng)酬能力,。對內(nèi)具有親和力,對外要有協(xié)調(diào)技巧,。工作中既有溫和的一面,,又要有處理問題果斷的一面。

(五)理論知識素質(zhì)

辦公室主任工作涉及范圍極廣,,具有很強(qiáng)的整體性和綜合性,。這種工作特點(diǎn)決定了辦公室主任必須具備豐富的知識和較高的文化素質(zhì)。理論知識包括政治理論和業(yè)務(wù)知識以及現(xiàn)代科學(xué)文化技能等,。一是政治理論修養(yǎng),。作為一個辦公室主任應(yīng)該對黨和國家的方針、政策等政治理論有所掌握,;對社會現(xiàn)象的理解和認(rèn)識要比較敏銳和深刻,,特別是自己的獨(dú)到見解要上升到一定的理論高度。二是業(yè)務(wù)素質(zhì)的修養(yǎng),。辦公室主任應(yīng)盡可能地多掌握本工作范圍內(nèi)的業(yè)務(wù)方面的知識,,善于積累有關(guān)業(yè)務(wù)方面的工作經(jīng)驗(yàn)和基礎(chǔ)資料,,不斷充實(shí)自己提升業(yè)務(wù)素質(zhì)。三是現(xiàn)代科學(xué)技能素質(zhì)的修養(yǎng),。作為辦公室主任應(yīng)帶頭學(xué)習(xí)和掌握現(xiàn)代科學(xué)知識和技能,,用所掌握的現(xiàn)代科學(xué)理論知識指導(dǎo)工作,運(yùn)用現(xiàn)代科學(xué)技能提高工作質(zhì)量和工作效率,。

三,、辦公室主任如何加強(qiáng)自身修養(yǎng)

(一)善于定位

“定位”是指辦公室主任一定要有清醒的角色意識,把握好各種角色的轉(zhuǎn)換,。對本單位的領(lǐng)導(dǎo),,辦公室主任要時刻注意維護(hù)領(lǐng)導(dǎo)的威信和權(quán)威性,及時準(zhǔn)確地落實(shí)領(lǐng)導(dǎo)決策,,恰到好處地處理好上下級和部門之間的工作關(guān)系,。但要堅(jiān)持原則,不能怕得罪人,,要善意地提出自己的見解,,這是為了有利于工作的開展。另外,,必須有下級服從上級的組織觀念,,要想方設(shè)法支持領(lǐng)導(dǎo)的工作,協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)做好群眾的思想工作,,及時給領(lǐng)導(dǎo)反饋信息,。對于本單位的各股室來說,辦公室主任應(yīng)當(dāng)是個承上啟下,、有威信,、值得信賴的參謀和協(xié)調(diào)者。如果沒有清醒的角色意識,,就不能取得領(lǐng)導(dǎo)的信賴,、群眾的理解與支持和各部門之間的相互配合,工作上就沒有號召力,。同時,,辦公室作為對外交流的窗口,辦公室主任還應(yīng)妥善處理好對外交往的關(guān)系,,維護(hù)好本單位的形象,。

(二)善于思考 面對千頭萬緒的事務(wù)和各種紛繁復(fù)雜的人際關(guān)系,辦公室主任遇事時須反應(yīng)靈敏,,同時要冷靜沉著,,善于思考。辦事要三思而后行,,做到慎思,、慎言,、慎行。對于來自四面八方,、上下左右,、方方面面的信息,辦公室主任應(yīng)該是個過濾器,,要學(xué)會思考分析,,把有用的信息及時反饋給領(lǐng)導(dǎo)參考,提供給各部門應(yīng)用,。遇到棘手的事,,要養(yǎng)成深入調(diào)查研究的習(xí)慣,做到有理有據(jù)地處理問題,,不能盲目,、簡單地上推下卸,不加思考,、簡單行事或感情用事,。其次,在日常工作上,,除了要完成規(guī)定的工作以外,,要善于動腦筋、敢于創(chuàng)新思路,,提高工作效率,,為領(lǐng)導(dǎo)分憂解勞。只有養(yǎng)成思考的習(xí)慣,,才能在處理問題,、化解矛盾時做到游刃有余,切實(shí)為領(lǐng)導(dǎo)分擔(dān)壓力,,為群眾排憂解難,。

