辦公室擔(dān)負(fù)著單位舉足輕重的責(zé)任,,做好辦公室工作只有摒棄陳舊觀念,不斷加強(qiáng)辦公室人員的業(yè)務(wù)素質(zhì),、服務(wù)意識(shí),,轉(zhuǎn)變工作態(tài)度,改進(jìn)工作方式,,才能保證辦公室工作成效,,輔助單位日常工作的正常運(yùn)轉(zhuǎn),,為領(lǐng)導(dǎo)出謀劃策,為職工服務(wù),,促進(jìn)單位走上穩(wěn)步向前發(fā)展的道路,。下面小編就給大家介紹一下做好辦公室工作管理的技巧,我們一起來看一看吧,。
一,、做好辦公室工作管理的技巧
1、從事協(xié)調(diào)工作,,須從嚴(yán)要求
辦公室綜合協(xié)調(diào)工作具有全局性,,它層次高、涉及面廣,、影響大,。從事此項(xiàng)工作,要在充分認(rèn)識(shí)自身工作的職責(zé),、任務(wù),、內(nèi)容、要求,、工作方法的基礎(chǔ)上,,從嚴(yán)要求,從微入手,,從宏把握,,自覺掌握工作規(guī)律。
(一)要樹立全局觀念,。高度的責(zé)任意識(shí)和全局觀念是做好綜合協(xié)調(diào)工作的必備素質(zhì),。誠如毛澤東同志所說:“沒有全局在胸是不會(huì)投下一著好棋的。”這就告訴我們,,把握全局,,才能掂量出每件事情的分量;想到大局,才能與領(lǐng)導(dǎo)的思維同頻共振,。因此,,從事此項(xiàng)工作的同志須加強(qiáng)黨性修養(yǎng)和大局意識(shí),堅(jiān)定理想信念,,堅(jiān)定絕對(duì)忠誠的政治品格,。要不斷提高政策水平,努力站在全局的高度去想問題,,高標(biāo)準(zhǔn),、嚴(yán)要求,竭盡全力地去干好每一項(xiàng)工作,,切實(shí)達(dá)到協(xié)調(diào)的預(yù)期目的,。
(二)要養(yǎng)成謹(jǐn)慎處事的習(xí)慣,。辦公室是聯(lián)系上下左右的神經(jīng)中樞、窗口和紐帶,。辦公室的特殊地位,,決定了對(duì)它的特殊要求,,因此,,辦公室人員要嚴(yán)以律己,不論在什么環(huán)境下都要管好自己,,時(shí)刻在思想和行為上保持警醒,,做到“慎言”“慎行”“慎事”,即在言語上“不該說的絕不說”,,絕對(duì)保守秘密;在行為上遵章守紀(jì),,不頤指氣使,樹立廉潔誠信,、公道正派的良好形象;在日常事務(wù)中謹(jǐn)小慎微,,一絲不茍,盡量減少失誤,,不犯錯(cuò)誤,。
(三)要提高自覺學(xué)習(xí)的意識(shí)。時(shí)代的發(fā)展對(duì)辦公室工作人員的能力和水平提出了更高要求,。協(xié)調(diào)工作作為一項(xiàng)綜合性極強(qiáng)的工作,,必須不斷優(yōu)化知識(shí)結(jié)構(gòu),更新知識(shí)內(nèi)容,,緊跟時(shí)代步伐,。學(xué)習(xí)是進(jìn)步的階梯,學(xué)習(xí)也是獲取知識(shí)的最直接方式,。從事綜合協(xié)調(diào)工作的同志要增強(qiáng)自身學(xué)習(xí)的自覺性,,樹立“終身學(xué)習(xí)”的理念,養(yǎng)成在工作中學(xué)習(xí),、在學(xué)習(xí)中工作的習(xí)慣,。既要認(rèn)真學(xué)習(xí)黨和國家的方針政策及法規(guī)制度等知識(shí),用正確,、科學(xué)的理論武裝頭腦,,提高政治理論素養(yǎng)和認(rèn)知水平,夯實(shí)做好本職工作的思想基礎(chǔ),,又要堅(jiān)持學(xué)習(xí)業(yè)務(wù)知識(shí),,學(xué)習(xí)身邊的榜樣、業(yè)務(wù)上的精英,,在實(shí)踐中鍛煉成長,,積累經(jīng)驗(yàn),,不斷提高工作能力和服務(wù)水平。
