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物業(yè)檔案管理制度制定物業(yè)公司檔案室管理制度篇一

為了加強物業(yè)檔案科學化,、規(guī)范化、標準化的管理,，充分發(fā)揮物業(yè)檔案在物業(yè)管理活動中的作用，更好地為物業(yè)管理服務,，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》以及有關(guān)法律、法規(guī),、規(guī)章特指定檔案管理制度。

1,、公司應加強對所轄物業(yè)檔案管理工作的領(lǐng)導，把物業(yè)檔案管理工作列入物業(yè)管理工作的重要內(nèi)容,。

2、設(shè)立相應的檔案管理部門,，配備專職人員和必要的.專用庫房、裝具設(shè)備等,，對物業(yè)檔案實行集中統(tǒng)一管理,。

3,、按規(guī)定整理,、保管本單位本部門形成的物業(yè)檔案及有關(guān)資料，并做好提供利用,。

4、凡是歸檔的文件材料需保持文件材料的有機聯(lián)系,，并做到完整、準確,、系統(tǒng)。

5,、歸檔的文件材料應以原件為主，復制的文件必須注明來源單位及時間,，字跡工整，圖表圖像清晰,。

6、形成物業(yè)檔案的部門負責整理,，經(jīng)檢查合格后，雙方在移交清單上簽字,，雙方各保留一份。

7,、物業(yè)檔案管理人員,，應建立各類檔案總目錄、分類目錄和微機查詢目錄等檢索工具。

8,、物業(yè)檔案管理部門要進行物業(yè)檔案的整理、利用,、鑒定,、銷毀等情況的統(tǒng)計。

9,、凡需銷毀的檔案，必須經(jīng)過物業(yè)檔案所有權(quán)人,，物業(yè)檔案管理人員的鑒定，編制銷毀清冊，提出銷毀報告,，經(jīng)相關(guān)部門批準，在指定地點銷毀,。

10、物業(yè)管理的保管要有專用庫房,，符合防火、防盜,、防塵、防有害生物,、防潮濕、防高溫等保管要求,，并定期檢查檔案的保管情況，對破損和褪變的檔案要及時修復,，確保物業(yè)檔案的完整與安全。

11,、任何部門或個人不得私自藏匿、隱瞞物業(yè)檔案,，不得私自涂改、偽造,、銷毀物業(yè)檔案。

12,、借閱檔案須經(jīng)領(lǐng)導批準并填寫借還檔案清單,，用完后及時歸還入檔。

物業(yè)檔案管理制度制定物業(yè)公司檔案室管理制度篇二

檔案管理是企業(yè)管理的重要內(nèi)容之一,，公司總裁辦指定專人負責檔案管理工作，為規(guī)范公司的檔案管理,，特制訂本制度。

（二）公司編文號的全部文件,；

（五）公司的各種請示報告及上級部門的批復；

（六）集團內(nèi)各單位主送我司有關(guān)重要問題的文件,；

（七）政府各級部門發(fā)送的文件；

（九）介紹信,、信函存根、電報底稿,；

（十）公司檔案的交接清冊和銷毀清冊,；

（十一）各職能部門、綜合類檔案目錄,。

（一）各職能部門管理文件、重要資料目錄；

（二）公司下達的年度考核經(jīng)濟指標及完成情況,；

（三）公司各部經(jīng)濟考核指標；

（四）公司和業(yè)務部門對外簽訂的協(xié)議,、合同；

（五）上級部門制定的政策,、規(guī)定等指導性文件。

（一）年度審計報告,；

（二）年初預算報告；

（三）財務分析報告,；

（四）財務存檔資料、文件目錄,。

（一）公司領(lǐng)導成員的任免申報及上級批復；

（二）公司中層干部的任免,、部室人員編制及花名冊

（三）職工獎懲情況記錄；

（四）職工的轉(zhuǎn)正、定級,、調(diào)資、離退休,、退職、撫恤,、死亡等有關(guān)資料；

（五）勞動工資報表（年報）,；

（六）有關(guān)獎勵基金和福利基金的開支情況資料

（一）固定資產(chǎn)登記，產(chǎn)權(quán)移交,、清冊報表和資料；

（三）購買固定資產(chǎn)計劃、資料,。

接管物業(yè)的工程資料，在退出時交還下個物業(yè)公司,。

備注：保管期限中：指xx年以上，指5—xx年,，指5年以下。

一,、集團公司的全部工作資料必須將原件按歸檔要求交檔案室存檔。原件如有兩份的部門或二級公司,、控股公司可存一份原件。檔案室在立卷的基礎(chǔ)上,，按照分類大綱、歸檔范圍和保管期限的要求整理歸檔,。

