一,、行政前臺接待

1. 接待來訪者

接待不明目的的來訪者,，先問清對方來訪原因,，根據(jù)情況判斷是否需要通知公司相關(guān)人員進(jìn)行接待。若有正當(dāng)訪問理由或已預(yù)約,，應(yīng)快速聯(lián)絡(luò)相關(guān)人，請來訪者到會客廳等候,，并給客人倒水或飲料。若訪問對象是集團(tuán)總裁或其他高管,，應(yīng)向其秘書確認(rèn)約見時(shí)間,，并通知其接待。

2. 接待咨詢者

若有業(yè)務(wù)咨詢者來訪,，應(yīng)及時(shí)請業(yè)務(wù)部門的助理或客服部的人員來協(xié)助接待。

3. 接聽電話

接聽電話時(shí),，應(yīng)先說“您好，大地集團(tuán)”,。接聽電話時(shí)使用文明禮貌用語，并記錄電話信息及時(shí)轉(zhuǎn)告相關(guān)人員(注：不可隨意將集團(tuán)總裁或其他高管的聯(lián)系電話透漏給他人),。

4. 接待推銷人員

上班時(shí)間若有其他公司的推銷人員上門推銷，應(yīng)婉轉(zhuǎn)拒絕,，告知上班時(shí)間在公司推銷，會影響他人工作,。

二、信件及報(bào)刊雜志轉(zhuǎn)交

收到信件及報(bào)刊雜志時(shí),，應(yīng)快速,、仔細(xì)辨認(rèn)收件人或收件單位,，并及時(shí)通知收件人前來領(lǐng)取,。若收件人是集團(tuán)總裁或其他高管,，應(yīng)盡快送至其辦公室或轉(zhuǎn)交其秘書接收。

三,、快遞管理

1. 接待快遞員

熟悉目前與公司有業(yè)務(wù)往來的快遞公司，及時(shí)更新快遞公司聯(lián)系人及其聯(lián)絡(luò)方式,，并熱情接待每日前來送,、取件的快遞員。

2. 轉(zhuǎn)交快遞

收到快遞時(shí),，快速、仔細(xì)辨認(rèn)收件人或收件單位,，并及時(shí)通知收件人前來領(lǐng)取，并做好簽收登記,。若收件人是集團(tuán)總裁或其他高管,，應(yīng)盡快送至其辦公室或通知其秘書前來領(lǐng)取。

3. 與保安交接快遞工作

每天下班前將快遞登記簿轉(zhuǎn)交門衛(wèi)室,，第二天早上上班時(shí)再將登記簿取回,，并同時(shí)取回下班時(shí)間保安代理接收的快遞，通知收件人前來領(lǐng)取,。

四、會務(wù)工作

1. 會議前準(zhǔn)備工作

主動關(guān)注會議信息,，向組織者或組織部門了解會議相關(guān)情況，及時(shí)記錄準(zhǔn)備工作內(nèi)容,，并積極協(xié)助;協(xié)助保潔工人做好會議室準(zhǔn)備工作;協(xié)助會議組織者做好會議通知等工作。

2. 會議中服務(wù)工作

維護(hù)會議室外環(huán)境安靜,，根據(jù)會議組織者要求，適時(shí)為與會者準(zhǔn)備茶水飲料,，并隨時(shí)待命，協(xié)助做好其他會務(wù)工作,。

3. 會議后完善工作

負(fù)責(zé)檢查和關(guān)閉會議室電子設(shè)備及電器;協(xié)助保潔工人整理會議室，協(xié)助會議組織者做好會后完善工作,。

五、每日茶歇時(shí)間物品購買及茶歇時(shí)間負(fù)責(zé)

1,、茶歇時(shí)間為員工福利，每天早上10：00-10：15分,，下午16：00-16:15分，前臺接待人員需做好每日茶歇時(shí)間物品購買及擺放,，一般提前5分鐘將物品擺放完畢(茶歇時(shí)間音樂由保安負(fù)責(zé)播放)。

2,、負(fù)責(zé)咖啡機(jī)固定清洗(一般一周清洗一次)，及協(xié)助保潔人員保持茶水臺周邊環(huán)境的清潔。

六,、行政前臺日常事務(wù)

1.保證前臺電子設(shè)備的正常使用

前臺有觸摸屏、電話等電子設(shè)備,，若設(shè)備發(fā)生故障可以先找同事檢查，若無法維修,，可請同事聯(lián)系供貨商或外部維修單位，排除故障,。

2.前臺電源管理

每日下午下班后,，須將前臺電子儀器電源全部關(guān)閉后方可下班。

3.公司鑰匙管理

前臺備有會議室鑰匙及個(gè)別辦公室鑰匙,，前臺應(yīng)妥善保管以備使用,。