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物業(yè)公司檔案管理制度 公司檔案管理制度及職責(zé)篇一

公司檔案實(shí)行由公司綜合管理部集中統(tǒng)一管理與部分專用性檔案分散管理相結(jié)合的原則。

公司綜合管理部設(shè)專門的檔案室并配備專人管理檔案,，各部門明確由專人兼管檔案工作,。

（一）綜合管理部負(fù)責(zé)制訂公司檔案管理制度、保管檔案,、建設(shè)檔案管理系統(tǒng),。

（二）財(cái)務(wù)部自行做好日常檔案的收集、整理和保管等工作,，綜合管理部給予配合,。

（三）其他部門由部門檔案專人對檔案進(jìn)行收集、整理,，并交至綜合管理部檔案管理員立卷歸檔,。

（一）負(fù)責(zé)收集、整理,、分類,、鑒定、保管各類檔案,，做到收集齊全,、整理科學(xué)、鑒定正確和保證質(zhì)量,，并按時接收和移交檔案,；

（二）凡本公司印發(fā)出的公文(含定稿和正件與附件、批復(fù)請示,、轉(zhuǎn)發(fā)文件含被轉(zhuǎn)發(fā)的原件)一律由綜合管理部統(tǒng)一收集管理,。

（三）做到忠于職守，遵守紀(jì)律,，嚴(yán)格按照有關(guān)法律和公司制度辦事,。

（一）上級機(jī)關(guān)發(fā)來的與本公司有關(guān)的決定、決議,、指示,、命令、條例,、規(guī)定,、計(jì)劃等文件材料；

（二）本公司的請示與上級機(jī)關(guān)的批復(fù),；

（三）本公司對外的正式發(fā)文與有關(guān)單位來往的文書,；

（四）本公司反映主要職能活動的報(bào)告、總結(jié),；

（五）本公司制訂的計(jì)劃,、方案,、統(tǒng)計(jì)、財(cái)務(wù),、工作總結(jié),；

（六）綜治工作材料；

（七）本公司與有關(guān)單位簽訂的合同,、協(xié)議書等文件材料,；

（八）本公公司各種證照及所獲各種榮譽(yù)、獎勵資料,；

（九）本公司職工勞動,、工資、福利方面的文件材料,；

（十）具有保存價(jià)值的電子文本,、圖片、音像,、影像資料,；

（十一）會計(jì)憑證，會計(jì)活動帳薄和會計(jì)報(bào)表等會計(jì)核算專業(yè)材料,，它是記錄和反映經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)活動的重要史料和證據(jù),。

（一）承辦部門或主辦人應(yīng)及時將辦理完畢或經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)人員批存的文件材料，收集齊全,，加以整理，送交本部門檔案管理員歸卷,。

（二）凡是直接記述和反映公司,、部門活動的，具有現(xiàn)實(shí)的和長遠(yuǎn)查考價(jià)值的文件材料(文字,、電子文件,、圖樣、照片,、實(shí)物等),，均須歸檔保存。

（三）管理性檔案在分類立卷時應(yīng)做到：分年度,、分類別,、分級別。黨政文件要分別組卷,，密級文件要單獨(dú)立卷,。組卷時按內(nèi)部特征為主的六個特征進(jìn)行組卷，盡量把永久,、長期,、短期三種保管期限文件材料分開組卷,。

（四）在歸檔的文件材料中，應(yīng)將每份文件的正件與附件,、印件與定稿,、請示與批復(fù)、轉(zhuǎn)發(fā)文件與原件,、多種文字形成的同一文件,，分別立在一起，不得分開,，文電應(yīng)合一立卷,；絕密文電單獨(dú)立卷，少數(shù)普通文電如果與絕密文有密切聯(lián)系,，也可隨同絕密文電立卷,。

（五）綜合管理部定期對各部門文件材料的歸檔工作進(jìn)行檢查。

（六）各部門在次年三月向檔案部門移交管理性檔案,，需付卷內(nèi)目錄,，移交目錄一式二份，交接雙方清點(diǎn)核對,，并履行簽字手續(xù),。

（一）公司（或部門）管理的檔案應(yīng)有專柜保存，確保完好不丟失,。

（二）做好電子檔案,、底片、錄音錄像帶等特殊載體檔案的保管工作,；

（三）檔案工作人員應(yīng)確保檔案的質(zhì)量,，對破損和變質(zhì)檔案，及時采取措施,，進(jìn)行修補(bǔ)和復(fù)制,。

（四）公司綜合管理部不定期檢查各檔案管理情況，發(fā)現(xiàn)問題及時組織整改,。

（五）每年對檔案進(jìn)行一次清理,，清除不必要保存的`材料以及對破損和褪色的材料進(jìn)行修補(bǔ)和復(fù)制。

必須嚴(yán)格執(zhí)行保密制度,，填寫查借閱檔案登記表,，如期歸還，歸還時驗(yàn)收注銷,。凡利用者都應(yīng)按規(guī)定辦理借閱手續(xù),。查閱機(jī)密以上級檔案，需經(jīng)公司（部門）負(fù)責(zé)人批準(zhǔn),，原則上不外借,，確因工作需要,，應(yīng)當(dāng)天歸還。

（一）檔案借閱限一周內(nèi)歸還,，特殊情況需延期的,，須辦理續(xù)借手續(xù)；

（二）借出和歸還檔案時,，應(yīng)辦理清點(diǎn)手續(xù),，由綜合管理部檔案管理人員與借閱者當(dāng)面核對清楚；

（三）檔案如有丟失,、損壞或泄密,，須立即追究當(dāng)事者責(zé)任；

（四）調(diào)走,、辭退人員,，必須清理移交檔案文件后方可辦理離職手續(xù)；

（五）原則上不對外借閱檔案,，外單位需查閱檔案資料者,，須經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)，并辦理登記手續(xù)后,，方可借閱,。

（六）歸還檔案時應(yīng)保證檔案材料的清潔、完整,、安全,，不得丟失,、隨意折疊,、拆散,、剪裁或擅自銷毀,，嚴(yán)禁對檔案隨意更改、涂寫,。

（七）傳真件需存檔時，應(yīng)將復(fù)印件連同原件一起存檔，以防原件字跡消失,。

（八）未經(jīng)公司董事長授權(quán)，任何部門或個人無權(quán)公開檔案,。

（一）檔案工作人員必須嚴(yán)格按照檔案工作各項(xiàng)規(guī)章制度辦事,。

（二）凡使用保密檔案資料人員必須嚴(yán)格遵守有關(guān)保密規(guī)定。

（三）凡借閱“絕密”“機(jī)密”級檔案資料應(yīng)經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)審批,，報(bào)總經(jīng)理批準(zhǔn)后,，方可借出。

（四）外單位查閱,、借閱密級檔案,，須經(jīng)綜合管理部主管領(lǐng)導(dǎo)審批，報(bào)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn),，方可提供,。

（五）秘密檔案不得私自存放，贈送并轉(zhuǎn)借他人,，個人外出攜帶機(jī)密級以上檔案應(yīng)妥善保管,，若泄密要追究泄密者責(zé)任。

（六）檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密制度,，不得在公開場所談?wù)摫Ｃ軝n案內(nèi)容，不得將保密檔案帶出室外和借給他人,。

鑒定檔案保存價(jià)值,，確定保管期限及銷毀檔案，嚴(yán)格按照國家有關(guān)規(guī)定并結(jié)合公司實(shí)際情況進(jìn)行,。公司檔案保管期限分永久,、長期、短期三種,。確定保管期限的原則是：

（一）反映公司主要職能和重要經(jīng)營管理活動的,，具有長遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案定為永久保存；

（二）反映公司一般經(jīng)營活動,，具有較長時間利用價(jià)值的檔案定為長期保存,，其期限為16―50年；

（三）對公司在一定時期內(nèi)有參考利用價(jià)值的檔案,，定為短期保存,，其期限為15年以內(nèi)。

（四）檔案的鑒定由綜合管理部主管,、各部門指定檔案管理人員和綜合管理部檔案管理人員合作完成,，并采取對每份檔案直接鑒定的辦法。鑒定中發(fā)現(xiàn)檔案不準(zhǔn)確,，不完整,，應(yīng)及時責(zé)成有關(guān)部門和人員修改、補(bǔ)充,。

（五）經(jīng)過一定時間后確無保存價(jià)值的檔案,，或者原有情況已發(fā)生完全改變,，其檔案失去保存意義的，經(jīng)檔案人員或原經(jīng)辦人員提出,，本公司綜合管理部和部門審查同意,，公司總經(jīng)理批準(zhǔn)，方可銷毀,。

（六）經(jīng)批準(zhǔn)銷毀的檔案,，檔案人員必須列出清單，銷毀檔案的批準(zhǔn)人,、監(jiān)銷人都要在銷毀檔案清冊上簽字,。

物業(yè)公司檔案管理制度 公司檔案管理制度及職責(zé)篇二

●檔案管理規(guī)定

1、檔案資料由經(jīng)理負(fù)責(zé)監(jiān)督保管,內(nèi)務(wù)管理員專職文件存檔,、注記工作,。

2、有關(guān)物業(yè)的驗(yàn)收檔案,、圖紙,、業(yè)主及住戶資料、管理制度,、合約及附件,、設(shè)施和設(shè)備檔案及保養(yǎng)制度、財(cái)務(wù)報(bào)告,、員工人事資料等檔案要求集中存檔,文件柜上鎖,未經(jīng)經(jīng)理許可,任何人不得動用,。

3、物業(yè)檔案資料必須做到圖有袋,、文有夾,報(bào)告類文件編目錄索引,檔案類文件有存檔清單和編號目錄,。

4、公司檔案目錄及存檔文件清單每季度清查一次,。

5,、物業(yè)檔案在歷任經(jīng)理離職或調(diào)職時,應(yīng)向接任者辦理移交手續(xù),經(jīng)認(rèn)可后方可離開。

6,、物業(yè)檔案日常需經(jīng)常使用部分應(yīng)復(fù)印備份,原件存放在檔案中不得隨意使用,。

7、因工作需要借閱,、復(fù)印專管部分檔案資料的,需經(jīng)經(jīng)理書面認(rèn)可,如有違反的,作泄密處理,。

8,、公司將定期巡查上述規(guī)定所提及的要求落實(shí)情況,對不符合要求的保管人將作適當(dāng)處分,。

9、小區(qū)檔案資料因保管不當(dāng)而造成遺失,、泄密的,對小區(qū)管理有重大影響及損害小區(qū)和公司利益的,公司將視情節(jié)追究當(dāng)事人責(zé)任,并保留追究其法律責(zé)任的權(quán)利,。

●小區(qū)管理保密規(guī)定

1,、公司、物業(yè)內(nèi)部資料,業(yè)主,、住戶單元和公司員工個人資料及其所載有的通訊地址,、聯(lián)系電話、購/租合約及金額,、小區(qū)及公司內(nèi)部情況,、業(yè)主/住戶個人情況等均屬保密范圍。

2,、業(yè)主/住戶及員工資料統(tǒng)一存放在辦公室文件柜內(nèi),由內(nèi)務(wù)管理員專人管理,。

3、公司文件柜備用鑰匙由經(jīng)理保管,內(nèi)務(wù)管理員休假時,由經(jīng)理指定者方可代為執(zhí)行以上事務(wù),。

4,、因工作所需而放置在辦公室、監(jiān)控室的業(yè)主/住戶的聯(lián)系電話,、地址等,必須隱蔽放置,不得張貼于顯眼處,不得外泄,。

5、公司制定的各類規(guī)章制度及工作指引,嚴(yán)禁任何形式的抄襲和復(fù)印,嚴(yán)禁外泄,。

6,、公司發(fā)布的各類通知通告,應(yīng)限定時效,過時收回。

7,、員工應(yīng)具有維護(hù)他人隱私的法律意識,主動為公司和小區(qū)住戶保守秘密,對任何人的不正當(dāng)打探行為,應(yīng)堅(jiān)決拒絕并向公司報(bào)告,。

8、員工因執(zhí)行保密規(guī)定不當(dāng),致使公司,、業(yè)主/住戶或公司其他員工利益受不良侵害的,公司將從重處罰,并由當(dāng)事人個人承擔(dān)導(dǎo)致的全部法律責(zé)任,。

●小區(qū)檔案資料

1、小區(qū)驗(yàn)收檔案:

1)小區(qū)土建,、設(shè)備安裝竣工資料(圖紙,、設(shè)備資料)。

2)小區(qū)各類設(shè)備的.質(zhì)檢,、消防,、勞動局等部門驗(yàn)收合格文件。

3)小區(qū)機(jī)電設(shè)備保養(yǎng)合約,。

4)小區(qū)公共區(qū)域設(shè)施設(shè)備驗(yàn)收記錄,。

5)小區(qū)公共區(qū)域設(shè)施設(shè)備移交記錄,。

6)單元驗(yàn)收及移交記錄。

2,、小區(qū)二次裝修檔案:

1)住戶二次裝修圖紙及審批手續(xù)。

2)二次裝修期間管理處監(jiān)督檢查資料,。

3、住戶資料:

1)小區(qū)住戶入伙資料,。

2)小區(qū)住戶情況登記(包括姓名,、房號、聯(lián)系人、建筑面積,、交接單,、入伙時間等)。

4、小區(qū)管理文本匯編:

1)管理合同,、業(yè)主公約,、用戶手冊,。

2)小區(qū)各類管理規(guī)章制度及裝修管理規(guī)定,。

3)小區(qū)各項(xiàng)管理分包合約。

5,、小區(qū)設(shè)備維修保養(yǎng)資料:

1)各類設(shè)施設(shè)備專門的維修保養(yǎng)制度和應(yīng)急措施,。

2)各類設(shè)施設(shè)備獨(dú)立的維修檔案及日常巡檢維修記錄。

3)主要部位如配變電間,、監(jiān)控中心等應(yīng)有工作日記,、交接班記錄、巡視記錄和人員進(jìn)出記錄,。

4)住戶維修報(bào)修單及維修后的回訪記錄,。

6、小區(qū)設(shè)施設(shè)備檢測:

1)電梯有勞動部門合格證書及年檢報(bào)告,。

2)消防泵,、管道等有定期試機(jī)及換水記錄。

3)小區(qū)避雷系統(tǒng)有定期檢測報(bào)告,。

4)小區(qū)其他設(shè)施設(shè)備檢測記錄資料,。

7、日常文檔:

1)日常通知,、文件的存檔,。

2)小區(qū)管理費(fèi)收繳情況。

3)公司管理費(fèi)財(cái)務(wù)報(bào)告,。

4)會議記錄,。

5)值班記錄,。

6)安保值班記錄。

7)其他管理記錄,。

●檔案資料的管理要求

1,、采用多種形式的文檔儲存方式,如電腦磁盤、錄象帶,、錄音帶,、相片、圖表等,并采用適當(dāng)?shù)谋９?、儲存方法?/p>

2,、盡可能地把其他形式的檔案資料轉(zhuǎn)化為電腦儲存,便于查找和利用。

3,、電腦文件必須由專人按照規(guī)定設(shè)置子目錄進(jìn)行分類管理,并定期清除過期無效文件,。

4、原始文件按照文件的使用性質(zhì)及重要性進(jìn)行分類,并編制相應(yīng)的文件目錄,文件狀況有所變動時,應(yīng)及時調(diào)整目錄的有關(guān)數(shù)據(jù),以保證查閱者及時找到有效的文件,。

5,、檔案的鑒定必須由經(jīng)理或其他指定人員負(fù)責(zé),對檔案是否有效、作廢,、復(fù)印份數(shù),、保存期限、保存數(shù)量等作出決定,其他未經(jīng)授權(quán)者無權(quán)決定,。

6,、檔案按不同業(yè)務(wù)性質(zhì)分塊,以內(nèi)容分類,逐一編號,登記造冊,編輯目錄,最好按不同業(yè)務(wù)部分分柜保存。

7,、檔案保管有專人負(fù)責(zé),以達(dá)到文件管理要求,必須做到檔案標(biāo)識清晰,、分類明確,易查找;檔案必須由具備資格人員經(jīng)過登記后方可借出,文件借閱者需妥善保管所借文件,不得涂改、撕毀等,否則追究相關(guān)責(zé)任,。檔案歸還必須經(jīng)過檢查,如有輕微破損應(yīng)立即修補(bǔ),損壞嚴(yán)重須追究借閱人員的責(zé)任,。檔案管理人員需按時檢查檔案借閱情況,以便及時收回在外文件,防止因管理疏忽所導(dǎo)致的文件流失和泄密。

8,、檔案保管環(huán)境要求達(dá)到防火,、防潮、防變質(zhì)的要求,配置有效的滅火器材,潮濕天氣需放置生石灰等物質(zhì),檔案管理人員需及時進(jìn)行檢查和清理,保證文檔保管條件符合公司文件管理的要求,。

物業(yè)公司檔案管理制度 公司檔案管理制度及職責(zé)篇三

一,、為規(guī)范公司檔案管理，增強(qiáng)公司檔案的實(shí)用性和有效性,，特制定本制度,。

二、歸檔范圍

公司的規(guī)劃,、年度計(jì)劃,、統(tǒng)計(jì)資料,、財(cái)務(wù)審計(jì)、會計(jì)檔案,、勞動工資,、經(jīng)營情況、人事檔案,、會議記錄,、決定、委托書,、協(xié)議,、合同、項(xiàng)目方案,、通知等具有參考價(jià)值的文件資料,。

三、公司的檔案管理由總經(jīng)理辦公室檔案室檔案管理員負(fù)責(zé),。

四,、檔案管理員的職責(zé)：保證公司及各部門的原始資料及單據(jù)齊全完整、安全保密和使用方便,。

五,、資料的收集與整理

1、公司的歸檔資料實(shí)行"季度歸檔"及"年度歸檔"制度,，即：每年的四,、七,、十和次年的一月和每年二月份為公司檔案資料歸檔期,。

2、在檔案資料歸檔期,，由檔案管理員分別向各主管部門收集應(yīng)該歸檔的原始資料,。各主管部門經(jīng)理應(yīng)積極配合與支持。

3,、凡應(yīng)該及時歸檔的資料,，由檔案管理員負(fù)責(zé)及時歸檔。

4,、各部門專用的收,、發(fā)文件資料，按文件的密級確定是否歸檔,。凡機(jī)密以上級的文件必須把原件放入檔案室,。

5、檔案管理員根據(jù)公司的《文書立卷歸檔管理制度》實(shí)施檔案歸檔整理,。

六,、資料的分類與歸檔

1,、公司檔案資料的分類依據(jù)《文書立卷歸檔管理制度》的`有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。

2,、公司檔案資料的歸檔每年一次,，屬于平時立卷歸檔的不在此規(guī)定范圍內(nèi)。

七,、檔案的借閱

1,、總經(jīng)理、副總經(jīng)理,、總監(jiān),、總經(jīng)理辦公室主任借閱非密級檔案可直接通過檔案管理員辦理借閱手續(xù)。

2,、因工作需要,，公司的其他人員需借閱非密級檔案時，由部門經(jīng)理辦理《借閱檔案申請表》送總經(jīng)理辦公室主任核批,。

3,、公司檔案密級分為絕密、機(jī)密,、秘密三個級別,，絕密級檔案禁止調(diào)閱，機(jī)密級檔案只能在檔案室閱覽,，不準(zhǔn)外借,；秘密級檔案經(jīng)審批可以借閱，但借閱時間不得超過4小時,。秘密級檔案的借閱必須由總經(jīng)理或分管副總經(jīng)理批準(zhǔn),。總經(jīng)理因公外出時可委托副總經(jīng)理或總經(jīng)理辦公室主任審批,，具體按委托書的內(nèi)容執(zhí)行,。

4、檔案借閱者必須做到：

①愛護(hù)檔案,，保持整潔,，嚴(yán)禁涂改。

②注意安全保密,，嚴(yán)禁擅自翻印,、抄錄、轉(zhuǎn)借,、遺失,。

八、檔案的銷毀

1、公司任何個人或部門非經(jīng)允許不得銷毀公司檔案資料,。

2,、當(dāng)某些檔案到了銷毀期時，由檔案管理員填寫《公司檔案資料銷毀審批表》交總經(jīng)理辦公室主任審核經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后執(zhí)行,。

3,、凡屬于密級的檔案資料必須由總經(jīng)理批準(zhǔn)方可銷毀；一般的檔案資料,，由總經(jīng)理辦公室主任批準(zhǔn)后方可銷毀,。

4、經(jīng)批準(zhǔn)銷毀的公司檔案,，檔案管理員須認(rèn)真核對,，將批準(zhǔn)的《公司檔案資料銷毀審批表》和將要銷毀的檔案資料做好登記并歸檔。登記表永久保存,。

5,、在銷毀公司檔案資料時，必須由總經(jīng)理或分管副總經(jīng)理或總經(jīng)理辦公室主任指定專人監(jiān)督銷毀,。

第6篇：公司員工檔案管理制度

1,、員工原始檔案是指員工的正式人事資料。凡本企業(yè)錄用的具有本市城鎮(zhèn)戶口的員工,，其原始資料由本企業(yè)調(diào)入,、保管。

2,、凡本企業(yè)錄用的具有城鎮(zhèn)常住戶口的員工,，自簽訂勞動合同試用期滿后，按本企業(yè)調(diào)檔要求,，將本人檔案調(diào)至人資行政部,。因特殊情況不能再指定期限內(nèi)完成調(diào)檔手續(xù)的，本人須向人資行政部提交詳細(xì)的書面說明材料,，未經(jīng)批準(zhǔn)不調(diào)檔者或逾期未調(diào)檔者企業(yè)有權(quán)與期解除勞動合同,。

3,、原始人事檔案資料的驗(yàn)收,、補(bǔ)充、鑒別,、歸檔和保管由人資行政部負(fù)責(zé)辦理,。

4、查閱原始人事檔案管理規(guī)定：

（1）查閱員工原始人事檔案前必須填寫《查閱員工人事檔案申請單》,，經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)審批后,，由人資行政部統(tǒng)一辦理，其它任何部門無權(quán)查閱員工原始檔案。

（2）查閱員工原始人事檔案所獲資料,，由人資行政部統(tǒng)一保存或使用后統(tǒng)一銷毀,。

（3）員工存檔卡由人資行政部負(fù)責(zé)統(tǒng)一保管，員工離職辦理完畢各種手續(xù)后,，退回本人或由人資行政部負(fù)責(zé)辦理原始檔案調(diào)出手續(xù),。

（4）非本企業(yè)人員查閱原始檔案，原則上不予辦理,，政府職能部門如查閱員工原始人事的檔案,，按原始人事檔案查閱審批程序，人資行政部協(xié)調(diào)辦理,。

（5）員工在本企業(yè)工作期間,，如有些情況需存入其原始人事檔案中，需填寫《員工原始人事檔案補(bǔ)充資料申請表》,，經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)審批后,，由人資行政部辦理。

5,、員工業(yè)績,、培訓(xùn)檔案：

員工業(yè)績、培訓(xùn)檔案是自員工上崗之日起建立的檔案資料,，包括員工的身份證,、學(xué)歷證書等相關(guān)證件的復(fù)印件，員工在工作期間的各種培訓(xùn)及對員工評價(jià),、考核等,。

（1）人資行政部負(fù)責(zé)員工的培訓(xùn)、業(yè)績檔案的整理歸檔及日常管理,。

（2）員工培訓(xùn),、業(yè)績檔案實(shí)行分級管理。部門主管級以上的員工檔案單由人資行政部部長或其指定負(fù)責(zé)人進(jìn)行日常管理,。主管級以下（不含主管級）培訓(xùn),、業(yè)績檔由人事文員管理。

（3）部門部長可以調(diào)閱本部門員工的培訓(xùn),、業(yè)績檔案,。

（4）員工培訓(xùn)、業(yè)績檔案按國家有關(guān)檔案管理規(guī)定記入員工的人事檔案,。

（5）員工離職后,，員工的培訓(xùn)、業(yè)績檔案由人資行政部留存作為備查,。

物業(yè)公司檔案管理制度 公司檔案管理制度及職責(zé)篇四

為規(guī)范和加強(qiáng)公司安全生產(chǎn)檔案（臺賬）,、記錄管理工作,，確保各項(xiàng)安全生產(chǎn)檔案（臺賬）的準(zhǔn)確和完善，通過安全生產(chǎn)檔案（臺賬）的記錄,、整理和歸檔,，不斷增強(qiáng)安全管理工作的針對性、系統(tǒng)性和可追溯性,、閉合性,，提高公司安全生產(chǎn)監(jiān)督管理水平，結(jié)合公司實(shí)際,，特制定本制度,。

1、安全生產(chǎn)檔案（臺賬）：是指各部門,、項(xiàng)目部全生產(chǎn)管理過程中形成的具有保存價(jià)值的各種文件資料,、圖像、聲像,、電子等不同形式的歷史記錄,。

2、數(shù)據(jù)電文：是指以電子,、光學(xué),、磁或者類似手段生成、發(fā)送,、接收和儲存的信息,。

3、公司安全管理部負(fù)責(zé)公司安全生產(chǎn)檔案（臺賬）的綜合管理工作,，對各項(xiàng)目部,、各部門安全生產(chǎn)的檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督、檢查,。負(fù)責(zé)根據(jù)公司的相關(guān)規(guī)定擬定公司安全記錄歸檔和保管,、使用、統(tǒng)計(jì)等相關(guān)規(guī)章制度,。負(fù)責(zé)公司各類安全生產(chǎn)記錄的分類,、編號和備案工作。

4,、各部門分別負(fù)責(zé)本部門職責(zé)范圍內(nèi)的安全生產(chǎn)檔案（臺賬）管理工作,。統(tǒng)一使用公司制定的格式進(jìn)行安全生產(chǎn)記錄。