(三)善于學(xué)習(xí)

辦公室主任工作范圍既包括政務(wù),又包括事務(wù),;既有政治上的,又有文化上的,。工作上的綜合性特點(diǎn)決定了辦公室主任要學(xué)習(xí)的東西很多,,因此就必須養(yǎng)成善于學(xué)習(xí)的好習(xí)慣。學(xué)習(xí)的關(guān)鍵在于“善”字上,,因?yàn)槿说木蜁r間是有限的,,加上辦公室的工作紛繁復(fù)雜,因此要學(xué)會利用好“善”字,。一方面要學(xué)會合理利用時間,,另一方面要學(xué)會適應(yīng)形勢,,要結(jié)合實(shí)際需要學(xué)。同時,,還要充分利用工作上的有利條件,,例如:在擬辦文件時,要及時對上級政策性和指導(dǎo)性的文件先“飽眼?!闭J(rèn)真學(xué)習(xí)領(lǐng)會,,不要隨意一覽了之。只要不斷學(xué)習(xí)和補(bǔ)充新知,,調(diào)整自己的知識結(jié)構(gòu),,提高自己的工作能力,才能遇事不驚,,沉著冷靜,,適應(yīng)工作需要,跟上時代發(fā)展的步伐,,為領(lǐng)導(dǎo)當(dāng)好參謀,。

(四)善于“超脫”

辦公室主任的工作,往往與忙忙碌碌結(jié)下不解之緣,,有考慮不完的工作,,寫不盡的文字材料,干不完的雜事,,在精神上,、體力上很難有輕松的時候。因此辦公室主任更應(yīng)該努力學(xué)會“超脫”,,給自己營造一個良好的工作環(huán)境,。一要按照重點(diǎn)工作和日常工作、中心工作和一般工作以及輕,、重,、緩、急等層次合理安排時間,,做到重點(diǎn)工作重點(diǎn)抓,、中心工作集中抓、日常工作靠制度抓,、雜亂事物性工作用方法抓,。二要充分發(fā)揮副職的作用,調(diào)動本部門其他人員的積極性,,用其所長,。三要在部門內(nèi)建立起規(guī)范、高效的工作秩序,使其部門內(nèi)下屬各盡其責(zé),,相互配合,,提高工作效率,也是辦公室主任獲得“超脫”的有效方法之一,。

辦公室副主任角色定位篇四

辦公室主任素質(zhì)的高低決定了辦公室工作的好壞,。因此,作為辦公室的主要責(zé)任人,,辦公室主任從“頭”到“腳”都應(yīng)該是十分優(yōu)秀的,。我認(rèn)為,在新形勢下,,辦公室主任的“全身”修養(yǎng)最起碼應(yīng)包括八個方面,,即頭腦要靈,眼睛要明,,嘴巴要穩(wěn),,肩膀要平,心胸要闊,,手腳要勤,,身板要正。唯有這樣,,辦公室的職能才得以充分發(fā)揮,,形象才得以充分體現(xiàn)。

一,、頭腦要靈:勤于思考和總結(jié)

大腦作為人的思維與行為的主控中心,,其程序必須嚴(yán)密而充實(shí),其聯(lián)絡(luò)必須通暢而簡捷,,唯有這樣,,才能做到指導(dǎo)有方,調(diào)度自如,。辦公室是機(jī)關(guān)的主控中心,,承擔(dān)者參與政務(wù)、管理事務(wù),、搞好服務(wù)的重要職能,,辦公室主任的頭腦必須要做好以下三個方面的修養(yǎng):

