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工程檔案管理制度細則篇一

1.1為確保工程檔案的齊全,、完整,、準確、系統(tǒng),，確保檔案案卷合格率,，使工程檔案管理順利達到《建設工程文件歸檔整理規(guī)范》的要求，特制定本制度,。

1.2基本建設工程檔案資料是指在整個建設項目,從醞釀,、決策到建成投產(chǎn)的過程中形成的有歸檔保存價值的文件資料,包括項目的提出、調(diào)研,、可行性研究,、評估、勘測,、設計,、施工、調(diào)試,、竣工等工作活動中形成的文字材料,、圖紙、圖表和其它載體的材料,。

1.3基本建設工程檔案資料是國家,、企業(yè)的寶貴財富，是勘測,、設計,、施工和管理人員的勞動結(jié)晶。依據(jù)《中華人民共和國檔案法》,，各級人員做好文件材料的立卷歸檔工作是各自的義務和崗位職責,，各級人員應對自己負責的項目所形成的、具有保存價值的文件材料,，認真做好立卷歸檔工作,，并確保檔案的完整性、準確性,。

2工程檔案管理制度

2.1檔案資料管理

2.1.1工程檔案資料工作是工程建設過程的一部分,，應納入建設全過程管理并與工程建設同步。行政部集中統(tǒng)一管理本工程全過程的技術檔案資料,，對工程文件材料的形成,、積累、收集、歸檔工作進行監(jiān)督,、檢查,，并負責工程技術檔案資料的接收和移交。

2.1.2工程建設中,，各種技術資料交由行政部統(tǒng)一管理發(fā)放,，各有關部門和單位指定專人辦進領用手續(xù)。

2.1.3設備到貨后,，由技術部匯同有關部門開箱驗收后,，設備資料（歸檔的發(fā)給施工單位的）統(tǒng)交行政部統(tǒng)一管理，造冊登記并建立收發(fā)明細帳,。各單項工程總體驗收由技術部對其各種技術文件和竣工資料進行查驗,，各項工程竣工決算的最后付款必須由技術部對竣工資料簽收合格后支付,。

2.1.4購置技術資料,、圖書、標準由行政部門統(tǒng)一申請,，經(jīng)批準后按計劃辦理,，或委托有關部門自行辦理。凡購置技術資料,、圖書,、標準的報銷憑證，一律由檔案室簽收后方可辦理報銷手續(xù),。

2．2歸檔文件的質(zhì)量規(guī)定

2.2.1凡合同,、協(xié)議等文件材料均應為正本（即必須有各方代表符合規(guī)定的親筆簽名，有單位蓋章欄目的還必須加蓋單位公章歸檔,，簽字方不能用副本或復印件歸檔）,。

2.2.2施工技術記錄、工程簽證單,、試運記錄,、設計修改通知單（含工程聯(lián)系單）等表格和數(shù)據(jù)均應用70g以上的白色書寫材料書寫并原件（如表式為復印件，數(shù)據(jù)雖用合格材料書寫也不能作為原件,；驗收簽證單中的各方人員必須簽名齊全,，不能以蓋章或打印件代替簽名）歸檔。

2.2.3調(diào)試措施,，方案和報告等均應為油印件或激光打印機打印件,，不能用復印件或普通色帶打印件，以保證字跡的耐久性,。

2.2.4主送和抄送本單位的文件材料均應以紅頭文件（不能用復印件）歸檔,。

2.2.5書寫規(guī)定

a）書寫字跡工整，圖樣清晰。

b）書寫墨水應為碳素墨水,，嚴禁用圓珠筆或鉛筆書寫,。

c）文件書寫格式應用橫行排列，文件段落,，章節(jié)編排,，按有關文件編寫要求；漢字簡化應符合國家頒發(fā)的有關規(guī)定,。

3工程文件收發(fā)及管理規(guī)定

為加強工程文件收發(fā)管理,，理順傳遞關系，并按工程進度作好工程文件的提供利用,，特制定本制度,。

3.1工程文件接收

3.1.1各單位提供給技術部的工程文件（工程技術文件、圖紙資料）由行政部統(tǒng)一接收,；上級黨政主管機關所發(fā)的行政及黨務方面的文件也由行政部統(tǒng)一接收,。

