目錄

檔案工作崗位責(zé)任制

文件,、材料收集歸檔制度

檔案鑒定制度

檔案借閱管理制度

檔案保密管理制度

檔案復(fù)制制度

檔案統(tǒng)計(jì)制度

檔案庫房管理制度

檔案銷毀制度

檔案工作崗位責(zé)任制

一、分管檔案工作的局領(lǐng)導(dǎo)職責(zé)

1,、組織全局性的宣傳,、貫徹、執(zhí)行《中華人民共和國檔案法》和上級關(guān)于檔案工作的各項(xiàng)方針政策的活動,。

2,、加強(qiáng)對局檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)，將檔案工作納入局的整體發(fā)展計(jì)劃,，列入局議事日程,，督促分管部門按上級和局檔案部門要求做好應(yīng)做的工作。

3,、關(guān)心檔案工作和檔案室的建設(shè)與發(fā)展,，從人力、物力,、財(cái)力上給予支持,，及時(shí)解決工作中的重大問題和困難，改善工作條件,，使檔案工作與局各項(xiàng)工作協(xié)調(diào)發(fā)展,。

二、局檔案員職責(zé)

1,、貫徹實(shí)施《檔案法》,、《山東省檔案條例》等檔案工作的法律、法規(guī),，建立健全檔案管理制度,。

2、對各有關(guān)處室形成的各種材料的收集,、整理,、立卷和歸檔進(jìn)行監(jiān)督和指導(dǎo)。

3,、負(fù)責(zé)收集出國考察人員應(yīng)當(dāng)歸檔的有關(guān)材料和照片,，收集領(lǐng)導(dǎo)同志外出開會的發(fā)言材料和帶回的帶有密級的材料。

4、負(fù)責(zé)管理全局各種門類和載體的檔案,，維護(hù)檔案的完整,、準(zhǔn)確與安全，并為本單位各項(xiàng)工作的需要提供服務(wù),。

5,、按時(shí)向上級主管部門報(bào)送檔案工作統(tǒng)計(jì)材料。

6,、按規(guī)定向檔案館移交應(yīng)進(jìn)館的檔案,。

三、分管檔案工作的各處（室）領(lǐng)導(dǎo)職責(zé)

1,、配備具有較好政治業(yè)務(wù)素質(zhì)的專（兼）職檔案人員,，并保持相對穩(wěn)定。

2,、將檔案工作納入本單位的議事日程（每半年研究一次檔案工作）,，幫助專（兼）職檔案人員解決工作中的實(shí)際困難。

3,、組織本單位人員學(xué)習(xí)檔案法規(guī),，執(zhí)行局檔案工作的規(guī)章制度。

4,、疏通渠道,，嚴(yán)格制度，督促有關(guān)人員注意平時(shí)各類文件材料的形成積累,，積極配合專（兼）職檔案人員的歸檔工作,。

5、協(xié)同檔案室監(jiān)督,、檢查本單位文件材料預(yù)立卷,、整理組卷、歸檔驗(yàn)收及檔案鑒定工作,。

6,、負(fù)責(zé)檢查本單位專（兼）職檔案人員履行檔案崗位職責(zé)情況。

四,、各處,、室專（兼）職檔案人員職責(zé)

1、堅(jiān)持平時(shí)整理,。根據(jù)本單位不同種類文件材料的形成特征，制定案卷類目,，合理分類存放,，便于利用和歸檔。

2、負(fù)責(zé)本單位文件材料的形成,、積累,、保管和整理歸檔工作，保證歸檔文件材料完整,、準(zhǔn)確,、系統(tǒng)。

3,、歸檔案卷做到組卷合理,，頁號編寫準(zhǔn)確，案卷目錄清楚,，案卷標(biāo)題簡明扼要,。

4、保管好本部門應(yīng)歸檔的案卷,，注意文件材料的安全和保密,。

5、主動接收局檔案員的業(yè)務(wù)指導(dǎo)和督促檢查,，按規(guī)定時(shí)間向檔案室移交,。

6、積極參加業(yè)務(wù)學(xué)習(xí),，不斷提高檔案工作水平,。

7、按檔案室要求對檔案進(jìn)行分類,、整理,、編目，并編制檢索工具,。

8,、按歸檔時(shí)間向檔案室提供檔案目錄和統(tǒng)計(jì)年報(bào)表。

文件,、材料收集歸檔制度

一,、收集歸檔范圍

本機(jī)關(guān)在各項(xiàng)工作中形成的具有保存價(jià)值的，或者上級和下級送來的與本機(jī)關(guān)關(guān)系很密切的文件材料（包括公文,、電報(bào)簿冊,、書信、會議,、電話記錄,、圖紙、登記表,、報(bào)表,、名冊,、獎(jiǎng)品、照片,、錄音帶,、錄像帶等，下同）都屬收集歸檔范圍,，應(yīng)按規(guī)定的范圍,、時(shí)間和要求交本部門資料員或綜合檔案室歸檔。