一是要有天一般的遼闊,即要有大容量的信息存儲能力,。由于辦公室工作瑣萃而繁雜,,決定了辦公室主任必須養(yǎng)成事事關(guān)心、處處留意的好習(xí)慣,,其目之所見,、耳之所聞、鼻之所嗅,、舌之所感,、膚之所觸,都應(yīng)該在大腦皮層留下一道清晰的印記,,而不應(yīng)該抓大放小,,更不應(yīng)該丟三忘四。因?yàn)橘A存在辦公室主任頭腦中的所有信息都將成為日后為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù),、當(dāng)好參謀,、提供決策依據(jù)的“源碼”。

二是要有海一般的深邃,,即要有高質(zhì)量的分析思辨能力,。辦公室主任的大腦不是簡單的信息儲存器,善于對各類信息的分類與分析應(yīng)是辦公室主任的基本功,。一個信息反饋到大腦,,馬上就應(yīng)該出現(xiàn)以下幾個最基本的反應(yīng):該信息屬什么類型?其重要程度如何,?為什么會出現(xiàn)這個信息,?與當(dāng)前工作有什么必然聯(lián)系?它會對工作或?qū)⒁獙ぷ鳟a(chǎn)生什么影響,?它該用公式還是用表格還是用文字表述最為方便,?經(jīng)過一番編排,就可形成信息的條理化,、秩序化,,為日后的應(yīng)用提供良好的“物資”裝備。

三是要有電腦一般的靈敏,,即要有高速度的應(yīng)變處理能力,。信息的儲存與分析,最終是為方便調(diào)度,、及時指導(dǎo)和處理問題服務(wù)的,,領(lǐng)導(dǎo)問計(jì)于辦公室,要及時拿得出初步的設(shè)想及充分的依據(jù),;問題出現(xiàn)在辦公室,,要及時拿得出化解的措施。所謂上下通曉,、左右逢源,、沉著冷靜、游刃有余,,就是辦公室主任大腦敏捷的具體體現(xiàn),。

二、眼睛要明:精于觀察和發(fā)現(xiàn)

辦公室主任的眼界應(yīng)該從紛繁的日常事務(wù)中拔出來,根據(jù)自身所處的位置、場景和工作階段的不同而不斷地調(diào)整視角, 既要高屋建瓴,總攬全局,又要見微知著,,看葉知秋,。要做到這一點(diǎn),必須具備三項(xiàng)素質(zhì):

一是視野要開闊,。在工作中,,辦公室主任只有把自身的業(yè)務(wù)工作同本單位的整體工作聯(lián)系起來,才能找準(zhǔn)辦公室近段的工作重點(diǎn),,并對下一階段的工作作出準(zhǔn)確定位,,才能使辦公室的工作更貼近領(lǐng)導(dǎo)的工作思路。因此,,開闊的視野是辦公室主任產(chǎn)生超前思維的前提,,也是辦公室工作更具創(chuàng)新的必要條件。相反,,如果視野狹窄,,只顧眼前,辦公室的工作必然被動,、必然滯后,,辦公室這一機(jī)關(guān)龍頭的作用就無以發(fā)揮。

二是觀察要仔細(xì),。在對全局大事具有敏銳洞察力的同時,,辦公室主任更要有善于觀察小事的功夫。什么是小事,?一個眼神,,一個看似不經(jīng)意的動作,一個稍縱即逝的表情,,辦公室主任都應(yīng)該盡收眼底,,并能從這些“小事”中分析斷定它表達(dá)的意義和隱含的潛臺詞。對這些“小事”的準(zhǔn)確捕捉,,在辦公室主任從事接待和協(xié)調(diào)工作中尤為重要,。對方想說而未說,想做而未做,,辦公室主任應(yīng)一目了然,,唯有這樣,接待工作才能顯其心心相融,,協(xié)調(diào)工作才能顯其適度而得體,,才能始終在整個工作過程中占盡先機(jī),贏得主動,。

