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保安公司檔案管理制度篇一

加強(qiáng)檔案管理,，規(guī)范公司檔案的收集、歸檔程序和方法,，確保公司檔案的完整性,、準(zhǔn)確性和系統(tǒng)性。提供符合公司需求和保證管理體系有效運(yùn)行的證據(jù),。

1,、公司內(nèi)部經(jīng)營(yíng)形成的各種資料。

2,、外部政府機(jī)關(guān),、行業(yè)部門(mén)形成的與公司經(jīng)營(yíng)或行業(yè)有關(guān)的公文、通知,、批復(fù)等資料,。

1、檔案：指公司過(guò)去和現(xiàn)在各級(jí)部門(mén)及員工從事業(yè)務(wù)、經(jīng)營(yíng),、企業(yè)管理,、宣傳等活動(dòng)中所直接形成的對(duì)企業(yè)有保存價(jià)值的各種文字、圖表,、賬冊(cè),、憑證、報(bào)表,、電腦盤(pán)片,、聲像、膠卷,、榮譽(yù)實(shí)物,、證件等不同形式的歷史記錄。

2,、檔案管理：就是指檔案的收集,、整理,、鑒定,、保管、統(tǒng)計(jì),、提供利用等活動(dòng),。

1、行政部：

1）負(fù)責(zé)公司檔案的集中管理和制度執(zhí)行及檢查工作,，并負(fù)責(zé)督促指導(dǎo)部門(mén)檔案管理,；

2）建立健全公司檔案管理制度，指導(dǎo),、監(jiān)督和檢查執(zhí)行情況,；

3）收集、整理,、分類(lèi),、鑒定、統(tǒng)計(jì),、保管公司的檔案和其他資料,；

4）負(fù)責(zé)公司檔案的利用和銷(xiāo)毀管理，監(jiān)控檔案利用和銷(xiāo)毀的全過(guò)程,，確保公司檔案的安全,；指導(dǎo)公司的檔案管理工作；

5）提高檔案信息的利用效率,，促進(jìn)信息傳遞和溝通,；

6）負(fù)責(zé)組織學(xué)習(xí)和培訓(xùn)檔案管理辦法、使用知識(shí)。

2,、其他各部門(mén)相關(guān)人員：

1）負(fù)責(zé)在工作變動(dòng)時(shí),，做好或協(xié)助移交工作，并及時(shí)通知行政部,；

2）向行政部移交合同或文件資料原件或復(fù)印件,；

3）負(fù)責(zé)本部門(mén)文件資料或合同復(fù)印件的日常收集、標(biāo)識(shí),、貯存,、保管、利用,、歸檔,；

4）財(cái)務(wù)管理部負(fù)責(zé)按國(guó)家財(cái)政制度規(guī)定獨(dú)立建檔保管財(cái)務(wù)檔案資料；

3,、各部門(mén)檔案主管人員

1）負(fù)責(zé)部門(mén)檔案的管理,。

4、各部門(mén)負(fù)責(zé)人

1）批準(zhǔn)對(duì)自己部門(mén)資料或合同復(fù)印件的處置,；

2）負(fù)責(zé)對(duì)本部門(mén)檔案管理的監(jiān)督檢查,。

5、各公司總監(jiān)/副總

1）負(fù)責(zé)對(duì)檔案管理監(jiān)督檢查報(bào)告的審批,。

1,、檔案資料的收集

1）各部門(mén)相關(guān)人員負(fù)責(zé)對(duì)本部門(mén)日常工作中形成的合同及文件資料進(jìn)行收集，并編制部門(mén)《文件（合同）管理記錄目錄》,。

2）各部門(mén)文件,、合同等資料原件需要保存的，各部門(mén)分別進(jìn)行整理,，并編制《移交目錄》,，每季度向行政部移交。

a)歸檔范圍及移交時(shí)間：每季度結(jié)束后次月10日前,。

b)檔案資料的標(biāo)識(shí)行政部及各部門(mén)對(duì)各自保管的檔案資料編號(hào),，編號(hào)規(guī)則見(jiàn)《公司檔案管理規(guī)定》。

c)檔案資料的日常管理：

⑴電子類(lèi)合同或其他需要保管的電子文件,，應(yīng)當(dāng)及時(shí)存放于檔案室指定電腦硬盤(pán)內(nèi)或制作專(zhuān)門(mén)光盤(pán)進(jìn)行編號(hào)保存,；

⑵文件、合同資料要登記詳細(xì)信息,，并編制《文件（合同）管理記錄目錄》,，以便檢索利用；

⑶文件資料,、合同要科學(xué)排列,，按編號(hào)順序存放于文件盒內(nèi)，并加以標(biāo)識(shí)，整齊排放在文件／檔案柜中,。

d)檔案借閱

⑴借閱檔案要履行借閱手續(xù),，填寫(xiě)《借閱審批單》。借閱檔案原件只限在公司內(nèi),，不能帶出,；確因工作需要將檔案帶出公司的必須經(jīng)部門(mén)主管、副總經(jīng)理和行政部批準(zhǔn),，且只帶復(fù)印機(jī),，不帶原件；

⑵檔案外借一般只借復(fù)印件,，需借原件者須經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn),，借閱的檔案交還時(shí)，必須當(dāng)面點(diǎn)交清楚,，如發(fā)現(xiàn)遺失或損壞,，應(yīng)立即報(bào)告直接上級(jí)；

⑶借閱檔案用完后,，應(yīng)及時(shí)送還,，如超過(guò)借閱時(shí)間，須重新辦理手續(xù),；

⑷借檔人必須愛(ài)護(hù)檔案,，嚴(yán)禁擅自涂改,、污損,、勾畫(huà)、剪裁,、抽取,、拆卸、調(diào)換,、摘抄,、翻印、復(fù)印,、攝影,，不得轉(zhuǎn)借或損壞行為，如發(fā)現(xiàn)一次罰款200-20xx不等的罰款元,。情節(jié)嚴(yán)重者,，按《檔案法》和《保密法》給予行政處分，構(gòu)成犯罪的,，依法追究刑事責(zé)任,。

