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公司檔案管理制度細(xì)則 公司檔案管理制度及流程篇一

一,、公司工作人員需要借閱檔案，須經(jīng)總裁辦負(fù)責(zé)人同意,。借閱時(shí)間原則上不超過(guò)一天,。如特殊情況借閱量大的，要堅(jiān)持勤借勤還,，防止丟失,、泄密。

二,、外單位查閱檔案,，必須持介紹信經(jīng)分管副總裁批準(zhǔn)后方可查閱。

檔案管理是企業(yè)管理的重要內(nèi)容之一，公司總裁辦指定專人負(fù)責(zé)檔案管理工作,，為規(guī)范公司的檔案管理，特制訂本制度,。

（一）公司發(fā)起人協(xié)議書,、批準(zhǔn)公司設(shè)立的政府批文、驗(yàn)資報(bào)告,、可行性報(bào)告,，各種請(qǐng)示、申請(qǐng)報(bào)告,、評(píng)審意見(jiàn)書,、認(rèn)股書等；

（二）公司編文號(hào)的全部文件,；

（三）公司股東會(huì),、董事會(huì)、監(jiān)事會(huì),、專業(yè)委員會(huì),、總裁辦公會(huì)、業(yè)務(wù)聯(lián)席會(huì)等會(huì)議文件,；

（四）公司大型活動(dòng)策劃方案及有關(guān)資料,，制訂實(shí)施的規(guī)章制度、機(jī)構(gòu)設(shè)置改變,，啟用新印章的通知批復(fù),；

（五）公司的各種請(qǐng)示報(bào)告及上級(jí)部門的批復(fù)；

（六）集團(tuán)內(nèi)各單位主送我司有關(guān)重要問(wèn)題的文件,；

（七）政府各級(jí)部門發(fā)送的文件,；

（八）公司領(lǐng)導(dǎo)班子會(huì)議紀(jì)錄，辦公會(huì)議記錄,，黨委會(huì)議記錄及其它研究重大問(wèn)題的會(huì)議記錄,；

（九）介紹信、信函存根,、電報(bào)底稿,；

（十）公司檔案的交接清冊(cè)和銷毀清冊(cè)；

（十一）各職能部門,、綜合類檔案目錄,。

（一）各職能部門管理文件、重要資料目錄,；

（二）公司下達(dá)的年度考核經(jīng)濟(jì)指標(biāo)及完成情況,；

（三）公司各部經(jīng)濟(jì)考核指標(biāo)；

（四）公司和業(yè)務(wù)部門對(duì)外簽訂的協(xié)議、合同,；

（五）上級(jí)部門制定的政策,、規(guī)定等指導(dǎo)性文件。

（一）年度審計(jì)報(bào)告,；

（二）年初預(yù)算報(bào)告,；

（三）財(cái)務(wù)分析報(bào)告；

（四）財(cái)務(wù)存檔資料,、文件目錄,。

（一）公司領(lǐng)導(dǎo)成員的任免申報(bào)及上級(jí)批復(fù)；

（二）公司中層干部的任免,、部室人員編制及花名冊(cè)

（三）職工獎(jiǎng)懲情況記錄,；

（四）職工的轉(zhuǎn)正、定級(jí),、調(diào)資,、離退休、退職,、撫恤,、死亡等有關(guān)資料；

（五）勞動(dòng)工資報(bào)表（年報(bào)）,；

（六）有關(guān)獎(jiǎng)勵(lì)基金和福利基金的開(kāi)支情況資料

（一）固定資產(chǎn)登記,，產(chǎn)權(quán)移交、清冊(cè)報(bào)表和資料,；

（二）基建工程的申報(bào),、批復(fù)，以及圖紙,、施工,、竣工交付使用的全套資料（包括水、電,、氣在內(nèi)）,；

（三）購(gòu)買固定資產(chǎn)計(jì)劃、資料,。

接管物業(yè)的工程資料,，在退出時(shí)交還下個(gè)物業(yè)公司。

備注：保管期限中：指xx年以上,，指5—xx年,，指5年以下。

一,、集團(tuán)公司的全部工作資料必須將原件按歸檔要求交檔案室存檔,。原件如有兩份的部門或二級(jí)公司,、控股公司可存一份原件。檔案室在立卷的基礎(chǔ)上,，按照分類大綱,、歸檔范圍和保管期限的要求整理歸檔。

二,、檔案要做到系統(tǒng)排列并建立案卷目錄和索引,，以便于查找和利用。

三,、各職能部門和二級(jí)公司,、控股公司管理的檔案報(bào)送目錄到檔案室備案,。

四,、檔案室門窗及檔案柜應(yīng)符合防盜、防火,、防蟲,、防鼠、防潮,、防塵的要求,，檔案室內(nèi)嚴(yán)禁煙火和存放易燃易爆物品，保持整潔,、衛(wèi)生,。

五、檔案管理人員每半年檢查一次檔案的保管情況,，如發(fā)現(xiàn)生蟲,、破損、被盜,、失泄密現(xiàn)象,，應(yīng)及時(shí)向分管領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào),，采取有效措施進(jìn)行處理,。

六,、建立健全檔案進(jìn),、出登記制度,，對(duì)每年收進(jìn)送出的檔案材料按照保管期限分別進(jìn)行統(tǒng)計(jì),。

一,、公司工作人員需要借閱檔案,，須經(jīng)總裁辦負(fù)責(zé)人同意,。借閱時(shí)間原則上不超過(guò)一天,。如特殊情況借閱量大的，要堅(jiān)持勤借勤還,，防止丟失,、泄密,。

二、外單位查閱檔案,，必須持介紹信經(jīng)分管副總裁批準(zhǔn)后方可查閱,。

三、查閱和借閱檔案的人員,，必須對(duì)檔案的安全負(fù)責(zé),，不得任意拆卸、轉(zhuǎn)借,、涂改,、損壞和泄密。其中的機(jī)密事項(xiàng)只能在檔案室內(nèi)查閱,。如系案件調(diào)查取證需要復(fù)印者,，公司內(nèi)部的由總裁辦主任批準(zhǔn)，外單位由分管副總裁批準(zhǔn),。

四,、查閱檔案的人員，必須遵守檔案室的各項(xiàng)規(guī)章制度,，自覺(jué)辦理借閱手續(xù),，認(rèn)真填寫檔案使用登記表。

一,、公司實(shí)行部門立卷,，各職能部門、二級(jí)公司,、控股公司按照檔案分類大綱,，將文件、資料（包括照片,、聲像）整理后交檔案管理人員歸檔,。

二、歸檔時(shí)間：各部門,、二級(jí)公司、控股公司的文件,、資料和自存檔案目錄（包括上級(jí)下發(fā)的承辦和閱存的文件）,，于次年三月底以前移交公司檔案室，在六月底以前整理歸檔完畢,。會(huì)計(jì)檔案資料由財(cái)務(wù)部存檔,。

三,、歸檔的文件,、資料,，必須完整,、規(guī)范,，符合耐久要求,。

一、以上制度規(guī)定各職能部門和二級(jí)公司,、控股公司須認(rèn)真遵守,，如未按要求辦理，造成損失者要給予經(jīng)濟(jì)和行政處罰,，造成重大損失者予以除名,，直至追究刑事責(zé)任,。

二,、檔案管理責(zé)任人必須嚴(yán)格執(zhí)行制度，造成管理混亂,，檔案丟失,，檔案管理部門和責(zé)任人要受到經(jīng)濟(jì)和行政處罰，造成重大損失的對(duì)直接責(zé)任者予以除名,，直至追究刑事責(zé)任,。

公司檔案管理制度細(xì)則 公司檔案管理制度及流程篇二

第一條 為了加強(qiáng)各級(jí)黨和國(guó)家機(jī)關(guān)、人民團(tuán)體(以下統(tǒng)稱機(jī)關(guān))檔案工作,，推進(jìn)機(jī)關(guān)檔案科學(xué),、規(guī)范管理，豐富國(guó)家檔案資源,，為各項(xiàng)工作提供有效服務(wù),，根據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》《機(jī)關(guān)檔案工作條例》等法律法規(guī)，制定本規(guī)定,。

第二條 本規(guī)定所稱的機(jī)關(guān)檔案,，是指機(jī)關(guān)在公務(wù)活動(dòng)中形成的，對(duì)國(guó)家和社會(huì)有查考,、利用和保存價(jià)值的各種形式,、各種載體的歷史記錄。

第三條 機(jī)關(guān)檔案工作是檔案工作開(kāi)展的基礎(chǔ),，是國(guó)家檔案事業(yè)的重要組成部分,。機(jī)關(guān)檔案工作是機(jī)關(guān)不可缺少的基礎(chǔ)性工作,，是推進(jìn)依法行政、促進(jìn)科學(xué)決策,、提高治理水平的必要條件,，是保護(hù)單位和個(gè)人合法權(quán)益、維護(hù)機(jī)關(guān)歷史真實(shí)面貌的一項(xiàng)重要工作,。

第四條 機(jī)關(guān)檔案工作實(shí)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo),、分級(jí)管理。國(guó)家檔案行政管理部門負(fù)責(zé)全國(guó)機(jī)關(guān)檔案工作的統(tǒng)籌規(guī)劃,、組織協(xié)調(diào),、統(tǒng)一制度，負(fù)責(zé)中央和國(guó)家機(jī)關(guān)檔案工作的監(jiān)督,、指導(dǎo)和檢查,。地方檔案行政管理部門在上級(jí)檔案行政管理部門指導(dǎo)下，負(fù)責(zé)本行政區(qū)域內(nèi)機(jī)關(guān)檔案工作的統(tǒng)籌協(xié)調(diào),、制度建設(shè),，負(fù)責(zé)本行政區(qū)域內(nèi)機(jī)關(guān)檔案工作的監(jiān)督、指導(dǎo)和檢查,。檔案行政管理部門履行檢查職責(zé)時(shí),，以進(jìn)入相關(guān)場(chǎng)所檢查，詢問(wèn)有關(guān)人員,，查閱,、復(fù)制有關(guān)檔案資料等方式開(kāi)展。中央,、地方專業(yè)主管機(jī)關(guān)應(yīng)當(dāng)根據(jù)本專業(yè)的管理體制,，在檔案行政管理部門指導(dǎo)下對(duì)本系統(tǒng)和直屬單位的檔案工作進(jìn)行監(jiān)督、指導(dǎo),。中央,、地方專業(yè)主管機(jī)關(guān)進(jìn)行監(jiān)督、指導(dǎo)時(shí),，應(yīng)當(dāng)遵循統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo),、分級(jí)管理原則。

第五條 機(jī)關(guān)的全部檔案應(yīng)當(dāng)集中,、統(tǒng)一管理,。機(jī)關(guān)檔案管理應(yīng)當(dāng)維護(hù)檔案的真實(shí)、完整,、可用和安全,，便于檢索、利用和開(kāi)發(fā),。

第六條 機(jī)關(guān)應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)對(duì)檔案工作的組織領(lǐng)導(dǎo),，將檔案工作納入整體規(guī)劃,、和考核體系，與業(yè)務(wù)工作同步部署,、同步實(shí)施,、同步發(fā)展。檔案工作所需的基礎(chǔ)設(shè)施配備和維護(hù)經(jīng)費(fèi),，檔案日常管理工作經(jīng)費(fèi),，檔案信息化建設(shè)經(jīng)費(fèi)，檔案宣傳,、培訓(xùn)等其他經(jīng)費(fèi)應(yīng)當(dāng)列入機(jī)關(guān)年度財(cái)政預(yù)算,。

第七條 機(jī)關(guān)應(yīng)當(dāng)建立由分管檔案工作的單位負(fù)責(zé)人、辦公廳(室)(或承擔(dān)該職能的其他綜合辦事機(jī)構(gòu),，下同)及相關(guān)部門負(fù)責(zé)人組成的檔案工作協(xié)調(diào)機(jī)制,，協(xié)調(diào)處理本機(jī)關(guān)、本系統(tǒng)檔案工作重大事務(wù)和重要事項(xiàng),。

第八條 機(jī)關(guān)應(yīng)當(dāng)按規(guī)定設(shè)立檔案工作機(jī)構(gòu),。不具備檔案工作機(jī)構(gòu)設(shè)立條件的機(jī)關(guān)，應(yīng)當(dāng)指定檔案工作負(fù)責(zé)部門,。檔案工作負(fù)責(zé)部門的名稱應(yīng)當(dāng)反映檔案工作屬性,。經(jīng)同級(jí)檔案行政管理部門同意，辦公地點(diǎn)相對(duì)集中且條件成熟的縣級(jí)或形成檔案數(shù)量較少的多個(gè)機(jī)關(guān)可以成立聯(lián)合檔案工作機(jī)構(gòu),，對(duì)相應(yīng)機(jī)關(guān)的檔案進(jìn)行集中管理,。

第九條 機(jī)關(guān)檔案工作機(jī)構(gòu)或檔案工作負(fù)責(zé)部門(以下簡(jiǎn)稱機(jī)關(guān)檔案部門)應(yīng)當(dāng)配備與工作量相匹配的專職檔案工作人員,，具體承擔(dān)機(jī)關(guān)檔案業(yè)務(wù)工作,。機(jī)關(guān)文書或業(yè)務(wù)部門應(yīng)當(dāng)指定人員，承擔(dān)相應(yīng)部門文件材料的收集,、整理和歸檔工作,。機(jī)關(guān)應(yīng)當(dāng)建立以機(jī)關(guān)檔案部門為中心，由相關(guān)人員組成的機(jī)關(guān)檔案工作網(wǎng)絡(luò),?？h級(jí)或形成檔案數(shù)量較少的機(jī)關(guān)可以綜合考慮工作量等情況，配備適當(dāng)數(shù)量的專(兼)職檔案工作人員,。

第十條 機(jī)關(guān)檔案工作的基本任務(wù)是：

(一)貫徹執(zhí)行檔案工作的法律法規(guī)和方針政策,，建立健全檔案工作，并將規(guī)范本單位,、本系統(tǒng)檔案管理的基本制度報(bào)檔案行政管理部門備案;

(二)制定并組織實(shí)施檔案工作發(fā)展規(guī)劃或計(jì)劃;