三是發(fā)現(xiàn)要及時,。及時發(fā)現(xiàn)是由眼及腦的一次超越,,是由感性到理性的一次升華。有人往往從別人已經(jīng)總結(jié)出的經(jīng)驗(yàn)中,、已經(jīng)發(fā)掘的典型中看到了或多或少似曾相識的東西,,其實(shí)這些典型、這些經(jīng)驗(yàn)也許就發(fā)生和成長在自己的身邊,,自己只是沒有發(fā)現(xiàn)或沒有及時發(fā)現(xiàn)而已。因此,,承擔(dān)著總結(jié)經(jīng)驗(yàn),、推廣典型、開展宣傳重任的辦公室主任就必須學(xué)會有以小見大,、見微知著的本領(lǐng),,發(fā)現(xiàn)比別人早一點(diǎn),發(fā)掘比別人深一點(diǎn),。

三,、嘴巴要穩(wěn):忠于守信和保密

一個悶罐子當(dāng)不了辦公室主任,辦公室主任的嘴巴理應(yīng)能言善辯,,巧舌如簧,,但不分場合、不分對象,、不分內(nèi)容的滔滔不絕,,顯然也是不行的。什么時候該口若懸河,,什么時候該守口如瓶,,辦公室主任必須嚴(yán)格把握這個分寸。

如果說能言善辯是辦公室主任必備的業(yè)務(wù)素質(zhì),,那么,,守口如瓶同樣是他必備的政治素質(zhì),由于工作性質(zhì)所決定,,辦公室主任享有比別的中層干部更多的知情權(quán),,參加必要的黨組會議、局長辦公會議,、局務(wù)會議等,,使他有更多的機(jī)會獲得更多的在一定的時間、范圍內(nèi)被稱之為秘密的信息和資料,,而這些信息和資料往往也是單位的工作重點(diǎn),,群眾關(guān)注的熱點(diǎn)和議論的焦點(diǎn),諸如人事任免的問題,,經(jīng)費(fèi)管理問題,,評先評優(yōu)問題,,還有許許多多的數(shù)字、報表等,,這就要求辦公室主任必須時刻牢記自己的身份,,增強(qiáng)政治意識,嚴(yán)格做到參政不議

政,,涉密不泄密,,不該自己說的堅(jiān)決不說,寧做悶罐子,,不做“長舌婦”,。只有這樣,才能有效維護(hù)領(lǐng)導(dǎo)班子的團(tuán)結(jié),,確保各項(xiàng)議程能順利得到推行,。

四、肩膀要平:勇于承責(zé)和舉薦

辦公室主任要有一副厚實(shí)的肩膀,,這副肩膀上要擔(dān)得起本不由自己承擔(dān)的責(zé)任,,還要撐得住讓別人從自己的肩上跨過去。

辦公室主任要勇于攬“過”,。攬過是一種氣質(zhì),,更是一種工作藝術(shù)。辦公室工作點(diǎn)多面廣,,在工作中顧此失彼,、出現(xiàn)失誤是在所難免的,但辦公室主任都應(yīng)在第一時間將出現(xiàn)過錯的責(zé)任“攬”到自己肩上,,來接受領(lǐng)導(dǎo)或同事的批評,,而不應(yīng)該對失誤者吹胡子瞪眼,當(dāng)場指責(zé),。因?yàn)閻圩o(hù)其任何下屬的臉面,,也就調(diào)動了下屬的工作積極性,增強(qiáng)了下屬的工作責(zé)任感,。在日后的工作中,,他們定會自我施壓、兢兢業(yè)業(yè),,以使他們的直接領(lǐng)導(dǎo)不再承受不該承受的“委屈”,。

辦公室主任還要樂于舉“賢”。發(fā)現(xiàn)典型,、推舉典型,、宣傳典型,是辦公室的職責(zé)和義務(wù),,“為人作嫁”是辦公室主任的必修課,,因此,,辦公室主任必須淡泊名利,不思“進(jìn)取”,,而一心一意地發(fā)掘典型,、培養(yǎng)典型、舉賢薦能,,讓他們從自己的肩膀上站起來并跨入一個嶄新的天地,,這是一個成功的辦公室主任應(yīng)當(dāng)具有的人格魅力。