（一）本級文件

1,、各種代表會議,、工作會議、專業(yè)會議,、各級干部會議的會議記錄,、會議紀(jì)要。

2,、工作計(jì)劃,、規(guī)定、方案,、安排,、總結(jié)、小結(jié),、匯報(bào),、簡報(bào)、通報(bào),、通知,。

3、各種綜合的或?qū)ｎ}的調(diào)查,、檢查,、考察等報(bào)告。

4,、向上級請示,，與其他單位的來往文書，對下級的指示,、批復(fù),、通知。

5,、各項(xiàng)決定,、決議、規(guī)定,、標(biāo)準(zhǔn),、規(guī)范、條例、辦法,、制度,、守則、要求。

6、各級領(lǐng)導(dǎo)的報(bào)告,、講話,、發(fā)言稿或提綱、記錄。

7,、反映生產(chǎn),、基建,、科研設(shè)備,、工藝情況底圖、藍(lán)圖及文字材料,。

8,、各種報(bào)表,、名冊,、登記表,、簿冊、數(shù)據(jù),、憑證。

9,、反映本機(jī)關(guān),、本地區(qū)重要活動的照片,、錄音帶,、錄像帶。

10,、電報(bào),、重要電話記錄、機(jī)關(guān)工作日記,。

11,、年鑒,、大事記、基礎(chǔ)數(shù)字匯編,、基本情況綜合,。

12、本機(jī)關(guān)制發(fā)的獎(jiǎng)狀,、獎(jiǎng)證,、獎(jiǎng)?wù)隆ⅹ?jiǎng)旗,、獎(jiǎng)品,。

13、有關(guān)房產(chǎn),、財(cái)產(chǎn),、物資、檔案,、債權(quán),、捐贈等的憑證，發(fā)放各種證明,、證件存根,。

14、已故人員資料,。

15,、重要的人民來信及處理材料。

16,、本機(jī)關(guān)編輯、出版的書刊,、資料樣板,。

17、本機(jī)關(guān)（包括上報(bào)和下批）干部任免,、呈批表,、調(diào)配培訓(xùn)、專業(yè)技術(shù)職務(wù)評定,、聘任,、黨、團(tuán)干部名冊,、年終統(tǒng)計(jì),、報(bào)表、干部的錄用,、轉(zhuǎn)正,、定級,、調(diào)資、離休,、撫恤等審批表及干部獎(jiǎng)懲等文件材料,。

（二）上級文件材料

1、上級（包括各部門及派駐本機(jī)關(guān)的調(diào)查組,、檢查組,、工作組，下同）有關(guān)本機(jī)關(guān),、本地區(qū)工作或問題的決定,、決議、指示,、批復(fù)及調(diào)查,、檢查、經(jīng)驗(yàn)材料,。

2,、各級領(lǐng)導(dǎo)同志、國際友人,、人民代表,、政協(xié)委員視察本機(jī)關(guān)、本地區(qū)時(shí)的指示,、講話,、題詞、照片,、錄音,、錄像。

3,、上級發(fā)給本機(jī)關(guān)的獎(jiǎng)狀,、獎(jiǎng)冊、獎(jiǎng)?wù)?、?jiǎng)旗,、獎(jiǎng)品。

4,、上級報(bào)刊刊載有關(guān)本機(jī)關(guān),、本地區(qū)情況的文章。

（三）同級文件材料

1,、有關(guān)單位與本機(jī)關(guān)聯(lián)合召開會議,，共同進(jìn)行工作，協(xié)作查處案件或問題共同署名的文件材料,。

2,、有關(guān)單位與本機(jī)關(guān)簽訂的合同,、合約、協(xié)議,。

3,、有關(guān)單位與本機(jī)關(guān)涉及比較重要的工作或問題的來往文書。

4,、有關(guān)單位發(fā)來的重要的,、需要執(zhí)行的方針、政策性文件,。

（四）下級文件材料

1、年季度工作總結(jié),、重要的專題工作總結(jié),。

2、重要的調(diào)查報(bào)告,、檢查報(bào)告,、典型材料，比較重要的工作經(jīng)驗(yàn),、重要的請示,、法規(guī)性的備案文件,。