2,、練就協(xié)調(diào)真功,,必身勤心細(xì)
綜合協(xié)調(diào)工作中存在著大量的不確定因素,有時(shí)遇有突發(fā)事件,,就要立即出擊,。這就要求辦公室人員樹立起時(shí)間速度與質(zhì)量相統(tǒng)一的效率觀念,在平日里苦練內(nèi)功,,勤思考,、細(xì)落實(shí)、善總結(jié),,認(rèn)認(rèn)真真,、踏踏實(shí)實(shí),在簡單的一招一式中練出真功來,。
(一)協(xié)調(diào)前,,勤于思考,做足功課,。既要全面,、完整、準(zhǔn)確地理解和把握領(lǐng)導(dǎo)的意圖,,又要收集和掌握大量的真實(shí)情況,,查閱相關(guān)文件,實(shí)際進(jìn)行現(xiàn)場調(diào)研,,對(duì)不協(xié)調(diào)因素和癥結(jié)所在做到“了如指掌”,,把握工作的主動(dòng)性。
(二)協(xié)調(diào)中,,注重細(xì)節(jié),,嚴(yán)格落實(shí)。協(xié)調(diào)工作的成敗還體現(xiàn)在細(xì)節(jié)的落實(shí)處理上,。辦公室人員要培養(yǎng)自身“辦公室無小事”的責(zé)任感,,既要“抓大”,也要“顧小”,,既要做到大局為重,,統(tǒng)籌安排,又要對(duì)協(xié)調(diào)中的每一個(gè)環(huán)節(jié),、每一處細(xì)節(jié)落實(shí)到位,,逐一檢查,做到謹(jǐn)小慎微,確保不出紕漏,。
(三)協(xié)調(diào)后,,“回頭看”,全面總結(jié),??偨Y(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn),探尋工作規(guī)律,,能更好地指導(dǎo)工作實(shí)踐,。每一次協(xié)調(diào)工作結(jié)束后,要及時(shí)進(jìn)行認(rèn)真全面地總結(jié),,看看哪些方面是最滿意的,,哪些方面還存在一些問題或不足,,好的方面要繼續(xù)發(fā)揚(yáng),,不足之處注意彌補(bǔ)改進(jìn)。通過總結(jié),,不斷提高協(xié)調(diào)工作的質(zhì)量和效率,。
3、把握協(xié)調(diào)技巧,,要靈活機(jī)動(dòng)
協(xié)調(diào)工作要堅(jiān)持原則,,維護(hù)政策法令的嚴(yán)肅性,維護(hù)大局利益,,貫徹領(lǐng)導(dǎo)意圖,。離開這些,把原則做交易,,協(xié)調(diào)就失去了依據(jù),。但原則性不等于死板,必要的.靈活性是協(xié)調(diào)成功的關(guān)鍵,。在實(shí)際協(xié)調(diào)工作中,,針對(duì)新情況、新問題,,善于修正原有的設(shè)想,,在既不影響大局又不違背原則的情況下,充分聽取各方面的意見,,采取靈活辦法或適當(dāng)讓步,,更有利于達(dá)到預(yù)期的最佳效果。
把握原則性和靈活性的統(tǒng)一,,要求辦公室人員充分發(fā)揮主觀能動(dòng)性,,一是要敢于擔(dān)當(dāng),有高度的責(zé)任意識(shí)。遇到急事,、難事,,要積極主動(dòng)聯(lián)系相關(guān)單位和負(fù)責(zé)人,努力統(tǒng)一各方思想和意見;二是要沉著冷靜,,學(xué)會(huì)換位思考,。在溝通協(xié)調(diào)中,多站在對(duì)方的角度看問題,,通過換位思考,、充分溝通,求得相互理解,,達(dá)到協(xié)調(diào)的目的;三是要注意方式方法,,要講究語言藝術(shù)。俗話說“良言一句暖三冬,,惡語傷人六月寒”,,得體的語言能簡明扼要地表達(dá)自己的意愿,又能使對(duì)方愉快地接受協(xié)調(diào),,可謂是協(xié)調(diào)工作中的“潤滑劑”,。