⑸非本公司職工或單位需查閱檔案時(shí)，必須持單位介紹信或本人身份證復(fù)印件，經(jīng)本公司高管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后,，方能在閱覽室閱覽,，不可將檔案帶出檔案室。

e)檔案銷(xiāo)毀

⑴對(duì)已失去利用價(jià)值的檔案,，銷(xiāo)毀時(shí),，必須寫(xiě)申請(qǐng)銷(xiāo)毀報(bào)告，編制銷(xiāo)毀目錄,，報(bào)部門(mén)經(jīng)理和部門(mén)分管副總鑒定,，最后報(bào)總經(jīng)理的批準(zhǔn)，方可銷(xiāo)毀,。

⑵執(zhí)行銷(xiāo)毀任務(wù)時(shí),，必須由行政部人員監(jiān)銷(xiāo)，監(jiān)銷(xiāo)人不得少于二人,，并在銷(xiāo)毀目錄上簽字,。最后，把銷(xiāo)毀目錄和部門(mén)經(jīng)理,、部門(mén)分管和總經(jīng)理的批準(zhǔn)手續(xù)文件,，一并存檔永久保存。

2,、檔案管理細(xì)則

1）檔案資料的歸檔范圍

⑴公司對(duì)外發(fā)出的公文,，如給政府的請(qǐng)示報(bào)告類(lèi)公文等；

⑵公司收到的公文,，如政府職能部門(mén)發(fā)來(lái)的與本公司有關(guān)的條例,、規(guī)定、命令,、決定,、決議、指示,、計(jì)劃,、核準(zhǔn)文件、證書(shū)等文件,；

⑶本公司與其他單位來(lái)往的文書(shū)及權(quán)益文書(shū)等,；

⑷公司領(lǐng)導(dǎo)的批示、指示等,；

⑸重要的會(huì)議材料,，包括會(huì)議的通知、決議,、總結(jié),、領(lǐng)導(dǎo)人講話(huà),、典型發(fā)言、會(huì)議簡(jiǎn)報(bào),、會(huì)議記錄等,；

⑹反映公司主要職能活動(dòng)的報(bào)告、總結(jié),、工作日記,、工作備忘等；

⑺公司的各種工作計(jì)劃,、計(jì)劃考核/總結(jié),、報(bào)告、統(tǒng)計(jì)報(bào)表及簡(jiǎn)報(bào),；

⑻本公司與有關(guān)單位,、個(gè)人簽訂的合同、協(xié)議書(shū)等文件正本及過(guò)程材料,；

⑼本公司干部任免的文件材料,、員工獎(jiǎng)勵(lì)、處分,、考核的文件材料,、本公司員工勞動(dòng)、工資,、福利方面的文件材料等人事檔案資料,；

⑽本公司發(fā)布的各類(lèi)廣告、宣傳材料,；

⑾本公司的歷史沿革,、大事記及反映本公司重要活動(dòng)的剪報(bào)、照片,、錄音,、錄像等；

⑿外出公務(wù)活動(dòng)（如學(xué)習(xí),、考察、調(diào)查研究,、參加會(huì)議等）所獲得或形成的檔案資料,；

⒀財(cái)務(wù)檔案資料；

⒁各種實(shí)物檔案,；

⒂其他具有利用和保存價(jià)值的文件資料,。

3、檔案資料的歸檔要求

⑴歸檔的文件資料必須完整,、真實(shí),、準(zhǔn)確,，如請(qǐng)示和批復(fù)、復(fù)印本和正式稿和附件等必須齊全,。

⑵一般資料按一份原件歸檔,，重要文件和高使用率文件可以根據(jù)需要，按二份原件存檔,。經(jīng)辦部門(mén)根據(jù)實(shí)際需要留存復(fù)印件或影印本,。如因業(yè)務(wù)處理需要，原稿須由經(jīng)辦部門(mén)保管,，應(yīng)經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后妥善保存,，行政部以影印本歸檔。

⑶聲像檔案攝錄必須詳細(xì)記錄事由,、時(shí)間,、地點(diǎn)、主要人物,、背景,、攝錄者，歸檔聲像資料必須是原版,，在清晰,、完整的特殊情況下可歸檔拷貝件。

⑷電子文件應(yīng)有相應(yīng)的紙質(zhì)文件,、資料一并歸檔保存,，并做好電子文件存儲(chǔ)設(shè)備信息的備份工作。

⑸各種實(shí)物檔案（獎(jiǎng)品,、獎(jiǎng)杯,、錦旗、獎(jiǎng)?wù)?、證書(shū),、牌匾、饋贈(zèng)品等）必須原件歸檔,，并保持其完好無(wú)損,。

4、檔案資料的歸檔時(shí)間

⑴即時(shí)歸檔下列文件（含電子,、聲像資料等）應(yīng)在傳閱,、辦理結(jié)束或取得后即時(shí)歸檔：

a)公司規(guī)定的密級(jí)文件；

b)重要文件,，如政府批文,、核準(zhǔn)文件、證照等,；

c)合同,、協(xié)議書(shū)等正本及過(guò)程資料,；

d)公司干部任免的文件材料以及關(guān)于職工獎(jiǎng)勵(lì)、處分,、考核的文件材料,；

e)其他認(rèn)為需要即時(shí)歸檔的資料。

⑵定期歸檔

a)部門(mén)應(yīng)在每月底前整理歸檔當(dāng)月文件,，編制檔案清單交行政部,；

b)部門(mén)每年3月底前歸檔上年度文件與資料，并移交公司行政部,；

⑶電子聲像檔案的歸檔

a)重要電子聲像檔案應(yīng)實(shí)時(shí)進(jìn)行,、隨辦隨歸。

b)一般電子聲像檔案歸檔應(yīng)定期完成,，一般每三個(gè)月一次制成光盤(pán)脫機(jī)保管,。

c)每年3月底前必須向行政部移交上一年度的所有歸檔電子文件數(shù)據(jù)集，行政部核實(shí)后刻錄成光盤(pán)等載體脫機(jī)保管,。

5,、檔案交接

⑴部門(mén)內(nèi)檔案交接部門(mén)檔案管理人員（兼）工作變動(dòng)或離職的，要填寫(xiě)《檔案移交清單》,，由部門(mén)負(fù)責(zé)人指定的接收人核實(shí)無(wú)誤后簽字,，行政部見(jiàn)證。

