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單位文書檔案管理制度匯編 單位文書檔案怎么整理篇一

為了規(guī)范公司人事檔案管理,，加強檔案管理的完整性、真實性,、及時性和保密性,。同時為了維護人事檔案的完整，防止材料損壞,，便于高效,、有序的利用檔案資料，特制定本管理辦法,。

二,、適用范圍

適用于公司員工紙質檔案和電子檔案的管理工作。

三,、職責

公司行政人事部門為本公司員工人事檔案的歸口管理部門,。

四、原則

分類標準,、歸檔及時,、排列有序、層次清楚,、整理規(guī)范,。

五、檔案管理內容

1,、員工入職檔案：個人簡歷,、員工入職登記表、應聘人員登記表、面試記錄及待遇核定事項審批,、筆試試題,、身

份證復印件、學歷學位證復印件,、轉正及晉級表,、離職證明、各類合同及協議,。

2,、員工培訓檔案：培訓通知、培訓總結報告或者考評結果,、培訓審批表,、員工外派培訓合同、外出培訓反饋表（證書原件）,、員工培訓統計表,。

3、績效管理檔案：將員工績效考核相關資料按月歸類整理,。

4,、員工離職檔案：員工離崗包括員工與公司解除（終止）勞動關系，死亡等情形,。

六,、程序

1、新員工報到后,，收齊新入職員工的所有手續(xù),、證件、資料后,，統一裝入新建的檔案袋內,，并在檔案袋封面左上方書寫上檔案袋編號、員工姓名,、性別,。將檔案資料以紙質檔案和電子檔案兩種載體保存，紙質檔案統一歸入每位員工的個人檔案袋,，電子檔案以hr管理信息系統為平臺進行統一管理,。員工人事檔案管理人員須忠于職守，嚴格遵守公司《員工保密管理制度》,。

2,、檔案建立：新員工經考核合格，入職之日始,，即建立個人人事檔案,，起始檔案材料包括：一寸近期免冠照片、身份證和學歷職稱證件的復印件、個人簡歷,、應聘擋案表,、錄用審批表、員工個人檔案表,、體檢報告,、離職（失業(yè)）證明等。

七,、為保證員工檔案信息的及時性和準確性,，以體現系統時效性強的優(yōu)點，及時更新,、變化的資料進行系統錄入，

具體時限要求如下：

1,、 新員工入職,、員工調動、任命,、借用,、離職信息自生成之日起二個工作日內錄入電子檔案，并進行紙質檔案歸檔,；

2、組織機構變動、培訓管理,、考核管理,、獎懲管理信息自生成之日起七個個工作日內錄入，并進行紙質檔案歸檔,；

3,、 社會保險、合同簽訂等信息自生成之日起七個工作日內錄入,，并進行紙質檔案歸檔,。

八、人事檔案借/調閱

1,、調閱員工的人事檔案需填寫《檔案借/查閱申請表》并經有效批準,。

2、本部門員工的人事檔案調閱需經部門主管批準,。

3,、 部門主管有權調閱其他部門員工的人事檔案，但需行政人事部門主管審核,，并報總經理批準,。

4、部門主管級別的人事檔案，總經理有權調閱,。

5,、調閱檔案原則上在行政人事部門內部并在指定人員陪同下調閱。如需借出行政人事部門,，需行政人事部門主管

批準,。借閱檔案的人員，對檔案應妥善保管,，不得遺失,、泄密和污損，不準抽換,、折卷和轉換,，不得復印，

借出的檔案必須在2天內歸還,。

6,、所有調閱檔案，均需登記備案,。

九,、人事檔案歸屬

1、繼續(xù)受聘的員工檔案,，作為其今后聘任聘用的依據,；檔案分類編號存放，一個員工一個編號,，防止重名重姓員工檔案交叉,，（）制電子目錄，以便查閱,。

2,、離職員工的人事檔案每月清查，另外存檔,，應在妥善保管一年以后銷毀,。部門主管以上人員、關鍵崗位人員檔案應妥善保管三年以后銷毀,。

十,、本制度最終解釋權歸行政人事部，本制度從下發(fā)之起實施,。

發(fā)出部門：行政人事部

借用,、查閱人事檔案審批表

公司員工檔案管理制度(二)：公司人事檔案管理辦法

__公司

人事檔案管理辦法

20__年9月

單位文書檔案管理制度匯編 單位文書檔案怎么整理篇二

1、 為使文件管理工作制度化,、規(guī)范化,、科學化,，提高辦文速度和發(fā)文質量，充分發(fā)揮文件在各項工作中的指導作用,。

2,、 文件管理的范圍包括：上級下發(fā)文件、公司各類制度文件,、外部傳真文件,、政策指導類文件、各類合同文件等,。

3,、 制度類文件按照公司文檔統一格式進行編寫，統一頁眉,、頁腳,，寫明公司全稱及文件性質；正文部分寫明題目,、時間,、發(fā)文部門、內容等信息,；措辭規(guī)范,，表達無歧義,。

