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制定檔案管理規(guī)章制度的目的 檔案的規(guī)章管理制度篇一
集團(tuán)的各項(xiàng)檔案資料是集團(tuán)行政辦公和經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中不可缺少的要素,。為規(guī)范集團(tuán)檔案管理工作并保證檔案的完整性及保密性，理順工作程序,，明確工作職責(zé),，杜絕資料流失，特制定本制度,。
1,、凡集團(tuán)總部各部門(mén)、各分子公司在工作活動(dòng)中形成的,，具有查考利用價(jià)值的文件材料,，必須按規(guī)定定期向集團(tuán)行政人事部提交備份，從而保證集團(tuán)行政部作為集團(tuán)檔案管理對(duì)口部門(mén)檔案資料的完整性,、延續(xù)性,、真實(shí)性。
2,、集團(tuán)總部行政人事部負(fù)責(zé)集團(tuán)檔案管理,、文書(shū)立卷的工作,，并對(duì)各分子公司檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督、指導(dǎo),。各分子公司負(fù)責(zé)人應(yīng)重視本單位文件資料的管理和文書(shū)立卷工作,，配備專(zhuān)職或兼職人員負(fù)責(zé)此項(xiàng)工作。
二,、歸檔范圍
1,、凡是反映公司工作活動(dòng)、具有查考利用價(jià)值的文件材料(公文,、電報(bào),、傳真、圖表,、電子版資料,、書(shū)信、報(bào)刊,、錄音,、錄像等)均屬歸檔范圍。
2,、公司設(shè)立,、變更的申請(qǐng)、審批,、登記以及終止,、解散后清算等方面的文件材料
3、公司股東會(huì),、董事會(huì),、監(jiān)事會(huì)形成的文件材料;
4、資金借貸,、業(yè)務(wù)往來(lái)方面的文件材料(含合同,、重要報(bào)表、銀企聯(lián)系函件等)
5,、政府,、項(xiàng)目批文、合同;
6,、公司制度體系,、會(huì)議紀(jì)要、內(nèi)部發(fā)文(包含總經(jīng)理批示后的各項(xiàng)工作流程,、公司決定等);
7,、工程進(jìn)度計(jì)劃控制文件(含各業(yè)務(wù)單位往來(lái)函件等)、工程初設(shè)、修改,、竣工圖紙;
8,、各分子公司及集團(tuán)總部各部門(mén)年度工作計(jì)劃及資金計(jì)劃;
9、公司簽定的各類(lèi)合同(含商品房買(mǎi)賣(mài)合同);
10,、公司有效證照,、證件、印章;
11,、具有法律效力及保存價(jià)值的文件;
12、公司重要的會(huì)議材料,，包括會(huì)議的通知,、報(bào)告、決議,、總結(jié),、領(lǐng)導(dǎo)人講話、典型發(fā)言,、會(huì)議簡(jiǎn)報(bào),、會(huì)議記錄等;
13、員工電腦中與公司有關(guān)的電子版資料,、文件等;
14,、集團(tuán)、各分子公司獲得的社會(huì)榮譽(yù)資料;
15,、其他有必要?dú)w檔管理的資料,。包括聲像形式記錄下來(lái)的對(duì)公司經(jīng)營(yíng)活動(dòng)產(chǎn)生作用的各種資料，上級(jí)領(lǐng)導(dǎo),、名人,、友人、協(xié)作單位提供和贈(zèng)送的題詞,、書(shū)畫(huà),、文獻(xiàn)資料、有紀(jì)念意義的各種工藝制品等,。
三,、立卷歸檔要求
1、集團(tuán)行政人事部應(yīng)即時(shí)做好檔案歸檔分類(lèi)保管;各分子公司應(yīng)在每季度最后一天以前將上季度辦理完畢,、需歸檔的文件材料整理,、立卷，向集團(tuán)行政人事部提交備份,。
2,、集團(tuán)各部門(mén)應(yīng)及時(shí)向行政人事部移交發(fā)生的檔案材料，如有些材料還需使用，也應(yīng)先按立卷歸檔后再辦理借閱手續(xù);各分子必須嚴(yán)格遵守歸檔制度,，不得無(wú)故延期或不交應(yīng)歸檔的備份文件材料,。
3、各分子公司向集團(tuán)行政人事部提交備份檔案時(shí),，要嚴(yán)格履行移交手續(xù),，按文件材料分類(lèi)造冊(cè)，隨移交備份檔案提供兩聯(lián)清單,，注明移交人,，待總部行政人事部專(zhuān)人簽收后各留存一聯(lián)清單備查。
4,、歸檔案卷的總要求是：遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn),，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)別不同價(jià)值,，便于保管和利用,。具體應(yīng)做到下述幾點(diǎn)：
(1)歸檔的文件材料種類(lèi)、份數(shù)以及每份文件的頁(yè)數(shù)均應(yīng)齊全完整,。
(2)在歸檔的文件材料中,，應(yīng)將每份文件的正件與附件、印件與定稿,、請(qǐng)示與批復(fù),、轉(zhuǎn)發(fā)文件與原件、多種文字形成的同一文件立在一起,，不得分開(kāi);文電應(yīng)全在一立卷,。
(3)卷內(nèi)文件材料應(yīng)區(qū)別不同情況進(jìn)行排列，密不可分的文件材料應(yīng)依序排列在一起,，即批復(fù)在前,，請(qǐng)示在后;正件在前，附件在后;印件在前,，定稿在后;
(4)卷內(nèi)文件材料應(yīng)按排列順序依次編寫(xiě)頁(yè)號(hào)或件號(hào),。裝訂的案卷，應(yīng)統(tǒng)一在有文字的每頁(yè)材料正面的右上角,、背面的左上角填寫(xiě)頁(yè)號(hào);不裝訂的案卷,，應(yīng)在卷內(nèi)每份文件材料的右上方編號(hào)，圖表和聲像材料等也應(yīng)在圖表上或聲像材料的背面編號(hào),。
(5)按各類(lèi)檔案資料的保密級(jí)別,、保存期限，案卷必須以規(guī)定的格式逐件填寫(xiě)卷內(nèi)文件目錄,，對(duì)文件材料的題名不要隨意更改和簡(jiǎn)化;沒(méi)有題名應(yīng)擬寫(xiě)題名,，有的雖有題名無(wú)實(shí)質(zhì)內(nèi)容的也應(yīng)重新擬寫(xiě)：沒(méi)有責(zé)任者、年、月,、日的文件材料要考證清楚,，填入有關(guān)項(xiàng)內(nèi);卷內(nèi)文件目錄放在卷目。