二、檔案要做到系統(tǒng)排列并建立案卷目錄和索引,，以便于查找和利用。

三,、各職能部門和二級公司、控股公司管理的檔案報送目錄到檔案室備案,。

四、檔案室門窗及檔案柜應符合防盜,、防火、防蟲,、防鼠、防潮,、防塵的要求,，檔案室內(nèi)嚴禁煙火和存放易燃易爆物品,，保持整潔,、衛(wèi)生。

五,、檔案管理人員每半年檢查一次檔案的保管情況，如發(fā)現(xiàn)生蟲,、破損、被盜,、失泄密現(xiàn)象，應及時向分管領(lǐng)導匯報,，采取有效措施進行處理。

六,、建立健全檔案進、出登記制度,，對每年收進送出的檔案材料按照保管期限分別進行統(tǒng)計,。

一、公司工作人員需要借閱檔案,，須經(jīng)總裁辦負責人同意,。借閱時間原則上不超過一天,。如特殊情況借閱量大的，要堅持勤借勤還,，防止丟失,、泄密,。

二,、外單位查閱檔案，必須持介紹信經(jīng)分管副總裁批準后方可查閱,。

三、查閱和借閱檔案的人員,，必須對檔案的安全負責，不得任意拆卸,、轉(zhuǎn)借、涂改,、損壞和泄密。其中的機密事項只能在檔案室內(nèi)查閱,。如系案件調(diào)查取證需要復印者，公司內(nèi)部的由總裁辦主任批準,，外單位由分管副總裁批準。

四,、查閱檔案的人員，必須遵守檔案室的各項規(guī)章制度,，自覺辦理借閱手續(xù)，認真填寫檔案使用登記表,。

一、公司實行部門立卷,，各職能部門、二級公司,、控股公司按照檔案分類大綱,，將文件,、資料（包括照片,、聲像）整理后交檔案管理人員歸檔,。

二、歸檔時間：各部門,、二級公司、控股公司的文件,、資料和自存檔案目錄（包括上級下發(fā)的承辦和閱存的文件），于次年三月底以前移交公司檔案室,，在六月底以前整理歸檔完畢。會計檔案資料由財務部存檔,。

三、歸檔的文件,、資料，必須完整,、規(guī)范，符合耐久要求,。

一、以上制度規(guī)定各職能部門和二級公司,、控股公司須認真遵守，如未按要求辦理,，造成損失者要給予經(jīng)濟和行政處罰,，造成重大損失者予以除名,，直至追究刑事責任,。

二,、檔案管理責任人必須嚴格執(zhí)行制度，造成管理混亂,，檔案丟失，檔案管理部門和責任人要受到經(jīng)濟和行政處罰,，造成重大損失的對直接責任者予以除名，直至追究刑事責任,。

物業(yè)檔案管理制度制定物業(yè)公司檔案室管理制度篇三

為了加強物業(yè)檔案科學化、規(guī)范化,、標準化的管理,，充分發(fā)揮物業(yè)檔案在物業(yè)管理活動中的作用，更好地為物業(yè)管理服務,，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》以及有關(guān)法律、法規(guī),、規(guī)章特指定檔案管理制度。

