每個(gè)人都曾試圖在平淡的學(xué)習(xí),、工作和生活中寫一篇文章,。寫作是培養(yǎng)人的觀察、聯(lián)想,、想象,、思維和記憶的重要手段。范文怎么寫才能發(fā)揮它最大的作用呢,?下面是小編為大家收集的優(yōu)秀范文,,供大家參考借鑒,希望可以幫助到有需要的朋友,。
檔案管理制度 檔案管理制度及職責(zé)篇一
一,、公司設(shè)立文件檔案管理專員,切實(shí)做好文件檔案的收集,、分類,、整理、立卷,、歸檔工作,,保證文件檔案資料的齊全完整,提高案卷質(zhì)量,,使文件檔案管理工作達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)化,、制度化,、規(guī)范化的要求,并逐步實(shí)現(xiàn)電子信息化管理,。
二,、凡是公司在工作中形成的文件和具有查考利用價(jià)值的各類資料、原始記錄,、出版物,、各種圖表薄冊(cè)、照片以及與本公司生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)相關(guān)的上級(jí)事文等都要齊全完整地收集,、整理,、立卷、保管,。
三,、人力資源專員要做好公司員工人事檔案的收集、整理,、立卷,、管理工作,確保資料完整,。
四,、檔案管理員要對(duì)公司安全生產(chǎn)相關(guān)文件資料專門建檔。進(jìn)行管理,。
五,、立卷應(yīng)根據(jù)其相互聯(lián)系、保存價(jià)值分類整理立卷,,保證檔案的齊全,、完整,能反映公司的主要情況,,以便于保管和利用,。
六、文件資料檔案的保管,、查閱,。
1,、所有檔案必須入框上架,,科學(xué)排列,便于查找,,避免暴露或捆扎堆放,。
2、文件柜,、檔案室要保持整潔衛(wèi)生,,認(rèn)真做好文件檔案“八防”工作,,特別是檔案室防火、防鼠,、防濕,、防盜工作要常抓不懈,要定期檢查,、經(jīng)常核對(duì)文件檔案資料,,發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理、報(bào)告并做好相關(guān)記錄,,確保文件檔案資料的完整與安全,。
七、公司內(nèi)部員工因工作需要查閱檔案資料,,須報(bào)請(qǐng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn),,外單位人員要查閱、復(fù)印公司檔案,,必須持單位介紹信并經(jīng)本公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后,,方可查閱;公司所有檔案一律不允許外借。不論是誰(shuí)查閱,、復(fù)印檔案,,公司檔案管理員都必須如實(shí)進(jìn)行登記,注清查閱時(shí)間,、查閱內(nèi)容,、查閱人姓名、批準(zhǔn)領(lǐng)導(dǎo),、是否復(fù)印等相關(guān)內(nèi)容,。
八、對(duì)于公司機(jī)密文件及檔案的管理,,要有專柜存放并單獨(dú)設(shè)鎖,,無(wú)關(guān)人員不準(zhǔn)接觸,工作人員要嚴(yán)守機(jī)密,。
檔案管理制度 檔案管理制度及職責(zé)篇二
一,、 為規(guī)范公司檔案管理,增強(qiáng)公司檔案的實(shí)用性和有效性,,特制定本制度,。
二、 歸檔范圍
公司的規(guī)劃,、年度計(jì)劃,、統(tǒng)計(jì)資料、財(cái)務(wù)審計(jì),、會(huì)計(jì)檔案,、勞動(dòng)工資,、經(jīng)營(yíng)情況、人事檔案,、會(huì)議記錄,、決定、委托書,、協(xié)議,、合同、項(xiàng)目方案,、通知等具有參考價(jià)值的文件資料,。
三、 公司的檔案管理由總經(jīng)理辦公室檔案室檔案管理員負(fù)責(zé),。
四,、 檔案管理員的職責(zé):保證公司及各部門的原始資料及單據(jù)齊全完整、安全保密和使用方便,。
五,、 資料的收集與整理
1. 公司的歸檔資料實(shí)行“季度歸檔”及“年度歸檔”制度,即:每年的四,、七,、十和次年的一月和每年二月份為公司檔案資料歸檔期。
2. 在檔案資料歸檔期,,由檔案管理員分別向各主管部門收集應(yīng)該歸檔的原始資料,。各主管部門經(jīng)理應(yīng)積極配合與支持。
3. 凡應(yīng)該及時(shí)歸檔的資料,,由檔案管理員負(fù)責(zé)及時(shí)歸檔,。
4. 各部門專用的收、發(fā)文件資料,,按文件的密級(jí)確定是否歸檔,。凡機(jī)密以上級(jí)的文件必須把原件放入檔案室。
5. 檔案管理員根據(jù)公司的《文書立卷歸檔管理制度》實(shí)施檔案歸檔整理,。
六,、 資料的分類與歸檔
1. 公司檔案資料的分類依據(jù)《文書立卷歸檔管理制度》的有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。
2. 公司檔案資料的歸檔每年一次,,屬于平時(shí)立卷歸檔的不在此規(guī)定范圍內(nèi),。
七、 檔案的借閱
1. 總經(jīng)理,、副總經(jīng)理,、總監(jiān),、總經(jīng)理辦公室主任借閱非密級(jí)檔案可直接通過(guò)檔案管理員辦理借閱手續(xù),。
