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文件收發(fā)管理制度 文件收發(fā)管理辦法篇一

每次收文之后,，首先要與發(fā)文通知單對照檢查,，看所收文件是否與通知單上所印文件種類、數(shù)量相同,，如有不符,，應(yīng)及時向發(fā)文機關(guān)查詢。

(一)發(fā)文范圍,。文件的發(fā)放，要嚴格按文件特定的發(fā)放范圍和份數(shù)發(fā)放,。主干線文件的發(fā)放范圍是市委常委,、市政府、市人大,、市政協(xié),、市紀(jì)檢委,、市委各部辦委、各黨委,。上級文件的發(fā)放范圍,，主要是市人大、市政府,、市政協(xié),、市紀(jì)檢委。

(二)發(fā)文程序,。凡經(jīng)市委辦公室下發(fā)的文件,，都由通信員親自送到各單位。

文件登記,、分發(fā),、傳閱后，要實行歸類管理,。要留出三份文件存檔,。剩余文件存入柜內(nèi)，以備查用,；領(lǐng)導(dǎo)閱后文件要通過篩選,，留有批示文件，其余銷毀,。

文件清繳一年兩次,。上半年的文件在七月中旬清繳，下半年的文件在下一年的'二月中旬清繳,，清繳期為十至十五天,。每次清繳文件時要下發(fā)文件清繳單。文件的銷毀一年兩次,，上半年,、下半年各一次。每次清繳文件結(jié)束后,，對需銷毀的文件,，用專車專人送到指定地點銷毀。

(一)借閱文件要認真登記,。

(二)絕密級文件,，僅在閱文室借閱。未經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn),，不準(zhǔn)將文件帶出閱文室,。

(三)文件借閱后三日內(nèi)要追回。

文件收發(fā)管理制度 文件收發(fā)管理辦法篇二

第一條 為減少發(fā)文數(shù)量，提高辦文速度和發(fā)文質(zhì)量,，充分發(fā)揮文件在各項工作中的指導(dǎo)作用,，根據(jù)集團公司有關(guān)規(guī)定，結(jié)合我集團的實際情況,，特制訂本制度,。

第二條 根據(jù)文件信息依賴存儲介質(zhì)的不同可將文件分為電子版文件和紙質(zhì)版文件。按性質(zhì)種類區(qū)分：行政類〈有關(guān)規(guī)章制度,、事項決策,、通知、會議紀(jì)要等〉,，業(yè)務(wù)類〈有關(guān)業(yè)務(wù)合同,、客戶函件等經(jīng)營事項〉，人事類〈有關(guān)人員招聘,、安排,、獎懲等〉，技術(shù)類〈有關(guān)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn),、工程技術(shù)文件等〉,，其它類〈不宜歸入上述各類的〉。具體內(nèi)容主要包括上級函,、電,、來文，同級函,、電,、來文，本單位上報下發(fā)的各種文件資料,、合同,、cad圖、效果圖,、預(yù)結(jié)算文件,、財務(wù)帳套、資產(chǎn)配套的說明書,、保修卡等,。

第三條 公文的簽收

1.公司所有文件(除領(lǐng)導(dǎo)或各部門訂閱的辦公文件外)均由辦公室文秘登記簽收、拆封,。在簽收和拆封時,，辦公室文秘需注意檢查封口,對開口和郵票撕毀函件應(yīng)查明原因。

2.對上級部門發(fā)來的文件,，要進行文件,、文號,、編號的核定,，如果其中一項不對口,，應(yīng)立即報告上級部門，并登記差錯文件的文號,。

第四條 公文的編號保管

辦公室文秘拆封和簽收后應(yīng)及時附上"文件處理傳閱單",，作分類登記編號、保管,。 2.本公司外出人員開會帶回的文件及資料應(yīng)及時送交辦公室文秘進行登記編號保管,，不得個人保存，如員工工作需要借閱的可復(fù)印或借用,。 第五條 公文的閱批與分轉(zhuǎn)

1.凡正式文件均需由辦公室主任(或副主任)根據(jù)文件內(nèi)容和性質(zhì)閱簽后,，由辦公室文秘分送承辦部門經(jīng)理和承辦部門閱辦，重要文件或急件應(yīng)立刻呈送總經(jīng)理(或分管副總經(jīng)理)閱批后分送相關(guān)部門閱辦,。為避免文件積壓誤事,，一般應(yīng)在當(dāng)天閱簽完。

2.一般性質(zhì)的函,、電,、單據(jù)等，可由辦公室直接分轉(zhuǎn)處理,。如涉及多個公司或部門會辦的文件,，由辦公室負責(zé)與各公司、各部門聯(lián)系后再分轉(zhuǎn)處理,。

3.為加速文件運轉(zhuǎn),，辦公室文秘應(yīng)在接到文件的當(dāng)天或第二天將文件送到承辦部門經(jīng)理和承辦部門，如關(guān)系到兩個以上部門,，應(yīng)按批示次序依次傳閱,，最遲不得超過兩天(特殊情況例外)。

第六條 文件的傳閱與催辦

1.傳閱文件應(yīng)嚴格遵守傳閱范圍和保密規(guī)定,，不得將有密級的文件帶回家,、員工宿舍和公共場所，也不得將文件轉(zhuǎn)借其他人閱看,。對尚未傳達的文件不得向外泄露內(nèi)容,。

2.閱讀文件應(yīng)抓緊時間，當(dāng)天閱完后應(yīng)在下班前將文件交辦公室文秘,，閱批文件一般不得超過兩天,，閱后應(yīng)簽名以示負責(zé)。如有領(lǐng)導(dǎo)"批示",、"擬辦意見"辦公室應(yīng)責(zé)成有關(guān)部門和人員按文件所提要求和領(lǐng)導(dǎo)批示辦理有關(guān)事宜,。

3.閱文時不得抄錄全文，不得任意取走文件夾內(nèi)任何文件及附件，如確系工作需要,，要辦理借閱手續(xù),，以防止丟失泄密。

4.文件閱完后,，應(yīng)交辦公室文秘,，切忌橫傳。

5.辦公室對文件負有催辦,、檢查,、督促的責(zé)任，承辦部門接到文件,、函電應(yīng)立即指定專人辦理,。不得將文件壓放分散，如需備查,，應(yīng)按照有關(guān)保密規(guī)定,，并征得辦公室同意后，予以復(fù)印或摘抄,，原件應(yīng)及時歸檔,。

6.按照閱文范圍，一般由有關(guān)部門定期組織學(xué)習(xí)有關(guān)文件,，或由辦公室通知到單位閱文,。

第七條 發(fā)文的規(guī)定

1.單位上報下發(fā)正式文件的權(quán)力分別集中在集團辦公室、集團人事,、各分公司辦公室,，其他部門一律不得自行向上、向下發(fā)送正式文件,。如若確屬工作合作關(guān)系,、可發(fā)送工作聯(lián)系單。 2.部門需要向上反映匯報重要工作或向下安排布置重要工作要求發(fā)文時應(yīng)分別向集團辦公室,、各分公司辦公室提出發(fā)文申請,，并將文件底稿分別交辦公室審核。辦公室同意發(fā)文,，方可擬定發(fā)文,。

3.對單位影響較大，涉及多個以上領(lǐng)導(dǎo)分管范圍的文件,，須經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)班子研究決定后批準(zhǔn)簽發(fā),。其余文件均由主要領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)簽發(fā)。

