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文件及檔案管理制度 文書檔案的管理篇一
二,、歸檔范圍
公司的規(guī)劃,、年度計(jì)劃、統(tǒng)計(jì)資料,、財(cái)務(wù)審計(jì),、會計(jì)檔案,、勞動工資、經(jīng)營情況,、人事檔案,、會議記錄、決定,、委托書,、協(xié)議、合同,、項(xiàng)目方案,、通知等具有參考價值的文件資料。
三,、公司的檔案管理由總經(jīng)理辦公室檔案室檔案管理員負(fù)責(zé),。
四、檔案管理員的職責(zé)：保證公司及各部門的原始資料及單據(jù)齊全完整,、安全保密和使用方便,。
五、資料的收集與整理
1. 公司的歸檔資料實(shí)行“季度歸檔”及“年度歸檔”制度,，即：每年的四,、七、十和次年的一月和每年二月份為公司檔案資料歸檔期,。
2. 在檔案資料歸檔期,，由檔案管理員分別向各主管部門收集應(yīng)該歸檔的原始資料。各主管部門經(jīng)理應(yīng)積極配合與支持,。
3. 凡應(yīng)該及時歸檔的資料,，由檔案管理員負(fù)責(zé)及時歸檔。
4. 各部門專用的收,、發(fā)文件資料,，按文件的密級確定是否歸檔。凡機(jī)密以上級的文件必須把原件放入檔案室,。
5. 檔案管理員根據(jù)公司的《文書立卷歸檔管理制度》實(shí)施檔案歸檔整理,。
六,、資料的分類與歸檔
1. 公司檔案資料的分類依據(jù)《文書立卷歸檔管理制度》的有關(guān)規(guī)定執(zhí)行,。
2. 公司檔案資料的歸檔每年一次，屬于平時立卷歸檔的不在此規(guī)定范圍內(nèi),。
七,、檔案的借閱
1. 總經(jīng)理、副總經(jīng)理,、總監(jiān),、總經(jīng)理辦公室主任借閱非密級檔案可直接通過檔案管理員辦理借閱手續(xù),。
2. 因工作需要，公司的其他人員需借閱非密級檔案時,，由部門經(jīng)理辦理《借閱檔案申請表》送總經(jīng)理辦公室主任核批,。
3. 公司檔案密級分為絕密、機(jī)密,、秘密三個級別,，絕密級檔案禁止調(diào)閱，機(jī)密級檔案只能在檔案室閱覽,，不準(zhǔn)外借,；秘密級檔案經(jīng)審批可以借閱，但借閱時
檔案工作人員要有高度責(zé)任心,。在檔案管理工作中,，嚴(yán)格遵守以下制度：
一、檔案歸檔制度
為了將本單位檔案完整齊全地收集,、保管起來,，建立起內(nèi)容豐富、結(jié)構(gòu)合理的館,、室藏結(jié)構(gòu),，更好地為單位業(yè)務(wù)工作和其他工作服務(wù)，制定本制度,。
（一）歸檔范圍
凡是反映本單位工作或業(yè)務(wù)活動以及其他具有查考利用價值的各種門類,、各種載體的文件材料，均屬歸檔之范圍,。
1,、上級機(jī)關(guān)制發(fā)的屬于本單位主管業(yè)務(wù)并需執(zhí)行的文件，普發(fā)的非主管業(yè)務(wù)但需執(zhí)行的法規(guī)性文件,，上級召開的需貫徹執(zhí)行的會議主要文件以及上級領(lǐng)導(dǎo)針對本單位的重要講話,、指示等。
2,、本單位黨,、政、工,、團(tuán),、人事、財(cái)會,、保衛(wèi),、基建和業(yè)務(wù)（經(jīng)濟(jì)）、科技等工作以及各內(nèi)部機(jī)構(gòu)形成的有查考,、利用價值的文件材料,。
3,、同級單位和非隸屬單位制發(fā)需要執(zhí)行，業(yè)務(wù)或工作聯(lián)系密切以及檢查本單位工作制發(fā)或形成的主要文件,。
4,、直屬下級單位報(bào)送的重要的工作計(jì)劃、總結(jié),、請示,、干部任免、典型材料,、統(tǒng)計(jì)報(bào)表和法規(guī)性備案文件材料,。
5、本單位重要活動,，重大事件以及專門業(yè)務(wù)形成的文字材料,、照片、音像等,。