6,、檔案移交公司的流程

a)移交前,，應(yīng)對(duì)破損、字跡擴(kuò)散或紙張?zhí)〉奈募M(jìn)行修裱,、復(fù)制或加邊,，對(duì)大小不一、長(zhǎng)短不齊的文件折疊理齊,。

b)采用碳素墨水鋼筆或簽字筆,，不得使用圓珠筆或鉛筆填寫(xiě)，要求字跡工整,、清楚,、準(zhǔn)確。

c)結(jié)合文書(shū)材料的形成時(shí)間,、彼此聯(lián)系進(jìn)行排列,。批復(fù)在前，請(qǐng)示在后,；

正件在前，附件在后,；

正本在前,，定稿在后,；

結(jié)論在前，依據(jù)在后,。

d)經(jīng)辦部門(mén)檢查文件或檔案,，編制移交清單；

e)行政部根據(jù)移交清單,，查收案卷與文件,，并與部門(mén)每月提交的檔案清單核對(duì)；

f)檔案完整,、齊全且符合公司要求,，移交紙質(zhì)移交清單及電子檔移交清單，確認(rèn)無(wú)疑后雙方在移交清單上（一式兩份）簽字,，雙方各保存一份,；

7、檔案保管

⑴檔案編號(hào)

a)檔案按類(lèi)別應(yīng)賦予統(tǒng)一名稱(chēng),，其名稱(chēng)應(yīng)簡(jiǎn)明扼要,，以充分表示檔案內(nèi)容性質(zhì)為原則，并且要有一定范疇,，不能籠統(tǒng)含糊,。

b)檔案分類(lèi)各級(jí)名稱(chēng)經(jīng)確定后，應(yīng)參照《檔案分類(lèi)編號(hào)表》,，將所有分類(lèi)各級(jí)名稱(chēng)及其代表數(shù)字編號(hào),，用一定順序依次排列，以便查閱,。

c)檔案分類(lèi)編號(hào)內(nèi)應(yīng)預(yù)留若干空檔,，以備將來(lái)組織擴(kuò)大或業(yè)務(wù)增多時(shí)，隨時(shí)增補(bǔ)之用,。

d)檔案分類(lèi)及編號(hào)的增補(bǔ),、修訂等由行政部結(jié)合工作和部門(mén)要求，組織實(shí)施修訂,。任何部門(mén)和個(gè)人不得隨意修改,。

e)建立《檔案目錄》存于案卷盒內(nèi)，便于查閱,。

8,、附則：本辦法由公司行政部制定并負(fù)責(zé)解釋。

保安公司檔案管理制度篇二

1.1檔案的建立按下列流程建立：收集--整理--分類(lèi)--編號(hào)--登記--輸入電腦--入柜--利用--檢查

1.2明確建檔內(nèi)容,，實(shí)行系統(tǒng)收集,、集中管理。

1.2.1房屋檔案：包括本物業(yè)的設(shè)計(jì),、施工文件,、資料,、圖紙、工程竣工驗(yàn)收資料等,；

1.2.2設(shè)備設(shè)施檔案：包括各種設(shè)施設(shè)備的線(xiàn)路圖紙,、使用說(shuō)明書(shū)、購(gòu)入使用時(shí)間,、使用許可證,、年檢合格證、維修保養(yǎng)合同及維修保養(yǎng)記錄等,；

1.2.3業(yè)主檔案：包括業(yè)主入住時(shí)所填寫(xiě)的"業(yè)主概況表",、"業(yè)主公約"、"入住契約",、"前期服務(wù)協(xié)議",、"接房登記表"等。

1.2.4文秘檔案：包括業(yè)主公約,、商家公約,、業(yè)委會(huì)決議、物管政策法規(guī),、市區(qū)房管局的文件以及對(duì)本物業(yè)進(jìn)行管理的各項(xiàng)規(guī)章制度等,；

1.2.5員工檔案：包括員工供職申請(qǐng)表、簡(jiǎn)歷,、身份證復(fù)印件,、上崗證、學(xué)歷證復(fù)印件,、職稱(chēng)證復(fù)印件,、工作變動(dòng)記錄、獎(jiǎng)懲記錄等,；

1.2.6財(cái)務(wù)檔案：包括各種帳簿,、會(huì)計(jì)記帳憑證、財(cái)務(wù)報(bào)表,、納稅報(bào)表,、維修基金使用的預(yù)算、計(jì)劃,、業(yè)委會(huì)批準(zhǔn)使用的文件等,。

1.3建檔要求：制度化、標(biāo)準(zhǔn)化,、電腦化,。

2.1為避免檔案的損壞、遺失，使重要檔案能永久保存,，而又方便經(jīng)常使用,，對(duì)使用頻率較高的檔案實(shí)辦公室對(duì)原始檔案進(jìn)行嚴(yán)密管理,，并保存復(fù)印件,。

2.2檔案管理要求：

2.2.1進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化的檔案管理。

2.2.2采用多種形式的信息儲(chǔ)存方式,，如電腦磁盤(pán),、膠卷、照片,、圖表等,，并采用適當(dāng)?shù)谋４娣椒ā?/p>

2.2.3加強(qiáng)保密意識(shí)培養(yǎng)，確保檔案在使用過(guò)程中的安全,、不丟失,、不泄密。

2.2.4實(shí)行檔案管理手段的現(xiàn)代化,，運(yùn)用計(jì)算機(jī)檢索手段,，開(kāi)發(fā)多媒體信息查詢(xún)系統(tǒng)。