辦公室人員要根據(jù)協(xié)調(diào)對(duì)象的地位、職業(yè),、性格特點(diǎn),、文化素養(yǎng)以及需要協(xié)調(diào)工作的具體情況,因事制宜,、因時(shí)制宜,、因地制宜,靈活機(jī)動(dòng)地采取不同的表達(dá)方式,。除此以外,,還要具備適度的幽默感。在氣氛緊張,、發(fā)生僵局,、產(chǎn)生拘謹(jǐn)時(shí),如果能說上幾句風(fēng)趣幽默而又不失體的話,,就可能使氣氛變得輕松緩和下來,。即使在正常氣氛中,充滿哲理和機(jī)智的幽默也能像一縷春風(fēng)使協(xié)調(diào)各方充滿愉快,、親切的感覺,,便于暢談、交流,,能有效提高協(xié)調(diào)工作的效率和質(zhì)量,。
4、提升協(xié)調(diào)品質(zhì),需陽光心態(tài)
協(xié)調(diào)工作關(guān)系雜,、事情多,、時(shí)間緊、任務(wù)重,、工作累,、要求高。在這樣的狀態(tài)下保持奉獻(xiàn)與熱愛精神,,需要有良好的承受能力和健康積極的陽光心態(tài),。塑造陽光心態(tài)須把握如下三點(diǎn)原則:
(一)平等相待。相互尊重,,能有效地縮短與被協(xié)調(diào)者之間的心理距離,,有利于彼此溝通。平等待人,,把自己和對(duì)方的位置擺平,,形成一種輕松、愉快的氣氛,,其效果比在壓抑,、緊張的氣氛中要好得多,。
(二)以誠相見,。有一些工作活動(dòng)中的不協(xié)調(diào)是由于思想上、心理上的不協(xié)調(diào),,為了達(dá)到有效的心理溝通,,找到不協(xié)調(diào)的關(guān)鍵點(diǎn),形成有關(guān)各方思想和心理上的共同點(diǎn),,就要做到“熱心” “誠信”“知心”,。所謂“熱心”,就是發(fā)現(xiàn)對(duì)方有困難,。
要盡心盡力地幫助解決;發(fā)現(xiàn)對(duì)方思想有負(fù)擔(dān),,要熱心地幫助減輕和消除。所謂“誠心”,,就是講真話,,有誠意,對(duì)方才能以誠換誠,,打開心扉,,吐露真情。所謂“知心”,,就是把對(duì)方當(dāng)自己人,,對(duì)方才能信任你,才能以心換心,產(chǎn)生感情上的共鳴,,達(dá)到新的共識(shí),。
(三)切記急躁。協(xié)調(diào)工作要解決矛盾,,克服困難,,排除障礙,往往既棘手又緊迫,。人與人交往,,由于各自素養(yǎng)不同、處境不同,、情況不同,,會(huì)產(chǎn)生語言、態(tài)度上的差異,。態(tài)度差,、出口不遜、以語傷人的情況并不少見,,在碰到難以協(xié)調(diào)的問題或遇上難以合作的對(duì)象時(shí),,辦公室人員必須沉著冷靜,不要?jiǎng)优斪?,要適當(dāng)調(diào)整自己的心態(tài),,及時(shí)解決問題,化解怨氣和不滿,,不因此而影響工作和辦公室整體形象,。
在把握好這三點(diǎn)原則的基礎(chǔ)上,塑造陽光心態(tài)還要常懷感恩之心,,懂得知足,,懂得肯定現(xiàn)狀,視每一項(xiàng)任務(wù)為鍛煉自己,、提高自己的機(jī)會(huì),,視每一個(gè)挫折和困難為成長路上的基石,珍惜所擁有的,,用心體會(huì)所經(jīng)歷的,,感受工作帶來的滿足感和成就感。
二,、做好辦公室工作管理的技巧
1,、摒棄陳舊觀念,深刻認(rèn)識(shí)辦公室工作的重要性
隨著市場經(jīng)濟(jì)的發(fā)展及單位管理的逐步規(guī)范,,一個(gè)單位的工作從辦文,、辦會(huì),、辦事到管理、服務(wù),、協(xié)調(diào)等工作都離不開辦公室,,辦公室也成為了信息的交匯點(diǎn)、任務(wù)的集中點(diǎn),、矛盾的集聚點(diǎn),、成果的收集點(diǎn),其地位突出,、性質(zhì)特殊,、作用重要。辦公室人員必須轉(zhuǎn)變陳舊觀念,,深刻認(rèn)識(shí)辦公室工作的中心,,將紐帶作用、宣傳作用和服務(wù)作用放在首位,。