第八條 發(fā)文的范圍：

1.凡是以集團辦公室,、集團人事部,、各分公司辦公室名義發(fā)出的文件,、通告、決定,、決議,、請示、報告,、編寫的會議紀(jì)要,，均屬發(fā)文范圍。

2.集團或各分公司辦公室下發(fā)文件主要用于：

(1)公布單位規(guī)章制度,；

(2)轉(zhuǎn)發(fā)上級文件或根據(jù)上級文件精神制訂的文件；

(3)公布單位組織機構(gòu)變動或人事任免事項,；

(4)公布單位重大生產(chǎn),、技術(shù)、管理,、行政,、生活福利等工作的決定；

(5)發(fā)布有關(guān)獎懲決定和通報,；

(6)對上級機關(guān)呈報,、請示報告、處理決定,；

(7)其他有關(guān)重大事項,；

3.集團各單位日常生產(chǎn)、技術(shù),、管理工作中,，有關(guān)圖紙、技術(shù)文件,、效果圖修改,、審批工作、安排部署,、傳達上級指示等事項,，應(yīng)按有關(guān)制度辦理，經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后,，由各部門書面或口頭自行通知執(zhí)行,，一般不用發(fā)文。

第九條 發(fā)文程序規(guī)定：

1.各部門需要發(fā)文,，應(yīng)事先向集團或各分公司辦公室提出發(fā)文申請,；

2.集團或各分公司辦公室同意發(fā)文后，主辦部門應(yīng)以不違反國家法令,，上級指示或工作實際需要草擬文件初稿,；

3.草擬文稿必須從本單位角度出發(fā),，做到情況確實、觀點鮮明,、條理清楚,、層次分明、文字簡煉,、標(biāo)點符號正確,、書寫工整。

4.文稿擬好后,，擬搞人應(yīng)填發(fā)文申請單,，詳細寫明文件標(biāo)題、發(fā)送范圍,、印刷份數(shù),、擬稿單位與擬稿人。

5.辦公室應(yīng)根據(jù)公司領(lǐng)導(dǎo)指示和有關(guān)制度規(guī)定,，對文稿進行審查和修改,。對涂改不清、文字錯漏嚴重,、內(nèi)容不妥,、格式不符的文稿應(yīng)退回擬稿單位重新擬稿；

6.經(jīng)辦公室審查修改后的文稿,，送分管領(lǐng)導(dǎo)核稿(對文稿內(nèi)容負責(zé)),；

7.對審核時修改較多，有礙打印和存檔的文稿,，應(yīng)由擬搞部門重新整理寫清楚,；

8.需經(jīng)會簽的文稿，應(yīng)在交付打印前送會簽部門會簽,；

9.文稿審核會簽后,，按批準(zhǔn)權(quán)限的規(guī)定分別呈送相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審定批準(zhǔn)簽發(fā)；

10.經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)簽發(fā)后的文稿交辦公室文秘統(tǒng)一編號送辦公室打??；

11.文件打印初稿，應(yīng)由擬稿人校對,，并簽名,；

12.文件打字后，由辦公室派專人按數(shù)印刷,，再由辦公室文秘分發(fā)并檢查發(fā)文的落實情況,，向辦公室主任匯報文件抵達情況。

第十條 各部門有關(guān)工作人員因工作需要借閱一般文件,，需經(jīng)本部門負責(zé)人簽寫,，辦公室主任簽字,，并填寫文件借閱單，對有密級的'文件須分管領(lǐng)導(dǎo)或辦公室主任同意后方可借閱,。

第十一條 借閱文件應(yīng)嚴格履行借閱登記手續(xù),，就地閱看，按時歸還,。任何人不得將文件帶走或全文抄錄,，不允許拆卷和在文件上勾劃等。

第十二條 辦公室主任對承辦的公文應(yīng)抓緊催辦,，應(yīng)定期對事情已經(jīng)辦妥的本單位文件和上級要求限期清退的文件,，進行收繳清退工作。(一般為月底一小清,，季末一中清,、年終一總清)。如發(fā)現(xiàn)文件丟失,，必須及時查明原因和責(zé)任者，并如實向領(lǐng)導(dǎo)報告,。

第十三條 文件的歸檔范圍：

1.凡下列文件統(tǒng)一分別由各公司辦公室文秘負責(zé)歸檔：

(1)政府部門來文,，包括上級對單位報告、申請的批復(fù),；

(2)集團或各分公司辦公室發(fā)出的報告,、指示、決定,、決議,、通報、紀(jì)要,、重要通知,、領(lǐng)導(dǎo)發(fā)言和生產(chǎn)工作的各類計劃統(tǒng)計、季度,、年度報表等,；

(3)公司及部門各種會議記錄；

(4)公司組織召開的代表大會所形成的報告,、總結(jié),、決議、發(fā)言,、簡報等,；

(5)有保存價值的來信來訪記錄及處理結(jié)果；

(6)參加上級召開的各種會議帶回的文件,、資料及本單位在會上匯報材料等,；

(7)政府領(lǐng)導(dǎo)同志來單位檢查視察工作的報告,、指示記錄，以及本單位向上級進行匯報的提綱和材料,；

(8)反映本單位生產(chǎn)活動,、先進人物事跡及領(lǐng)導(dǎo)工作等的音、像攝制品,；

(9)工作日志和公司大事記,；

(10)單位向上級請示批復(fù)的文件及上報的有關(guān)材料。

2.各部門日常工作中形成的活動資料,，由各部門負責(zé)立卷歸檔,。

第十四條 立卷要求

1.文件立卷應(yīng)按照內(nèi)容、名稱,、時間順序,，分門別類地進行整理歸檔。

2.立卷時,，要求把文件的批復(fù),、正本、底稿,、主件,、附件收集齊全，保持文件,、材料的完整性,。

3.要堅持平時立卷與年終立卷歸檔相結(jié)合的原則。重要工作,、重要會議形成的文件材料,，要及時立卷歸檔。

4.上年度形成的文件材料,，要求在下年度7月份以前整理完

第十五條 文件的時效性

是指文件內(nèi)容在一定時間階段是有效的,，超過這個時間段，該文件上記載的信息則是無效的,，只供備查使用,。超過時效性且無保存價值的文件。進入文件的銷毀管理程序,。 第十六條 文件銷毀流程

對于多余,、重復(fù)、過時和無保存價值的文件（紙張）,，辦公室應(yīng)定期責(zé)成相關(guān)職能部門辦理申請銷毀手續(xù),，認真填寫文件資料銷毀申請表，對無價值文件進行銷毀,，并登記造冊,。 第十七條 文件銷毀要求

經(jīng)審核同意銷毀的文件,，應(yīng)在檔案管理員和資料分管領(lǐng)導(dǎo)及辦公室主任的共同監(jiān)督下銷毀。對銷毀的檔案,，必須化為紙漿或焚毀,，不準(zhǔn)出賣和作它用。參與銷毀文檔的員工要在“檔案銷毀清冊”上簽字,，以示負責(zé),，未經(jīng)審批，任何人不得私自銷毀檔案材料,。