2.2.5堅(jiān)持檔案資料收集的系統(tǒng)化,。

2.2.6作到檔案分類(lèi)科學(xué)化,。檔案按內(nèi)容分類(lèi)，逐一編號(hào),，登記造冊(cè),，編輯目錄，按工作部門(mén)分柜保存,。

2.2.7實(shí)行檔案管理工作檢查經(jīng)?；Ｃ考径葘?duì)檔案文件的形成,、積累,、整理、歸類(lèi)要進(jìn)行一次全面的檢查,。

保安公司檔案管理制度篇三

加強(qiáng)文件檔案管理,，規(guī)范公司文件檔案的收集、歸檔程序和方法,，確保公司檔案的完整性,、準(zhǔn)確性和系統(tǒng)性。提供符合公司需求和保證管理體系有效運(yùn)行的證據(jù),。

適用于公司及各部門(mén)檔案的收集,、整理、分類(lèi)、利用及歸檔,。

1,、檔案：指公司過(guò)去和現(xiàn)在各級(jí)部門(mén)及員工從事業(yè)務(wù)、經(jīng)營(yíng),、企業(yè)管理,、宣傳等活動(dòng)中所直接形成的對(duì)企業(yè)有保存價(jià)值的各種文字、圖表,、賬冊(cè),、憑證、報(bào)表,、電腦盤(pán)片,、聲像、膠卷,、榮譽(yù)實(shí)物,、證件等不同形式的歷史記錄。

2,、檔案管理：就是指檔案的收集,、整理、鑒定,、保管,、統(tǒng)計(jì)、提供利用等活動(dòng),。

1,、行政人事部：

1）負(fù)責(zé)公司檔案的集中管理和制度執(zhí)行及檢查工作，并負(fù)責(zé)督促指導(dǎo)部門(mén)檔案管理,；

2）建立健全公司檔案管理制度,，指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查執(zhí)行情況,；

3）收集,、整理、分類(lèi),、鑒定,、統(tǒng)計(jì)、保管公司的檔案和其他資料,；

4）負(fù)責(zé)公司檔案的利用和銷(xiāo)毀管理,，監(jiān)控檔案利用和銷(xiāo)毀的全過(guò)程，確保公司檔案的安全,；

5）提高檔案信息的利用效率,，促進(jìn)信息傳遞和溝通,；

6）負(fù)責(zé)組織學(xué)習(xí)和培訓(xùn)檔案管理辦法、使用知識(shí),。

2,、其他各部門(mén)相關(guān)人員：

1）負(fù)責(zé)在工作變動(dòng)時(shí)，做好或協(xié)助移交工作,，并及時(shí)通知行政人事部,；

2）向行政人事部移交合同或文件資料原件或復(fù)印件；

3）負(fù)責(zé)本部門(mén)文件資料或合同復(fù)印件的日常收集,、標(biāo)識(shí),、貯存、保管,、利用、歸檔,；

4）財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)按規(guī)定獨(dú)立建檔保管財(cái)務(wù)檔案資料,；

3、各部門(mén)檔案主管人員

1）負(fù)責(zé)部門(mén)檔案的管理,。

4,、各部門(mén)負(fù)責(zé)人

1）負(fù)責(zé)對(duì)部門(mén)檔案管理監(jiān)督檢查。

1,、檔案資料的收集

1）各部門(mén)相關(guān)人員負(fù)責(zé)對(duì)本部門(mén)日常工作中形成的合同及文件資料進(jìn)行收集,，并編制部門(mén)《文件（合同）管理記錄目錄》。

2）各部門(mén)文件,、合同等資料原件需要保存的,，各部門(mén)分別進(jìn)行整理，并編制《移交目錄》每季度向行政人事部移交,。

a)歸檔范圍及移交時(shí)間：每季度結(jié)束后次月10日前,。

b)檔案資料的標(biāo)識(shí)各部門(mén)對(duì)各自保管的檔案資料編號(hào)，編號(hào)規(guī)則見(jiàn)后,。

c)檔案資料的日常管理：

⑴電子類(lèi)合同或其他需要保管的電子文件,，應(yīng)當(dāng)及時(shí)存放于指定電腦硬盤(pán)內(nèi)。

⑵文件,、合同資料要登記詳細(xì)信息,，并編制《文件（合同）管理記錄目錄》，以便檢索利用,。

⑶文件資料,、合同要科學(xué)排列，按編號(hào)順序存放于文件盒內(nèi),，并加以標(biāo)識(shí),，整齊排放在文件／檔案柜中。

d)檔案借閱

（1）借閱檔案要履行借閱手續(xù)，填寫(xiě)《借閱審批單》,。借閱檔案原件只限在公司內(nèi),，不能帶出；必須帶出公司查閱的,，需依照借閱權(quán)限由相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn),；

⑵檔案外借一般只借復(fù)印件，需借原件者須經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn),，借閱的檔案交還時(shí),，必須當(dāng)面點(diǎn)交清楚，如發(fā)現(xiàn)遺失或損壞,，應(yīng)立即報(bào)告直接上級(jí),；

⑶借閱檔案用完后，應(yīng)及時(shí)送還,，如超過(guò)借閱時(shí)間,，須重新辦理手續(xù)；

⑷借檔人必須愛(ài)護(hù)檔案,，不得擅自涂改,、污損、勾畫(huà),、剪裁,、抽取、拆卸,、調(diào)換,、摘抄、翻印,、復(fù)印,、攝影，不得轉(zhuǎn)借或損壞,；

e)檔案銷(xiāo)毀⑴對(duì)已失去利用價(jià)值的檔案,，銷(xiāo)毀時(shí)，必須寫(xiě)申請(qǐng)銷(xiāo)毀報(bào)告,，編制銷(xiāo)毀目錄,，報(bào)部門(mén)總經(jīng)理批準(zhǔn)，批準(zhǔn)后方可銷(xiāo)毀,。

⑵執(zhí)行銷(xiāo)毀任務(wù)時(shí),，必須由行政人事部人員監(jiān)銷(xiāo)，監(jiān)銷(xiāo)人不得少于二人,，并在銷(xiāo)毀目錄上簽字,。最后,，把銷(xiāo)毀目錄和批準(zhǔn)手續(xù)文件，一并存檔永久保存,。