3.1.2技術部其它部門或個人從外單位帶回或通過其它途徑收到的工程文件，一律交行政部,。

3.1.3設備文件,，技術部匯同有關部門對設備開箱驗收后，及時將設備資料立卷歸檔,；設備文件資料由行政部統(tǒng)一歸口發(fā)放給有關單位,。

3.1.4技術部對接收的工程文件資料，必須進行數(shù)量和外觀質(zhì)量檢查,，發(fā)現(xiàn)問題應及時通知寄發(fā)單位補發(fā),。

3.1.5登記完畢的工程文件，應及時予以處理,，在保證歸檔份數(shù)后,，應按技術部領導審定的工程文件及時分發(fā)給有關單位和部門。

3.1.6對接收的密級文件資料,，要嚴格按保密規(guī)定妥善收存,，并認真執(zhí)行密級文件資料的借閱規(guī)定。

3.2工程文件資料發(fā)放

3.2.1分發(fā)外單位和部門的工程文件資料由行政部統(tǒng)一辦理,。

3.2.2呈送上級單位的工程文件由技術部領導確定發(fā)放單位和數(shù)量,。

3.2.3為避免工程文件資料分發(fā)過程中可能出現(xiàn)的錯發(fā)現(xiàn)象，圖紙,、資料領取單位應指定領取人名單,，并書面通知行政部；行政部按指定名單發(fā)放工程文件資料,。4行政部門檔案管理職責

參建單位（總承包,、發(fā)包,、建設、設計,、施工,、監(jiān)理、承辦單位）應按各自的職責,，將負責承建,、承辦的項目文件材料進行收集、積累,、整理,，按照歸檔要求移交建設單位。項目實行總承包的,，由總承包單位負責對其總包項目的文件從形成到編制的全過程進行監(jiān)督,、檢查與指導。并負責組織,、協(xié)調(diào)分包單位的歸檔工作,。按規(guī)定向建設單位提交全套完整、準確系統(tǒng)的符合檔案規(guī)范標準的項目檔案,。

由建設單位分別向幾個單位發(fā)包的,，由各承包單位負責收集,、積累,、整理其承包項目的.全部文件。

設計單位：負責對形成的基礎材料和項目設計等文件進行收集,、積累,、整理。

監(jiān)理單位：負責對各參建單位在工程建設中文件的形成及竣工檔案的編制進行監(jiān)督與審核,，特別是對竣工圖完整,、準確、系統(tǒng)進行監(jiān)督和審查,。負責收集,、積累、整理,、歸檔項目監(jiān)理文件,。建設單位委托監(jiān)理單位負責監(jiān)督、檢查項目文件的收集,、積累和完整,、準確、系統(tǒng)情況,，并審核,、簽署,。同時向建設單位提交有關專項報告。驗證材料及其他監(jiān)理文件,。試運行單位：負責收集,、積累、整理在生產(chǎn)技術準備和試運行中形成的文件,。5施工單位歸檔范圍

負責提交施工,，安裝全部技術記錄（含隱蔽工程的各種資料）。負責提交分部試運記錄及驗收簽證書,。負責提交分部試運階段的方案,、措施。

負責提交全部機組建設期間的工程聯(lián)系單及總結(jié),。負責提交檔案歸檔的目錄清單(含電子版目錄),。調(diào)試單位歸檔范圍。

負責提交所承擔的調(diào)試項目的調(diào)試方案,、措施與調(diào)試報告等,。負責提交調(diào)試過程中設備缺陷處理記錄。負責提交調(diào)試過程中變更設計資料及調(diào)試工作總結(jié),。負責提交檔案歸檔的目錄清單(含電子版目錄),。設計單位歸檔范圍

負責提交項目（工程）各設計階段的設計文件。負責提交全部設計修改通知單,。

負責按時提交全套完整的竣工圖（一式八份）,。并切實執(zhí)行竣工圖編制的有關規(guī)定。負責提交設計總結(jié),。

負責提交檔案歸檔的目錄清單(含電子版目錄)質(zhì)量監(jiān)督部門（質(zhì)量監(jiān)督中心站與質(zhì)量監(jiān)督站）監(jiān)理部門歸檔范圍

負責提交監(jiān)理過程中形成的有關工程質(zhì)量,，工期、投資監(jiān)理等方面的全部文件材料,。監(jiān)理各專業(yè)負責人對施工單位,、調(diào)試單位、質(zhì)量監(jiān)督部門的歸檔案卷實施審查,，對被監(jiān)理單位歸檔文件的完整性,、準確性、系統(tǒng)性負責,，并在案卷內(nèi)備考表審核人欄簽署,。負責提交設計、施工,、安裝,、調(diào)試等單位歸檔完整齊全的證明材料。對不符合歸檔要求檔案的處理：

對各單位提供的不符合規(guī)定的案卷和案卷內(nèi)的文件,，行政部有權退回立卷歸檔單位,立卷歸檔單位應按檔案管理的有關規(guī)定進行整改,直至提交符合規(guī)定要求的案卷及案卷文件材料,。