6,、單位和個人其他有重要保存價值的文件、資料,、圖書,、實(shí)物等。
（二）歸檔時間
需要?dú)w檔的文件材料,，一般按年度進(jìn)行整理,、歸檔。即須在當(dāng)年上半年內(nèi),，將上一年度本單位形成的以及其他屬于歸檔范圍的各種載體的文件,、材料，按照規(guī)定,，收集齊全,，整理立卷，再由檔案人員進(jìn)行規(guī)范整理和實(shí)行集中保管,。
對于專業(yè)方面的專門文件,、特殊載體的文件如基建檔案等，可以適當(dāng)延長收集歸檔時間,，但也要在辦理完畢后及時收集,、整理、歸檔,。
（三）檔的基本要求
1,、歸檔進(jìn)室的文件材料須齊全,、完整,、準(zhǔn)確,，即每年需歸檔的文件材料種類、份數(shù)以及每份文件頁數(shù)等,，不得殘缺不齊,。
2、歸檔進(jìn)室的文件材料應(yīng)系統(tǒng),、條理,、規(guī)范，即符合文件的自然形成規(guī)律,，保管期限區(qū)分準(zhǔn)確,、分類科學(xué)、組卷合理,，卷內(nèi)文件排列有序,、條理清楚。
3,、歸檔進(jìn)室的案卷技術(shù)加工符合要求,，即案卷封面填寫內(nèi)容齊全準(zhǔn)確，格式規(guī)范,，統(tǒng)一打?。话妇硌b訂整齊美觀,，案卷排列及編號符合規(guī)定,。
4、機(jī)關(guān)單位發(fā)文應(yīng)普遍建立“兩套制”,；機(jī)關(guān),、團(tuán)體、企事業(yè)單位及撤銷單位的檔案都要按照國家規(guī)定,，定期向區(qū)檔案館移交,。
二、檔案保管制度
檔案是黨和國家的寶貴財(cái)富,，為維護(hù)檔案的完整與安全,，制定本制度。
（一）根據(jù)保存檔案的數(shù)量,，必須設(shè)置使用的專門檔案庫房,、檔案柜和檔案用具。庫房要堅(jiān)固,、安全,、適用，并有防盜、防塵,、防高溫,、防火、防潮,、防強(qiáng)光,、防鼠、防蟲等設(shè)施,。
（二）注重采用科學(xué)的現(xiàn)代化的檔案保管,，利用高技術(shù)手段、管理方法和設(shè)施設(shè)備,，上等級和有條件的應(yīng)配備去濕機(jī),、空調(diào)和微機(jī)等現(xiàn)代化設(shè)備，努力延長檔案的使用壽命,，保證檔案的安全保存和更好利用,。
（三）接收檔案必須認(rèn)真驗(yàn)收，并辦理交接手續(xù),，對接收和移出的檔案要及時登記和統(tǒng)計(jì),，并進(jìn)行規(guī)范化整理，保證檔案完整,、系統(tǒng),。
（四）做好檔案庫房管理工作，保證庫房內(nèi)檔案柜架和檔案排放,、編號合理有序,，便于保管和利用，嚴(yán)禁吸煙和存放易燃,、易爆物品及其它雜物,。
（五）保證庫房內(nèi)溫濕度符合國家規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)（溫度14－24℃，濕度45－65％）,。
（六）對保管的檔案要每年進(jìn)行一次小檢查,，年終進(jìn)行一次大檢查，發(fā)現(xiàn)蟲蛀,、霉變,、損壞、丟失檔案等現(xiàn)象要及時報(bào)告領(lǐng)導(dǎo),，并積極采取措施予以處理,。
（七）要定期對庫藏檔案進(jìn)行清點(diǎn)核對，做到帳務(wù)相符,，對損壞和模糊不清的檔案要及時搶救和修復(fù),。
三,、檔案保密制度
做好檔案保密管理，是每個檔案工作者的神圣職責(zé),，為確保黨和國家的安全,，制定本制度。
（一）檔案工作人員要努力學(xué)習(xí)馬列主義,、毛澤東思想，學(xué)習(xí)黨的方針政策,，增強(qiáng)黨性觀念,。
（二）嚴(yán)格遵守《檔案法》和《保密法》的規(guī)定，做好檔案的安全,、保衛(wèi),、保密管理