(6)聲像材料應(yīng)用文字標(biāo)出攝像或錄音的對(duì)象,、時(shí)間,、地點(diǎn)、中心內(nèi)容和責(zé)任者,。
四,、檔案保管期限
1、文書(shū)檔案的保管期限定為永久,、長(zhǎng)期和短期三種,。長(zhǎng)期為十六至五十年左右，短期為十五年以下,，三年以上,。
2,、確定集團(tuán)檔案保管期限的原則
(1)凡是反映公司主要職能活動(dòng)和基本歷史面貌的,，對(duì)本公司有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案，列為永久保管,。
(2)凡是反映公司一般活動(dòng),，在較長(zhǎng)期時(shí)間內(nèi)對(duì)公司工作有查考利用價(jià)值的文件材料，列為長(zhǎng)期保管,。
(3)凡是在較短時(shí)間內(nèi)對(duì)公司有參考價(jià)值的文件材料,，列為短期保管。
五,、檔案保密級(jí)別
1,、檔案分一般檔案和有密級(jí)檔案兩類(lèi)。檔案密級(jí)分為絕密,、機(jī)密二級(jí),。檔案的密級(jí)由檔案提交人提議，行政人事部經(jīng)理核定密級(jí),。
2,、有密級(jí)檔案只許在檔案室翻閱，不許帶離本室;有密級(jí)檔案復(fù)制時(shí),，需經(jīng)辦公室主任(行政人事部經(jīng)理)及副總以上領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn),。
3、有密級(jí)檔案只限歸檔人使用,，其他人員使用需經(jīng)辦公室主任(集團(tuán)行政人事部經(jīng)理)及副總以上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn),。
4、對(duì)已到保密期限的檔案要請(qǐng)相關(guān)部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)和辦公室主任(集團(tuán)行政人事部經(jīng)理)鑒定解密，對(duì)解密檔案作一般檔案管理,，及時(shí)提供利用,。
六、檔案的借閱
1,、各部門(mén)因工作需要,，借閱本部門(mén)的業(yè)務(wù)檔案需經(jīng)本部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，然后到檔案管理員處填寫(xiě)檔案調(diào)閱登記簿,，方可借閱,。
2、公司各部門(mén)借閱非本部門(mén)的業(yè)務(wù)檔案須經(jīng)檔案所屬部門(mén)同意或辦公室主任(集團(tuán)行政人事部經(jīng)理)批準(zhǔn),。
3,、借閱檔案必須嚴(yán)格履行登記手續(xù)，歸還的檔案要進(jìn)行檢查,、清點(diǎn),，并在登記薄上注銷(xiāo)。
4,、借閱檔案的人員,，不得泄密、涂改,、折散,、轉(zhuǎn)借復(fù)印和攜帶檔案外出，如有特殊情況需要轉(zhuǎn)借或攜帶檔案外出時(shí),，須經(jīng)辦公室主任(集團(tuán)行政人事部經(jīng)理)批準(zhǔn),。
5、有密級(jí)的檔案調(diào)閱,、復(fù)制時(shí)均需辦公室主任(行政人事部經(jīng)理)及副總以上領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn),。
6、借閱的檔案用完后,，應(yīng)及時(shí)歸還,，借用時(shí)間一般不得超過(guò)十天。
7,、借閱人對(duì)檔案要妥善保管,，不得遺失。
8,、凡借閱的檔案,、文件一律不得私自復(fù)印，如工作需要,，應(yīng)按公司有關(guān)保密規(guī)定辦理,。
七,、電腦檔案的管理
1、所有員工使用的電腦必須指定專(zhuān)門(mén)的區(qū)域存放公司相關(guān)的文件,、資料,，在指定存放區(qū)域里設(shè)定工作人員專(zhuān)用文件夾，使用電腦工作人員將各類(lèi)文件,、資料在該文件夾中設(shè)定子文件夾分類(lèi)存放,。
2、各分子公司辦公室主任(集團(tuán)行政人事部經(jīng)理)即為電腦檔案管理責(zé)任人,。公司所有員工須到電腦管理責(zé)任人處對(duì)存檔電腦區(qū)域,、文件夾名稱(chēng)進(jìn)行如實(shí)登記;各電腦檔案管理責(zé)任人須定時(shí)對(duì)本單位的電腦按照登記存放區(qū)域進(jìn)行檢查。
八,、檔案的鑒定與銷(xiāo)毀
1,、集團(tuán)行政人事部定期對(duì)所保存的檔案進(jìn)行鑒定，對(duì)于保存期限已滿的檔案材料,，按規(guī)定進(jìn)行銷(xiāo)毀,。
2、檔案鑒定工作由集團(tuán)行政人事部經(jīng)理主持,，有關(guān)部門(mén)參加,，組成檔案鑒定小組，對(duì)被鑒定的檔案進(jìn)行逐件審查,，提出存毀意見(jiàn),。
3,、檔案材料鑒定小組審定,，并經(jīng)集團(tuán)總裁批準(zhǔn)后，方可銷(xiāo)毀,。
4,、銷(xiāo)毀檔案材料，要由二人以上并在指定地點(diǎn)進(jìn)行監(jiān)銷(xiāo),，監(jiān)銷(xiāo)人要在銷(xiāo)毀清冊(cè)上簽字,。
九、罰則
1,、集團(tuán)各分子公司凡違反本制度,，無(wú)故延期或不交應(yīng)歸檔的備份文件材料的，一經(jīng)發(fā)現(xiàn),，限期上交,，經(jīng)催交仍拖延不交的，除責(zé)令其文件部門(mén)負(fù)責(zé)人和單位領(lǐng)導(dǎo)寫(xiě)出書(shū)面檢查外,，各罰款100元～500元,，并予以集團(tuán)內(nèi)通報(bào)批評(píng),。
