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單位文書檔案管理制度匯編 單位文書檔案怎么整理篇一

為了規(guī)范公司人事檔案管理,，加強檔案管理的完整性,、真實性,、及時性和保密性,。同時為了維護人事檔案的完整,，防止材料損壞,，便于高效、有序的利用檔案資料,，特制定本管理辦法,。

二、適用范圍

適用于公司員工紙質(zhì)檔案和電子檔案的管理工作,。

三,、職責(zé)

公司行政人事部門為本公司員工人事檔案的歸口管理部門,。

四,、原則

分類標(biāo)準(zhǔn),、歸檔及時,、排列有序,、層次清楚、整理規(guī)范,。

五、檔案管理內(nèi)容

1,、員工入職檔案：個人簡歷,、員工入職登記表,、應(yīng)聘人員登記表,、面試記錄及待遇核定事項審批,、筆試試題,、身

份證復(fù)印件,、學(xué)歷學(xué)位證復(fù)印件、轉(zhuǎn)正及晉級表,、離職證明,、各類合同及協(xié)議。

2,、員工培訓(xùn)檔案：培訓(xùn)通知,、培訓(xùn)總結(jié)報告或者考評結(jié)果、培訓(xùn)審批表,、員工外派培訓(xùn)合同,、外出培訓(xùn)反饋表（證書原件）、員工培訓(xùn)統(tǒng)計表,。

3,、績效管理檔案：將員工績效考核相關(guān)資料按月歸類整理。

4,、員工離職檔案：員工離崗包括員工與公司解除（終止）勞動關(guān)系,，死亡等情形。

六,、程序

1,、新員工報到后，收齊新入職員工的所有手續(xù),、證件,、資料后，統(tǒng)一裝入新建的檔案袋內(nèi),，并在檔案袋封面左上方書寫上檔案袋編號,、員工姓名、性別,。將檔案資料以紙質(zhì)檔案和電子檔案兩種載體保存,，紙質(zhì)檔案統(tǒng)一歸入每位員工的個人檔案袋，電子檔案以hr管理信息系統(tǒng)為平臺進行統(tǒng)一管理,。員工人事檔案管理人員須忠于職守,，嚴(yán)格遵守公司《員工保密管理制度》,。

2、檔案建立：新員工經(jīng)考核合格,，入職之日始,，即建立個人人事檔案，起始檔案材料包括：一寸近期免冠照片,、身份證和學(xué)歷職稱證件的復(fù)印件,、個人簡歷、應(yīng)聘擋案表,、錄用審批表,、員工個人檔案表、體檢報告,、離職（失業(yè)）證明等。

七,、為保證員工檔案信息的及時性和準(zhǔn)確性,，以體現(xiàn)系統(tǒng)時效性強的優(yōu)點，及時更新,、變化的資料進行系統(tǒng)錄入,，

具體時限要求如下：

1、 新員工入職,、員工調(diào)動,、任命、借用,、離職信息自生成之日起二個工作日內(nèi)錄入電子檔案,，并進行紙質(zhì)檔案歸檔；

2,、組織機構(gòu)變動,、培訓(xùn)管理、考核管理,、獎懲管理信息自生成之日起七個個工作日內(nèi)錄入,，并進行紙質(zhì)檔案歸檔；

3,、 社會保險,、合同簽訂等信息自生成之日起七個工作日內(nèi)錄入，并進行紙質(zhì)檔案歸檔,。

八,、人事檔案借/調(diào)閱

1、調(diào)閱員工的人事檔案需填寫《檔案借/查閱申請表》并經(jīng)有效批準(zhǔn),。

2,、本部門員工的人事檔案調(diào)閱需經(jīng)部門主管批準(zhǔn),。

3、 部門主管有權(quán)調(diào)閱其他部門員工的人事檔案,，但需行政人事部門主管審核,，并報總經(jīng)理批準(zhǔn)。

4,、部門主管級別的人事檔案,，總經(jīng)理有權(quán)調(diào)閱。

5,、調(diào)閱檔案原則上在行政人事部門內(nèi)部并在指定人員陪同下調(diào)閱,。如需借出行政人事部門，需行政人事部門主管

批準(zhǔn),。借閱檔案的人員,，對檔案應(yīng)妥善保管，不得遺失,、泄密和污損,，不準(zhǔn)抽換、折卷和轉(zhuǎn)換,，不得復(fù)印,，