4,、 根據文件屬性、類別,，對所有文件進行編號,，根據編號定期歸檔，做好相應的文字記錄,，以備查閱,。

1、 文件的起草,、收發(fā),、打印、歸檔整理,、借閱銷毀等由辦公室人員負責執(zhí)行,。

2、 公司上報下發(fā)正式文件的權利主要集中在行政人事部,，各部門一律不得自行向上,、向下發(fā)送正式文件。

3,、 公司對內公開文件由行政人事部負責起草和審核,，總經理簽發(fā),；各部門需要向下或對外發(fā)文的文件由各部門負責起草，行政人事部負責審核,，審核無誤后行政辦公室打印,，打印后送回起草部門校對，校對無誤方可正式打印,，由總經理蓋章,，簽發(fā)。

4,、 凡寄至公司的文件,、傳真等，由辦公室簽收并做好相應記錄,。

5,、 機密文件由行政人事部主管保管，辦公室人員對一般性文件進行分類管理,，定期整理并制作相關報表提交給部門主管,。

6、 各部門因工作需要可借閱一般性文件,，需嚴格履行借閱手續(xù),，對有密級程度的文件，需行政人事主管審批,，總經理批準后方可借閱,。

7、 辦公室管理人員對文件借閱情況進行登記,，做好借閱記錄并限期清退,。

8、 按時間,、內容,、部門、名稱等內容分門別類進行整理,，附件,、批件、定稿等資料收集完全,，存檔備案,。半年一小清，年終一大清,。

9,、 根據存檔時間及存檔的必要性對文件進行銷毀，需上報行政人事主管簽字批準,，按照文件管理制度進行處理,。

1,、 內部文件管理流程：起草文件→審查編號→審批、簽發(fā)→打印文件→下發(fā)文件→文件存檔

2,、 外部文件管理流程：外部收文→文件整理→文件存檔→清退→文件存檔→文件銷毀

3,、 借閱流程：提出申請，辦理手續(xù)→批準→借閱→清退→文件存檔→文件銷毀

1,、 為確保文書制發(fā),、處理、管理工作順利進行,，保證公司內部資料的安全性,、完整性，促進與提高組織管理工作的效率,，充分發(fā)揮文書在各項工作中的指導作用,。

2、 文書管理范圍包括：一般性文書（通知,、公告,、提案意見、會議紀要,、總結匯編）,、行政人事部發(fā)文文書（學習資料、各類簡報）,、宣傳資料,、各類應存檔的圖表、其他有關公司的重大事項文書資料,。