5,、各項(xiàng)目部負(fù)責(zé)本項(xiàng)目部安全生產(chǎn)檔案,、記錄管理，填寫,、收集、整理、保管,、利用本項(xiàng)目部在安全生產(chǎn)管理活動中形成的各類記錄,。

6、各項(xiàng)目部的安全生產(chǎn)管理部門及各職能部門按照本單位的《安全生產(chǎn)管理體系文件》及相關(guān)制度履行相應(yīng)職責(zé),。

7,、安全生產(chǎn)委員會或安全生產(chǎn)領(lǐng)導(dǎo)小組人員名單及變動記錄。

8,、安全生產(chǎn)組織機(jī)構(gòu),、安全生產(chǎn)管理網(wǎng)絡(luò)圖等。

9,、安全生產(chǎn)責(zé)任制度,、安全生產(chǎn)管理制度（云南省安全生產(chǎn)條例規(guī)定的11項(xiàng)制度必須建檔）等文件。

10,、與工種崗位和設(shè)備工具相對應(yīng)的安全操作規(guī)程和使用規(guī)程,。

11、上級有關(guān)安全生產(chǎn)監(jiān)督管理部門制定和下發(fā)的制度性文件,、通知,、通報(bào)等。

12,、安全管理人員花名冊,、相關(guān)人員證書（含三類人員證書、注冊安全工程師等相關(guān)資格證書）,。

13,、年度安全生產(chǎn)工作總結(jié)和計(jì)劃、階段性專項(xiàng)安全生產(chǎn)工作總結(jié),。

14,、安全生產(chǎn)責(zé)任書、安全生產(chǎn)責(zé)任目標(biāo)分解,、執(zhí)行,、考核記錄。

15,、安全生產(chǎn)教育培訓(xùn)臺賬包括以下方面內(nèi)容：

16,、安全宣傳教育培訓(xùn)計(jì)劃（含特種作業(yè)人員教育）、學(xué)習(xí),、活動資料,；

17、危險(xiǎn)化學(xué)品管理人員花名冊及相關(guān)身份證明,、資格證書,；

18,、根據(jù)安全生產(chǎn)工作需要，臨時組織的各類會議,，包括傳達(dá)貫徹上級文件,，收看收聽電視電話會議通知、記錄,、紀(jì)要等,；

19、重大危險(xiǎn)源的檢測,、評估,、監(jiān)控報(bào)告或記錄；

20,、針對重大危險(xiǎn)源制定的`應(yīng)急預(yù)案,，包括危險(xiǎn)性分析、可能發(fā)生的事故特征,、應(yīng)急組織機(jī)構(gòu)與職責(zé),、預(yù)防措施、應(yīng)急處置程序,、應(yīng)急培訓(xùn)和應(yīng)急保障等內(nèi)容,；

21、重大危險(xiǎn)源監(jiān)督管理：名稱,、負(fù)責(zé)人,、地點(diǎn)（部門）、聯(lián)系人,、聯(lián)系方式,；

22、職業(yè)健康目標(biāo)管理和責(zé)任制,，單位負(fù)責(zé)人及管理人員職業(yè)衛(wèi)生培訓(xùn)證明（復(fù)印件）,；

23、職業(yè)健康管理制度,，職業(yè)病防治法律,、法規(guī)、規(guī)范,、標(biāo)準(zhǔn),、文件；

24,、年度職業(yè)健康計(jì)劃和實(shí)施方案,，個人防護(hù)用品發(fā)放（使用）記錄，職業(yè)健康宣傳教育培訓(xùn)記錄（培訓(xùn)計(jì)劃,、培訓(xùn)考核記錄,、宣傳圖片,、紙質(zhì)和攝像資料）等；

25,、用人單位職業(yè)監(jiān)護(hù)檔案,，職工個人職業(yè)健康監(jiān)護(hù)檔案,，接觸職業(yè)危害人員登記表及體檢記錄（上崗前,、在崗、離崗時的職業(yè)健康檢查表）,，職業(yè)病人登記表,，職業(yè)病人診斷證明等；（如果有）

26,、相關(guān)方單位資質(zhì)及簽訂的安全協(xié)議（合同）,、安全告知等；

27,、相關(guān)方特種作業(yè)人員資質(zhì)證明（復(fù)印件）,；

28、外用工,、外包工等外來務(wù)工人員的教育記錄,；

29、專業(yè)安全檢查,、季節(jié)性檢查,、重大節(jié)假日安全檢查記錄及考核記錄（或安全檢查表）；

30,、專項(xiàng)安全檢查及考核記錄（或安全檢查表）,；

31、日常,、綜合性安全檢查及考核記錄（或安全檢查表）,；

32、隱患檢查記錄,、隱患排查治理（計(jì)劃）登記表,；

33、重大事故隱患治理方案,，包括以下內(nèi)容：安全事故隱患的類別,、所屬工藝、地點(diǎn),、影響范圍及程度,、治理的目標(biāo)和任務(wù)、采取的方法及措施,、經(jīng)費(fèi)和物資的落實(shí),、負(fù)責(zé)治理的責(zé)任人和部門（或單位）,、治理的時限和要求、安全措施和應(yīng)急預(yù)案,、本單位專業(yè)技術(shù)人員（或?qū)＜遥χ卮笫鹿孰[患治理情況的評估報(bào)告,；

34、其它與安全檢查,、隱患排查工作有關(guān)的記錄,。

35、生產(chǎn)安全事故管理檔案包括以下方面內(nèi)容：

36,、按事故處理“四不放過”原則,，進(jìn)行處理的相關(guān)記錄。

37,、安全工作費(fèi)用投入過程中相關(guān)票據(jù)復(fù)印件等,。

38、《安全生產(chǎn),、職業(yè)健康及消防工作責(zé)任書》規(guī)定的其它臺賬。

39,、法律法規(guī)規(guī)定的其他需要記錄,、建立臺賬的內(nèi)容。能夠證明安全生產(chǎn)過程管理的其他記錄資料等,。

40,、安全生產(chǎn)檔案（臺賬）紙質(zhì)文件材料應(yīng)齊全完整，字跡清晰,，日期明確,，簽認(rèn)手續(xù)完備；

41,、各項(xiàng)目部要求確定專人負(fù)責(zé)安全生產(chǎn)檔案（臺賬）的記錄,、收集和整理；

42,、各項(xiàng)目部安全生產(chǎn)檔案（臺賬）應(yīng)分類存檔,，按時間順序（以年度為界），每年年終將安全生產(chǎn)檔案（臺賬）裝訂成冊,；

43,、檔案（臺賬）以數(shù)據(jù)電文形式存在的，應(yīng)當(dāng)符合《中華人民共和國電子簽名法》（20xx年修正）的相關(guān)要求,。

44,、各部門、各項(xiàng)目部記錄管理人負(fù)責(zé)收集、整理,、保存本單位,、本部門的安全生產(chǎn)記錄（記錄管理人由單位、各部門根據(jù)崗位職責(zé)進(jìn)行確定）,，填寫“在檔記錄清單”,；

45、記錄的填寫要及時,、真實(shí),、內(nèi)容完整、字跡清晰,，不得隨意涂改,；如因某種原因不能填寫的項(xiàng)目,，應(yīng)說明理由,，并將該項(xiàng)用雙斜杠劃去；

46,、各相關(guān)欄目負(fù)責(zé)人簽名不允許空白,。如因筆誤或計(jì)算錯誤要修改原記錄，應(yīng)采用雙斜杠劃去原記錄,，在其上方寫上更正后的記錄,，加蓋或簽上更正人的印章或姓名及更正日期；

47,、記錄填寫應(yīng)與運(yùn)行活動同步進(jìn)行,，不得后補(bǔ)或編造。

48,、各部門負(fù)責(zé)本部門的運(yùn)行記錄的發(fā)放,；記錄發(fā)放范圍僅限公司范圍內(nèi)；記錄發(fā)放部門應(yīng)填“發(fā)文記錄”,，記錄的接收部門應(yīng)填“收文記錄”,。

49、記錄表格需經(jīng)部門負(fù)責(zé)人同意后,，方可使用或復(fù)制,，并由各部相關(guān)部門記錄管理人負(fù)責(zé)登記發(fā)放。

50,、各部門的記錄需借閱或復(fù)制者要經(jīng)相應(yīng)部門負(fù)責(zé)人批推,，由各部門相關(guān)記錄管理人登記備案。

51,、記錄如超過保存期限或其他特殊情況需要銷毀時,，由各相關(guān)部門記錄管理人填寫《文件銷毀申請單》，交部門負(fù)責(zé)人審核,，經(jīng)安全管理部確認(rèn),，由記錄使用部門標(biāo)記過期或執(zhí)行銷毀,。同時在“在檔記錄清單”上注明銷毀的項(xiàng)目、方式,、數(shù)量等信息,。

52、對于保存期限內(nèi)需向其他移交或提供的運(yùn)行記錄,，除應(yīng)在“記錄清單” 上注明移交或提供記錄項(xiàng)目,、數(shù)量等信息外，還應(yīng)填寫“文件移交清單”接收移置運(yùn)行記錄的部門應(yīng)在“運(yùn)行記錄移置清單”上簽字確認(rèn),。

53,、各部門、各項(xiàng)目部需指定記錄管理員,，記錄管理員必須把單位所有記錄分類,，依據(jù)記錄的類型整理、標(biāo)識,，便于查閱并可追溯相關(guān)活動,。

54、記錄應(yīng)存放于通風(fēng),、干燥的地方,，所有記錄保持清潔，字跡清晰,。不得丟失或破壞,、防止泄密。

55,、文書檔案保管期限按照公司相關(guān)文件管理規(guī)定或《國家檔案局關(guān)于機(jī)關(guān)檔案保管期限的規(guī)定》要求的《文書檔案保管期限表》執(zhí)行,。

56,、公司安委辦對各項(xiàng)目部安全生產(chǎn)檔案（臺賬）的建立情況,，定期進(jìn)行監(jiān)督、檢查,，檢查時間為每年度至少一次,。

57,、按照公司《安全生產(chǎn)、職業(yè)健康及消防工作責(zé)任書》涉及安全生產(chǎn)檔案,、臺賬,、記錄管理工作的內(nèi)容進(jìn)行檢查考核。

物業(yè)公司檔案管理制度 公司檔案管理制度及職責(zé)篇五

為提高公司文件處理工作的效率和質(zhì)量,使之規(guī)范化,、科學(xué)化,、制度化,結(jié)合公司實(shí)際工作情況,特制定本制度。

公司在籌備、成立,、生產(chǎn),、管理及產(chǎn)權(quán)變動過程中形成的具有保存價(jià)值的文件材料均列入歸檔范圍。

3.1公司下列主要安全生產(chǎn)資料應(yīng)進(jìn)行檔案管理：主要安全生產(chǎn)文件,、風(fēng)險(xiǎn)評價(jià)信息,；培訓(xùn)記錄；標(biāo)準(zhǔn)化系統(tǒng)評價(jià)報(bào)告,；事故調(diào)查報(bào)告,；檢查、整改記錄,；職業(yè)衛(wèi)生檢查與監(jiān)護(hù)記錄,；安全生產(chǎn)會議記錄；安全活動記錄,；法定檢測記錄,；關(guān)鍵設(shè)備設(shè)施檔案；應(yīng)急演習(xí)信息,；承包商和供應(yīng)商信息,；維護(hù)和校驗(yàn)記錄；技術(shù)圖紙,；人員資格證；安全評價(jià)報(bào)告等,。

3.2公司各部門負(fù)責(zé)歸檔文件材料的收集和整理,，并定期交行政部集中管理，任何人不得拒絕歸檔,。

3.3歸檔文件材料必須齊全,、完整、準(zhǔn)確,、系統(tǒng),、簽署完備。

3.4歸檔文件材料必須準(zhǔn)確地反映企業(yè)生產(chǎn),、基建和生產(chǎn)管理等各項(xiàng)活動的真實(shí)內(nèi)容和歷史面貌,。

3.5歸檔文件材料必須層次分明，符合其形成規(guī)律,，保持同一案卷內(nèi)文件材料的有機(jī)聯(lián)系,。

3.6歸檔的文件材料主要包括紙質(zhì)、光盤,、磁帶,、照片及底片、膠片、實(shí)物等各種載體形式,。

3.7歸檔的文件材料必須為正本,，本企業(yè)編制的文件應(yīng)附發(fā)文底稿。

3.8歸檔的具有永久,、長期保存價(jià)值的電子文件應(yīng)有相應(yīng)的紙質(zhì)文件材料一并歸檔保存,。

3.9非紙質(zhì)文件材料應(yīng)與其文字說明一并歸檔。

3.10外文（或少數(shù)民族文字）材料若有漢譯文的應(yīng)與漢譯文一并歸檔,，無譯文的要譯出標(biāo)題后歸檔,。

3.11為便于保管和利用，歸檔的文件材料用的紙張必須優(yōu)良,，紙面清潔,，書寫文件材料應(yīng)用碳素墨水或藍(lán)黑墨水，禁用圓珠筆,、鉛筆,、紅墨水、純藍(lán)墨水及復(fù)寫紙等不牢固的書寫材料,。書寫工整,、圖像、字跡清晰,。