借出的檔案必須在2天內(nèi)歸還。

6,、所有調(diào)閱檔案,，均需登記備案。

九,、人事檔案歸屬

1,、繼續(xù)受聘的員工檔案，作為其今后聘任聘用的依據(jù),；檔案分類編號存放,，一個員工一個編號，防止重名重姓員工檔案交叉,，（）制電子目錄,，以便查閱。

2,、離職員工的人事檔案每月清查,，另外存檔，應(yīng)在妥善保管一年以后銷毀,。部門主管以上人員,、關(guān)鍵崗位人員檔案應(yīng)妥善保管三年以后銷毀。

十、本制度最終解釋權(quán)歸行政人事部,，本制度從下發(fā)之起實施,。

發(fā)出部門：行政人事部

借用、查閱人事檔案審批表

公司員工檔案管理制度(二)：公司人事檔案管理辦法

__公司

人事檔案管理辦法

20__年9月

單位文書檔案管理制度匯編 單位文書檔案怎么整理篇二

1,、 為使文件管理工作制度化,、規(guī)范化、科學(xué)化,，提高辦文速度和發(fā)文質(zhì)量,，充分發(fā)揮文件在各項工作中的指導(dǎo)作用。

2,、 文件管理的范圍包括：上級下發(fā)文件,、公司各類制度文件、外部傳真文件,、政策指導(dǎo)類文件,、各類合同文件等。

3,、 制度類文件按照公司文檔統(tǒng)一格式進行編寫,，統(tǒng)一頁眉、頁腳,，寫明公司全稱及文件性質(zhì),；正文部分寫明題目,、時間,、發(fā)文部門、內(nèi)容等信息,；措辭規(guī)范,，表達無歧義。

4,、 根據(jù)文件屬性,、類別，對所有文件進行編號,，根據(jù)編號定期歸檔,，做好相應(yīng)的文字記錄，以備查閱,。

1,、 文件的起草、收發(fā),、打印,、歸檔整理、借閱銷毀等由辦公室人員負責(zé)執(zhí)行,。

2,、 公司上報下發(fā)正式文件的權(quán)利主要集中在行政人事部,，各部門一律不得自行向上、向下發(fā)送正式文件,。

3,、 公司對內(nèi)公開文件由行政人事部負責(zé)起草和審核，總經(jīng)理簽發(fā),；各部門需要向下或?qū)ν獍l(fā)文的文件由各部門負責(zé)起草,，行政人事部負責(zé)審核，審核無誤后行政辦公室打印,，打印后送回起草部門校對,，校對無誤方可正式打印，由總經(jīng)理蓋章,，簽發(fā),。

4、 凡寄至公司的文件,、傳真等,，由辦公室簽收并做好相應(yīng)記錄。

5,、 機密文件由行政人事部主管保管,，辦公室人員對一般性文件進行分類管理，定期整理并制作相關(guān)報表提交給部門主管,。

6,、 各部門因工作需要可借閱一般性文件，需嚴(yán)格履行借閱手續(xù),，對有密級程度的文件,，需行政人事主管審批，總經(jīng)理批準(zhǔn)后方可借閱,。

7,、 辦公室管理人員對文件借閱情況進行登記，做好借閱記錄并限期清退,。

8,、 按時間、內(nèi)容,、部門,、名稱等內(nèi)容分門別類進行整理，附件,、批件,、定稿等資料收集完全，存檔備案。半年一小清,，年終一大清,。

9、 根據(jù)存檔時間及存檔的必要性對文件進行銷毀,，需上報行政人事主管簽字批準(zhǔn),，按照文件管理制度進行處理。

1,、 內(nèi)部文件管理流程：起草文件→審查編號→審批,、簽發(fā)→打印文件→下發(fā)文件→文件存檔

2、 外部文件管理流程：外部收文→文件整理→文件存檔→清退→文件存檔→文件銷毀

3,、 借閱流程：提出申請,，辦理手續(xù)→批準(zhǔn)→借閱→清退→文件存檔→文件銷毀

1、 為確保文書制發(fā),、處理,、管理工作順利進行，保證公司內(nèi)部資料的安全性,、完整性,，促進與提高組織管理工作的效率，充分發(fā)揮文書在各項工作中的指導(dǎo)作用,。