，做到不該說的不說,，不該記的不記,，不在任何地方和任何人面前談?wù)摍n案中涉及黨和國家機(jī)密的有關(guān)內(nèi)容。
（三）嚴(yán)格執(zhí)行檔案的查（借）閱制度,，對不符合正當(dāng)手續(xù)的利用者,，不查檔不借檔。檔案人員不經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn),，不允許擅自為自己的親戚朋友提供檔案資料,。（四）工作人員不準(zhǔn)私自將檔案帶出館、室外,，不準(zhǔn)帶領(lǐng)非本館,、室工作人員入庫房。
（五）工作人員閱卷要堅(jiān)持隨用隨提,，下班時應(yīng)及時入庫,，未使用完畢的，可暫入柜或抽屜,，嚴(yán)禁堆放在桌面上,。
（六）對違犯本制度者，視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的批評教育和行政處分,；構(gòu)成失泄密罪的,，依法追究刑事責(zé)任。
四,、檔案資料查（借）閱制度
檔案利用服務(wù)是檔案工作的根本目的,，為了做好檔案利用服務(wù)工作，充分發(fā)揮檔案的作用,，同時確保檔案的安全,，防止檔案的泄密和損壞，制定本制度。
（一）查檔案人員須持本單位介紹信,，注明查檔人身份,，查檔范圍和目的，方予接待,；利用已開放的檔案,，持身份證即可。
（二）查閱機(jī)密檔案和重要檔案,，必須經(jīng)主要領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后,，方可查閱。
（三）檔案資料一般不予借出館,、室外使用,，如特殊情況非借出不可，需按規(guī)定辦理借閱手續(xù),，借出的檔案不得超過三天,，逾期需要重新辦理借閱手續(xù)。
（四）查閱人員必須填寫《檔案借閱登記表》,，利用檔案后,，均應(yīng)填寫和效果記錄。
（五）查閱檔案的人員,，要愛護(hù)檔案,，不準(zhǔn)擅自摘錄、拍照,、復(fù)制和互相轉(zhuǎn)閱,，不準(zhǔn)圈劃、涂改,、撕頁和拆卷,，對損壞檔案者，要追究其責(zé)任,。
（六）查檔者取證檔案須經(jīng)批準(zhǔn)后,，方可復(fù)制（手抄、打字,、復(fù)印,、拍照等），經(jīng)核對無誤后,，蓋章生效,。
（七）查檔人員要嚴(yán)格遵守本館、室的規(guī)章制度,，館,、室內(nèi)禁止吸煙,，在閱覽室閱卷時不準(zhǔn)喝水，以免損壞檔案,，不準(zhǔn)大聲喧嘩,，影響他人閱覽；要注意閱覽室內(nèi)衛(wèi)生,，愛護(hù)公共財(cái)物,。
（八）利用檔案者要按規(guī)定交納檔案保護(hù)費(fèi)、復(fù)制費(fèi)和取證費(fèi),。
（九）檔案工作人員要端正工作態(tài)度,，積極為利用者服務(wù)，嚴(yán)格執(zhí)行各項(xiàng)檔案利用制度,，做好檔案的監(jiān)護(hù)工作,，確保檔案的完整與安全,。
1,、檔案管理在校長、副校長的領(lǐng)導(dǎo)下,，由辦公室具體抓好檔案建設(shè)工作,。
2、檔案管理人員要認(rèn)真學(xué)習(xí)有關(guān)檔案管理的法律法規(guī),，學(xué)習(xí)并熟悉檔案管理,。
3、檔案管理人員要嚴(yán)守有關(guān)檔案機(jī)密,，確保檔案工作的嚴(yán)密性,。
4、檔案管理人員要堅(jiān)守工作崗位,，按時登記和整理相關(guān)資料歸檔,，確保來件及時收存、及時歸類,。
5,、學(xué)籍檔案、“兩基”檔案,、教師業(yè)務(wù)檔案,、行政檔案等按習(xí)水縣教育局關(guān)于檔案管理的相關(guān)要求，制定管理措施,，分門別類地完善工作,，特別是加強(qiáng)教師業(yè)務(wù)檔案的完善工作，確保學(xué)校檔案能真實(shí),、客觀地記載教職工的工作情況,。