2,、檔案管理細(xì)則

1）檔案資料的歸檔范圍

⑴公司對(duì)外發(fā)出的公文，如給政府的請(qǐng)示報(bào)告類(lèi)公文等,；

⑵公司收到的公文,，如政府職能部門(mén)發(fā)來(lái)的與本公司有關(guān)的條例、規(guī)定,、命令,、決定、決議,、指示,、計(jì)劃、核準(zhǔn)文件,、證書(shū)等文件,；

⑶本公司與其他單位來(lái)往的文書(shū)及權(quán)益文書(shū)等；

⑷公司領(lǐng)導(dǎo)的批示,、指示等；

⑸重要的會(huì)議材料,，包括會(huì)議的通知,、決議、總結(jié),、領(lǐng)導(dǎo)人講話(huà),、典型發(fā)言、會(huì)議簡(jiǎn)報(bào),、會(huì)議記錄等,；

⑹反映公司主要職能活動(dòng)的報(bào)告、總結(jié),、工作日記,、工作備忘等；

⑺公司的各種工作計(jì)劃,、計(jì)劃考核/總結(jié),、報(bào)告、統(tǒng)計(jì)報(bào)表及簡(jiǎn)報(bào),；

⑻本公司與有關(guān)單位,、個(gè)人簽訂的合同、協(xié)議書(shū)等文件正本及過(guò)程材料,；

⑼本公司干部任免的文件材料,、員工獎(jiǎng)勵(lì),、處分、考核的文件材料,、本公司員工勞動(dòng),、工資、福利方面的文件材料等人事檔案資料,；

⑽本公司發(fā)布的各類(lèi)廣告,、宣傳材料；

⑾本公司的歷史沿革,、大事記及反映本公司重要活動(dòng)的剪報(bào),、照片、錄音,、錄像等,；

⑿外出公務(wù)活動(dòng)（如學(xué)習(xí)、考察,、調(diào)查研究,、參加會(huì)議等）所獲得或形成的檔案資料；

⒀財(cái)務(wù)檔案資料,；

⒁各種實(shí)物檔案,；

⒂其他具有利用和保存價(jià)值的文件資料。

3,、檔案資料的歸檔要求⑴歸檔的文件資料必須完整,、真實(shí)、準(zhǔn)確,，如請(qǐng)示和批復(fù),、復(fù)印本和正式稿和附件等必須齊全。

⑵一般資料按一份原件歸檔,，重要文件和高使用率文件可以根據(jù)需要,，按二份原件存檔。經(jīng)辦部門(mén)根據(jù)實(shí)際需要留存復(fù)印件或影印本,。如因業(yè)務(wù)處理需要,，原稿須由經(jīng)辦部門(mén)保管，應(yīng)經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后妥善保存,，行政人事部以影印本歸檔,。

⑶聲像檔案攝錄必須詳細(xì)記錄事由、時(shí)間,、地點(diǎn),、主要人物、背景,、攝錄者,，歸檔聲像資料必須是原版,，在清晰、完整的特殊情況下可歸檔拷貝件,。

⑷子文件應(yīng)有相應(yīng)的紙質(zhì)文件,、資料一并歸檔保存，并做好電子文件存儲(chǔ)設(shè)備信息的備份工作,。

⑸各種實(shí)物檔案（獎(jiǎng)品,、獎(jiǎng)杯、錦旗,、獎(jiǎng)?wù)?、證書(shū)、牌匾,、饋贈(zèng)品等）必須原件歸檔,，并保持其完好無(wú)損。

4,、檔案資料的歸檔時(shí)間⑴即時(shí)歸檔下列文件（含電子,、聲像資料等）應(yīng)在傳閱、辦理結(jié)束或取得后即時(shí)歸檔：

a)公司規(guī)定的密級(jí)文件,；

b)重要文件,，如政府批文、核準(zhǔn)文件,、證照等,；

c)合同、協(xié)議書(shū)等正本及過(guò)程資料,；

d)公司干部任免的文件材料以及關(guān)于職工獎(jiǎng)勵(lì)、處分,、考核的文件材料,；

e)其他認(rèn)為需要即時(shí)歸檔的資料。

⑵定期歸檔a)部門(mén)應(yīng)在每月底前整理歸檔當(dāng)月文件,，編制檔案清單交行政人事部,；

b)部門(mén)每年3月底前歸檔上年度文件與資料，并移交公司行政人事部,；

⑶電子聲像檔案的歸檔a)重要電子聲像檔案應(yīng)實(shí)時(shí)進(jìn)行,、隨辦隨歸。

b)一般電子聲像檔案歸檔應(yīng)定期完成,，一般每三個(gè)月一次制成光盤(pán)脫機(jī)保管,。

c)每年3月底前必須向行政人事部移交上一年度的所有歸檔電子文件數(shù)據(jù)集，行政人事部核實(shí)后刻錄成光盤(pán)等載體脫機(jī)保管,。

5,、檔案交接⑴部門(mén)內(nèi)檔案交接部門(mén)檔案管理人員（兼）工作變動(dòng)或離職的,，要填寫(xiě)《檔案移交清單》，由部門(mén)負(fù)責(zé)人指定的接收人核實(shí)無(wú)誤后簽字,，行政人事部見(jiàn)證,。