3、重要的名冊,、登記表。

4,、大事記、基本情況匯編,、基礎(chǔ)數(shù)字匯編,。

二,、歸檔份數(shù)

文書檔案一式兩份,，其中正文和簽發(fā)稿各一份作存檔用，一份作文件匯編用,。

三,、歸檔時(shí)間和方法

（一）凡經(jīng)過打字室打印的文件,，打印好后由打字員收集，交文書檔案員歸檔,。

（二）凡各部門發(fā)出的文件,，由各部門辦公室的有關(guān)人員收集，交由綜合檔案室歸檔,。

（三）一項(xiàng)工作已完成時(shí)（包括一項(xiàng)已完成或一個(gè)會議已結(jié)束,，一個(gè)問題已解決，一件案件已處理等）,，由各部門辦公室的有關(guān)人員,，將進(jìn)行該項(xiàng)工作形成的全部文件材料，系統(tǒng)整理后送交綜合檔案室歸檔,。

（四）外出開會,、考察、學(xué)習(xí),、參觀形成或帶回應(yīng)歸檔的文件材料,，在該項(xiàng)活動結(jié)束時(shí)交由文書檔案員歸檔。

（五）年度工作總結(jié),、各種年報(bào),、黨員、干部名冊,，應(yīng)于翌年一月底前交文書檔案歸檔,。

（六）每年的二月底前進(jìn)行一次全面、徹底的歸檔,，各部門要把上一年應(yīng)歸檔而未歸檔的全部文件材料移交綜合檔案室歸檔,。

（一）應(yīng)歸檔的文件、材料應(yīng)由各辦線資料員收集全齊,。

（二）正文與底稿（簽發(fā)稿）主件或附件,、請示與批復(fù)、來文與復(fù)文一起歸檔,。

（三）歸檔文件材料注意：檢查應(yīng)蓋公章是否蓋了,，文件沒有標(biāo)題應(yīng)加上標(biāo)題，內(nèi)容,、摘要,、文件沒有標(biāo)明日期的要標(biāo)上日期,。

（四）歸檔的文件材料應(yīng)是原稿原件,，不得用復(fù)制件,。

（五）歸檔的照片、錄音帶,、錄像帶要一一寫上文字說明,。

（六）凡是歸檔的文件材料必須經(jīng)過初步整理,，把同一具體問題的文件材料集中在一起，按文件的先后形成排列好,。

檔案鑒定制度

１,、檔案鑒定工作，是甄別和判定檔案的價(jià)值,，并據(jù)以確定檔案“存毀”的工作,。

２、檔案鑒定工作,，是一項(xiàng)科學(xué)性很強(qiáng)的工作,，必須堅(jiān)持全面觀點(diǎn)、堅(jiān)持歷史觀點(diǎn),、堅(jiān)持發(fā)展觀點(diǎn),。

３、檔案鑒定,，必須按照黨和國家制定的鑒定工作原則和鑒定標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行,。

４、檔案鑒定工作,，必須有組織,、有領(lǐng)導(dǎo)地進(jìn)行，一般應(yīng)有領(lǐng)導(dǎo),、專業(yè)人員和有關(guān)單位代表參加的鑒定小組負(fù)責(zé)進(jìn)行,。

５、凡是經(jīng)過認(rèn)真的鑒定,，判定為保存或銷毀的檔案,，必須按照規(guī)定的程序，辦好鑒定手續(xù),。

６,、檔案鑒定工作，是一項(xiàng)決定檔案命運(yùn)的工作,，檔案工作人員必須嚴(yán)肅,、慎重地對待鑒定工作，嚴(yán)格遵守檔案鑒定工作制度,。

檔案借閱管理制度

為了加強(qiáng)本單位檔案管理,，搞好各門類檔案的提供利用工作，特制定以下制度：

1,、本單位各部門借閱檔案，必須按照單位制定的各門類檔案借閱管理標(biāo)準(zhǔn)辦理借閱手續(xù),。

2,、外單位來人查閱本單位檔案,，需持單位介紹信并經(jīng)單位有關(guān)部門領(lǐng)導(dǎo)簽字批準(zhǔn)，方可查閱,，不得抄錄或借出,。

3、機(jī)密,、秘密,、絕密檔案借閱一律按照《檔案安全保密標(biāo)準(zhǔn)》中的要求辦理。

4,、查閱各門類檔案應(yīng)在閱覽室內(nèi)進(jìn)行,，不劃道、涂改,、折卷,、裁剪、拍照,、撕毀等,。特殊情況需借出的，需經(jīng)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn),，但借出時(shí)間不得超過一周,，不得轉(zhuǎn)借他人。需繼續(xù)使用者要辦續(xù)借手續(xù),，確保檔案的完整與安全,。