2、集團(tuán)所有員工凡違反制度第六條第4項(xiàng),，泄露公司檔案秘密的,，涂改、拆散或未經(jīng)辦公室主任(集團(tuán)行政部經(jīng)理)批準(zhǔn)轉(zhuǎn)借,、復(fù)印或攜帶檔案外出的,，視具體情況，對(duì)其部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)和當(dāng)事人各罰款500元～1000元,，并予以通報(bào)批評(píng);如造成惡劣后果者,，視情況嚴(yán)重程度追究其法律責(zé)任。
3,、集團(tuán)所有員工凡違反本制度第六條第6項(xiàng),，不按借閱期限歸還的，限期歸還并責(zé)令其當(dāng)事人寫(xiě)出書(shū)面檢查,。
4,、集團(tuán)所有員工凡違反本制度第六條第7項(xiàng)，遺失檔案的,，應(yīng)立即報(bào)告,，如因遺失檔案，泄露公司商業(yè)秘密,，造成惡劣后果者,，視情況嚴(yán)重程度追究其相關(guān)責(zé)任。
5,、檔案管理員丟失,、規(guī)范檔案調(diào)閱流程或擅自提供泄漏檔案機(jī)密，應(yīng)根據(jù)情節(jié)輕重,，給予紀(jì)律處分及相應(yīng)罰款,，直至依法追究法律責(zé)任。
6,、集團(tuán)所有員工凡違反本制度第七條,，不按規(guī)定存放電腦檔案，不按規(guī)定接受檢查者給予相應(yīng)的紀(jì)律處分及罰款,。
十,、附則
1、本制度自2007年9月1日生效,。
2,、本制度由集團(tuán)行政人事部負(fù)責(zé)解釋。
3,、各子公司應(yīng)根據(jù)本制度,，結(jié)合本單位的實(shí)際情況,，制定具體實(shí)施細(xì)則。
4,、以往的相關(guān)規(guī)定與本辦法不一致的,，以本制度為準(zhǔn)。
十一,、附件：集團(tuán)各分子公司各部門(mén)存檔及備案范圍
檔案室是學(xué)校檔案存放的重要場(chǎng)所,，因此必須采取必要的措施，以保證檔案資料的儲(chǔ)存和安全,，為強(qiáng)化對(duì)檔案資料的科學(xué)管理,，特制定以下制度：
1、檔案室鑰匙要專(zhuān)櫥保管,，不準(zhǔn)隨身攜帶,，門(mén)窗要及時(shí)關(guān)閉上鎖。
2,、檔案室柜具要編制順序號(hào),，排列整齊，便于工作,。
3,、非本室工作人員不得擅自進(jìn)入，因工作需要進(jìn)入時(shí),，要由本室工作人員陪同,。
4、注意檔案室內(nèi)外的溫,、濕度,，定期分析、積累資料,，要根據(jù)室內(nèi)外的溫,、濕度情況,，隨時(shí)通風(fēng),，除濕降溫。
5,、檔案室要有數(shù)量充足的消防器械,，工作人員要熟練地掌握使用方法。室內(nèi)嚴(yán)禁吸煙,，嚴(yán)禁存放易燃品及其它物品,。
6、室內(nèi)要經(jīng)常打掃,，柜具要定期擦拭,，隨時(shí)放置防蟲(chóng),、防鼠藥品，保持室內(nèi)外清潔衛(wèi)生,。
7,、對(duì)檔案資料的借出歸還，要有嚴(yán)格的檢查登記制度,。
一,、集中統(tǒng)一管理本機(jī)關(guān)的全部檔案，做到專(zhuān)人,、專(zhuān)室,、專(zhuān)柜管理，任何人不得據(jù)為已有,。
二,、加強(qiáng)庫(kù)房管理，防盜,、防光,、防高溫、防火,、防潮,、防塵、防鼠,、防蟲(chóng)等方面的工作,，配置必須的保護(hù)設(shè)備。
三,、定期對(duì)室藏檔案保管狀況進(jìn)行全面檢查,，并作好記錄，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)向分管領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào),，采取積極有效措施,，保護(hù)檔案的安全。
四,、認(rèn)真做好檔案的收集登記工作,，做到目錄與室藏檔案相符。
五,、定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定,，準(zhǔn)確地判定檔案的存毀，銷(xiāo)毀失去價(jià)值的檔案,，由鑒定小組提出意見(jiàn),，登記造冊(cè)，經(jīng)機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后,，由二人在指定的地點(diǎn)監(jiān)銷(xiāo),，禁止擅自銷(xiāo)毀檔案,。
六、檔案人員調(diào)動(dòng)工作時(shí),，必須在辦完檔案移交手續(xù)后,，方可離開(kāi)崗位。
七,、因保管不善,，造成檔案毀壞和丟失的，按《檔案法》的有關(guān)規(guī)定,，追究責(zé)任,。
檔案工作人員崗位責(zé)任制
一、認(rèn)真貫徹執(zhí)行上級(jí)有關(guān)檔案工作的方針,、政策和法規(guī),，刻苦學(xué)習(xí)、不斷提高文化和業(yè)務(wù)水平,、適應(yīng)工作的需要,。
二、負(fù)責(zé)文件材料的立卷歸檔工作,。
三,、做好檔案資料的整理、編目,、鑒定,、保管、統(tǒng)計(jì),、編研和系統(tǒng)化工作,。
四、全面熟悉室藏,，開(kāi)發(fā)檔案信息資源,，積極提供利用，做好咨詢工作,，嚴(yán)格執(zhí)行保密和檔案的利用制度,。
五、加強(qiáng)檔案室管理,，做好溫濕度記錄,，年終對(duì)室藏檔案資料進(jìn)行全面地核對(duì)清理，確保檔案的完整與安全,。
六、保持室內(nèi)整潔,，遵守防火安全制度,。
__局檔案保密制度
一,、根據(jù)國(guó)家保密法和國(guó)家稅務(wù)總局、省地方稅務(wù)局關(guān)于稅收工作中國(guó)家秘密及其密級(jí)具體范圍的規(guī)定,，做好檔案的密級(jí)劃分和密級(jí)的變更工作,。
二、嚴(yán)格檔案借閱審批手續(xù),，檔案查閱只限于閱文室,，查閱者不得抄錄、復(fù)制和拍照,，更不得擅自帶走和轉(zhuǎn)讓他人,；如確因工作需要，必須經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn),，采取相應(yīng)保密措施,，使用后及時(shí)歸還。
三,、檔案室房屬機(jī)要重地,，無(wú)關(guān)人員不得擅自入內(nèi)。