6、檔案移交公司的流程a)經(jīng)辦部門(mén)檢查文件或檔案,，編制移交清單,；

b)行政人事部根據(jù)移交清單，查收案卷與文件,，并與部門(mén)每月提交的檔案清單核對(duì),；

c)檔案完整、齊全且符合公司要求,，移交雙方在移交清單上（一式兩份）簽字,，雙方各保存一份；

7,、檔案保管⑴檔案編號(hào)a)檔案按類(lèi)別應(yīng)賦予統(tǒng)一名稱(chēng),，其名稱(chēng)應(yīng)簡(jiǎn)明扼要，以充分表示檔案內(nèi)容性質(zhì)為原則,，并且要有一定范疇,，不能籠統(tǒng)含糊。

b)檔案分類(lèi)各級(jí)名稱(chēng)經(jīng)確定后,，應(yīng)參照《檔案分類(lèi)編號(hào)表》,，將所有分類(lèi)各級(jí)名稱(chēng)及其代表數(shù)字編號(hào)，用一定順序依次排列,，以便查閱,。

c)檔案分類(lèi)編號(hào)內(nèi)應(yīng)預(yù)留若干空檔，以備將來(lái)組織擴(kuò)大或業(yè)務(wù)增多時(shí),，隨時(shí)增補(bǔ)之用,。

d)檔案分類(lèi)及編號(hào)的增補(bǔ)、修訂等由行政人事部結(jié)合工作和部門(mén)要求,，組織實(shí)施修訂,。任何部門(mén)和個(gè)人不得隨意修改。

e)建立《檔案目錄》存于案卷盒內(nèi),，便于查閱,。

8、附則：本辦法由公司行政人事部制定并負(fù)責(zé)解釋,。

1,、《文件（合同）管理記錄目錄》

2、《文件檔案移交目錄》

3,、《檔案移交清單表》

4,、《檔案借閱審批單》

5,、《檔案分類(lèi)編號(hào)表》

6、《檔案管理流程》文件（合同）管理記錄目錄記錄編號(hào):日期：

序號(hào)文件（合同）編號(hào)標(biāo)題需抄送的相關(guān)部門(mén)接收原/復(fù)接收人備注部門(mén)移交目錄記錄編號(hào):日期：

序號(hào)文件（合同）編號(hào)標(biāo)題名稱(chēng)頁(yè)數(shù)原/復(fù)備注移交單位移交人日期收件單位日期注：本表一式貳份,，移交人,、收件人各執(zhí)一份。

記錄編號(hào):移交性質(zhì)檔案類(lèi)別合計(jì)移交說(shuō)明接收意見(jiàn)檔案移交清單表日期：

□離職□調(diào)崗□歸檔檔案所屬年度保管期限數(shù)量永久長(zhǎng)期短期移交人：

保安公司檔案管理制度篇四

為做到客戶(hù)服務(wù)部與客戶(hù)的良好溝通,，掌握客戶(hù)的人員構(gòu)成,、公司性質(zhì)、物業(yè)費(fèi)交納情況等,，有必要建立一套綜合的客戶(hù)信息系統(tǒng),，而客戶(hù)檔案可以協(xié)助客戶(hù)服務(wù)部以最便捷的方式提供以上信息。因此,，為充分利用客戶(hù)信息并管理好這些信息,，特建立此制度。

客戶(hù)檔案資料全面,、準(zhǔn)確,、有效。

客戶(hù)檔案資料的管理主要是收集,、整理,、歸檔及使用四個(gè)環(huán)節(jié)。

一般客戶(hù)檔案包括以下的,。資料：

1,、收集客戶(hù)單位資料

2、客戶(hù)繳費(fèi)記錄包括各樣應(yīng)付之押金

3,、客戶(hù)裝修工程文件

4,、客戶(hù)遷入時(shí)填具之資料

5、客戶(hù)資料補(bǔ)充

6,、客戶(hù)聯(lián)絡(luò)資料

7,、緊急事故聯(lián)絡(luò)人的資料

8、客戶(hù)與管理處往來(lái)文件

9,、客戶(hù)違規(guī)事項(xiàng)與欠費(fèi)記錄

10、客戶(hù)維修記錄

11,、客戶(hù)投訴記錄

12,、客戶(hù)單位有關(guān)的工程檔案（與二次裝修工程有關(guān)資料）與工作程序

1、及時(shí)上行下達(dá)客戶(hù)與管理之間的知識(shí),、報(bào)告,、通知、通報(bào),，傳送文件應(yīng)及時(shí),、準(zhǔn)確,，認(rèn)真地登記并制作各種表格。

2,、協(xié)調(diào)與客戶(hù)之間的關(guān)系,，加強(qiáng)橫向溝通；

3,、做好與客戶(hù)有關(guān)各類(lèi)文件的檔案工作,，并定期整理，以備隨時(shí)查詢(xún)及跟進(jìn),；

4,、接聽(tīng)客戶(hù)投訴，解決客戶(hù)投訴,；

5,、接聽(tīng)客戶(hù)工程報(bào)修電話(huà)，及時(shí)聯(lián)系修復(fù),。

4,、物業(yè)公司檔案管理規(guī)章制度

1、辦公室負(fù)責(zé)指定接待員,、檔案員負(fù)責(zé)業(yè)主檔案的信息收集,、管理及整理工作；

2,、專(zhuān)管人員須將業(yè)主的檔案資料分戶(hù)建立,、逐一保存，建立統(tǒng)一目錄,，同時(shí)建立電子檔備份,。各類(lèi)信息詳細(xì)排列，以便查閱,；

3,、客戶(hù)信息檔案的內(nèi)容包括：業(yè)主收樓及驗(yàn)收文件、裝修文件,、日常維修文件,、繳費(fèi)文件、回處理文件及投訴建議等其他文件,；

4,、專(zhuān)管人員須認(rèn)真填寫(xiě)各項(xiàng)記錄表，紙文檔與電子文檔同時(shí)進(jìn)行,。及時(shí)跟進(jìn)業(yè)主檔案的變更,，保證信息的準(zhǔn)確性；

5、業(yè)主檔案信息應(yīng)嚴(yán)格管理,，注意保密,。嚴(yán)禁非相關(guān)人員查閱，以保護(hù)業(yè)主的隱私,，維護(hù)公司良好形象,；

6、為確保文檔安全,，文件柜要做好防火,、防盜、防潮,、防蟲(chóng)工作,；

7、業(yè)主檔案永久保存,，及時(shí)與業(yè)主溝通,，及時(shí)變更業(yè)主信息，保證其準(zhǔn)確性,。

保安公司檔案管理制度篇五

（一）辦公室是檔案的執(zhí)行管理部門(mén),，并由專(zhuān)人負(fù)責(zé)檔案管理；

（二）凡是能準(zhǔn)確反映公司各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動(dòng)的文件,、材料,、聲像、報(bào)表,，都必須及時(shí)歸檔,；