在日常工作中,,把握好密切聯(lián)系基層與領(lǐng)導(dǎo),面向內(nèi)外通過宣傳樹立單位正面形象,,為單位上上下下服好務(wù)的中心思想,,當(dāng)好局內(nèi)人、管好分內(nèi)事,,深入分析收集到的意見和建議,,及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題,提出解決措施,。通過講究方式方法,,主動(dòng)溝通,科學(xué)協(xié)調(diào),,緊扣中心工作、緊盯目標(biāo),,一手抓落實(shí)一手抓監(jiān)督,,確保領(lǐng)導(dǎo)的重要決策部署督查到位和目標(biāo)任務(wù)執(zhí)行到位,使整個(gè)工作體系順暢有效地運(yùn)作,。
2,、轉(zhuǎn)變工作態(tài)度,提高辦公室工作效率
做好辦公室包羅萬象的日常工作,,要求辦公室工作人員要有良好的工作態(tài)度,。
首先,是提高工作積極性和創(chuàng)新性,,轉(zhuǎn)變一味接受和老牛拉車的工作態(tài)度,。雖然接受和服從工作安排,、有老牛拉車的耐心,不怕苦,,不怕累是對(duì)辦公室人員的基本要求,,但是一味接受,只顧埋頭工作不做思考就變成了毫無思想的“機(jī)器人”,。在辦公室工作要有工作的積極性,、主動(dòng)性,要有獨(dú)立的見解,,在認(rèn)真工作,、踏實(shí)干事的前提下,多動(dòng)腦筋,、不斷思考,,創(chuàng)新工作方法,提高工作效率和質(zhì)量[1],。
其次,,提高責(zé)任意識(shí)和競爭意識(shí),轉(zhuǎn)變得過且過,、盲目樂觀的態(tài)度,。辦公室是連接上下級(jí)的紐帶,如果抱著得過且過,,當(dāng)一天和尚撞一天鐘的想法就會(huì)誤事,。在工作取得了一定的成績,也不能盲目樂觀,、自以為是,。作為辦公室工作人員必須具備強(qiáng)烈的責(zé)任意識(shí)和競爭意識(shí),提高警覺性,,經(jīng)常自我反省,,發(fā)現(xiàn)自己的優(yōu)點(diǎn),找出不足,,不斷完善,,及時(shí)落實(shí)領(lǐng)導(dǎo)安排的工作,認(rèn)真,、負(fù)責(zé),、高效的完成工作任務(wù)。
3 提高綜合素質(zhì),,迎接辦公室工作新挑戰(zhàn)
辦公室工作紛繁復(fù)雜,,也面臨越來越多的新挑戰(zhàn)。因此,,做好辦公室工作,,對(duì)于人員的綜合素質(zhì)要求較高,,必須依靠過硬的綜合素質(zhì)和強(qiáng)大的工作能力。
首先,,要有堅(jiān)定的政治素質(zhì),。這要求辦公室工作人員要有堅(jiān)定的政治立場,在重大原則性問題上立場堅(jiān)定,,堅(jiān)決執(zhí)行領(lǐng)導(dǎo)的決策部署,。在處理工作事務(wù)和協(xié)調(diào)關(guān)系時(shí)能夠做到公開、公平,、公正,。
其次,要有過硬的業(yè)務(wù)素質(zhì),。辦公室工作內(nèi)容多,,責(zé)任重,節(jié)奏快,,要求高,,要求工作人員不僅要有本事、能干事,、會(huì)干事,,最重要的還是要能干成事。要想干成事就必須具備“三個(gè)能力”:文字能力,、協(xié)調(diào)能力,、辦事能力。文字能力可以依靠平常加強(qiáng)學(xué)習(xí),,積累知識(shí)經(jīng)驗(yàn)和寫作技巧,。協(xié)調(diào)能力就既要立足協(xié)調(diào)的高度又要拓寬協(xié)調(diào)的廣度,還要正確把握協(xié)調(diào)的深度,。辦事能力要求辦公室人員牢記“辦公室工作無小事”,,堅(jiān)持做到不以事小而不為,不以事雜而亂為,,不以事急而盲為,,不以事難而怕為[2]。