6,、學(xué)校檔案分門別類專柜管理，劃撥一定資金添置檔案設(shè)施,，力求各類檔案放置有序,、查找方便、管理順當(dāng),。
7,、每學(xué)期期末是整理和完善檔案的終結(jié)時間，各部門,、各處,、要認(rèn)真收集開展工作的相關(guān)文字資料、圖片,、表冊等整理,，移交辦公室存檔。
8,、檔案管理人員必須熟悉檔案的建設(shè)情況,，對外調(diào)檔案做到：“取一件、記一件,、還一件,、裝一件”，并負(fù)責(zé)追回外調(diào)時間較長的檔案,，保證檔案不流失,。
為使公司安全生產(chǎn)文件管理制度化、規(guī)范化,、科學(xué)化,，使得每次安全生產(chǎn)檢查能夠有確切可以查閱的資料和記錄，充分發(fā)揮各項(xiàng)安全記錄文件在安全生產(chǎn)中的重要作用,，根據(jù)國家相關(guān)規(guī)定,，結(jié)合公司實(shí)際情況，特制定本制度,。
安全文件管理目標(biāo)及內(nèi)容：
1,、 安全管理各項(xiàng)臺賬要有專門的存放地點(diǎn)，并由專門人員進(jìn)行管理,。
2,、 要對文件的內(nèi)容、份數(shù),、標(biāo)題等逐一核對,，如發(fā)現(xiàn)不符應(yīng)及時向上級報(bào)告。
3,、 應(yīng)及時送交領(lǐng)導(dǎo),，不要擠壓,。
4、 應(yīng)及時登記編號,、分類整理并存檔,，做好詳細(xì)記錄。
5,、 保存時,，要保持文件的完整性。
6,、 需上報(bào)的文件必須經(jīng)過負(fù)責(zé)人及法人的審核,、簽字批準(zhǔn)后方可上報(bào)，文件上必須詳細(xì)寫明文件標(biāo)題,、主送單位,、經(jīng)辦人等。
7,、 存檔人員應(yīng)及時分類整理,、存檔，并統(tǒng)計(jì)編號,、編制目錄等,，以方便查閱,。
8,、 存檔時，要求把文件的批復(fù),、正本,、底稿、主件,、附件收集齊全,，保持文件、材料的完整性,。
9,、 傳閱文件應(yīng)嚴(yán)格遵守傳閱范圍和詳細(xì)規(guī)定，不得將有密級文件帶回家里閱讀或隨身攜帶到公共場所,。
10,、 借閱時要明確責(zé)任人借閱時間和歸還時間。借閱人必須做好保密管理
,，不得翻印和復(fù)印,，不能轉(zhuǎn)借他人。11,、 對于不具備存檔和存查價值的文件應(yīng)填寫《文件銷毀清單》,，經(jīng)安全科長批準(zhǔn)后,，可以銷毀。
一,、為規(guī)范公司檔案管理,，增強(qiáng)公司檔案的實(shí)用性和有效性，特制定本制度,。
二,、歸檔范圍
公司的規(guī)劃、年度計(jì)劃,、統(tǒng)計(jì)資料,、財(cái)務(wù)審計(jì)、會計(jì)檔案,、勞動工資,、經(jīng)營情況、人事檔案,、會議記錄,、決定、委托書,、協(xié)議,、合同、項(xiàng)目方案,、通知等具有參考價值的文件資料,。
三、公司的檔案管理由總經(jīng)理辦公室檔案室檔案管理員負(fù)責(zé),。
四,、檔案管理員的職責(zé)：保證公司及各部門的原始資料及單據(jù)齊全完整、安全保密和使用方便,。
五,、資料的收集與整理
1. 公司的歸檔資料實(shí)行“季度歸檔”及“年度歸檔”制度，即：每年的四,、七,、十和次年的一月和每年二月份為公司檔案資料歸檔期。
2. 在檔案資料歸檔期,，由檔案管理員分別向各主管部門收集應(yīng)該歸檔的原始資料,。各主管部門經(jīng)理應(yīng)積極配合與支持。
3. 凡應(yīng)該及時歸檔的資料,，由檔案管理員負(fù)責(zé)及時歸檔,。
4. 各部門專用的收、發(fā)文件資料,，按文件的密級確定是否歸檔,。凡機(jī)密以上級的文件必須把原件放入檔案室,。