(三)對(duì)機(jī)關(guān)各種文件材料的形成,、積累和歸檔工作進(jìn)行監(jiān)督和指導(dǎo)，對(duì)所屬機(jī)構(gòu)的檔案工作進(jìn)行監(jiān)督和指導(dǎo);

(四)負(fù)責(zé)管理機(jī)關(guān)的全部檔案并提供利用,，協(xié)助做好機(jī)關(guān)政府信息公開(kāi)工作;

(五)負(fù)責(zé)機(jī)關(guān)檔案信息化工作并統(tǒng)籌機(jī)關(guān)及所屬機(jī)構(gòu)檔案信息一體化工作,，推動(dòng)傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化和電子文件,、電子檔案規(guī)范管理;

(六)接受檔案行政管理部門監(jiān)督、指導(dǎo)和檢查,，執(zhí)行年度制度,，定期向同級(jí)國(guó)家綜合檔案館移交檔案;

(七)負(fù)責(zé)組織檔案業(yè)務(wù)交流和檔案工作人員培訓(xùn)，開(kāi)展檔案宣傳,、活動(dòng);

(八)對(duì)檔案工作中取得突出成績(jī)的部門或個(gè)人,，向機(jī)關(guān)提出表彰獎(jiǎng)勵(lì)建議;對(duì)違反檔案管理要求的部門或個(gè)人，向機(jī)關(guān)提出處理建議,。

第十一條 機(jī)關(guān)通過(guò)政府購(gòu)買服務(wù)方式輔助實(shí)現(xiàn)檔案工作基本任務(wù)的,，應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格限定社會(huì)化服務(wù)范圍，嚴(yán)格審核服務(wù)供方的信息安全保障能力和業(yè)務(wù)資質(zhì),，并接受檔案行政管理部門監(jiān)督,、指導(dǎo)和檢查。機(jī)關(guān)檔案業(yè)務(wù)社會(huì)化服務(wù)限于檔案整理,、傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化,、紙質(zhì)檔案數(shù)字復(fù)制件全文識(shí)別、電子檔案管理技術(shù)支持等輔助性工作,。社會(huì)化服務(wù)應(yīng)當(dāng)符合《檔案服務(wù)外包工作規(guī)范》(da/t68)規(guī)定,。

第十二條 檔案工作人員應(yīng)當(dāng)為機(jī)關(guān)正式在編人員，且政治可靠,、遵紀(jì)守法,、忠于職守，具備勝任崗位要求的工作能力,。檔案工作人員應(yīng)當(dāng)熟悉機(jī)關(guān)工作,，具備檔案管理、信息管理等相關(guān)知識(shí)背景,，并定期參加業(yè)務(wù)培訓(xùn),。不具備前述知識(shí)背景的檔案工作人員，應(yīng)當(dāng)經(jīng)過(guò)相關(guān)專業(yè)知識(shí)和技能培訓(xùn),。

第十三條 檔案工作人員調(diào)離崗位或退休的,，應(yīng)當(dāng)在離崗前辦好交接手續(xù)。涉密檔案工作人員的調(diào)離應(yīng)當(dāng)按照國(guó)家有關(guān)保密法律法規(guī)執(zhí)行,。

第十四條 機(jī)關(guān)應(yīng)當(dāng)分別設(shè)置檔案辦公用房,、整理用房、閱覽用房和檔案庫(kù)房,，并根據(jù)工作需要設(shè)置展覽用房,、檔案數(shù)字化用房,、服務(wù)器機(jī)房等,。檔案庫(kù)房應(yīng)當(dāng)根據(jù)載體類型分別設(shè)置，不具備條件的應(yīng)當(dāng)根據(jù)載體類型分區(qū)設(shè)置,?？h級(jí)或形成檔案數(shù)量較少的機(jī)關(guān)設(shè)置庫(kù)房以外其他檔案用房時(shí),，可以按照辦公、整理,、閱覽等基本功能分區(qū)設(shè)置,。

第十五條 檔案辦公用房面積按照《黨政機(jī)關(guān)辦公用房建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)》執(zhí)行,。閱覽用房面積應(yīng)當(dāng)滿足不同類型檔案閱覽需求，適應(yīng)涉密檔案與非涉密檔案分區(qū)閱覽的需要,。檔案庫(kù)房面積應(yīng)當(dāng)滿足機(jī)關(guān)檔案法定存放年限需要,，使用面積按(檔案存量年增長(zhǎng)量×存放年限)×60m/萬(wàn)卷(或10萬(wàn)件)測(cè)算,。檔案數(shù)量少于2500卷(或25000件)的，檔案庫(kù)房面積按15m測(cè)算,。整理用房,、展覽用房、檔案數(shù)字化用房,、服務(wù)器機(jī)房等用房面積應(yīng)當(dāng)滿足業(yè)務(wù)開(kāi)展需要,。

第十六條 檔案用房宜集中布置，自成一區(qū),。檔案辦公用房選址應(yīng)當(dāng)便于檔案庫(kù)房管理,。檔案庫(kù)房選址應(yīng)當(dāng)防潮、防火,、避免陽(yáng)光直射,，利于檔案保護(hù)。檔案庫(kù)房不應(yīng)設(shè)置在地下或頂層,，地處濕潤(rùn)地區(qū)的還不宜設(shè)置在首層,。檔案庫(kù)房不得毗鄰水房、衛(wèi)生間,、食堂(廚房),、變配電室、車庫(kù)等可能危及檔案安全的用房,。

第十七條 檔案辦公用房建筑設(shè)計(jì)應(yīng)當(dāng)符合《辦公建筑設(shè)計(jì)規(guī)范》(jgj67)規(guī)定,，整理用房、閱覽用房建筑設(shè)計(jì)應(yīng)當(dāng)符合《檔案館建筑設(shè)計(jì)規(guī)范》(jgj25)規(guī)定,。檔案庫(kù)房?jī)?nèi)不得設(shè)置其他用房和明火設(shè)施,，不應(yīng)設(shè)置除消防以外的給水點(diǎn)，其他給水排水管道不應(yīng)穿越庫(kù)房,。檔案庫(kù)房的裝具布置,、門窗設(shè)置應(yīng)當(dāng)符合《檔案館建筑設(shè)計(jì)規(guī)范》(jgj25)規(guī)定。

第十八條 檔案庫(kù)房應(yīng)當(dāng)根據(jù)需要配備符合國(guó)家規(guī)定的密閉五節(jié)柜,、密集架,、光盤柜、底圖柜等檔案裝具,，不得采用木質(zhì)柜,、玻璃門柜等裝具,。檔案整理臺(tái)、檔案梯,、移動(dòng)置物架,、檔案盒,、裝訂用品等配備應(yīng)當(dāng)滿足工作需要,。檔案庫(kù)房配備的檔案裝具應(yīng)當(dāng)與檔案庫(kù)房樓面均布活荷載標(biāo)準(zhǔn)值相匹配。庫(kù)房采用密集架的,，樓面均布活荷載標(biāo)準(zhǔn)值不應(yīng)小于8kn/m或按檔案裝載情況相應(yīng)增加,。

第十九條 檔案庫(kù)房應(yīng)當(dāng)配備溫濕度監(jiān)測(cè)調(diào)控系統(tǒng)，安裝漏水報(bào)警設(shè)備,。檔案庫(kù)房不得使用電阻絲加熱,、電熱油汀及以水、汽為熱媒的采暖系統(tǒng),。保存重要檔案或具備條件的,，應(yīng)當(dāng)安裝恒溫恒濕設(shè)備，必要時(shí)可配備通風(fēng)換氣,、空氣凈化設(shè)備,。

第二十條 檔案庫(kù)房應(yīng)當(dāng)配備消防系統(tǒng)。根據(jù)檔案重要程度和載體類型的不同,，可以選擇采用潔凈氣體,、惰性氣體或高壓細(xì)水霧滅火設(shè)備。檔案庫(kù)房應(yīng)當(dāng)安裝甲級(jí)防火門,，配備火災(zāi)自動(dòng)報(bào)警設(shè)備,。

第二十一條 檔案庫(kù)房應(yīng)當(dāng)安裝全封閉防盜門窗、遮光阻燃窗簾,、防護(hù)欄等防護(hù)設(shè)施,，可以選擇設(shè)置智能門禁識(shí)別、紅外報(bào)警,、視頻監(jiān)控,、出入口控制、電子巡查等安全防范系統(tǒng),。整理用房,、閱覽用房、檔案數(shù)字化用房應(yīng)當(dāng)設(shè)置視頻監(jiān)控設(shè)備,。

第二十二條 機(jī)關(guān)應(yīng)當(dāng)按照檔案信息化要求,，建設(shè)或配備能夠滿足庫(kù)房現(xiàn)代化管理、檔案數(shù)字化,、電子文件及電子檔案管理需求的基礎(chǔ)設(shè)施設(shè)備,。智能庫(kù)房管理基礎(chǔ)設(shè)施設(shè)備應(yīng)當(dāng)滿足溫濕度調(diào)控,、漏水監(jiān)測(cè)、消防報(bào)警,、安全防范,、視頻監(jiān)控等系統(tǒng)集成管理以及其他智能管理需要。檔案數(shù)字化,、電子文件及電子檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施設(shè)備應(yīng)當(dāng)符合本規(guī)定第五章要求,。縣級(jí)或形成檔案數(shù)量較少的機(jī)關(guān)按照本規(guī)定第十九條至第二十二條配備基礎(chǔ)設(shè)施設(shè)備的,，應(yīng)當(dāng)滿足溫濕度調(diào)控,、消防、安防和信息化工作的基本需求,。

公司檔案管理制度細(xì)則 公司檔案管理制度及流程篇三

客戶檔案管理的對(duì)象就是你的客戶,，即企業(yè)的過(guò)去、現(xiàn)在和未來(lái)的直接客戶與間接客戶,。它們都應(yīng)納入企業(yè)的客戶管理系統(tǒng),。

1.從時(shí)間序列來(lái)劃分：包括老客戶、新客戶和未來(lái)客戶,。以來(lái)客戶和新客戶為重點(diǎn)管理對(duì)象,。

2.從交易過(guò)程來(lái)劃分：包括曾經(jīng)有過(guò)交易業(yè)務(wù)的客戶,、正在進(jìn)行交易的客戶和即將進(jìn)行交易的客戶,。對(duì)于第一類客戶，不能因?yàn)榻灰字袛喽艞墝?duì)其的檔案管理;對(duì)于第二類的客戶,，需逐步充實(shí)和完善其檔案管理內(nèi)容;對(duì)于第三類客戶,，檔案管理的重點(diǎn)是全面搜集和整理客戶資料，為即將展開(kāi)的交易業(yè)務(wù)準(zhǔn)備資料,。

3.從客戶性質(zhì)來(lái)劃分：包括政府機(jī)構(gòu)(以國(guó)家采購(gòu)為主),、特殊公司(與本公司有特殊業(yè)務(wù)等),、普通公司、顧客(個(gè)人)和交易伙伴等,。這類客戶因其性質(zhì)、需求特點(diǎn),、需求方式,、需求量等不同,，對(duì)其實(shí)施的檔案管理的特點(diǎn)也不盡相同。

4.從交易數(shù)量和市場(chǎng)地位來(lái)劃分：包括主力客戶(交易時(shí)間長(zhǎng),、交易量大等),，一般客戶和零散客戶。不言而喻,，客戶檔案管理的重點(diǎn)應(yīng)放在主力客戶上,。

總之，每個(gè)企業(yè)都或多或少的擁有自己的客戶群,，不同的客戶具有不同的特點(diǎn),，對(duì)其的檔案管理也具有不同的做法，從而形成了各具特色的客戶檔案管理系統(tǒng),。

正如客戶自身是復(fù)雜多樣的一樣，客戶檔案管理的內(nèi)容也是復(fù)雜的,，不能一概而論,。歸納起來(lái)將，客戶檔案管理的基本內(nèi)容包括以下幾項(xiàng)：

1.客戶基礎(chǔ)資料,。即企業(yè)所掌握的客戶的最基本的原始資料,，是檔案管理應(yīng)最先獲取的第一手資料。這些資料,，是客戶檔案管理的起點(diǎn)和基礎(chǔ),。客戶資料的獲取,，主要是通過(guò)推銷員進(jìn)行的客戶訪問(wèn)搜集起來(lái)的,。在檔案管理系統(tǒng)中，大多是建立客戶卡或客戶管理卡的形式出現(xiàn)客戶檔案管理制度客戶檔案管理制度,。

客戶基礎(chǔ)資料主要包括客戶的名稱,、地址、電話;所有者,、經(jīng)營(yíng)管理者,、法人(這三項(xiàng)應(yīng)包括其個(gè)人性格、嗜好,、家庭,、學(xué)歷、年齡,、能力等方面);創(chuàng)業(yè)時(shí)間,、與本公司交易時(shí)間、企業(yè)組織形式,、業(yè)種,、資產(chǎn)等方面,。

2.客戶特征。服務(wù)區(qū)域,、銷售能力,、發(fā)展?jié)摿Α⒔?jīng)營(yíng)觀念,、經(jīng)營(yíng)方針與政策,、企業(yè)規(guī)模(職工人數(shù)、銷售額等),、經(jīng)營(yíng)管理特點(diǎn)等,。

3.業(yè)務(wù)狀況。主要包括目前及以往的銷售實(shí)績(jī),、經(jīng)營(yíng)管理者和業(yè)務(wù)人員的素質(zhì),、與其他競(jìng)爭(zhēng)公司的關(guān)系、與本公司的業(yè)務(wù)聯(lián)系及合作態(tài)度等,。

4.交易活動(dòng)現(xiàn)狀,。主要包括棵客戶的銷售活動(dòng)狀況、存在的問(wèn)題,、保持的優(yōu)勢(shì),、未來(lái)的對(duì)策;企業(yè)信譽(yù)與形象、信用狀況,、交易條件,、以往出現(xiàn)的信用問(wèn)題等。