本公司全部文書,、技術檔案及資料均可借閱、利用,。本著既能保守檔案機密,，又能充分發(fā)揮檔案凡因工作需要借閱者，須辦理下列手續(xù)：

6檔案,、資料借閱制度

5.1借閱檔案,、資料一般只需由本人填寫借閱登記即可（注明：用途、領用時間,、歸還時間）,。歸還時管理人員要對其檢查之后方可歸檔。

5.2借閱檔案,、秘密技術檔案和資料,，須填寫借閱單，經(jīng)部門經(jīng)理簽字同意即可,。

5.3絕密文書,、技術檔案和資料一般不借出、不復制,、不攝影,，如確因工作需要，應在借閱單上注明范圍,、內(nèi)容,、用途，先經(jīng)部門經(jīng)理同意,，主管副總批準,、檔案人員只能按其范圍、要求,、內(nèi)容提供利用。

5.4外單位人員借閱檔案,、資料者,，憑單位介紹信，信上要注明查閱范圍,、內(nèi)容,、用途，屬機密,、絕密檔案或資料,，應主管副總同意,，總經(jīng)理批準方能借閱,。

5.5借閱的檔案材料要妥善保存,，不得損壞、勾劃,、刪改,、加注、拆頁等,。借閱人必須妥善保管,，防止丟失和泄密。未經(jīng)同意,，不得復印,、抄錄和轉(zhuǎn)借，不能見檔案內(nèi)容公開出去,。如遇丟失,，要及時寫出丟失報告，在沒有做出處理前停止借閱,。

5.6借閱時間在兩周以內(nèi),，如需繼續(xù)使用可辦續(xù)借手續(xù)。對特殊情況需較長時間利用的要經(jīng)主管副總批準,，但年末要將所借檔案交到檔案室進行清點,、核對后重新借出。對長期借閱檔案不歸還,，又不說明原因,，不辦理續(xù)借手續(xù)的，行政人員要通知借閱部門負責人負責催還,，否則對其整個部門暫停借閱,。并嚴格按經(jīng)濟責任制考核辦法執(zhí)行。

5.7凡借有檔案,、資料者,，在工作調(diào)動、單位撤銷,、退職,、退休、生病住院或借后暫不使用者,，必須將檔案或資料退回行政部,，否則不能辦理調(diào)離手續(xù)。同時行政部如因工作需要有權將檔案,、資料調(diào)回行政部,。

工程檔案管理制度細則篇二

1、所有的工程檔案由工程部文員負責管理,。工程檔案管理人員應嚴格遵守公司檔案管理制度和保密守則,。

2,、各類檔案應按系統(tǒng)：土建、強電,、弱電,、空調(diào)、鍋爐房,、熱力站,、機管，按圖紙資料,、維修記錄,、運行記錄、設備臺帳,、各商戶單元裝修和維修檔案等,，進行分類管理。

3,、按照檔案管理要求存放各類檔案并貼上標簽,。編制檔案目錄，內(nèi)容應與檔案盒外標簽一致,。

4,、外單位交來圖紙由各系統(tǒng)工程師核對實物，如圖紙無誤則由文員按系統(tǒng)歸檔,；圖紙有誤,，則聯(lián)系交圖單位更正。

5,、各類檔案及圖紙資料是工程維修保養(yǎng)的重要依據(jù),，應妥善保存，用途不明的資料應交工程部經(jīng)理確定用途,。圖紙資料,、重要維修記錄和用戶裝修、維修檔案應長期保存,，其他各種記錄保存期限一般為二年以上,，過期需銷毀的.資料應由工程部經(jīng)理、主管及技術人員組成鑒定小組研究后決定,。

6、借閱檔案需經(jīng)相應系統(tǒng)的主管(工程師)以上人員批準,，確定歸還日期,，需續(xù)借的要重新登記。

7,、文員每月對維修登記臺帳,、維修單,、運行記錄、維修記錄等進行整理并分類歸檔,、保存,。

工程檔案管理制度細則篇三

為了切實抓好工程檔案資料的管理工作，確保工程檔案資料的完整,、準確,、系統(tǒng)和有效的`利用，特制定本制度,。

一,、工程檔案工作要與工程建設同步。

二,、工程資料的編目必須完整,，字跡清楚，內(nèi)容真實,，不修正涂改,，不弄虛作假，并確保及時性,、連貫性,。

三、工程項目建設過程中,，建設,、監(jiān)理、施工單位應在各自職責范圍內(nèi)做好工程文件資料的形成積累,、整理,、歸檔、監(jiān)理審查和保管工作,。