2,、 文書管理范圍包括：一般性文書（通知、公告,、提案意見,、會議紀(jì)要、總結(jié)匯編）,、行政人事部發(fā)文文書（學(xué)習(xí)資料,、各類簡報）,、宣傳資料,、各類應(yīng)存檔的圖表、其他有關(guān)公司的重大事項文書資料,。

3,、 除通知外，一般性文書沒有固定的格式,，但必須標(biāo)有頁眉頁腳,，文本內(nèi)容可根據(jù)文書具體內(nèi)容進行調(diào)整。

4,、 根據(jù)文書性質(zhì)進行編號整理,，定期對文書進行歸檔整理，保持紙質(zhì)文檔與電子文檔的同步更新。

1,、 根據(jù)公司實際需要及上級安排,，起草編寫內(nèi)部公開文書，張貼公示學(xué)習(xí),。

2,、 按照文書管理范圍，行政人事部的發(fā)文根據(jù)需要填寫《發(fā)文簿》,，所有文書原稿均由行政人事部分類存檔備查,。

3、 行政辦公室發(fā)出的學(xué)習(xí)文書,，需附上學(xué)習(xí)進度表,；閱讀者需認真學(xué)習(xí)并簽名備注。

4,、 按時間,、內(nèi)容等降序排列，整理歸檔,，堅持平時歸檔與年終歸檔相結(jié)合,，對照編號列出整理清單。

5,、 根據(jù)文書的時效性和保存的價值性,，對文書進行整理銷毀；須上級審批同意,，方可銷毀,。

6、 辦公室負責(zé)人為第一責(zé)任人,，若發(fā)現(xiàn)文書丟失,，辦公室人員必須查明原因，如實向主管部門報告,，若未查明原因,，則由辦公室負責(zé)承擔(dān)。

7,、 違反以上規(guī)定者按照相關(guān)規(guī)定予以懲處,。

起草文書→填寫《發(fā)文簿》（需要時）→張貼→存檔→更新目錄（紙質(zhì)檔與電子檔）→借閱→清退→審批→銷毀

1、 為了維護檔案的真實性和可查閱性,，使檔案管理更科學(xué),、更專業(yè)，及時分類,、整理,、編輯,、傳遞文書資料，提高檔案管理質(zhì)量與效率,。

2,、 檔案管理范圍：公司各類證照及各類文件、文書資料,、其他應(yīng)存檔的信息資料,。

3、 根據(jù)文書整理和文件整理編號,，對對應(yīng)資料進行相應(yīng)的歸檔,、整理、備注,，并存入專門的檔案文件柜保管,。

1、 應(yīng)歸檔的文件,、材料由辦公室人員負責(zé)收集,，份數(shù)齊全，包括附件,、批復(fù),、定稿等。

2,、 所有歸檔文書材料經(jīng)過初步整理,，根據(jù)時間先后順序再按同一項目文書材料集中整理，并貼上標(biāo)簽,。

3,、 堅持平時歸檔與年終歸檔、定期歸檔與不定期歸檔結(jié)合,，對照編目,，列出清單。

4,、 各部門需借閱相關(guān)檔案,，須由行政人事部主管簽字，審核通過后方可借閱,，不得抄錄,、復(fù)制或借出,。

5,、 檔案管理人員必須遵守保密規(guī)定，履行保密手續(xù),，特別是員工個人信息,、公司圖片等主要資料的保管,，確保檔案安全與完整。

6,、 檔案接收,、移交，必須根據(jù)檔案管理制度嚴(yán)格做好記錄,。

根據(jù)文件,、文書目錄整理需要歸檔的檔案→排序整理，編制編目→存檔→借閱→清退

單位文書檔案管理制度匯編 單位文書檔案怎么整理篇三

1,、為加強本公司檔案工作,，充分發(fā)揮檔案作用，全面提高檔案管理水平,，有效地保護及利用檔案,，為公司發(fā)展服務(wù)，特制定本制度,。

2,、公司檔案，是指公司從事經(jīng)營,、管理以及其他各項活動直接形成的對公司有保存價值的各種文字,、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄,。公司檔案分為受控檔案和非受控檔案,。

