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檔案室管理制度篇一

會(huì)計(jì)檔案是指會(huì)計(jì)憑證,、會(huì)計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)報(bào)告,、會(huì)計(jì)年度數(shù)據(jù)備份盤,、會(huì)計(jì)核算系統(tǒng)軟件、操作人的密碼等會(huì)計(jì)核算專業(yè)資料,，是記錄和映單位經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的重要史料和證據(jù),。具體包括：

（一）會(huì)計(jì)憑證類。包括原始憑證,、記賬憑證,、匯總憑證、其他會(huì)計(jì)憑證,。

（二）會(huì)計(jì)賬簿類,。包括總賬、明細(xì)賬,、日記賬,、固定資產(chǎn)明細(xì)賬、輔助賬簿,、其他會(huì)計(jì)賬簿,。

（三）財(cái)務(wù)報(bào)告類。包括月度,、年度財(cái)務(wù)報(bào)告,、其他財(cái)務(wù)報(bào)告，報(bào)告中要有會(huì)計(jì)報(bào)表,、附表,、附注及必要的文說明。

（四）其他類,。包括銀行存款余額調(diào)節(jié)表,、銀行對(duì)賬單,、會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)、會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè),、會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)及其他在會(huì)計(jì)核算工作中直接形成的對(duì)國家和社會(huì)及各核算單位具有保存價(jià)值的會(huì)計(jì)核算資料,。

會(huì)計(jì)年度終了后，應(yīng)將裝訂成冊(cè)的會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行整理立卷,。各種會(huì)計(jì)檔案應(yīng)按會(huì)計(jì)檔案材料的關(guān)聯(lián)性，分門別類地組成幾個(gè)類型的案卷,，將各卷按順序編號(hào),。

（一）會(huì)計(jì)憑證。

（1）按月立卷：每月末將裝訂成冊(cè)的憑證,，統(tǒng)一登記案卷目錄,，每月立卷一份。

（2）分散裝訂：根據(jù)憑證的多少,，分散裝訂,，做到整齊、牢固,、美觀,。

（3）裝訂封面的所有內(nèi)容要填寫齊全，包括：單位名稱,、年度,、月份、起止日期,、號(hào)碼,、裝訂人簽章等。

（二）會(huì)計(jì)賬簿：各種會(huì)計(jì)賬簿辦理完年度結(jié)賬后,，除跨年使用的賬簿外,，其它均需整理妥善保管。

（1）會(huì)計(jì)賬簿在辦理完年度結(jié)賬后,，只在下一行的摘要欄填寫“結(jié)轉(zhuǎn)下年”樣,，不填其它內(nèi)容。

（2）會(huì)計(jì)賬簿在裝訂前,，應(yīng)按賬簿啟用表的使用頁數(shù),，核對(duì)各個(gè)賬戶賬面是否齊全，是否按順序排列,。

（3）活頁賬簿去空白頁后,，將本賬面數(shù)項(xiàng)填寫齊全，撤去賬殼,，用堅(jiān)固耐磨的紙張做封面,、封底,，裝訂成冊(cè)。不同規(guī)格的活頁賬不得裝訂在一起,。

（4）會(huì)計(jì)賬簿的裝訂順序：

a,、會(huì)計(jì)賬簿裝訂封面；

b,、賬簿啟用表,；

c、賬戶目錄,；

d,、按本賬簿頁數(shù)，順序裝訂項(xiàng)頁,；

e,、會(huì)計(jì)賬簿裝訂封底。

（5）裝訂后的會(huì)計(jì)賬簿應(yīng)牢固,、平整,、不得有折角，掉頁現(xiàn)象,。

（6）賬簿裝訂的封口處,，應(yīng)加蓋裝訂人印章。

（7）裝訂后,，會(huì)計(jì)賬簿的脊背應(yīng)平整,，并注明所屬年度及賬簿名稱和編號(hào)。

（8）會(huì)計(jì)賬簿的編號(hào)為一年一編,，編號(hào)順序?yàn)榭傎~,、現(xiàn)金日記賬、銀行存款日記賬,、分戶明細(xì)賬,、輔助賬。

（三）會(huì)計(jì)報(bào)表

會(huì)計(jì)報(bào)表編制完成并按時(shí)報(bào)送后,，留存報(bào)表均應(yīng)按月裝訂成冊(cè),，年度終了統(tǒng)一歸檔保管。

（一）當(dāng)年的會(huì)計(jì)檔案在會(huì)計(jì)年度終了后,，可暫由業(yè)務(wù)人員保管一年,，期滿后轉(zhuǎn)入檔案室并由專人保管。

（二）會(huì)計(jì)檔案管理人員負(fù)責(zé)全部會(huì)計(jì)檔案的整理,、立卷,、保管、調(diào)閱,、銷毀等一系列工作,。

（三）機(jī)構(gòu)變動(dòng)或檔案管理人員調(diào)動(dòng)時(shí),，應(yīng)辦理交接手續(xù)，由原管理人員編制會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè),，將全部案卷逐一點(diǎn)交,，接管人員逐一接收。