2. 因工作需要,,公司的其他人員需借閱非密級(jí)檔案時(shí),由部門經(jīng)理辦理《借閱檔案申請(qǐng)表》送總經(jīng)理辦公室主任核批,。
3. 公司檔案密級(jí)分為絕密,、機(jī)密、秘密三個(gè)級(jí)別,,絕密級(jí)檔案禁止調(diào)閱,,機(jī)密級(jí)檔案只能在檔案室閱覽,不準(zhǔn)外借,;秘密級(jí)檔案經(jīng)審批可以借閱,,但借閱時(shí)
檔案管理制度 檔案管理制度及職責(zé)篇三
1、公司檔案工作實(shí)行二級(jí)管理,,一級(jí)管理是指公司綜合管理部的統(tǒng)籌管理;二級(jí)管理是指各部門的檔案資料管理工作,。
2、綜合管理部檔案管理員負(fù)責(zé)公司所有檔案資料的統(tǒng)一收集管理,,各部門的檔案管理員負(fù)責(zé)本部門檔案資料的使用管理,。
3、檔案管理人員要嚴(yán)格執(zhí)行公司檔案管理規(guī)定,,認(rèn)真細(xì)致地做好檔案保管以及利用工作,,充分發(fā)揮檔案資料的作用。
4,、綜合管理部檔案管理員有責(zé)任對(duì)二級(jí)檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督和指導(dǎo),,每年對(duì)二級(jí)檔案管理進(jìn)行一次檢查驗(yàn)收。
1,、凡是反映公司戰(zhàn)略發(fā)展,、生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)、企業(yè)管理及工程建設(shè)等活動(dòng),,具有查考利用價(jià)值的文件資料均屬歸檔范圍,。
2、凡屬歸檔范圍的文件資料,,均由公司集中統(tǒng)一管理,,任何個(gè)人不得擅自留存。
3,、歸檔的文件資料,,原則上必須是原件,原件用于報(bào)批不能歸檔或相關(guān)部門保留的,,綜合部保存復(fù)印件。
4,、凡公司業(yè)務(wù)活動(dòng)中收到的文件,、函件承辦后均要及時(shí)歸檔;以公司名義發(fā)出的文件,、函件要留底稿及正文備查,。
5、業(yè)務(wù)活動(dòng)中涉及金融財(cái)稅方面的資料,由財(cái)務(wù)部保存原件;屬于人事方面的資料,由人力資源部保存原件;屬于工程建設(shè)方面的,,由規(guī)劃建設(shè)部保存原件,。以上部門應(yīng)將涉外事務(wù)的復(fù)印件報(bào)綜合管理部備案,。
6,、由公司對(duì)外簽訂的經(jīng)濟(jì)合同,,應(yīng)保留三份原件,,綜合管理部保存一份,,財(cái)務(wù)部及合同執(zhí)行(或簽訂)部門各保存一份。特殊情況只有一份原件時(shí),,由綜合部保存原件。
7,、在歸檔范圍內(nèi)的其他資料,,由經(jīng)辦人整理后連同有關(guān)資料移交綜合管理部檔案室,。部門需要使用的可復(fù)印或復(fù)制,歸檔范圍外的由各部門自行保管,。
1,、公司綜合管理部設(shè)存放檔案的專門庫(kù)房,各部門應(yīng)根據(jù)保存檔案數(shù)量,,設(shè)置存放檔案的箱柜,并具備防火,、防潮,、防蟲等安全條件。
2,、歸檔資料要進(jìn)行登記,,編制歸檔目錄,。
3、檔案管理員要科學(xué)地編制分類法,,根據(jù)分類法,編制分類目錄;根據(jù)需要編制專題目錄,,完善檢索工具,以便于查找,。
4,、檔案要分類,、分卷裝訂成冊(cè),,保管要有條理,,主次分明,,存放科學(xué),。
5,、庫(kù)存檔案必須圖物相符,帳物相符,。
6,、檔案管理人員要熟悉所管理的檔案資料,了解利用者的需求,,掌握利用規(guī)律,。
7、根據(jù)有關(guān)規(guī)定及公司實(shí)際情況,,確定檔案保存期限,,每年年終據(jù)此進(jìn)行整理、剔除,。
8,、經(jīng)確定需銷毀的檔案,,由檔案管理員編造銷毀清冊(cè),經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)及有關(guān)人員會(huì)審批準(zhǔn)后銷毀,。銷毀的檔案清單由檔案員永久保存,。
9、嚴(yán)格遵守檔案安全保密制度,,做好檔案流失的防護(hù)工作,。
10、凡公司工作人員調(diào)離崗位前必須做好資料移交工作,,方可辦理調(diào)動(dòng)手續(xù),。
1、檔案屬于公司機(jī)密,,未經(jīng)許可不得外借,、外傳。外單位人員未經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)不得借閱,。
2,、借閱檔案資料,須經(jīng)檔案保管部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn),。閱檔必須在辦公室指定的地方,,不得攜帶外出。需要借出檔案的,,須經(jīng)檔案保管部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn),。
3、借閱檔案,,必須履行登記,、簽收手續(xù)。
4,、借出檔案材料的時(shí)間不得超過(guò)一周,,必要時(shí)可以續(xù)借。過(guò)期由檔案管理員催還,。需要長(zhǎng)期借出的,,須經(jīng)分管副總經(jīng)理批準(zhǔn)。