5、珍貴的實(shí)物檔案,、重要的照片,、底片、縮微膠片等檔案一律不借出,。

6,、凡私自抄錄、攝,、描繪,、折散、刪刮,、撕毀檔案等行為者嚴(yán)格按照國家《檔案法》,、《保密法》予以追究法律現(xiàn)行責(zé)任。

檔案保密管理制度

一,、檔案是國家的寶貴財(cái)富,，企業(yè)各門類檔案本身具有機(jī)要性質(zhì)，因此，檔案部門和工作人員,，必須遵守保密制度,，履行保密手續(xù)，嚴(yán)格遵守保密十條原則,，確保檔案的安全,。

二、凡是利用檔案,，必須經(jīng)檔案人員提供,，任何人不得直接動用。

三,、借閱檔案必須嚴(yán)格按照檔案借閱制度辦理手續(xù),，限期使用，按期返還,，返還檔案要認(rèn)真檢查核對,，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)追查。

四,、利用絕密,、機(jī)密檔案以及引進(jìn)技術(shù)資料、科研成果,、發(fā)明創(chuàng)造,、專利、新產(chǎn)品,、新工藝等技術(shù)文件材料,，須嚴(yán)格履行審批手續(xù)，未經(jīng)批準(zhǔn)的,，嚴(yán)禁提供利用,。

五、外單位查閱檔案,，需持介紹信經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)和主管部門批準(zhǔn),。復(fù)制檔案和外供圖紙和技術(shù)文件，統(tǒng)一由公司檔案信息中心嚴(yán)格按照審批手續(xù)提供,，任何單位和個(gè)人一律無權(quán)外供,。對于擅自向外轉(zhuǎn)借、提供圖紙資料和技術(shù)文件等檔案材料者,，必須追查責(zé)任,，對于嚴(yán)重?fù)p害國家和我公司利益者，要依法追查刑事責(zé)任,。

六,、停產(chǎn)或已生產(chǎn)完畢的產(chǎn)品圖紙和技術(shù)文件材料以及其他經(jīng)鑒定審批擬銷毀的檔案資料，統(tǒng)一按公司下文件由公司檔案信息中心組織回收，統(tǒng)一銷毀,，其他任何單位和個(gè)人一律無權(quán)處理或自行銷毀,。

七、發(fā)現(xiàn)有關(guān)泄密事件,，應(yīng)立即報(bào)告，及時(shí)追查,。

八,、不允許傳抄、自行翻印機(jī)密文件和帶密級的檔案材料,。

九,、不允許將機(jī)密文件帶回家中和到領(lǐng)導(dǎo)辦公室隨意翻閱文件。嚴(yán)禁攜帶機(jī)密文件,、檔案資料游覽,、參觀、探親,、訪友,，出入公共場所。

十,、單位領(lǐng)導(dǎo)和保密小組要定期檢查保密管理

檔案復(fù)制制度

1、本單位工因工作需要復(fù)制一般文件材料時(shí)要經(jīng)檔案室審批,；本單位工復(fù)制本職工作范圍以外的檔案,，需經(jīng)有關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人同意；復(fù)制機(jī)密檔案材料（局會議記錄等）須經(jīng)局檔案員和分管檔案工作的局領(lǐng)導(dǎo)審批后方可復(fù)制,。

2,、外單位一般不予復(fù)制，確因工作需要應(yīng)持單位介紹信,，經(jīng)檔案員同意方可復(fù)制,。

3、復(fù)制后要及時(shí)進(jìn)行登記,。

檔案統(tǒng)計(jì)制度

１,、檔案統(tǒng)計(jì)工作是以檔案工作中大量的現(xiàn)象為對象，以表格,、數(shù)字的形式揭示檔案和檔案工作中諸現(xiàn)象的現(xiàn)狀,、發(fā)展過程及其一般規(guī)律性的工作。

２、統(tǒng)計(jì)作用,。檔案統(tǒng)計(jì)工作,，為制定檔案工作的方針、政策,，編制檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃,，開展檔案科學(xué)研究，進(jìn)行定性分析與定量分析,，提供科學(xué)的依據(jù),。

３、統(tǒng)計(jì)內(nèi)容,。對檔案的收進(jìn),、移出、整理,、鑒定,、保管數(shù)量和狀況，以及檔案的構(gòu)成,、利用,、機(jī)構(gòu)和人員等情況的基本統(tǒng)計(jì)和其他專門統(tǒng)計(jì)。

