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物業(yè)檔案管理制度制定物業(yè)公司檔案室管理制度篇一

為了加強物業(yè)檔案科學(xué)化,、規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的管理,，充分發(fā)揮物業(yè)檔案在物業(yè)管理活動中的作用,，更好地為物業(yè)管理服務(wù)，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》以及有關(guān)法律,、法規(guī),、規(guī)章特指定檔案管理制度。

1,、公司應(yīng)加強對所轄物業(yè)檔案管理工作的領(lǐng)導(dǎo),，把物業(yè)檔案管理工作列入物業(yè)管理工作的重要內(nèi)容。

2,、設(shè)立相應(yīng)的檔案管理部門,，配備專職人員和必要的.專用庫房、裝具設(shè)備等,，對物業(yè)檔案實行集中統(tǒng)一管理,。

3、按規(guī)定整理,、保管本單位本部門形成的物業(yè)檔案及有關(guān)資料,，并做好提供利用,。

4,、凡是歸檔的文件材料需保持文件材料的有機聯(lián)系,，并做到完整、準(zhǔn)確,、系統(tǒng),。

5、歸檔的文件材料應(yīng)以原件為主,，復(fù)制的文件必須注明來源單位及時間,，字跡工整，圖表圖像清晰,。

6,、形成物業(yè)檔案的部門負(fù)責(zé)整理，經(jīng)檢查合格后,，雙方在移交清單上簽字,，雙方各保留一份。

7,、物業(yè)檔案管理人員,，應(yīng)建立各類檔案總目錄、分類目錄和微機查詢目錄等檢索工具,。

8,、物業(yè)檔案管理部門要進(jìn)行物業(yè)檔案的整理、利用,、鑒定,、銷毀等情況的統(tǒng)計。

9,、凡需銷毀的檔案,，必須經(jīng)過物業(yè)檔案所有權(quán)人，物業(yè)檔案管理人員的鑒定,，編制銷毀清冊,，提出銷毀報告，經(jīng)相關(guān)部門批準(zhǔn),，在指定地點銷毀,。

10、物業(yè)管理的保管要有專用庫房,，符合防火,、防盜、防塵,、防有害生物,、防潮濕,、防高溫等保管要求，并定期檢查檔案的保管情況,，對破損和褪變的檔案要及時修復(fù),，確保物業(yè)檔案的完整與安全。

11,、任何部門或個人不得私自藏匿,、隱瞞物業(yè)檔案，不得私自涂改,、偽造,、銷毀物業(yè)檔案。

12,、借閱檔案須經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)并填寫借還檔案清單,，用完后及時歸還入檔。

物業(yè)檔案管理制度制定物業(yè)公司檔案室管理制度篇二

檔案管理是企業(yè)管理的重要內(nèi)容之一,，公司總裁辦指定專人負(fù)責(zé)檔案管理工作,，為規(guī)范公司的檔案管理，特制訂本制度,。

（二）公司編文號的全部文件,；

（五）公司的各種請示報告及上級部門的批復(fù)；

（六）集團內(nèi)各單位主送我司有關(guān)重要問題的文件,；

（七）政府各級部門發(fā)送的文件,；

（九）介紹信、信函存根,、電報底稿,；

（十）公司檔案的交接清冊和銷毀清冊；

（十一）各職能部門,、綜合類檔案目錄,。

（一）各職能部門管理文件、重要資料目錄,；

（二）公司下達(dá)的年度考核經(jīng)濟指標(biāo)及完成情況,；

（三）公司各部經(jīng)濟考核指標(biāo)；

（四）公司和業(yè)務(wù)部門對外簽訂的協(xié)議,、合同,；

（五）上級部門制定的政策、規(guī)定等指導(dǎo)性文件,。

（一）年度審計報告,；

（二）年初預(yù)算報告；

（三）財務(wù)分析報告,；

（四）財務(wù)存檔資料,、文件目錄,。

（一）公司領(lǐng)導(dǎo)成員的任免申報及上級批復(fù)；

（二）公司中層干部的任免,、部室人員編制及花名冊

（三）職工獎懲情況記錄,；

（四）職工的轉(zhuǎn)正、定級,、調(diào)資,、離退休,、退職,、撫恤、死亡等有關(guān)資料,；

（五）勞動工資報表（年報）,；

（六）有關(guān)獎勵基金和福利基金的開支情況資料

（一）固定資產(chǎn)登記，產(chǎn)權(quán)移交,、清冊報表和資料,；

（三）購買固定資產(chǎn)計劃、資料,。

接管物業(yè)的工程資料,，在退出時交還下個物業(yè)公司。

備注：保管期限中：指xx年以上,，指5—xx年,，指5年以下。

一,、集團公司的全部工作資料必須將原件按歸檔要求交檔案室存檔,。原件如有兩份的部門或二級公司、控股公司可存一份原件,。檔案室在立卷的基礎(chǔ)上,，按照分類大綱、歸檔范圍和保管期限的要求整理歸檔,。