四,、對(duì)于造成泄漏檔案機(jī)密的單位和個(gè)人,，依照《國(guó)家保密法》
有關(guān)規(guī)定視其情節(jié)輕重給予嚴(yán)肅處理。
__局檔案利用制度
一,、凡需利用檔案資料者,，必須填好借閱單，說(shuō)明利用的目的等項(xiàng),。
二,、利用檔案資料必須履行登記手續(xù)，在指定的地點(diǎn)查閱,。檔案原則不借出,。但確因工作需要借出的，必須經(jīng)辦公室主任批準(zhǔn),。借出的檔案不得轉(zhuǎn)借其他單位或個(gè)人使用,，按期歸還。
三,、重要的資料一律不借出,，只限于查閱室查閱。
四,、查閱檔案時(shí),，不得損污、涂改檔案，不得在文件材料上圍點(diǎn),、打杠,、增刪、批注,、抽換,、剪裁、撕毀,。
五,、如因工作需要復(fù)制和抄錄檔案資料，要經(jīng)辦公室主任批準(zhǔn),，由檔案室核對(duì)無(wú)誤后,，力口蓋公章，方可帶走,。
六,、局黨委會(huì)、局務(wù)會(huì)記錄,、人事工作材料及案件討論記錄,，除有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)外，一律不準(zhǔn)查閱,，更不得摘抄或復(fù)制,。
七、對(duì)歸還的案卷,，必須全面進(jìn)行檢查,，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，及時(shí)認(rèn)真處理,。
八,、借查檔案人員必須嚴(yán)格遵守上述制度，違者按《檔案法》有關(guān)規(guī)定追究責(zé)任,。
為了加強(qiáng)本校檔案工作的業(yè)務(wù)建設(shè),，逐步實(shí)現(xiàn)檔案工作規(guī)范化，全面提高檔案管理水平,，有效地為教育事業(yè)和各項(xiàng)工作服務(wù),，為國(guó)家積累檔案史料，根據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》,、《國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》,、國(guó)家檔案局《機(jī)關(guān)檔案工作業(yè)務(wù)建設(shè)規(guī)范》的有關(guān)規(guī)定，結(jié)合本校的具體情況,，特制定本制度,。
檔案工作管理體制
1,、檔案工作實(shí)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，分級(jí)管理的原則,。本校在公務(wù)活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的全部檔案均由本校綜合檔案室集中統(tǒng)一管理,。
2,、加強(qiáng)對(duì)檔案工作的'領(lǐng)導(dǎo),，明確分管校長(zhǎng)，并列入議事日程,。辦公室由主任具體分工主管檔案工作,。
3、建立健全檔案管理網(wǎng)絡(luò),，由各部門(mén)配備專(zhuān)職檔案人員,，業(yè)務(wù)上受檔案室指導(dǎo)并配合檢查。
4,、本校綜合檔案室同時(shí)接受上級(jí)主管部門(mén)和地方檔案行政管理部門(mén)的業(yè)務(wù)指導(dǎo),、監(jiān)督和檢查。
檔案工作基本任務(wù)
1,、集中統(tǒng)一管理本校在工作活動(dòng)中形成的,、除人事檔案外的各種門(mén)類(lèi)載體的全部檔案，積極提供利用,，為本校各項(xiàng)工作服務(wù),。
2、指導(dǎo),、檢查,、督促文件的形成、積累,、整理,、歸檔工作。
3,、制訂檔案工作計(jì)劃和管理規(guī)定,。
4、辦理領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他有關(guān)檔案業(yè)務(wù)工作,。
檔案收集制度
應(yīng)當(dāng)歸檔的文件材料,，必須由各部門(mén)兼職檔案員收集齊全，分類(lèi)整理,，編制移交清單,，按規(guī)定時(shí)間移交學(xué)校綜合檔案室集中管理，任何個(gè)人或部門(mén)都不得據(jù)為己有或拒絕移交,。
1,、日常工作中形成的應(yīng)歸檔的文件材料，各部門(mén)一律在次年的第一季度內(nèi)整理完畢，向檔案室移交,。文書(shū)檔案應(yīng)在第二年的六月底以前完成歸檔工作,；教學(xué)檔案應(yīng)在第二學(xué)年的九月底以前完成歸檔工作。
2,、基建工程,、設(shè)備儀器在項(xiàng)目完成后或告一段落時(shí)，經(jīng)辦部門(mén)應(yīng)將歸檔材料組成保管單位,，經(jīng)負(fù)責(zé)人審定后向檔案室移交,。
3、一次專(zhuān)題會(huì)議,、一次活動(dòng)結(jié)束后,，應(yīng)及時(shí)將歸檔文件材料向檔案室移交。
4,、因公外出參觀,、學(xué)習(xí)、考察和參加各種會(huì)議,，獲得的文件材料在一個(gè)月內(nèi)向檔案室移交,。
5、會(huì)計(jì)文件材料,，一般次年的第一季度由財(cái)會(huì)人員完成整理立卷,，在財(cái)務(wù)部門(mén)保存一年后向檔案室移交。
6,、聲像材料要用文字標(biāo)出攝像,、錄音、攝影的對(duì)象,、時(shí)間,、地點(diǎn)、內(nèi)容和作者,，應(yīng)及時(shí)向檔案室移交,。
檔案整理制度
檔案室在接收到各部門(mén)檔案材料后，要按照本?！秾W(xué)校檔案分類(lèi)方案》和《學(xué)校檔案檔號(hào)編制方法》的有關(guān)要求,，分類(lèi)整理，并編制歸檔文件目錄,、案卷目錄等,。
1、文書(shū)檔案實(shí)行以件為單位進(jìn)行整理歸檔,，應(yīng)當(dāng)按照《歸檔文件整理規(guī)則》的有關(guān)要求整理編目,。
2,、教學(xué)檔案實(shí)行以卷為單位進(jìn)行整理歸檔，應(yīng)當(dāng)按照《機(jī)關(guān)檔案工作業(yè)務(wù)建設(shè)規(guī)范》的有關(guān)要求整理編目,。