3、公文承辦部門或承辦人員應(yīng)保證經(jīng)辦文件的系統(tǒng)完整（公文上的各種附件一律不準(zhǔn)抽存）,。結(jié)案后及時歸檔,。工作變動或因故離職時應(yīng)將經(jīng)辦的文件材料向接辦人員交接清楚，不得擅自帶走或銷毀,。

1,、公司指定專人負責(zé)文件材料的管理。

2,、文件材料的收集由各部門或經(jīng)辦人員負責(zé)整理,，交總經(jīng)理審閱后歸檔。

3,、一項工作由幾個部門參與辦理的,，在工作中形成的文件材料，由主辦部門或人員收集,，交行政部備案,。會議文件由行政部收集。

1,、重要的會議材料,，包括會議的通知,、報告、決議,、總結(jié),、典型發(fā)言、會議記錄等,。

2,、本公司對外的正式發(fā)文與有關(guān)單位來往的文書。

3,、本公司的各種工作計劃,、總結(jié)、報告,、請示,、批復(fù)、會議記錄,、統(tǒng)計報表及簡報,。

4、本公司與有關(guān)單位簽訂的合同,、協(xié)議書等文件材料,。

5、本公司職工勞動,、工資,、福利方面的文件材料。

6,、本公司的大事記及反映本公司重要活動的剪報,、照片、錄音,、錄像等,。

1、檔案質(zhì)量總的要求是：遵循文件的形成規(guī)律和特點,，保持文件之間的有機聯(lián)系,，區(qū)別不同的價值，便于保管和利用,。

2,、歸檔的文件材料種數(shù)、份數(shù)以及每份文件的頁數(shù)均應(yīng)齊全完整,。

3,、在歸檔的文件材料中，應(yīng)將每份文件的正件與附件,、印件與定稿,、請示與批復(fù),、轉(zhuǎn)發(fā)文件與原件,，分別立在一起,，不得分開，文電應(yīng)合一歸檔,。

4,、不同年度的文件一般不得放在一起立卷；跨年度的總結(jié)放在針對的最后一年立卷,；跨年度的會議文件放在會議開幕年,。

5、檔案文件材料應(yīng)區(qū)別不同情況進行排列,，密不可分的文件材料應(yīng)依序排列在一起,，即批復(fù)在前，請示在后,；正件在前,，附件在后；印件在前,，定稿在后,；其它文件材料依其形成規(guī)律或特點，應(yīng)保持文件之間的密切聯(lián)系并進行系統(tǒng)的排列,。

6,、案卷封面，應(yīng)逐項按規(guī)定用鋼筆書寫,，字跡要工整,、清晰。

1,、按照有關(guān)規(guī)定做好文件材料的收集,、整理、分類,、歸檔等工作,。

2、按照歸檔范圍,、要求,，將文件材料按時歸檔。

3,、工作人員應(yīng)當(dāng)遵紀(jì)守法,、忠于職守，努力維護公司檔案的完整與安全,。

1,、公司檔案只有公司內(nèi)部人員可以借閱,，借閱者都要填寫《借閱單》，報主管人員批準(zhǔn)后,，方可借閱,，其中非受控文檔的借閱要由部門經(jīng)理簽字批準(zhǔn)，受控文檔的借閱要由總經(jīng)理簽字批準(zhǔn),。

2,、檔案借閱的最長期限為兩周；對借出檔案,，檔案管理人員要定期催還,，發(fā)現(xiàn)損壞、丟失或逾期未還,，應(yīng)寫出書面報告,，報總經(jīng)理處理。

3,、必須嚴(yán)格保密,，不準(zhǔn)泄露檔案材料內(nèi)容，如發(fā)現(xiàn)遺失必須及時匯報,，追求責(zé)任,。

4、不準(zhǔn)拆卷及任意抽,、換卷內(nèi)文件或剪貼涂改其字句等,；不得任意摘抄或復(fù)制案卷內(nèi)容，如確有需要,，必須經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)才能摘抄或復(fù)制,。

5、必須愛護檔案,，保持整潔,，不準(zhǔn)在檔案材料中寫字、劃線或作記號等,。

6,、不準(zhǔn)轉(zhuǎn)借，必須專人專用,。

7,、用畢按時歸還，如需延長借閱時間,，必須通知檔案管理人員另行辦理續(xù)借手續(xù),。