以上四方面構(gòu)成了客戶檔案管理的重點(diǎn)內(nèi)容,，客戶檔案管理基本上是圍繞著這四方面展開(kāi)的,。

1.建立客戶檔案卡。作為客戶檔案管理的基礎(chǔ)工作,，是建立客戶檔案卡(又稱客戶卡,、客戶管理卡、客戶資料卡等),。采用卡的形式,，主要是為了填寫、保管和查閱方便,。

客戶檔案卡主要記載各客戶的基礎(chǔ)資料,，這種資料的取得，主要有三種形式：

①.由推銷員進(jìn)行市場(chǎng)調(diào)查和客戶訪問(wèn)時(shí)整理匯總,。

②.向客戶寄送客戶資料表,，請(qǐng)客戶填寫。

③.委托專業(yè)調(diào)查機(jī)構(gòu)進(jìn)行專項(xiàng)調(diào)查。然后根據(jù)這三種渠道反饋的信息,，進(jìn)行整理匯總,，填入客戶檔案卡。

在上述三種方式中,，第一種方式是最常用的,。第二種方式由于客戶基于商業(yè)秘密的考慮，不愿提供全部詳實(shí)的資料,，或者由于某種動(dòng)機(jī)夸大某些數(shù)字(如企業(yè)實(shí)力等),，所以對(duì)這些資料應(yīng)加以審核。但一般來(lái)將,，由客戶提供的基礎(chǔ)資料絕大多數(shù)是可信的且應(yīng)比較全面,。第三種方式主要是由于用于搜集較難取得的客戶資料，特別是危險(xiǎn)客戶的信用狀況等,，但需要支付較多的費(fèi)用,。

通過(guò)推銷員進(jìn)行客戶訪問(wèn)建立客戶檔案卡的主要做法是：編制客戶訪問(wèn)日?qǐng)?bào)(或月報(bào))，由推銷員隨身攜帶,，在進(jìn)行客戶訪問(wèn)時(shí),，即時(shí)填寫，按規(guī)定時(shí)間上報(bào),，企業(yè)匯總整理，據(jù)此建立分客戶的和綜合的客戶檔案,。除外,，還可編制客戶業(yè)務(wù)報(bào)表和對(duì)可客戶銷售報(bào)表，以從多角度反映客戶狀況,。

為此,，需制訂推銷員客戶信息報(bào)告制度(其中包括日常報(bào)告、緊急報(bào)告和定期報(bào)告),。需制定推銷員客戶信息報(bào)告規(guī)程,。

2.客戶分類。利用上述資料,，將企業(yè)擁有的客戶進(jìn)行科學(xué)的分類,，目的在于提高銷售效率，促進(jìn)企業(yè)營(yíng)銷工作更順利地展開(kāi),。

客戶分類的主要內(nèi)容包括：

①.客戶性質(zhì)分類,。分類的標(biāo)識(shí)有多種，主要原則是便于銷售業(yè)務(wù)的展開(kāi),。如按所有權(quán),，劃分(全民所有制、集體所有制、個(gè)體所有制,、股份制,、合資等);按客戶性質(zhì)劃分(批發(fā)店、零售商,、代理店,、特約店、連鎖店,、專營(yíng)店等);按客戶地獄劃分(商業(yè)中心店,、交通樞紐店、居民區(qū)店,、其他店鋪等);按顧客的實(shí)際情況,，確定客戶等級(jí)標(biāo)準(zhǔn)，將現(xiàn)有客戶分為不同的等級(jí),，以便于對(duì)客戶進(jìn)行商品管理,、銷售管理和貨款回收管理。

②.客戶等級(jí)分類,。企業(yè)根據(jù)實(shí)際情況,，確定客戶等級(jí)標(biāo)準(zhǔn)，將現(xiàn)有客戶分為不同的等級(jí),，以便于進(jìn)行商品管理,、銷售管理和貨款回收管理客戶檔案管理制度百科。

③.客戶路序分類,。為便于推銷員巡回訪問(wèn),、外出推銷和組織發(fā)貨，首先將客戶劃分為不同的區(qū)域,。然后,，再將各區(qū)域內(nèi)的客戶按照經(jīng)濟(jì)合理原則劃分出不不同的路序。

3.客戶構(gòu)成分析,。利用各種客戶資料,，按照不同的標(biāo)識(shí)，將客戶分類,，分析其構(gòu)成情況,，以從客戶角度全面把握本公司的營(yíng)銷狀況，找出不足,，確定營(yíng)銷重點(diǎn),，采取對(duì)策，提高營(yíng)銷效率,。

客戶構(gòu)成分析的主要內(nèi)容包括：

①.銷售構(gòu)成分析,。根據(jù)銷售額等級(jí)分類,，分析在公司的銷售額中，各類等級(jí)的客戶所占比重,。并據(jù)此確定未來(lái)的營(yíng)銷重點(diǎn),。

②.商品構(gòu)成分析。通過(guò)分析企業(yè)商品總銷售量中,，各類商品所占的比重,，以確定對(duì)不同客戶的商品銷售重點(diǎn)和對(duì)策。

公司檔案管理制度細(xì)則 公司檔案管理制度及流程篇四

(一)意義

(二)文件檔案的類別與形式

公司文件檔案包括以下各類別的書面文字形式,、磁卡和電腦存藏(硬盤存藏,、磁盤存藏)形式。

1.公司法律文件:公司章程,、批準(zhǔn)證書,、營(yíng)業(yè)執(zhí)照、驗(yàn)資報(bào)告,、審計(jì)報(bào)告,、企業(yè)代碼、銀行稅務(wù)登記等

2.公司董事會(huì)文件:董事會(huì)構(gòu)成,、股本構(gòu)成,、董事會(huì)決議、記要等

3.公司管理制度:公司運(yùn)營(yíng),、行政,、財(cái)務(wù)、業(yè)務(wù)管理制度,、文本,、流程

4.公司財(cái)務(wù)資料:各類總、分帳冊(cè),、報(bào)表、單據(jù),、憑賬,、報(bào)告等

5.公司人事薪資:人事結(jié)構(gòu)、錄用考核文件,、薪資結(jié)構(gòu),、薪資表、獎(jiǎng)金計(jì)劃及分配記錄,、獎(jiǎng)懲記錄,、保險(xiǎn)計(jì)劃及記錄《勞動(dòng)合同》等

6.公司經(jīng)營(yíng)策略規(guī)劃:客戶需求分析、市場(chǎng)分析,、各種調(diào)查分析,、營(yíng)銷策略、公關(guān)網(wǎng)絡(luò)、實(shí)施計(jì)劃等

7.公司客戶名冊(cè):客戶名冊(cè),、服務(wù)合同,、協(xié)議、策略聯(lián)盟協(xié)議,、客戶拓展,、防談名冊(cè)及記錄等

8.公司業(yè)務(wù)文件:公司各項(xiàng)對(duì)外服務(wù)的內(nèi)部管理制度、流程,、文本及有關(guān)方法培訓(xùn)資料,、報(bào)價(jià)體系等

9.公司客戶服務(wù)文件:服務(wù)過(guò)程中與客戶溝通產(chǎn)生的往來(lái)傳真、往來(lái)函,、建議書,、分析底稿、調(diào)查底稿,、客戶提供之資料等

10.公司客戶檔案:已結(jié)案客戶的完整檔案,包括客戶服務(wù)資料及公司各種服務(wù)文本,、方案、策劃,、設(shè)計(jì)成果等

11.公司專業(yè)資料:公司搜集的各種業(yè)務(wù)文本,、流程、制度,、企劃書,、顧問(wèn)服務(wù)理論、方法,、同業(yè)服務(wù)成果,、各類行業(yè)資料、公司由政府主管部門獲取及購(gòu)買的政策法規(guī),、公司各類剪報(bào)等

12.公司圖書,、雜志:公司由公開(kāi)發(fā)行系統(tǒng)購(gòu)買、訂購(gòu)的各種圖書,、雜志

13.公司日常行政文件:日常通知,、備忘、報(bào)告,、批復(fù),、外來(lái)文函

14.公司宣傳資料:公司對(duì)外宣傳廣告用之公司介紹、業(yè)務(wù)介紹,、互聯(lián)網(wǎng)主頁(yè)介紹等,。

公司檔案管理制度細(xì)則 公司檔案管理制度及流程篇五

為規(guī)范和加強(qiáng)公司安全生產(chǎn)檔案（臺(tái)賬）、記錄管理工作,，確保各項(xiàng)安全生產(chǎn)檔案（臺(tái)賬）的準(zhǔn)確和完善,，通過(guò)安全生產(chǎn)檔案（臺(tái)賬）的記錄,、整理和歸檔，不斷增強(qiáng)安全管理工作的針對(duì)性,、系統(tǒng)性和可追溯性,、閉合性，提高公司安全生產(chǎn)監(jiān)督管理水平,，結(jié)合公司實(shí)際,，特制定本制度。

1,、安全生產(chǎn)檔案（臺(tái)賬）：是指各部門,、項(xiàng)目部全生產(chǎn)管理過(guò)程中形成的具有保存價(jià)值的各種文件資料、圖像,、聲像,、電子等不同形式的歷史記錄。

2,、數(shù)據(jù)電文：是指以電子,、光學(xué)、磁或者類似手段生成,、發(fā)送,、接收和儲(chǔ)存的信息。

3,、公司安全管理部負(fù)責(zé)公司安全生產(chǎn)檔案（臺(tái)賬）的綜合管理工作,，對(duì)各項(xiàng)目部、各部門安全生產(chǎn)的檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督,、檢查,。負(fù)責(zé)根據(jù)公司的相關(guān)規(guī)定擬定公司安全記錄歸檔和保管、使用,、統(tǒng)計(jì)等相關(guān)規(guī)章制度,。負(fù)責(zé)公司各類安全生產(chǎn)記錄的分類、編號(hào)和備案工作,。

4,、各部門分別負(fù)責(zé)本部門職責(zé)范圍內(nèi)的安全生產(chǎn)檔案（臺(tái)賬）管理工作。統(tǒng)一使用公司制定的格式進(jìn)行安全生產(chǎn)記錄,。

5、各項(xiàng)目部負(fù)責(zé)本項(xiàng)目部安全生產(chǎn)檔案,、記錄管理,，填寫、收集,、整理,、保管,、利用本項(xiàng)目部在安全生產(chǎn)管理活動(dòng)中形成的各類記錄。

6,、各項(xiàng)目部的安全生產(chǎn)管理部門及各職能部門按照本單位的《安全生產(chǎn)管理體系文件》及相關(guān)制度履行相應(yīng)職責(zé),。

7、安全生產(chǎn)委員會(huì)或安全生產(chǎn)領(lǐng)導(dǎo)小組人員名單及變動(dòng)記錄,。

8,、安全生產(chǎn)組織機(jī)構(gòu)、安全生產(chǎn)管理網(wǎng)絡(luò)圖等,。

9,、安全生產(chǎn)責(zé)任制度、安全生產(chǎn)管理制度（云南省安全生產(chǎn)條例規(guī)定的11項(xiàng)制度必須建檔）等文件,。

10,、與工種崗位和設(shè)備工具相對(duì)應(yīng)的安全操作規(guī)程和使用規(guī)程。

11,、上級(jí)有關(guān)安全生產(chǎn)監(jiān)督管理部門制定和下發(fā)的制度性文件,、通知、通報(bào)等,。

12,、安全管理人員花名冊(cè)、相關(guān)人員證書（含三類人員證書,、注冊(cè)安全工程師等相關(guān)資格證書）,。

13、年度安全生產(chǎn)工作總結(jié)和計(jì)劃,、階段性專項(xiàng)安全生產(chǎn)工作總結(jié),。

14、安全生產(chǎn)責(zé)任書,、安全生產(chǎn)責(zé)任目標(biāo)分解,、執(zhí)行、考核記錄,。

15,、安全生產(chǎn)教育培訓(xùn)臺(tái)賬包括以下方面內(nèi)容：

16、安全宣傳教育培訓(xùn)計(jì)劃（含特種作業(yè)人員教育）,、學(xué)習(xí),、活動(dòng)資料；

17,、危險(xiǎn)化學(xué)品管理人員花名冊(cè)及相關(guān)身份證明,、資格證書；

18,、根據(jù)安全生產(chǎn)工作需要,，臨時(shí)組織的各類會(huì)議,，包括傳達(dá)貫徹上級(jí)文件，收看收聽(tīng)電視電話會(huì)議通知,、記錄,、紀(jì)要等；

19,、重大危險(xiǎn)源的檢測(cè),、評(píng)估、監(jiān)控報(bào)告或記錄,；

20,、針對(duì)重大危險(xiǎn)源制定的應(yīng)急預(yù)案，包括危險(xiǎn)性分析,、可能發(fā)生的事故特征,、應(yīng)急組織機(jī)構(gòu)與職責(zé),、預(yù)防措施,、應(yīng)急處置程序,、應(yīng)急培訓(xùn)和應(yīng)急保障等內(nèi)容,；

21,、重大危險(xiǎn)源監(jiān)督管理：名稱,、負(fù)責(zé)人,、地點(diǎn)（部門）,、聯(lián)系人、聯(lián)系方式,；

22、職業(yè)健康目標(biāo)管理和責(zé)任制,，單位負(fù)責(zé)人及管理人員職業(yè)衛(wèi)生培訓(xùn)證明（復(fù)印件）,；

23、職業(yè)健康管理制度,，職業(yè)病防治法律,、法規(guī)、規(guī)范,、標(biāo)準(zhǔn),、文件；

24,、年度職業(yè)健康計(jì)劃和實(shí)施方案,，個(gè)人防護(hù)用品發(fā)放（使用）記錄，職業(yè)健康宣傳教育培訓(xùn)記錄（培訓(xùn)計(jì)劃,、培訓(xùn)考核記錄,、宣傳圖片、紙質(zhì)和攝像資料）等,；

25,、用人單位職業(yè)監(jiān)護(hù)檔案，職工個(gè)人職業(yè)健康監(jiān)護(hù)檔案,，接觸職業(yè)危害人員登記表及體檢記錄（上崗前,、在崗、離崗時(shí)的職業(yè)健康檢查表）,，職業(yè)病人登記表,，職業(yè)病人診斷證明等；（如果有）