3,、會(huì)計(jì)檔案按照《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》、《會(huì)計(jì)檔案案卷格式》的有關(guān)要求整理編目,。
4,、基建、設(shè)備,、科研檔案按照《科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求》的有關(guān)要求整理編目,。
5,、照片檔案按照《照片檔案管理規(guī)范》的有關(guān)要求整理編目,。
6、錄音,、錄像檔案按照《磁性載體檔案管理與保護(hù)規(guī)范》的有關(guān)要求整理編目,。
7、計(jì)算計(jì)光盤(pán),、激光視盤(pán)和激光唱盤(pán)等檔案應(yīng)按《電子文件歸檔管理規(guī)范》的有關(guān)要求整理編目,。
8、實(shí)物檔案包括各種榮譽(yù)獎(jiǎng)品的,、宣傳紀(jì)念品等不同載體和不同物質(zhì)形態(tài)的實(shí)物原件,，應(yīng)當(dāng)按件編寫(xiě)說(shuō)明和編制目錄。
檔案保管制度
1,、檔案員每季度要對(duì)庫(kù)房檔案管理狀況進(jìn)行一次全面檢查,，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題要及時(shí)向分管主任匯報(bào)，并采取有效措施,，保證檔案的安全,。
2、庫(kù)房做到防盜,、防光,、防火、防潮,、防蟲(chóng),、防鼠、防高溫,，室內(nèi)嚴(yán)禁存放易燃,、易爆、易腐蝕的物品,，杜絕有害氣體和物理污染竄入室內(nèi),。
3,、做好庫(kù)房溫、濕度記錄,，定期進(jìn)行,，發(fā)現(xiàn)超過(guò)規(guī)定的溫、濕度時(shí),，要及時(shí)采取降溫,、降濕措施。
4,、對(duì)膠片,、照片、錄音帶,、錄像帶等采取特制的裝具進(jìn)行保管,。
5、定期打掃庫(kù)房衛(wèi)生,，做到窗明地凈,，箱柜無(wú)灰塵，室內(nèi)無(wú)蛛網(wǎng),，櫥柜架排列有序,。
6、下班前認(rèn)真檢查門(mén)窗,，切斷庫(kù)房電源,，保證檔案的安全。
檔案保密制度
1,、加強(qiáng)保密教育,，認(rèn)真學(xué)習(xí)貫徹《保密法》，充分認(rèn)識(shí)檔案工作的重要性,、機(jī)要性,，自覺(jué)保守黨和國(guó)家的機(jī)密。
2,、健全保密制度,，嚴(yán)格遵守接待、保管,、安全,、保衛(wèi)等有關(guān)保密規(guī)定，杜絕工作差錯(cuò),。
3,、開(kāi)展保密檢查，定期對(duì)室藏檔案資料進(jìn)行檢查,，發(fā)現(xiàn)泄密事件及時(shí)追查,，并報(bào)告領(lǐng)導(dǎo)及有關(guān)部門(mén),。
4、嚴(yán)格調(diào)閱制度,，健全借閱手續(xù),。凡外地、外來(lái)單位來(lái)查閱檔案者,，須持單位介紹信,，嚴(yán)禁將檔案帶出閱檔室。
5,、不得讓無(wú)關(guān)人員隨意進(jìn)入檔案庫(kù)房,。
6、無(wú)保存價(jià)值的檔案資料及文件材料,，嚴(yán)格辦理銷(xiāo)毀審批手續(xù),，統(tǒng)一送市保密回收站銷(xiāo)毀。
7,、凡違反保密規(guī)定造成損失的,，根據(jù)情節(jié)輕重給予相應(yīng)處罰，構(gòu)成犯罪的依法追究刑事責(zé)任,。
檔案利用制度
1、檔案人員熟悉室藏檔案情況和主動(dòng)了解學(xué)校各項(xiàng)工作對(duì)利用檔案的需要,，積極主動(dòng)地做好提供利用工作,。
2、檔案室必須編制《歸檔文件目錄》,、《案卷目錄》,、《全引目錄》，并根據(jù)利用工作的需要編制專(zhuān)題文件目錄（卡片）等檢索工具,。
3,、建立計(jì)算機(jī)文件級(jí)目錄數(shù)據(jù)庫(kù),，實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)管理和檢索檔案，做到調(diào)卷迅速、準(zhǔn)確,。
4、檔案室利用檔案資源,，開(kāi)展檔案的編研工作,，編寫(xiě)全宗介紹、組織沿革,、大事記,、基礎(chǔ)數(shù)字匯編、發(fā)文匯集,、專(zhuān)題文件匯集等匯編資料,。
5,、外單位來(lái)檔案室借閱檔案，應(yīng)按規(guī)定辦理借閱手續(xù),，在檔案室閱覽室或指定地點(diǎn)閱檔,，不得外借。查閱檔案時(shí),，不允許在案卷上圈劃,、批注、污損,、涂改,、剪裁、撕頁(yè),、折卷,。
6、本校工作人員或基層單位因工作需要查閱檔案時(shí),，一般應(yīng)在檔案室內(nèi)閱看,，不得外借，如特殊情況需外借時(shí),，須經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn),，辦理登記批準(zhǔn)手續(xù)，約定歸還日期,。借閱者不得將案卷轉(zhuǎn)借他人,。
7、秘密級(jí)檔案須經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可查閱,，閱者對(duì)所借檔案負(fù)有保密和安全責(zé)任,，并須在檔案室閱辦，閱后及時(shí)歸還,，不得擅自轉(zhuǎn)借,、損壞、拍照或復(fù)印,。
8,、凡經(jīng)批準(zhǔn)查閱的檔案，如需摘抄,、復(fù)制（?。毥?jīng)檔案專(zhuān)管干部審核,，確認(rèn)無(wú)誤后加蓋證明章才能生效,。
9、檔案利用反饋工作,，由利用者或檔案人員填寫(xiě)《檔案利用效果登記簿》,。
檔案統(tǒng)計(jì)制度
1,、檔案統(tǒng)計(jì)工作的主要內(nèi)容包括：檔案室人員、經(jīng)費(fèi),、設(shè)備,、面積情況；室藏檔案資料的種類(lèi)和數(shù)量情況,；檔案的收集,、整理、鑒定,、保管,、檢索、利用,、編研情況,，以表、冊(cè)等形式提示它們的過(guò)程,、現(xiàn)狀和變化,。
2、統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)必須準(zhǔn)確可靠,，不得馬虎草率和弄虛作假,。