3,、 除通知外,，一般性文書沒有固定的格式,，但必須標有頁眉頁腳，文本內容可根據文書具體內容進行調整,。

4,、 根據文書性質進行編號整理，定期對文書進行歸檔整理,，保持紙質文檔與電子文檔的同步更新,。

1、 根據公司實際需要及上級安排,，起草編寫內部公開文書,，張貼公示學習。

2,、 按照文書管理范圍,，行政人事部的發(fā)文根據需要填寫《發(fā)文簿》,，所有文書原稿均由行政人事部分類存檔備查。

3,、 行政辦公室發(fā)出的學習文書,，需附上學習進度表；閱讀者需認真學習并簽名備注,。

4,、 按時間、內容等降序排列,，整理歸檔,，堅持平時歸檔與年終歸檔相結合，對照編號列出整理清單,。

5,、 根據文書的時效性和保存的價值性，對文書進行整理銷毀,；須上級審批同意,，方可銷毀。

6,、 辦公室負責人為第一責任人,，若發(fā)現文書丟失，辦公室人員必須查明原因,，如實向主管部門報告,，若未查明原因，則由辦公室負責承擔,。

7,、 違反以上規(guī)定者按照相關規(guī)定予以懲處。

起草文書→填寫《發(fā)文簿》（需要時）→張貼→存檔→更新目錄（紙質檔與電子檔）→借閱→清退→審批→銷毀

1,、 為了維護檔案的真實性和可查閱性,，使檔案管理更科學、更專業(yè),，及時分類,、整理、編輯,、傳遞文書資料,，提高檔案管理質量與效率。

2,、 檔案管理范圍：公司各類證照及各類文件,、文書資料、其他應存檔的信息資料,。

3,、 根據文書整理和文件整理編號,，對對應資料進行相應的歸檔、整理,、備注,，并存入專門的檔案文件柜保管。

1,、 應歸檔的文件,、材料由辦公室人員負責收集，份數齊全,，包括附件,、批復,、定稿等,。

2,、 所有歸檔文書材料經過初步整理,，根據時間先后順序再按同一項目文書材料集中整理,，并貼上標簽。

3,、 堅持平時歸檔與年終歸檔,、定期歸檔與不定期歸檔結合,，對照編目,，列出清單,。

4、 各部門需借閱相關檔案,，須由行政人事部主管簽字，審核通過后方可借閱,，不得抄錄、復制或借出,。

5、 檔案管理人員必須遵守保密規(guī)定,，履行保密手續(xù),，特別是員工個人信息,、公司圖片等主要資料的保管，確保檔案安全與完整,。

6、 檔案接收,、移交，必須根據檔案管理制度嚴格做好記錄,。

根據文件,、文書目錄整理需要歸檔的檔案→排序整理，編制編目→存檔→借閱→清退

單位文書檔案管理制度匯編 單位文書檔案怎么整理篇三

1,、為加強本公司檔案工作,，充分發(fā)揮檔案作用，全面提高檔案管理水平，有效地保護及利用檔案,，為公司發(fā)展服務,，特制定本制度。

2,、公司檔案，是指公司從事經營,、管理以及其他各項活動直接形成的對公司有保存價值的各種文字,、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄,。公司檔案分為受控檔案和非受控檔案,。

3、公文承辦部門或承辦人員應保證經辦文件的系統完整（公文上的各種附件一律不準抽存）,。結案后及時歸檔,。工作變動或因故離職時應將經辦的文件材料向接辦人員交接清楚，不得擅自帶走或銷毀,。

1、公司指定專人負責文件材料的管理,。

2、文件材料的收集由各部門或經辦人員負責整理,，交總經理審閱后歸檔。

3,、一項工作由幾個部門參與辦理的,，在工作中形成的文件材料,，由主辦部門或人員收集,，交行政部備案,。會議文件由行政部收集,。

1、重要的會議材料,，包括會議的通知,、報告,、決議、總結,、典型發(fā)言、會議記錄等,。

2,、本公司對外的正式發(fā)文與有關單位來往的文書。

3,、本公司的各種工作計劃,、總結,、報告,、請示、批復,、會議記錄,、統計報表及簡報,。

4、本公司與有關單位簽訂的合同,、協議書等文件材料,。

5、本公司職工勞動,、工資,、福利方面的文件材料。

6,、本公司的大事記及反映本公司重要活動的剪報,、照片,、錄音、錄像等,。

1,、檔案質量總的要求是：遵循文件的形成規(guī)律和特點,，保持文件之間的有機聯系,，區(qū)別不同的價值,，便于保管和利用,。

2,、歸檔的文件材料種數、份數以及每份文件的頁數均應齊全完整,。

3,、在歸檔的文件材料中,，應將每份文件的正件與附件,、印件與定稿、請示與批復,、轉發(fā)文件與原件，分別立在一起,，不得分開，文電應合一歸檔,。

4、不同年度的文件一般不得放在一起立卷,；跨年度的總結放在針對的最后一年立卷,；跨年度的會議文件放在會議開幕年。

5,、檔案文件材料應區(qū)別不同情況進行排列，密不可分的文件材料應依序排列在一起,，即批復在前,，請示在后,；正件在前,，附件在后,；印件在前,，定稿在后,；其它文件材料依其形成規(guī)律或特點,，應保持文件之間的密切聯系并進行系統的排列,。

6,、案卷封面,，應逐項按規(guī)定用鋼筆書寫,，字跡要工整,、清晰,。

1,、按照有關規(guī)定做好文件材料的收集,、整理、分類,、歸檔等工作,。

2,、按照歸檔范圍,、要求,，將文件材料按時歸檔,。

3,、工作人員應當遵紀守法,、忠于職守，努力維護公司檔案的完整與安全,。

1,、公司檔案只有公司內部人員可以借閱,，借閱者都要填寫《借閱單》,，報主管人員批準后,，方可借閱,，其中非受控文檔的借閱要由部門經理簽字批準,，受控文檔的借閱要由總經理簽字批準,。

2,、檔案借閱的最長期限為兩周,；對借出檔案,，檔案管理人員要定期催還,，發(fā)現損壞,、丟失或逾期未還，應寫出書面報告,，報總經理處理,。

3,、必須嚴格保密，不準泄露檔案材料內容,，如發(fā)現遺失必須及時匯報，追求責任,。

4、不準拆卷及任意抽,、換卷內文件或剪貼涂改其字句等；不得任意摘抄或復制案卷內容，如確有需要,，必須經領導批準才能摘抄或復制。

5,、必須愛護檔案，保持整潔,，不準在檔案材料中寫字、劃線或作記號等,。

6、不準轉借,，必須專人專用。

7,、用畢按時歸還,，如需延長借閱時間,，必須通知檔案管理人員另行辦理續(xù)借手續(xù),。