（四）磁性介質(zhì)會(huì)計(jì)資料的歸檔,。年度終了,，系統(tǒng)管理員將當(dāng)年賬簿、報(bào)表等會(huì)計(jì)電算化資料備份并詳細(xì)標(biāo)注,，裝盒交檔案室歸檔,。包括：會(huì)計(jì)年度數(shù)據(jù)備份盤；同期的操作系統(tǒng),、相關(guān)應(yīng)用程序軟件及會(huì)計(jì)核算系統(tǒng)軟件；操作人的密碼,、操作日志等其他會(huì)計(jì)資料,。會(huì)計(jì)檔案磁性資料保管期限與書面資料一致。會(huì)計(jì)軟件保管期截止該軟件停止使用或有重更改后五年,。以磁性介質(zhì)保存的會(huì)計(jì)資料,，根據(jù)保管期限，由系統(tǒng)管理員定期復(fù)制,，且應(yīng)標(biāo)識(shí)清楚,，雙份歸檔，異地存放,。

會(huì)計(jì)檔案的保管期限分為永久保存和定期保存兩類,。定期保存的會(huì)計(jì)檔案其保存期限從會(huì)計(jì)年度終了后的第一天算起，分為3年,、5年,、xx年、15年,、25年5類,。詳見附表一。

（一）建立會(huì)計(jì)檔案清冊(cè)和借閱登記清冊(cè),。

（二）凡需借會(huì)計(jì)檔案的人員,，須經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可辦理調(diào)閱手續(xù),。

（三）借閱會(huì)計(jì)檔案人員,，不得在案卷中標(biāo)畫，不得拆散原卷冊(cè),，更不得抽換,。

（四）借閱會(huì)計(jì)檔案人員,，不得將會(huì)計(jì)檔案攜帶出外，特殊情況,，須經(jīng)局領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn),，需要復(fù)制會(huì)計(jì)檔案的，須經(jīng)局領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可復(fù)制,。

保管期滿的會(huì)計(jì)檔案,，除本辦法第七條規(guī)定的情形外，按照以下程序銷毀：

（一）會(huì)計(jì)檔案保管期滿,，由檔案管理人員會(huì)同財(cái)務(wù)人員提出銷毀意見,，編制會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)，列明銷毀會(huì)計(jì)檔案的名稱,、卷號(hào),、冊(cè)數(shù)，起止年度和檔案編號(hào),、應(yīng)保管期限,、已保管期限、銷毀時(shí)間等內(nèi)容,。

（二）局分管領(lǐng)導(dǎo)要在會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)上簽署意見,、

（三）銷毀會(huì)計(jì)檔案時(shí)，應(yīng)由同級(jí)檔案機(jī)構(gòu),、財(cái)政部門和審計(jì)部門派人員監(jiān)銷,。

（四）監(jiān)銷人在銷毀會(huì)計(jì)檔案前，應(yīng)當(dāng)按照會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)所列內(nèi)容清點(diǎn)核對(duì)所要銷毀的會(huì)計(jì)檔案,。銷毀后,，應(yīng)當(dāng)在會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)上簽名蓋章，并將監(jiān)銷情況報(bào)告本單位負(fù)責(zé)人,。

原始憑證和涉及其他未了事項(xiàng)的`原始憑證,，不得銷毀，應(yīng)當(dāng)單抽出立卷,，保管到未了事項(xiàng)完結(jié)時(shí)為止,。單抽出立卷的會(huì)計(jì)檔案，應(yīng)當(dāng)在會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)和會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)中列明,。

在建項(xiàng)目尚未完成的會(huì)計(jì)檔案,，保管期限已滿也不得銷毀。

移交會(huì)計(jì)檔案時(shí),，應(yīng)當(dāng)編制會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè),，列明應(yīng)當(dāng)移交的會(huì)計(jì)檔案名稱，卷號(hào),、冊(cè)數(shù),，起止年度和檔案編號(hào),，應(yīng)保管期限，已保管期限等內(nèi)容,。

交接會(huì)計(jì)檔案時(shí),，交接雙方應(yīng)當(dāng)按照會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)所列內(nèi)容逐項(xiàng)交接，并由交接雙方的單位負(fù)責(zé)人監(jiān)交,。交接完畢后,，交接雙方經(jīng)辦人和監(jiān)交人應(yīng)當(dāng)在會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)上簽名或蓋章。

檔案室要做到防火,、防盜,、防水、防光,、防高溫,、防塵、防蟲,、防鼠,，磁性介質(zhì)資料要做到防磁、防雷,。重（！）要資料實(shí)行雙備份,，一份存檔案室,，另一份異地存放。磁性介質(zhì)資料應(yīng)定期復(fù)制,。經(jīng)過系統(tǒng)整理以后的檔案要入庫上架,，排架管理，按全宗號(hào)順序依次排列,，自左向右,，自上而下地進(jìn)行排列，環(huán)境保持通風(fēng)透光,。