3、定期,、不定期地進(jìn)行帳物核對(duì),，做到帳物相符。
4、建立統(tǒng)計(jì)臺(tái)帳,，及時(shí)做好平時(shí)原始數(shù)據(jù)的登記工作,，注意積累統(tǒng)計(jì)資料,。
5,、統(tǒng)計(jì)報(bào)表應(yīng)注明填報(bào)單位、時(shí)間、填表人,、審核人,。填寫(xiě)時(shí)一律用阿拉伯?dāng)?shù)字書(shū)寫(xiě),，字跡工整清晰,。
檔案鑒定制度
1,、根據(jù)國(guó)家檔案局1987年12月4日頒發(fā)的《關(guān)于機(jī)關(guān)檔案保管期限的規(guī)定》、《文字檔案保管期限表》，結(jié)合本校的具體情況,，制定本校檔案保管期限表，定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定,，準(zhǔn)確地判定檔案的存毀。
2,、為了保證鑒定工作有組織、有監(jiān)督地進(jìn)行,，必須建立檔案鑒定工作小組,，由校分管檔案的領(lǐng)導(dǎo)、檔案人員和有關(guān)業(yè)務(wù)部門(mén)的代表組成,。
3,、鑒定應(yīng)采取直接鑒定法，按照檔案的實(shí)際情況以案卷為單位,，逐件逐張地審查,，直接判定其價(jià)值,。對(duì)一時(shí)難以判定價(jià)值的檔案，應(yīng)采取保存從寬，銷(xiāo)毀從嚴(yán),；孤本從嚴(yán),，復(fù)本從寬的處理方法,。
4,、對(duì)鑒定后需要銷(xiāo)毀的檔案，必須確認(rèn)已無(wú)價(jià)值,，經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)審批,，并報(bào)區(qū)文教局、檔案局后再行銷(xiāo)毀,。
5,、銷(xiāo)毀失去保存價(jià)值的檔案須由鑒定小組提出意見(jiàn)，登記造冊(cè),，經(jīng)校分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后,，由二人在指定地點(diǎn)監(jiān)銷(xiāo)，監(jiān)銷(xiāo)人要在銷(xiāo)毀清冊(cè)上注明“已銷(xiāo)毀”字樣和銷(xiāo)毀日期,、地點(diǎn),，并由監(jiān)銷(xiāo)人簽字。
6,、檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)應(yīng)歸入全宗卷,，以留存查。
檔案工作人員要有高度責(zé)任心,。在檔案管理工作中,，嚴(yán)格遵守以下制度：
一、檔案歸檔制度
為了將本單位檔案完整齊全地收集,、保管起來(lái),，建立起內(nèi)容豐富、結(jié)構(gòu)合理的館,、室藏結(jié)構(gòu),，更好地為單位業(yè)務(wù)工作和其他工作服務(wù),，制定本制度。
（一）歸檔范圍
凡是反映本單位工作或業(yè)務(wù)活動(dòng)以及其他具有查考利用價(jià)值的各種門(mén)類(lèi),、各種載體的文件材料,，均屬歸檔之范圍。
1,、上級(jí)機(jī)關(guān)制發(fā)的屬于本單位主管業(yè)務(wù)并需執(zhí)行的文件,，普發(fā)的非主管業(yè)務(wù)但需執(zhí)行的法規(guī)性文件，上級(jí)召開(kāi)的需貫徹執(zhí)行的會(huì)議主要文件以及上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)針對(duì)本單位的重要講話,、指示等,。
2、本單位黨,、政,、工、團(tuán),、人事,、財(cái)會(huì)、保衛(wèi),、基建和業(yè)務(wù)（經(jīng)濟(jì)）,、科技等工作以及各內(nèi)部機(jī)構(gòu)形成的有查考、利用價(jià)值的文件材料,。
3,、同級(jí)單位和非隸屬單位制發(fā)需要執(zhí)行，業(yè)務(wù)或工作聯(lián)系密切以及檢查本單位工作制發(fā)或形成的主要文件,。
4,、直屬下級(jí)單位報(bào)送的重要的工作計(jì)劃、總結(jié),、請(qǐng)示,、干部任免、典型材料,、統(tǒng)計(jì)報(bào)表和法規(guī)性備案文件材料,。
5、本單位重要活動(dòng),，重大事件以及專(zhuān)門(mén)業(yè)務(wù)形成的文字材料,、照片、音像等,。
6,、單位和個(gè)人其他有重要保存價(jià)值的文件、資料,、圖書(shū),、實(shí)物等,。
（二）歸檔時(shí)間
需要?dú)w檔的文件材料，一般按年度進(jìn)行整理,、歸檔,。即須在當(dāng)年上半年內(nèi)，將上一年度本單位形成的以及其他屬于歸檔范圍的各種載體的文件,、材料，按照規(guī)定,，收集齊全,，整理立卷，再由檔案人員進(jìn)行規(guī)范整理和實(shí)行集中保管,。
對(duì)于專(zhuān)業(yè)方面的專(zhuān)門(mén)文件,、特殊載體的文件如基建檔案等，可以適當(dāng)延長(zhǎng)收集歸檔時(shí)間,，但也要在辦理完畢后及時(shí)收集,、整理、歸檔,。
（三）檔的基本要求
1,、歸檔進(jìn)室的`文件材料須齊全、完整,、準(zhǔn)確,，即每年需歸檔的文件材料種類(lèi)、份數(shù)以及每份文件頁(yè)數(shù)等,，不得殘缺不齊,。
2、歸檔進(jìn)室的文件材料應(yīng)系統(tǒng),、條理,、規(guī)范，即符合文件的自然形成規(guī)律,，保管期限區(qū)分準(zhǔn)確,、分類(lèi)科學(xué)、組卷合理,，卷內(nèi)文件排列有序,、條理清楚。
3,、歸檔進(jìn)室的案卷技術(shù)加工符合要求,，即案卷封面填寫(xiě)內(nèi)容齊全準(zhǔn)確，格式規(guī)范,，統(tǒng)一打??；案卷裝訂整齊美觀，案卷排列及編號(hào)符合規(guī)定,。
4,、機(jī)關(guān)單位發(fā)文應(yīng)普遍建立“兩套制”；機(jī)關(guān),、團(tuán)體,、企事業(yè)單位及撤銷(xiāo)單位的檔案都要按照國(guó)家規(guī)定，定期向區(qū)檔案館移交,。