二,、檔案要做到系統(tǒng)排列并建立案卷目錄和索引，以便于查找和利用,。

三,、各職能部門和二級公司、控股公司管理的檔案報送目錄到檔案室備案,。

四,、檔案室門窗及檔案柜應(yīng)符合防盜、防火,、防蟲,、防鼠,、防潮、防塵的要求,，檔案室內(nèi)嚴(yán)禁煙火和存放易燃易爆物品,，保持整潔、衛(wèi)生,。

五,、檔案管理人員每半年檢查一次檔案的保管情況，如發(fā)現(xiàn)生蟲,、破損,、被盜、失泄密現(xiàn)象,，應(yīng)及時向分管領(lǐng)導(dǎo)匯報,，采取有效措施進(jìn)行處理。

六,、建立健全檔案進(jìn),、出登記制度，對每年收進(jìn)送出的檔案材料按照保管期限分別進(jìn)行統(tǒng)計,。

一,、公司工作人員需要借閱檔案，須經(jīng)總裁辦負(fù)責(zé)人同意,。借閱時間原則上不超過一天,。如特殊情況借閱量大的，要堅持勤借勤還,，防止丟失,、泄密。

二,、外單位查閱檔案,，必須持介紹信經(jīng)分管副總裁批準(zhǔn)后方可查閱。

三,、查閱和借閱檔案的人員,，必須對檔案的安全負(fù)責(zé)，不得任意拆卸,、轉(zhuǎn)借,、涂改、損壞和泄密,。其中的機密事項只能在檔案室內(nèi)查閱,。如系案件調(diào)查取證需要復(fù)印者，公司內(nèi)部的由總裁辦主任批準(zhǔn)，外單位由分管副總裁批準(zhǔn),。

四,、查閱檔案的人員，必須遵守檔案室的各項規(guī)章制度,，自覺辦理借閱手續(xù),，認(rèn)真填寫檔案使用登記表。

一,、公司實行部門立卷,，各職能部門、二級公司,、控股公司按照檔案分類大綱,，將文件、資料（包括照片,、聲像）整理后交檔案管理人員歸檔,。

二、歸檔時間：各部門,、二級公司、控股公司的文件,、資料和自存檔案目錄（包括上級下發(fā)的承辦和閱存的文件）,，于次年三月底以前移交公司檔案室，在六月底以前整理歸檔完畢,。會計檔案資料由財務(wù)部存檔,。

三、歸檔的文件,、資料,，必須完整、規(guī)范,，符合耐久要求,。

一、以上制度規(guī)定各職能部門和二級公司,、控股公司須認(rèn)真遵守,，如未按要求辦理，造成損失者要給予經(jīng)濟和行政處罰,，造成重大損失者予以除名,，直至追究刑事責(zé)任。

二,、檔案管理責(zé)任人必須嚴(yán)格執(zhí)行制度,，造成管理混亂，檔案丟失,，檔案管理部門和責(zé)任人要受到經(jīng)濟和行政處罰,，造成重大損失的對直接責(zé)任者予以除名,，直至追究刑事責(zé)任。

物業(yè)檔案管理制度制定物業(yè)公司檔案室管理制度篇三

為了加強物業(yè)檔案科學(xué)化,、規(guī)范化,、標(biāo)準(zhǔn)化的管理，充分發(fā)揮物業(yè)檔案在物業(yè)管理活動中的作用,，更好地為物業(yè)管理服務(wù),，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》以及有關(guān)法律、法規(guī),、規(guī)章特指定檔案管理制度,。

1、公司應(yīng)加強對所轄物業(yè)檔案管理工作的領(lǐng)導(dǎo),，把物業(yè)檔案管理工作列入物業(yè)管理工作的重要內(nèi)容,。