４,、統(tǒng)計(jì)任務(wù),。對檔案和檔案工作的發(fā)展情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)調(diào)查、統(tǒng)計(jì)分析,、提供資料,，實(shí)行統(tǒng)計(jì)監(jiān)督。

５,、統(tǒng)計(jì)對象,。對檔案實(shí)體及其管理狀況的統(tǒng)計(jì)和檔案事業(yè)的組織與管理現(xiàn)狀的統(tǒng)計(jì)。

６,、統(tǒng)計(jì)方法,。檔案統(tǒng)計(jì)工作，必須把零星的個(gè)別的原始資料,，進(jìn)行綜合整理,，使之成為能反映整體現(xiàn)象的資料，再進(jìn)行分析和研究,，總結(jié)出典型性的經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn),，以提高檔案的科學(xué)管理水平。

７,、按期統(tǒng)計(jì),。平時(shí)必須積極收集資料,，做好單項(xiàng)的統(tǒng)計(jì)；半年必須做好各項(xiàng)工作的初步統(tǒng)計(jì),；年終必須進(jìn)行全面的系統(tǒng)的統(tǒng)計(jì),。

８、專人統(tǒng)計(jì),。配備統(tǒng)計(jì)人員,，熟悉統(tǒng)計(jì)業(yè)務(wù)；掌握統(tǒng)計(jì)資料,，數(shù)字統(tǒng)計(jì)連貫,；準(zhǔn)確統(tǒng)計(jì)數(shù)字，按時(shí)統(tǒng)計(jì)上報(bào),。

檔案庫房管理制度

１、檔案保管工作,，是采用一定的技術(shù)設(shè)備,、措施和方法，對檔案實(shí)行科學(xué)保管和保護(hù),，防治檔案損毀,，延長檔案壽命，維護(hù)檔案安全,。

２,、按專業(yè)類項(xiàng)進(jìn)行保管,，做到檔案存放條理化,、排列系統(tǒng)化,、保管科學(xué)化，以利于檔案的保護(hù)管理。

３,、堅(jiān)持以防為主,、防治結(jié)合方針，切實(shí)做好檔案“十防”（即防盜,、防水,、防火,、防潮,、防塵,、防鼠、防蟲,、防高溫,、防強(qiáng)光,、防泄密）工作,，確保檔案完整安全。

４、加強(qiáng)庫房基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，逐步購置先進(jìn)設(shè)備,，改善庫房管理?xiàng)l件,；引用先進(jìn)科學(xué)技術(shù),，實(shí)行科學(xué)管理,。

５、庫房要保持溫度在攝氏１４－２４°ｃ,，相對濕度在４５－６０％之內(nèi),；保持清潔干凈，做到無塵,、無蟲,、無鼠、無有害氣體污染,。

６,、庫房管理人員要做到天天打掃衛(wèi)生，每天上下班各檢查一次溫濕度,，每月清理二次檔案柜衛(wèi)生,，發(fā)現(xiàn)有字跡褪變和紙張破損的案卷，及時(shí)進(jìn)行搶救,。

７,、接交進(jìn)館的檔案，要認(rèn)真清點(diǎn),，履行簽字接交手續(xù),；檔案外借，要認(rèn)真清點(diǎn),，履行批準(zhǔn)手續(xù),，并保證按期歸還,；非工作人員不得進(jìn)庫房,，以防意外；在庫房里不準(zhǔn)吸煙,。

檔案銷毀制度

１,、檔案的銷毀，是指對沒有保存價(jià)值的不歸檔文件和保管期限已滿無須繼續(xù)保存的檔案進(jìn)行銷毀處理。

２,、檔案銷毀,，必須按照國家規(guī)定檔案銷毀的標(biāo)準(zhǔn)，嚴(yán)格進(jìn)行鑒定,。

３,、經(jīng)過鑒定確需銷毀的檔案，必須寫出銷毀檔案內(nèi)容分析報(bào)告,，列出檔案銷毀清冊,。

４、檔案銷毀,，必須嚴(yán)格執(zhí)行審批制度,，履行批準(zhǔn)手續(xù)。

５,、批準(zhǔn)銷毀的檔案,，應(yīng)及時(shí)送造紙廠化為紙漿或焚毀，且要有兩人鑒銷,；銷毀完畢,，鑒銷人要在銷毀清冊上寫明某曰已銷毀并簽名蓋章。

６,、檔案的銷毀,，必須在相應(yīng)的《案卷目錄》、《檔案總登記簿》和《案卷目錄登記簿》上注明“已銷毀”,。