1,、公司應加強對所轄物業(yè)檔案管理工作的領(lǐng)導,，把物業(yè)檔案管理工作列入物業(yè)管理工作的重要內(nèi)容,。

2、設(shè)立相應的檔案管理部門,，配備專職人員和必要的專用庫房、裝具設(shè)備等,，對物業(yè)檔案實行集中統(tǒng)一管理,。

3,、按規(guī)定整理、保管本單位本部門形成的物業(yè)檔案及有關(guān)資料,，并做好提供利用,。

4、凡是歸檔的.文件材料需保持文件材料的有機聯(lián)系,，并做到完整,、準確,、系統(tǒng)。

5,、歸檔的文件材料應以原件為主,，復制的文件必須注明來源單位及時間,，字跡工整，圖表圖像清晰。

6,、形成物業(yè)檔案的部門負責整理,，經(jīng)檢查合格后，雙方在移交清單上簽字,，雙方各保留一份,。

7,、物業(yè)檔案管理人員，應建立各類檔案總目錄,、分類目錄和微機查詢目錄等檢索工具。

8,、物業(yè)檔案管理部門要進行物業(yè)檔案的整理,、利用,、鑒定,、銷毀等情況的統(tǒng)計,。

9,、凡需銷毀的檔案，必須經(jīng)過物業(yè)檔案所有權(quán)人,，物業(yè)檔案管理人員的鑒定，編制銷毀清冊,，提出銷毀報告,，經(jīng)相關(guān)部門批準,，在指定地點銷毀,。

10、物業(yè)管理的保管要有專用庫房,，符合防火、防盜,、防塵、防有害生物,、防潮濕,、防高溫等保管要求,，并定期檢查檔案的保管情況,，對破損和褪變的檔案要及時修復，確保物業(yè)檔案的完整與安全,。

11、任何部門或個人不得私自藏匿,、隱瞞物業(yè)檔案，不得私自涂改,、偽造、銷毀物業(yè)檔案,。

12、借閱檔案須經(jīng)領(lǐng)導批準并填寫借還檔案清單,，用完后及時歸還入檔。

物業(yè)檔案管理制度制定物業(yè)公司檔案室管理制度篇四

為更好的掌握物業(yè)公司管轄的物業(yè),、設(shè)備、設(shè)施的現(xiàn)狀,確保物業(yè),、設(shè)備,、設(shè)施管理工作的統(tǒng)一,完整的完善建立物業(yè)檔案,。

適用于東莞市xx物業(yè)管理有限公司各類物業(yè)、設(shè)施,、設(shè)備的綜合管理工作。

3.1檔案管理員直接向行政主管負責,。

3.2檔案管理員負責檔案的保存、借閱,、資料錄入工作。

3.3檔案管理員每一個月更新一次檔案資料,。

4.1電腦保存一份電子文檔。

4.2xx四樓資料室。

5.1行政人事部

7.1行政部:公司營業(yè)執(zhí)照,、合同、資質(zhì)證書,、人事檔案資料、辦公用品,、法律文件。

7.2財務部:財務資料,、合同,。

7.3保安部:警戒器材,、合同,。

7.4環(huán)保部:清潔器材、綠化器材,、合同,。

7.5工程部:設(shè)備,、合同、證書,、圖紙、工具儀表,。

7.6物業(yè)部:建筑物、車輛,、業(yè)主資料、合同,。

8.1檔案資料保管由專人負責,任何人不得擅自開啟資料柜和移動檔案柜內(nèi)資料。

8.2如須借閱檔案資料,需到管理員處登記后方可借閱,借閱完后管理員檢查無損壞放回原文件夾中,。

8.3資料借閱只能在檔案室內(nèi)查看,不能損壞的涂改資料,否則追究借閱人責任。

8.4資料借閱必須是部門主管以上人員,只能借閱本部門資料,如需借閱其它資料必須經(jīng)總經(jīng)理批準同意,。

8.5檔案室必須保存兩份資料:一份為歷史資料檔案,一份為借閱資料,。

8.6工作需要復印資料的只可復印本部門資料,必須做好登記。

8.7檔案管理員必須保證資料的完整及完好,如有損壞必須立即進行更新,。

8.8檔案管理員必須每月對資料進行一次更新,更新后的資料必須放于本文件的首頁。

8.9檔案管理員制定文件檔案總目錄,以及每個檔案文件目錄放于文件的首頁便于查找,。

8.10變更合同資料需另行存放至少保存一年以上。

9.1《檔案編號規(guī)則》

10.1本規(guī)定由全公司各部門實施,行政人事部進行監(jiān)督,。

10.2本規(guī)定修訂權(quán)在公司。

10.3本規(guī)定從二零零四年六月一日實行,。

物業(yè)檔案管理制度制定物業(yè)公司檔案室管理制度篇五

為了規(guī)范人事檔案管理過程，實現(xiàn)人事檔案管理統(tǒng)一標準,、統(tǒng)一模式,，從而提高檔案管理質(zhì)量,，為人事運用提供有效參考，特制定本制度,。