5,、借出檔案時(shí),,應(yīng)在借出的檔案位置上,放一代替卡,,標(biāo)明卷號(hào),、借閱時(shí)間、借閱單位或借閱人,以便查閱和催還,。
6,、借閱檔案資料者必須妥善保管檔案資料,不得任意轉(zhuǎn)借或復(fù)印,、不得拆封,、損污文件,歸還時(shí)保證檔案材料完整無(wú)損,,否則,,追究當(dāng)事人責(zé)任。
7,、借出檔案材料,,因保管不慎丟失時(shí),要及時(shí)追查,,并報(bào)告主管部門及時(shí)處理,。
8、重要檔案,、機(jī)密檔案不得借閱,,必須借閱的要經(jīng)分管副總經(jīng)理同意,必須外借的,,由總經(jīng)理審批,。
第六條 二級(jí)檔案應(yīng)根據(jù)資料的性質(zhì)和部門需要,每三年移交一次,,必須保留的盡量留復(fù)印件,,其余資料交綜合管理部統(tǒng)一保存。
第七條 本制度從二o xx年十月一日起執(zhí)行,。
檔案管理制度 檔案管理制度及職責(zé)篇四
1 產(chǎn)生目的
為保證公司文件的完整,,便于查找利用,做好收集,、立卷,、保管、借閱,、統(tǒng)計(jì)等工作,,特制定本制度。
2 適用范圍
適用于公司各種文件,、記錄、檔案資料的管理,。
3 正文
3.1 文件資料的收集
3.1.1 收集范圍
凡是公司在工作中形成或使用的,、辦理完畢、具有查考利用價(jià)值的文件、電報(bào),、各種記錄,、出版物以及各種圖表薄冊(cè)、照片等都要齊全完整地收集,,具體包括以下各項(xiàng):
3.1.1.1 上級(jí)來(lái)文
(1) 上級(jí)機(jī)關(guān)召開的需要貫徹執(zhí)行的會(huì)議的主要文件材料及上級(jí)機(jī)關(guān)頒發(fā)的要求公司執(zhí)行的文件;
(2) 上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)視察,、檢查公司工作時(shí)的重要指示、講話,、題詞,、照片和有特殊保存價(jià)值的錄音、錄像等材料,。
3.1.1.2公司文件材料
(1) 會(huì)議文件,,包括本公司重要會(huì)議形成的文件和領(lǐng)導(dǎo)的講話稿等;
(2) 公司發(fā)布(包括轉(zhuǎn)發(fā))的各種正式文件的簽發(fā)稿、印制稿,、重要文件的修改稿;
(3) 公司的請(qǐng)示與上級(jí)批復(fù)文件,,下級(jí)單位的'請(qǐng)示與公司的批復(fù)文件;
(4) 公司各職能部門在工作中形成的工作計(jì)劃、總結(jié),、報(bào)告;
(5) 反映公司業(yè)務(wù)活動(dòng)和科學(xué)技術(shù)管理的專業(yè)文件材料;
(6) 公司檢查下級(jí)單位工作,,調(diào)查研究形成的重要文件材料;
(7) 公司的統(tǒng)計(jì)報(bào)表、統(tǒng)計(jì)分析材料(包括計(jì)算機(jī)盤片等),、財(cái)務(wù)報(bào)表,、憑證、帳簿,、審計(jì)等文件材料;
(8) 公司黨,、團(tuán)和內(nèi)部組織機(jī)構(gòu)在工作中形成的重要文件材料;
(9) 公司領(lǐng)導(dǎo)人在公務(wù)活動(dòng)中形成的重要信件、電報(bào),、電話記錄;從外單位帶回公司有關(guān)的未經(jīng)文書處理登記的文件材料;
(10)公司基本建設(shè)工程施工竣工,、購(gòu)置大中型設(shè)備的文件材料,公司直接管理的科研,、建設(shè)項(xiàng)目的科技文件材料;
(11)公司成立,、合并、撤銷、更改名稱,、啟用印信及其組織簡(jiǎn)則、人員編制等文件材料;
(12)公司的歷史沿革,、大事記、年鑒、反映公司重要活動(dòng)的剪報(bào)、聲像材料、榮譽(yù)獎(jiǎng)勵(lì)證書,、有紀(jì)念意義和憑證性的實(shí)物和展覽照片,、錄音,、錄像等文件材料;
(13)公司制定的工作條例,、章程、制度等文件材料;
(14)公司干部任免(包括備案),、調(diào)配,、培訓(xùn),、專業(yè)技術(shù)職務(wù)評(píng)定,、聘任、黨員、團(tuán)員,、干部,、員工名冊(cè),、報(bào)表以及職工的錄用轉(zhuǎn)正、定級(jí),、調(diào)資,、退職,、退休等工作及干部獎(jiǎng)懲等文件材料;
(15)公司員工轉(zhuǎn)移工資、行政,、黨,、團(tuán)組織介紹信及存根;
(16)公司財(cái)產(chǎn)、物資、檔案等的交接憑證,、清冊(cè);
(17)公司編印刊物的定稿和印本、編輯出版物的定稿樣本;
(18)公司簽訂的各種合同、協(xié)議等材料;
(19)公司外事活動(dòng)中形成的請(qǐng)示,、報(bào)告、計(jì)劃,、考察總結(jié),、重要簡(jiǎn)報(bào)、會(huì)議紀(jì)要,、記錄聲像材料,、有參考價(jià)值的資料、互贈(zèng)禮品清單,、工作來(lái)往文件等;
(20)各種普查工作中形成的文件材料,。
3.1.2 收集中應(yīng)注意的問(wèn)題
3.1.2.1 公務(wù)電報(bào)要同其他文件材料一起收集立卷。