五,、心胸要闊:善于化解和包容

辦公室是機(jī)關(guān)事務(wù)的集中地,,也是機(jī)關(guān)矛盾的集中地,辦公室主任時時都會推至機(jī)關(guān)事務(wù)與矛盾的風(fēng)口浪尖上,,其實(shí),唯有虛懷若谷,,胸襟博大,,才能化解一切矛盾,包容一切是非面,,保證機(jī)關(guān)工作順利開展,。

化解矛盾要用心去溝通。有人的地方有矛盾存在,,遇上矛盾怎么辦,?一是要有化解矛盾的信心。辦公室主任必須具備這份自信,,相信自己有能力化干戈為玉帛,、化尖銳為平和,不是特別棘手的難題,,一般不要讓矛盾走出辦公室,。那種碰到問題繞道走,遇上矛盾就上交的做法是辦公室主任無能的表現(xiàn),。二是要認(rèn)真分析矛盾的性質(zhì),,矛盾擺在面前,辦公室主任要分得清哪個是主要矛盾,,哪個矛盾在現(xiàn)實(shí)的工作中帶有普遍性等,,只有把握住了這些,才能在眾多矛盾中分清輕重緩急,,找出矛盾產(chǎn)生的根源,,尋求解決的最佳辦法,從而做到各個擊破,。三是要用一副熱心腸去化解矛盾的堅(jiān)冰,。在解決矛盾的過程中,,辦公室主任要學(xué)會串位思考,換位思考,,才更能夠切中要害,,把握根本,在心與心的溝通,、情與理的交融中,,“矛”和“盾”就有可能成為一對親密的“伙伴”。

包容是非要用心去感受,。擁有一顆包容之心對辦公室主任來說十分重要,,發(fā)生在辦公室的是非曲直可謂是司空見慣,誤解者有之,,批評者有之,,冷嘲熱諷者有之,凡此種種,,辦公室主任都得無一例外地包容下來,,切不可小肚雞腸、斤斤計(jì)較,,但也不可視而不見,、充耳不聞。是誤解的,,交給時間去澄清,;是批評的,其正確就認(rèn)真地加以改進(jìn),,其不當(dāng)就把它當(dāng)作防止今后工作出現(xiàn)類似問題的良藥,;對冷嘲熱諷者,一個寬容的微笑遠(yuǎn)比針鋒相對,、反唇相譏更具威力,。唯有這樣,辦公室主任才不至于被這些擾亂自己的陣腳,,才能夠保持一種平和的心態(tài)來從事本職工作,。不求有功于世,但求無愧于心是辦公室主任應(yīng)該達(dá)到的精神境界,。

六,、腰桿要硬:取于管理和督辦

作為本單位的行政管理部門,辦公室承擔(dān)著大量的日常事務(wù)管理和督辦工作,。要真正搞好這項(xiàng)工作,,辦公室工作就要練就一副“硬腰桿”。

一是堅(jiān)持原則要頂?shù)米 皦骸?。管理工作是一?xiàng)原則性硬的工作,,堅(jiān)持原則是搞好管理的前提條件,。因此,辦公室主任必須敢于堅(jiān)持真理,,嚴(yán)格按照機(jī)關(guān)各項(xiàng)制度進(jìn)行管理,,并一項(xiàng)一項(xiàng)抓落實(shí),必要時還要拉得下臉面,,頂?shù)米毫?,對不服從管理、不按制度辦事的人和事進(jìn)行必要的行政和經(jīng)濟(jì)處理,,增強(qiáng)管理的“鋼”性,。

二是加強(qiáng)督辦要抗得住“震”。很多工作是雷聲大,,雨點(diǎn)小,,這就是缺乏督辦的結(jié)果。沒有督辦,,就無法形成局領(lǐng)導(dǎo)的集體權(quán)威,,就無法保證政令暢通。因此,,辦公室主任同樣要頂壓抗震,,以大局為重,,以工作為重,,如實(shí)做到上下通氣,真正體現(xiàn)“賞罰分明”,。唯有這樣,,才能言行一致,令行禁止,,促使各項(xiàng)工作管有原則,,行有成效。