3.12歸檔范圍及保管期限

3.13歸檔時間：

（1）管理性文件材料一般應(yīng)在辦理完畢后的第二年第1季度連同收發(fā)簿一同移交行政部歸檔,。

（2）凡專項(xiàng)工程、專題項(xiàng)目等由發(fā)生部門將文件材料整理后經(jīng)部門領(lǐng)導(dǎo)及項(xiàng)目負(fù)責(zé)人審定后向行政部移交歸檔,。周期長的可分階段,、單項(xiàng)歸檔。

（3）外購設(shè)備儀器或引進(jìn)項(xiàng)目的文件材料在開箱驗(yàn)收或接收后即時登記,，安裝調(diào)試后歸檔,。

（4）工程項(xiàng)目在竣工驗(yàn)收后三個月內(nèi)接收歸檔。

（5）每年形成的財(cái)務(wù)檔案,，由行政部及有關(guān)部門保存一年,，在下一年的第一季度內(nèi)向行政部移交歸檔。

（6）電子文件邏輯歸檔實(shí)時進(jìn)行,，物理歸檔應(yīng)與紙質(zhì)文件歸檔時間一致,。

（7）榮譽(yù)檔案由給合辦收集整理后于次年統(tǒng)一歸檔。

（8）聲像檔案在每次活動結(jié)束后整理歸檔,。

（9）相關(guān)會議（技術(shù)會議,、專題會議、年度工作會議）,，在會議結(jié)束后歸檔,。

（10）外出,、出差考察材料由當(dāng)事人在回來后一個月內(nèi)整理歸檔。

（11）變更,、修改,、補(bǔ)充的文件材料隨進(jìn)歸檔。

（12）公司內(nèi)部機(jī)構(gòu)變動和職工調(diào)動,、離崗時留在部門或個人手中的文件材料隨時歸檔,。

（13）公司產(chǎn)權(quán)變動過程中形成的文件材料隨時歸檔。

3.14檔案查（借）閱制度

檔案借閱是行政部的日常業(yè)務(wù)工作,，是檔案更好地為生產(chǎn)提供利用服務(wù)的基本形式,，為做好檔案管理工作，特制訂如下制度：

（1）凡本公司有關(guān)人員,，因工作需要借閱檔案者,，一般只允許在行政部閱檔室查閱。查閱內(nèi)容根據(jù)檔案密級程度,，取得相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)簽字,，同時做登記。

（2）本公司有關(guān)人員如有實(shí)際情況必須借出者,，須辦理相關(guān)手續(xù),，超過兩天以上歸還者，須經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)簽字,。但要如期歸還,。

（3）借閱檔案者應(yīng)愛護(hù)檔案，確保檔案的完整性,，不得擅自涂改,、勾畫、剪裁,、抽取、拆散或損毀,。借閱檔案交還時,，須當(dāng)面查看清楚，如發(fā)現(xiàn)遺失或損壞,，應(yīng)及時反映給主管領(lǐng)導(dǎo),。

（4）外單位借閱檔案者，須持單位介紹信,，且經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后方可借閱,，只限在本室查閱，一律不外借,，且抄摘內(nèi)容也須經(jīng)總經(jīng)理同意審核后方能帶出,。

（5）凡屬不成熟的現(xiàn)行技術(shù)資料及保密文件一律不外借,。

3.15檔案的保密制度

（1）凡屬密級檔案，必須正確地標(biāo)明密級,，并妥善存放,。

（2）非綜合行政部人員不得隨便進(jìn)入行政部，行政部門窗及箱柜應(yīng)及時關(guān)鎖,。

（3）全體職工對密級檔案,、文件、資料均須嚴(yán)格執(zhí)行企業(yè)保密規(guī)定,，不失密,。否則應(yīng)追究責(zé)任。

（4）凡查閱密級檔案,，均須辦理審批和借閱手續(xù),，一般只允許在閱檔室查閱，不得帶出或復(fù)制,，確屬需要者須辦理相關(guān)手續(xù),。

（5）查閱人員對檔案內(nèi)容承擔(dān)保密義務(wù)，違反規(guī)定造成后果者必須追究責(zé)任,。

（6）檔案人員要忠于職守,，認(rèn)真執(zhí)行各項(xiàng)保密制度。

（7）定期對保密檔案保管情況進(jìn)行檢查,，發(fā)現(xiàn)問題及時處理,。

3.16行政部管理制度

（1）檔案存入檢查：

1）檔案出入行政部要清點(diǎn)、登記,。

2）定期對檔案保管狀況進(jìn)行全面檢查,，做好記錄，發(fā)現(xiàn)問題要采取積極有效措施,，保證檔案的安全,。

（2）行政部管理：

1）行政部未經(jīng)許可，外來人員不得擅自進(jìn)入,。

2）檔案柜,、卷排列科學(xué)、合理,、整齊,、美觀，便于調(diào)卷,。

3）行政部門窗須安裝窗簾,，行政部內(nèi)采用白熾燈且照度不超過100lx。

4）避免光線直射檔案,，更不能在烈日下曝曬檔案,。防止有害生物對檔案的危害,。

5）行政部嚴(yán)禁堆放食品和易燃易爆物，必須配備適合檔案用的消防器材并禁止吸煙,，定期檢查,，杜絕一切發(fā)生火災(zāi)的可能。

8）行政部須做到八防：防火,、防盜,、防光、防有害氣體,、防潮,、防濕、防蟲,、防塵,。

9）做好檔案接收、移交,、保管,、鑒定、利用各檔案構(gòu)成情況的準(zhǔn)確,、及時,、科學(xué)的`統(tǒng)計(jì)工作。

10）建立健全檔案的接收,、移交,、庫藏、保管,、利用和鑒定銷毀等統(tǒng)計(jì)臺帳,。

3.17檔案鑒定、銷毀制度

（1）根據(jù)《檔案法》中的相關(guān)規(guī)定,，編制本企業(yè)的檔案保管期限表,。其中會計(jì)檔案見會計(jì)檔案保存期限表。

（2）保管期限分永久,、長期,、短期三種。介于兩種保管期限,，保管期限從長。

（3）從檔案的內(nèi)容,、來源,、時間、可靠程度,、名稱等方面監(jiān)別檔案的價(jià)值,。

（4）檔案通過鑒定,，要求保管期準(zhǔn)確，案卷質(zhì)量達(dá)到規(guī)定標(biāo)準(zhǔn),。如果鑒定中發(fā)現(xiàn)檔案不準(zhǔn)確,，不完整，應(yīng)及時責(zé)成有關(guān)部門修改,、補(bǔ)充,。

（5）銷毀檔案必須嚴(yán)格掌握，慎重從事,。銷毀前要造具清冊,、提出銷毀報(bào)告報(bào)總經(jīng)理審批。銷毀檔案時要嚴(yán)格執(zhí)行保密規(guī)定,，由鑒定小組指定人員會同保密,、保衛(wèi)人員銷毀或監(jiān)銷，防止失密,。檔案銷毀時要有二人以上監(jiān)銷,，并在清冊上簽字。

3.18檔案工作人員崗位職責(zé)

（1）認(rèn)真學(xué)習(xí)貫徹執(zhí)行《檔案法》和檔案工作的方針,、政策,，堅(jiān)持以法治檔，忠于職守,，全心全意為本部門各項(xiàng)工作做好服務(wù),。

（2）負(fù)責(zé)管理本部門的檔案，做好各門類,、各種載體檔案的接收,、收集、登記,、整理,、編目、保管,、借閱,。

（3）積極做好檔案的服務(wù)利用工作，編制必要的檢索工具和參考資料,，及時準(zhǔn)確地提供利用,。

（4）做好檔案的“八防”工作，確保檔案的完整與安全,。

（5）嚴(yán)格遵守“保密制度”工作,，未經(jīng)批準(zhǔn)，不得擅自擴(kuò)大檔案的借閱范圍,，不得泄露檔案的保密內(nèi)容,。

（6）負(fù)責(zé)對本部門檔案工作進(jìn)行監(jiān)督,、檢查和指導(dǎo)。

物業(yè)公司檔案管理制度 公司檔案管理制度及職責(zé)篇六

1,、所有的工程檔案由工程部文員負(fù)責(zé)管理,。工程檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守公司檔案管理制度和保密守則。

2,、各類檔案應(yīng)按系統(tǒng)：土建,、強(qiáng)電、弱電,、空調(diào),、鍋爐房、熱力站,、機(jī)管,，按圖紙資料、維修記錄,、運(yùn)行記錄,、設(shè)備臺帳、各商戶單元裝修和維修檔案等,，進(jìn)行分類管理,。

3、按照檔案管理要求存放各類檔案并貼上標(biāo)簽,。編制檔案目錄,，內(nèi)容應(yīng)與檔案盒外標(biāo)簽一致。

4,、外單位交來圖紙由各系統(tǒng)工程師核對實(shí)物,，如圖紙無誤則由文員按系統(tǒng)歸檔；圖紙有誤,，則聯(lián)系交圖單位更正,。

5、各類檔案及圖紙資料是工程維修保養(yǎng)的重要依據(jù),，應(yīng)妥善保存,，用途不明的資料應(yīng)交工程部經(jīng)理確定用途。圖紙資料,、重要維修記錄和用戶裝修,、維修檔案應(yīng)長期保存，其他各種記錄保存期限一般為二年以上,，過期需銷毀的'資料應(yīng)由工程部經(jīng)理,、主管及技術(shù)人員組成鑒定小組研究后決定。

6、借閱檔案需經(jīng)相應(yīng)系統(tǒng)的主管(工程師)以上人員批準(zhǔn),，確定歸還日期，需續(xù)借的要重新登記,。

7,、文員每月對維修登記臺帳、維修單,、運(yùn)行記錄,、維修記錄等進(jìn)行整理并分類歸檔、保存,。

物業(yè)公司檔案管理制度 公司檔案管理制度及職責(zé)篇七

管理部門1.文書結(jié)案后,，原稿由各文書管理部門歸檔，經(jīng)辦部門視實(shí)際需要留存影本,。如為特殊案件因業(yè)務(wù)處理需要,，原稿須由經(jīng)辦部門保管者，應(yīng)經(jīng)文書管理部門主管同意后妥為保存,，文書管理部門以影本歸檔,，原稿用畢后仍應(yīng)送文書管理部門歸檔并換回影本。2.各公司檔卷分類目錄及編號原則,，由各公司總經(jīng)理室或事業(yè)部經(jīng)理室統(tǒng)一制定管理;總管理處各部,、室、中心則由各部門自行編定報(bào)送總管理處總經(jīng)理室,。

文件點(diǎn)收文件結(jié)案移送歸檔時,，依如下原則點(diǎn)收：1.檢查文件的本文及附件是否完整，如有短少,，應(yīng)即追查歸入,。2.文件如經(jīng)抽存者，應(yīng)有管理部門主管的簽認(rèn),。3.文件的處理手續(xù)是否完備,，如有遺漏，應(yīng)即退回經(jīng)辦部門補(bǔ)辦,。4.與本案無關(guān)的文件或不應(yīng)隨案歸檔的文件,，應(yīng)即退回經(jīng)辦部門。5.有價(jià)證券或其他貴重物品,，應(yīng)退回經(jīng)辦部門,，經(jīng)辦部門應(yīng)送指定保管部門簽收后，文件送歸檔,。

文件整理點(diǎn)收文件后,，應(yīng)依下列方式整理：1.中文直寫文件以右方裝訂為原則，中文橫寫或外文文件則以左方裝訂為原則。

2.右方裝訂文件及其附件均應(yīng)對準(zhǔn)右上角,，左方裝訂則對準(zhǔn)左上角理齊釘牢,。3.文件如有皺折、破損,、參差不齊等情形,，應(yīng)先整補(bǔ)，裁切折疊,，使其整齊劃一,。

檔案分類1.檔案分類應(yīng)視案件內(nèi)容、部門組織,、業(yè)務(wù)項(xiàng)目等因素,，按部門、大類,、小類三級分類,。先以部門別區(qū)分，部門別之后依案件性質(zhì)分為若干大類,，再在同類中依序分為若干小類,。

2.檔案分類應(yīng)力求切合實(shí)用。倘因案件較多,，前款三級不敷應(yīng)用時得于第三級之后另增第四級“細(xì)類”,。如案件不多，亦可僅使用“部門”及“大類”或“小類”二級,。3.同一“小類”(或細(xì)類)之案件以裝訂于一檔夾為原則,，如案件較多，一個檔夾不敷使用時,，得分為兩個以上的檔夾裝訂,，并于小類(或細(xì)類)之后增設(shè)“卷次”編號，以便查考,。4.每一檔夾封面內(nèi)頁應(yīng)設(shè)“目次表”,，案件歸檔時依序編號、登錄,，并以每一案一個“目次”編號為原則,。5.檔號之表示方式如下a1a2——b1b2c1c2d1——e1e2a1a2為經(jīng)辦部門代號，b1b2為大類號,，c1c2為小類號,。d1為檔卷卷次，e1e2為檔案目次,。