（三）檔案管理人員堅(jiān)持文書(shū)隨時(shí)立卷歸檔，并分門(mén)別類(lèi),，做好收集,、整理、立卷,、歸檔工作,，檔案內(nèi)容包括從成立之日起每年在經(jīng)營(yíng)管理工作中形成或公司制發(fā)的應(yīng)歸檔的文件材料；

（四）檔案管理使用專(zhuān)用電腦,，建立電子檔案和索引目錄以備科學(xué)查檔,；未經(jīng)辦公室同意，其它員工一律不得擅自使用,。

（一）公司設(shè)立,、變更的申請(qǐng)、審批,、登記等方面的文件材料；

（二）政府、項(xiàng)目批文,、合同,，公司董事會(huì)形成的文件材料；

（三)反映公司工作活動(dòng),、具有查考利用價(jià)值的文件材料(公文,、電報(bào)、傳真,、圖表,、電子版資料、書(shū)信,、報(bào)刊,、錄音、錄像等）,；

（四)資金借貸,、業(yè)務(wù)往來(lái)方面的文件材料(含合同、重要報(bào)表,、銀企聯(lián)系函件等）,；

（五)公司制度體系、會(huì)議紀(jì)要,、內(nèi)部發(fā)文(工作流程,、公司決定等），發(fā)展規(guī)劃,、工作總結(jié)等,；

（六)工程進(jìn)度計(jì)劃控制文件(含業(yè)務(wù)單位往來(lái)函件等）、工程初設(shè),、修改,、竣工圖紙，工程部門(mén)留用復(fù)印件備份等,；

（七)公司各部門(mén)年度工作計(jì)劃(財(cái)務(wù)資金計(jì)劃由財(cái)務(wù)部歸檔）,；

（八）公司有效證照、證件,；

（九）具有法律效力及保存價(jià)值的文件,；

（十）公司重要的會(huì)議材料，包括會(huì)議的通知,、報(bào)告,、決議、總結(jié),、領(lǐng)導(dǎo)人講話(huà),、典型發(fā)言,、會(huì)議簡(jiǎn)報(bào)、會(huì)議記錄等,；

（十一）員工電腦中與公司有關(guān)的電子版資料,、文件等；

（十二）公司獲得的各種社會(huì)榮譽(yù)資料,；

（十三）會(huì)計(jì)統(tǒng)計(jì),、年度計(jì)劃、統(tǒng)計(jì)報(bào)表,、財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)預(yù)算報(bào)表及其說(shuō)明,，各種季度報(bào)表、月報(bào)表,，政府主管部門(mén)下發(fā)的有關(guān)財(cái)務(wù)類(lèi)文件材料（此類(lèi)檔案由公司財(cái)務(wù)部自行保管存查）,；

（十四）組織人事教育培訓(xùn)、員工變動(dòng)表,、花名冊(cè),、教育培訓(xùn)；

（十五）其他需要?dú)w檔管理的資料,，包括聲像形式記錄下來(lái)的對(duì)公司經(jīng)營(yíng)活動(dòng)產(chǎn)生作用的各種資料,，上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)、名人,、友人,、協(xié)作單位提供和贈(zèng)送的題詞、書(shū)畫(huà),、文獻(xiàn)資料,、有紀(jì)念意義的各種工藝制品等。

（一）辦公室應(yīng)及時(shí)做好檔案歸檔分類(lèi)保管工作,；財(cái)務(wù)和物業(yè)應(yīng)自行及時(shí)的將需歸檔的文件,、報(bào)表等材料整理立卷以便存查；

（二）公司各部門(mén)應(yīng)及時(shí)向辦公室移交發(fā)生的檔案材料,，如材料還需使用,，也應(yīng)向交辦公室立卷歸檔后再辦理借閱手續(xù)；各部門(mén)必須嚴(yán)格遵守歸檔制度,，不得無(wú)故延期或不交歸檔的文件材料,；

（三）各部門(mén)向辦公室提交檔案時(shí)，要嚴(yán)格履行移交手續(xù),；檔案管理人員按文件材料分類(lèi)造冊(cè),，并在存檔資料表上注明移交人、存檔人,、存檔時(shí)間,；

（四）檔案立卷要求遵循公司檔案的形成規(guī)律和特點(diǎn),，保持檔案質(zhì)檢的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)別不同的價(jià)值,，便于保管和利用,；

（五）卷內(nèi)檔案材料應(yīng)按材料排序，依次編寫(xiě)頁(yè)號(hào),；

（六）有關(guān)卷內(nèi)材料的情況說(shuō)明，都應(yīng)逐填寫(xiě)在目錄備注內(nèi),；

（七）案卷封面,，應(yīng)逐項(xiàng)按規(guī)定用鋼筆或簽字筆書(shū)寫(xiě)，字跡要工整,、清晰,。

（一）公司每半年進(jìn)行一次集中清理歸檔工作并作出歸檔結(jié)論；

（二）財(cái)務(wù)部門(mén)需按時(shí)間要求將檔案歸檔清整結(jié)論情況以書(shū)面形式報(bào)總經(jīng)理批示后交辦公室存查,；

（三）物業(yè)公司檔案按公司工作要求清整情況及結(jié)論報(bào)辦公室存查,；根據(jù)公司要求獨(dú)立建立清查歸檔并將結(jié)果書(shū)面報(bào)辦公室存查。

（一）借閱檔案需按規(guī)定辦理借閱手續(xù),，在規(guī)定的范圍內(nèi)查閱,。不得在檔案上涂改、勾畫(huà),、裁剪,、抽取、拆散,、調(diào)換,、撕毀等損壞檔案行為，并應(yīng)及時(shí)歸還,。

（二）各部門(mén)因工作需要,，借閱本部門(mén)的業(yè)務(wù)檔案需經(jīng)本部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，然后到檔案管理員處填寫(xiě)檔案調(diào)閱登記簿,，方可借閱,；