佳兆業(yè)物業(yè)管理公司本部及各下屬分公司。

統(tǒng)一領(lǐng)導,、分級保管、分級查閱的原則,，確保檔案的齊整性和保密性；

4.1本部人力資源職能部門

4.1.1收集,、整理、立卷,、保管本部員工檔案、備案下屬分公司經(jīng)理助理級（含）以上員工,、人力資源管理人員,、財務人員、（助理）秩序維護主任的人事檔案復印件,。

4.1.2負責所保管的員工檔案的借閱、移交和銷毀工作,。

4.1.3監(jiān)督各下屬分公司的人事檔案管理工作,。

4.2各下屬分公司人力資源職能部門

4.2.1收集,、整理,、立卷、保管各公司/服務中心a系列員工的人事檔案,。

4.2.2負責人事檔案的借閱,、移交和銷毀工作,。

4.2.3監(jiān)督各物業(yè)服務中心的人事檔案管理工作。

4.3各物業(yè)服務中心

4.3.1收集,、整理、立卷,、保管各服務中心b系列員工的人事檔案。

4.3.2負責b系列員工人事檔案的借閱,、移交和銷毀工作。

5.1人事檔案管理流程

5.2職位申請表,、個人簡歷、員工勞動合同,、勞動合同簽署聲明、體檢表,、身份證,、學歷和專業(yè)資質(zhì)證書、驗證證明,、離職證明、規(guī)章制度培訓確認,、發(fā)放工資的銀行卡、獎懲記錄及各種簽批的人事異動,、薪資、培訓等文件,。

5.3檔案編碼

5.3.1檔案編碼按服務中心、部門,、員工工號進行編碼,。

5.3.2 e―hr系統(tǒng)中的員工工號為檔案編碼號,，假如水岸新都一秩序維護員員工工號為a,。00012，則此員工檔案編碼號為：“水岸新都秩序a00012”,。

5.4檔案查閱權(quán)限

5.4.1物業(yè)公司總經(jīng)理、本部人力資源職能部門負責人,、分管高管、檔案管理員可查閱所有員工的檔案,。

5.4.2各分公司總經(jīng)理、人力資源部門負責人,、分管高管、檔案管理員可查閱分公司所有員工的'檔案,。

5.4.3各服務中心負責人可查閱其下屬b系列員工的檔案。

5.4.4其余員工或管理人員不得查閱員工人事檔案,。

5.5人事檔案借閱手續(xù)

由借閱人填寫《檔案借閱申請單》，報人力資源職能部門/分公司（服務中心）負責人核準并備案,。

5.6檔案調(diào)動

跨公司調(diào)動，在接到有關(guān)通知文件后5個工作日內(nèi),，由該員工原所在公司人力資源職能部門將該員工的檔案原件裝袋,、貼好封條、并由封袋人簽名,，填寫《檔案移交清單》一式兩份，傳遞至被調(diào)住公司人力資源職能部門簽收,，并返還一份由原公司人力資源職能部門備存,。

5.7離職員工檔案

5.7.1離職員工檔案與在職員工檔案分開管理,，按月整理統(tǒng)一存放，離職員工檔案保存期為該員工離職后2年,，并確保資料完整無缺，離職人員檔案不得取回,。

5.7.2離職員工檔案滿2年后，由人事檔案管理員呈報《檔案銷毀審批表》,，報人力資源職能部門負責人――人力資源職能部門分管高管――總經(jīng)理審批后，進行粉碎處理,。

5.8嚴格人事檔案的收集、管理及保存,，保持機密，檔案應由人事管理員/主管保管,。如出現(xiàn)檔案信息外泄，將追究人事檔案管理員及人事負責人,、分管高管的責任。

5.9各分公司人事檔案管理員收到其他公司/服務中心移交的檔案后,，必須檢查封條是否完好，按《檔案移交清單》進行清點再存檔,。

5.10人事檔案的保管應嚴格按照統(tǒng)一的歸檔標準分類，按服務中心,、部門、工號分類存檔,，目錄清楚、編列有序、裝訂規(guī)范,。

6.1本制度由物業(yè)公司本部行政及人力資源部修訂，解釋權(quán)歸本部行政及人力資源部所有,，自頒布之日起執(zhí)行。

6.2附件

人事檔案資料封面

人事檔案存檔目錄人事檔案借閱申請表

人事檔案移交清單人事檔案銷毀審批表（b系列員工）

佳兆業(yè)物業(yè)管理公司本部行政及人力資源部二○○九年八月四日