二,、檔案保管制度
檔案是黨和國(guó)家的寶貴財(cái)富，為維護(hù)檔案的完整與安全,，制定本制度,。
（一）根據(jù)保存檔案的數(shù)量，必須設(shè)置使用的專(zhuān)門(mén)檔案庫(kù)房,、檔案柜和檔案用具,。庫(kù)房要堅(jiān)固、安全,、適用,，并有防盜、防塵,、防高溫,、防火、防潮,、防強(qiáng)光,、防鼠、防蟲(chóng)等設(shè)施,。
（二）注重采用科學(xué)的現(xiàn)代化的檔案保管,，利用高技術(shù)手段、管理方法和設(shè)施設(shè)備,，上等級(jí)和有條件的應(yīng)配備去濕機(jī),、空調(diào)和微機(jī)等現(xiàn)代化設(shè)備，努力延長(zhǎng)檔案的使用壽命,，保證檔案的安全保存和更好利用,。
（三）接收檔案必須認(rèn)真驗(yàn)收，并辦理交接手續(xù),，對(duì)接收和移出的檔案要及時(shí)登記和統(tǒng)計(jì),，并進(jìn)行規(guī)范化整理，保證檔案完整、系統(tǒng),。
（四）做好檔案庫(kù)房管理工作,，保證庫(kù)房?jī)?nèi)檔案柜架和檔案排放、編號(hào)合理有序,，便于保管和利用,，嚴(yán)禁吸煙和存放易燃、易爆物品及其它雜物,。
（五）保證庫(kù)房?jī)?nèi)溫濕度符合國(guó)家規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)（溫度14－24℃,，濕度45－65％）。
（六）對(duì)保管的檔案要每年進(jìn)行一次小檢查,，年終進(jìn)行一次大檢查,，發(fā)現(xiàn)蟲(chóng)蛀、霉變,、損壞、丟失檔案等現(xiàn)象要及時(shí)報(bào)告領(lǐng)導(dǎo),，并積極采取措施予以處理,。
（七）要定期對(duì)庫(kù)藏檔案進(jìn)行清點(diǎn)核對(duì)，做到帳務(wù)相符,，對(duì)損壞和模糊不清的檔案要及時(shí)搶救和修復(fù),。
三、檔案保密制度
做好檔案保密管理,，是每個(gè)檔案工作者的神圣職責(zé),，為確保黨和國(guó)家的安全，制定本制度,。
（一）檔案工作人員要努力學(xué)習(xí)黨的方針政策,，增強(qiáng)黨性觀念。
（二）嚴(yán)格遵守《檔案法》和《保密法》的規(guī)定,，做好檔案的安全,、保衛(wèi)、保密管理
,，做到不該說(shuō)的不說(shuō),，不該記的不記，不在任何地方和任何人面前談?wù)摍n案中涉及黨和國(guó)家機(jī)密的有關(guān)內(nèi)容,。
（三）嚴(yán)格執(zhí)行檔案的查（借）閱制度,，對(duì)不符合正當(dāng)手續(xù)的利用者，不查檔不借檔,。檔案人員不經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn),，不允許擅自為自己的親戚朋友提供檔案資料。（四）工作人員不準(zhǔn)私自將檔案帶出館,、室外,，不準(zhǔn)帶領(lǐng)非本館,、室工作人員入庫(kù)房。
（五）工作人員閱卷要堅(jiān)持隨用隨提,，下班時(shí)應(yīng)及時(shí)入庫(kù),，未使用完畢的，可暫入柜或抽屜,，嚴(yán)禁堆放在桌面上,。
（六）對(duì)違犯本制度者，視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的批評(píng)教育和行政處分,；構(gòu)成失泄密罪的,，依法追究刑事責(zé)任。
四,、檔案資料查（借）閱制度
檔案利用服務(wù)是檔案工作的根本目的,，為了做好檔案利用服務(wù)工作，充分發(fā)揮檔案的作用,，同時(shí)確保檔案的安全,，防止檔案的泄密和損壞，制定本制度,。
（一）查檔案人員須持本單位介紹信,，注明查檔人身份，查檔范圍和目的,，方予接待,；利用已開(kāi)放的檔案，持身份證即可,。
（二）查閱機(jī)密檔案和重要檔案,，必須經(jīng)主要領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可查閱,。
（三）檔案資料一般不予借出館,、室外使用，如特殊情況非借出不可,，需按規(guī)定辦理借閱手續(xù),，借出的檔案不得超過(guò)三天，逾期需要重新辦理借閱手續(xù),。
（四）查閱人員必須填寫(xiě)《檔案借閱登記表》,，利用檔案后，均應(yīng)填寫(xiě)和效果記錄,。
（五）查閱檔案的人員,，要愛(ài)護(hù)檔案，不準(zhǔn)擅自摘錄、拍照,、復(fù)制和互相轉(zhuǎn)閱,，不準(zhǔn)圈劃、涂改,、撕頁(yè)和拆卷,，對(duì)損壞檔案者，要追究其責(zé)任,。
（六）查檔者取證檔案須經(jīng)批準(zhǔn)后,，方可復(fù)制（手抄、打字,、復(fù)印,、拍照等），經(jīng)核對(duì)無(wú)誤后,，蓋章生效,。
（七）查檔人員要嚴(yán)格遵守本館、室的規(guī)章制度,，館,、室內(nèi)禁止吸煙，在閱覽室閱卷時(shí)不準(zhǔn)喝水,，以免損壞檔案，不準(zhǔn)大聲喧嘩,，影響他人閱覽,；要注意閱覽室內(nèi)衛(wèi)生，愛(ài)護(hù)公共財(cái)物,。
（八）利用檔案者要按規(guī)定交納檔案保護(hù)費(fèi),、復(fù)制費(fèi)和取證費(fèi)。
（九）檔案工作人員要端正工作態(tài)度,，積極為利用者服務(wù),，嚴(yán)格執(zhí)行各項(xiàng)檔案利用制度，做好檔案的監(jiān)護(hù)工作,，確保檔案的完整與安全,。
為保證公司文件的完整，便于查找利用,，做好收集,、立卷、保管,、等工作,，維護(hù)文件檔案的完整和安全，特制定本制度。
一,、公司設(shè)立文件檔案管理專(zhuān)員,，切實(shí)做好文件檔案的收集、分類(lèi),、整理,、立卷、歸檔工作,，保證文件檔案資料的齊全完整,，提高案卷質(zhì)量，使文件檔案管理工作達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)化,、制度化,、規(guī)范化的要求，并逐步實(shí)現(xiàn)電子信息化管理,。