26,、相關(guān)方單位資質(zhì)及簽訂的安全協(xié)議（合同）,、安全告知等；

27,、相關(guān)方特種作業(yè)人員資質(zhì)證明（復(fù)印件）,；

28、外用工、外包工等外來(lái)務(wù)工人員的教育記錄,；

29,、專業(yè)安全檢查、季節(jié)性檢查,、重大節(jié)假日安全檢查記錄及考核記錄（或安全檢查表）,；

30、專項(xiàng)安全檢查及考核記錄（或安全檢查表）,；

31,、日常、綜合性安全檢查及考核記錄（或安全檢查表）,；

32,、隱患檢查記錄、隱患排查治理（計(jì)劃）登記表,；

33,、重大事故隱患治理方案，包括以下內(nèi)容：安全事故隱患的類別,、所屬工藝,、地點(diǎn)、影響范圍及程度,、治理的目標(biāo)和任務(wù),、采取的方法及措施、經(jīng)費(fèi)和物資的落實(shí),、負(fù)責(zé)治理的責(zé)任人和部門（或單位）,、治理的時(shí)限和要求、安全措施和應(yīng)急預(yù)案,、本單位專業(yè)技術(shù)人員（或?qū)＜遥?duì)重大事故隱患治理情況的評(píng)估報(bào)告,；

34、其它與安全檢查,、隱患排查工作有關(guān)的記錄,。

35、生產(chǎn)安全事故管理檔案包括以下方面內(nèi)容：

36,、按事故處理“四不放過(guò)”原則，進(jìn)行處理的相關(guān)記錄,。

37,、安全工作費(fèi)用投入過(guò)程中相關(guān)票據(jù)復(fù)印件等。

38,、《安全生產(chǎn),、職業(yè)健康及消防工作責(zé)任書》規(guī)定的其它臺(tái)賬,。

39、法律法規(guī)規(guī)定的其他需要記錄,、建立臺(tái)賬的內(nèi)容,。能夠證明安全生產(chǎn)過(guò)程管理的其他記錄資料等。

40,、安全生產(chǎn)檔案（臺(tái)賬）紙質(zhì)文件材料應(yīng)齊全完整,，字跡清晰，日期明確,，簽認(rèn)手續(xù)完備,；

41、各項(xiàng)目部要求確定專人負(fù)責(zé)安全生產(chǎn)檔案（臺(tái)賬）的記錄,、收集和整理,；

42、各項(xiàng)目部安全生產(chǎn)檔案（臺(tái)賬）應(yīng)分類存檔,，按時(shí)間順序（以年度為界），每年年終將安全生產(chǎn)檔案（臺(tái)賬）裝訂成冊(cè),；

43,、檔案（臺(tái)賬）以數(shù)據(jù)電文形式存在的，應(yīng)當(dāng)符合《中華人民共和國(guó)電子簽名法》（20xx年修正）的相關(guān)要求,。

44,、各部門、各項(xiàng)目部記錄管理人負(fù)責(zé)收集,、整理,、保存本單位、本部門的安全生產(chǎn)記錄（記錄管理人由單位,、各部門根據(jù)崗位職責(zé)進(jìn)行確定）,，填寫“在檔記錄清單”；

45,、記錄的填寫要及時(shí),、真實(shí)、內(nèi)容完整,、字跡清晰,，不得隨意涂改；如因某種原因不能填寫的項(xiàng)目,，應(yīng)說(shuō)明理由,，并將該項(xiàng)用雙斜杠劃去；

46,、各相關(guān)欄目負(fù)責(zé)人簽名不允許空白,。如因筆誤或計(jì)算錯(cuò)誤要修改原記錄,，應(yīng)采用雙斜杠劃去原記錄，在其上方寫上更正后的記錄,，加蓋或簽上更正人的印章或姓名及更正日期,；

47、記錄填寫應(yīng)與運(yùn)行活動(dòng)同步進(jìn)行,，不得后補(bǔ)或編造,。

48、各部門負(fù)責(zé)本部門的運(yùn)行記錄的發(fā)放,；記錄發(fā)放范圍僅限公司范圍內(nèi),；記錄發(fā)放部門應(yīng)填“發(fā)文記錄”，記錄的接收部門應(yīng)填“收文記錄”,。

49,、記錄表格需經(jīng)部門負(fù)責(zé)人同意后，方可使用或復(fù)制,，并由各部相關(guān)部門記錄管理人負(fù)責(zé)登記發(fā)放,。

50、各部門的記錄需借閱或復(fù)制者要經(jīng)相應(yīng)部門負(fù)責(zé)人批推,，由各部門相關(guān)記錄管理人登記備案,。

51、記錄如超過(guò)保存期限或其他特殊情況需要銷毀時(shí),，由各相關(guān)部門記錄管理人填寫《文件銷毀申請(qǐng)單》,，交部門負(fù)責(zé)人審核，經(jīng)安全管理部確認(rèn),，由記錄使用部門標(biāo)記過(guò)期或執(zhí)行銷毀,。同時(shí)在“在檔記錄清單”上注明銷毀的項(xiàng)目、方式,、數(shù)量等信息,。

52、對(duì)于保存期限內(nèi)需向其他移交或提供的運(yùn)行記錄,，除應(yīng)在“記錄清單” 上注明移交或提供記錄項(xiàng)目,、數(shù)量等信息外，還應(yīng)填寫“文件移交清單”接收移置運(yùn)行記錄的部門應(yīng)在“運(yùn)行記錄移置清單”上簽字確認(rèn),。

53,、各部門、各項(xiàng)目部需指定記錄管理員,，記錄管理員必須把單位所有記錄分類,，依據(jù)記錄的類型整理、標(biāo)識(shí),，便于查閱并可追溯相關(guān)活動(dòng),。

54,、記錄應(yīng)存放于通風(fēng)、干燥的地方,，所有記錄保持清潔,，字跡清晰。不得丟失或破壞,、防止泄密,。

55、文書檔案保管期限按照公司相關(guān)文件管理規(guī)定或《國(guó)家檔案局關(guān)于機(jī)關(guān)檔案保管期限的規(guī)定》要求的《文書檔案保管期限表》執(zhí)行,。

56,、公司安委辦對(duì)各項(xiàng)目部安全生產(chǎn)檔案（臺(tái)賬）的建立情況，定期進(jìn)行監(jiān)督,、檢查,，檢查時(shí)間為每年度至少一次。

57,、按照公司《安全生產(chǎn),、職業(yè)健康及消防工作責(zé)任書》涉及安全生產(chǎn)檔案、臺(tái)賬,、記錄管理工作的內(nèi)容進(jìn)行檢查考核,。

公司檔案管理制度細(xì)則 公司檔案管理制度及流程篇六

一、目的

為了規(guī)范公司人事檔案管理,，加強(qiáng)檔案管理的完整性、真實(shí)性,、及時(shí)性和保密性,。同時(shí)為了維護(hù)人事檔案的完整，防止材料損壞,，便于高效,、有序的利用檔案資料，特制定本管理辦法,。

二,、適用范圍

適用于公司員工紙質(zhì)檔案和電子檔案的管理工作。

三,、職責(zé)

公司行政人事部門為本公司員工人事檔案的歸口管理部門,。

四、原則

分類標(biāo)準(zhǔn),、歸檔及時(shí),、排列有序、層次清楚,、整理規(guī)范,。

五,、檔案管理內(nèi)容

1、員工入職檔案：個(gè)人簡(jiǎn)歷,、員工入職登記表,、應(yīng)聘人員登記表、面試記錄及待遇核定事項(xiàng)審批,、筆試試題,、身

份證復(fù)印件、學(xué)歷學(xué)位證復(fù)印件,、轉(zhuǎn)正及晉級(jí)表,、離職證明、各類合同及協(xié)議,。

2,、員工培訓(xùn)檔案：培訓(xùn)通知、培訓(xùn)總結(jié)報(bào)告或者考評(píng)結(jié)果,、培訓(xùn)審批表,、員工外派培訓(xùn)合同、外出培訓(xùn)反饋表（證書原件）,、員工培訓(xùn)統(tǒng)計(jì)表,。

3、績(jī)效管理檔案：將員工績(jī)效考核相關(guān)資料按月歸類整理,。

4,、員工離職檔案：?jiǎn)T工離崗包括員工與公司解除（終止）勞動(dòng)關(guān)系，死亡等情形,。

六,、程序

1、新員工報(bào)到后,，收齊新入職員工的所有手續(xù),、證件、資料后,，統(tǒng)一裝入新建的檔案袋內(nèi),，并在檔案袋封面左上方書寫上檔案袋編號(hào)、員工姓名,、性別,。將檔案資料以紙質(zhì)檔案和電子檔案兩種載體保存，紙質(zhì)檔案統(tǒng)一歸入每位員工的個(gè)人檔案袋,，電子檔案以hr管理信息系統(tǒng)為平臺(tái)進(jìn)行統(tǒng)一管理,。員工人事檔案管理人員須忠于職守，嚴(yán)格遵守公司《員工保密管理制度》,。

2,、檔案建立：新員工經(jīng)考核合格,，入職之日始，即建立個(gè)人人事檔案,，起始檔案材料包括：一寸近期免冠照片,、身份證和學(xué)歷職稱證件的復(fù)印件、個(gè)人簡(jiǎn)歷,、應(yīng)聘擋案表,、錄用審批表、員工個(gè)人檔案表,、體檢報(bào)告,、離職(失業(yè))證明等。

七,、為保證員工檔案信息的及時(shí)性和準(zhǔn)確性,，以體現(xiàn)系統(tǒng)時(shí)效性強(qiáng)的優(yōu)點(diǎn)，及時(shí)更新,、變化的資料進(jìn)行系統(tǒng)錄入,，

具體時(shí)限要求如下：

1、新員工入職,、員工調(diào)動(dòng),、任命、借用,、離職信息自生成之日起二個(gè)工作日內(nèi)錄入電子檔案,，并進(jìn)行紙質(zhì)檔案歸檔；

2,、組織機(jī)構(gòu)變動(dòng),、培訓(xùn)管理、考核管理,、獎(jiǎng)懲管理信息自生成之日起七個(gè)個(gè)工作日內(nèi)錄入，并進(jìn)行紙質(zhì)檔案歸檔,；

3,、社會(huì)保險(xiǎn)、合同簽訂等信息自生成之日起七個(gè)工作日內(nèi)錄入,，并進(jìn)行紙質(zhì)檔案歸檔,。

八、人事檔案借/調(diào)閱

1,、調(diào)閱員工的人事檔案需填寫《檔案借/查閱申請(qǐng)表》并經(jīng)有效批準(zhǔn),。

2、本部門員工的人事檔案調(diào)閱需經(jīng)部門主管批準(zhǔn),。

3,、部門主管有權(quán)調(diào)閱其他部門員工的人事檔案,，但需行政人事部門主管審核，并報(bào)總經(jīng)理批準(zhǔn),。

4,、部門主管級(jí)別的人事檔案，總經(jīng)理有權(quán)調(diào)閱,。

5,、調(diào)閱檔案原則上在行政人事部門內(nèi)部并在指定人員陪同下調(diào)閱。如需借出行政人事部門,，需行政人事部門主管

批準(zhǔn),。借閱檔案的人員，對(duì)檔案應(yīng)妥善保管,，不得遺失,、泄密和污損，不準(zhǔn)抽換,、折卷和轉(zhuǎn)換,，不得復(fù)印，

借出的檔案必須在2天內(nèi)歸還,。

6,、所有調(diào)閱檔案，均需登記備案,。

九,、人事檔案歸屬

1、繼續(xù)受聘的員工檔案,，作為其今后聘任聘用的依據(jù),；檔案分類編號(hào)存放，一個(gè)員工一個(gè)編號(hào),，防止重名重姓員工檔案交叉,，制電子目錄，以便查閱,。

2,、離職員工的人事檔案每月清查，另外存檔,，應(yīng)在妥善保管一年以后銷毀,。部門主管以上人員、關(guān)鍵崗位人員檔案應(yīng)妥善保管三年以后銷毀,。

十,、本制度最終解釋權(quán)歸行政人事部，本制度從下發(fā)之起實(shí)施。

發(fā)出部門：行政人事部

借用,、查閱人事檔案審批表

公司員工檔案管理制度(二)：公司人事檔案管理辦法

xxxxxxxxxxxxxxxxxxxx公司

人事檔案管理辦法

20xx年9月

公司檔案管理制度細(xì)則 公司檔案管理制度及流程篇七

1.各部門在各項(xiàng)活動(dòng)中形成的具有價(jià)值的文件,、材料均屬歸檔范圍，交行政部統(tǒng)一管理,。

2.各部門形成的文件,、材料由兼職檔案員(各部門內(nèi)勤)收集、審定,、整理,、立卷。

3.歸檔的文件材料應(yīng)齊全,、完整,、準(zhǔn)確可靠(文件的正文與附件、印件與底稿,、請(qǐng)示與批復(fù))無(wú)缺頁(yè),、破損現(xiàn)象。

4.下發(fā)文件不僅要在硬盤,、軟盤中保存留檔,，還應(yīng)留有書面材料存檔。

5.凡歸檔的文件必須留原件存檔,，書寫整齊,，用毛筆、藍(lán)黑色鋼筆,、碳素筆抄寫,，如有不符合要求的檔案員有權(quán)退回原部門重新書寫。

6.重要文件如部門需用可進(jìn)行復(fù)印,，但原件必須歸檔,。

7.機(jī)關(guān)工作人員外出學(xué)習(xí)、考察,、參加會(huì)議帶回的文件,、一律交辦公室統(tǒng)一登記、立卷,、歸檔管理,。

1.認(rèn)真學(xué)習(xí)專業(yè)知識(shí)，貫徹執(zhí)行《檔案法》,、《檔案法實(shí)施辦法》,，熱愛(ài)本職工作,，忠于職守，維護(hù)黨和國(guó)家利益,，工作盡職盡責(zé),，自覺(jué)遵守檔案工作各項(xiàng)規(guī)章制度,。

2.負(fù)責(zé)公司各種檔案資料的收集、分類,、整理,、編目、排列,、上架,、保管、借閱,、鑒定,、銷毀、移交等工作,。檔案質(zhì)量和工作質(zhì)量符合“規(guī)范”要求,。