七,、手腳要勤:長于調(diào)研和反饋

信息作為領(lǐng)導(dǎo)決策的依據(jù),,推動工作方式,促進(jìn)交流的工具,,已越來越受到各項(xiàng)領(lǐng)導(dǎo)的高度重視,,作為被稱之“信息庫”、“參謀部”的辦公室,,采集高密度信息,,撰寫高質(zhì)量文章,開發(fā)高質(zhì)量調(diào)研,,理應(yīng)放在辦公室工作的突出位置,,作為辦公室主任,,更應(yīng)手勤眼快,勤收集,,勤調(diào)研,,切實(shí)當(dāng)好領(lǐng)導(dǎo)的參謀助手。

手要勤,,勤于收集和歸納,。辦公室每天都有大量的報刊雜志內(nèi)參和文件,是機(jī)關(guān)信息傳遞交流中心,,如何向領(lǐng)導(dǎo)傳遞這些信息,?作為辦公室主任必要掌握兩點(diǎn),一是領(lǐng)導(dǎo)在想什么,,想知道什么,?二是領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該知道什么?搞清楚了這兩點(diǎn),,才能眾多紛繁復(fù)雜的信息中選出領(lǐng)導(dǎo)最感興趣最具有參考價值的信息,,進(jìn)行編輯歸類,及時重點(diǎn)地傳遞給領(lǐng)導(dǎo),,才能有效提高信息的利用效果,。

腿要快,快于調(diào)研和反饋,。辦公室主任注重呆機(jī)關(guān),,同時要注重下基層,基層是信息和策源地,,基層是開展調(diào)研的主戰(zhàn)場,,一個會議精神是否得以貫徹,一項(xiàng)重大工作是否得以落實(shí),,領(lǐng)導(dǎo)近期關(guān)注什么工作重點(diǎn),,群眾近期關(guān)注什么熱點(diǎn),工作中近期有哪些難點(diǎn)等等都是基層調(diào)研的課題,,而這些問題辦公室主任是坐機(jī)關(guān)閉門造車不出來的,。因此,深入基層,,捕捉信息,,認(rèn)真研究,仔細(xì)分析,,及時反饋,,讓領(lǐng)導(dǎo)在最短的時間內(nèi)取得更為詳實(shí)的一手資料,就會減少決策的盲目性,增強(qiáng)針對性,,提高準(zhǔn)確性,。

八、身板要正:樂于奉獻(xiàn)和敬業(yè)

辦公室工作是一個付出多,、回報少的工作,;是一個埋頭苦干、為人作嫁衣裳的工作,;是一個需過十磨九難,、默默耕耘才能贏得大家理解和信賴的工作,工作責(zé)任大,,難度大,,搞好辦公室工作必須有一支精干的隊(duì)伍,因此,,作為辦公室主任,,必須樹立起良好的自身形象,來帶動和影響他人,。

一是樹立良好的專業(yè)形象,。辦公室的工作職能要求辦公室主任既要通曉本單位的業(yè)務(wù)又要具備專長的寫作能力,行政管理能力,,綜合協(xié)調(diào)能力,。因此,辦公室主任必須十分注重綜合素質(zhì)的培養(yǎng),,加強(qiáng)學(xué)習(xí),,向書本學(xué),向?qū)嵺`學(xué),,向領(lǐng)導(dǎo)和同事們學(xué),,不斷富和充實(shí)自己,。

二是樹立崇高的敬業(yè)形象,。淡迫名利,無私奉獻(xiàn)是辦公室主任愛崗敬業(yè)的精華,,耐得住寂寞,,守得住清貧,抵得住誘惑是辦公室主任樹立敬業(yè)形象的基石,。