文件收發(fā)管理制度 文件收發(fā)管理辦法篇三

為維護公司文件收發(fā)和輪閱的規(guī)范性,、嚴肅性和安全性,維護公司的利益,特制定本制度。

本制度適用于公司文件收發(fā)和輪閱的管理,。

1.公司員工必須嚴格依照本制度規(guī)定收發(fā)和輪閱文件,。

2.綜合辦公室負責(zé)文件收發(fā)和輪閱管理制度的`管理。

1.凡上級和有關(guān)部門發(fā),、送本公司的文件,均應(yīng)由綜合辦公室專人負責(zé)開拆,、登記。

2.收到文件要及時拆封,及時分送,。綜合辦公室文件收發(fā)每天不少于一次,對需送閱的文件應(yīng)登記后及時送閱,。時效性較強的會議通知和文件等,應(yīng)立即交總經(jīng)理閱簽。

3.各類文件送閱前由綜合辦公室負責(zé)人擬辦,并提出擬辦意見,。

4.經(jīng)總經(jīng)理批辦的文件,由綜合辦公室專人負責(zé)及時轉(zhuǎn)交有關(guān)職能部門辦理。如需復(fù)印,、打印的文件,則由承辦部門按規(guī)定辦理,。

5.各職能部門需要發(fā)文件,先由各職能部門自行擬稿,經(jīng)部門負責(zé)人審稿,交辦公室負責(zé)人核稿,再交分管副總經(jīng)理審核,最后由總經(jīng)理簽發(fā)。

6.收到已簽發(fā)的文件后,辦公室專門人員應(yīng)及時編好文號,確定印制份數(shù),并逐項將文件標(biāo)題,、文號,、發(fā)文日期、印編份數(shù)等記入發(fā)文登記簿,。同時,留二份與底稿一并歸檔,。

7.文件材料一般由各職能部門裝訂封發(fā),送綜合辦公室郵寄。機密和掛號文件在封發(fā)時需注明,由綜合辦公室按有關(guān)規(guī)定辦理,。

1.文件輪閱由辦公室專人負責(zé),。各部門輪閱文件一般不超過兩天。因故不能及時輪閱的,應(yīng)將文件送回,待后補閱,。

2.輪閱時不得擅自將有關(guān)輪閱文件取走,。確因工作需要借閱的,應(yīng)經(jīng)辦公室負責(zé)人同意,辦理有關(guān)登記手續(xù),借閱時間一般不超過五天,復(fù)印件應(yīng)妥善保管。

3.文件輪閱完畢,辦公室專門人員應(yīng)及時收集,、整理,分類存查,并按規(guī)定立卷歸檔,。

1.本制度自簽發(fā)之日起執(zhí)行,。

2.本制度最終解釋權(quán)歸綜合辦公室。

文件收發(fā)管理制度 文件收發(fā)管理辦法篇四

第一條 為減少發(fā)文數(shù)量,，提高辦文速度和發(fā)文質(zhì)量,，充分發(fā)揮文件在各項工作中的指導(dǎo)作用，根據(jù)區(qū)建設(shè)局關(guān)于文書處理的有關(guān)規(guī)定,，結(jié)合我單的實際情況,，特制訂本制度。

第二條 文件管理內(nèi)容主要包括：上級函,、電,、來文，同級函,、電,、來文，本單位上報下發(fā)的各種文件,、資料,。

第三條 按照黨政分工的原則，本單位各類文件(黨支部和行政)統(tǒng)一由辦公室歸口管理,。

(二)收文的管理

第四條 公文的簽收

1.單位所有文件(除領(lǐng)導(dǎo)訂啟的外)均由收發(fā)員(文書)登記簽收,、拆封(由上級或郵電局機要通訊員直送的機要文件除外)。在簽收和拆封時,，收發(fā)員(文書)需注意檢查封口,對開口和郵票撕毀函件應(yīng)查明原因,。

2.對上級部門發(fā)來的文件，要進行文件,、文號,、機要編號的核定，如果其中一項不對口,，應(yīng)立即報告上級部門,，并登記差錯文件的文號。

第五條 公文的編號保管

1. 收發(fā)員(文書) 拆封和簽收后應(yīng)及時附上"文件處理傳閱單",，作分類登記編號,、保管。

2.本單位外出人員開會帶回的文件及資料應(yīng)及時送交收發(fā)員(文書)進行登記編號保管,，不得個人保存,，如職工工作需要借閱的可復(fù)印或借用。

第六條 公文的閱批與分轉(zhuǎn)

1.凡正式文件均需由辦公室主任(或副主任)根據(jù)文件內(nèi)容和性質(zhì)閱簽后,，由收發(fā)員(文書)分送領(lǐng)導(dǎo)和承辦部門閱辦,，重要文件或急作應(yīng)立刻呈送領(lǐng)導(dǎo)(或分管領(lǐng)導(dǎo))閱批后分送承辦部門閱辦。為避免文件積壓誤事，一般應(yīng)在當(dāng)天閱簽完,。

2.一般性質(zhì)的函,、電、單據(jù)等,，可由辦公室直接分轉(zhuǎn)處理,。如涉及幾個單位會辦的文件，應(yīng)同各單位聯(lián)系后再分轉(zhuǎn)處理,。

3.為加速文件運轉(zhuǎn),，收發(fā)員(文書)應(yīng)在當(dāng)天或第二天將文件送到領(lǐng)導(dǎo)和承辦部門，如關(guān)系到兩個以上部門,，應(yīng)按批示次序依次傳閱,，最遲不得超過兩天(特殊情況例外)。

第七條 文件的傳閱與催辦,。

1.傳閱文件應(yīng)嚴格遵守傳閱范圍和保密規(guī)定,，不得將有密級的`文件帶回家、宿舍和公共場所,，也不得將文件轉(zhuǎn)借其他人閱看,。對尚未傳達的文件不得向外泄露內(nèi)容。

2.閱讀文件應(yīng)抓緊時間,，當(dāng)天閱完后應(yīng)在下班前將文件交收發(fā)員(文書),，閱批文件一般不得超過兩天，閱后應(yīng)簽名以示負責(zé),。如有領(lǐng)導(dǎo)"批示",、"擬辦意見"辦公室應(yīng)責(zé)成有關(guān)部門和人員按文件所提要求和領(lǐng)導(dǎo)批示辦理有關(guān)事宜。

3.閱文時不得抄錄全文,，不得任意取走文件夾內(nèi)任何文件及附件,，如確系工作需要，要辦理借閱手續(xù),，以防止丟失泄密。

4.文件閱完后,，應(yīng)交收發(fā)員(文書),，切忌橫傳。

5.辦公室對文件負有催辦檢查督促的責(zé)任,，承辦部門接到文件,、函電應(yīng)立即指定專人辦理。不得將文件壓放分散,，如需備查,，應(yīng)按照有關(guān)保密規(guī)定，并征得辦公室同意后，予以復(fù)印或摘抄,，原件應(yīng)及時歸檔周轉(zhuǎn),。

6.按照閱文范圍，離,、退休干部,，一般由有關(guān)部門定期組織學(xué)習(xí)有關(guān)文件，或由辦公室通知到單位閱文,。

(三)發(fā)文的管理

第八條 發(fā)文的規(guī)定

1.單位上報下發(fā)正式文件的權(quán)力分別集中黨支部和行政辦公室,，各群眾團體和部門一律不得自行向上、向下發(fā)送正式文件,。

2.各群眾團體,、部門需要向上反映匯報重要情況或向下安排布置重要工作要求發(fā)文應(yīng)分別向黨支部、行政辦公室提出發(fā)文申請,，并將文件底稿分別交黨支部,、行政辦公室審核。黨支部,、行政辦公室同意發(fā)文,，方可按黨、政機構(gòu)設(shè)置與業(yè)務(wù)分工統(tǒng)一歸口以黨×字,、政×字發(fā)文,。群眾團體文件由黨支部批轉(zhuǎn)。