2、設(shè)立相應(yīng)的檔案管理部門,，配備專職人員和必要的專用庫房,、裝具設(shè)備等，對物業(yè)檔案實行集中統(tǒng)一管理,。

3,、按規(guī)定整理、保管本單位本部門形成的物業(yè)檔案及有關(guān)資料,，并做好提供利用,。

4、凡是歸檔的.文件材料需保持文件材料的有機聯(lián)系,，并做到完整,、準(zhǔn)確、系統(tǒng),。

5,、歸檔的文件材料應(yīng)以原件為主，復(fù)制的文件必須注明來源單位及時間,，字跡工整,，圖表圖像清晰。

6,、形成物業(yè)檔案的部門負(fù)責(zé)整理,，經(jīng)檢查合格后，雙方在移交清單上簽字,，雙方各保留一份,。

7、物業(yè)檔案管理人員，應(yīng)建立各類檔案總目錄,、分類目錄和微機查詢目錄等檢索工具,。

8、物業(yè)檔案管理部門要進(jìn)行物業(yè)檔案的整理,、利用,、鑒定、銷毀等情況的統(tǒng)計,。

9,、凡需銷毀的檔案，必須經(jīng)過物業(yè)檔案所有權(quán)人,，物業(yè)檔案管理人員的鑒定,，編制銷毀清冊，提出銷毀報告,，經(jīng)相關(guān)部門批準(zhǔn),，在指定地點銷毀。

10,、物業(yè)管理的保管要有專用庫房,，符合防火、防盜,、防塵,、防有害生物、防潮濕,、防高溫等保管要求，并定期檢查檔案的保管情況,，對破損和褪變的檔案要及時修復(fù),，確保物業(yè)檔案的完整與安全。

11,、任何部門或個人不得私自藏匿,、隱瞞物業(yè)檔案，不得私自涂改,、偽造,、銷毀物業(yè)檔案。

12,、借閱檔案須經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)并填寫借還檔案清單,，用完后及時歸還入檔。

物業(yè)檔案管理制度制定物業(yè)公司檔案室管理制度篇四

為更好的掌握物業(yè)公司管轄的物業(yè),、設(shè)備,、設(shè)施的現(xiàn)狀,確保物業(yè)、設(shè)備、設(shè)施管理工作的統(tǒng)一,完整的完善建立物業(yè)檔案,。

適用于東莞市xx物業(yè)管理有限公司各類物業(yè),、設(shè)施、設(shè)備的綜合管理工作,。

3.1檔案管理員直接向行政主管負(fù)責(zé),。

3.2檔案管理員負(fù)責(zé)檔案的保存、借閱,、資料錄入工作,。

3.3檔案管理員每一個月更新一次檔案資料。

4.1電腦保存一份電子文檔,。

4.2xx四樓資料室,。

5.1行政人事部

7.1行政部:公司營業(yè)執(zhí)照、合同,、資質(zhì)證書,、人事檔案資料、辦公用品,、法律文件,。

7.2財務(wù)部:財務(wù)資料、合同,。

7.3保安部:警戒器材,、合同。

7.4環(huán)保部:清潔器材,、綠化器材,、合同。

7.5工程部:設(shè)備,、合同,、證書、圖紙,、工具儀表,。

7.6物業(yè)部:建筑物、車輛,、業(yè)主資料,、合同。

8.1檔案資料保管由專人負(fù)責(zé),任何人不得擅自開啟資料柜和移動檔案柜內(nèi)資料,。

8.2如須借閱檔案資料,需到管理員處登記后方可借閱,借閱完后管理員檢查無損壞放回原文件夾中,。

8.3資料借閱只能在檔案室內(nèi)查看,不能損壞的涂改資料,否則追究借閱人責(zé)任。

8.4資料借閱必須是部門主管以上人員,只能借閱本部門資料,如需借閱其它資料必須經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)同意,。

8.5檔案室必須保存兩份資料:一份為歷史資料檔案,一份為借閱資料,。

8.6工作需要復(fù)印資料的只可復(fù)印本部門資料,必須做好登記,。

8.7檔案管理員必須保證資料的完整及完好,如有損壞必須立即進(jìn)行更新。

8.8檔案管理員必須每月對資料進(jìn)行一次更新,更新后的資料必須放于本文件的首頁,。

8.9檔案管理員制定文件檔案總目錄,以及每個檔案文件目錄放于文件的首頁便于查找,。

8.10變更合同資料需另行存放至少保存一年以上。

9.1《檔案編號規(guī)則》

10.1本規(guī)定由全公司各部門實施,行政人事部進(jìn)行監(jiān)督,。

10.2本規(guī)定修訂權(quán)在公司,。

10.3本規(guī)定從二零零四年六月一日實行。

物業(yè)檔案管理制度制定物業(yè)公司檔案室管理制度篇五

為了規(guī)范人事檔案管理過程,，實現(xiàn)人事檔案管理統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn),、統(tǒng)一模式，從而提高檔案管理質(zhì)量,，為人事運用提供有效參考,，特制定本制度。

佳兆業(yè)物業(yè)管理公司本部及各下屬分公司,。

統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo),、分級保管、分級查閱的原則,，確保檔案的齊整性和保密性,；