三是樹立親善的服務(wù)形象,。辦公室的工作就是為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù),為機(jī)關(guān)服務(wù),,為基層服務(wù),,辦公室主任應(yīng)該成為辦公室一名最為出色的服務(wù)員,無論是對內(nèi)對外,對上對下,,辦公室主任都要做到言語熱情,,態(tài)度和藹。下基層時準(zhǔn)確傳達(dá)下級領(lǐng)導(dǎo)的指示,,回機(jī)關(guān)時及時反映基層干部的呼聲,,在服務(wù)中盡力解決工作生活中的困難,在全局上下營造一種和諧,、有序,、文明的工作生活環(huán)境,辦公室才能真正成為內(nèi)外連結(jié)的紐帶,上下溝通的橋梁。

辦公室副主任角色定位篇五

試論辦公室主任的“全身”修養(yǎng)

辦公室主任素質(zhì)的高低決定了辦公室工作的好壞,。因此,,作為辦公室的主要責(zé)任人,辦公室主任從“頭”到“腳”都應(yīng)該是十分優(yōu)秀的,。我認(rèn)為,,在新形勢下,辦公室主任的“全身”修養(yǎng)最起碼應(yīng)包括八個方面,,即頭腦要靈,,眼睛要明,嘴巴要穩(wěn),,肩膀要平,,心胸要闊,手腳要勤,,身板要正,。唯有這樣,辦公室的職能才得以充分發(fā)揮,,形象才得以充分體現(xiàn),。

一、頭腦要靈:勤于思考和總結(jié)

大腦作為人的思維與行為的主控中心,,其程序必須嚴(yán)密而充實(shí),,其聯(lián)絡(luò)必須通暢而簡捷,唯有這樣,,才能做到指導(dǎo)有方,,調(diào)度自如。辦公室是機(jī)關(guān)的主控中心,,承擔(dān)者參與政務(wù),、管理事務(wù)、搞好服務(wù)的重要職能,,辦公室主任的頭腦必須要做好以下三個方面的修養(yǎng):

一是要有天一般的遼闊,,即要有大容量的信息存儲能力,。由于辦公室工作瑣萃而繁雜,決定了辦公室主任必須養(yǎng)成事事關(guān)心,、處處留意的好習(xí)慣,,其目之所見、耳之所聞,、鼻之所嗅,、舌之所感、膚之所觸,,都應(yīng)該在大腦皮層留下一道清晰的印記,,而不應(yīng)該抓大放小,更不應(yīng)該丟三忘四,。因?yàn)橘A存在辦公室主任頭腦中的所有信息都將成為日后為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù),、當(dāng)好參謀、提供決策依據(jù)的“源碼”,。

二是要有海一般的深邃,,即要有高質(zhì)量的分析思辨能力。辦公室主任的大腦不是簡單的信息儲存器,,善于對各類信息的分類與分析應(yīng)是辦公室主任的基本功,。一個信息反饋到大腦,馬上就應(yīng)該出現(xiàn)以下幾個最基本的反應(yīng):該信息屬什么類型,?其重要程度如何,?為什么會出現(xiàn)這個信息?與當(dāng)前工作有什么必然聯(lián)系,?它會對工作或?qū)⒁獙ぷ鳟a(chǎn)生什么影響,?它該用公式還是用表格還是用文字表述最為方便?經(jīng)過一番編排,,就可形成信息的條理化,、秩序化,為日后的應(yīng)用提供良好的“物資”裝備,。

三是要有電腦一般的靈敏,,即要有高速度的應(yīng)變處理能力。信息的儲存與分析,,最終是為方便調(diào)度,、及時指導(dǎo)和處理問題服務(wù)的,,領(lǐng)導(dǎo)問計(jì)于辦公室,,要及時拿得出初步的設(shè)想及充分的依據(jù);問題出現(xiàn)在辦公室,,要及時拿得出化解的措施,。所謂上下通曉、左右逢源、沉著冷靜,、游刃有余,,就是辦公室主任大腦敏捷的具體體現(xiàn)。

二,、眼睛要明:精于觀察和發(fā)現(xiàn)