四,、各參建單位必須有一位負責人分管檔案資料工作，配備檔案資料管理人員,，制定管理制度,，統(tǒng)一管理工程檔案資料。

五,、工程資料簽字要齊全,，禁止他人代簽或一人多簽，禁止用不確定的語言或模棱兩可的語句進行定性評定,。

六,、做好工程聲像資料。參建單位應指定專人負責各自產(chǎn)生的照片、膠片,、錄像等聲像材料的收集,，工程建設重要階段、重大事件事故,，必須要有完整的聲像材料歸檔,。

七、建設單位隨時檢查有關檔案材料的收集,、整理情況,，對于各階段、各類檔案達不到要求的,，要限期整改,，整改后仍不合格的，建設單位不返回工程質(zhì)量保證金,。

八,、按照工程檔案管理規(guī)定及相關規(guī)范、規(guī)定進行整理,、立卷,、歸檔。

工程檔案管理制度細則篇四

第一章總則

1.1工程項目檔案是企業(yè)檔案的重要組成部分,，對工程項目的開展及公司的生產(chǎn)經(jīng)營有著重要作用;為加強工程項目檔案的管理職責,，規(guī)范檔案管理，結(jié)合施工企業(yè)的實際情況,，制定本規(guī)定,。

1.2本制度適用公司及各分子公司工程建設項目的新建、擴建,、改建,、技術改造及安裝等項目的從立項至竣工驗收過程中的文件編制、檔案,、收集,、管理。

1.3項目工程檔案按照集中統(tǒng)一管理的原則,，由項目部統(tǒng)一管理,，重要及常用的文件移交檔案室保管，以確保工程檔案的完整,、準確和安全,，并便于使用。

1.4項目部根據(jù)工程項目建立,、建全檔案的形成,、收集,、積累,、整理,、歸檔的工作體系。

第二章工程檔案管理機構(gòu)的職責

2.1項目部是公司項目工程相關檔案的統(tǒng)一管理者,，負責組織相關部門和人員收集,、整理項目從立項到最終驗收交付的所有相關文件;并對工程項目進行統(tǒng)一整理造冊。

2.2現(xiàn)場工作組是項目部的下屬部門,，受項目部的直接領導,，在項目部的領導下負責收集現(xiàn)場施工、工程預算,、工程更改,、支付、結(jié)算,、決算,、驗收等環(huán)節(jié)的相關資料的收集、整理;接收,、審核施工,、監(jiān)理等相關方移交的資料，并對收到的資料進行統(tǒng)一整理,。

2.3檔案室接收項目部移交的項目檔案,，并加以分類、整理,、管理,，并負責工程資料的收發(fā)、借閱等工作,。

第三章項目工程檔案管理流程

3.1工程項目檔案是指導工程項目及日后的生產(chǎn),、建設活動的重要依據(jù)，是繼承工程項目知識的重要手段,，因此工程項目檔案管理先明確責任;項目部根據(jù)工程特點,，明確項目從立項到最終驗收交付的過程中檔案管理的相關人員及職責。

3.2從項目開始立項,，項目部制定工程項目檔案負責人,，工程項目施工前由項目部指定人員收集立項、選定工程合作單位,、設計,、預算等相關資料，從項目施工至竣工驗收階段由現(xiàn)場工作組負責檔案的收集,。

3.3資料收集人在工程資料收集后根據(jù)項目工程的邏輯性,，對工程項目資料進行分類整理，對缺少的資料應及時收集，使工程資料完整,、邏輯條理清晰,。

3.4根據(jù)工程項目特性，現(xiàn)場工作人員在適當時候?qū)⒐こ藤Y料移交項目部,，由項目部,，由項目統(tǒng)一整理、登記,、編號,、組卷。根據(jù)其邏輯順序,，分類保存,，保存的資料應做好標識，方便管理查詢,。

3.5項目部對移交的資料統(tǒng)一整理后,，重要的、日常使用的資料,，項目部應及時歸檔,，方便資料需要人的使用，項目部歸檔的工程資料應為原件,，項目部自留復印件,。

檔案室應做好項目部移交資料的登記，并對移交工程資料單獨歸類存放,。

3.6檔案室管理人員應做好借閱管理,，原件資料一般不允許借閱，借閱復印件供借閱人使用,，因特殊原因需要向外遞交的檔案應做好說明,，備注原因。

工程項目檔案借閱后,，檔案管理人應及時通知借閱人,，按期歸還。

第四章項目工程檔案管理

4.1工程項目文件是在項目工程建設過程中形成的各種形式的信息記錄,，包括準備階段文件,、監(jiān)理文件、施工文件,、竣工圖和竣工驗收文件等,。

4.2工程項目檔案從立項到驗收交付過程中，施工,、監(jiān)理等相關方應主動將相關資料移交現(xiàn)場工作人員;同時檔案收集人應及時收集及催促資料移交人移交資料,，工程資料一律先收集,、整理、歸類,，再移交項目部,，由項目部統(tǒng)一整理、分類,，在項目工程每環(huán)節(jié)完成后,，根據(jù)項目特點，由項目部將需要歸檔的檔案移交公司檔案室,。