3.1.2.2 正文和附件要同時(shí)收集,。
3.1.2.3 一般文件只存印本和完稿,,其它底稿不必存檔,但特別重要的文件例外,。
3.1.2.4 作者,、時(shí)間、數(shù)字模糊不清和簽發(fā)手續(xù)不全,、張頁(yè)殘缺的文件,,一經(jīng)發(fā)現(xiàn)要補(bǔ)充完整后再立卷歸檔。
3.1.2.5 有領(lǐng)導(dǎo)重要批示意見的文件處理單,,應(yīng)隨文件一起存檔,。
3.1.2.6 有請(qǐng)示無(wú)批復(fù)的文件,應(yīng)當(dāng)查明原因,,采取補(bǔ)救措施補(bǔ)齊,,沒(méi)有書面文件的,應(yīng)注明情況,,并加蓋公章,。
3.1.2.7 用鉛筆、圓珠筆或復(fù)寫的文件底稿,,應(yīng)退回文件撰稿單位復(fù)制,。
3.1.2.8 經(jīng)多方查找,,證明確實(shí)已丟失的文件,應(yīng)用公用信箋寫上文件名稱,,注明丟失原因,,加蓋公章,替代所丟文件歸檔,。
3.2 立卷歸檔
3.2.1 公文立卷應(yīng)根據(jù)其相互聯(lián)系,、保存價(jià)值分類整理立卷,保證檔案的齊全,、完整,,能反映公司的主要情況,以便于保管和利用,。
3.2.2 文件材料的分類
應(yīng)先按文件材料的重要性,,在收藏時(shí)間上分為永久,、長(zhǎng)期,、短期三種,,然后依據(jù)事先編好的立卷類目,,從文件材料的聯(lián)系中采取相應(yīng)的措施進(jìn)行分門別類。
3.2.3 立卷分工
3.2.3.1 各單位形成的文件,,自行立卷;
3.2.3.2 下級(jí)單位報(bào)來(lái)的重要的,、批辦了的文件,由承辦單位立卷;
3.2.3.3 上級(jí)單位頒發(fā)的專業(yè)性文件,,由承辦單位立卷;非專業(yè)性文件,,由辦公室立卷,。
3.2.4 歸檔
3.2.4.1 各單位于4月底前將上年度文件材料立卷完畢,,交檔案室統(tǒng)一存檔(人事檔案,、財(cái)務(wù)檔案,、科技檔案等有特殊要求的,,由其職能部門負(fù)責(zé)管理)。
3.2.4.2 各種文件,、資料,,按一定的特征進(jìn)行排列和系統(tǒng)化,必須層次分明,、編寫頁(yè)碼,、填寫卷內(nèi)文件目錄。
3.2.4.3 不同價(jià)值,、不同性質(zhì)的文件資料應(yīng)當(dāng)區(qū)別管理,,單獨(dú)立卷。
3.2.4.4 卷必須整齊,,底圖一律按要求存放,以便保管,、查閱,。
3.3 檔案保管
3.3.1 檔案必須入框上架,科學(xué)排列,,便于查找,,避免暴露或捆扎堆放。
3.3.2 膠片,、照片,、磁帶要專柜密封保管,膠片和照片,、母片和拷貝要分別存放,。
3.3.3 底圖入庫(kù)要認(rèn)真檢查,平放或卷放,。
3.3.4 庫(kù)藏檔案要定期核對(duì),,做到帳物相符。發(fā)現(xiàn)破損變質(zhì)及時(shí)修補(bǔ)或復(fù)制。
3.4 檔案借閱
3.4.1 借閱檔案必須當(dāng)面查點(diǎn)清楚,,并辦理借閱手續(xù),。借閱的案卷要注意愛護(hù),不得丟失,、損壞,、涂改,要如期歸還,。
3.4.2 借出的檔案要注意保密,,不得將檔案帶入宿舍或公共場(chǎng)所,不得讓無(wú)關(guān)人員翻閱,。
3.4.3 借閱時(shí)間最長(zhǎng)不得超過(guò)一個(gè)月,,卻因工作需要到期不能歸還者,要說(shuō)明情況,,辦理續(xù)借手續(xù),。
3.4.4 歸還檔案時(shí),由檔案管理人員當(dāng)面查點(diǎn)清楚,,并在借閱登記簿上及時(shí)注銷,。
3.4.5 凡需借閱、抄錄絕密級(jí)重要數(shù)據(jù)資料,,必須經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn),,否則一律不準(zhǔn)借閱、抄錄,、復(fù)印,。
3.4.6 底圖一般不予外借。
3.5 檔案銷毀
對(duì)于過(guò)期并失去保存價(jià)值的文件材料,,經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn),,可以定期銷毀。
3.6 檔案統(tǒng)計(jì)
3.6.1 銷毀秘密公文,,應(yīng)進(jìn)行登記,,有2人監(jiān)督,保證不丟失,、不漏銷,。
3.6.2 要及時(shí)對(duì)檔案數(shù)量、鑒定情況,、利用情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì),。
3.6.3 除按上級(jí)主管部門的要求及時(shí)填報(bào)統(tǒng)計(jì)資料外,還應(yīng)做好檔案統(tǒng)計(jì)的基礎(chǔ)工作,。
3.6.4 統(tǒng)計(jì)數(shù)字要準(zhǔn)確真實(shí),。
3.6.5 對(duì)永久,、長(zhǎng)期、短期保存的文件資料分別進(jìn)行統(tǒng)計(jì),,以便反映檔案的不同價(jià)值和庫(kù)存發(fā)展趨勢(shì),。
3.7 檔案保密