5. 檔案管理員根據(jù)公司的《文書立卷歸檔管理制度》實(shí)施檔案歸檔整理。
六,、資料的分類與歸檔
1. 公司檔案資料的分類依據(jù)《文書立卷歸檔管理制度》的有關(guān)規(guī)定執(zhí)行,。
2. 公司檔案資料的歸檔每年一次，屬于平時立卷歸檔的不在此規(guī)定范圍內(nèi),。
七,、檔案的借閱
1. 總經(jīng)理、副總經(jīng)理,、總監(jiān),、總經(jīng)理辦公室主任借閱非密級檔案可直接通過檔案管理員辦理借閱手續(xù)。
2. 因工作需要,，公司的其他人員需借閱非密級檔案時,，由部門經(jīng)理辦理《借閱檔案申請表》送總經(jīng)理辦公室主任核批。
3. 公司檔案密級分為絕密,、機(jī)密,、秘密三個級別，絕密級檔案禁止調(diào)閱,，機(jī)密級檔案只能在檔案室閱覽,，不準(zhǔn)外借;秘密級檔案經(jīng)審批可以借閱，但借閱時間不得超過4小時,。秘密級檔案的借閱必須由總經(jīng)理或分管副總經(jīng)理批準(zhǔn),。總經(jīng)理因公外出時可委托副總經(jīng)理或總經(jīng)理辦公室主任審批,，具體按委托書的內(nèi)容執(zhí)行,。
4. 檔案借閱者必須做到：
① 愛護(hù)檔案,，保持整潔,，嚴(yán)禁涂改。
② 注意安全保密,，嚴(yán)禁擅自翻印,、抄錄、轉(zhuǎn)借,、遺失,。
八、檔案的銷毀
1. 公司任何個人或部門非經(jīng)允許不得銷毀公司檔案資料,。
2. 當(dāng)某些檔案到了銷毀期時,，由檔案管理員填寫《公司檔案資料銷毀審批表》交總經(jīng)理辦公室主任審核經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后執(zhí)行。
3. 凡屬于密級的檔案資料必須由總經(jīng)理批準(zhǔn)方可銷毀;一般的檔案資料,，由總經(jīng)理辦公室主任批準(zhǔn)后方可銷毀,。
4. 經(jīng)批準(zhǔn)銷毀的公司檔案,，檔案管理員須認(rèn)真核對，將批準(zhǔn)的《公司檔案資料銷毀審批表》和將要銷毀的檔案資料做好登記并歸檔,。登記表永久保存,。
5. 在銷毀公司檔案資料時，必須由總經(jīng)理或分管副總經(jīng)理或總經(jīng)理辦公室主任指定專人監(jiān)督銷毀,。
(一) 質(zhì)量文件包括各類文件,、手冊、作業(yè)指導(dǎo)書,有關(guān)標(biāo)準(zhǔn),、規(guī)范,、規(guī)程,試驗(yàn)檢驗(yàn)質(zhì)量活動記錄等。
(二) 建立收發(fā)文件記錄,建立質(zhì)量體系文件清單,及時收集整理質(zhì)量活動記錄(樣品臺帳,、試驗(yàn)記錄,、試驗(yàn)報(bào)告、試驗(yàn)臺帳等),。
(三) 質(zhì)量文件由資料員建立檔案分類妥善保管,。
(四) 工程試驗(yàn)檢測資料,由資料員隨著工程進(jìn)展及時整理并負(fù)責(zé)歸檔保管,工程竣工后移交技術(shù)部門統(tǒng)一歸檔上繳項(xiàng)目部。
(五) 及時下載有關(guān)方面的電子文件,、通知,經(jīng)主任簽閱后編碼登記,作為有效文件,。
(六) 內(nèi)部文件和資料,對他人復(fù)制或拷貝,須經(jīng)主任批準(zhǔn)。
(七) 過期資料的銷毀嚴(yán)格履行報(bào)批手續(xù),并造冊登記入檔,。
一,、總則
集團(tuán)的各項(xiàng)檔案資料是集團(tuán)行政辦公和經(jīng)營活動中不可缺少的要素。為規(guī)范集團(tuán)檔案管理工作并保證檔案的完整性及保密性,，理順工作程序,，明確工作職責(zé)，杜絕資料流失,，特制定本制度,。