4 增強(qiáng)服務(wù)意識(shí),,提高工作責(zé)任感與使命感
辦公室的整個(gè)服務(wù)工作主要就是為單位服務(wù)、為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù),、為職工服務(wù),。這不僅是辦公室工作的根本出發(fā)點(diǎn)和落腳點(diǎn),也是辦公室工作的立身之本,。這就要求辦公室人員要抱有良好的服務(wù)意識(shí),,把服務(wù)融入工作的全部,,貫穿于辦公室工作的始終,做好一個(gè)“服務(wù)者”,。
首先,,辦公室人員要有良好的服務(wù)形象。在工作中要衣著大方得體,,待人處事熱情周到,,特別是對(duì)基層職工反映的問題要認(rèn)真傾聽、調(diào)查,、分析,,切不可一副高高在上的姿態(tài)。
其次,,辦公室人員要充分發(fā)揮主觀能動(dòng)性,當(dāng)好領(lǐng)導(dǎo)的參謀,為領(lǐng)導(dǎo)做好服務(wù),。為部門和基層服務(wù),,要充分發(fā)揮協(xié)調(diào)綜合作用和督促檢查職能,協(xié)調(diào)好部門間的關(guān)系,,如實(shí)反映基層的意見,,更好地做好領(lǐng)導(dǎo)、部門,、基層職工之間的聯(lián)系,。
再次,辦公室人員要增強(qiáng)責(zé)任感和使命感,。做到腳踏實(shí)地,,客觀嚴(yán)謹(jǐn)?shù)淖龊妹恳粋€(gè)細(xì)節(jié),切忌浮夸,。在遇到突發(fā)事件時(shí),,能夠犧牲休息時(shí)間,加班加點(diǎn)完成任務(wù),,以良好的服務(wù)意識(shí)杜絕工作拖延,、質(zhì)量粗糙。
5 改進(jìn)工作方法,,增強(qiáng)工作針對(duì)性
辦公室工作千頭萬緒,,每一項(xiàng)工作都與全局有著密切聯(lián)系,要做好辦公室工作就要講究工作方式和方法,,理清思路,,分清輕重緩急,既要抓住重點(diǎn),,又要統(tǒng)籌兼顧,,合理安排,,忙而不亂,緊張有序,。
改進(jìn)工作方法,,要多在求實(shí)求效上下工夫。俗話說:“光說不練假把式,。”改進(jìn)工作方式方法,,在一定程度上就是要改變“說得多、干得少”的不良風(fēng)氣,,要“說得少,、干得多、干得好”,。取得實(shí)際效果是我們一切工作的落腳點(diǎn),,也是檢驗(yàn)我們工作做得到位不到位的重要標(biāo)準(zhǔn),尤其對(duì)于注重工作結(jié)果的辦公室,,能不能做到求實(shí)求效更為重要,。
對(duì)工作中遇到的矛盾和困難要善于思考,一是思考工作中出現(xiàn)的失誤,,思考哪里做錯(cuò)了,,哪里做得不到位,哪里還有欠缺;二是“三思而后行”,,每一項(xiàng)工作都盡可能的考慮周到慎密,,不斷尋找創(chuàng)新之路。
三,、做好辦公室工作管理的技巧
1,、時(shí)間管理的理論總結(jié)。
一是按照緊急和重要的維度劃分,。緊急而重要的事情要盡快確定思路,,馬上辦;緊急不重要的事情找人辦,重要不緊急的事情要集中時(shí)間,、安排好專人,,按計(jì)劃辦;不太重要而又不太緊急的事情屬于可辦可不辦。牽扯到其他部門和單位的要注意溝通技巧,,妥善處理,。
二是時(shí)間管理中的“金角銀邊草肚皮”。這是按照時(shí)間的重要性來劃分的,。“金角”時(shí)間做重要的事,,“銀角”時(shí)間次之,“草肚皮”時(shí)間做一些相對(duì)重要但也要占時(shí)間的事,。
2,、集中時(shí)間做同類事項(xiàng)。