（三）公司各部門(mén)借閱非本部門(mén)的業(yè)務(wù)檔案須經(jīng)檔案所屬部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，否則不予借閱,；

（四）借閱檔案必須嚴(yán)格履行登記手續(xù),，歸還的檔案要進(jìn)行檢查、清點(diǎn),，并在登記薄上注銷(xiāo),；

（五）借閱檔案的人員，不得泄密,、涂改,、折散,、轉(zhuǎn)借復(fù)印和攜帶檔案外出，如有特殊情況需要轉(zhuǎn)借或攜帶檔案外出時(shí),，須經(jīng)公司總經(jīng)理批準(zhǔn),；

（六）借閱的檔案用完后，應(yīng)及時(shí)歸還,，借用時(shí)間一般不得超過(guò)10天,；檔案管理責(zé)任人需追述借閱歸還并做好記錄；

（七）借閱人對(duì)檔案要妥善保管,，不得遺失,；

（八）凡借閱的檔案、文件一律不得私自復(fù)印,，如工作需要,，應(yīng)按公司有關(guān)保密規(guī)定辦理；

（九）會(huì)計(jì)檔案一律不準(zhǔn)外借,。內(nèi)部調(diào)閱應(yīng)經(jīng)財(cái)務(wù)同意并報(bào)總經(jīng)理批準(zhǔn),。外單位因特殊需要，查閱有關(guān)會(huì)計(jì)檔案時(shí),，應(yīng)持正式公文,，并經(jīng)總經(jīng)理同意。查閱會(huì)計(jì)檔案時(shí)不得將檔案帶出公司,；如需摘抄,、復(fù)印，應(yīng)經(jīng)總經(jīng)理同意方可辦理,。

（一）檔案分一般檔案和密級(jí)檔案兩類(lèi),。檔案的密級(jí)由公司總經(jīng)理核定簽注；

（二）有密級(jí)的檔案需經(jīng)公司總經(jīng)理或授權(quán)辦公室主任同意翻閱和復(fù)印使用,；

（三）有密級(jí)檔案只限檔案管理員管理,；

（四）一般檔案管理，屬業(yè)務(wù)工作使用范疇,，對(duì)內(nèi)予以及時(shí)提供利用,；對(duì)外按借閱手續(xù)經(jīng)辦公室主任批準(zhǔn)辦理。

保安公司檔案管理制度篇六

1,、員工原始檔案是指員工的正式人事資料,。凡本企業(yè)錄用的具有本市城鎮(zhèn)戶(hù)口的員工，其原始資料由本企業(yè)調(diào)入,、保管,。

2、凡本企業(yè)錄用的具有城鎮(zhèn)常住戶(hù)口的員工,，自簽訂勞動(dòng)合同試用期滿(mǎn)后,，按本企業(yè)調(diào)檔要求,，將本人檔案調(diào)至人資行政部。因特殊情況不能再指定期限內(nèi)完成調(diào)檔手續(xù)的,，本人須向人資行政部提交詳細(xì)的書(shū)面說(shuō)明材料,，未經(jīng)批準(zhǔn)不調(diào)檔者或逾期未調(diào)檔者企業(yè)有權(quán)與期解除勞動(dòng)合同。

3,、原始人事檔案資料的驗(yàn)收,、補(bǔ)充、鑒別,、歸檔和保管由人資行政部負(fù)責(zé)辦理,。

4、查閱原始人事檔案管理規(guī)定：

（1）查閱員工原始人事檔案前必須填寫(xiě)《查閱員工人事檔案申請(qǐng)單》,，經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)審批后，由人資行政部統(tǒng)一辦理,，其它任何部門(mén)無(wú)權(quán)查閱員工原始檔案,。

（2）查閱員工原始人事檔案所獲資料，由人資行政部統(tǒng)一保存或使用后統(tǒng)一銷(xiāo)毀,。

（3）員工存檔卡由人資行政部負(fù)責(zé)統(tǒng)一保管,，員工離職辦理完畢各種手續(xù)后，退回本人或由人資行政部負(fù)責(zé)辦理原始檔案調(diào)出手續(xù),。

（4）非本企業(yè)人員查閱原始檔案,，原則上不予辦理，政府職能部門(mén)如查閱員工原始人事的檔案,，按原始人事檔案查閱審批程序,，人資行政部協(xié)調(diào)辦理,。

（5）員工在本企業(yè)工作期間,，如有些情況需存入其原始人事檔案中,，需填寫(xiě)《員工原始人事檔案補(bǔ)充資料申請(qǐng)表》,，經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)審批后,，由人資行政部辦理,。

5,、員工業(yè)績(jī),、培訓(xùn)檔案：

員工業(yè)績(jī),、培訓(xùn)檔案是自員工上崗之日起建立的檔案資料,，包括員工的身份證、學(xué)歷證書(shū)等相關(guān)證件的復(fù)印件,，員工在工作期間的各種培訓(xùn)及對(duì)員工評(píng)價(jià),、考核等。

（1）人資行政部負(fù)責(zé)員工的培訓(xùn),、業(yè)績(jī)檔案的整理歸檔及日常管理,。

（2）員工培訓(xùn),、業(yè)績(jī)檔案實(shí)行分級(jí)管理。部門(mén)主管級(jí)以上的員工檔案單由人資行政部部長(zhǎng)或其指定負(fù)責(zé)人進(jìn)行日常管理,。主管級(jí)以下（不含主管級(jí)）培訓(xùn),、業(yè)績(jī)檔由人事文員管理。

（3）部門(mén)部長(zhǎng)可以調(diào)閱本部門(mén)員工的培訓(xùn),、業(yè)績(jī)檔案,。

（4）員工培訓(xùn)、業(yè)績(jī)檔案按國(guó)家有關(guān)檔案管理規(guī)定記入員工的人事檔案,。

（5）員工離職后,，員工的培訓(xùn)、業(yè)績(jī)檔案由人資行政部留存作為備查,。