檔案名稱及編號1.檔案各級分類應(yīng)賦予一名稱,，其名稱應(yīng)簡明扼要，以能充分表示檔案內(nèi)容性質(zhì)為原則，且有一定范疇,，不宜籠統(tǒng)含混,。2.各級分類、卷次及目次的編號,，均以十進(jìn)阿拉伯?dāng)?shù)字表示;其位數(shù)使用視案件多寡及增長情形而斟酌決定,。3.檔案分類各級名稱經(jīng)確定后，應(yīng)編制“檔案分類編號表”,，即將所有分類各級名稱及其代表數(shù)字編號，用一定順序依次排列,，以便查閱,。4.檔案分類各級編號內(nèi)應(yīng)預(yù)留若干空檔，以備將來組織擴(kuò)大或業(yè)務(wù)增繁時,，隨時增補(bǔ)之用,。5.檔案分類各級名稱及其代表數(shù)字一經(jīng)確定，不宜任意修改,，如確有修改必要,，應(yīng)事先審慎研議，并擬具新舊檔案分類編號對照表,，以免混淆,。

檔號編定1.案件如系新案，應(yīng)就“檔案分類編號表”,，查明該案件所屬類別及其卷次,、目次順序編列檔號。2.案件如可歸屬前案,，應(yīng)查明前案之檔號予以同號編列,。3.檔號以一案一號為原則，遇有一案件敘述數(shù)事或一案歸入多類者,，應(yīng)先確定其主要類別,，編列檔號。4.檔號應(yīng)自左而右編列,，右方裝訂的.案件,，應(yīng)將檔號填寫于案件首頁的左上角;左方裝訂者則填寫于右上角。

歸檔與檔案清理1.歸檔文件,，應(yīng)依目次號順序以活頁方式裝訂于相關(guān)類別的檔夾內(nèi),，并視實(shí)際需要使用“見出紙”注明目次號碼，以便翻閱,。2.檔夾的背脊應(yīng)標(biāo)明檔夾內(nèi)所含案件的分類編號及名稱,，以便查檔。

保存期限文件保存期限除政府有關(guān)法令或本企業(yè)其他規(guī)章特定者外，依下列規(guī)定辦理：1.永久保存：(1)公司章程;(2)股東名簿;(3)組織規(guī)程及辦事細(xì)則;(4)董事會及股東會紀(jì)錄;(5)財(cái)務(wù)報(bào)表;(6)政府機(jī)關(guān)核準(zhǔn)文件;(7)不動產(chǎn)所有權(quán)狀及其他債權(quán)憑證;(8)工程設(shè)計(jì)圖;(9)其他經(jīng)核定須永久保存的文書,。2.10年保存：(1)預(yù)算,、決算書類;(2)會計(jì)憑證;(3)事業(yè)計(jì)劃資料;(4)其他經(jīng)核定須保存10年的文書。3.5年保存：(1)期滿或解除之合約;(2)其他經(jīng)核定保存5年的文書,。4.1年保存：結(jié)案后無長期保存必要者,。5.規(guī)章由規(guī)章管理部門永久保存，使用部門視其有效期間予以保存,。

檔卷清理1.管檔人員應(yīng)隨時拂拭檔案架,，維護(hù)檔案清潔，以防蟲蛀腐朽,。每年年度更換時,，依規(guī)定清理一次，已屆保存期限者,，得予銷毀,，銷毀前應(yīng)造冊呈總經(jīng)理核準(zhǔn)，必要時向主管官署報(bào)備,，并于目錄表之附注欄內(nèi)注明銷毀日期,。2.保管期限屆滿的文件中，部分經(jīng)核定仍有保存參考價(jià)值者,，管檔人員應(yīng)將“收(發(fā))文登記單”第五聯(lián)附注在其保留文件上,，并在第五聯(lián)上注明部分銷毀之日期。

調(diào)卷程序1.各部門經(jīng)辦人員因業(yè)務(wù)需要需調(diào)閱檔案時,，應(yīng)填具“調(diào)卷單”經(jīng)其部門主管(科長以上)核準(zhǔn)后持向管檔人員調(diào)閱,。2.管檔人員接到“調(diào)卷單”經(jīng)核查后，取出該項(xiàng)檔案,，并于“調(diào)卷單”上填注借出日期后,，將檔案交與調(diào)卷人員?！罢{(diào)卷單”則依預(yù)定歸還日期之先后整理,，以備稽催。3.于檔案室當(dāng)場借閱者,，免填“調(diào)卷單”,。4.檔案歸還時，經(jīng)管檔人員核查無誤并于“調(diào)卷單”填注歸還日期及簽章確認(rèn)后,，檔案即行歸入檔夾,。“調(diào)卷單”由管檔人員留存?zhèn)洳椤?/p>

調(diào)卷管理1.“調(diào)卷單”以一單一案為原則,，借閱時間最長以一周為限,，如有特殊情形欲延長調(diào)閱期限時,，應(yīng)按調(diào)閱程序重新辦理。2.調(diào)卷人員對于所調(diào)案件,，不得抽換增損,，如有拆開必要時，亦須報(bào)明原因,，請管檔人員負(fù)責(zé)處理,。3.調(diào)卷人員調(diào)閱檔案，應(yīng)于規(guī)定期限內(nèi)歸還,，如有其他人員調(diào)閱同一檔案時,，應(yīng)經(jīng)調(diào)卷變更登記，不得私自授受,。4.調(diào)閱案件限與經(jīng)辦業(yè)務(wù)有關(guān)者,，如調(diào)閱與經(jīng)辦業(yè)務(wù)無關(guān)之案件，應(yīng)經(jīng)文書管理部門主管同意,。

物業(yè)公司檔案管理制度 公司檔案管理制度及職責(zé)篇八

建筑分公司合同檔案管理員崗位責(zé)任

一、遵守國家《建筑法》,、《合同法》,、《招標(biāo)投標(biāo)法》等法律法規(guī)。認(rèn)真學(xué)習(xí)貫徹公司質(zhì)量,、環(huán)境,、職業(yè)健康安全管理體系文件,協(xié)助本部門領(lǐng)導(dǎo)搞好貫標(biāo)工作。

二,、建立健全建設(shè)工程合同臺帳,運(yùn)用微機(jī)實(shí)現(xiàn)建設(shè)工程合同動態(tài)管理,。分析匯總各時期合同簽訂及經(jīng)濟(jì)指標(biāo)完成情況,為領(lǐng)導(dǎo)及相關(guān)部門提供及時、準(zhǔn)確,、真實(shí)的'數(shù)據(jù)信息,。

三、按照建設(shè)工程投標(biāo)評審程序做好建設(shè)工程《合同評審記錄》及《合同會簽》,及時發(fā)送建設(shè)工程合同文本到相關(guān)部門,并做好發(fā)送登記,。完成每年度合同文本的裝訂,、立卷、歸檔,做到建設(shè)工程合同臺帳與文本檔案相統(tǒng)一,完備,、整潔,、規(guī)范。

四,、建立分包合同及各類經(jīng)濟(jì)合同臺帳,整理備案分包合同及各類經(jīng)濟(jì)合同文本,。

五、嚴(yán)格保守企業(yè)經(jīng)濟(jì)機(jī)密,。

六,、完成領(lǐng)導(dǎo)交辦的其它工作,。

物業(yè)公司檔案管理制度 公司檔案管理制度及職責(zé)篇九

具體描述

為了加強(qiáng)對文秘檔案管理制度，理順工作程序,，明確工作職責(zé),，杜絕資料流失，特制定本檔案管理制度,。行政管理部是公司文秘檔案的歸口管理部門,，負(fù)責(zé)文秘檔案管理制度的貫徹及在各部門的執(zhí)行檢查，加強(qiáng)對文秘檔案室的業(yè)務(wù)領(lǐng)導(dǎo)和工作實(shí)務(wù)指導(dǎo),。

制定檔案管理制度的目的以及作用

公司的文秘檔案資料是公司行政辦公和經(jīng)營活動中不可缺少的要素,。為了加強(qiáng)對文秘檔案管理制度，理順工作程序,，明確工作職責(zé),，杜絕資料流失，特制定本檔案管理制度,。

(一)1 歸檔的文件材料必須按年度立卷,，本單位內(nèi)部機(jī)構(gòu)在工作活動中形成的各種有保存價(jià)值的文件材料，都要按照本制度的規(guī)定,，分別立卷歸檔,。

2 公文承辦部門或承辦人員應(yīng)保證經(jīng)辦文件的系統(tǒng)完整(公文上的各種附件一律不準(zhǔn)抽存)。結(jié)案后及時交專(兼)職文書人員歸檔,。工作變動或因故離職時應(yīng)將經(jīng)辦的文件材料向接辦人員交接清楚,，不得擅自帶走或銷毀。

1堅(jiān)持部門收集,、管理文件材料制度,。各部門均應(yīng)指定專(兼)職文書人員，負(fù)責(zé)管理本部門的文件材料,，并保持相對穩(wěn)定,。人員變動應(yīng)及時通知檔案室。

2 凡本公司繕印發(fā)出的公文(含定稿和兩份打印的正件與附件,、批復(fù)請示,、轉(zhuǎn)發(fā)文件含被轉(zhuǎn)發(fā)的原件)一律由辦公室統(tǒng)一收集管理。

3 一項(xiàng)工作由幾個部門參與辦理,，在工作活動中形成的文件材料,，由主辦部門收集歸卷。會議文件由會議主辦部門收集歸卷,。

a.公司工作人員外出學(xué)習(xí),、考察、調(diào)查研究,、參加上級機(jī)關(guān)召開的會議等公務(wù)活動的相關(guān)人員核報(bào)差旅費(fèi)時,，必須將會議的主要文件資料向檔案室辦理歸檔手續(xù),、檔案室簽字認(rèn)可后財(cái)務(wù)部門才給予核報(bào)差旅費(fèi)。

b.本公司召開會議,，由會議主辦部門指定專人將會議材料,、聲像檔案等向檔案室辦理歸檔手續(xù)，檔案室簽字認(rèn)可后財(cái)務(wù)部門才給予報(bào)會議費(fèi)用,。

1 重要的會議材料,，包括會議的通知、報(bào)告,、決議,、總結(jié)、領(lǐng)導(dǎo)人講話,、典型發(fā)言,、會議簡報(bào)、會議記錄等,。

2 上級機(jī)關(guān)發(fā)來的與本公司有關(guān)的決定,、決議、指示,、命令,、條例、規(guī)定,、計(jì)劃等文件材料。

3 本公司對外的正式發(fā)文與有關(guān)單位來往的文書,。

4 本公司的請示與上級機(jī)關(guān)的'批復(fù),。

5 本公司反映主要職能活動的報(bào)告、總結(jié),。

6 本公司的各種工作計(jì)劃,、總結(jié)、報(bào)告,、請示,、批復(fù)、會議記錄,、統(tǒng)計(jì)報(bào)表及簡報(bào),。

7 本公司與有關(guān)單位簽訂的合同、協(xié)議書等文件材料,。

8 本公司職工勞動,、工資、福利方面的文件材料,。

1.對超過保存期限的檔案,，由檔案管理員登記造冊,，經(jīng)辦公室主任和檔案形成部門領(lǐng)導(dǎo)共同鑒定，報(bào)分管副總批準(zhǔn)后,，按規(guī)定銷毀,。

2.經(jīng)批準(zhǔn)銷毀的檔案，可單獨(dú)存放半年,，經(jīng)驗(yàn)證確無保留價(jià)值時,，再行銷毀，以免誤毀,。

3.銷毀文件必須在指定地點(diǎn)進(jìn)行,，并指派專人監(jiān)銷，嚴(yán)禁將銷毀的文件作為它用,，或作廢紙出售,。文件銷毀后，監(jiān)銷人應(yīng)在銷毀注冊上簽字,。

本制度自印發(fā)之日起實(shí)施,。

物業(yè)公司檔案管理制度 公司檔案管理制度及職責(zé)篇十

一、公司工作人員需要借閱檔案,，須經(jīng)總裁辦負(fù)責(zé)人同意,。借閱時間原則上不超過一天。如特殊情況借閱量大的,，要堅(jiān)持勤借勤還,，防止丟失、泄密,。

二,、外單位查閱檔案，必須持介紹信經(jīng)分管副總裁批準(zhǔn)后方可查閱,。

檔案管理是企業(yè)管理的重要內(nèi)容之一,，公司總裁辦指定專人負(fù)責(zé)檔案管理工作，為規(guī)范公司的檔案管理,，特制訂本制度,。

（一）公司發(fā)起人協(xié)議書、批準(zhǔn)公司設(shè)立的政府批文,、驗(yàn)資報(bào)告,、可行性報(bào)告，各種請示,、申請報(bào)告,、評審意見書、認(rèn)股書等,；