1、凡集團(tuán)總部各部門,、各分子公司在工作活動中形成的,，具有查考利用價值的文件材料，必須按規(guī)定定期向集團(tuán)行政人事部提交備份,，從而保證集團(tuán)行政部作為集團(tuán)檔案管理對口部門檔案資料的完整性,、延續(xù)性、真實(shí)性,。
2,、集團(tuán)總部行政人事部負(fù)責(zé)集團(tuán)檔案管理、文書立卷的工作，并對各分子公司檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督,、指導(dǎo),。各分子公司負(fù)責(zé)人應(yīng)重視本單位文件資料的管理和文書立卷工作，配備專職或兼職人員負(fù)責(zé)此項(xiàng)工作,。
二,、歸檔范圍
1、凡是反映公司工作活動,、具有查考利用價值的文件材料(公文,、電報(bào)、傳真,、圖表,、電子版資料、書信,、報(bào)刊,、錄音、錄像等)均屬歸檔范圍,。
2,、公司設(shè)立、變更的申請,、審批,、登記以及終止、解散后清算等方面的文件材料
3,、公司股東會,、董事會、監(jiān)事會形成的文件材料;
4,、資金借貸,、業(yè)務(wù)往來方面的文件材料(含合同、重要報(bào)表,、銀企聯(lián)系函件等)
5,、政府、項(xiàng)目批文,、合同;
6,、公司制度體系、會議紀(jì)要,、內(nèi)部發(fā)文(包含總經(jīng)理批示后的各項(xiàng)工作流程、公司決定等);
7,、工程進(jìn)度計(jì)劃控制文件(含各業(yè)務(wù)單位往來函件等),、工程初設(shè)、修改、竣工圖紙;
8,、各分子公司及集團(tuán)總部各部門年度工作計(jì)劃及資金計(jì)劃;
9,、公司簽定的各類合同(含商品房買賣合同);
10、公司有效證照,、證件,、印章;
11、具有法律效力及保存價值的文件;
12,、公司重要的會議材料,，包括會議的通知、報(bào)告,、決議,、總結(jié)、領(lǐng)導(dǎo)人講話,、典型發(fā)言,、會議簡報(bào)、會議記錄等;
13,、員工電腦中與公司有關(guān)的電子版資料,、文件等;
14、集團(tuán),、各分子公司獲得的社會榮譽(yù)資料;
15,、其他有必要?dú)w檔管理的資料。包括聲像形式記錄下來的對公司經(jīng)營活動產(chǎn)生作用的各種資料,，上級領(lǐng)導(dǎo),、名人、友人,、協(xié)作單位提供和贈送的題詞,、書畫、文獻(xiàn)資料,、有紀(jì)念意義的各種工藝制品等,。
三、立卷歸檔要求
1,、集團(tuán)行政人事部應(yīng)即時做好檔案歸檔分類保管;各分子公司應(yīng)在每季度最后一天以前將上季度辦理完畢,、需歸檔的文件材料整理、立卷,，向集團(tuán)行政人事部提交備份,。
2、集團(tuán)各部門應(yīng)及時向行政人事部移交發(fā)生的檔案材料,，如有些材料還需使用,，也應(yīng)先按立卷歸檔后再辦理借閱手續(xù);各分子必須嚴(yán)格遵守歸檔制度,，不得無故延期或不交應(yīng)歸檔的備份文件材料。
3,、各分子公司向集團(tuán)行政人事部提交備份檔案時,，要嚴(yán)格履行移交手續(xù)，按文件材料分類造冊,，隨移交備份檔案提供兩聯(lián)清單,，注明移交人，待總部行政人事部專人簽收后各留存一聯(lián)清單備查,。
4,、歸檔案卷的總要求是：遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系,，區(qū)別不同價值,，便于保管和利用。具體應(yīng)做到下述幾點(diǎn)：
(1)歸檔的文件材料種類,、份數(shù)以及每份文件的頁數(shù)均應(yīng)齊全完整,。
(2)在歸檔的文件材料中，應(yīng)將每份文件的正件與附件,、印件與定稿,、請示與批復(fù)、轉(zhuǎn)發(fā)文件與原件,、多種文字形成的同一文件立在一起,，不得分開;文電應(yīng)全在一立卷。