3.7.1 檔案工作人員要嚴(yán)守機(jī)密,檔案存放要單獨(dú)設(shè)鎖,,無(wú)關(guān)人員不準(zhǔn)接觸,。
3.7.2 不得傳播、議論有關(guān)機(jī)密問(wèn)題,。
3.7.3 檔案資料不準(zhǔn)帶到公共場(chǎng)所,。
檔案管理制度 檔案管理制度及職責(zé)篇五
集團(tuán)的各項(xiàng)檔案資料是集團(tuán)行政辦公和經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中不可缺少的要素。為規(guī)范集團(tuán)檔案管理工作并保證檔案的完整性及保密性,,理順工作程序,,明確工作職責(zé),杜絕資料流失,,特制定本制度,。
1、凡集團(tuán)總部各部門,、各分子公司在工作活動(dòng)中形成的,,具有查考利用價(jià)值的文件材料,必須按規(guī)定定期向集團(tuán)行政人事部提交備份,,從而保證集團(tuán)行政部作為集團(tuán)檔案管理對(duì)口部門檔案資料的完整性,、延續(xù)性、真實(shí)性,。
2,、集團(tuán)總部行政人事部負(fù)責(zé)集團(tuán)檔案管理、文書立卷的工作,,并對(duì)各分子公司檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督,、指導(dǎo)。各分子公司負(fù)責(zé)人應(yīng)重視本單位文件資料的管理和文書立卷工作,,配備專職或兼職人員負(fù)責(zé)此項(xiàng)工作。
1,、凡是反映公司工作活動(dòng),、具有查考利用價(jià)值的文件材料(公文、電報(bào),、傳真,、圖表、電子版資料,、書信,、報(bào)刊,、錄音、錄像等)均屬歸檔范圍,。
2,、公司設(shè)立、變更的申請(qǐng),、審批,、登記以及終止、解散后清算等方面的文件材料
3,、公司股東會(huì),、董事會(huì)、監(jiān)事會(huì)形成的文件材料;
4,、資金借貸,、業(yè)務(wù)往來(lái)方面的文件材料(含合同、重要報(bào)表,、銀企聯(lián)系函件等)
5,、政府、項(xiàng)目批文,、合同;
6,、公司制度體系、會(huì)議紀(jì)要,、內(nèi)部發(fā)文(包含總經(jīng)理批示后的各項(xiàng)工作流程,、公司決定等);
7、工程進(jìn)度計(jì)劃控制文件(含各業(yè)務(wù)單位往來(lái)函件等),、工程初設(shè),、修改、竣工圖紙;
8,、各分子公司及集團(tuán)總部各部門年度工作計(jì)劃及資金計(jì)劃;
9,、公司簽定的各類合同(含商品房買賣合同);
10、公司有效證照,、證件,、印章;
11、具有法律效力及保存價(jià)值的文件;
12,、公司重要的會(huì)議材料,,包括會(huì)議的通知、報(bào)告,、決議,、總結(jié)、領(lǐng)導(dǎo)人講話、典型發(fā)言、會(huì)議簡(jiǎn)報(bào)、會(huì)議記錄等;
13、員工電腦中與公司有關(guān)的電子版資料,、文件等;
14、集團(tuán)、各分子公司獲得的社會(huì)榮譽(yù)資料;
15、其他有必要?dú)w檔管理的資料。包括聲像形式記錄下來(lái)的對(duì)公司經(jīng)營(yíng)活動(dòng)產(chǎn)生作用的各種資料,上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)、名人、友人、協(xié)作單位提供和贈(zèng)送的題詞、書畫、文獻(xiàn)資料、有紀(jì)念意義的各種工藝制品等。
1、集團(tuán)行政人事部應(yīng)即時(shí)做好檔案歸檔分類保管;各分子公司應(yīng)在每季度最后一天以前將上季度辦理完畢,、需歸檔的文件材料整理,、立卷,向集團(tuán)行政人事部提交備份,。
2、集團(tuán)各部門應(yīng)及時(shí)向行政人事部移交發(fā)生的檔案材料,,如有些材料還需使用,,也應(yīng)先按立卷歸檔后再辦理借閱手續(xù);各分子必須嚴(yán)格遵守歸檔制度,不得無(wú)故延期或不交應(yīng)歸檔的備份文件材料,。
3、各分子公司向集團(tuán)行政人事部提交備份檔案時(shí),要嚴(yán)格履行移交手續(xù),按文件材料分類造冊(cè),,隨移交備份檔案提供兩聯(lián)清單,注明移交人,待總部行政人事部專人簽收后各留存一聯(lián)清單備查,。
4、歸檔案卷的總要求是:遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn),,保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系,,區(qū)別不同價(jià)值,便于保管和利用。具體應(yīng)做到下述幾點(diǎn):
(1)歸檔的文件材料種類、份數(shù)以及每份文件的頁(yè)數(shù)均應(yīng)齊全完整,。
(2)在歸檔的文件材料中,,應(yīng)將每份文件的正件與附件、印件與定稿,、請(qǐng)示與批復(fù),、轉(zhuǎn)發(fā)文件與原件、多種文字形成的同一文件立在一起,,不得分開;文電應(yīng)全在一立卷,。