3.負(fù)責(zé)公司有關(guān)部門檔案工作監(jiān)督指導(dǎo)、業(yè)務(wù)培訓(xùn)工作,。

4.負(fù)責(zé)檔案庫(kù)房各項(xiàng)制度的落實(shí),。

5.積極提供檔案的利用，充分發(fā)揮檔案利用效果,，認(rèn)真總結(jié)經(jīng)驗(yàn),，為領(lǐng)導(dǎo)決策和機(jī)關(guān)各項(xiàng)工作提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)。

1.各部門配備一名兼職檔案員,，負(fù)責(zé)本部門文件,、材料的收集、整理,、歸檔立卷工作,。

2.兼職檔案人員要熱愛(ài)檔案工作，熟悉業(yè)務(wù),，工作認(rèn)真負(fù)責(zé),，把好案卷質(zhì)量關(guān)，按時(shí)完成兼管檔案的任務(wù),。

3.兼職檔案員應(yīng)于次年2月底前,，將整理好的檔案向檔案室移交。

4.嚴(yán)格執(zhí)行各項(xiàng)檔案管理制度,。

5.接受本公司專職檔案員的監(jiān)督指導(dǎo),。努力學(xué)習(xí)檔案業(yè)務(wù)知識(shí)，不斷提高業(yè)務(wù)水平,。

1.凡本部門在各項(xiàng)活動(dòng)中形成的文件,、具有保存價(jià)值的資料均屬本部門立卷歸檔范圍。

2.各部門兼職檔案員，負(fù)責(zé)對(duì)本部門的文件資料進(jìn)行收集,、審定,、整理、立卷,。

3.兼職檔案員要嚴(yán)格遵守相關(guān)的規(guī)章制度及各項(xiàng)檔案管理制度，按綜合檔案室提出的各項(xiàng)要求立卷,，保證立卷質(zhì)量,。

1.各門類檔案由綜合檔案室集中統(tǒng)一管理，配備檔案員負(fù)責(zé)檔案的保管工作,。

2.按照檔案管理有關(guān)規(guī)定,，對(duì)各類檔案應(yīng)做到存放合理，排列有序,，查找方便,。

3.檔案員對(duì)室藏檔案材料要經(jīng)常進(jìn)行檢查，對(duì)已到借閱期限尚未歸還的檔案材料,，要及時(shí)跟蹤追還,，防止丟失。

4.庫(kù)房要保持清潔衛(wèi)生,，溫度要經(jīng)常保持在14—24℃,，相對(duì)濕度要保持在45—60%，防止危害檔案的現(xiàn)象發(fā)生,。

5.檔案庫(kù)房?jī)?nèi)做到“八防”即防盜,、防光、防高溫,、防火,、防潮、防塵,、防鼠,、防蟲，定期檢查,。

6.庫(kù)房?jī)?nèi)嚴(yán)禁吸煙,，嚴(yán)禁存放易燃、易爆危險(xiǎn)品,，停電時(shí),，一律用手電照明，不得使用易燃器具,。

7,、與檔案庫(kù)房無(wú)關(guān)人員一律不得進(jìn)入,，隨時(shí)關(guān)好庫(kù)房門窗，確保安全,。

1.檔案工作人員要提高警惕性，遵守保密紀(jì)律,，堅(jiān)持原則,，認(rèn)真執(zhí)行各項(xiàng)制度。

2.凡到綜合檔案室查閱檔案者,，都要認(rèn)真遵守安全保密制度,，嚴(yán)格履行檔案查閱手續(xù)，檔案原則上不準(zhǔn)帶出檔案室,，確需帶出時(shí)須經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)并在指定時(shí)間內(nèi)歸還檔案室,。

3.查閱檔案時(shí)，不得翻閱與查閱內(nèi)容無(wú)關(guān)的文件材料,、無(wú)關(guān)人員不準(zhǔn)進(jìn)入檔案室,。

4.本公司工作人員不準(zhǔn)將文件、材料帶進(jìn)公共場(chǎng)所和其他場(chǎng)所,，不準(zhǔn)帶回家中,，要及時(shí)交給檔案管理部門。

5.對(duì)于違反保密規(guī)定,，泄露國(guó)家公司機(jī)密或造成一定后果者要依據(jù)《保密法》的規(guī)定,，嚴(yán)肅處理并追究其責(zé)任。

1.借閱檔案要嚴(yán)格遵守檔案管理制度,，凡借閱者,，應(yīng)自覺(jué)履行借閱手續(xù)。

2.凡借閱檔案,，需經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn),。外單位人員借閱檔案，應(yīng)持單位介紹信,，經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)同意后,，方可辦理借閱手續(xù)，并在借閱期限內(nèi)按時(shí)歸還,。

3.借閱人員對(duì)檔案材料妥善保管,，注意保密，不得以任何理由轉(zhuǎn)借他人,。

4.借閱人員未經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn),，不得復(fù)印、抄寫檔案資料,。

5.檔案管理人員對(duì)歸還的借閱材料要認(rèn)真進(jìn)行檢查,，確認(rèn)檔案材料完好無(wú)損時(shí),，方可辦理歸檔手續(xù)。對(duì)摘抄,、復(fù)制的檔案材料,，經(jīng)認(rèn)真核對(duì)，正確無(wú)誤時(shí),，方能簽字蓋章,。

6.一旦發(fā)現(xiàn)檔案材料在借閱過(guò)程中被拆、涂抹或缺失等毀損現(xiàn)象,，要及時(shí)向主管領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào),，并追究有關(guān)人員的責(zé)任。

解釋權(quán)歸公司行政人事部,。

公司檔案管理制度細(xì)則 公司檔案管理制度及流程篇八

1,、為加強(qiáng)本公司檔案工作,充分發(fā)揮檔案作用,全面提高檔案管理水平,有效地保護(hù)及利用檔案,為公司發(fā)展服務(wù),特制定本制度。

2,、公司檔案,是指公司從事經(jīng)營(yíng),、管理以及其他各項(xiàng)活動(dòng)直接形成的對(duì)公司有保存價(jià)值的各種文字、圖表,、聲像等不同形式的.歷史記錄,。公司檔案分為受控檔案和非受控檔案。

3,、公文承辦部門或承辦人員應(yīng)保證經(jīng)辦文件的系統(tǒng)完整(公文上的各種附件一律不準(zhǔn)抽存),。結(jié)案后及時(shí)歸檔,。工作變動(dòng)或因故離職時(shí)應(yīng)將經(jīng)辦的文件材料向接辦人員交接清楚,不得擅自帶走或銷毀,。

1、公司指定專人負(fù)責(zé)文件材料的管理,。

2,、文件材料的收集由各部門或經(jīng)辦人員負(fù)責(zé)整理,交總經(jīng)理審閱后歸檔。

3,、一項(xiàng)工作由幾個(gè)部門參與辦理的,在工作中形成的文件材料,由主辦部門或人員收集,交行政部備案。會(huì)議文件由行政部收集,。

1,、重要的會(huì)議材料,包括會(huì)議的通知,、報(bào)告,、決議、總結(jié),、典型發(fā)言,、會(huì)議記錄等。

2,、本公司對(duì)外的正式發(fā)文與有關(guān)單位來(lái)往的文書。

3,、本公司的各種工作計(jì)劃、總結(jié),、報(bào)告,、請(qǐng)示、批復(fù),、會(huì)議記錄,、統(tǒng)計(jì)報(bào)表及簡(jiǎn)報(bào)。

4,、本公司與有關(guān)單位簽訂的合同,、協(xié)議書等文件材料。

5,、本公司職工勞動(dòng),、工資、福利方面的文件材料,。

6,、本公司的事記及映本公司重要活動(dòng)的剪報(bào)、照片,、錄音,、錄像等。

1,、檔案質(zhì)量總的要求是:遵循文件的形成規(guī)律和特點(diǎn),保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系,區(qū)別不同的價(jià)值,便于保管和利用,。

2、歸檔的文件材料種數(shù),、份數(shù)以及每份文件的頁(yè)數(shù)均應(yīng)齊全完整,。

3、在歸檔的文件材料中,應(yīng)將每份文件的正件與附件,、印件與定稿,、請(qǐng)示與批復(fù)、轉(zhuǎn)發(fā)文件與原件,分別立在一起,不得分開(kāi),文電應(yīng)合一歸檔,。

4,、不同年度的文件一般不得放在一起立卷;跨年度的總結(jié)放在針對(duì)的最后一年立卷;跨年度的.會(huì)議文件放在會(huì)議開(kāi)幕年,。

5、檔案文件材料應(yīng)區(qū)別不同情況進(jìn)行排列,密不可分的文件材料應(yīng)依序排列在一起,即批復(fù)在前,請(qǐng)示在后;正件在前,附件在后;印件在前,定稿在后;其它文件材料依其形成規(guī)律或特點(diǎn),應(yīng)保持文件之間的密切聯(lián)系并進(jìn)行系統(tǒng)的排列,。

6,、案卷封面,應(yīng)逐項(xiàng)按規(guī)定用鋼筆書寫,字跡要工整、清晰,。

1,、按照有關(guān)規(guī)定做好文件材料的收集、整理,、分類,、歸檔等工作。

2,、按照歸檔范圍,、要求,將文件材料按時(shí)歸檔。

3,、工作人員應(yīng)當(dāng)遵紀(jì)守法,、忠于職守,努力維護(hù)公司檔案的完整與安全。

1,、公司檔案只有公司內(nèi)部人員可以借閱,借閱者都要填寫《借閱單》,報(bào)主管人員批準(zhǔn)后,方可借閱,其中非受控文檔的借閱要由部門經(jīng)理簽字批準(zhǔn),受控文檔的借閱要由總經(jīng)理簽字批準(zhǔn),。

2、檔案借閱的最長(zhǎng)期限為兩周;對(duì)借出檔案,檔案管理人員要定期催還,發(fā)現(xiàn)損壞,、丟失或逾期未還,應(yīng)寫出書面報(bào)告,報(bào)總經(jīng)理處理,。

3、必須嚴(yán)格保密,不準(zhǔn)泄露檔案材料內(nèi)容,如發(fā)現(xiàn)遺失必須及時(shí)匯報(bào),追求責(zé)任,。

4,、不準(zhǔn)拆卷及任意抽、換卷內(nèi)文件或剪貼涂改其字句等;不得任意摘抄或復(fù)制案卷內(nèi)容,如確有需要,必須經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)才能摘抄或復(fù)制,。

5,、必須愛(ài)護(hù)檔案,保持整潔,不準(zhǔn)在檔案材料中寫字、劃線或作記號(hào)等,。

6,、不準(zhǔn)轉(zhuǎn)借,必須專人專用。

7,、用畢按時(shí)歸還,如需延長(zhǎng)借閱時(shí)間,必須通知檔案管理人員另行辦理續(xù)借手續(xù),。

本制度即日起開(kāi)始執(zhí)行。

2,、物業(yè)公司檔案管理規(guī)章制度

1.客戶檔案的管理工作由客務(wù)部負(fù)責(zé),。

2.客戶資料按單元號(hào)一戶一檔建立，按樓層統(tǒng)一存放在客戶檔案文件柜內(nèi),。

3.每個(gè)客戶檔案內(nèi)由入住資料,、二裝資料,、往來(lái)函和房門鎖、電話,、車位,、水牌、客戶加班等申請(qǐng)單等組成,，退租客戶的資料須及時(shí)裝訂另存,。

4.每個(gè)客戶檔案均按日期順序排列，將最新的文件擺在最前面,。

5.客戶檔案的標(biāo)牌須與檔案內(nèi)現(xiàn)客戶的公司名稱吻合,。

6.客務(wù)部每年整理一次退租客戶檔案，對(duì)已裝訂好的退租客戶資料打印目錄后按樓層裝入文件盒內(nèi)存放,。

7.客戶檔案查閱可向客務(wù)主管借出,，經(jīng)客務(wù)部經(jīng)理批準(zhǔn)后在客務(wù)部辦公室閱覽。

8.原始客戶檔案一般不可修改,，客務(wù)部工作檔案需經(jīng)客務(wù)部經(jīng)理同意方可修改,。

9.客務(wù)部檔案應(yīng)積極推行計(jì)算機(jī)管理,，由客務(wù)主管設(shè)置客戶檔案管理系統(tǒng),，將客戶各類資料、各單元房屋使用情況等輸入計(jì)算機(jī)中,，進(jìn)行資料分析,、整理和信息傳遞。