3.對單位影響較大,，涉及多個以上領(lǐng)導(dǎo)分管范圍的文件,，須經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)班子研究決定后批準(zhǔn)簽發(fā)。其余文件均由主要領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)簽發(fā),。

第九條 發(fā)文的范圍：

1.凡是以黨支部,、行政辦公室名義發(fā)出的文件、通告,、決定,、決議、請示,、報告,、編寫的會議紀(jì)要和會議簡報，均屬發(fā)文范圍,。

2.黨支部,、、行政辦公室下發(fā)文件主要用于：

(1)公布單位規(guī)章制度,；

(2)轉(zhuǎn)發(fā)上級文件或根據(jù)上級文件精神制訂的文件,；

(3)公布單位體制機構(gòu)變動或干部任免事項,；

(4)公布單位重大生產(chǎn)、技術(shù),、管理,、政治工作、生活福利等工作的決定,；

(5)發(fā)布有關(guān)獎懲決定和通報,；

(6)其他有關(guān)重大事項；

3.黨支部,、行政辦公室上行文,、外發(fā)文主要用于：

(1)對上級機關(guān)呈報、請示報告,、處理決定,；

(2)同兄弟單位聯(lián)系有關(guān)重大生產(chǎn)、技術(shù),、人事勞資,、物資供應(yīng)、科研,、基建,、管理、黨群工作等事宜,。

4.日常生產(chǎn),、技術(shù)、管理,、黨群工作中,，有關(guān)圖紙、技術(shù)文件,、工藝修改,、審批工作、安排部署,、傳達上級指示等事項,，應(yīng)按有關(guān)制度辦理，經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后,，由各科室書面或口頭自行通知執(zhí)行,，一般不用發(fā)文。

5.各科室如會議所作的決定,，一般都不應(yīng)發(fā)文，不備查考,，可以科室名義用《工作簡訊》發(fā)會議紀(jì)要,。

(四)發(fā)文程序與要求

第十條 發(fā)文程序規(guī)定：

1.各科室需要發(fā)文，應(yīng)事先向黨支部、行政辦公室提出申請,；

2.黨支部,、行政辦公室同意發(fā)文后，主辦科室應(yīng)以黨的方針,、政策和國家法令,，上級指示或工作實際需要草擬文件初稿；

3.草擬文稿必須從本單位角度出發(fā),，做到情況確實,、觀點鮮明、條理清楚,、層次分明,、文字簡煉、標(biāo)點符號正確,、書寫工整,。嚴禁使用鉛筆、圓珠筆,、紅墨水和彩筆書寫,；

4.文稿擬就后，擬搞人應(yīng)填附發(fā)文稿紙首頁,，詳細寫明文件標(biāo)題,、發(fā)送范圍、印刷份數(shù),、擬稿單位與擬稿人,，并簽名、蓋章,、標(biāo)定日期和密級,；

5.辦公室應(yīng)根據(jù)黨支部、行政的要求和上級有關(guān)指示精神,，有關(guān)文件規(guī)定,，對文稿進行審查和修改。對涂改不清,、文字錯漏嚴重,、內(nèi)容不妥、格式不符的文稿應(yīng)退回擬稿單位重新擬稿,；

6.經(jīng)辦公室審查修改后的文稿,，送分管領(lǐng)導(dǎo)核稿(對文稿內(nèi)容、質(zhì)量負責(zé)),；

7.對審核時修改較多,，有礙打印和存檔的文稿,，應(yīng)由擬搞部門重新整理寫清楚；

8.需經(jīng)會簽的文稿,，應(yīng)在交付打印前送會簽部門會簽,；

9.文稿審核會簽后，按批準(zhǔn)權(quán)限的規(guī)定分別呈送黨政領(lǐng)導(dǎo)審定批準(zhǔn)簽發(fā),；

10.經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)簽發(fā)后的文稿交辦公室收發(fā)員(文書)統(tǒng)一編號送打字室打?。?/p>

11.文件打印清樣,，應(yīng)由擬稿人校對,，校對人員應(yīng)在發(fā)文稿上簽名；

12.文件打字后,，由辦公室派專人按數(shù)印刷,，再由收發(fā)員(文書)分發(fā)并檢查落實情況。

(五)文件的借閱和清退

第十一條 各部門有關(guān)工作人員因工作需要借閱一般文件,，需經(jīng)本部門負責(zé)人簽寫便條,，對有密級的文件須分管領(lǐng)導(dǎo)或辦公室主任同意后方可借閱。

第十二條 借閱文件應(yīng)嚴格履行借閱登記手續(xù),，就地閱看,，按時歸還。任何人不得將文件帶走或全文抄錄,，不允許拆卷和在文件上勾劃等,。

第十三條 辦公室收發(fā)員(文書)對承辦的公文應(yīng)抓緊催辦，應(yīng)定期對事情已經(jīng)辦妥的本單位文件和上級要求限期清退的文件,，進行收繳清退工作,。(一般為月底一小清，季末一中清,、年終一總清),。如發(fā)現(xiàn)文件丟失，必須及時查明原因和責(zé)任者,，并如實向領(lǐng)導(dǎo)報告,。

(六)文件的立卷與歸檔

第十五條 文件的歸檔范圍：

1.凡下列文件統(tǒng)一分別由辦公室收發(fā)員(文書)負責(zé)歸檔：

(1)上級機關(guān)來文，包括上級對單位報告,、申請的批復(fù),；

(2)黨支部、行政辦公室發(fā)出的報告,、指示,、決定、決議,、通報,、紀(jì)要,、重要通知、、領(lǐng)導(dǎo)發(fā)言和生產(chǎn)工作的各類計劃統(tǒng)計,、季度,、年度報表等；

(3)黨支部會,、主任辦公會議、中層干部會議、職工委員會以及各種例會記錄,；

(4)支部黨代會、職代工,、工會會員代表大會,、團代會等組織召開的代表大會所形成的報告、總結(jié),、決議,、發(fā)言、簡報,、會議記錄等,；

(5)有保存價值的人民來信來訪記錄及處理結(jié)果；

(6)參加上級召開的各種會議帶回的文件,、資料及本單位在會上匯報表言材料等,；

(7)上級機關(guān)領(lǐng)導(dǎo)同志來單位檢查視察工作的報告、指示記錄,，以及本單位向上級進行匯報的提綱和材料,；

(8)反映本單位生產(chǎn)活動、先進人物事跡及領(lǐng)導(dǎo)工作等的音,、像攝制品,；

(9)單位日志和大事記；

(10)單位向上級請示批復(fù)的文件及上報的有關(guān)材料,。

2.業(yè)務(wù)科室,，各群眾團體日常工作中形成的活動資料，由各業(yè)務(wù)科室,、群眾團體負責(zé)立卷歸檔,。

第十六條 立卷要求

1.文件立卷應(yīng)按照內(nèi)容、名稱,、時間順序,，分門別類地進行整理歸檔。

2.立卷時,，要求把文件的批復(fù),、正本,、底稿、主件,、附件收集齊全,，保持文件、材料的完整性,。

3.要堅持平時立卷與年終立卷歸檔相結(jié)合的原則,。重要工作、重要會議形成的文件材料,，要及時立卷歸檔,。

4.上年度形成的文件材料，要求在下年度7月份以前整理完,。

(七)文件的銷毀

第十七條 對于多余,、重復(fù)、過時和無保存價值的文件,，辦公室應(yīng)定期清理造冊,，并按上級有關(guān)規(guī)定，辦理申請銷毀手續(xù),。