4.3檔案收集工作的要求

(1)認真貫徹集中統(tǒng)一管理項目檔案的原則;

(2)遵循檔案的自然形成規(guī)律;

(3)保證項目檔案的齊全、完整,、準確;

(4)認真審核,，未經(jīng)相關機構(gòu)審批簽字的要求相關人及時補齊;

(5)資料移交方和接受方均須做好資料備份。

4.4工程項目資料的收集管理

4.4.1項目部負責收集,、積累和整理項目前期文件(施工前)以及設備,，工藝和涉外文件;勘察、設計單位負責收集,、積累勘察,、設計文件，并按規(guī)定向項目部移交有關設計基礎資料和設計文件(見),。

4.4.2項目施工階段,，由承包單位負責其項目全部文件的收集、積累,、整理,，并移交現(xiàn)場工作組;項目監(jiān)理單位負責收集，積累項目監(jiān)理文件,，并提交現(xiàn)場工作組,。

4.4.3項目竣工驗收階段，承包單位負責項目完工資料的收集,、整理,，提交現(xiàn)場工作組;現(xiàn)場工作組負責竣工驗收階段所有資料的`收集、整理,。

4.4.4反映與項目有關的重要職能活動,、具有查考利用價值的各種載體的文件，應收集齊全,，歸入建設工程項目檔案,。

收集范圍包括立項文件、設計基礎文件,、設計文件,、項目管理文件,、施工文件、監(jiān)理文件,、工藝設備文件,、涉外文件、竣工驗收文件等,。

4.4.5各類文件應按文件形成的先后順序或項目完成情況及時收集,。

4.5工程項目資料以收集人收集和檔案資料產(chǎn)生部門或單位主動移交相結(jié)合，在資料收集整理過程中,，對形成的項目工程文件進行鑒別,，包括完整性、準確性鑒別以及審批情況,。

4.6項目工程檔案的分類要求

(1)檔案的分類,，要符合形成檔案的專業(yè)和形成單位的項目活動的性質(zhì)和特點;

(2)在公司各類工程項目中，同一類工程檔案的分類標準應該一致;

(3)分類層次,，類目要簡明,，不宜過多過繁;

(4)分類應力求按照專業(yè)系統(tǒng)實現(xiàn)標準化。

4.7檔案整理工作遵循項目檔案的自然形成規(guī)律,，保持項目檔案材料之間的有機聯(lián)系,，充分利用檔案原有的整理基礎，對項目檔案進行分門別類的整理,，便于保管和利用,。

4.7.1工程項目的前期文件、設備技術文件,、竣工試運行文件及驗收文件,，應根據(jù)文件的性質(zhì)，內(nèi)容分別按年度,、工程整理,。

4.7.2勘察、設計單位形成的基礎材料和項目設計文件,，應按工程項目整理,。

4.7.3施工技術文件應按項目工程的專業(yè)，階段整理;檢查驗收記錄,、質(zhì)量評定及監(jiān)理文件按單位工程整理,。

4.7.4設備、技術,、工藝,、竣工圖、設計變更,、試運行及維護中形成的文件按工程項目整理,。

4.8項目檔案案卷管理

4.8.1組卷要遵循項目文件的形成規(guī)律和成套性特點,，保持卷內(nèi)文件的有機聯(lián)系，分類科學,、組卷合理;法律性文件手續(xù)齊備,。符合檔案管理要求。

4.8.2基建類案卷按項目依據(jù)性材料,、基礎性材料,、工程設計(含初步設計、技術設計,、施工圖設計)工程施工,、工程監(jiān)理、工程竣工驗收等排列,。

4.8.3設備類案卷按設備依據(jù)性材料,，外購設備開箱驗收(自制設備設計、制造,、驗收)、設備安裝調(diào)試,、隨機文件材料,、設備運行、設備維護等排列,。

4.8.4項目檔案號,，要反映項目檔案系統(tǒng)整理后的客觀秩序，同項目檔案的分類方法和分類方案的結(jié)構(gòu)層次相一致;項目檔案號應力求簡明,，不要過于復雜繁瑣,。

項目檔案號=分類號+案卷順序號。

4.9工程項目檔案的編目包括登記號,、登記日期,、檔案號、案卷題名,、編制單位,、數(shù)量、保管期限,、變更記載,、備注等內(nèi)容。

4.10工程項目資料的更改

4.10.1當工程項目文件需要更改時,，文件更改人或更改部門通知收集管理人,，并說明更改的理由依據(jù)和更改內(nèi)容。

4.10.2文件更改原則上應由原審批人審批或依據(jù)項目管理制度要求進行審批,，經(jīng)更改審批的文件應及時交予檔案收集管理人,，收集人交上級管理部門或檔案室,，并做好更改備注。