公司檔案管理制度細(xì)則 公司檔案管理制度及流程篇九

為了系統(tǒng)完整地保存分公司在經(jīng)營(yíng)管理服務(wù)活動(dòng)中形成的各種資料檔案的管理,特制定本制度,。

1.歸檔范圍

a.分公司在物業(yè)管理活動(dòng)中形成的公文,、電報(bào)、薄冊(cè),、圖表,、書信、日記,、會(huì)議材料等,由行政部負(fù)責(zé)歸檔,。

b.在工作中形成的圖紙、說(shuō)明書等由工程部負(fù)責(zé)歸檔,。

c.各部門在專門業(yè)務(wù)活動(dòng)中形成的各種專項(xiàng)檔案,如:會(huì)議檔案,、聲像檔案、合同檔案,、審計(jì)檔案等,由行政部負(fù)責(zé)歸檔,。

d.員工登記表、體檢表,、培訓(xùn)記錄,、考核成績(jī),、有關(guān)證書復(fù)印件等員工檔案,由行政部負(fù)責(zé)歸檔。

e.財(cái)務(wù)檔案按《財(cái)務(wù)管理規(guī)定》的范圍歸檔,由行政部負(fù)責(zé),。

2.歸檔要求

a.歸檔的書面文件材料必須字跡清楚工整,紙張及文件格式符合國(guó)家要求,禁止使用圓珠筆,、鉛筆、純藍(lán)墨水等書寫材料,。歸檔的電子文件需排版整齊;字體一般是宋體,標(biāo)題三號(hào)字,正文四號(hào)字;語(yǔ)言通順,文字輸入正確無(wú)誤,。

b.歸檔的文件材料要完整齊全。

c.歸檔的書面文件必須是原件,電子文件為最終使用件,。

d.案卷題名應(yīng)確切反映卷內(nèi)文件內(nèi)容,。

3.歸檔時(shí)間

a.文書檔案在第二年上半年內(nèi)歸檔。

b.員工檔案及時(shí)歸檔,。

c.財(cái)務(wù)檔案按季度歸檔,。

4.歸檔份數(shù)

a.各類書面文件材料一般歸檔一式一份;電子文件一般歸檔一式三份(其中包括軟盤上一份)。

b.重要的和利用頻繁的文件材料可歸檔一式兩份或適當(dāng)增加其歸檔份數(shù),。

5.不歸檔文件材料的范圍

a.重份和無(wú)查考利用價(jià)值的事務(wù)性,、臨時(shí)性文件。

b.上級(jí)單位發(fā)來(lái)供參考的抄件和征求意見(jiàn)未定稿的文件,。

c.未經(jīng)會(huì)議討論和領(lǐng)導(dǎo)審閱,、簽發(fā)的未生效文件、電報(bào)草稿,一般性文件的歷次修改稿(重要法規(guī)性文件,、草稿除外),、鉛印文件的各次校對(duì)稿(主要領(lǐng)導(dǎo)親筆修改稿和負(fù)責(zé)人簽字的最后定稿除外)。

d.從正式文件,、電報(bào)上摘錄的供工作參閱的非證明材料,。

e.參加非主管單位召開(kāi)的會(huì)議,不需貫徹執(zhí)行或無(wú)查考價(jià)值的文件材料。

f.非隸屬單位抄送的不需要辦理的文件材料,。

g.下級(jí)單位送來(lái)參閱的簡(jiǎn)報(bào),、情況反映和不應(yīng)抄報(bào)不必備案的文件材料。

6.各部門主任要對(duì)本部門文件材料的形成,、積累,、整理和歸檔工作進(jìn)行指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查,。

1.分公司檔案資料由行政部統(tǒng)一管理,其他各部門檔案資料均由各部門自行管理,。

2.存放文書檔案要有專用柜架,在排放上應(yīng)按照類別和時(shí)間的次序,自左向右,自上而下地排列,以便于管理和查找。

存放電子文件應(yīng)有專用硬盤分區(qū)或?qū)Ｓ梦募A;在保存電子文件時(shí),按照類別和部門的不同分別存入不同名稱的下級(jí)文件夾中,。文件夾名稱應(yīng)能簡(jiǎn)潔,、清晰地反映所存文件的類別或所屬部門。存放文件的軟盤或光盤上必須貼有標(biāo)簽,以方便查詢。

3.底圖除修改,、送曬外,不得外借,。修改后的底圖入庫(kù),要認(rèn)真檢查其修改、補(bǔ)充情況,。底圖存放以平放為宜,。

4.存入膠片、照片,、錄像帶,、磁帶要用特制的密封盒和專門的卷盒,按編號(hào)順序排列在膠片柜或防火柜內(nèi)。必要時(shí)采取復(fù)制,、拷貝,。

5.每半年定期進(jìn)行庫(kù)藏檔案的清理核對(duì)和保管質(zhì)量檢查工作,做到賬冊(cè)相符,對(duì)破損或載體變質(zhì)的文書檔案,要及時(shí)進(jìn)行修補(bǔ)和復(fù)制,文書檔案發(fā)霉或蟲害要及時(shí)消殺;對(duì)于出現(xiàn)損壞的電子檔案也要及時(shí)拷貝、另存,。

6.行政部需做好檔案資料室的防盜,、防火、防蟲等安全設(shè)施,。

1.分公司所有工作人員都有保護(hù)檔案,、借閱檔案的權(quán)利和義務(wù)。

2.員工查閱檔案,須辦理登記手續(xù),并報(bào)所在部門主任批準(zhǔn),。查閱分公司檔案須報(bào)行政部主任批準(zhǔn),。

3.在借閱檔案時(shí)應(yīng)做到以下幾點(diǎn):

a.辦理登記手續(xù),定期歸還。

b.要愛(ài)護(hù)檔案,不得丟失,。

c.所借檔案不得隨意折疊和拆散,不得對(duì)檔案隨意更改,、涂寫,。

4.借出和歸還檔案時(shí),應(yīng)辦理清點(diǎn)手續(xù),由檔案員和借閱者當(dāng)面核對(duì)清楚,。

5.檔案如有丟失、損壞或泄密,要立即追究當(dāng)事者責(zé)任,。

6.借閱者在歸還檔案時(shí)必須填寫檔案利用效果記錄,。

7.調(diào)離分公司的工作人員,必須清理移交檔案文件后方可辦理調(diào)離手續(xù)。

1.檔案鑒定工作由各部門領(lǐng)導(dǎo)自行組織進(jìn)行;日常檔案的鑒定工作由行政部負(fù)責(zé),。

2.鑒定的主要項(xiàng)目有:

a.檔案保管期限表,。

b.對(duì)到期檔案提出存、毀意見(jiàn),。

3.確定保管期限原則:

a.對(duì)本部門有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值并能反映部門職能活動(dòng)和歷史面貌的檔案應(yīng)永久保存,。

b.凡是在一定時(shí)間有利用的檔案分別為長(zhǎng)期或短期保存。

4.鑒定工作應(yīng)該定期進(jìn)行,。

5.檔案通過(guò)鑒定,要求達(dá)到劃定保管期限準(zhǔn)確,保管質(zhì)量達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定,。鑒定中發(fā)現(xiàn)檔案不準(zhǔn)確、不完整,部門主任應(yīng)及時(shí)責(zé)成有關(guān)人員負(fù)責(zé)修改、補(bǔ)充,。

6.銷毀檔案的程序:

a.經(jīng)鑒定列出需銷毀的各種檔案清單和銷毀的報(bào)告,經(jīng)部門領(lǐng)導(dǎo)審批后由各部門實(shí)施,。銷毀清單及報(bào)告應(yīng)歸檔。分公司的檔案銷毀必須經(jīng)分公司經(jīng)理批準(zhǔn),。

b.檔案銷毀時(shí),由部門派二人以上進(jìn)行監(jiān)銷并在銷毀清單上簽名,。

c.銷毀檔案時(shí),要嚴(yán)格執(zhí)行保密規(guī)定,對(duì)在銷毀檔案過(guò)程中出現(xiàn)失密或?qū)Σ块T造成損失的,將根據(jù)國(guó)家有關(guān)規(guī)定進(jìn)行處理。

公司檔案管理制度細(xì)則 公司檔案管理制度及流程篇十

總則：為保證公司文件的完整,，便于查找利用,，做好收集、立卷,、保管,、借閱、統(tǒng)計(jì),、銷毀等工作,，維護(hù)檔案的完整和安全，特制定本制度,。

適用范圍：適用于公司各種文件,、記錄、檔案資料的管理,。

公司需收集文件的范圍：凡是公司在工作中形成或使用的,、辦理完畢、具有查考利用價(jià)值的文件,、各種記錄,、出版物以及各種圖表薄冊(cè)、照片等都要齊全完整地收集,，具體內(nèi)容包括：

1,、上級(jí)機(jī)關(guān)召開(kāi)的需要貫徹執(zhí)行的會(huì)議的主要文件材料及上級(jí)機(jī)關(guān)頒發(fā)的要求公司執(zhí)行的文件；（主要收集部門：行政部）

2,、上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)視察,、檢查公司工作時(shí)的重要指示、講話,、題詞,、照片和有特殊保存價(jià)值的錄音、錄像等材料,；（主要收集部門：行政部）

3,、公司經(jīng)濟(jì)活動(dòng)中與外單位的來(lái)往信件、合同,、協(xié)議,。（（主要收集部門：行政部）

4、會(huì)議文件,，包括本公司重要會(huì)議形成的文件,、紀(jì)要、決定等,；（主要收集部門：行政部）

5,、公司制訂的計(jì)劃、統(tǒng)計(jì),、預(yù)算,、決算及工作總結(jié)；,；（主要收集部門：行政部）

6,、公司的請(qǐng)示與上級(jí)批復(fù)文件（主要收集部門：行政部）

7、公司各職能部門在工作中形成的工作計(jì)劃,、總結(jié),、報(bào)告；（主要收集部門：行政部）

8,、公司的統(tǒng)計(jì)報(bào)表,、統(tǒng)計(jì)分析材料（包括計(jì)算機(jī)電子盤片等）、財(cái)務(wù)報(bào)表,、憑證,、帳簿、審計(jì)等文件材料,；（主要收集部門：財(cái)務(wù)部）

9,、公司內(nèi)部組織機(jī)構(gòu)在工作中形成的重要文件材料；

10,、公司領(lǐng)導(dǎo)在公務(wù)活動(dòng)中形成的重要信件,、電話記錄；以及公司對(duì)外交流的文件,、協(xié)議,、報(bào)告等,；（主要收集部門：行政部）

11,、公司基本建設(shè)工程施工竣工、購(gòu)置大中型設(shè)備的文件材料,，公司直接管理的科研,、建設(shè)項(xiàng)目的科技文件材料；（主要收集部門：財(cái)務(wù)部,、行政部）

12,、公司成立、合并、撤銷,、更改名稱,、啟用印信及其組織機(jī)構(gòu)、人員編制等文件材料,；（主要收集部門：行政部）

13,、公司的歷史變革、大事記,、年鑒,、反映公司重要活動(dòng)的剪報(bào)、聲像材料,、榮譽(yù)獎(jiǎng)勵(lì)證書,、有紀(jì)念意義和憑證性的實(shí)物和展覽照片、錄音,、錄像等文件材料,；（主要收集部門：行政部）

14、公司制定的章程,、制度等文件材料,；（主要收集部門：行政部）

15、公司干部任免（包括備案）,、調(diào)配,、培訓(xùn)、專業(yè)技術(shù)職務(wù)評(píng)定,、聘任,、員工名冊(cè)、報(bào)表以及職工的錄用轉(zhuǎn)正,、定級(jí),、調(diào)資、解雇（職）等工作及干部獎(jiǎng)懲等文件材料,；（主要收集部門：行政部）

16,、公司員工檔案轉(zhuǎn)移的介紹信及存根；（主要收集部門：人力資源及行政部）

17,、公司財(cái)產(chǎn),、物資、檔案等的交接憑證,、清冊(cè),；（主要收集部門：財(cái)務(wù)部、行政部）

18,、公司重大活動(dòng)中形成的請(qǐng)示,、報(bào)告,、計(jì)劃、考察總結(jié),、重要簡(jiǎn)報(bào),、會(huì)議紀(jì)要、記錄聲像材料,、有參考價(jià)值的資料,、互贈(zèng)禮品清單、工作來(lái)往文件等,；（主要收集部門：行政部）

20,、公司營(yíng)業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登記證等重要文件（主要收集部門：人力資源及行政部）

21,、各項(xiàng)目完成后專業(yè)圖文的最終版本電子版,，最終定稿版硫酸圖、總院圖審批復(fù)稿件,。（主要收集部門：曬圖室）,。

文件立卷應(yīng)根據(jù)其相互聯(lián)系、保存價(jià)值分類整理立卷,，保證檔案的齊全,、完整，能反映公司的主要情況,，以便于保管和利用,。

（1）各專業(yè)都要建立健全個(gè)專業(yè)的文件、圖書等材料,，由各部專業(yè)集中統(tǒng)一保管,。

（2）歸檔的文件材料必須按年度立卷，業(yè)務(wù)范圍及當(dāng)年工作任務(wù),，編制文件材料的編號(hào)類別,。

（3）文件承辦人員應(yīng)及時(shí)將辦理完畢或經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)人員批存的文件材料，收集齊全,，加以整理后歸檔,。

（4）卷內(nèi)文件材料應(yīng)區(qū)別不同情況進(jìn)行排列，密不可分的文件材料應(yīng)依序排列在一起,，即批復(fù)在前,，請(qǐng)示在后；正件在前,，附件在后,；印件在前，定稿在后,；其它文件材料依其形成規(guī)律或特點(diǎn),，應(yīng)保持文件之間的密切聯(lián)系并進(jìn)行系統(tǒng)的排列。

1,、檔案必須入框上架,，科學(xué)排列，便于查找,，避免暴露或捆扎堆放,。

2、膠片,、照片,、磁帶要專柜密封保管，膠片和照片,、母片和拷貝要分別存放,。

3、底圖入庫(kù)要認(rèn)真檢查,，平放或卷放,。

4、庫(kù)藏檔案要定期核對(duì),，做到帳物相符,。發(fā)現(xiàn)破損變質(zhì)及時(shí)修補(bǔ)或復(fù)制。

1,、借閱檔案必須當(dāng)面查點(diǎn)清楚,，并辦理借閱手續(xù)。借閱的案卷要注意愛(ài)護(hù),，不得丟失,、損壞、涂改,，要如期歸還,。

2、借出的檔案要注意保密,，不得將檔案帶入宿舍或公共場(chǎng)所,，不得讓無(wú)關(guān)人員翻閱。

3,、借閱時(shí)間最長(zhǎng)不得超過(guò)一個(gè)月,，卻因工作需要到期不能歸還者，要說(shuō)明情況,，辦理續(xù)借手續(xù),。

4、歸還檔案時(shí),，由檔案管理人員當(dāng)面查點(diǎn)清楚,，并在借閱登記簿上及時(shí)注銷,。

5、凡需借閱,、抄錄絕密級(jí)重要數(shù)據(jù)資料,，必須經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，否則一律不準(zhǔn)借閱,、抄錄,、復(fù)印。

6,、底圖一般不予外借,。

經(jīng)確定需銷毀的檔案，由檔案管理員編造銷毀清冊(cè),，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)及有關(guān)人員會(huì)審批準(zhǔn)后銷毀,。銷毀的檔案清單由檔案員永久保存。