時(shí)間忙的時(shí)候4,、5件有相同性質(zhì)的事情一起做,。這種方法可用于事務(wù)性強(qiáng)的事件或簡單文字性事務(wù)上。
3,、善于制定工作計(jì)劃,、議事規(guī)則和辦事程序。
安排好一段時(shí)期的工作,,有助于提高工作效率,。制定計(jì)劃使工作更有預(yù)見性,制定議事規(guī)則和辦事程序使參與各方都節(jié)省時(shí)間,,只要規(guī)則和程序確定了,,才有可能做到自發(fā)主動(dòng)去做事,做不到可以去督促,,從而節(jié)省了溝通成本,,提高了工作效率。只有善于總結(jié),、善于制定規(guī)則,,才會(huì)真正地提高效率,才算真正地懂業(yè)務(wù),,不枉在辦公室干過一回!要善于在工作中大膽提出和推行議事規(guī)則,,建立一整套程序,避免內(nèi)部辦事天天進(jìn)行授權(quán),,群眾辦事到處打聽,,問一步做一步,建立了規(guī)則和程序目的就是讓群眾一次就能把事情解決好,,辦利索,。實(shí)踐中,對(duì)計(jì)劃生育辦事程序的宣傳使用了這個(gè)辦法,,效果比較顯著,。
4、保障辦公設(shè)備正常運(yùn)轉(zhuǎn),,保證隨時(shí)能夠正常工作,。
避免事情來了、時(shí)間有了,、人有了,,但設(shè)備不爭氣的情況。辦公室設(shè)備尤其是打印機(jī)、一體機(jī),、復(fù)印機(jī),、傳真機(jī)、電腦等,。要細(xì)化,,考慮周全,哪怕是會(huì)議室,、辦公室鑰匙要有備用,,門鎖要經(jīng)常檢查是否生銹,防止時(shí)間到了,,大家都到了,,門卻打不開或者干脆沒帶鑰匙。這種經(jīng)驗(yàn)可舉一反三,,用于其他辦公室業(yè)務(wù)中,。
5、按照身體生理狀況來安排工作,。
如上午可以做一些需要?jiǎng)?chuàng)造性,、深入思考性質(zhì)的工作,下午可以做一些有既定程序,、事務(wù)性的工作,。另外,要有一點(diǎn)心理學(xué)知識(shí),,時(shí)刻注意調(diào)整和管理好自己的情緒,,體會(huì)和理解辦公室工作性質(zhì),學(xué)練包容力,,增強(qiáng)耐受性,,提高適應(yīng)力,在與人交往中培養(yǎng)豁達(dá)堅(jiān)強(qiáng)的職業(yè)性格,,另外,,要不斷加強(qiáng)職業(yè)道德建設(shè)。通過以上幾方面工作,,保證身心健康,、精神飽滿、滿腔熱情地投入到工作中,。
6,、善于協(xié)作、勤于溝通,,有重要任務(wù)時(shí)集中大家智慧共同做好工作,。
平時(shí)工作有分工,,小事自己來安排,辦公室領(lǐng)導(dǎo)不干預(yù),,大事集中一起做,。如公司重大活動(dòng)、年底召開會(huì)議等,,既要做好份內(nèi)工作,,又要共同協(xié)作圍繞公司中心工作做好大事。
7,、善于利用現(xiàn)代化管理技術(shù)來創(chuàng)造性地做好工作。
電腦技術(shù)的飛速發(fā)展,,為提高辦公效率做了保證,。嘗試使用各種軟件來實(shí)現(xiàn)辦公自動(dòng)化。利用網(wǎng)絡(luò)在線協(xié)作,,幾個(gè)人共同編輯一篇文檔,,而且還可以看到對(duì)方修改過程,實(shí)屬最現(xiàn)代化的文檔編輯,。在QQ上建立網(wǎng)絡(luò)辦公群,,同基層各單位和內(nèi)外單位加強(qiáng)業(yè)務(wù)交流,效果較好,。用語音錄入提高輸入效率,,每分鐘可以輸入250個(gè)字以上。另外,,有時(shí)間還要學(xué)習(xí)一些與工作有關(guān)的辦公軟件,,如excel做統(tǒng)計(jì)圖表的功能,掃描,、修圖,、畫圖軟件,甚至音,、視頻編輯軟件等,,以備急用。
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