（二）公司編文號的全部文件,；

（三）公司股東會,、董事會、監(jiān)事會,、專業(yè)委員會,、總裁辦公會、業(yè)務(wù)聯(lián)席會等會議文件,；

（四）公司大型活動策劃方案及有關(guān)資料,，制訂實(shí)施的規(guī)章制度、機(jī)構(gòu)設(shè)置改變,，啟用新印章的通知批復(fù),；

（五）公司的各種請示報(bào)告及上級部門的批復(fù)；

（六）集團(tuán)內(nèi)各單位主送我司有關(guān)重要問題的文件,；

（七）政府各級部門發(fā)送的.文件,；

（八）公司領(lǐng)導(dǎo)班子會議紀(jì)錄，辦公會議記錄,，黨委會議記錄及其它研究重大問題的會議記錄,；

（九）介紹信、信函存根,、電報(bào)底稿,；

（十）公司檔案的交接清冊和銷毀清冊；

（十一）各職能部門,、綜合類檔案目錄,。

（一）各職能部門管理文件、重要資料目錄,；

（二）公司下達(dá)的年度考核經(jīng)濟(jì)指標(biāo)及完成情況,；

（三）公司各部經(jīng)濟(jì)考核指標(biāo)；

（四）公司和業(yè)務(wù)部門對外簽訂的協(xié)議,、合同；

（五）上級部門制定的政策,、規(guī)定等指導(dǎo)性文件,。

（一）年度審計(jì)報(bào)告；

（二）年初預(yù)算報(bào)告,；

（三）財(cái)務(wù)分析報(bào)告,；

（四）財(cái)務(wù)存檔資料、文件目錄,。

（一）公司領(lǐng)導(dǎo)成員的任免申報(bào)及上級批復(fù),；

（二）公司中層干部的任免、部室人員編制及花名冊

（三）職工獎懲情況記錄,；

（四）職工的轉(zhuǎn)正,、定級,、調(diào)資、離退休,、退職,、撫恤、死亡等有關(guān)資料,；

（五）勞動工資報(bào)表（年報(bào)）,；

（六）有關(guān)獎勵基金和福利基金的開支情況資料

（一）固定資產(chǎn)登記，產(chǎn)權(quán)移交,、清冊報(bào)表和資料,；

（二）基建工程的申報(bào)、批復(fù),，以及圖紙,、施工、竣工交付使用的全套資料（包括水,、電,、氣在內(nèi)）；

（三）購買固定資產(chǎn)計(jì)劃,、資料,。

接管物業(yè)的工程資料，在退出時交還下個物業(yè)公司,。

備注：保管期限中：指xx年以上,，指5—xx年，指5年以下,。

一,、集團(tuán)公司的全部工作資料必須將原件按歸檔要求交檔案室存檔。原件如有兩份的部門或二級公司,、控股公司可存一份原件,。檔案室在立卷的基礎(chǔ)上，按照分類大綱,、歸檔范圍和保管期限的要求整理歸檔,。

二、檔案要做到系統(tǒng)排列并建立案卷目錄和索引,，以便于查找和利用,。

三、各職能部門和二級公司,、控股公司管理的檔案報(bào)送目錄到檔案室備案,。

四、檔案室門窗及檔案柜應(yīng)符合防盜、防火,、防蟲,、防鼠、防潮,、防塵的要求,，檔案室內(nèi)嚴(yán)禁煙火和存放易燃易爆物品，保持整潔,、衛(wèi)生,。

五、檔案管理人員每半年檢查一次檔案的保管情況,，如發(fā)現(xiàn)生蟲,、破損、被盜,、失泄密現(xiàn)象,，應(yīng)及時向分管領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)，采取有效措施進(jìn)行處理,。

六,、建立健全檔案進(jìn)、出登記制度,，對每年收進(jìn)送出的檔案材料按照保管期限分別進(jìn)行統(tǒng)計(jì),。

一、公司工作人員需要借閱檔案,，須經(jīng)總裁辦負(fù)責(zé)人同意,。借閱時間原則上不超過一天。如特殊情況借閱量大的,，要堅(jiān)持勤借勤還,，防止丟失、泄密,。

二,、外單位查閱檔案，必須持介紹信經(jīng)分管副總裁批準(zhǔn)后方可查閱,。

三,、查閱和借閱檔案的人員，必須對檔案的安全負(fù)責(zé),，不得任意拆卸、轉(zhuǎn)借,、涂改,、損壞和泄密。其中的機(jī)密事項(xiàng)只能在檔案室內(nèi)查閱。如系案件調(diào)查取證需要復(fù)印者,，公司內(nèi)部的由總裁辦主任批準(zhǔn),，外單位由分管副總裁批準(zhǔn)。

四,、查閱檔案的人員,，必須遵守檔案室的各項(xiàng)規(guī)章制度，自覺辦理借閱手續(xù),，認(rèn)真填寫檔案使用登記表,。

一、公司實(shí)行部門立卷,，各職能部門,、二級公司、控股公司按照檔案分類大綱,，將文件,、資料（包括照片、聲像）整理后交檔案管理人員歸檔,。

二,、歸檔時間：各部門、二級公司,、控股公司的文件,、資料和自存檔案目錄（包括上級下發(fā)的承辦和閱存的文件），于次年三月底以前移交公司檔案室,，在六月底以前整理歸檔完畢,。會計(jì)檔案資料由財(cái)務(wù)部存檔。

三,、歸檔的文件,、資料，必須完整,、規(guī)范,，符合耐久要求。

一,、以上制度規(guī)定各職能部門和二級公司,、控股公司須認(rèn)真遵守，如未按要求辦理,，造成損失者要給予經(jīng)濟(jì)和行政處罰,，造成重大損失者予以除名,，直至追究刑事責(zé)任,。

二、檔案管理責(zé)任人必須嚴(yán)格執(zhí)行制度，造成管理混亂,，檔案丟失,，檔案管理部門和責(zé)任人要受到經(jīng)濟(jì)和行政處罰，造成重大損失的對直接責(zé)任者予以除名,，直至追究刑事責(zé)任,。

物業(yè)公司檔案管理制度 公司檔案管理制度及職責(zé)篇十一

為了規(guī)范公司檔案管理工作，保證檔案的完整性及保密性,，理順工作程序,，明確工作職責(zé),，杜絕資料流失,，特制定本制度,。

1,、公司檔案工作實(shí)行二級管理,，一級管理是指公司綜合辦公室的統(tǒng)籌管理,；二級管理是指各部門的檔案資料管理工作,。

2,、綜合辦公室檔案管理員負(fù)責(zé)公司所有檔案資料的統(tǒng)一收集管理,，各科室負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)本部門檔案資料的使用管理,。

3、檔案管理人員要嚴(yán)格執(zhí)行公司檔案管理規(guī)定,，認(rèn)真細(xì)致地做好檔案保管以及利用工作,，充分發(fā)揮檔案資料的作用。

4,、綜合辦公室檔案管理員有責(zé)任對二級檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督和指導(dǎo),，每年對二級檔案管理進(jìn)行一次檢查驗(yàn)收。

1,、凡是反映公司戰(zhàn)略發(fā)展,、生產(chǎn)經(jīng)營、企業(yè)管理及工程建設(shè)等活動,，具有查考利用價(jià)值的'文件資料均屬歸檔范圍,。

2、凡屬歸檔范圍的文件資料,，均由公司集中統(tǒng)一管理,，任何個人不得擅自留存。

3,、歸檔的文件資料,，原則上必須是原件，原件用于報(bào)批不能歸檔或相關(guān)部門保留的,，綜合部保存復(fù)印件,。

4,、凡公司業(yè)務(wù)活動中收到的文件、函件承辦后均要及時歸檔,；以公司名義發(fā)出的文件、函件要留底稿及正文備查,。

5,、所有科室的業(yè)務(wù)活動方面的資料，應(yīng)將相關(guān)資料的復(fù)印件報(bào)綜合辦公室備案,。

6,、由公司對外簽訂的合同，至少應(yīng)保留一份原件,，交由綜合管理部保存,。

7、在歸檔范圍內(nèi)的其他資料,，由經(jīng)辦人整理后連同有關(guān)資料移交綜合辦公室,。部門需要使用的可復(fù)印或復(fù)制，歸檔范圍外的由各部門自行保管,。

1,、公司綜合辦公室設(shè)存放檔案的專門檔案柜，各部門應(yīng)根據(jù)保存檔案數(shù)量,，設(shè)置存放檔案的箱柜,，并具備防火、防潮,、防蟲等安全條件,。

2、歸檔資料要進(jìn)行登記,，編制歸檔目錄,。

3、檔案管理員要科學(xué)地編制分類法,，根據(jù)分類法,，編制分類目錄；根據(jù)需要編制專題目錄,，完善檢索工具,，以便于查找。

4,、檔案要分類,，保管要有條理，主次分明,，存放科學(xué),。

5,、檔案管理人員要熟悉所管理的檔案資料，了解利用者的需求,，掌握利用規(guī)律,。

6、根據(jù)有關(guān)規(guī)定及公司實(shí)際情況,，確定檔案保存期限,，每年年終據(jù)此進(jìn)行整理、剔除,。

7,、經(jīng)確定需銷毀的檔案，由檔案管理員編造銷毀清冊,，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)及有關(guān)人員會審批準(zhǔn)后銷毀,。銷毀的檔案清單由檔案員永久保存。

8,、嚴(yán)格遵守檔案安全保密制度,，做好檔案流失的防護(hù)工作。

9,、凡公司工作人員調(diào)離崗位前必須做好資料移交工作,，方可辦理調(diào)動手續(xù)。

1,、檔案屬于公司機(jī)密,，未經(jīng)許可不得外借、外傳,。外單位人員未經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)不得借閱,。

2、借閱檔案資料,，須經(jīng)檔案保管部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn),。閱檔必須在辦公室指定的地方，不得攜帶外出,。需要借出檔案的,，須經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。

3,、借閱檔案,，必須履行登記、簽收手續(xù),。

4,、借閱檔案資料者必須妥善保管檔案資料，不得任意轉(zhuǎn)借或復(fù)印,、不得拆封,、損污文件,，歸還時保證檔案材料完整無損，否則,，追究當(dāng)事人責(zé)任,。

5、借出檔案材料,，因保管不慎丟失時,，要及時追查，并報(bào)告主管部門及時處理,。

6、重要檔案,、機(jī)密檔案不得借閱,，必須借閱的要經(jīng)分管副經(jīng)理同意，必須外借的,，由經(jīng)理審批,。

物業(yè)公司檔案管理制度 公司檔案管理制度及職責(zé)篇十二

第一條 為了加強(qiáng)各級黨和國家機(jī)關(guān)、人民團(tuán)體(以下統(tǒng)稱機(jī)關(guān))檔案工作,，推進(jìn)機(jī)關(guān)檔案科學(xué),、規(guī)范管理，豐富國家檔案資源,，為各項(xiàng)工作提供有效服務(wù),，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》《機(jī)關(guān)檔案工作條例》等法律法規(guī)，制定本規(guī)定,。

第二條 本規(guī)定所稱的機(jī)關(guān)檔案,，是指機(jī)關(guān)在公務(wù)活動中形成的，對國家和社會有查考,、利用和保存價(jià)值的各種形式,、各種載體的歷史記錄。

第三條 機(jī)關(guān)檔案工作是檔案工作開展的基礎(chǔ),，是國家檔案事業(yè)的重要組成部分,。機(jī)關(guān)檔案工作是機(jī)關(guān)不可缺少的基礎(chǔ)性工作，是推進(jìn)依法行政,、促進(jìn)科學(xué)決策,、提高治理水平的必要條件，是保護(hù)單位和個人合法權(quán)益,、維護(hù)機(jī)關(guān)歷史真實(shí)面貌的一項(xiàng)重要工作,。

第四條 機(jī)關(guān)檔案工作實(shí)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級管理,。國家檔案行政管理部門負(fù)責(zé)全國機(jī)關(guān)檔案工作的統(tǒng)籌規(guī)劃,、組織協(xié)調(diào),、統(tǒng)一制度，負(fù)責(zé)中央和國家機(jī)關(guān)檔案工作的監(jiān)督,、指導(dǎo)和檢查,。地方檔案行政管理部門在上級檔案行政管理部門指導(dǎo)下，負(fù)責(zé)本行政區(qū)域內(nèi)機(jī)關(guān)檔案工作的統(tǒng)籌協(xié)調(diào),、制度建設(shè),，負(fù)責(zé)本行政區(qū)域內(nèi)機(jī)關(guān)檔案工作的監(jiān)督、指導(dǎo)和檢查,。檔案行政管理部門履行檢查職責(zé)時,，以進(jìn)入相關(guān)場所檢查，詢問有關(guān)人員,，查閱,、復(fù)制有關(guān)檔案資料等方式開展。中央,、地方專業(yè)主管機(jī)關(guān)應(yīng)當(dāng)根據(jù)本專業(yè)的管理體制,，在檔案行政管理部門指導(dǎo)下對本系統(tǒng)和直屬單位的檔案工作進(jìn)行監(jiān)督、指導(dǎo),。中央,、地方專業(yè)主管機(jī)關(guān)進(jìn)行監(jiān)督、指導(dǎo)時,，應(yīng)當(dāng)遵循統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo),、分級管理原則。