1,、檔案工作人員要嚴(yán)守機(jī)密,，檔案存放要單獨(dú)設(shè)鎖，無(wú)關(guān)人員不準(zhǔn)接觸,。

2,、不得傳播、議論有關(guān)機(jī)密問(wèn)題,。

3,、檔案資料不準(zhǔn)帶到公共場(chǎng)所。

公司檔案管理制度細(xì)則 公司檔案管理制度及流程篇十一

第一條為加強(qiáng)企業(yè)檔案工作,，促進(jìn)檔案工作為企業(yè)各項(xiàng)工作服務(wù),，根據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》和有關(guān)法律、法規(guī),，制定本規(guī)定,。

第二條本規(guī)定所稱的企業(yè)檔案，是指企業(yè)在生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)和管理活動(dòng)中形成的對(duì)國(guó)家,、社會(huì)和企業(yè)有保存價(jià)值的各種形式的文件材料,。

第三條企業(yè)應(yīng)遵守《檔案法》，依法管理本企業(yè)檔案,，明確管理檔案的部門或人員,，提高職工檔案意識(shí)，確保檔案完整,、準(zhǔn)確和安全,。

第四條企業(yè)檔案工作接受檔案行政管理部門的監(jiān)督和指導(dǎo)。

中央管理的企業(yè)制定本企業(yè)檔案管理制度和辦法須報(bào)國(guó)家檔案局備案,。

第五條企業(yè)負(fù)責(zé)檔案工作的部門依法履行下列職責(zé)：

貫徹執(zhí)行《檔案法》等有關(guān)法律,、法規(guī)和方針政策,，制定本企業(yè)文件材料歸檔和檔案保管、利用,、鑒定,、銷毀、移交等有關(guān)規(guī)章制度,；

統(tǒng)籌規(guī)劃并負(fù)責(zé)本企業(yè)檔案的收集,、整理、保管,、鑒定,、統(tǒng)計(jì)和提供利用工作；指導(dǎo)本企業(yè)各部門文件材料的形成,、積累,、整理和歸檔工作；監(jiān)督,、指導(dǎo)本企業(yè)所屬機(jī)構(gòu)的檔案工作,。

第六條企業(yè)檔案工作人員應(yīng)當(dāng)忠于職守,，遵紀(jì)守法，具有相應(yīng)的檔案專業(yè)知識(shí)和業(yè)務(wù)能力,。

第七條企業(yè)各部門負(fù)責(zé)歸檔文件材料的收集和整理,，并定期交本企業(yè)檔案部門集中管理。任何人不得拒絕歸檔,。

第八條歸檔的文件材料應(yīng)完整,、準(zhǔn)確、系統(tǒng),。文件書寫和載體材料應(yīng)能耐久保存,。文件材料整理符合規(guī)范。歸檔的電子文件,應(yīng)有相應(yīng)的紙質(zhì)文件材料一并歸檔保存,。

第九條企業(yè)根據(jù)有關(guān)規(guī)定,，確定檔案保管期限，劃定檔案密級(jí)第十條企業(yè)采取有效措施對(duì)檔案進(jìn)行安全保管,，并切實(shí)加強(qiáng)對(duì)知識(shí)產(chǎn)權(quán)檔案和涉及商業(yè)秘密檔案的管理,。

第十一條企業(yè)對(duì)保管期限已滿的檔案進(jìn)行鑒定。對(duì)確無(wú)保存價(jià)值的檔案登記造冊(cè),，按有關(guān)規(guī)定經(jīng)企業(yè)法定代表人批準(zhǔn)后進(jìn)行監(jiān)銷,。

第十二條企業(yè)做好檔案統(tǒng)計(jì)工作,。國(guó)有大中型企業(yè)應(yīng)按檔案行政管理部門的要求填寫有關(guān)報(bào)表。企業(yè)認(rèn)真做好對(duì)國(guó)家和社會(huì)

有保存價(jià)值的檔案的登記工作,。

第十三條企業(yè)檔案現(xiàn)代化應(yīng)與企業(yè)信息化建設(shè)同步發(fā)展,，不斷提高檔案管理水平。

第十四條企業(yè)檔案部門應(yīng)積極做好檔案的提供利用工作,，努力開(kāi)發(fā)檔案信息資源,，為企業(yè)提供及時(shí)、有效的服務(wù),。

第十五條企業(yè)必須為政府有關(guān)部門,、司法部門依法執(zhí)行公務(wù)提供真實(shí)、準(zhǔn)確的檔案,。

第十六條企業(yè)提供利用,、公布檔案，不得損害國(guó)家,、社會(huì)和其他組織的利益,，不得侵犯他人的合法權(quán)益。

第十七條國(guó)有企業(yè)資產(chǎn)與產(chǎn)權(quán)發(fā)生變動(dòng),，應(yīng)按《國(guó)有企業(yè)資產(chǎn)與產(chǎn)權(quán)變動(dòng)檔案處置辦法》做好檔案的處置工作,。

國(guó)有企業(yè)破產(chǎn)，破產(chǎn)淸算組應(yīng)妥善處置破產(chǎn)企業(yè)檔案,；國(guó)有企業(yè)分立,，檔案處置工作由分立后的企業(yè)協(xié)商辦理。

第十八條企業(yè)對(duì)在企業(yè)檔案工作中做出突出貢獻(xiàn)的人員給予表彰和獎(jiǎng)勵(lì),。

第十九條企業(yè)應(yīng)當(dāng)建立檔案工作責(zé)任追究制度,，對(duì)不按規(guī)定歸檔而造成文件材料損失的，或?qū)n案進(jìn)行涂改,、抽換,、偽造、盜竊,、隱匿和擅自銷毀而造成檔案丟失或損壞的直接責(zé)任者,，依法進(jìn)行處理。

第二十條本規(guī)定由國(guó)家檔案局負(fù)責(zé)解釋,。

第二十一條本規(guī)定自xx年9月1日起實(shí)施,。《國(guó)營(yíng)企業(yè)檔案管理暫行規(guī)定》同時(shí)廢止,。其他有關(guān)企業(yè)檔案工作的規(guī)定凡與本規(guī)定抵觸的,，以本規(guī)定為準(zhǔn)。

公司檔案管理制度細(xì)則 公司檔案管理制度及流程篇十二

人事檔案管理范圍：專業(yè)技術(shù)干部、管理干部,、工人等各類人員(包括出國(guó)不歸,、失蹤、除名,、逃亡職工和殘死亡,、離休、退休職工)的人事檔案,。

除人事檔案管理人員外,，無(wú)關(guān)人員不得進(jìn)入檔案庫(kù)。

(1)根據(jù)氣候的不同變化,，經(jīng)常注意檔案的通風(fēng),、溫度,、清潔,、防火、防盜,、防曬,、防潮和防蛀。

(2)對(duì)所管理的人事檔案必須逐人登記注冊(cè),。

(3)每季度核對(duì)一次檔案的分類,、編目、序號(hào),，發(fā)現(xiàn)編錯(cuò)或放錯(cuò)位置需糾正;裝卸檔案要按登記冊(cè)全面檢查檔案,，發(fā)現(xiàn)漏缺檔案需查找。

(4)任何人不得私自保存他人的檔案材料,，對(duì)私自保存他人檔案材料拒不交出者,，應(yīng)追究其責(zé)任。

(5)要不斷研究和改進(jìn)檔案的管理方法和技術(shù),，逐步實(shí)現(xiàn)檔案管理的科學(xué)化,。

人事檔案是全面應(yīng)干部、工人歷史和現(xiàn)實(shí)情況的實(shí)物材料,，構(gòu)成包括下列十項(xiàng)內(nèi)容,。

(1)履歷表及其他簡(jiǎn)歷材料等。

(2)自傳材料;報(bào)告?zhèn)€人有關(guān)事項(xiàng)的材料,。

(3)各種鑒定;審計(jì)工作中形成的材料;

(4)各類考核,、評(píng)價(jià)材料及畢業(yè)成績(jī)單、學(xué)歷證明等,。

(5)歷史審查材料及甄別復(fù)查材料,，更改或姓名認(rèn)定材料等。

(6)黨、團(tuán)組織建設(shè)工作中形成的材料,。

(7)表彰獎(jiǎng)勵(lì)材料

(8)執(zhí)紀(jì)執(zhí)法部門形成的涉及個(gè)人的材料,。

(9)任免呈報(bào)表，確定或晉升技術(shù)職務(wù),、學(xué)位,、學(xué)銜審批表，出國(guó)人員審批表,，調(diào)整工資審批表,，工資級(jí)別登記表，離休,、退休,、退職審批表等。

(10)健康檢查和處理工傷事故工作中形成材料,。

查閱和借用人事檔案,，應(yīng)遵守下列規(guī)定：

(1)不得隨意查閱人事檔案，如必須查閱有關(guān)人員檔案情況,，需辦理借閱手續(xù)由檔案管理人員提供,。

(2)必須查閱檔案時(shí)，只限于組織,、人事部門派出的中共黨員干部到檔案室查閱所需情況,。

(3)任何人不得查閱或借用本人及親屬的檔案。

(4)查閱檔案者,，必須填寫對(duì)查閱問(wèn)題,，查閱日期等逐項(xiàng)進(jìn)行登記。

(5)查閱檔案,，必須嚴(yán)格遵守保密制度,，嚴(yán)禁在檔案卷內(nèi)涂改，圈劃及撤換檔案材料,，不得向無(wú)關(guān)人員泄漏被查檔案內(nèi)容,，違者應(yīng)追究責(zé)任。

(6)查閱檔案時(shí),，不得抄錄檔案內(nèi)容,，如特殊情況，須經(jīng)人事部門負(fù)責(zé)人允許后方可抄錄,，抄錄的材料應(yīng)盡快送回檔案室處理,。

(7)外調(diào)人員一般不得查閱檔案，如特殊情況需查閱時(shí),，必須持縣級(jí)以上組織,、人事部門介紹信,，并有兩名正式黨員方能查閱。

(8)檔案在特殊情況下,，經(jīng)批準(zhǔn)可以借出,，但借出時(shí)要及時(shí)登記，按期歸還,，如不按時(shí)歸還,，要及時(shí)催收，以免遺失,。

轉(zhuǎn)遞檔案應(yīng)遵守下列規(guī)定：

(1)檔案要通過(guò)機(jī)要交通或派專人轉(zhuǎn)遞,，不能公開(kāi)郵寄或本人自帶。

(2)檔案轉(zhuǎn)出要及時(shí)追收回執(zhí),，以防檔案丟失,。

(3)收到外單位的檔案，要及時(shí)核對(duì),，核對(duì)無(wú)誤差后,，在回執(zhí)上簽名蓋章后退回回執(zhí)。

,、凡歸檔的材料,，均應(yīng)經(jīng)過(guò)認(rèn)真的鑒別;屬于歸檔的材料，必須手續(xù)完備,，完整無(wú)缺把好"入口關(guān)";需經(jīng)組織審查蓋章和本人簽字的，應(yīng)蓋章簽字后才能歸檔,。

凡歸入檔案的材料,，均應(yīng)按照組織部《關(guān)于干部檔案材料收集，歸檔的暫行規(guī)定》整理,，不應(yīng)歸入干部檔案的材料,，不得入檔;

保管檔案工作人員守則如下：

(1)嚴(yán)格遵守保密制度，不得擅自向他人提供檔案材料或泄露檔案內(nèi)容,。

(2)嚴(yán)禁在檔案庫(kù)吸煙,，保護(hù)檔案安全，經(jīng)常打掃和保持檔案室的清潔衛(wèi)生,。

(3)不得擅自轉(zhuǎn)移,、分散和銷毀檔案材料。

(4)熱愛(ài)本職工作,，忠于職守,，刻苦鉆研業(yè)務(wù)，努力提高業(yè)務(wù)水平和工作能力,。

(5)堅(jiān)持黨的原則,，認(rèn)真貫徹執(zhí)行黨的政策，嚴(yán)格按照檔案工作的各項(xiàng)規(guī)章制度辦事。

公司檔案管理制度細(xì)則 公司檔案管理制度及流程篇十三

1.1文件檔案主要是指公司各種有價(jià)值的憑證信函,文字記錄和業(yè)內(nèi)資料等內(nèi)容,。

1.2公司各部門負(fù)責(zé)本部門歸檔文件材料的收集,保管,整理和立卷,并定期交檔案室集中管理,。

1.3歸檔的文件材料必須完整、準(zhǔn)確,、系統(tǒng),文件書寫和載體材料必須耐保存,文件材料整理符合規(guī)范,。

1.4檔案資料如因特殊情況,需修改,復(fù)印,摘抄,涂改等,屬絕密或機(jī)密文件的必須由總經(jīng)理審批,屬秘密文件的必須由公司主管領(lǐng)導(dǎo)審批,各部門保密文件由各部門部長(zhǎng)審批。

1.5歸檔的文件檔案以打印方式或手寫方式形成,手寫方式必須使用鋼筆或碳素筆,。

1.6文件檔案紙張的規(guī)格以a4紙為標(biāo)準(zhǔn),特殊類型的紙張經(jīng)整理后達(dá)到210mm*297mm尺寸標(biāo)準(zhǔn),。

2.1收集、積累要求:

■記錄了重要文件的主要修改過(guò)程,有查考價(jià)值的電子文件應(yīng)被保留,。當(dāng)正式文件是紙質(zhì)時(shí),如果保管部門已開(kāi)始向計(jì)算機(jī)全文處理的轉(zhuǎn)換工作,則與正式文件定稿內(nèi)容相同的草稿性電子文件應(yīng)當(dāng)保留,否則可根據(jù)實(shí)際條件或需要,確定是否保留,。

■保存與紙質(zhì)等文件內(nèi)容相同的電子文件時(shí),要與紙質(zhì)等文件之間,相互保證準(zhǔn)確、可靠的標(biāo)識(shí)關(guān)系,。

■在'無(wú)紙化'計(jì)算機(jī)辦公或事物系統(tǒng)中產(chǎn)生的電子文件,應(yīng)采取更嚴(yán)格的安全措施,保證電子文件不被非正常改動(dòng),。同時(shí)必須隨時(shí)備份,存儲(chǔ)于光盤或移動(dòng)硬盤類能夠脫機(jī)保存的載體上,并對(duì)有存檔價(jià)值的電子文件制作紙質(zhì)拷貝件保留。