第十八條 經(jīng)審核同意銷毀的文件,，應(yīng)在辦公室收發(fā)員(文書)和正副主任以及分管領(lǐng)導(dǎo)的共同監(jiān)督下銷毀。

文件收發(fā)管理制度 文件收發(fā)管理辦法篇五

局辦公室負責(zé)我局對外行文和公文的收發(fā)處理工作,為使行文和收文處理規(guī)范化,特規(guī)定如下:

(一)凡以我局名義上報或下發(fā)的文件(報告,、請示,、紀(jì)要、通知,、函件等),由承辦科室擬稿,經(jīng)科室負責(zé)人,、分管領(lǐng)導(dǎo)初審后,送辦公室核稿,經(jīng)辦公室核稿后送局領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。重要文件需由局領(lǐng)導(dǎo)審核,主管區(qū)領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā),。聯(lián)合行文必須同時送有關(guān)單位領(lǐng)導(dǎo)會簽,方可發(fā)出,。

(二)經(jīng)局領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)的文稿交辦公室統(tǒng)一登記、分類編號,。由擬稿科室打印,、校對、裝訂,上行文由辦公室發(fā)送并催辦,平行文和下行文由擬稿科室分發(fā),。

(三)行文規(guī)則參照《國家行政機關(guān)公文處理辦法》(國發(fā)[20xx]23號)有關(guān)規(guī)定執(zhí)行,行文流程按局辦公處理系統(tǒng)流程進行,。

(一)所有發(fā)至我局的公文(含傳真件公文和附有領(lǐng)導(dǎo)的批示或上級部門轉(zhuǎn)我局處理的.公文),由局辦公室統(tǒng)一簽收、登記,、編號,送局領(lǐng)導(dǎo)閱示或送有關(guān)科室辦理,。

(二)文件按辦件、閱件進行分類。辦公室負責(zé)人根據(jù)文件內(nèi)容和規(guī)定的傳閱范圍,提出辦文意見,送局領(lǐng)導(dǎo)批示或交有關(guān)科室閱辦,。需要辦理的公文,經(jīng)請示局領(lǐng)導(dǎo)后辦理,辦公室根據(jù)文件內(nèi)容,、領(lǐng)導(dǎo)批示予以催辦。

(三)對急辦件,辦公室應(yīng)立即將文件送交局領(lǐng)導(dǎo)批閱,。領(lǐng)導(dǎo)不在時,辦公室應(yīng)根據(jù)文件內(nèi)容及時限要求,交相關(guān)業(yè)務(wù)科室或人員辦理,。事后及時向局領(lǐng)導(dǎo)匯報并做好督辦工作。

(四)一般公文通過局內(nèi)網(wǎng)辦理和傳閱,。保密文件一律由辦公室專人傳送,。

(五)凡外出開會、學(xué)習(xí)帶回的文件及材料原件須交辦公室登記存檔,。

(一)遵守公司統(tǒng)計報表管理制度,保密資料統(tǒng)一由本局兼職保密員收發(fā)、傳遞,、清退和銷毀,并嚴格把好收發(fā)關(guān),、傳閱關(guān)、清退關(guān)“三關(guān)”,。

(二)制發(fā)文件時,經(jīng)辦人要根據(jù)文件,、資料的內(nèi)容和定密范圍,標(biāo)明密級、保密期限,確定發(fā)送范圍,、數(shù)量,送局領(lǐng)導(dǎo)審批后印發(fā),。

(三)保密文件、保密資料必須在辦公室內(nèi)進行傳閱,未經(jīng)批準(zhǔn)不得擅自擴大傳閱范圍;不準(zhǔn)擅自復(fù)印或抄錄保密文件,不得將文件帶出辦公室;確因工作需要攜帶外出的,需經(jīng)局領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn),并要妥善保管,。

(四)復(fù)印保密文件,、保密資料必須嚴格履行審批登記手續(xù)。嚴禁將保密文件,、保密資料拿到社會上營業(yè)性場所復(fù)印,。

(五)借閱保密文件、保密資料須按閱讀范圍借用,并辦理登記,、簽字手續(xù),。用完后,要及時歸還。

(六)對保密文件,、保密資料要定期清查,一般每季度清查一次,。年終進行全面清查、核對,發(fā)現(xiàn)欠缺要及時追查,防止丟失,。

(七)銷毀保密文件,、保密資料時,必須登記造冊,經(jīng)主管局領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn),送區(qū)保密局指定的地點處理,嚴禁將文件出賣給廢品收購站。

文件收發(fā)管理制度 文件收發(fā)管理辦法篇六

1,、總經(jīng)辦設(shè)專人負責(zé)文件的管理工作,，對收到的公文做到及時拆封、分類,、編號登記和傳閱,。一般文件收到后應(yīng)在當(dāng)日內(nèi)或次日中午前送批,，緊急文件或會議通知收到后立即拆封送閱。

2,、一般通知,、便函等可由總經(jīng)辦直接送至有關(guān)部門辦理；其余文件均應(yīng)交公司領(lǐng)導(dǎo)批示后,，再由總經(jīng)辦專人按批示范圍進行送閱,，嚴禁個人、部門之間自行橫傳,。

3,、凡本公司外發(fā)的文件，應(yīng)嚴格按照上級有關(guān)公文處理的辦法及公文格式進行草擬,、批發(fā),、打印、蓋章,、報出,；要求做到一文一事，按級上報,，用詞及格式規(guī)范,，嚴禁多頭主送，并由總經(jīng)辦統(tǒng)一進行登記編號,。

4,、部門或個人借閱文件，應(yīng)辦理借閱手續(xù),，總經(jīng)辦定期做好文件的清退工作,，做到每月小清退一次，年終大清退一次,，清退的文件按文書檔案管理有關(guān)規(guī)定分類整理,，裝訂成冊，歸檔,。

5,、嚴格遵守保密制度，對有密級的文件應(yīng)嚴加管理,，辦理完畢后應(yīng)立即退回,，并核點份數(shù)，隨時存檔,。絕密文件,，僅限于直接有關(guān)人員經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后在文件保管處閱讀。

6、如文件丟失或違反保密制度,，發(fā)生泄密的',，除及時報告組織人事部外，還須向有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)報告,，情況嚴重的應(yīng)提交領(lǐng)導(dǎo)給予責(zé)任人必要的處理,。

文件收發(fā)管理制度 文件收發(fā)管理辦法篇七

1、為提高辦文速度和發(fā)文質(zhì)量,，充分發(fā)揮文件在各項工作中的指導(dǎo)作用,，根據(jù)文書處理的有關(guān)規(guī)定，結(jié)合我企業(yè)實際情況,，特制定本制度,。

2、文件管理內(nèi)容包括：上級政府部門函,、電,、來文，同級合作企業(yè)函,、電、來文,，本企業(yè)上報,、下發(fā)的各種文件、資料,。

3,、本企業(yè)各類文件統(tǒng)一由辦公室歸口管理。

1,、凡以我公司名義上報或下發(fā)的文件（報告,、請示、紀(jì)要,、通知,、函件等），由承辦部門擬稿,，送辦公室核稿,，經(jīng)辦公室核稿后送總經(jīng)理簽發(fā)。