辦公室主任的眼界應(yīng)該從紛繁的日常事務(wù)中拔出來,根據(jù)自身所處的位置,、場景和工作階段的不同而不斷地調(diào)整視角,既要高屋建瓴,總攬全局,又要見微知著,看葉知秋,。要做到這一點(diǎn),,必須具備三項(xiàng)素質(zhì):

一是視野要開闊。在工作中,,辦公室主任只有把自身的業(yè)務(wù)工作同本單位的整體工作聯(lián)系起來,,才能找準(zhǔn)辦公室近段的工作重點(diǎn),并對下一階段的工作作出準(zhǔn)確定位,,才能使辦公室的工作更貼近領(lǐng)導(dǎo)的工作思路,。因此,開闊的視野是辦公室主任產(chǎn)生超前思維的前提,,也是辦公室工作更具創(chuàng)新的必要條件,。相反,如果視野狹窄,,只顧眼前,,辦公室的工作必然被動、必然滯后,,辦公室這一機(jī)關(guān)龍頭的作用就無以發(fā)揮,。

二是觀察要仔細(xì)。在對全局大事具有敏銳洞察力的同時,,辦公室主任更要有善于觀察小事的功夫,。什么是小事?一個眼神,,一個看似不經(jīng)意的動作,,一個稍縱即逝的表情,辦公室主任都應(yīng)該盡收眼底,,并能從這些“小事”中分析斷定它表達(dá)的意義和隱含的潛臺詞,。對這些“小事”的準(zhǔn)確捕捉,在辦公室主任從事接待和協(xié)調(diào)工作中尤為重要,。對方想說而未說,,想做而未做,辦公室主任應(yīng)一目了然,,唯有這樣,,接待工作才能顯其心心相融,,協(xié)調(diào)工作才能顯其適度而得體,才能始終在整個工作過程中占盡先機(jī),,贏得主動,。

三是發(fā)現(xiàn)要及時。及時發(fā)現(xiàn)是由眼及腦的一次超越,,是由感性到理性的一次升華,。有人往往從別人已經(jīng)總結(jié)出的經(jīng)驗(yàn)中、已經(jīng)發(fā)掘的典型中看到了或多或少似曾相識的東西,,其實(shí)這些典型,、這些經(jīng)驗(yàn)也許就發(fā)生和成長在自己的身邊,自己只是沒有發(fā)現(xiàn)或沒有及時發(fā)現(xiàn)而已,。因此,,承擔(dān)著總結(jié)經(jīng)驗(yàn)、推廣典型,、開展宣傳重任的辦公室主任就必須學(xué)會有以小見大,、見微知著的本領(lǐng),發(fā)現(xiàn)比別人早一點(diǎn),,發(fā)掘比別人深一點(diǎn),。

三、嘴巴要穩(wěn):忠于守信和保密

一個悶罐子當(dāng)不了辦公室主任,,辦公室主任的嘴巴理應(yīng)能言善辯,,巧舌如簧,但不分場合,、不分對象,、不分內(nèi)容的滔滔不絕,顯然也是不行的,。什么時候該口若懸河,,什么時候該守口如瓶,辦公室主任必須嚴(yán)格把握這個分寸,。

如果說能言善辯是辦公室主任必備的業(yè)務(wù)素質(zhì),,那么,守口如瓶同樣是他必備的政治素質(zhì),,由于工作性質(zhì)所決定,,辦公室主任享有比別的中層干部更多的知情權(quán),參加必要的黨組會議,、局長辦公會議,、局務(wù)會議等,使他有更多的機(jī)會獲得更多的在一定的時間,、范圍內(nèi)被稱之為秘密的信息和資料,,而這些信息和資料往往也是單位的工作重點(diǎn),,群眾關(guān)注的熱點(diǎn)和議論的焦點(diǎn),,諸如人事任免的問題,,經(jīng)費(fèi)管理問題,評先評優(yōu)問題,,還有許許多多的數(shù)字,、報表等,這就要求辦公室主任必須時刻牢記自己的身份,,增強(qiáng)政治意識,,嚴(yán)格做到參政不議

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