(3)卷內(nèi)文件材料應(yīng)區(qū)別不同情況進(jìn)行排列,密不可分的文件材料應(yīng)依序排列在一起,,即批復(fù)在前,,請(qǐng)示在后;正件在前,附件在后;印件在前,,定稿在后;
(4)卷內(nèi)文件材料應(yīng)按排列順序依次編寫頁(yè)號(hào)或件號(hào),。裝訂的案卷,應(yīng)統(tǒng)一在有文字的每頁(yè)材料正面的右上角,、背面的左上角填寫頁(yè)號(hào);不裝訂的案卷,,應(yīng)在卷內(nèi)每份文件材料的右上方編號(hào),圖表和聲像材料等也應(yīng)在圖表上或聲像材料的背面編號(hào),。
(5)按各類檔案資料的保密級(jí)別,、保存期限,案卷必須以規(guī)定的格式逐件填寫卷內(nèi)文件目錄,,對(duì)文件材料的題名不要隨意更改和簡(jiǎn)化;沒(méi)有題名應(yīng)擬寫題名,,有的雖有題名無(wú)實(shí)質(zhì)內(nèi)容的也應(yīng)重新擬寫:沒(méi)有責(zé)任者、年,、月,、日的文件材料要考證清楚,填入有關(guān)項(xiàng)內(nèi);卷內(nèi)文件目錄放在卷目,。
(6)聲像材料應(yīng)用文字標(biāo)出攝像或錄音的對(duì)象,、時(shí)間,、地點(diǎn)、中心內(nèi)容和責(zé)任者,。
1,、文書檔案的保管期限定為永久、長(zhǎng)期和短期三種,。長(zhǎng)期為十六至五十年左右,,短期為十五年以下,三年以上,。
2,、確定集團(tuán)檔案保管期限的原則
(1)凡是反映公司主要職能活動(dòng)和基本歷史面貌的,對(duì)本公司有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案,,列為永久保管,。
(2)凡是反映公司一般活動(dòng),在較長(zhǎng)期時(shí)間內(nèi)對(duì)公司工作有查考利用價(jià)值的文件材料,,列為長(zhǎng)期保管,。
(3)凡是在較短時(shí)間內(nèi)對(duì)公司有參考價(jià)值的文件材料,列為短期保管,。
1、檔案分一般檔案和有密級(jí)檔案兩類,。檔案密級(jí)分為絕密,、機(jī)密二級(jí)。檔案的密級(jí)由檔案提交人提議,, 行政人事部經(jīng)理核定密級(jí),。
2、有密級(jí)檔案只許在檔案室翻閱,,不許帶離本室;有密級(jí)檔案復(fù)制時(shí),,需經(jīng)辦公室主任(行政人事部經(jīng)理)及副總以上領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。
3,、有密級(jí)檔案只限歸檔人使用,,其他人員使用需經(jīng)辦公室主任(集團(tuán)行政人事部經(jīng)理)及副總以上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。
4,、對(duì)已到保密期限的檔案要請(qǐng)相關(guān)部門領(lǐng)導(dǎo)和辦公室主任(集團(tuán)行政人事部經(jīng)理)鑒定解密,,對(duì)解密檔案作一般檔案管理,及時(shí)提供利用,。
1,、各部門因工作需要,借閱本部門的業(yè)務(wù)檔案需經(jīng)本部門領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn),,然后到檔案管理員處填寫檔案調(diào)閱登記簿,,方可借閱,。
2、公司各部門借閱非本部門的業(yè)務(wù)檔案須經(jīng)檔案所屬部門同意或辦公室主任(集團(tuán)行政人事部經(jīng)理)批準(zhǔn),。
3,、借閱檔案必須嚴(yán)格履行登記手續(xù),歸還的檔案要進(jìn)行檢查,、清點(diǎn),,并在登記薄上注銷。
4,、借閱檔案的人員,,不得泄密、涂改,、折散,、轉(zhuǎn)借復(fù)印和攜帶檔案外出,如有特殊情況需要轉(zhuǎn)借或攜帶檔案外出時(shí),,須經(jīng)辦公室主任(集團(tuán)行政人事部經(jīng)理)批準(zhǔn),。
5、有密級(jí)的檔案調(diào)閱,、復(fù)制時(shí)均需辦公室主任(行政人事部經(jīng)理)及副總以上領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn),。
6、借閱的檔案用完后,,應(yīng)及時(shí)歸還,,借用時(shí)間一般不得超過(guò)十天。
7,、借閱人對(duì)檔案要妥善保管,,不得遺失。
8,、凡借閱的檔案,、文件一律不得私自復(fù)印,如工作需要,,應(yīng)按公司有關(guān)保密規(guī)定辦理,。
1、 所有員工使用的電腦必須指定專門的區(qū)域存放公司相關(guān)的文件,、資料,,在指定存放區(qū)域里設(shè)定工作人員專用文件夾,使用電腦工作人員將各類文件,、資料在該文件夾中設(shè)定子文件夾分類存放,。
2、各分子公司辦公室主任(集團(tuán)行政人事部經(jīng)理)即為電腦檔案管理責(zé)任人,。公司所有員工須到電腦管理責(zé)任人處對(duì)存檔電腦區(qū)域,、文件夾名稱進(jìn)行如實(shí)登記;各電腦檔案管理責(zé)任人須定時(shí)對(duì)本單位的電腦按照登記存放區(qū)域進(jìn)行檢查,。