2,、經(jīng)總經(jīng)理簽發(fā)的文件由辦公室統(tǒng)一登記,、分類編號并保留一份原件存檔。

3,、發(fā)出的文件,、傳真應(yīng)追蹤落實對方是否收到，對沒有收到的應(yīng)及時進行補發(fā)或改用其他方式發(fā)送。

4,、所有由辦公室發(fā)出的傳真,、文件等應(yīng)統(tǒng)一登記，并標(biāo)注發(fā)送單位,、日期,，由發(fā)件人簽名。其他部門自主發(fā)送的,，由發(fā)送部門自行負責(zé),。

5、發(fā)文辦理工作程序：

（1）擬稿：公司公文,、日常業(yè)務(wù)和事務(wù)性的文件由各涉及到的職能部門負責(zé)擬稿,，擬稿要求內(nèi)容要情況屬實、觀點明確,、條理清楚,。

（2）核稿：核稿是指由擬稿部門經(jīng)理對擬好的文稿進行審查、核對,、修改,，為簽發(fā)做好準(zhǔn)備。

（3）會簽：凡公文涉及到其他部門有關(guān)事宜,，需給有關(guān)部門會簽,。有關(guān)部門會簽后送辦公室主任處對公文進行復(fù)核，復(fù)核的主要內(nèi)容為是否已協(xié)商,、會簽,；文種、公文格式是否正確等,。

（4）簽發(fā)：以公司名義報送的所有公文一律送總經(jīng)理簽發(fā),。簽發(fā)公文時如有修改，應(yīng)在原文上圈改并簽署姓名和日期,。

（5）發(fā)文登記：此時的發(fā)文登記是指對待發(fā)文稿進行復(fù)核,，重點看審批簽發(fā)手續(xù)是否完備，附件是否齊全,，格式是否統(tǒng)一,、規(guī)范，符合要求的文稿由辦公室根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)簽署意見成文稿的內(nèi)容,，并對待發(fā)文稿進行編注發(fā)文字號,，確定份數(shù)后印制。

（6）用?。河糜∈侵皋k公室對已印制好的公文進行蓋章,。

（7）存檔：在發(fā)文辦理流程結(jié)束后,，檔案管理人員按照文書檔案的歸檔要求對所發(fā)公文進行存檔（應(yīng)包含底稿、正文兩份,，及有關(guān)電子文檔,，并定期將電子檔備份到專門的硬盤）。沒有歸檔和存查價值的公文,，經(jīng)過鑒定和總經(jīng)理批準(zhǔn)可以定期銷毀,，銷毀秘密公文應(yīng)當(dāng)進行登記，由二人監(jiān)銷,，保證不丟失,、不漏銷。

1,、所有發(fā)至本企業(yè)的'文件(含傳真和政府部門傳達的公文,、業(yè)務(wù)往來文件等)，由辦公室統(tǒng)一簽收,、登記,、編號，送總經(jīng)理閱示或送有關(guān)部門辦理,，為避免文件擠壓,，一般應(yīng)在當(dāng)天完成送閱。

2,、接收傳真應(yīng)明確來文單位,、接收人或部門，辦公室接收后負責(zé)轉(zhuǎn)交,，并由接收人簽收。

3,、外出辦公帶回的文件及資料應(yīng)及時向總經(jīng)理上報或移交辦公室,，直接上報總經(jīng)理的根據(jù)總經(jīng)理指示辦理，移交辦公室的由辦公室根據(jù)文件內(nèi)容和性質(zhì)向上級報告或指定專人,、轉(zhuǎn)交其他有關(guān)部門辦理,，并由辦公室保留原件或復(fù)印件存檔。

4,、辦公室收到文件,，應(yīng)根據(jù)文件內(nèi)容和性質(zhì)全面統(tǒng)籌，送總經(jīng)理批示或交有關(guān)部門閱辦,。需要辦理的公文,，經(jīng)請示總經(jīng)理后辦理，根據(jù)文件內(nèi)容,、總經(jīng)理批示予以催辦,。

5,、已交辦公室存檔的文件在借閱中應(yīng)嚴格遵守傳閱規(guī)定和保密范圍，所有文件如需外借或復(fù)印必須辦理文件借閱手續(xù),，經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后方可借閱,。

6、個人或部門閱讀文件應(yīng)抓緊時間,，不得將有密級的文件帶回家,、宿舍和公共場所，也不得將文件轉(zhuǎn)借給其他人,，閱讀完后應(yīng)及時交還給檔案管理員,。

7、收文辦理工作程序：

（1）簽收：簽收是指收件人在對方的公文投遞單或送文簿上簽字,，表示收到,。公司所有公文由辦公

室簽收、拆封,，對需納入收文辦理的,，應(yīng)統(tǒng)一進行收文登記。

（2）收文登記：收文登記是指對收進的公文進行注冊,、編寫收文號等,。將收到的文件先按來文機關(guān)或部門進行分類按收文日期、收文序號,、來文單位,、來文字號、文件標(biāo)題,、份數(shù),、等逐項進行登記。

（3）擬辦：在收文登記后,，由辦公室人員送辦公室主任處審核,，符合有關(guān)規(guī)定的，辦公室應(yīng)根據(jù)文件的內(nèi)容,、性質(zhì),、緩急程度提出辦理意見和建議，送請總經(jīng)理批示后交有關(guān)部門辦理,。

（4）批辦：批辦是指總經(jīng)理對收文的辦理寫出指示性意見,，并指定辦理部門和傳閱范圍。

（5）承辦：承辦是指按照總經(jīng)理的批辦意見,，指定承辦部門及傳閱范圍,。承辦部門接到需辦文件后，要認真及時辦理,，急件隨到隨辦,。需兩個以上部門承辦的文件,，主辦部門要主動會同相關(guān)部門協(xié)商辦理，并負責(zé)回復(fù)辦理結(jié)果,。

（6）催辦：催辦是指根據(jù)總經(jīng)理的批辦意見,，由辦公室督促承辦部門盡快上報辦理結(jié)果。

（7）注結(jié)：文件辦理完畢,應(yīng)在《收文登記簿》或公文處理單上注結(jié),，注明辦理日期,，并簡要寫明辦理結(jié)果。

（8）存檔：在收文辦理結(jié)束后,，應(yīng)根據(jù)公文的相互聯(lián)系,、特征和保存價值分類整理立卷，要保證檔案的齊全,、完整,。沒有存檔和查存價值的公文，經(jīng)過鑒定和總經(jīng)理批準(zhǔn),，可以定期銷毀,，銷毀秘密公文應(yīng)當(dāng)進行登記，由二人監(jiān)銷保證不丟失,、不落銷,。

1、嚴格遵守保密制度,，保密資料統(tǒng)一由檔案管理員收發(fā),、傳遞、銷毀等,，并嚴格把關(guān),。

2、制發(fā)保密文件時,，經(jīng)辦人要根據(jù)文件,、資料的內(nèi)容和定密范圍，標(biāo)明密級,、保密期限,，確定發(fā)送范圍,、數(shù)量,，報送總經(jīng)理審批后印發(fā)。

3,、借閱,、復(fù)印保密文件、保密資料必須嚴格履行審批登記手續(xù),，嚴禁將保密資料保密文件拿到其他營業(yè)性場所復(fù)印,。

4,、對保密文件、保密資料要定期清查,，一般每季度清查一次,。年終進行全面清查、核對,，發(fā)現(xiàn)欠缺要及時追查,，防止丟失。

1,、對于多余,、重復(fù)、過期和無保存價值的文件,，辦公室應(yīng)定期清理造冊,，按照公司有關(guān)規(guī)定，辦理銷毀手續(xù)報總經(jīng)理批示,。