■用文字處理技術(shù)形成的電子文件,收集時(shí)應(yīng)注明文件存儲(chǔ)格式和屬性,。

■用掃描儀等設(shè)備獲得的圖像電子文件,如果采用非標(biāo)準(zhǔn)壓縮方法,則應(yīng)將相關(guān)軟件一并收集,。

■用計(jì)算機(jī)輔助設(shè)計(jì)或繪圖等獲得的圖形電子文件,收集時(shí)必須保證其對(duì)設(shè)備的依賴性,以及易修改性等問(wèn)題,不可遺漏相關(guān)軟件和各種數(shù)據(jù)。

■用視頻設(shè)備獲得的動(dòng)態(tài)圖象文件,收集時(shí)必須保證收集其壓縮

方法和軟件;用音頻設(shè)備獲得的文件,收集時(shí)必須保證收集其屬性標(biāo)識(shí)和相關(guān)軟件,。

■由計(jì)算機(jī)多媒體技術(shù)制作的文件,其中包含前面所示的兩種以上的信息形式,收集時(shí)必須保證參數(shù)準(zhǔn)確,、數(shù)據(jù)完整。

■通用軟件產(chǎn)生的電子文件,收集時(shí)應(yīng)注意收集其軟件型號(hào)和相關(guān)參數(shù),。專用軟件產(chǎn)生的電子文件,收集時(shí)必須連同專用軟件一并收集,。

■計(jì)算機(jī)系統(tǒng)運(yùn)行和信息處理等過(guò)程中涉及的各類參數(shù)、管理數(shù)據(jù)等應(yīng)與電子文件一同收集,。

2.2收集,、積累方法:

■及時(shí)按照要求制作電子文件備份。

■每份電子文件均需在電子文件登記表中登記,。

■電子文件登記表應(yīng)與電子文件的備份一同保存,。

■電子文件登記表如果制成電子表格,應(yīng)與備份文件一同保存,并附有紙張打印件。

2.3歸檔要求:

■把帶有歸檔標(biāo)識(shí)的電子文件集中,制成歸檔數(shù)據(jù)集,拷貝至耐久性的載體上,至少一式二套,一套封存保管,一套供查閱使用,。必要時(shí),復(fù)制第三套,異地保存,。對(duì)于加密電子文件,則應(yīng)解密后再完成上述工作。

■本標(biāo)準(zhǔn)推薦采用的載體按優(yōu)先順序分別是:只讀光盤,、一次寫光盤,、可擦寫光盤、磁帶等,。禁用軟磁盤作為歸檔電子文件長(zhǎng)期保存的載體,。

■存儲(chǔ)電子文件的載體或包裝盒上必須貼有標(biāo)簽,標(biāo)簽內(nèi)填寫編號(hào),、日期、名稱,、密級(jí),、保管期限、硬件及軟件環(huán)境等信息,。

■將相應(yīng)的電子文件機(jī)讀目錄,、相關(guān)軟件、其它說(shuō)明等一同歸檔并附歸檔電子文件登記表,。

■需要長(zhǎng)期保存的電子文件應(yīng)當(dāng)把歸檔電子文件與相應(yīng)的機(jī)讀目錄存在同一載體上,如果是自行開(kāi)發(fā)的應(yīng)用軟件,也應(yīng)將軟件及相關(guān)數(shù)據(jù)存在同一載體上,。

■原電子文件數(shù)據(jù)集的載體在完成電子文件歸檔后,保留時(shí)間至少一年。

3.1聲像資料的收集整理,原則上要保存聲像資料原件(底片),重要資料要附文字說(shuō)明,。

3.2文字說(shuō)明的編寫要求:

■基本內(nèi)容應(yīng)包括事由,、時(shí)間、地點(diǎn),、人物,、背景、作者(攝制者)等,。

■應(yīng)能準(zhǔn)確解釋檔案材料的內(nèi)容,概括其反映的全部信息,標(biāo)注項(xiàng)目正確齊全,。

■照片的自然張應(yīng)由檔案管理員按拍攝時(shí)間順序編寫文字說(shuō)明。

3.3聲像檔案存放期間定期對(duì)底片,、膠片進(jìn)行檢查,。

3.4底片冊(cè)、錄音,、錄像帶,、軟盤,應(yīng)放在專用架內(nèi),嚴(yán)禁擠壓堆放,并避開(kāi)磁場(chǎng)源。對(duì)存放的照片要定期檢查,。

3.5原版聲像檔案一般不得借出檔案室,如有特殊需要,需由部門領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn),方可限期外借。利用率高的聲像檔案可將復(fù)制件外借使用,。

公司檔案管理制度細(xì)則 公司檔案管理制度及流程篇十四

為了加強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案管理,，統(tǒng)一會(huì)計(jì)檔案管理制度，符合會(huì)計(jì)基礎(chǔ)規(guī)范化的要求,，公司根據(jù)《中華人民共和國(guó)會(huì)計(jì)法》和《中華人民共和國(guó)檔案法》的規(guī)定,，特制定本制度。

1,、會(huì)計(jì)憑證：每月做好的會(huì)計(jì)憑證必須在下月5日內(nèi)進(jìn)行順號(hào),、查對(duì)、清點(diǎn),，檢查憑證是否都符合規(guī)定,，然后按每本50號(hào)裝訂成冊(cè),，憑證封面標(biāo)名每月共幾本、每本憑證的編號(hào),，再將裝訂成冊(cè)的憑證按順序立案存檔，使查找憑證方便,、快速,、一目了然。

2,、會(huì)計(jì)報(bào)表：每月做好的會(huì)計(jì)報(bào)表必須依次編定頁(yè)碼,，加具封面，裝訂成冊(cè),，加蓋公章,。封面上應(yīng)當(dāng)注明：?jiǎn)挝幻Q、單位地址,，財(cái)務(wù)報(bào)告所屬年度,、季度、月度,，送出日期,，并由單位負(fù)責(zé)人、會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人,、會(huì)計(jì)主管人員簽名或蓋章,。再將會(huì)計(jì)報(bào)表按年份順序存放，立案歸檔,，以便查找,。

3、會(huì)計(jì)帳本：每月結(jié)帳后,，將打印出來(lái)的會(huì)計(jì)帳簿加具封面,，裝訂成冊(cè)，標(biāo)明帳戶名稱,、順序號(hào),、標(biāo)上標(biāo)簽，將會(huì)計(jì)帳簿按年份順序存放,，立案歸檔,，以便查找。

4,、財(cái)務(wù)文件：財(cái)務(wù)文件,、審計(jì)報(bào)告等按文件內(nèi)容進(jìn)行分類，按立案時(shí)間打出文件清單,，標(biāo)上標(biāo)簽,、編上編號(hào),，便于查閱。

借閱檔案必須按正常手續(xù)進(jìn)行,，財(cái)務(wù)部查閱檔案資料,，要求當(dāng)天查閱當(dāng)天歸放原處；審計(jì)人員查閱檔案要有借閱手續(xù),；外調(diào)檔案,，必須經(jīng)財(cái)務(wù)部主管批準(zhǔn)，并付上借閱檔案借據(jù),，寫明借調(diào)日期,、用途、檔案名稱,、份數(shù),、歸還時(shí)間等，方可借出檔案,。檔案管理人員要根據(jù)借調(diào)檔案規(guī)定,，到期及時(shí)催收歸還檔案，確保檔案完整無(wú)缺,。

1,、會(huì)計(jì)憑證：

①原始憑證、記帳憑證保管期限為15年,；

②銀行存款余額調(diào)節(jié)表保管期限為3年,；

2、會(huì)計(jì)帳簿：

①現(xiàn)金和銀行存款日記帳保管期限為25年,；

②明細(xì)帳保管期限為15年,；

③總帳保管期限為15年；

④輔助帳簿保管期限為15年,；

⑤固定資產(chǎn)卡片在固定資產(chǎn)清理報(bào)廢后保存5年,。

3、會(huì)計(jì)報(bào)表：

①月,、季度會(huì)計(jì)報(bào)表保管期限為15年,；

②年度會(huì)計(jì)報(bào)表保管期限為永久。

4,、其他：

①會(huì)計(jì)移交清冊(cè)保管期限為15年

②會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)保管期為永久

③會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)保管期為永久

④銀行存款對(duì)帳單保管期限為5年

根據(jù)會(huì)計(jì)檔案保管期限，銷毀會(huì)計(jì)檔案時(shí),，到期限的檔案必須列出詳細(xì)的會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè),，列明銷毀會(huì)計(jì)檔案的名稱、編號(hào),、冊(cè)數(shù),、起止年度,、應(yīng)保管期限、已保管期限,、銷毀時(shí)間等內(nèi)容,，并有檔案管理人員簽名、財(cái)務(wù)部主管簽名,、單位負(fù)責(zé)人在會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)上簽署意見(jiàn),。會(huì)計(jì)檔案銷毀時(shí)應(yīng)由上級(jí)主管部門派員監(jiān)銷。

公司檔案管理制度細(xì)則 公司檔案管理制度及流程篇十五

更的的員工人事檔案妥善管理,，的保守機(jī)密,；人事檔案的完整，防止材料損壞,，便于高效,、有序的檔案資料，特制定本檔案管理辦法,。

1,、員工入職檔案：個(gè)人簡(jiǎn)歷

員工入職登記表、應(yīng)聘人員登記表,、面試記錄及待遇核定審批,、筆試試題、身份證復(fù)印件,、學(xué)歷學(xué)位證復(fù)印件,、離職證明、合同及協(xié)議,。

2,、員工培訓(xùn)檔案：培訓(xùn)通知、培訓(xùn)總結(jié)報(bào)告或者考評(píng)結(jié)果,、培訓(xùn)審批表,、員工外派培訓(xùn)合同、外出培訓(xùn)反饋表（證書原件）,、員工培訓(xùn)統(tǒng)計(jì)表,。

3、績(jī)效管理檔案：將員工績(jī)效考核資料按月歸類整理,。

4,、員工離職檔案：?jiǎn)T工離崗包括員工與公司解除（終止）勞動(dòng)關(guān)系，死亡等情形,。

1,、基礎(chǔ)管理

1．1原則：分類標(biāo)準(zhǔn)、歸檔,、排列有序,、層次清楚,、整理規(guī)范。

1．2員工入職前,，人力資源部對(duì)人事檔案的性,、性核查，如有虛假,，可不予錄用和解聘,。

1．3對(duì)人事檔案按入職分類歸檔，按在職人員,、離職人員整理,，并登記于《入職員工人事檔案登記》（見(jiàn)附件一）《離職員工人事檔案登記》（見(jiàn)附件二），并在檔案前頁(yè)填寫人事資料的名稱及對(duì)檔案編號(hào),，人事檔案原則上是永久保存,。

1．4當(dāng)在職員工的資料有變動(dòng)時(shí)（如學(xué)歷變動(dòng)、身份證號(hào)碼變動(dòng),、個(gè)人技術(shù)職稱變動(dòng),、婚姻情況變動(dòng)等），應(yīng)將資料復(fù)印件交人力資源部歸檔,，原件當(dāng)場(chǎng)查驗(yàn),。

1．5調(diào)動(dòng)和錄用入公司的員工，應(yīng)在辦理手續(xù)前調(diào)閱檔案,。在其報(bào)到新崗位前,，對(duì)調(diào)入或新的檔案都應(yīng)登記。

1．6對(duì)員工考察,、考核,、培訓(xùn)、獎(jiǎng)懲的材料要收集,、整理檔案的完整性,，歸檔的材料鑒別，材料的,、文字清楚,、手續(xù)齊備。材料須經(jīng)審批蓋章和本人簽字的,，應(yīng)在蓋章,、簽字后歸檔。

1．7員工離職檔案每月清查,，存檔,，檔案保存原則上三年后方可銷毀（高管及核心人員保留該員工離崗8年止）。

1．8人力資源部檔案員要注意檔案管理環(huán)境的清潔、整潔,。

1．9檔案應(yīng)分類編號(hào)存放，員工編號(hào),，防止重名重姓員工檔案交叉,，制電子目錄，以便查閱,。

2,、檔案的查、借閱

2．1檔案分為保密與非保密,，保密檔案禁止查閱,，只能在檔案室閱覽，外借,；非保密級(jí)檔案因工作需要查,、借閱，須填寫《查,、借閱人事檔案單》（附件三）,，行政人力資源部經(jīng)理批準(zhǔn)后方可查、借閱,。

2．2任何垮查,、借閱人事檔案，下級(jí)員工查,、借閱員工的人事檔案,。

2．3公司級(jí)、行政人力資源部可直接查,、借閱員工人事檔案,。

2．4所有批準(zhǔn)后借閱的人事檔案需在三天內(nèi)歸還人力資源部（除特殊情況可延長(zhǎng)），對(duì)借閱后到期未歸還者,、歸還損壞,、私自復(fù)印檔案者、遺失者依照公司檔案管理的規(guī)定,。

2．5人力資源部查,、借閱登記，并在《人事檔案借閱登記本》簽字登記（附件三）,。

3,、查、借閱檔案注意

3．1涂改,、圈劃,、抽取、撤換、損壞檔案材料,。

3．2擅自復(fù)印,、拍攝檔案內(nèi)容,，如有工作需要從檔案中取證須經(jīng)行政人力資源部經(jīng)理同意,。

3．3查,、借閱者擅自泄露檔案內(nèi)容,，違反者視情節(jié)嚴(yán)重,，予以懲處,。

4,、檔案的銷毀

4．1公司任何個(gè)人和非經(jīng)同意銷毀員工檔案資料,。

4．2某些檔案到了銷毀期時(shí),，由人力資源部填寫《公司員工人事檔案銷毀審批登記》（附表五）,，經(jīng)行政人力資源部經(jīng)理批準(zhǔn)后銷毀。

4．3經(jīng)批準(zhǔn)銷毀的人事檔案,，人力資源部須核對(duì),，將批準(zhǔn)的《公司員工人事檔案銷毀登記》和將要銷毀的人事檔案登記并歸檔，登記表永久保存,。

本管理辦法經(jīng)行政人力資源部經(jīng)理批準(zhǔn)后,，由人力資源部實(shí)施，修訂和廢止亦同,。