4.11工程項目檔案的借閱

需要臨時借閱文件的人員應填寫《工程項目檔案借閱申請表》(見附件),，經(jīng)檔案室相關人員同意后方可借閱,，檔案室借閱文件一般為復印件，借閱后必須及時歸還,，《工程借閱記錄》(見附件),，如果原件一般情況下不外借，如確需外借,，說明原因,。

4.12項目工程檔案的保管期限由項目部根據(jù)國家相關規(guī)定而制定，在項目部將資料歸檔移交檔案室時明確提出,，由檔案室人員在保管期滿后,，提出銷毀申請，項目部決定其銷毀與否,。

4.13工程項目合同管理

工程項目合同是工程項目的重要資料,，作為項目實施及工程價款支付的依據(jù)，現(xiàn)場工作組,、項目部及檔案管理人員應作為工程項目管理的重點,。

工程項目合同一經(jīng)審批簽訂后，項目部組織相關人員收集,，并移交檔案室,，通知做好留底工作。

工程項目發(fā)生變更后,，修要更改合同或補充的,，項目部應在合同修改或補充審批后，通知檔案室,，并將新的合同或協(xié)議歸檔,。

第五章附則

5.1本制度由項目部負責解釋。

5.2本制度由項目部制定,、修改,，自總裁批準之日生效實施。

工程檔案管理制度細則篇五

第一節(jié)目的

為了規(guī)范工程文件資料管理,，明確工程中有關文件資料的范圍,、接收、分發(fā),、回收,、存檔的具體工作程序，劃分各部門的職責，確保各有關方均能及時獲得,，順利進行工作,，以利工程建設和竣工移交，特制定本資料管理制度,。

第二節(jié)適用范圍

本管理制度適用于房地產(chǎn)開發(fā)項目的全過程（前期,、中期、后期）,。

第三節(jié)職責

1,、負責本部門文件資料和工程圖紙資料的歸檔管理。

2,、負責工程施工組織設計,、施工方案、環(huán)境控制措施等文件的初審,、督促實施,，以及相關文件的歸檔管理。

3,、負責項目建設中工程文件資料的收集,、積累和完整、準確地掌握工程施工的情況,，以及竣工資料的收集,、整理。

4,、管理好領用的工程文件，回收,、整理,、移交文件。

5,、負責施工單位,、監(jiān)理公司、質(zhì)檢單位等的相關工程文件,，進行回復,、收集、歸檔,。

6,、負責本公司總工辦、施工單位等相關部門文件資料的收集,、傳遞,、回復、歸檔,。

第四節(jié)管理內(nèi)容及要求

1,、對施工方,、監(jiān)理方、總工辦等相關單位或部門發(fā)送至我部門的文件資料進行整理,、分類,、歸檔。

2,、將整理完畢的圖紙資料,，經(jīng)有關主管領導批準后按規(guī)定的份數(shù)分發(fā)至相關單位，并做好發(fā)放記錄,。

1,、設計及材料、設備文件均應在每張圖上做明顯狀態(tài)標識,，以確認是否為有效版本,。

2、名稱相同的.改版文件,，如是整卷冊（整袋）改版的則在圖紙袋上加注版次,，如是對前版文件某一張（某幾張、某一部分）進行改版的,，要在文件袋上清楚的注明將前卷冊文件哪一張（哪幾張,，哪一部分）作廢更換。

3,、對于發(fā)送至工程部的設計變更通知單,，工程部將對設計變更通知單分類、編號,、登記,。原件歸檔，同時按照有關要求發(fā)放給有關單位,，并做好收發(fā)記錄,。

1、圖紙資料如遇交付清單不符或短缺,，難以辯認等問題時,，工程部應立即通知總工辦，由總工辦函告設計方限期補齊和更換,。

2,、如圖紙資料末按合同日期提供，工程部應及時上報公司相關部門,，督促落實,。

1、收到圖紙資料，如果認為該圖紙資料與工程項目不符不能執(zhí)行應注明原因,，及時將圖紙資料送還總工辦,。

2、如問題涉及甲供材料,、設備制造廠商,。工程部及時督促總工辦物資采購人員協(xié)調(diào)解決并負責與材料、設備廠商聯(lián)系處理,。

1,、工程部所有文件按單位工程或分部（分項）工程分類，并在工程的施工組織過程中不斷補充,、完善,。單位分部（分項）工程竣工驗收、分部試運前應組編完畢,，并作為竣工,、試運必要條件，不符合要求者不予驗收,。