(3)卷內(nèi)文件材料應(yīng)區(qū)別不同情況進(jìn)行排列,，密不可分的文件材料應(yīng)依序排列在一起,，即批復(fù)在前，請示在后;正件在前,，附件在后;印件在前,，定稿在后;
(4)卷內(nèi)文件材料應(yīng)按排列順序依次編寫頁號或件號。裝訂的案卷,，應(yīng)統(tǒng)一在有文字的每頁材料正面的右上角,、背面的左上角填寫頁號;不裝訂的案卷，應(yīng)在卷內(nèi)每份文件材料的右上方編號,，圖表和聲像材料等也應(yīng)在圖表上或聲像材料的背面編號,。
(5)按各類檔案資料的保密級別、保存期限,，案卷必須以規(guī)定的格式逐件填寫卷內(nèi)文件目錄,，對文件材料的題名不要隨意更改和簡化;沒有題名應(yīng)擬寫題名，有的雖有題名無實(shí)質(zhì)內(nèi)容的也應(yīng)重新擬寫：沒有責(zé)任者,、年,、月,、日的文件材料要考證清楚,，填入有關(guān)項(xiàng)內(nèi);卷內(nèi)文件目錄放在卷目,。
(6)聲像材料應(yīng)用文字標(biāo)出攝像或錄音的對象、時間,、地點(diǎn),、中心內(nèi)容和責(zé)任者。
四,、檔案保管期限
1,、文書檔案的保管期限定為永久、長期和短期三種,。長期為十六至五十年左右,，短期為十五年以下，三年以上,。
2,、確定集團(tuán)檔案保管期限的原則
(1)凡是反映公司主要職能活動和基本歷史面貌的，對本公司有長遠(yuǎn)利用價值的檔案,，列為永久保管,。
(2)凡是反映公司一般活動，在較長期時間內(nèi)對公司工作有查考利用價值的文件材料,，列為長期保管,。
(3)凡是在較短時間內(nèi)對公司有參考價值的文件材料，列為短期保管,。
五,、檔案保密級別
1、檔案分一般檔案和有密級檔案兩類,。檔案密級分為絕密,、機(jī)密二級。檔案的密級由檔案提交人提議,， 行政人事部經(jīng)理核定密級,。
2、有密級檔案只許在檔案室翻閱,，不許帶離本室;有密級檔案復(fù)制時,，需經(jīng)辦公室主任(行政人事部經(jīng)理)及副總以上領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。
3,、有密級檔案只限歸檔人使用,，其他人員使用需經(jīng)辦公室主任(集團(tuán)行政人事部經(jīng)理)及副總以上級領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。
4,、對已到保密期限的檔案要請相關(guān)部門領(lǐng)導(dǎo)和辦公室主任(集團(tuán)行政人事部經(jīng)理)鑒定解密,，對解密檔案作一般檔案管理,，及時提供利用。
六,、檔案的借閱
1,、各部門因工作需要，借閱本部門的業(yè)務(wù)檔案需經(jīng)本部門領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn),，然后到檔案管理員處填寫檔案調(diào)閱登記簿,，方可借閱。
2,、公司各部門借閱非本部門的業(yè)務(wù)檔案須經(jīng)檔案所屬部門同意或辦公室主任(集團(tuán)行政人事部經(jīng)理)批準(zhǔn),。
3、借閱檔案必須嚴(yán)格履行登記手續(xù),，歸還的檔案要進(jìn)行檢查,、清點(diǎn)，并在登記薄上注銷,。
4,、借閱檔案的人員，不得泄密,、涂改,、折散、轉(zhuǎn)借復(fù)印和攜帶檔案外出,，如有特殊情況需要轉(zhuǎn)借或攜帶檔案外出時,，須經(jīng)辦公室主任(集團(tuán)行政人事部經(jīng)理)批準(zhǔn)。
5,、有密級的檔案調(diào)閱,、復(fù)制時均需辦公室主任(行政人事部經(jīng)理)及副總以上領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。