第五條 機(jī)關(guān)的全部檔案應(yīng)當(dāng)集中,、統(tǒng)一管理,。機(jī)關(guān)檔案管理應(yīng)當(dāng)維護(hù)檔案的真實(shí)、完整,、可用和安全,，便于檢索、利用和開發(fā),。

第六條 機(jī)關(guān)應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)對檔案工作的組織領(lǐng)導(dǎo),，將檔案工作納入整體規(guī)劃、和考核體系,，與業(yè)務(wù)工作同步部署,、同步實(shí)施、同步發(fā)展,。檔案工作所需的基礎(chǔ)設(shè)施配備和維護(hù)經(jīng)費(fèi),，檔案日常管理工作經(jīng)費(fèi)，檔案信息化建設(shè)經(jīng)費(fèi),，檔案宣傳,、培訓(xùn)等其他經(jīng)費(fèi)應(yīng)當(dāng)列入機(jī)關(guān)年度財(cái)政預(yù)算,。

第七條 機(jī)關(guān)應(yīng)當(dāng)建立由分管檔案工作的單位負(fù)責(zé)人、辦公廳(室)(或承擔(dān)該職能的.其他綜合辦事機(jī)構(gòu),，下同)及相關(guān)部門負(fù)責(zé)人組成的檔案工作協(xié)調(diào)機(jī)制,，協(xié)調(diào)處理本機(jī)關(guān)、本系統(tǒng)檔案工作重大事務(wù)和重要事項(xiàng),。

第八條 機(jī)關(guān)應(yīng)當(dāng)按規(guī)定設(shè)立檔案工作機(jī)構(gòu),。不具備檔案工作機(jī)構(gòu)設(shè)立條件的機(jī)關(guān)，應(yīng)當(dāng)指定檔案工作負(fù)責(zé)部門,。檔案工作負(fù)責(zé)部門的名稱應(yīng)當(dāng)反映檔案工作屬性,。經(jīng)同級檔案行政管理部門同意，辦公地點(diǎn)相對集中且條件成熟的縣級或形成檔案數(shù)量較少的多個機(jī)關(guān)可以成立聯(lián)合檔案工作機(jī)構(gòu),，對相應(yīng)機(jī)關(guān)的檔案進(jìn)行集中管理,。

第九條 機(jī)關(guān)檔案工作機(jī)構(gòu)或檔案工作負(fù)責(zé)部門(以下簡稱機(jī)關(guān)檔案部門)應(yīng)當(dāng)配備與工作量相匹配的專職檔案工作人員，具體承擔(dān)機(jī)關(guān)檔案業(yè)務(wù)工作,。機(jī)關(guān)文書或業(yè)務(wù)部門應(yīng)當(dāng)指定人員，承擔(dān)相應(yīng)部門文件材料的收集,、整理和歸檔工作,。機(jī)關(guān)應(yīng)當(dāng)建立以機(jī)關(guān)檔案部門為中心，由相關(guān)人員組成的機(jī)關(guān)檔案工作網(wǎng)絡(luò),?？h級或形成檔案數(shù)量較少的機(jī)關(guān)可以綜合考慮工作量等情況，配備適當(dāng)數(shù)量的專(兼)職檔案工作人員,。

第十條 機(jī)關(guān)檔案工作的基本任務(wù)是：

(一)貫徹執(zhí)行檔案工作的法律法規(guī)和方針政策,，建立健全檔案工作，并將規(guī)范本單位,、本系統(tǒng)檔案管理的基本制度報(bào)檔案行政管理部門備案;

(二)制定并組織實(shí)施檔案工作發(fā)展規(guī)劃或計(jì)劃;

(三)對機(jī)關(guān)各種文件材料的形成,、積累和歸檔工作進(jìn)行監(jiān)督和指導(dǎo)，對所屬機(jī)構(gòu)的檔案工作進(jìn)行監(jiān)督和指導(dǎo);

(四)負(fù)責(zé)管理機(jī)關(guān)的全部檔案并提供利用,，協(xié)助做好機(jī)關(guān)政府信息公開工作;

(五)負(fù)責(zé)機(jī)關(guān)檔案信息化工作并統(tǒng)籌機(jī)關(guān)及所屬機(jī)構(gòu)檔案信息一體化工作,，推動傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化和電子文件、電子檔案規(guī)范管理;

(六)接受檔案行政管理部門監(jiān)督,、指導(dǎo)和檢查,，執(zhí)行年度制度，定期向同級國家綜合檔案館移交檔案;

(七)負(fù)責(zé)組織檔案業(yè)務(wù)交流和檔案工作人員培訓(xùn),，開展檔案宣傳,、活動;

(八)對檔案工作中取得突出成績的部門或個人，向機(jī)關(guān)提出表彰獎勵建議;對違反檔案管理要求的部門或個人,，向機(jī)關(guān)提出處理建議,。

第十一條 機(jī)關(guān)通過政府購買服務(wù)方式輔助實(shí)現(xiàn)檔案工作基本任務(wù)的,，應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格限定社會化服務(wù)范圍，嚴(yán)格審核服務(wù)供方的信息安全保障能力和業(yè)務(wù)資質(zhì),，并接受檔案行政管理部門監(jiān)督,、指導(dǎo)和檢查。機(jī)關(guān)檔案業(yè)務(wù)社會化服務(wù)限于檔案整理,、傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化,、紙質(zhì)檔案數(shù)字復(fù)制件全文識別、電子檔案管理技術(shù)支持等輔助性工作,。社會化服務(wù)應(yīng)當(dāng)符合《檔案服務(wù)外包工作規(guī)范》(da/t68)規(guī)定,。

第十二條 檔案工作人員應(yīng)當(dāng)為機(jī)關(guān)正式在編人員，且政治可靠,、遵紀(jì)守法,、忠于職守，具備勝任崗位要求的工作能力,。檔案工作人員應(yīng)當(dāng)熟悉機(jī)關(guān)工作,，具備檔案管理、信息管理等相關(guān)知識背景,，并定期參加業(yè)務(wù)培訓(xùn),。不具備前述知識背景的檔案工作人員，應(yīng)當(dāng)經(jīng)過相關(guān)專業(yè)知識和技能培訓(xùn),。

第十三條 檔案工作人員調(diào)離崗位或退休的,，應(yīng)當(dāng)在離崗前辦好交接手續(xù)。涉密檔案工作人員的調(diào)離應(yīng)當(dāng)按照國家有關(guān)保密法律法規(guī)執(zhí)行,。

第十四條 機(jī)關(guān)應(yīng)當(dāng)分別設(shè)置檔案辦公用房,、整理用房、閱覽用房和檔案庫房,，并根據(jù)工作需要設(shè)置展覽用房,、檔案數(shù)字化用房、服務(wù)器機(jī)房等,。檔案庫房應(yīng)當(dāng)根據(jù)載體類型分別設(shè)置,，不具備條件的應(yīng)當(dāng)根據(jù)載體類型分區(qū)設(shè)置?？h級或形成檔案數(shù)量較少的機(jī)關(guān)設(shè)置庫房以外其他檔案用房時,，可以按照辦公、整理,、閱覽等基本功能分區(qū)設(shè)置,。

第十五條 檔案辦公用房面積按照《黨政機(jī)關(guān)辦公用房建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)》執(zhí)行。閱覽用房面積應(yīng)當(dāng)滿足不同類型檔案閱覽需求，適應(yīng)涉密檔案與非涉密檔案分區(qū)閱覽的需要,。檔案庫房面積應(yīng)當(dāng)滿足機(jī)關(guān)檔案法定存放年限需要,，使用面積按(檔案存量年增長量×存放年限)×60m/萬卷(或10萬件)測算。檔案數(shù)量少于2500卷(或25000件)的,，檔案庫房面積按15m測算,。整理用房、展覽用房,、檔案數(shù)字化用房,、服務(wù)器機(jī)房等用房面積應(yīng)當(dāng)滿足業(yè)務(wù)開展需要。

第十六條 檔案用房宜集中布置,，自成一區(qū),。檔案辦公用房選址應(yīng)當(dāng)便于檔案庫房管理。檔案庫房選址應(yīng)當(dāng)防潮,、防火,、避免陽光直射，利于檔案保護(hù),。檔案庫房不應(yīng)設(shè)置在地下或頂層,，地處濕潤地區(qū)的還不宜設(shè)置在首層。檔案庫房不得毗鄰水房,、衛(wèi)生間,、食堂(廚房)、變配電室,、車庫等可能危及檔案安全的用房,。

第十七條 檔案辦公用房建筑設(shè)計(jì)應(yīng)當(dāng)符合《辦公建筑設(shè)計(jì)規(guī)范》(jgj67)規(guī)定,，整理用房,、閱覽用房建筑設(shè)計(jì)應(yīng)當(dāng)符合《檔案館建筑設(shè)計(jì)規(guī)范》(jgj25)規(guī)定。檔案庫房內(nèi)不得設(shè)置其他用房和明火設(shè)施,，不應(yīng)設(shè)置除消防以外的給水點(diǎn),，其他給水排水管道不應(yīng)穿越庫房。檔案庫房的裝具布置,、門窗設(shè)置應(yīng)當(dāng)符合《檔案館建筑設(shè)計(jì)規(guī)范》(jgj25)規(guī)定,。

第十八條 檔案庫房應(yīng)當(dāng)根據(jù)需要配備符合國家規(guī)定的密閉五節(jié)柜、密集架,、光盤柜、底圖柜等檔案裝具,，不得采用木質(zhì)柜,、玻璃門柜等裝具。檔案整理臺、檔案梯,、移動置物架,、檔案盒,、裝訂用品等配備應(yīng)當(dāng)滿足工作需要,。檔案庫房配備的檔案裝具應(yīng)當(dāng)與檔案庫房樓面均布活荷載標(biāo)準(zhǔn)值相匹配,。庫房采用密集架的，樓面均布活荷載標(biāo)準(zhǔn)值不應(yīng)小于8kn/m或按檔案裝載情況相應(yīng)增加,。

第十九條 檔案庫房應(yīng)當(dāng)配備溫濕度監(jiān)測調(diào)控系統(tǒng),，安裝漏水報(bào)警設(shè)備,。檔案庫房不得使用電阻絲加熱,、電熱油汀及以水、汽為熱媒的采暖系統(tǒng),。保存重要檔案或具備條件的,，應(yīng)當(dāng)安裝恒溫恒濕設(shè)備，必要時可配備通風(fēng)換氣,、空氣凈化設(shè)備,。

第二十條 檔案庫房應(yīng)當(dāng)配備消防系統(tǒng)。根據(jù)檔案重要程度和載體類型的不同,，可以選擇采用潔凈氣體,、惰性氣體或高壓細(xì)水霧滅火設(shè)備。檔案庫房應(yīng)當(dāng)安裝甲級防火門,，配備火災(zāi)自動報(bào)警設(shè)備,。

第二十一條 檔案庫房應(yīng)當(dāng)安裝全封閉防盜門窗、遮光阻燃窗簾,、防護(hù)欄等防護(hù)設(shè)施,，可以選擇設(shè)置智能門禁識別、紅外報(bào)警,、視頻監(jiān)控,、出入口控制、電子巡查等安全防范系統(tǒng),。整理用房,、閱覽用房,、檔案數(shù)字化用房應(yīng)當(dāng)設(shè)置視頻監(jiān)控設(shè)備。

第二十二條 機(jī)關(guān)應(yīng)當(dāng)按照檔案信息化要求,，建設(shè)或配備能夠滿足庫房現(xiàn)代化管理,、檔案數(shù)字化、電子文件及電子檔案管理需求的基礎(chǔ)設(shè)施設(shè)備,。智能庫房管理基礎(chǔ)設(shè)施設(shè)備應(yīng)當(dāng)滿足溫濕度調(diào)控,、漏水監(jiān)測、消防報(bào)警,、安全防范,、視頻監(jiān)控等系統(tǒng)集成管理以及其他智能管理需要。檔案數(shù)字化,、電子文件及電子檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施設(shè)備應(yīng)當(dāng)符合本規(guī)定第五章要求,。縣級或形成檔案數(shù)量較少的機(jī)關(guān)按照本規(guī)定第十九條至第二十二條配備基礎(chǔ)設(shè)施設(shè)備的,，應(yīng)當(dāng)滿足溫濕度調(diào)控,、消防、安防和信息化工作的基本需求,。

物業(yè)公司檔案管理制度 公司檔案管理制度及職責(zé)篇十三

更的的員工人事檔案妥善管理,，的保守機(jī)密；人事檔案的完整,，防止材料損壞,，便于高效、有序的檔案資料,，特制定本檔案管理辦法,。

1、員工入職檔案：個人簡歷

員工入職登記表,、應(yīng)聘人員登記表,、面試記錄及待遇核定審批、筆試試題,、身份證復(fù)印件,、學(xué)歷學(xué)位證復(fù)印件,、離職證明,、合同及協(xié)議。