1、集團(tuán)行政人事部定期對(duì)所保存的檔案進(jìn)行鑒定,,對(duì)于保存期限已滿的檔案材料,,按規(guī)定進(jìn)行銷毀。
2,、檔案鑒定工作由集團(tuán)行政人事部經(jīng)理主持,,有關(guān)部門參加,組成檔案鑒定小組,,對(duì)被鑒定的檔案進(jìn)行逐件審查,,提出存毀意見。
3,、檔案材料鑒定小組審定,,并經(jīng)集團(tuán)總裁批準(zhǔn)后,方可銷毀,。
4,、銷毀檔案材料,要由二人以上并在指定地點(diǎn)進(jìn)行監(jiān)銷,,監(jiān)銷人要在銷毀清冊(cè)上簽字,。
1、集團(tuán)各分子公司凡違反本制度,,無(wú)故延期或不交應(yīng)歸檔的備份文件材料的,,一經(jīng)發(fā)現(xiàn),限期上交,,經(jīng)催交仍拖延不交的,除責(zé)令其文件部門負(fù)責(zé)人和單位領(lǐng)導(dǎo)寫出書面檢查外,,各罰款100元~500元,,并予以集團(tuán)內(nèi)通報(bào)批評(píng)。
2,、集團(tuán)所有員工凡違反制度第六條第4項(xiàng),,泄露公司檔案秘密的,涂改,、拆散或未經(jīng)辦公室主任(集團(tuán)行政部經(jīng)理)批準(zhǔn)轉(zhuǎn)借,、復(fù)印或攜帶檔案外出的,視具體情況,,對(duì)其部門領(lǐng)導(dǎo)和當(dāng)事人各罰款500元~1000元,,并予以通報(bào)批評(píng);如造成惡劣后果者,視情況嚴(yán)重程度追究其法律責(zé)任,。
3,、集團(tuán)所有員工凡違反本制度第六條第6項(xiàng),,不按借閱期限歸還的,限期歸還并責(zé)令其當(dāng)事人寫出書面檢查,。
4,、集團(tuán)所有員工凡違反本制度第六條第7項(xiàng),遺失檔案的,,應(yīng)立即報(bào)告,,如因遺失檔案,泄露公司商業(yè)秘密,,造成惡劣后果者,,視情況嚴(yán)重程度追究其相關(guān)責(zé)任。
5,、檔案管理員丟失,、規(guī)范檔案調(diào)閱流程或擅自提供泄漏檔案機(jī)密,應(yīng)根據(jù)情節(jié)輕重,,給予紀(jì)律處分及相應(yīng)罰款,,直至依法追究法律責(zé)任。
6,、集團(tuán)所有員工凡違反本制度第七條,,不按規(guī)定存放電腦檔案,不按規(guī)定接受檢查者給予相應(yīng)的紀(jì)律處分及罰款,。
1,、本制度自20xx年9月1日生效。
2,、本制度由集團(tuán)行政人事部負(fù)責(zé)解釋,。
3、各子公司應(yīng)根據(jù)本制度,,結(jié)合本單位的實(shí)際情況,,制定具體實(shí)施細(xì)則。
4,、以往的相關(guān)規(guī)定與本辦法不一致的,,以本制度為準(zhǔn)。
檔案管理制度 檔案管理制度及職責(zé)篇六
一,、集中統(tǒng)一管理本機(jī)關(guān)的全部檔案,,做到專人、專室,、專柜管理,,任何人不得據(jù)為已有。
二、加強(qiáng)庫(kù)房管理,,防盜,、防光、防高溫,、防火,、防潮、防塵,、防鼠,、防蟲等方面的工作,配置必須的保護(hù)設(shè)備,。
三,、定期對(duì)室藏檔案保管狀況進(jìn)行全面檢查,并作好記錄,,發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)向分管領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào),,采取積極有效措施,保護(hù)檔案的安全,。
四,、認(rèn)真做好檔案的收集登記工作,做到目錄與室藏檔案相符,。
五,、定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定,準(zhǔn)確地判定檔案的存毀,,銷毀失去價(jià)值的檔案,,由鑒定小組提出意見,登記造冊(cè),,經(jīng)機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后,,由二人在指定的地點(diǎn)監(jiān)銷,禁止擅自銷毀檔案,。
六,、檔案人員調(diào)動(dòng)工作時(shí),,必須在辦完檔案移交手續(xù)后,方可離開崗位。
七、因保管不善,,造成檔案毀壞和丟失的,按《檔案法》的有關(guān)規(guī)定,追究責(zé)任,。
一,、認(rèn)真貫徹執(zhí)行上級(jí)有關(guān)檔案工作的方針,、政策和法規(guī),,刻苦學(xué)習(xí),、不斷提高文化和業(yè)務(wù)水平,、適應(yīng)工作的需要,。
二、負(fù)責(zé)文件材料的立卷歸檔工作。
三,、做好檔案資料的整理,、編目,、鑒定,、保管,、統(tǒng)計(jì),、編研和系統(tǒng)化工作。
四,、全面熟悉室藏,,開發(fā)檔案信息資源,,積極提供利用,做好咨詢工作,,嚴(yán)格執(zhí)行保密和檔案的利用制度,。
五、加強(qiáng)檔案室管理,,做好溫濕度記錄,,年終對(duì)室藏檔案資料進(jìn)行全面地核對(duì)清理,確保檔案的完整與安全,。
六,、保持室內(nèi)整潔,遵守防火安全制度,。