2,、經(jīng)審核同意銷毀的文件，應(yīng)在檔案管理員和辦公室主任的共同監(jiān)督下進行銷毀,。

1,、本制度由公司辦公室負責(zé)解釋。

2,、本制度自發(fā)文之日起實施,。

文件收發(fā)管理制度 文件收發(fā)管理辦法篇八

文件管理內(nèi)容主要包括外部來函、電郵,、資料和本公司內(nèi)部上報下發(fā)的各種文件,、資料。按照統(tǒng)一收發(fā)集中管理的原則自即日起本公司各類文件外來和內(nèi)發(fā)統(tǒng)一由總經(jīng)辦歸口管理

1.公司所有文件(除董事長,、總經(jīng)理訂啟的外)均由總經(jīng)辦專人登記簽收,、拆封。在簽收和拆封時,，需注意檢查封口,，對開口和郵票撕毀函件應(yīng)查明原因。

2.對政府部門發(fā)來的文件要進行文件,、文號,、機要編號的核定，如果其中一項不對口應(yīng)立即報告上級部門并登記差錯文件的文號,。

1.文件拆封和簽收后應(yīng)及時附上“文件處理傳閱單”作分類登記編號,、保管。

2.本公司外出人員開會帶回的文件及資料應(yīng)及時送交總經(jīng)辦進行登記編號保管,，不得個人保存,，如職工工作需要借閱的可復(fù)印或借用,。

1.凡正式文件均需由總經(jīng)辦主任或行政主管根據(jù)文件內(nèi)容和性質(zhì)閱簽后由收發(fā)員分送領(lǐng)導(dǎo)和承辦部門閱辦，重要文件或急電應(yīng)立刻呈送主管領(lǐng)導(dǎo)或分管領(lǐng)導(dǎo)閱批后分送承辦部門閱辦,。為避免文件積壓誤事一般應(yīng)在當(dāng)天閱簽完,。

2.一般性質(zhì)的函、電郵,、單據(jù)等可由總經(jīng)辦直接分轉(zhuǎn)處理,。如涉及幾個部門會辦的文件應(yīng)同各部門聯(lián)系后再分轉(zhuǎn)處理。

3.為加速文件運轉(zhuǎn)收發(fā)員應(yīng)在當(dāng)天或第二天將文件送到領(lǐng)導(dǎo)和承辦部門如關(guān)系到兩個以上部門應(yīng)按批示次序依次傳閱最遲不得超過兩天特殊情況例外,。

1.傳閱文件應(yīng)嚴格遵守傳閱范圍和保密規(guī)定,，不得將有密級的文件帶回家、宿舍和公共場所,，也不得將文件轉(zhuǎn)借其他人閱看,。對尚未傳達的文件不得向外泄露內(nèi)容。

2.閱讀文件應(yīng)抓緊時間當(dāng)天閱完后應(yīng)在下班前將文件交收發(fā)員,，閱批文件一般不得超過兩天閱后應(yīng)簽名以示負責(zé),。如有領(lǐng)導(dǎo)“批示”、“擬辦意見”總經(jīng)辦應(yīng)責(zé)成有關(guān)部門和人員按文件所提要求和領(lǐng)導(dǎo)批示辦理有關(guān)事宜,。

3.閱文時不得抄錄全文,，不得任意取走文件夾內(nèi)任何文件及附件如確系工作需要要辦理借閱手續(xù)以防止丟失泄密。 4.文件閱完后應(yīng)交收發(fā)員切忌橫傳,。

5.總經(jīng)辦對文件負有催辦檢查督促的責(zé)任,，承辦部門接到文件、函電應(yīng)立即指定專人辦理,。不得將文件壓放分散,，如需備查，應(yīng)按照有關(guān)保密規(guī)定,，并征得總經(jīng)辦同意后,，予以復(fù)印或摘抄原件應(yīng)及時歸檔保存。

6.按照閱文范圍,。一線員工,。一般由有關(guān)部門定期組織學(xué)習(xí)相關(guān)文件?；蛴煽偨?jīng)辦通知到單位閱文,。

1.公司上報下發(fā)正式文件的權(quán)力分別集中總經(jīng)辦和行政辦公室。各分公司和部門一律不得自行向上,、向下發(fā)送正式文件,。

2.各下屬公司,、部門需要向上反映匯報重要情況或向下安排布置重要工作要求發(fā)文應(yīng)分別向總經(jīng)辦,、行政辦公室提出發(fā)文申請并將文件底稿分別交總經(jīng)辦,、行政辦公室審核?？偨?jīng)辦,、行政辦公室同意發(fā)文方可按公司發(fā)文規(guī)定設(shè)置與業(yè)務(wù)分工統(tǒng)一歸口以密×字、政×字發(fā)文,。各分公司團體文件由總經(jīng)辦批轉(zhuǎn),。

3.對公司影響較大，涉及多個以上領(lǐng)導(dǎo)分管范圍的文件,，須經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)班子研究決定后批準(zhǔn)簽發(fā),。其余文件均由主要領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)簽發(fā)。

1.凡是以公司名義,、總經(jīng)辦,、行政辦公室名義發(fā)出的文件、通告,、決定,、決議、請示,、報告,、編寫的會議紀(jì)要和會議簡報，均屬發(fā)文范圍,。

2.總經(jīng)辦,、行政辦公室下發(fā)文件主要用于：

(1)公布公司規(guī)章制度

(2)轉(zhuǎn)發(fā)上級文件或根據(jù)上級文件精神制訂的文件

(3)公布公司體制機構(gòu)變動或干部任免事項

(4)公布單位重大建設(shè)、技術(shù),、管理,、政治工作、生活福利等工作的決定

(5)發(fā)布相關(guān)獎懲決定和通報

(6)其他相關(guān)重大事項

3.總經(jīng)辦,、行政辦公室上行文,、外發(fā)文主要用于：

(1)對上級機關(guān)呈報、請示報告,、處理決定

(2)同兄弟公司聯(lián)系有關(guān)重大生產(chǎn),、技術(shù)、人事勞資,、物資供應(yīng),、科研、基建,、管理,、黨群工作等事宜。

4.日常工程、技術(shù),、管理,、建設(shè)工作中有關(guān)圖紙、技術(shù)文件,、工藝修改,、審批工作、安排部署,、傳達上級指示等事項,，應(yīng)按有關(guān)制度辦理，經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后,，由各部門書面或口頭自行通知執(zhí)行一般不用發(fā)文,。

5.各部門如會議所作的`決定，一般都不應(yīng)發(fā)文,，不備查考,，可以部門名義用《工作簡訊》發(fā)會議紀(jì)要。

1.總經(jīng)辦,、行政辦公室同意發(fā)文后,，主辦部門應(yīng)以公司目前方針、政策和國家法令,，上級指示或工作實際需要草擬文件初稿

2.草擬文稿必須從本公司角度出發(fā),，做到情況確實、觀點鮮明,、條理清楚,、層次分明、文字簡煉,、標(biāo)點符號正確,、書寫工整。嚴禁使用鉛筆,、圓珠筆,、紅墨水和彩筆書寫