2,、員工培訓(xùn)檔案：培訓(xùn)通知,、培訓(xùn)總結(jié)報(bào)告或者考評結(jié)果、培訓(xùn)審批表,、員工外派培訓(xùn)合同,、外出培訓(xùn)反饋表（證書原件）,、員工培訓(xùn)統(tǒng)計(jì)表。

3,、績效管理檔案：將員工績效考核資料按月歸類整理,。

4、員工離職檔案：員工離崗包括員工與公司解除（終止）勞動關(guān)系,，死亡等情形,。

1、基礎(chǔ)管理

1．1原則：分類標(biāo)準(zhǔn),、歸檔,、排列有序、層次清楚,、整理規(guī)范,。

1．2員工入職前，人力資源部對人事檔案的性,、性核查,，如有虛假，可不予錄用和解聘,。

1．3對人事檔案按入職分類歸檔,，按在職人員、離職人員整理,，并登記于《入職員工人事檔案登記》（見附件一）《離職員工人事檔案登記》（見附件二）,，并在檔案前頁填寫人事資料的名稱及對檔案編號，人事檔案原則上是永久保存,。

1．4當(dāng)在職員工的'資料有變動時（如學(xué)歷變動,、身份證號碼變動、個人技術(shù)職稱變動,、婚姻情況變動等）,，應(yīng)將資料復(fù)印件交人力資源部歸檔，原件當(dāng)場查驗(yàn),。

1．5調(diào)動和錄用入公司的員工,，應(yīng)在辦理手續(xù)前調(diào)閱檔案。在其報(bào)到新崗位前,，對調(diào)入或新的檔案都應(yīng)登記,。

1．6對員工考察、考核,、培訓(xùn),、獎懲的材料要收集、整理檔案的完整性,，歸檔的材料鑒別,，材料的,、文字清楚、手續(xù)齊備,。材料須經(jīng)審批蓋章和本人簽字的,，應(yīng)在蓋章、簽字后歸檔,。

1．7員工離職檔案每月清查,，存檔，檔案保存原則上三年后方可銷毀（高管及核心人員保留該員工離崗8年止）,。

1．8人力資源部檔案員要注意檔案管理環(huán)境的清潔,、整潔。

1．9檔案應(yīng)分類編號存放,，員工編號,，防止重名重姓員工檔案交叉，制電子目錄,，以便查閱,。

2、檔案的查,、借閱

2．1檔案分為保密與非保密,，保密檔案禁止查閱，只能在檔案室閱覽,，外借,；非保密級檔案因工作需要查、借閱,，須填寫《查,、借閱人事檔案單》（附件三），行政人力資源部經(jīng)理批準(zhǔn)后方可查,、借閱,。

2．2任何垮查、借閱人事檔案,，下級員工查,、借閱員工的人事檔案。

2．3公司級,、行政人力資源部可直接查,、借閱員工人事檔案。

2．4所有批準(zhǔn)后借閱的人事檔案需在三天內(nèi)歸還人力資源部（除特殊情況可延長）,，對借閱后到期未歸還者,、歸還損壞,、私自復(fù)印檔案者,、遺失者依照公司檔案管理的規(guī)定,。

2．5人力資源部查、借閱登記,，并在《人事檔案借閱登記本》簽字登記（附件三）,。

3、查,、借閱檔案注意

3．1涂改,、圈劃、抽取,、撤換,、損壞檔案材料。

3．2擅自復(fù)印,、拍攝檔案內(nèi)容,，如有工作需要從檔案中取證須經(jīng)行政人力資源部經(jīng)理同意。

3．3查,、借閱者擅自泄露檔案內(nèi)容,，違反者視情節(jié)嚴(yán)重，予以懲處,。

4,、檔案的銷毀

4．1公司任何個人和非經(jīng)同意銷毀員工檔案資料。

4．2某些檔案到了銷毀期時,，由人力資源部填寫《公司員工人事檔案銷毀審批登記》（附表五）,，經(jīng)行政人力資源部經(jīng)理批準(zhǔn)后銷毀。

4．3經(jīng)批準(zhǔn)銷毀的人事檔案,，人力資源部須核對,，將批準(zhǔn)的《公司員工人事檔案銷毀登記》和將要銷毀的人事檔案登記并歸檔，登記表永久保存,。

本管理辦法經(jīng)行政人力資源部經(jīng)理批準(zhǔn)后,，由人力資源部實(shí)施，修訂和廢止亦同,。

物業(yè)公司檔案管理制度 公司檔案管理制度及職責(zé)篇十四

一、客戶資料管理辦法總則,。

為了提高客戶資料的有效性和利用率,，加強(qiáng)客戶資料管理,，做好客戶服務(wù)品質(zhì)提升和客戶關(guān)系維護(hù)的基礎(chǔ)工作，提升客戶滿意度和忠誠度,，使公司對客戶的管理規(guī)范化,、有效化,，保證穩(wěn)定開展,，特制訂本客戶資料管理辦法。

二,、客戶資料管理辦法管理范圍。

1,、公司已合作客戶（老客戶）、未合作客戶,、潛在客戶,、流失客戶等客戶資料都納入本管理辦法范圍,。

2,、客戶資料的管理包括客戶資料的收集,、整理,、查閱、分析等方面,。

3,、公司客戶為與公司有業(yè)務(wù)往來的供應(yīng)商和經(jīng)銷商及合作的重點(diǎn)客戶,、品牌客戶,。

三、客戶資料的內(nèi)容,。

完整的客戶資料包括以下資料信息：

1,、公司信息部負(fù)責(zé)公司所有客戶基本信息的匯總、整理,。

a,、客戶基本資料的收集是業(yè)務(wù)拓展的基礎(chǔ)，也是客戶資料管理的第一步,?？蛻艋举Y料的收集主要由市場人員完成，市場人員要熟練掌握各種客戶資料收集的有效方法,，積極主動的收集客戶信息,。

b、客戶基本信息包括客戶的企業(yè)名稱,、地址,、所有者（法人代表）、成立時間,、企業(yè)性質(zhì),、所屬行業(yè),、注冊資料、聯(lián)系人,、聯(lián)系方式（電話,、傳真、郵箱）等方面,。

c,、對經(jīng)銷商、重點(diǎn)/品牌資料要在erp中規(guī)范管理,。建立必要的信息系統(tǒng),，如客戶性質(zhì)/客戶合作年限/經(jīng)營品牌/信用評估/財(cái)務(wù)狀況/人員狀況等。

2,、建立客戶檔案,，并編制客戶一覽表供查閱。

1）,、每發(fā)展,、接觸一個新客戶，均應(yīng)建立客戶檔案戶頭,；

2）,、客戶檔案適當(dāng)標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化,，摸清客戶基本信息,，如客戶名稱、法定代表人或不夫代表,、地址,、郵編、電話,、傳真,、經(jīng)營范圍、注冊資本等,。

3）,、建立客戶特征資料，客戶特征資料包括企業(yè)規(guī)模（營業(yè)額,、員工人數(shù)）,、采購決策特征、具體需求,、決策者個人信息（愛好或偏好,、生日等）、業(yè)務(wù)發(fā)展趨勢等,。

3,、客戶檔案的更新,、修改。

1）,、客戶單位的重大變動事基,、與本公司的業(yè)務(wù)交往，均須記入客戶檔案,；

2）,、對客戶單位的重大變動事項(xiàng)、與本公司的'業(yè)務(wù)交往,，均須記入客戶檔案,；

3）、積累客戶年度業(yè)績和財(cái)務(wù)狀況報(bào)告,。

4）客戶在財(cái)務(wù)上的開戶,、更改戶名需提供紙制申請，并做好檔案記錄（銷售中心及財(cái)務(wù)部存檔,，公司erp做好記錄和分類,，及時和相關(guān)人員溝通，并做好記錄）

4,、建立客戶交易資料

客戶與競爭對手合作信息（合作方式,、交易額、付款方式）,、客戶與公司歷史交易信息（合作方式,、交易額、付款方式,、合同編號,、流失原因）等。

四,、公司各部門與客戶接觸的重大事項(xiàng)，均須報(bào)告信息部（除該業(yè)務(wù)保密外）,，不得局限在業(yè)務(wù)人員個人范圍內(nèi),。

五、員工調(diào)離公司時,，不得將客戶資料帶走,，其業(yè)務(wù)部門會同信息部將其客戶資料接收、整理,、歸檔,。

六、建立客戶信息查閱權(quán)限制,，未經(jīng)許可,，不得隨意調(diào)閱客戶檔案,。

七、客戶管理,。

1,、接待客戶，按公司對外接待辦法處理以及招待費(fèi)用管理辦法進(jìn)行審批接待,。

2,、與客戶的信函、傳真,、長話交往,，均應(yīng)按公司各項(xiàng)管理辦法記錄在案，并整合在客戶檔案內(nèi),。

3,、對一些較重要、未來將發(fā)展的新客戶,，公司要有兩個以上的人員與之聯(lián)系,，并建立聯(lián)系報(bào)告制。

4,、負(fù)責(zé)與客戶聯(lián)系的員工調(diào)離公司時,，應(yīng)由公司及時通知有關(guān)客戶，產(chǎn)指派其員工頂替調(diào)離員工迅速與客戶建立聯(lián)系,。

八,、客戶資料管理辦法附則。

本客戶資料管理辦法由公司銷售中心解釋,、補(bǔ)充,，經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)頒行。

物業(yè)公司檔案管理制度 公司檔案管理制度及職責(zé)篇十五

1,、局辦公室是公文處理的管理機(jī)構(gòu),，主管本機(jī)關(guān)的公文處理工作。

2,、一般性發(fā)文由辦公室起草制發(fā),。業(yè)務(wù)性發(fā)文由具體負(fù)責(zé)該項(xiàng)目工作的科（股）室起草，局辦公室負(fù)責(zé)審核把關(guān),，登記編號后報(bào)局長或局長授權(quán)的主管副局長簽發(fā),。

3、打印的`文件初稿由起草文稿的單位進(jìn)行校對后,，由辦公室印刷,、裝訂、發(fā)放,、存檔,。

4,、積極推行辦公自動化，除公文和較大型綜合材料,、外,，一般性簡單材料盡可能由各科室自己承擔(dān)。

5,、凡需打印的材料,，須經(jīng)各業(yè)務(wù)主管局長同意，明確印制數(shù)量,、完成時限后,，交辦公室主任轉(zhuǎn)簽微機(jī)室工作人員辦理，并做好登記,。微機(jī)室工作人員不直接接收需打印各種材料,。

6、收到上級機(jī)關(guān)或交辦的公文,，由辦公室提出擬辦意見,，報(bào)局長批示，按照批示意見送有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)或責(zé)任部門辦理,。

7,、辦公室負(fù)責(zé)催辦，做到緊急公文跟蹤催辦,，重要公文重點(diǎn)催辦,，一般公文定期催辦。

8,、公文辦理完畢后,，由辦公室根據(jù)《檔案法》及其他有關(guān)規(guī)定，及時整理（立卷）,、歸檔,、個人不得保存應(yīng)當(dāng)歸檔的公文。

9,、辦公室對上級機(jī)關(guān)和本機(jī)關(guān)下發(fā)的公文的貫徹落實(shí)情況進(jìn)行督促檢查并建立督查制度,。

10、文書人員在辦公室主任的具體領(lǐng)導(dǎo)下,，全面負(fù)責(zé)文秘工作。業(yè)務(wù)工作同時接受政府辦,、檔案局的監(jiān)督,、指導(dǎo)和檢查。

11,、收受文件后,，一般性文件由辦公室主任簽批,，重要文件由主管常務(wù)副局長簽批，然后按簽批順序傳遞,、承辦,。

12、文件收受及傳閱要及時,，一般性文件兩天之內(nèi)必須傳閱完畢,，兩天之后文件未傳完時，文書可直接向傳閱人催要,。特殊急辦文件,，辦公室必須當(dāng)時送達(dá)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)，及時落實(shí),。

13,、日常文件處理做到收、發(fā),、傳,、歸及時準(zhǔn)確科學(xué)有效。

14,、嚴(yán)把印信使用關(guān),，發(fā)文時必須由分管局長同意，然后由局長簽批后才可打印并使用公章,，平時使用公章,，必須由辦公室主任或分管常務(wù)副局長簽字后方可使用，并做好公章使用登記,，介紹信使用必須由辦公室主任簽批,。

15、文書要嚴(yán)格執(zhí)行借閱,，保密等項(xiàng)規(guī)章制度,。

16、除屬名信外,，公務(wù)信件均由文書拆閱,，重要信函，由主任或主管常務(wù)的副局長簽轉(zhuǎn),。

17,、一般業(yè)務(wù)性工作，各科自行建檔保管,，重要檔案需送辦公室統(tǒng)一管理,，辦公室要將重大活動、事件、獎勵等事宜主動進(jìn)檔,，統(tǒng)一管理,。

18、年末文件歸類做到科學(xué),、及時,、有序、各類卷分類科學(xué),，有利用價(jià)值,。