4.1本部人力資源職能部門

4.1.1收集、整理,、立卷,、保管本部員工檔案、備案下屬分公司經(jīng)理助理級（含）以上員工,、人力資源管理人員,、財務(wù)人員、（助理）秩序維護(hù)主任的人事檔案復(fù)印件,。

4.1.2負(fù)責(zé)所保管的員工檔案的借閱,、移交和銷毀工作。

4.1.3監(jiān)督各下屬分公司的人事檔案管理工作,。

4.2各下屬分公司人力資源職能部門

4.2.1收集、整理,、立卷,、保管各公司/服務(wù)中心a系列員工的人事檔案。

4.2.2負(fù)責(zé)人事檔案的借閱,、移交和銷毀工作,。

4.2.3監(jiān)督各物業(yè)服務(wù)中心的人事檔案管理工作。

4.3各物業(yè)服務(wù)中心

4.3.1收集,、整理,、立卷,、保管各服務(wù)中心b系列員工的人事檔案。

4.3.2負(fù)責(zé)b系列員工人事檔案的借閱,、移交和銷毀工作,。

5.1人事檔案管理流程

5.2職位申請表、個人簡歷,、員工勞動合同,、勞動合同簽署聲明、體檢表,、身份證,、學(xué)歷和專業(yè)資質(zhì)證書、驗證證明,、離職證明,、規(guī)章制度培訓(xùn)確認(rèn)、發(fā)放工資的銀行卡,、獎懲記錄及各種簽批的人事異動,、薪資、培訓(xùn)等文件,。

5.3檔案編碼

5.3.1檔案編碼按服務(wù)中心,、部門、員工工號進(jìn)行編碼,。

5.3.2 e―hr系統(tǒng)中的員工工號為檔案編碼號,，假如水岸新都一秩序維護(hù)員員工工號為a。00012,，則此員工檔案編碼號為：“水岸新都秩序a00012”,。

5.4檔案查閱權(quán)限

5.4.1物業(yè)公司總經(jīng)理、本部人力資源職能部門負(fù)責(zé)人,、分管高管,、檔案管理員可查閱所有員工的檔案。

5.4.2各分公司總經(jīng)理,、人力資源部門負(fù)責(zé)人,、分管高管、檔案管理員可查閱分公司所有員工的'檔案,。

5.4.3各服務(wù)中心負(fù)責(zé)人可查閱其下屬b系列員工的檔案,。

5.4.4其余員工或管理人員不得查閱員工人事檔案。

5.5人事檔案借閱手續(xù)

由借閱人填寫《檔案借閱申請單》,，報人力資源職能部門/分公司（服務(wù)中心）負(fù)責(zé)人核準(zhǔn)并備案,。

5.6檔案調(diào)動

跨公司調(diào)動，在接到有關(guān)通知文件后5個工作日內(nèi),，由該員工原所在公司人力資源職能部門將該員工的檔案原件裝袋,、貼好封條,、并由封袋人簽名，填寫《檔案移交清單》一式兩份,，傳遞至被調(diào)住公司人力資源職能部門簽收,，并返還一份由原公司人力資源職能部門備存。

5.7離職員工檔案

5.7.1離職員工檔案與在職員工檔案分開管理,，按月整理統(tǒng)一存放,，離職員工檔案保存期為該員工離職后2年，并確保資料完整無缺,，離職人員檔案不得取回,。

5.7.2離職員工檔案滿2年后,，由人事檔案管理員呈報《檔案銷毀審批表》,，報人力資源職能部門負(fù)責(zé)人――人力資源職能部門分管高管――總經(jīng)理審批后,，進(jìn)行粉碎處理,。

5.8嚴(yán)格人事檔案的收集,、管理及保存,，保持機密,，檔案應(yīng)由人事管理員/主管保管,。如出現(xiàn)檔案信息外泄,，將追究人事檔案管理員及人事負(fù)責(zé)人,、分管高管的責(zé)任。

5.9各分公司人事檔案管理員收到其他公司/服務(wù)中心移交的檔案后,，必須檢查封條是否完好,，按《檔案移交清單》進(jìn)行清點再存檔。

5.10人事檔案的保管應(yīng)嚴(yán)格按照統(tǒng)一的歸檔標(biāo)準(zhǔn)分類,，按服務(wù)中心,、部門、工號分類存檔,，目錄清楚,、編列有序、裝訂規(guī)范,。

6.1本制度由物業(yè)公司本部行政及人力資源部修訂,，解釋權(quán)歸本部行政及人力資源部所有，自頒布之日起執(zhí)行,。

6.2附件

人事檔案資料封面

人事檔案存檔目錄人事檔案借閱申請表

人事檔案移交清單人事檔案銷毀審批表（b系列員工）

佳兆業(yè)物業(yè)管理公司本部行政及人力資源部二○○九年八月四日