二,、凡是公司在工作中形成的文件和具有查考利用價(jià)值的各類(lèi)資料、原始記錄,、出版物,、各種圖表薄冊(cè)、照片以及與本公司生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)相關(guān)的上級(jí)事文等都要齊全完整地收集,、整理,、立卷、保管,。
三,、人力資源專(zhuān)員要做好公司員工人事檔案的收集、整理,、立卷,、管理工作，確保資料完整,。
四,、檔案管理員要對(duì)公司安全生產(chǎn)相關(guān)文件資料專(zhuān)門(mén)建檔。進(jìn)行管理,。
五,、立卷應(yīng)根據(jù)其相互聯(lián)系、保存價(jià)值分類(lèi)整理立卷,，保證檔案的齊全,、完整，能反映公司的主要情況,，以便于保管和利用,。
六,、文件資料檔案的保管、查閱,。
1,、所有檔案必須入框上架，科學(xué)排列,，便于查找,，避免暴露或捆扎堆放。
2,、文件柜,、檔案室要保持整潔衛(wèi)生，認(rèn)真做好文件檔案“八防”工作,，特別是檔案室防火,、防鼠、防濕,、防盜工作要常抓不懈,，要定期檢查、經(jīng)常核對(duì)文件檔案資料,，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理,、報(bào)告并做好相關(guān)記錄，確保文件檔案資料的完整與安全,。
七,、公司內(nèi)部員工因工作需要查閱檔案資料，須報(bào)請(qǐng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn),，外單位人員要查閱,、復(fù)印公司檔案，必須持單位介紹信并經(jīng)本公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后,，方可查閱;公司所有檔案一律不允許外借。不論是誰(shuí)查閱,、復(fù)印檔案,，公司檔案管理員都必須如實(shí)進(jìn)行登記，注清查閱時(shí)間,、查閱內(nèi)容,、查閱人姓名、批準(zhǔn)領(lǐng)導(dǎo),、是否復(fù)印等相關(guān)內(nèi)容,。
八、對(duì)于公司機(jī)密文件及檔案的管理,，要有專(zhuān)柜存放并單獨(dú)設(shè)鎖,，無(wú)關(guān)人員不準(zhǔn)接觸,，工作人員要嚴(yán)守機(jī)密。
一,、分管檔案工作的局領(lǐng)導(dǎo)職責(zé)
1,、組織全局性的宣傳、貫徹,、執(zhí)行《中華人民共和國(guó)檔案法》和上級(jí)關(guān)于檔案工作的各項(xiàng)方針政策的活動(dòng),。
2、加強(qiáng)對(duì)局檔案工作的領(lǐng)導(dǎo),，將檔案工作納入局的整體發(fā)展計(jì)劃,，列入局議事日程，督促分管部門(mén)按上級(jí)和局檔案部門(mén)要求做好應(yīng)做的工作,。
3,、關(guān)心檔案工作和檔案室的建設(shè)與發(fā)展，從人力,、物力,、財(cái)力上給予支持，及時(shí)解決工作中的重大問(wèn)題和困難,，改善工作條件,，使檔案工作與局各項(xiàng)工作協(xié)調(diào)發(fā)展。
二,、局檔案員職責(zé)
1,、貫徹實(shí)施《檔案法》、《山東省檔案條例》等檔案工作的法律,、法規(guī),，建立健全檔案管理制度。
2,、對(duì)各有關(guān)處室形成的各種材料的收集,、整理、立卷和歸檔進(jìn)行監(jiān)督和指導(dǎo),。
3,、負(fù)責(zé)收集出國(guó)考察人員應(yīng)當(dāng)歸檔的有關(guān)材料和照片，收集領(lǐng)導(dǎo)同志外出開(kāi)會(huì)的發(fā)言材料和帶回的帶有密級(jí)的材料,。
4,、負(fù)責(zé)管理全局各種門(mén)類(lèi)和載體的檔案，維護(hù)檔案的完整,、準(zhǔn)確與安全,，并為本單位各項(xiàng)工作的需要提供服務(wù)。
5,、按時(shí)向上級(jí)主管部門(mén)報(bào)送檔案工作統(tǒng)計(jì)材料,。
6,、按規(guī)定向檔案館移交應(yīng)進(jìn)館的檔案。
三,、分管檔案工作的各處（室）領(lǐng)導(dǎo)職責(zé)
1,、配備具有較好政治業(yè)務(wù)素質(zhì)的專(zhuān)（兼）職檔案人員，并保持相對(duì)穩(wěn)定,。
2,、將檔案工作納入本單位的議事日程（每半年研究一次檔案工作），幫助專(zhuān)（兼）職檔案人員解決工作中的實(shí)際困難,。
3,、組織本單位人員學(xué)習(xí)檔案法規(guī)，執(zhí)行局檔案工作的規(guī)章制度,。
4,、疏通渠道，嚴(yán)格制度,，督促有關(guān)人員注意平時(shí)各類(lèi)文件材料的形成積累,，積極配合專(zhuān)（兼）職檔案人員的歸檔工作。
5,、協(xié)同檔案室監(jiān)督,、檢查本單位文件材料預(yù)立卷、整理組卷,、歸檔驗(yàn)收及檔案鑒定工作,。
6、負(fù)責(zé)檢查本單位專(zhuān)（兼）職檔案人員履行檔案崗位職責(zé)情況,。
四,、各處、室專(zhuān)（兼）職檔案人員職責(zé)
1,、堅(jiān)持平時(shí)整理,。根據(jù)本單位不同種類(lèi)文件材料的形成特征，制定案卷類(lèi)目,，合理分類(lèi)存放,，便于利用和歸檔。
2,、負(fù)責(zé)本單位文件材料的形成、積累,、保管和整理歸檔工作,，保證歸檔文件材料完整、準(zhǔn)確,、系統(tǒng),。
3,、歸檔案卷做到組卷合理，頁(yè)號(hào)編寫(xiě)準(zhǔn)確,，案卷目錄清楚,，案卷標(biāo)題簡(jiǎn)明扼要。
4,、保管好本部門(mén)應(yīng)歸檔的案卷,，注意文件材料的安全和保密。
5,、主動(dòng)接收局檔案員的業(yè)務(wù)指導(dǎo)和督促檢查,，按規(guī)定時(shí)間向檔案室移交。
6,、積極參加業(yè)務(wù)學(xué)習(xí),，不斷提高檔案工作水平。
7,、按檔案室要求對(duì)檔案進(jìn)行分類(lèi),、整理、編目,，并編制檢索工具,。
8、按歸檔時(shí)間向檔案室提供檔案目錄和統(tǒng)計(jì)年報(bào)表,。