6,、借閱的檔案用完后,，應(yīng)及時歸還，借用時間一般不得超過十天,。
7,、借閱人對檔案要妥善保管，不得遺失,。
8,、凡借閱的檔案、文件一律不得私自復(fù)印,，如工作需要,，應(yīng)按公司有關(guān)保密規(guī)定辦理。
七,、電腦檔案的管理
1,、 所有員工使用的電腦必須指定專門的區(qū)域存放公司相關(guān)的文件,、資料，在指定存放區(qū)域里設(shè)定工作人員專用文件夾,，使用電腦工作人員將各類文件,、資料在該文件夾中設(shè)定子文件夾分類存放。
2,、各分子公司辦公室主任(集團(tuán)行政人事部經(jīng)理)即為電腦檔案管理責(zé)任人,。公司所有員工須到電腦管理責(zé)任人處對存檔電腦區(qū)域,、文件夾名稱進(jìn)行如實(shí)登記;各電腦檔案管理責(zé)任人須定時對本單位的電腦按照登記存放區(qū)域進(jìn)行檢查,。
八、檔案的鑒定與銷毀
1,、集團(tuán)行政人事部定期對所保存的檔案進(jìn)行鑒定,，對于保存期限已滿的檔案材料，按規(guī)定進(jìn)行銷毀,。
2,、檔案鑒定工作由集團(tuán)行政人事部經(jīng)理主持，有關(guān)部門參加,，組成檔案鑒定小組,，對被鑒定的檔案進(jìn)行逐件審查，提出存毀意見,。
3,、檔案材料鑒定小組審定，并經(jīng)集團(tuán)總裁批準(zhǔn)后,，方可銷毀,。
4、銷毀檔案材料,，要由二人以上并在指定地點(diǎn)進(jìn)行監(jiān)銷,，監(jiān)銷人要在銷毀清冊上簽字。
九,、罰則
1,、集團(tuán)各分子公司凡違反本制度，無故延期或不交應(yīng)歸檔的備份文件材料的,，一經(jīng)發(fā)現(xiàn),，限期上交，經(jīng)催交仍拖延不交的,，除責(zé)令其文件部門負(fù)責(zé)人和單位領(lǐng)導(dǎo)寫出書面檢查外,，各罰款100元～500元，并予以集團(tuán)內(nèi)通報(bào)批評,。
2,、集團(tuán)所有員工凡違反制度第六條第4項(xiàng),，泄露公司檔案秘密的，涂改,、拆散或未經(jīng)辦公室主任(集團(tuán)行政部經(jīng)理)批準(zhǔn)轉(zhuǎn)借,、復(fù)印或攜帶檔案外出的，視具體情況,，對其部門領(lǐng)導(dǎo)和當(dāng)事人各罰款500元～1000元,，并予以通報(bào)批評;如造成惡劣后果者，視情況嚴(yán)重程度追究其法律責(zé)任,。
3,、集團(tuán)所有員工凡違反本制度第六條第6項(xiàng)，不按借閱期限歸還的,，限期歸還并責(zé)令其當(dāng)事人寫出書面檢查,。
4、集團(tuán)所有員工凡違反本制度第六條第7項(xiàng),，遺失檔案的,，應(yīng)立即報(bào)告，如因遺失檔案,，泄露公司商業(yè)秘密,，造成惡劣后果者，視情況嚴(yán)重程度追究其相關(guān)責(zé)任,。
5,、檔案管理員丟失、規(guī)范檔案調(diào)閱流程或擅自提供泄漏檔案機(jī)密,，應(yīng)根據(jù)情節(jié)輕重,，給予紀(jì)律處分及相應(yīng)罰款，直至依法追究法律責(zé)任,。
6,、集團(tuán)所有員工凡違反本制度第七條，不按規(guī)定存放電腦檔案,，不按規(guī)定接受檢查者給予相應(yīng)的紀(jì)律處分及罰款,。
十、附則
1,、本制度自2007年9月1日生效,。
2、本制度由集團(tuán)行政人事部負(fù)責(zé)解釋,。
3,、各子公司應(yīng)根據(jù)本制度，結(jié)合本單位的實(shí)際情況，制定具體實(shí)施細(xì)則,。
4,、以往的相關(guān)規(guī)定與本辦法不一致的，以本制度為準(zhǔn),。
十一,、附件：集團(tuán)各分子公司各部門存檔及備案范圍