2,、文件應齊全、規(guī)范,、完整,、符合要求，歸檔文件資料要字跡清晰,，圖面整潔,。編制文件資料應使用微機打印或黑墨水或藍黑墨水書寫。

3,、在竣工后移交給有關單位和部門,。有關人員對竣工資料的編制、整理,、審核、交接,、驗收等鑒定合格,，檔案管理人員逐項檢查，全部合格后接收資料,，由工程部保管,，歸檔文件應為原件。

1,、當施工方,、調(diào)試方的施工專業(yè)文件資料、資質(zhì)文件資料及工程合約等準備就緒時，應由施工方,、調(diào)試方單位負責人或法人代表審核,、蓋章（簽字）確定，資料文件上報交監(jiān)理方審核,、確定后交工程部審核備案,。

1、工程文件資料需要借閱時,，應由借閱人填寫《工程文件資料借閱申請單》,，經(jīng)借閱人所屬部門或單位負責人核準，簽字確認,，工程文件資料借閱即借即還不得將文件資料帶至文件資料借閱指定區(qū)域之外,。

2、工程文件資料原則上不允許復印,，因工程需要必須復印時,，由當事人填寫《工程文件資料復印申請單》經(jīng)借閱人所屬部門或單位負責人核準，簽字確認,，方可復印,。復印件按照受控文件控制要求執(zhí)行。

1,、工程技術資料主要劃分為五類：

①工程質(zhì)量保證資料,；

②工程分部分項（觀感質(zhì)量評定）評定資料； ③工程技術資料,；

④施工管理資料,；

⑤竣工資料（竣工圖）。

2,、工程技術資料的編制,，應隨施工進度反映工程質(zhì)量。新工藝的實施,，新結(jié)構(gòu)的試驗,，地基檢測，現(xiàn)場安全,，文明施工,，工程相關的照片，音像資料,，能夠反映工程的實施情況,。資料應按有關規(guī)定裝訂，每冊資料應有名稱,、目錄,、頁碼,、說明，以便查找核實,。凡引用復印資料必須有復印時間,，日期，復印人簽字,，復印單位的公章,，并注明原件存放的位置和索引。

3,、工程技術資料的編制流程：工程技術資料應采用國家統(tǒng)一的格式,、表格。

對于工程質(zhì)量保證資料,、工程分部分項評定資料,、工程技術資料，應先由施工單位按照相關規(guī)定編制,、填寫,，然后報監(jiān)理公司審核。監(jiān)理公司根據(jù)現(xiàn)場實際情況,，對相關資料進行復核,、確認，再由監(jiān)理公司向建設單位工程部申報,。建設單位對監(jiān)理公司上報的工程技術資料進一步審核,，根據(jù)資料的類型交相關負責人，包括總工辦（材料部,、造價部）各專業(yè)工程師的核實,、給予簽認，并留檔備查,，同時復回監(jiān)理公司,。對建設單位不須確認的工程資料，工程部存檔即可返回,。

對于施工管理資料,，工程竣工資料，施工單位應向監(jiān)理公司申報,，經(jīng)監(jiān)理公司審查后會同監(jiān)理公司的資料統(tǒng)一上報建設單位,，建設單位統(tǒng)一審查、歸檔,、移交社會檔案管理中心,。

4,、工程技術資料應隨施工進度同步收集,、整理、整編,，應做到齊全、準確,、真實,、可信，不得弄虛作假,，對確認歸檔的資料,，不得涂改、刪除,、更換,，工程資料由工程部專人負責。

1,、工程招投標資料

a,、招標文件；

b,、招標答疑,；

c、標外文件,；

d,、商務標；

e,、技術標,；

f、中標通知書

2,、工程竣工資料由施工單位按當?shù)貦n案部門規(guī)定順序整理,。如：前期資料及設計變更圖紙會審記錄（原件）、各種檢驗實驗資料,、分部分項自檢資料,、竣工驗收資料、竣工驗收備案表（原件）等,。

3,、竣工圖（有竣工圖章內(nèi)容齊全）

4、竣工工程結(jié)算書（造價咨詢單位審查三家蓋章）

入檔的文件資料要按照有序,、成卷,、分類存放，便于查詢,、有條件利用的原則進行保管,。

工程部接收施工單位報來的竣工工程檔案資料，在本部存放時間為3年（從工程竣工備案之日起）,，期滿后由工程部綜合業(yè)務主辦人員辦理相關手續(xù),，負責移交給綜合辦檔案室,。