3.文稿擬就后，擬搞人應(yīng)填附發(fā)文稿紙首頁,，詳細寫明文件標(biāo)題,、發(fā)送范圍、印刷份數(shù),、擬稿部門與擬稿人,，并簽名、蓋章,、標(biāo)定日期和密級

4.總經(jīng)辦應(yīng)根據(jù)董事長和總經(jīng)理有關(guān)指示精神,，相關(guān)文件規(guī)定，對文稿進行審查和修改。對涂改不清,、文字錯漏嚴重,、內(nèi)容不妥、格式不符的文稿應(yīng)退回擬稿部門重新擬稿

5.經(jīng)總經(jīng)辦審查修改后的文稿,，送分管領(lǐng)導(dǎo)核稿對文稿內(nèi)容、質(zhì)量負責(zé)

6.對審核時修改較多,，有礙打印和存檔的文稿,，應(yīng)由擬搞部門重新整理寫清楚

7.文稿審核總經(jīng)辦簽署后，按批準(zhǔn)權(quán)限的規(guī)定分別呈送董事長,、總經(jīng)理處審定批準(zhǔn)簽發(fā)

8.經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)簽發(fā)后的文稿交總經(jīng)辦收發(fā)員統(tǒng)一編號送打字室打印

9.文件打印清樣,，應(yīng)由擬稿人校對，校對人員應(yīng)在發(fā)文稿上簽名

10.文件打字后,，由總經(jīng)辦派專人按數(shù)印刷,，再由收發(fā)員分發(fā)并檢查落實情況。

各部門有關(guān)工作人員因工作需要借閱一般文件,，需經(jīng)本部門負責(zé)人同意,，對有密級的文件須分管領(lǐng)導(dǎo)或總經(jīng)辦主任同意后方可借閱。

借閱文件應(yīng)嚴格旅行借閱登記手續(xù),，就地閱看,，按時歸還。任何人不得將文件帶走或全文抄錄,，不允許拆卷和在文件上勾劃等,。

總經(jīng)辦收發(fā)員對承辦的公文應(yīng)抓緊催辦，應(yīng)定期對事情已經(jīng)辦妥的本單位文件和上級要求限期清退的文件,，進行收繳清退工作,。一般為月底一小清季末一中清、年終一總清,。如發(fā)現(xiàn)文件丟失,，必須及時查明原因和責(zé)任者，并如實向領(lǐng)導(dǎo)報告,。

文件的立卷與歸檔范圍

1.凡下列文件統(tǒng)一分別由總經(jīng)辦收發(fā)員負責(zé)歸檔

(1)上級部門來文包括上級對本部門報告,、申請的批復(fù)(2)總經(jīng)辦、行政辦公室發(fā)出的報告,、指示,、決定、決議,、通報,、紀(jì)要、重要通知、領(lǐng)導(dǎo)發(fā)言和生產(chǎn)工作的各類計劃統(tǒng)計,、季度,、年度報表等

(3)高層會議、行政辦公會議,、中層干部會議,、全體職工大會以及各種例會記錄(4)總經(jīng)理辦公會議所形成的報告、總結(jié),、決議,、發(fā)言、簡報,、會議記錄等(5)有保存價值的人民來信來訪記錄及處理結(jié)果

(6)參加上級召開的各種會議帶回的文件,、資料及本單位在會上匯報表言材料等(7)上級機關(guān)領(lǐng)導(dǎo)同志來單位檢查視察工作的報告、指示記錄,，以及本單位向上級進行匯報的提綱和材料

(8)反映本單位生產(chǎn)活動,、先進人物事跡及領(lǐng)導(dǎo)工作等的音、像攝制品(9)單位日志和大事記

(10)單位向上級請示批復(fù)的文件及上報的有關(guān)材料,。

1.文件立卷應(yīng)按照內(nèi)容,、名稱,、時間順序分門別類地進行整理歸檔,。

2.立卷時要求把文件的批復(fù)、正本,、底稿,、主件,、附件收集齊全保持文件、材料的完整性,。

3.要堅持平時立卷與年終立卷歸檔相結(jié)合的原則,。重要工作、重要會議形成的文件材料要及時立卷歸檔,。

4.上年度形成的文件材料,，要求在下年度7月份以前整理完。

1,、對于多余,、重復(fù)、過時和無保存價值的文件,，總經(jīng)辦應(yīng)定期清理造冊,，并按上級有關(guān)規(guī)定辦理申請銷毀手續(xù)。

2,、經(jīng)審核同意銷毀的文件,，應(yīng)在總經(jīng)辦收發(fā)員文書和正副主任以及分管領(lǐng)導(dǎo)的共同監(jiān)督下銷毀,。

文件收發(fā)管理制度 文件收發(fā)管理辦法篇九

1.目的：為適應(yīng)當(dāng)前信息系統(tǒng)管理需要，充分節(jié)約紙張辦公,，公司文件采用山西四建網(wǎng)站,、飛信平臺、電子郵箱等電子文件的形式進行傳遞和管理,。使文件能及時傳遞到使用場所,，確保文件的適用性、有效性,，防止失效或作廢文件的使用,。

2.適用范圍：適用于公司、分公司,、項目部文件管理過程,。

3.職責(zé)

3.1董事長負責(zé)批準(zhǔn)企業(yè)綜合管理手冊,。

3.2總經(jīng)理負責(zé)批準(zhǔn)各系統(tǒng)管理分手冊,。

3.3公司各分管領(lǐng)導(dǎo)對本系統(tǒng)文件進行審批，管理者代表負責(zé)審核各管理手冊中質(zhì)量,、環(huán)境及職業(yè)健康安全標(biāo)準(zhǔn)有關(guān)內(nèi)容,。

3.4公司辦公室負責(zé)對公司紅頭文件和上級來文的管理，負責(zé)對集團公司及各單位文件的收發(fā)統(tǒng)一控制管理,。

3.5企業(yè)管理部負責(zé)組織企業(yè)管理手冊的編寫,，組織文件接口討論，負責(zé)其發(fā)放,、使用,、更改、作廢,、回收,、換版、存檔等管理工作,；定期評審各項管理制度,、管理辦法、實施細則等管理性文件的'適用性,，負責(zé)山西四建網(wǎng)站及飛信平臺上發(fā)布的電子文件的管理和電子郵箱地址的管理工作,。

3.6公司各職能部門負責(zé)編制和修訂本系統(tǒng)的管理手冊、負責(zé)本部門出臺的各項管理制度,、管理辦法,、實施細則、作業(yè)指導(dǎo)書,、目標(biāo)指標(biāo)等管理性文件的會簽,、發(fā)放,、使用、更改,、作廢,、回收、換版,、存檔,，并組織實施與管理。

3.7各職能部門識別出適用的法律法規(guī)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范及其他要求,，盡量在網(wǎng)絡(luò)中查找,，并下載，由企業(yè)管理部上傳到山西四建網(wǎng)站,，資源共享,。質(zhì)量監(jiān)控部、安全監(jiān)控部,、技術(shù)管理部每年發(fā)布一次與質(zhì)量,、環(huán)境、職業(yè)健康安全,、技術(shù)相關(guān)的適用法律法規(guī)及其他要求清單,。

3.8公司職能部門、分公司,、項目部設(shè)專兼職文件管理員對文件進行接收,、發(fā)放等管理；

3.9分公司辦公室負責(zé)收集各項目部郵箱地址,，并及時將文件傳遞到文件的使用場所,。