一,、根據(jù)國(guó)家保密法和國(guó)家稅務(wù)總局、省地方稅務(wù)局關(guān)于稅收工作中國(guó)家秘密及其密級(jí)具體范圍的規(guī)定,,做好檔案的密級(jí)劃分和密級(jí)的變更工作,。
二、嚴(yán)格檔案借閱審批手續(xù),,檔案查閱只限于閱文室,,查閱者不得抄錄、復(fù)制和拍照,,更不得擅自帶走和轉(zhuǎn)讓他人,;如確因工作需要,必須經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn),,采取相應(yīng)保密措施,,使用后及時(shí)歸還。
三,、檔案室房屬機(jī)要重地,,無(wú)關(guān)人員不得擅自入內(nèi)。
四,、對(duì)于造成泄漏檔案機(jī)密的單位和個(gè)人,,依照《國(guó)家保密法》
有關(guān)規(guī)定視其情節(jié)輕重給予嚴(yán)肅處理。
一,、凡需利用檔案資料者,,必須填好借閱單,說(shuō)明利用的目的等項(xiàng),。
二,、利用檔案資料必須履行登記手續(xù),在指定的地點(diǎn)查閱,。檔案原則不借出,。但確因工作需要借出的,,必須經(jīng)辦公室主任批準(zhǔn)。借出的檔案不得轉(zhuǎn)借其他單位或個(gè)人使用,,按期歸還,。
三、重要的資料一律不借出,,只限于查閱室查閱。
四,、查閱檔案時(shí),,不得損污、涂改檔案,,不得在文件材料上圍點(diǎn),、打杠、增刪,、批注,、抽換、剪裁,、撕毀,。
五、如因工作需要復(fù)制和抄錄檔案資料,,要經(jīng)辦公室主任批準(zhǔn),,由檔案室核對(duì)無(wú)誤后,力口蓋公章,,方可帶走,。
六、局黨委會(huì),、局務(wù)會(huì)記錄,、人事工作材料及案件討論記錄,除有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)外,,一律不準(zhǔn)查閱,,更不得摘抄或復(fù)制。
七,、對(duì)歸還的案卷,必須全面進(jìn)行檢查,,發(fā)現(xiàn)問(wèn)題,,及時(shí)認(rèn)真處理。
八,、借查檔案人員必須嚴(yán)格遵守上述制度,,違者按《檔案法》有關(guān)規(guī)定追究責(zé)任。
檔案管理制度 檔案管理制度及職責(zé)篇七
第一條 為加強(qiáng)公司行政事務(wù)管理,,理順公司內(nèi)部關(guān)系,,使各項(xiàng)管理標(biāo)準(zhǔn)化、制度化,,提高辦事效率,,特制定本規(guī)定,。
第二條 公文承辦部門或承辦人員應(yīng)保證經(jīng)辦文件的系統(tǒng)完整,。結(jié)案后及時(shí)交專職文書人員歸檔。工作變動(dòng)或因故離職時(shí)應(yīng)將經(jīng)辦的文件材料向接辦人員交接清楚,,不得擅自帶走或銷毀,。
第三條 凡本公司繕印發(fā)出的公文一律由辦公室統(tǒng)一收集管理。
第四條 檔案管理要指定專人負(fù)責(zé),,明確責(zé)任,,保證原始資料及單據(jù)齊全完整,密級(jí)檔案必須保證安全。
第五條 歸檔范圍:
1,、公司的規(guī)劃,、年度計(jì)劃、統(tǒng)計(jì)資料,、科學(xué)技術(shù),、財(cái)務(wù)審計(jì),、勞動(dòng)工資、經(jīng)營(yíng)情況,、人事檔案,、會(huì)議記錄、決定,、委任書,、協(xié)議,、合同,、項(xiàng)目方案等具有參考價(jià)值的文件材料。
2、本公司的請(qǐng)示與上級(jí)機(jī)關(guān)的批復(fù)以及對(duì)外的正式發(fā)文與有關(guān)單位來(lái)往的文書。
3,、本公司的歷史沿革,、大事記及反映本公司重要活動(dòng)的剪報(bào)、照片,、錄音,、錄像等。
第六條 檔案的借閱與索?。?/p>
1,、借閱檔案要認(rèn)真填寫《借閱檔案登記薄》。
2,、借閱檔案必須愛護(hù),,保持整潔,嚴(yán)禁涂改,,注意安全和保密,,嚴(yán)禁擅自翻印、抄錄、轉(zhuǎn)借,、遺失,,如確屬工作需要摘錄和復(fù)制,凡屬密級(jí)檔案,,必須由總經(jīng)理批準(zhǔn)方可摘錄和復(fù)制,,一般內(nèi)部檔原因總經(jīng)理辦公室主任批準(zhǔn)方可摘錄和復(fù)制。
3,、歸還檔案時(shí),,檔案管理人員要嚴(yán)格檢查,如發(fā)現(xiàn)遺失,、污損,、或隨意涂改情況的,要追究借閱者責(zé)任,,并及時(shí)報(bào)告公司主管領(lǐng)導(dǎo),。
第七條 檔案的銷毀:
1、任何組織或個(gè)人非經(jīng)允許無(wú)權(quán)隨意銷毀公司檔案材料,。
2,、若按規(guī)定需要銷毀時(shí),必須編制《檔案銷毀清冊(cè)》,,屬密級(jí)檔案須經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后方可銷毀,,一般內(nèi)部檔案,須經(jīng)公司辦公室主任批準(zhǔn)核對(duì)清楚后方可銷毀,。
3,、經(jīng)批準(zhǔn)銷毀的公司檔案。檔案人員要認(rèn)真填寫,、編制銷毀清單,,由專人監(jiān)督銷毀。