工程部移交給綜合辦公室的檔案，按照檔案管理規(guī)定管理期限為50年,，需要銷毀時要辦理銷毀手續(xù),，逐級審批，監(jiān)督銷毀,。

工程檔案管理制度細則篇六

(一)工程檔案的歸檔范圍

對于工程建設有關的重要活動,記載工程建設主要過程和現(xiàn)狀,具有保存價值的各種載體的文件,均應收集齊全,整理立卷后歸檔,。(詳附件一)

(二)歸檔文件的要求

1、歸檔的工程文件應為原件,。

2,、工程文件的內(nèi)容必須真實、準確,、清晰,、幅面整潔。

3,、工程文件簽字不得用鉛筆,、圓珠筆等不具耐久性的書寫工具。

4,、工程文件尺寸統(tǒng)一采用a4規(guī)格歸檔,。

各工程部設資料員,主要負責本部門工程項目從工程準備階段到竣工備案驗收過程中程建設文件的`收集、整理,、立卷,、編目、裝訂,、檔案預驗收及移交,。

三、工程檔案的收集,、整理,、立卷、編目,、裝訂,、歸檔、移交,、索引,、保管、統(tǒng)計

(一)工程檔案的收集

文件形成后,文件形成責任人(經(jīng)手人)必須于當天交一份原件給資料員,資料員收到文件后,當天登記入盒,。

(二)工程檔案的整理

按照單位工程分部,、分項工程及文件形成的時間先后順序進行分類排列。

(三)工程檔案的立卷

1,、工程文件可劃分為工程準備階段文件,、監(jiān)理文件,、施工文件、竣工圖,、竣工驗收文件五部分。

2,、工程準備階段文件按建設程序組卷,。

3、監(jiān)理文件按單位工程,、分部工程組卷,。

4、施工文件按單位工程,、分部工程組卷,。

5、竣工圖按專業(yè)組卷,。

6,、竣工驗收文件按單位工程組卷。

(四)工程檔案的編目

1,、每卷單獨編號,頁號從"1"開始,案卷不宜超過30mm;頁號編寫在單頁右下角,雙面書寫的,正面在右下角,背面在左下角,折疊后的圖紙一律在右下角,。

2、卷內(nèi)目錄:"序號"以一份文件為單位,"責任者"填文件的直接形成單位和個人,有多個責任者的,選擇兩個主要責任者,其余用"等"代替,。"文件編號"填寫工程文件原有的文號或圖號;"文件題名"填寫文件標題的名稱,。"日期"填寫文件形成的日期。

未按要求編目的,每項扣罰部門資料員5元,。

(五)工程檔案的裝訂

案卷可采用裝訂與不裝訂兩種形式,文字材料必須裝訂,。既有文字材料,又有圖紙的案卷應裝訂。裝訂應采用線繩三孔左側(cè)裝訂法,。

(六)工程檔案的歸檔

單位工程竣工驗收完成后30日內(nèi),部門資料員要完成該工程檔案的歸檔工作,未按時歸檔的扣罰部門資料員5元,。

(七)工程竣工檔案移交

工程竣工驗收完成后60日內(nèi),部門資料員將完整的工程竣工檔案一份移交給城建檔案館,一份移交給工程檔案室,未及時辦理移交的,扣罰部門資料員5元。

(八)工程檔案的索引(待討論工程代號,、檔號) 工程代號由集團公司統(tǒng)一規(guī)定,檔號由工程檔案中心根據(jù)工程代號填寫,。

案卷號如:第1卷1.1.1-1

專業(yè)號如:基建類1為1.1.1

工程代號如xx花園首期為1.1

樓盤代號如xx花園代號為1

(九)工程檔案的保管

工程檔案管理人員必須確保工程檔案的安全和不被流失。保持檔案室的干燥和通風,保證工程檔案不被腐蝕,。

(十)工程檔案的統(tǒng)計

工程檔案管理人員必須每月對收集,、歸檔、移交,、借閱情況進行統(tǒng)計,及時催促借閱到期文件的歸還,。

保管期限分為永久、長期,、短期(具體詳附件一)

1,、永久:是指工程檔案需永久保存,。

2、長期:是指工程檔案的保存期限等于該工程的使用壽命,。

3,、短期:是指工程檔案保存20年以下。

同一案卷內(nèi)有不同保管期限的文件,該案卷保管期限應從長,。

密級分為機密,、秘密兩種。同一案卷有不同密級的文件,應以高密級為本卷密級,。

工程準備階段文件為機密級,監(jiān)理文件,、施工文件、竣工圖,、竣工驗收文件為秘密級,。

按照集團公司檔案管理制度執(zhí)行。

本制度由部門經(jīng)理負責考核部門資料員,工程技術部經(jīng)理考核工程檔案管理室檔案員,。